OŚWIADCZENIE O OCHRONIE PRYWATNOŚCI DLA WSPÓŁPRACOWNIKÓW ORAZ PRACOWNIKÓW TYMCZASOWYCH

Transkrypt

1 Poszanowanie prywatności naszych Współpracowników i Pracowników Tymczasowych jest istotną częścią naszego globalnego programu ochrony prywatności. Automatic Data Processing, Inc. 1 oraz wszystkie firmy w Spółkach Grupy ADP ( ADP ), w tym zatrudniająca Cię firma ADP, zobowiązują się do prawidłowego postępowania z Danymi Osobowymi zbieranymi lub generowanymi w związku z Twoim stosunkiem pracy. Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności wyjaśnia nasze praktyki w odniesieniu do Danych Osobowych, które gromadzimy od Współpracowników, Pracowników Tymczasowych, byłych pracowników, dyrektorów i innych Osób, których dane są przez nas Przetwarzane w celu zarządzania zasobami ludzkimi oraz w celu zarządzania operacjami ADP. Nasze Wiążące Reguły Korporacyjne (BCR), Kodeks Ochrony Prywatności w Miejscu Pracy ADP i Globalna Polityka Ochrony Prywatności określają standardy ochrony Twoich Danych Osobowych niezależnie od tego, gdzie są Przetwarzane lub przechowywane. Chronią również Dane Osobowe innych osób, które zbieramy od Ciebie za ich zgodą, na przykład informacje o Twoich członkach rodziny lub beneficjentach. Rodzaje Danych Osobowych Rodzaje przetwarzanych przez nas Danych Osobowych obejmują, ale nie są ograniczone do: (a) Informacje demograficzne; (b) Informacje kontaktowe; (c) Informacje identyfikacyjne; (d) Szczegóły życia osobistego; (e) Informacje finansowe; (f) Szczegóły życia zawodowego; (g) Dane komunikacyjne; i (h) Dane połączeń. Przetwarzamy również, zgodnie z Obowiązującymi Przepisami Prawa, Specjalne Kategorie Danych Osobowych. Specjalne Kategorie Danych Osobowych obejmują obrazy fotograficzne, dane rasowe lub etniczne, dane kryminalne, dane fizyczne lub dotyczące zdrowia psychicznego, dane biometryczne, religię lub przekonania oraz preferencje seksualne, zgodnie z definicją w Kodeksie Ochrony Prywatności w Miejscu Pracy ADP. W jaki sposób ADP zbiera Dane Osobowe Zbieramy, Przetwarzamy i przekazujemy dane osobowe, które nam dostarczasz, a także informacje uzyskane z innych źródeł, w tym, między innymi, od rekruterów, Twoich poprzednich pracodawców lub z referencji, stron internetowych, agencji informacji kredytowej, organów rządowych i Stron Trzecich, które świadczą usługi w zakresie badań przesiewowych na tle zatrudnienia lub które pomagają nam w dochodzeniach wewnętrznym. Zbieranie, Przetwarzanie i przesyłanie Twoich Danych Osobowych jest zgodne ze zobowiązaniami podjętymi w Kodeksie Ochrony Prywatności w Miejscu Pracy ADP. 1 Automatic Data Processing, Inc., One ADP Boulevard,, Strona 1 z 5

