Teresa Mikulska Kierownik Biura Informacji Publicznej PISM

Transkrypt

1 Zał. 1 Raport z dnia 30 listopada 2002 r. o stanie Biblioteki przekazanej na podstawie art. 8 ustawy o Polskim Instytucie Spraw Międzynarodowych przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych w dniu 31 października 2002 r. Teresa Mikulska Kierownik Biura Informacji Publicznej PISM Polski Instytut Spraw Międzynarodowych przejął zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o PISM, Bibliotekę stanowiącą majątek byłego Instytutu o tej samej nazwie, tzn. zbiory i użytkowane pomieszczenia w budynku przy ul. Wareckiej 1a. Instytut interesując się stanem majątku prawnie mu należnego powodowany dodatkowo troską o stanowiący dobro społeczne unikatowy w skali międzynarodowej specjalistyczny księgozbiór z zakresu spraw międzynarodowych - wystosowywał do MSZ zapytania w tej sprawie (pismo dyrektora Instytutu do dyrektora generalnego MSZ z 15 marca 2002 r., nr i moje pismo do wicedyrektora ZO MSZ z 17 kwietnia 2002 r., nr ). W dniu 26 kwietnia 2002 r. otrzymaliśmy odpowiedź. Informacja o stanie Biblioteki i Informacji Naukowej MSZ stanowiła załącznik do pisma wicedyrektora ZO MSZ. Część Informacji okazała się, jeszcze zanim nastąpiło przekazanie Biblioteki, niezgodna ze stanem faktycznym (rozbieżności dotyczące liczby etatów w bibliotece - pisma ZO MSZ z 12 i 21 sierpnia 2002 r., nr ZO-720-2/02 i ZO-720-2/02/2). Jednak dopiero po przekazaniu Biblioteki przekonaliśmy się na podstawie przeprowadzonej niezwłocznie inspekcji jak dalece stan faktyczny jest niezgodny ze wspomnianą Informacją. Przy tym nie wydaje się, żeby do tak znacznego pogorszenia mogło dojść w okresie między sporządzeniem Informacji a przekazaniem Biblioteki.. 1. Pomieszczenia a) Magazyny W magazynie w piwnicy budynku panuje wilgoć, ściany od lat nie malowane pokrywa grzyb i warstwy brudu. 1

2 Do zniszczonych ścian dosunięte są regały z materiałami bibliotecznymi co powoduje, że bardzo szybko niszczeją (materiały biblioteczne chłoną wilgoć i pokrywają się nalotami). Na podłodze można znaleźć pozostałości po płytkach PCV, choć w praktyce podłogę stanowi wylewka betonowa. W różnych miejscach można znaleźć gruz i porzucone cegły. 2

3 Nie ma właściwej instalacji umożliwiającej wentylowanie pomieszczeń. Niekompletna instalacja nie funkcjonuje prawidłowo, nawiewa tylko powietrze z zewnątrz. Ponadto w celu wentylowania pomieszczeń wykorzystywane były otwory okienne i drzwiowe, często nieodpowiednio zabezpieczone, przez które dostawała się woda lub zimne powietrze czynniki niszczące przechowany księgozbiór. Pomieszczenia magazynu w piwnicy nie są ogrzewane. Zgodnie z zaleceniami Biblioteki Narodowej temperatura powietrza w miejscach przechowywania zbiorów bibliotecznych nie powinna być niższa niż 16 stopni. Taka temperatura nie jest możliwa do osiągnięcia w magazynie w piwnicy nawet latem. W pomieszczeniach nie ma urządzeń służących do pomiaru temperatury i wilgotności. Okna w magazynie na parterze są nieszczelne co powoduje niekontrolowany nawiew zimnego powietrza. W różnych pomieszczeniach magazynu w piwnicy znajdują się niezabezpieczone fragmenty bliżej niezidentyfikowanych instalacji (kable, rury). 3

