SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA DOSTAWY MODYFIKATORA SŁUŻĄCEGO DO PRODUKCJI ASFALTÓW WYSOKOMODYFIKOWANYCH POLIMERAMI Gdańsk, r.

2 I. Zamawiający LOTOS Asfalt Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135, Gdańsk, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w Sądzie Rejonowym Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem , o kapitale zakładowym w wysokości ,00 zł, zarejestrowana pod numerem identyfikacji podatkowej NIP , posiadająca REGON oraz numer rejestrowy w Bazie Danych o Odpadach (BDO) II. Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja na rzecz Zamawiającego dostaw modyfikatorów służących do produkcji asfaltów wysokomodyfikowanych polimerami. 2. Specyfikacja techniczna stanowi Załącznik nr Dostawy realizowane będą na bazie DDP zgodnie z Incoterms 2010 (z późniejszymi zmianami) do Zakładów Produkcyjnych LOTOS Asfalt Sp. z o.o. zlokalizowanych w: a) Gdańsku (ul. Elbląska 135, Gdańsk), b) Jaśle (ul. 3 go Maja 101, Jasło), c) Czechowicach (ul. Łukasiewicza 2, Czechowice-Dziedzice). 4. Zapotrzebowanie Zamawiającego na dostawy Towaru dla wszystkich lokalizacji łącznie wynosi 450 ton w 2019 roku oraz 600 ton w 2020 roku. Oferent zobowiązuje się do dostarczenia Towaru zgodnie z zapotrzebowaniem określonym przez Zamawiającego. 5. Miesięczne zapotrzebowanie na dostawy Towaru określone zostanie z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza. 6. W przypadku niezapewnienia przez Oferenta ilości określonych w pkt. 4 Zamawiający może wykluczyć Oferenta z zakupów na najbliższy rok, bez uszczerbku dla innych uprawnień Zamawiającego. 7. Dostawy realizowane będą środkami transportu o pojemności ładunkowej ok. 20 ton. 8. Oferent zobowiązuje się do realizacji dostaw w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych od momentu złożenia zamówienia przez Zamawiającego. III. Termin wykonywania zamówienia Przedmiot zamówienia będzie realizowany w terminie od r. do r. IV. Wymagania dotyczące oferty Kompletna oferta powinna składać się z dwóch części merytorycznej i handlowej. 1. Część merytoryczna oferty powinna zawierać: a) Wykaz danych firmy (Załącznik nr 2); b) Pełnomocnictwo do reprezentowania Oferenta przez osobę upoważnioną z określeniem zakresu, podpisane przez osoby reprezentujące Oferenta (jeśli dotyczy); c) Wydruk elektroniczny KRS/CEIDG wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składaniu ofert (dotyczy tylko polskich firm); d) Certyfikat rezydencji; e) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT / VAT-UE (dotyczy podatników VAT); Strona 2 z 6