2 W jaki sposób ADP wykorzystuje Dane Osobowe Konkretne Cele Biznesowe, dla których Przetwarzamy Dane Osobowe Współpracowników i Pracowników Tymczasowych obejmują: (a) Płace, zarządzanie zasobami ludzkimi i personelem; (b) Zarządzanie personelem kontraktowym; (c) Realizację procesów biznesowych i zarządzanie wewnętrzne; (d) Zdrowie, bezpieczeństwo, ochronę i integralność; (e) Analizę i rozwój organizacyjny, raportowanie zarządcze oraz przejęcia i zbycia; (f) Zgodność z przepisami i zarządzaniem ryzykiem, w tym sprawdzanie pochodzenia, kontrole kryminalne i kontrolowanie list sankcji; i (g) Ochronę niezbędnych interesów Osób. Przetwarzamy również Twoje Dane Osobowe dla następujących Celów Drugorzędnych: (a) Odzyskiwanie po awarii i ciągłość działania, w tym przesyłanie informacji do Archiwum; (b) Audyty lub dochodzenia wewnętrzne; (c) Wdrażanie lub weryfikacja kontroli biznesowych; (d) Badania statystyczne, historyczne lub naukowe; (e) Rozstrzyganie sporów; (f) Porady prawne lub biznesowe; (g) Zgodność z przepisami i polityką firmy; lub (h) Cele ubezpieczeniowe. Jeśli nie ma innej podstawy prawnej do Przetwarzania Danych Osobowych, prosimy o wyrażenie zgody na Przetwarzanie Danych Osobowych. Masz prawo do wycofania swojej zgody w dowolnym momencie. Twoja zgoda musi być jednoznaczna, dobrowolna, konkretna i świadoma. Dlaczego i w jaki sposób Dane Osobowe są ujawniane przez ADP Twoje Dane Osobowe zostaną ujawnione w następujących okolicznościach: (a) Do innych Spółek Grupy ADP, w tym ADP, LLC w Stanach Zjednoczonych, ADP Private Limited w Indiach i do wszelkich innych podmiotów ADP na świecie (np. za pośrednictwem Portalu Współpracowników i innych narzędzi komunikacji/współpracy, jeśli menedżer pracuje w innym kraju), które będą Przetwarzać Twoje Dane Osobowe wyłącznie w celach określonych powyżej, w celu świadczenia usług informatycznych i obsługi back office firmy, zgodnie z wymaganiami Kodeksu Ochrony Prywatności w Miejscu Pracy ADP; Strona 2 z 5

3 (b) Dostawcom będącym Stroną Trzecią, w tym dostawcom IT, firmom świadczącym usługi finansowe i ubezpieczeniowe, kancelariom prawnym, audytorom, śledczym, agencjom informacji kredytowej i biurom rejestrów karnych (jeżeli jest to dozwolone przez prawo) oraz tym firmom, które zapewniają Tobie świadczenia i usługi; (c) Do rządu i organów opieki społecznej, organów ścigania i sądów we wszystkich krajach, w których prowadzimy działalność, gdy jest to wymagane lub dozwolone przez prawo; (d) Klientom, dostawcom i innym partnerom biznesowym, gdy podanie profesjonalnych danych kontaktowych i innych Danych Osobowych jest niezbędne w ramach relacji biznesowych; (e) Za Twoją zgodą, zgodnie z Twoimi zaleceniami (np. jako referencje dla potencjalnego nowego pracodawcy) lub w razie potrzeby, aby chronić Twoje niezbędne interesy, na przykład w razie nagłego wypadku lub klęski żywiołowej; i (f) Organizacji nabywczej, jeśli zajmujemy się sprzedażą lub transferem części lub całości naszej działalności. Dostęp, Poprawianie, Usuwanie i Inne Prawa Indywidualne Możesz zażądać dostępu do Danych Osobowych, które przechowujemy na Twój temat, a także do ich poprawiania, usuwania lub blokowania, jeśli są one nieprawidłowe, niekompletne lub nie są Przetwarzane zgodnie z Obowiązującymi Przepisami Prawa i naszym Kodeksem Ochrony Prywatności w Miejscu Pracy ADP. Możesz skorzystać z tego prawa i wszelkich innych praw do ochrony danych, które przysługują Ci na mocy Obowiązujących Przepisów Prawa, kontaktując się z lokalnym menedżerem ds. Zasobów Ludzkich lub wysyłając na adres GlobalHRSS@adp.com. ADP będzie przestrzegać wszystkich Obowiązujących Przepisów Prawa, które regulują zautomatyzowane podejmowanie decyzji. Jeżeli takie przepisy ograniczają korzystanie z narzędzi do automatycznego podejmowania decyzji, ADP nie podejmie niekorzystnych decyzji dotyczących Współpracownika lub Pracownika Tymczasowego wyłącznie na podstawie wyników dostarczonych przez zautomatyzowane narzędzie, o ile nie zostaną spełnione określone wyjątki lub nie zostanie pobrana właściwa zgoda. Pamiętaj, że jesteś współodpowiedzialny za dokładność swoich Danych Osobowych i możesz je aktualizować za pomocą aplikacji samoobsługi HR lub wysyłając na adres GlobalHRSS@adp.com. Poinformuj nas o wszelkich zmianach Twoich danych osobowych. Bezpieczeństwo informacji Wprowadziliśmy komercyjnie uzasadnione i odpowiednie środki techniczne, fizyczne i organizacyjne w celu ochrony Danych Osobowych przed ich niewłaściwym wykorzystaniem lub przypadkowym, niezgodnym z prawem lub nieautoryzowanym zniszczeniem, utratą, zmianą, ujawnieniem, przejęciem lub dostępem. Przechowywanie Danych ADP będzie przechowywać Twoje dane tak długo, jak będzie to konieczne dla Celów, dla których przetwarzane są Dane Osobowe. ADP wdrożyło Politykę RIM (Global Records Information Management) i ustanowiło Strona 3 z 5