4 Pomieszczenia w piwnicy ostatni raz były sprzątane zimą 2000 r. (wg byłego kierownika biblioteki). Pomieszczenia magazynu na parterze były i są nadal sprzątane nieregularnie i powierzchownie (praktycznie tylko podłoga). Kurz i pajęczyny są widoczne gołym okiem. Instytut zwrócił się do ZO MSZ (jako do jednostki, która zawarła umowę z firmą sprzątającą) z prośbą o podjęcie działań, których celem będzie doprowadzenie do sprzątania tych pomieszczeń. (Instytut jest obciążany kosztami za sprzątanie tej powierzchni.) W magazynach nie ma czujników dymu ani innych elementów instalacji przeciwpożarowej. Gaśnice przeciwpożarowe są ciężkie i przestarzałe. Jedna gaśnica nie posiada atestu. Są to wyłącznie gaśnice typu BC lub BCE, natomiast nie ma najbardziej wskazanych w pomieszczeniach gdzie przechowywane są łatwopalne ciała stałe czyli gaśnic typu A. Korytarz biegnący między magazynem na parterze a czytelnią zabudowany jest na całej długości szafami drewnianymi, w których przechowywane są materiały biblioteczne, co stwarza ogromne zagrożenia, gdyż korytarz o szerokości mniejszej niż 1 metr jest jedyną drogą ewakuacyjną. MSZ nie przekazał dokumentacji dotyczącej ochrony przeciwpożarowej biblioteki, w tym dotyczącej zaleceń z okresowych kontroli stanu zabezpieczenia przeciwpożarowego. Poprzednio w pomieszczeniach tych był używany 4

5 sprzęt elektryczny mogący powodować wysokie zagrożenie pożarowe (np. czajniki elektryczne). Instytut wystąpił do Państwowej Straży Pożarnej o sprawdzenie stanu zabezpieczenia przeciwpożarowego Biblioteki (moje pismo z 29 listopada 2002 r., nr ). W pomieszczeniach magazynowych były przechowywane uszkodzone lub niewiadomego przeznaczenia elementy wyposażenia. b) Czytelnia Pomieszczenia były i są nadal sprzątane nieregularnie i w wąskim zakresie (podłoga, stoły). Pod meblami bibliotecznymi nie ma wykładziny, po odsunięciu szaf i regałów bibliotecznych można znaleźć gruz, a ściany nie są pomalowane. Ponadnormatywne zużycie żarówek może wskazywać na wadliwość instalacji elektrycznej. Okna są nieszczelne. c) Inne pomieszczenia biblioteczne Ściany są brudne - wymagają odświeżenia. Za meblami - podobnie jak w czytelni - można znaleźć gruz. Na skutek nieszczelności okien w pomieszczeniach trudno utrzymać odpowiedni poziom temperatury. Pomieszczenia zajmowane przez pracowników, choć sprzątane codziennie, to bardzo powierzchownie (biurka, podłoga). Nie sprzątane są parapety i regały. W niewłaściwym stanie są także toalety (np. ubytki glazury, zniszczone sanitariaty). 5

6 2. Wyposażenie Regały w magazynach nie spełniają podstawowych standardów. W poszczególnych pomieszczeniach są zarówno drewniane jak i metalowe regały o różnych rozmiarach. Większość przed całkowitą destrukcją zabezpieczona przypadkowo poprzybijanymi listewkami. W magazynach są jedynie drabiny drewniane, w opinii pracowników, stare i nie dające poczucia bezpieczeństwa. Pracownicy czytelni i magazynów nie posiadali ochronnej odzieży roboczej (fartuchy, rękawice ochronne). Brak było sprzętu pozwalającego utrzymać czystość w magazynach (wiadra, szmaty, odkurzacze, itp. ). Meble biblioteczne w czytelni są zniszczone, stoły i krzesła zdekompletowane i używane niezgodnie z ich przeznaczeniem (np. stół jako podstawa pod katalog). Na blatach stołów, które są zaliczane do mebli zabytkowych namalowano farbą olejną kwadrat o wymiarach 10 cm x 10 cm z numerem stanowiska czytelniczego. Zdewastowane meble nie przekazywane do renowacji były składowane w magazynie w piwnicy. Meble drewniane miały najczęściej uszkodzoną politurę, a meble tapicerowane - oddzielone od części drewnianej części 6

