ZAŁĄCZNIK NR 4 DO UMOWY NR. KLAUZULA INFORMACYJNA dla kontrahentów

Transkrypt

1 ZAŁĄCZNIK NR 4 DO UMOWY NR. KLAUZULA INFORMACYJNA dla kontrahentów 1. Ochrona danych osobowych w raach Rozporządzenia Parlaentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzanie danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych lub RODO ). Niniejsza inforacja dotyczy danych osobowych, które zbierają: a) spółka lub spółki z grupy kapitałowej Grupa Azoty, w ty ( Grupa Azoty ) zawierające uowę z kontrahente lub współpracujące z kontrahente w oparciu o stałe lub jednorazowe zaówienia jako saodzielni adinistratorzy danych osobowych; b) wszystkie spółki z Grupy Azoty jako współadinistratorzy danych kontaktowych kontrahentów, gradzonych w raach bazy kontrahentów Grupy Azoty prowadzonej w systeie SAP ( Baza Kontrahentów ). Spółki z Grupy Azoty (łącznie Spółki lub y ), jak również dane kontaktowe właściwych inspektorów ochrony danych, wyienione są w Załączniku do klauzuli inforacyjnej. W przypadku, o który owa w punkcie a) powyżej, adinistratore (adinistratorai) będzie dana Spółka (Spółki) z Grupy Azoty, która zawarła / zawarły uowę lub współpracują z kontrahente w oparciu o stałe lub jednorazowe zaówienia. W przypadku, o który owa w punkcie b) powyżej, współadinistratorai będą wszystkie Spółki z Grupy Azoty, wyienione w Załączniku do klauzuli inforacyjnej. W niniejszej klauzuli inforujey o sposobach, w jakie dane osobowe są wykorzystywane, a także o prawach osób fizycznych związanych ze zbieranie i wykorzystywanie takich danych. Jeśli acie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosiy o kontakt na właściwy dla danej Spółki adres e- ail wskazane w Załączniku do klauzuli inforacyjnej. 2. Zakres inforacji W niniejszej klauzuli Spółki inforują o wszelkich forach wykorzystywania danych osobowych na terenie Polski w odniesieniu do osób fizycznych będących: a) dostawcai lub kontrahentai Spółki, b) podwykonawcai dostawców lub kontrahentów Spółki, c) wspólnikai, pracownikai, przedstawicielai ustawowyi, pełnocnikai, reprezentantai dostawców, kontrahentów lub ich podwykonawców, d) innyi osobai, których dane przetwarzay w celach wystawienia lub realizacji faktur w raach współpracy z dostawcai lub kontrahentai (łącznie Państwo lub Kontrahenci ). Adres Siedziby ul. Kuźnicka 1, Police Zarząd Spółki Andrzej Niewiński Prezes Zarządu Władysław Madej Wiceprezes Zarządu Marek Czyż Wiceprezes Zarządu z siedzibą w Policach, ul. Kuźnicka 1, Police, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Szczecin-Centru w Szczecinie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego nuer KRS , NIP , o kapitale zakładowy i wpłacony w wysokości PLN. Strona 1 z 10