4 harmonogramy przechowywania zapisów dla wszystkich rodzajów Danych Osobowych przetwarzanych przez ADP. Dane Osobowe są przechowywane zgodnie z harmonogramami przechowywania zapisów w celu zapewnienia, że zapisy zawierające Dane Osobowe są przechowywane zgodnie z obowiązującymi Celami Biznesowymi, w celu zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami prawa lub zgodnie z obowiązującymi ustawami o ograniczeniach. Po upływie okresu przechowywania, zapisy zawierające Dane Osobowe zostaną bezpiecznie usunięte lub zniszczone, pozbawione elementów pozwalających na identyfikację lub przeniesione do archiwum, zgodnie z obowiązującym harmonogramem przechowywania zapisów. Międzynarodowe Przekazywanie Danych Przetwarzane przez nas Dane Osobowe są przekazywane do każdego kraju, w którym ADP prowadzi działalność i gdziekolwiek indziej na świecie, gdzie znajdują się odbiorcy danych w celu realizacji powyższych celów. Zapewniamy odpowiednią ochronę Twoich danych dzięki naszemu Kodeksowi Ochrony Prywatności w Miejscu Pracy ADP. Ponadto wymagamy od naszych dostawców będących Stroną Trzecią wdrożenia podobnych mechanizmów kontroli prywatności i ochrony danych, zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych poprzez zatwierdzone środki do transgranicznego przesyłania danych, zgodnie z określeniami Obowiązujących Przepisów Prawa. Zmiany niniejszego Oświadczenia o Ochronie Prywatności Od czasu do czasu możemy aktualizować niniejsze Oświadczenie o Ochronie Prywatności, aby odzwierciedlić nowe lub inne praktyki dotyczące ochrony prywatności. W przypadku wprowadzenia istotnych zmian w niniejszym Oświadczeniu o Ochronie Prywatności zamieścimy powiadomienie online. Niniejsze Oświadczenie o Ochronie Prywatności dla Współpracowników i Pracowników Tymczasowych zostało ostatnio zaktualizowane w maju 2018 r. Spółki Grupy związane niniejszym Oświadczeniem o Ochronie Prywatności Aby zapoznać się z listą Spółek Grupy związanych niniejszym Oświadczeniem o Ochronie Prywatności i Kodeksem Ochrony Prywatności w Miejscu Pracy ADP należy zapoznać się z Załącznikiem - Wykaz spółek Grupy powiązanych kodeksem miejsc pracy. Jak się z nami skontaktować W razie pytań dotyczących zbierania i Przetwarzania Danych Osobowych lub bezpieczeństwa Danych Osobowych należy skontaktować się z lokalnym menedżerem Zasobów Ludzkich lub GlobalHRSS@adp.com. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące Ochrony Prywatności w ADP, skontaktuj się z Globalnym Zespołem ds. Prywatności i Zarządzania Danymi, wysyłając na adres privacy.services@adp.com. Jeśli wysyłasz do nas list, podaj swoje imię i nazwisko, adres, adres owy oraz szczegółowe informacje na temat Twojego pytania, komentarza lub skargi. Strona 4 z 5