3 f) Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy lub oświadczenie, że Oferent nie podlega obowiązkowi sporządzania sprawozdań finansowych; g) Zaświadczenie właściwego organu o niezaleganiu w podatkach oraz składkach na ubezpieczenie społeczne (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składaniu ofert); h) Dokument posiadania zezwolenia/koncesji lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania. i) Referencje innych przedsiębiorców lub dane innych przedsiębiorców, którzy potwierdzą fakt współpracy z Oferentem w przedmiocie i skali zbliżonej do transakcji, która jest przedmiotem niniejszego procesu wyboru kontrahenta (co najmniej 3 referencje/kontakty w przypadku kontrahentów działających na rynku krócej niż 2 lata oraz 2 referencje/kontakty w przypadku pośredników). j) Oświadczenie Oferenta (Załącznik nr 3); k) Klauzule CSR (Załącznik nr 4); l) Oświadczenie w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych (Załącznik nr 5). W przypadku, gdy Oferent nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO Oferent nie składa treści niniejszego oświadczenia; m) Numer rejestracji substancji oraz substancji w mieszaninach lub oświadczenie o dokonaniu rejestracji wstępnej i zamiarze rejestracji w późniejszym terminie lub o niepodleganiu produktu pod rejestrację zgodnie z rozporządzeniem REACH; n) Nazwę i typ oraz właściwości oferowanego Towaru; o) Aktualną kartę charakterystyki oraz specyfikację techniczną w języku polskim; p) Deklarację sprzedaży (Załącznik nr 6); q) Podpisany i zaakceptowany wstępnie projekt Umowy Ramowej (Załącznik nr 7); r) Oświadczenie dotyczące patentów (Załącznik nr 8). 2. Część handlowa oferty powinna zawierać: a) cenę EURO netto /tona w formie formuły cenowej obowiązującej na okres od r. do r. na bazie DDP zgodnie z Incoterms 2010 (z późniejszymi zmianami) do Zakładów Produkcyjnych LOTOS Asfalt zlokalizowanych w: Gdańsku (ul. Elbląska 135, Gdańsk), Jaśle (ul. 3 go Maja 101, Jasło), Czechowicach (ul. Łukasiewicza 2, Czechowice-Dziedzice) Formuła cenowa (FC) powinna bazować na poniższym wzorze: FC = (BD notowania na luty) x 0,7 + (SM notowania na luty) x 0,3 + DYF gdzie: BD FD NWE miesięczna kontraktowa cena butadienu w EURO/tona, ICIS Rotterdam, m-c bieżący; SM FOB Barge ARA miesięczna kontraktowa cena styrenu w EURO/tona, ICIS Rotterdam, m-c bieżący; DYF dyferencjał. Strona 3 z 6

4 3. Załączniki nr 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 nie podlegają modyfikacji i winny być podpisane przez Oferenta lub osoby upoważnionej do jego reprezentowania. 4. Niezałączenie wypełnionych i podpisanych załączników zgodnych ze wzorem może skutkować odrzuceniem oferty. V. Składanie ofert 1. Proces wyboru kontrahentów prowadzony będzie jednoetapowo. Zamawiający dokona wyboru w oparciu o kryterium cenowe spośród Oferentów, którzy złożyli kompletną ofertę merytoryczną i handlową oraz spełnili wymagania określone w Zapytaniu ofertowym. 2. Przedkładając swoją ofertę Oferent akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki realizacji zamówienia włącznie ze wszystkimi załącznikami jakim podporządkowane jest niniejsze zamówienie oraz wymagania określone przez Zamawiającego. 3. Forma oferty, miejsce i termin jej składania: a) Kompletna dokumentacja ofertowa powinna zostać przesłana na Platformie Zakupowej LOGINTRADE pod numerem zapytania ofertowego nr ASF/LZ/8/2018 (Zapytanie dostępne na Platformie zakupowej LOGINTRADE pod numerem z61/130352) b) Pracownikiem uprawnionym do kontaktu z Oferentami jest Monika Gowin, monika.gowin@lotosasfalt.pl. c) W toku przesyłania ofert Oferenci mają możliwość zadawania pytań Zamawiającemu. Termin zadawania pytań wyznaczony jest do dnia , do godziny 17:00 za pośrednictwem Platformy Zakupowej LOGINTRADE d) Odpowiedzi na zadane pytania zostaną opublikowane na Platformy Zakupowej LOGINTRADE do dnia r. e) Termin składania ofert przez Oferentów jest wyznaczony do dnia r., do godziny 17:00. f) Oferty składane po terminie nie będą rozpatrywane. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania wyznaczonego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego na Platformie Zakupowej LOGINTRADE VI. Zmiany w treści i wycofanie oferty 1. Oferent może zmienić lub wycofać ofertę jedynie przed wyznaczonym terminem składania ofert poprzez pisemne powiadomienie Zamawiającego i przekazanie zmienionej treści oferty. 2. Żadna oferta nie może być zmieniona ani wycofana po upływie terminu składania ofert. 3. Oferent jest związany złożoną ofertą do czasu zamknięcia przez Zamawiającego procesu wyboru kontrahenta. Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą zobowiązany jest do zawarcia umowy z Zamawiającym. Złożenie oferty jest równoznaczne z akceptacją treści Umowy Ramowej stanowiącej Załącznik nr Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Jeżeli Oferent w ofercie lub łącznie z ofertą składa jakiekolwiek materiały, dokumenty w języku obcym zobowiązany jest, pod rygorem wykluczenia z postępowania lub odrzucenia oferty, załączyć do nich tłumaczenie na język polski poświadczone przez Oferenta. Strona 4 z 6