7 tapicerowane. Katalogi skrzynkowe są różnego rodzaju, wiele skrzynek nie ma uchwytów, niektóre tabliczek informacyjnych. Przekazane meble biurowe w innych pomieszczeniach bibliotecznych stanowiły zbiór przypadkowych elementów (także pod względem kolorystycznym). Miały uszkodzone zamki przy szufladach i drzwiach. 3. System komputerowy Wiele modułów funkcjonującego w bibliotece systemu Co-liber nie było wykorzystywanych (np. opcja drukowania rewersów). Wg autora programu - firmy Exell zostały one wyłączone na życzenie kierownika Biblioteki. Mimo, że firma Exell w 2000 r. wprowadziła modyfikacje umożliwiającą udostępnienie systemu Co-liber via Internet, Biblioteka nie wyraziła zainteresowania jej zastosowaniem. W dokumentacji przekazanej przez MSZ nie ma umowy kupna oprogramowania ani oryginału licencji. Kwestie umów z firmą Exell były przedmiotem korespondencji wewnętrznej w MSZ. Departament Prawno- Traktatowy przedstawiał opinie na temat niekorzystnych warunków umowy. Zwracano też uwagę na zasadność ponoszenia tak wysokich kosztów na administrację siecią w sytuacji, gdy istnieje wyspecjalizowana komórka w MSZ powołana do zajmowania się tymi sprawami. Zakupiono kiedyś moduł umożliwiający wdrożenie opracowanego Eurotezaurusa. Nie przeprowadzono jednak żadnego testu jak to oprogramowanie działa. Żaden pracownik Biblioteki nie został przeszkolony w tym zakresie. Brak jest elektronicznych baz danych o czytelnikach, partnerach wymiany, darczyńcach, bibliotekach współpracujących w ramach wymiany bibliotecznej i usługodawcach. Na podstawie Informacji, w której określono sprzęt komputerowy znajdujący się w Bibliotece jako cechujący się niskim standardem technicznym oraz po przeprowadzeniu spisu z natury sprzętu komputerowego, Instytut podjął decyzję, że nie przejmie tego sprzętu od MSZ. 4. Księgozbiór Po przeprowadzeniu wyrywkowego skontrum komputerowy rejestr wypożyczeń wykazuje znaczne braki (np. książki nie zwrócone od 1996 r.). 7

8 Nie ma jednak możliwości wydrukowania z systemu komputerowego pełnej listy braków, aby sprawdzić kto nie zwrócił książek w terminie trzeba przeglądać karta po karcie. Nie ma też informacji czy wysyłano monity. Dlatego wątpliwości budzi rzetelność przeprowadzonego skontrum wyrywkowego. Ponadto bez wyjaśnienia pozostaje sprawa usunięcia z księgozbioru 1717 jednostek ewidencyjnych, o których mowa w piśmie kierownika Biblioteki do dyrektora Zarządu Obsługi z dnia 3 lipca 2000 r. (nr W-288/00). Nie można zatem być pewnym, że księgozbiór zawiera 156 tys. jednostek ewidencyjnych jak to przedstawiała złożona nam przez MSZ Informacja. W 2001 r. zakupiono tylko 465 woluminów druków zwartych i 130 tytułów czasopism oraz 12 płyt CD. Biblioteka, mimo braku miejsca na przechowywanie zbiorów w postaci druku, nie posiadała polityki obliczonej na uzupełnienie lub zastąpienie zbiorów innymi formami (np. elektroniczną). Zbiory przechowywane w magazynie w piwnicy są zniszczone przez wilgoć. Książki są brudne, pochlapane zaprawą murarską i farbą. Niektóre noszą ślady pleśni i zalania wodą. Niektóre zbiory przechowywane były w stertach ułożonych bezpośrednio na podłodze. W przekazanej Informacji o stanie Biblioteki i Informacji Naukowej MSZ oceniono, iż mimo zagrzybienia i zalewania piwnicy, księgozbiór jest w należytym stanie. Księgozbiór był dostępny tylko od poniedziałku do piątku w godzinach Nie wszystkie miejsca (jedynie 20) w czytelni były dostępne do pracy dla czytelników (np. na niektórych stołach były ustawione komputery). Część księgozbioru nie została fizycznie przekazana i znajduje się w pomieszczeniu piwnicznym użytkowanym przez MSZ. Instytut wystąpił do ZO o umożliwienie jej przeniesienia. Niektóre wydawnictwa ciągłe nie były oprawiane do lat. W katalogach nie ma widocznych oznaczeń, że poszukiwana pozycja znajduje się w księgozbiorze podręcznym. Ułożenie książek na regałach nie umożliwia 8

9 czytelnikowi samodzielnego ich wyszukiwania (ani działami, ani sygnaturami, ani alfabetycznie). Nie ma kompleksowej polityki dotyczącej druków zbędnych. Te, które nie zyskały zainteresowania największych bibliotek w kraju, są składowane w czytelni, magazynach i pomieszczeniach bibliotecznych. Informacja o bibliotece i jej zbiorach była bardzo uboga - nie była dostępna nawet w Internecie, także komputerowy katalog nie mógł być tą drogą przeglądany. 9