5 ADP Global Data Privacy and Governance Team MS 325 One ADP Boulevard Jak złożyć skargę Jeśli uważasz, że ADP nie obeszło się prawidłowo z Twoimi Danymi Osobowymi lub, że naruszyło swoje zobowiązania dotyczące prywatności z obowiązujących przepisów o ochronie danych, Kodeksu Ochrony Prywatności w Miejscu Pracy ADP lub Obowiązujących Przepisów Prawa, możesz złożyć pisemną skargę na powyższy adres lub pocztą elektroniczną do Globalnego Zespołu ds. Prywatności i Zarządzania Danymi na adres privacy.services@adp.com. Globalny Zespół ds. Prywatności i Zarządzania Danymi przeanalizuje każdą skargę i powiadomi Osobę o wyniku dochodzenia w rozsądnym terminie. Jeśli nie jesteś usatysfakcjonowany rozwiązaniem proponowanym przez ADP, możesz wnieść skargę zgodnie z postanowieniami Kodeksu Ochrony Prywatności w Miejscu Pracy ADP. Podpisując to poświadczenie, użytkownik potwierdza, że przeczytał i zapoznał się z powyższą polityką. Nazwa (Wydrukowano) Data Podpis Strona 5 z 5

6 Załącznikiem - Wykaz spółek Grupy powiązanych kodeksem miejsc pracy Argentina: ADP Argentina SRL Reconquista th floor City of Buenos Aires Argentina Payroll Argentina SA Av. Julio A. Roca 620, 10th Floor, City of Buenos Aires Argentina ADP RPO Argentina SRL Bouchard 599, Piso 20 CABA Buenos Aires, Argentina Australia: Automatic Data Processing Limited ACN of 6 Nexus Court Mulgrave Victoria 3170 Australia Belgium: ADP Employer Services Belgium BVBA Koningsstraat 97, 4th floor 1000 Brussels Belgium Brazil: ADP Brazil Ltda. Rua João Tibiriça, São Paulo Brasil ADP Brazil ESI City: Porto Alegre State: RS Ave. Soledade, 550-5º floor ZIP: Brasil Canada: ADP Canada Co. 130 Eileen Stubbs Avenue, Unit 22 Dartmouth, Nova Scotia, B3B 2C4 Canada Strona 6 z 5

7 Chile: Payroll SA Apoquindo 5400, 16th Floor Las Condes City of Santiago Chile ADP Payroll Capacitacion Limited Avenida Apoquindo 5400, Of, 1801, Las Condes Chile China: ADP Human Resources Services (Shanghai) Co.,Ltd. 5F, Building 2, Youyou Century Place, 428 Yanggao Road South, Shanghai , China Czech Republic: ADP Employer Services Ceska Republika, a.s. Praha 8 Rohanské nábř. 670/17 Post Code Czech Republic Denmark: ADP Employer Services Denmark ApS Havnegade 39 DK-1058 Copenhagen K Denmark France: ADP GSI France SAS 31, avenue Jules Quentin Nanterre Cedex France ADP France SAS 31, avenue Jules Quentin Nanterre Cedex France ADP Europe SAS 31, avenue Jules Quentin Nanterre Cedex France Strona 7 z 5

8 Germany: ADP Employer Services GmbH Frankfurter Straße Neu-Isenburg Germany Hong Kong: Automatic Data Processing Limited 8th Floor - Gloucester Tower The Landmark 15 Queen's road Central, Hong Kong ADP Human Resources Services Company Limited Unit 1501, OVEST, 77 Wing Lok Street Sheung Wan, Hong Kong Hungary: Celergo Hungary Kft 1093, Budapest Közraktár utca Emelet Cg Hungary India: ADP Private Limited Fortune 9, Somajiguda Raj Bhavan Road Hyderabad, India ADP India Private Limited Tamarai Tech Park, S.P. Plot No:16 to 20 & 20A, Thiru Vi Ka Industrial Estate Inner Ring Road, Guindy, Chennai, Tamil Nadu - India. PIN: Italy: ADP Employer Services Italia S.P.A. viale G. Richard n.5 Milano Italy ADP Software Solutions Italia S.R.L. Via Oropa Torino Italy ADP Outsourcing Italia S.R.L. viale G. Richard n.5 Milano Italy Strona 8 z 5