2 3. Rodzaje przetwarzanych danych osobowych 3.1. Dane podawane przez Kontrahentów W związku ze współpracą piędzy Państwe a Spółką, ogącą polegać w szczególności na świadczeniu przez Państwa lub organizację przez Państwa reprezentowaną usług lub dostarczaniu towarów do Spółki lub współpracy przez podioty pośredniczące, ożey przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak: a) iię i nazwisko, fira, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne, b) nuery posiadane we właściwych rejestrach (np. nuer NIP lub REGON, nuer PESEL), c) dane kontaktowe, takie jak adres e-ail lub nuer telefonu lub faxu, d) stanowisko zajowane przez Państwa w raach Państwa organizacji lub pełnioną funkcję, e) posiadane doświadczenie lub uprawnienia, f) nuer rachunku bankowego. W przypadku zawierania uowy bezpośrednio piędzy Państwe a Spółką, podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów zawarcia uowy oraz obsługi współpracy piędzy Państwe oraz Spółką. Dotyczy to również sytuacji, w której Spółki cyklicznie lub jednorazowo zaawiają od Państwa towary lub usługi. W przypadku, gdy nie zawierają Państwo uowy bezpośrednio ze Spółką, podanie danych osobowych oże być Państwa obowiązkie służbowy lub oże być niezbędne do zawarcia uowy piędzy Państwe a podiote trzeci (np. gdy są Państwo podwykonawcą Kontrahenta). Konsekwencją niepodania danych jest brak ożliwości wykonania powyższych działań przez Spółkę (przykładowo, niepodanie danych oże wiązać się z brakie ożliwości realizacji faktury). Dane kontaktowe Kontrahentów będą przetwarzane przez Spółki z Grupy Azoty jako współadinistratorów danych za pocą systeu SAP dla celów tworzenia Bazy Kontrahentów. Z danych ogą skorzystać Spółki z Grupy Azoty w celu kontaktu z Kontrahente (np. wysłania zapytania ofertowego) Dane zbierane z innych źródeł Możey pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji podanych przez Państwa inforacji. Zakres przetwarzanych danych będzie w taki przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach. Możey również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantai. Zakres przetwarzanych danych obejie w taki przypadku inforacje konieczne do obsługi współpracy oraz kontaktu z Kontrahente, np. inforacje o ustaniu Państwa zatrudnienia u danego podiotu lub zianie danych kontaktowych. Możey pozyskiwać także dane osobowe podwykonawców Kontrahentów od Kontrahentów, którzy dostarczyli Spółce takie dane w celu obsługi współpracy piędzy Kontrahente a Spółką. 4. Podstawy prawne, cele i okresy przetwarzania danych 4.1. Podstawy prawne przetwarzania danych Przetwarzay dane osobowe tylko wtedy, gdy: a) przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań uownych wobec Państwa, jeżeli są lub będą Państwo stroną uowy zawartej ze Spółką lub Spółkai lub do podjęcia określonych Strona 2 z 10

3 czynności przed zawarcie uowy, np. przygotowania projektu uowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); b) przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z obowiązków prawnych Spółek lub wprost nakazuje to przepis prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w zakresie danych osobowych zawartych w dokuentach podlegających archiwizacji na podstawie przepisów prawa; c) przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów Spółek lub strony trzeciej i nie wpływa nadiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staray się zachować równowagę iędzy naszy uzasadniony interese a Państwa prywatnością. Takii uzasadnionyi interesai są: i. uożliwienie Spółk kontaktu z Kontrahentai oraz obsługi danej uowy; ii. wykorzystywanie danych kontaktowych Kontrahentów w raach Bazy Kontrahentów; iii. przechowywanie dokuentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z rozliczenia dofinansowania ze środków publicznych; iv. zapobieganie oszustw oraz działalności przestępczej; v. prowadzenie procesów audytu wewnętrznego w Grupie Azoty; vi. vii. ustalanie lub dochodzenie przez Spółki współpracujące z Kontrahente roszczeń cywilnoprawnych w raach prowadzonej działalności, a także obrona przed takii roszczeniai; weryfikacja Kontrahentów w publicznych rejestrach Okresy przetwarzania danych ustalone dla poszczególnych celów Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określony celu i w zakresie konieczny dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne. Poniżej zostały wyienione podstawowe cele, jakie realizują Spółki poprzez przetwarzanie danych osobowych oraz okresy, przez jakie je przetwarza. Cel przetwarzania Wypełnianie zobowiązań uownych Wyiana danych kontaktowych o Kontrahentach w raach Grupy Azoty Przechowywanie dokuentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności ustawy o rachunkowości i ustawy - Ordynacja podatkowa Okres przetwarzania Okres trwania uowy piędzy Kontrahente oraz Spółką Do entu wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych przez Kontrahenta Okres wskazany we właściwych przepisach prawa co do zasady są to okresy 5-letnie Niezależnie od powyższych okresów, Państwa dane ogą być przetwarzane przez Spółki: a) dla celów ustalania lub dochodzenia przez Spółki roszczeń cywilnoprawnych w raach prowadzonej działalności, a także obrony przed takii roszczeniai przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 10 lat od zajścia zdarzenia skutkującego powstanie roszczenia oraz b) w celach wykazania spełnienia obowiązków wynikających z rozliczenia dofinansowania ze środków publicznych - przez odpowiednie okresy wskazane w uowach oraz we właściwych przepisach regulujących udzielanie dofinansowania co do zasady są to okresy 5-letnie. Strona 3 z 10