5 VII. Ocena ofert 1. Zamawiający dokona oceny ofert pod kątem spełnienia wymagań określonych w Specyfikacji Przedmiotu zamówienia. Po wstępnej weryfikacji dokumentacji decyzja o wyborze najkorzystniejszej oferty będzie dokonana na podstawie przesłanych ofert cenowych. 2. LOTOS Asfalt dokona wyboru w oparciu o kryterium cenowe. VIII. Ochrona danych osobowych Zgodnie z art. 13 i 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwane dalej RODO ), informujemy Panią/Pana, iż: 1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest LOTOS Asfalt Sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, Gdańsk. 2. Z administratorem danych można się skontaktować poprzez: adres odo@lotosasfalt.pl lub lotosasfalt@lotosasfalt.pl, formularz kontaktowy znajdujący się na stronie internetowej telefonicznie: lub pisemnie na adres siedziby wskazany powyżej. 3. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia postępowania wyboru kontrahenta i ewentualnych dalszych działań zmierzających do zawarcia umowy. 4. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Asfalt Sp. z o.o. Pani/Pana danych osobowych w celach wskazanych powyżej jest: a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy w przypadku wyboru oferty, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO, b) podjęcie działań związanych z postepowaniem wyboru kontrahenta, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO wynikających m.in. z przepisów kodeksu cywilnego, c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Asfalt Sp. z o.o., zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO związany z transparentnością działań, jak też ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń wynikających z postępowania wyboru kontrahenta. 5. Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Asfalt Sp. z o.o., w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji postępowania wyboru kontrahenta, świadczącym usługi archiwizacyjne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Asfalt Sp. z o.o. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa. 6. Pani/Pana dane przetwarzane będą przez czas trwania postępowania związanego z wyborem oferty, a po jego zakończeniu przez czas obowiązywania ewentualnej umowy oraz prawnej możliwości dochodzenia roszczeń z jej tytułu lub roszczeń z tytułu uczestnictwa w postępowaniu wyboru kontrahenta. 7. Przysługuje Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. W zakresie, w jakim podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu Administratora, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych. 8. Przysługuje również Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, iż przetwarzanie danych osobowych przez Administratora narusza przepisy o ochronie danych osobowych. Strona 5 z 6

6 9. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa ich podania może skutkować odrzuceniem oferty z przyczyn formalnych i brakiem możliwości wzięcia udziału w postępowaniu wyboru kontrahenta. 10. Dane osobowe nie będą profilowane i nie będą służyły zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji. IX. Zakończenie postępowania 1. Postępowanie kończy wybór kontrahenta lub kontrahentów w oparciu o przeprowadzoną ocenę ofert. 2. Zamawiający może w każdej chwili zakończyć postępowanie bez dokonania wyboru kontrahenta, bez podawania przyczyny. 3. Zamawiający może do czasu zamknięcia postępowania dokonać modyfikacji jego warunków, w tym specyfikacji przedmiotu zamówienia, informując o tym Oferentów i wyznaczając im odpowiedni termin na zmianę Ofert, jeśli jest to uzasadnione. 4. Oferenci biorą udział w postępowaniu na własne ryzyko i własny koszt, w szczególności Zamawiający nie zwraca Oferentom kosztów udziału w postępowaniu niezależnie od okoliczności. X. Załączniki Załącznik nr 1 Specyfikacja techniczna Załącznik nr 2 Wykaz danych firmy Załącznik nr 3 Oświadczenie Oferenta Załącznik nr 4 Klauzule CSR Załącznik nr 5 Oświadczenie w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych Załącznik nr 6 Deklaracja Sprzedaży Załącznik nr 7 Projekt Umowy Ramowej Załącznik nr 8 Oświadczenie dotyczące patentów Strona 6 z 6