9 Japan: ADP RPO Japan GK KDX Mita Building 4F Shiba Minato-ku, Tokyo Japan Mexico: ADP Employer Services SA de CV Medanos No. 169 Col. Las Aguilas Delegacion Alvaro Obregon C.P Mexico, D.F., Mexico The Netherlands: ADP Nederland B.V. Lylantse Baan LG Capelle aan den Lissel The Netherlands ADP GlobalView B.V. Lylantse Baan LG Capelle aan den Lissel The Netherlands Peru: Payroll Peru S.A. Alfredo Benavides 768, office N 1202 Miraflores City of Lima Perú Philippines: ADP Philippines, Inc. 6F Glorietta 2 Corporate Center Palm Drive, Ayala Center Makati City 1224 Philippines Poland: ADP Polska sp. zo.o. ul. Prosta, nr 70 Warsaw, kod Poland Strona 9 z 5

10 Portugal: Ridgenumber Processamento de Dados, LDA Rua Brito e Cunha, nº 254, Matosinhos Portugal Romania: ADP Romania SRL 3 George Constantinescu St., 7th floor, District 2 Bucharest Romania Russia: LLC ADP Employer Services CIS Varshavskoe shosse Moscow Russian Federation Singapore: Automatic Data Processing Pte. Ltd. (Incorporated in the Republic of Singapore) Company Registration No G Registered Office :- 78 Shenton Way #26-01 Singapore Celergo Pte Ltd 62 Ubi Road 1, #11-07 Oxley Bizhub 2 Singapore Slovakia: ADP Slovakia s.r.o. Černyševského Bratislava Slovak Republic Spain: ADP Employer Services Iberia, S.L.U. Camí Antic de València, 54 Edif. B Barcelona Spain Sweden: ADP Employer Services Sweden AB Strandvägen 7A Stockholm Sweden Strona 10 z 5

11 Switzerland: ADP (Suisse) SA 9 rue de la Gabelle 1227 Genève Switzerland Tunisia: ADP ES Tunisia MIRMAR Business City Lot B16 Centre Urbain Nord 1003 Tunis, Tunisia United Kingdom: Automatic Data Processing Ltd Syward Place, Pyrcroft Road, Chertsey, Surrey, KT16 9JT United Kingdom Business Management Software Limited (UK) Lynch Wood Peterborough Cambridgeshire PE2 6FZ United Kingdom ADP RPO UK Limited 22 Chancery Lane London, WC2A 1LS United Kingdom U.S.: ADP, LLC 1 ADP Blvd. ADP RPO, LLC ADP Tax Services, Inc. ADP of Roseland, Inc. Strona 11 z 5

12 ADP Technology Services, Inc. ADP Master Tax, Inc. VirtualEdge Corporation W. Ray Wallace & Associates, Inc. Automatic Data Processing, Inc. ADP Atlantic, LLC ADP Benefit Services KY, Inc. ADP Capital Management, Inc. ADP Commercial Leasing, LLC ADP Pacific, Inc. Strona 12 z 5

13 ADP Residential Real Estate Services, LLC ADP TotalSource Services, Inc. ADP TotalSource, Inc. ADP Screening and Selection Services, Inc. Automatic Data Processing Insurance Agency, Inc. Celergo LLC 750 Estate Drive Ste. 110 Deerfield, IL Global Cash Card Inc. 7 Corporate Park Suite 100 Irvine, CA Work Market Inc. The Marcus Buckingham Company 8350 Wilshire Blvd. Suite 200 Beverly Hills, CA Strona 13 z 5