4 5. Przekazywanie danych osobowych inny odbiorc 5.1. Przekazywanie danych osobowych w raach Grupy Azoty Możey przekazywać dane osobowe inny podiot z Grupy Azoty. Dotyczy to następujących sytuacji: a) współadinistrowania danyi kontaktowyi Kontrahentów w raach Bazy Kontrahentów b) udostępniania dokuentacji upoważniony kórk audytu wewnętrznego w Grupie Azoty w celach prowadzenia tego audytu; c) świadczenia usług na rzecz Spółek przez inne spółki z Grupy Azoty, w szczególności obsługi systeów inforatycznych używanych do przetwarzania danych osobowych Przekazywanie danych osobowych poza Grupę Azoty Dane ogą być przekazywane odbiorc spoza Grupy Azoty. Takii odbiorcai są: a) podioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki, takie jak: i. podioty świadczące usługi archiwizacji dokuentów; ii.podioty świadczące usługi przygotowywania oraz wysyłki korespondencji; iii.podioty świadczące usługi w zakresie dostawy lub hostingu systeów lub narzędzi inforatycznych służących do przetwarzania danych osobowych. Tego typu podioty nie decydują saodzielnie o ty, w jaki sposób przetwarzać Państwa dane osobowe. Przetwarzanie przez nie danych osobowych a iejsce tylko w zakresie, w jaki jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez Spółki i nie będzie wykraczać poza zakres celów wskazanych w pkt 4. Spółki ają kontrolę nad działanie takich podiotów za pocą odpowiednich zapisów uownych chroniących Państwa prywatność. b) inni adinistratorzy danych osobowych, tacy jak: i. podioty udzielające lub rozliczające dofinansowania ze środków publicznych; ii.dostawcy usług kurierskich lub pocztowych; iii.podioty prowadzące działalność doradczą, podioty prowadzące działalność audytorską oraz kancelarie prawne; c) inne osoby w raach organizacji danego Kontrahenta lub podwykonawcy. 6. Prawa przysługujące Kontrahent i korzystanie z nich 6.1. Przysługujące prawa Każda osoba a prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Spółki. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek inforacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekpletne, prosiy złożyć wniosek o ich sprostowanie w sposób określony w punkcie 6.2 poniżej. Spółki niezwłocznie skorygują takie inforacje. Ponadto, ają Państwo prawo do: a) wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy Spółki uzyskają taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawe przetwarzania danych dokonanego przed wycofanie); b) dostępu do danych osobowych, c) żądania sprostowania danych osobowych, d) żądania usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisai RODO; Strona 4 z 10

5 e) żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisai RODO; f) wyrażenia sprzeciwu z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów Spółek lub strony trzeciej; g) przeniesienia danych, tj. otrzyania danych osobowych przekazanych Spółk w ustrukturyzowany, powszechnie używany i ożliwy do odczytu aszynowego foracie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego adinistratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Spółek i z zastrzeżenie własnych zobowiązań dotyczących poufności. Mogą Państwo przesłać te dane inneu adinistratorowi danych lub zażądać, abyśy przesłali te dane do innego adinistratora. Jednakże zrobiy to tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie ożliwe; h) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego; Spółki będą weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującyi przepisai o ochronie danych osobowych. Należy jednak paiętać, że prawa te nie ają charakteru bezwzględnego - przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania. W odpowiedzi na Państwa żądanie Spółki ogą poprosić o zweryfikowanie Państwa tożsaości lub podanie inforacji, które pogą Spółce lepiej zrozuieć sytuację. Spółki dołożą wszelkich starań, aby wyjaśnić Państwu swoją decyzję, jeśli Państwa żądania nie zostaną spełnione Korzystanie z przysługujących Państwu praw Aby skorzystać z powyższych uprawnień, prosiy wysłać wiadość za pocą poczty elektronicznej na adres pdh@grupaazoty.c lub wysłać zgłoszenie w forie pisenej pod adres ul. Kuźnicka 1, Police z dopiskie Ochrona danych kontrahenci. Jeśli nie są Państwo usatysfakcjonowani sposobe, w jaki Spółki przetwarzają Państwa dane osobowe, prosiy o powiadienie nas o zaistniały probleie, a y zbaday wszelkie powstałe nieprawidłowości. Prosiy zgłaszać swoje wątpliwości przy użyciu danych kontaktowych podanych powyżej. Jeśli będą ieli Państwo zastrzeżenia do reakcji Spółek, istnieje również ożliwość złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych osobowych. W Polsce organe ty jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych, ożey okresowo prosić Państwa o sprawdzenie i potwierdzenie danych osobowych, które posiaday na Państwa teat lub poinforowanie nas o wszelkich zianach dotyczących tych danych osobowych (takich jak np. ziana adresu e-ail). Zachęcay do regularnego sprawdzania poprawności, aktualności i kpletności przetwarzanych danych osobowych. 7. Aktualizacje klauzuli inforacyjnej Niniejsza klauzula została zaktualizowana w dniu 25 aja 2018 r. i oże podlegać dalszy zian. Jeżeli będzie to wyagane prawe, wszelkie inforacje dotyczące przyszłych zian lub uzupełnień w przetwarzaniu danych osobowych opisany w niniejszej klauzuli, które ogą dotyczyć Państwa osoby, zostaną Państwu przekazane za pośrednictwe odpowiedniej fory kunikacji zazwyczaj używanej przez Spółkę w kontaktach z Kontrahentai. Strona 5 z 10

6 Oświadczenie Kontrahenta Niniejszy oświadcza, iż: a) zapoznałe się z klauzulą inforacyjną dla Kontrahentów; b) zobowiązuję się niezwłocznie udostępnić treść klauzuli inforacyjnej wszystki osob, których dane osobowe przekazuję Spółk w oparciu o postanowienia niniejszej klauzuli. Strona 6 z 10

7 Załącznik do Klauzuli Inforacyjnej Spółki z Grupy Azoty przetwarzające dane osobowe dla celów obsługi współpracy z Kontrahentai Lp. Nazwa spółki Adres spółki Dane kontaktowe spółki Dane kontaktowe inspektora ochrony danych 1. Grupa Azoty S.A. z siedzibą w Tarnowie 2. Grupa Azoty Folie sp. z z siedzibą w Tarnowie 3. Grupa Azoty KOLTAR sp. z z siedzibą w Tarnowie 4. Grupa Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A. z siedzibą w Kędzierzynie Tarnów , ul. E. Kwiatkowsk iego 8 Tarnów, Ul. 118 Cheiczna Tarnów , ul. E. Kwiatkowsk iego 8 Mostowa 30, Kędzierzyn- Koźle 5. ZAKSA S.A. Kędzierzyn Koźle, , ul. Mostowa 1A, 6. Grupa Azoty CHEMKOL sp. z 7. Grupa Azoty Kopalnia i Zakłady Cheiczne Siarki Siarkopol S.A. z siedzibą w Grzybowie 8. Grupa Azoty Zakłady Cheiczne Police S.A. z siedzibą w Policach 9. Grupa Azoty Police Serwis Sp. Kędzierzyn Koźle, , ul. Mostowa 30F, Grzybów, Staszów Police ul. Kuźnicka 1 ul. Kuźnicka 1, Police iod.tarnow@grupaazoty.c iod.tarnow@grupaazoty.c iod.koltar@grupaazoty.co, iod.zak@grupaazoty.c iod@zaksa.pl iod.zak@grupaazoty.c iod.siarkopol@grupaazoty.c Andrzej Rochewicz ADO: Grupa Azoty Folie sp z Andrzej Rochewicz IOD Łukasz Chiel, Tasz Staudt, adres e- ail: iod.zak@grupaazoty.c tel Tasz iod@zaksa.pl Staudt ADO Grupa Azoty CHEMKOL sp. z Tasz Staudt Mariusz Zieliński, Dariusz Łobacz, ADO: Grupa Azoty Police Serwis Sp. z Strona 7 z 10

8 z Dariusz Łobacz, 10. KONCEPT sp. z 11. TRANSTECH Usługi Sprzętowe i Transportowe sp. z 12. Supra Agrocheia sp. z ul. Kuźnicka 1, Police ul. Kuźnicka 1, Police ul. Monopolowa 6, Wrocław 13. PDH Polska S.A. ul. Kuźnicka Police, Polska 14. Zarząd Morskiego Portu Police sp. z Kuźnicka 1, Police 15. INFRAPARK Police S.A. w likwidacji 16. budche sp. z w upadłości likwidacyjnej 17. KEMIPOL sp. z 18. Grupa Azoty Polskie Konsorcju Cheiczne sp. z. z siedzibą w Tarnowie 19. Grupa Azoty AUTOMATYKA sp. z ul. Kuźnicka Police Szczecin MOCZYŃSKIEGO 8/10 Kuźnicka 6, Police Tarnów , ul. E. Kwiatkowsk iego 8 Tarnów , ul. E. Kwiatkowsk iego 8 pdh@grupaazoty.c Mateusz Jakobsze, ADO Prezes Zarządu Sławir Dochowski, ADO Prezes Zarządu Barbara Hudyna ADO Prezes Zarządu Andrzej Niewiński ADO Zarząd Morskiego Portu Police, Dariusz Łobacz, ADO Likwidator Tasz Melan, Grażyna Walz Dariusz Łobacz, ADO Syndyk Elżbieta Bartniczak Krawczyk Dariusz Łobacz, ADO Prezes Zarządu Krzysztof Chielewski, Dariusz Łobacz, iod.pkch@grupaazoty.c IOD: Dariusz Kuięga, tel.: , iod.autatyka@grupaaz oty.c IOD Tasz Podlasek, Strona 8 z 10

9 20. Grupa Azoty PROREM sp. z 21. Grupa Azoty Cpounding sp z z siedzibą w Tarnowie 22. Grupa Azoty Zakłady Azotowe Puławy S.A. z siedzibą w Puławach 23. Agroche Puławy sp. z 24. Elektrownia Puławy sp z 25. Grupa Azoty KOLZAP sp. z 26. JAMAUTO sp. z w likwidacji 27. SCF Natural sp. z 28. Gdańskie Zakłady Nawozów Fosforowych FOSFORY sp. z 29. STO-ZAP sp. z Tarnów , ul. E. Kwiatkowsk iego 8 Tarnów, Ul. 118 Cheiczna al. Tysiąclecia Puławy Mickiewicza 5, Człuchów ul. Kunalna 24, Puławy al. Tysiąclecia Puławy, al. Tysiąclecia Puławy al. Tysiąclecia Puławy Kujawska 2, Gdańsk al. Tysiąclecia Puławy, 30. REMZAP sp. z ul. Ignacego Mościckiego 12, Puławy, 31. Zakłady Azotowe Chorzów S.A. Gabriela Narutowicza 15, iod.prore@grupaazoty.c iod.tarnow@grupaazoty.c kolzap.sekretariat@grupa azoty.c odo@rezap.pl IOD Liszka Michał, ADO Zarząd Spółki Pan Dariusz Cholewa, ADO Grupa Azoty Zakłady Azotowe Puławy S.A. ADO: Agroche Puławy sp. z o.o ADO Elektrownia Puławy Sp. z, ADO Grupa Azoty Kolzap Sp. z, ADO: JAMAUTO sp. z w likwidacji ADO: SCF Natural sp. z ADO: Gdańskie Zakłady Nawozów Fosforowych FOSFORY sp. z ADO: STO-ZAP sp. z ADO; REMZAP Sp. z, osoba odpowiedzialna w spółce za ochronę danych osobowych: Lidia Stefaniak-Chabros tel , iod@azotychorzow.pl Joanna Gruszka, tel Strona 9 z 10

10 Chorzów 32. PROZAP sp. z al. Tysiąclecia Puławy 33. Bałtycka Baza Masowa sp. z Węglowa 3, Gdynia ADO PROZAP sp. z bb@bb.gdynia.pl ADO Bałtycka Baza Masowa Sp. z tel Strona 10 z 10