ISTOTNE WARUNKI UMOWY (IWU) 1 Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Załącznik nr 5 do SIWZ na dostawę glikoli (nr 4P/POIR.0142/2018) w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, lata Konkurs 1/1.1.2/2016 Działanie 1.1: Projekty B+R przedsiębiorstw Poddziałanie 1.1.2: Prace B+R związane z wytworzeniem instalacji pilotażowej/demonstracyjnej ISTOTNE WARUNKI UMOWY (IWU) 1 Postanowienia ogólne 1. Sprzedawca zobowiązuje się sprzedać, a Kupujący zobowiązuje się kupić glikole przy zachowaniu zasad określonych w niżej zawartych zapisach Umowy. 2 Przedmiot i zakres umowy 1. Przedmiotem Umowy jest sprzedaż przez Sprzedawcę i zakup przez Kupującego glikoli, zgodnie z warunkami i na zasadach określonych w niniejszej Umowie. 2. Sprzedawca zobowiązuje się dostarczyć Kupującemu glikole w listopadzie Warunki dostaw i odbioru 1. Sprzedawca zobowiązuje się dostarczyć do Kupującego w opakowaniach jednostkowych i zbiorczych produkt w ilości: a) Glikol monoetylenowy 4,0 mt b) Glikol monopropylenowy 4,0 mt c) Glikol neopentylowy 6,0 mt Dostawy glikoli odbywać się będą w oparciu o pisemne zamówienie dokonane przez Kupującego i przesłane em przynajmniej na dwa dni robocze przed planowaną dostawą. 3. Potwierdzenie przyjęcia zamówienia do realizacji powinno nastąpić najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wpływu zamówienia do Sprzedawcy. W razie braku potwierdzenia zamówienia w/w terminie uznaje się zamówienie za przyjęte do realizacji. 4. Potwierdzone, w trybie ust. 3, zamówienia mają dla Sprzedawcy charakter wiążący. 5. Dzień podpisania przez Kupującego dowodu dostawy bez zastrzeżeń uważa się za dzień wykonania dostawy. 6. Przyjęcie dostawy bez zastrzeżeń nie pozbawia Kupującego prawa powoływania się na niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy przez Sprzedawcę, ani nie pozbawia Kupującego prawa skorzystania z gwarancji i rękojmi, w szczególności jeżeli przedmiot umowy dotknięty był wadami ukrytymi. 7. W razie odmowy odbioru całości lub części przedmiotu umowy przez Kupującego, Sprzedawca zobowiązany jest do ponownego dostarczenia całości lub części przedmiotu umowy, których dotyczą zastrzeżenia Kupującego. Postanowienie to nie ogranicza dalej idących praw Strona 1 z 17

2 Kupującego określonych w umowie i powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w tym w szczególności prawa do naliczania kar umownych z tytułu opóźnienia. 1. Wymagania fizykochemiczne Wymagania fizykochemiczne Glikol monoetylenowy: 4 Jakość Parametr Wymagania Zawartość glikolu monoetylenowego 99,5% Zawartość glikolu dietylenowego typowo 0,09 Barwa w skali Pt-Co, Hazen 10 Gęstość w 20 C, g/cm3 1,115 1,116 Zawartość kwasow jako kwas octowy, % (m/m) typowo 0,005 Zawartość chlorków 0,00005 Wygląd zewnętrzny Bezbarwna, klarowna, oleista ciecz zawartość wody 0,2 % Glikol monopropylenowy: Parametr Wymagania Zawartość glikolu monopropylenowego 99,5% Barwa w skali Pt-Co, Hazen. 10 j Hz Gęstość w 20 C, g/cm3 1,035 1,040 Woda 0,2 % Kwasowość, % (m/m) 0,0005 mpeq/g Zawartość chlorków 0,00001 Wygląd zewnętrzny Bezbarwna, klarowna, oleista ciecz Strona 2 z 17

3 Glikol neopentylowy: Parametr Wymagania Zawartość glikolu neopentylowego 99 % Liczba hydroksylowa, nie mniej niż Liczba kwasowa, nie więcej niż Wilgotność, nie więcej niż 1065 mg KOH/g 0,1 mg KOH/g 0,3 % (m/m) Temperatura topnienia, w granicach C Barwa (roztwór 50%), nie więcej niż 10 Hazena 2. Sprzedawca zobowiązuje się dostarczyć świadectwo jakości wraz z kartą charakterystyki zgodnie z aktualnymi normami PN, dokument CMR do każdej dostarczanej dostawy glikoli. 3. Świadectwo jakości, dokument CMR do każdej dostarczanej partii produktu Kupujący otrzyma wraz z dostawą. 4. Brak wystawianego któregokolwiek z wymaganych dokumentów lub ich wystawienie niezgodnie z obowiązującym prawem (czy normami) upoważnia Kupującego do wstrzymania płatności za daną dostawę do czasu ich dostarczenia lub modyfikacji. 5 Cena 1. Cena dostarczonego glikoli do Grupy Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A. wynosi w PLN netto/tona.. (zgodnie z ofertą) na bazie CIP Kędzierzyn-Koźle Grupa Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A. (wg Incoterms 2010). 6 Warunki płatności 1. Za dostarczony glikol Sprzedawca będzie wystawiał fakturę VAT płatną w terminie. dni od daty dostawy, pod warunkiem wpływu oryginału faktury do Kupującego na 14 dni roboczych przed planowanym terminem płatności. W przeciwnym wypadku wynikające z nich zobowiązania zostaną uregulowane do 5-go dnia roboczego po dniu otrzymania faktury. Strona 3 z 17

4 2. Należności z tytułu dostaw Kupujący będzie regulował na konto podane na fakturze w terminie określonym w 6, ust. 1. Za datę zapłaty należności uważa się datę obciążenia rachunku Kupującego. 3. W razie nieterminowej zapłaty Sprzedawcy przysługuje prawo naliczania odsetek ustawowych za każdy dzień opóźnienia. 4. Sprzedawca wystawi fakturę VAT zgodnie z obowiązującymi na dzień dokonania transakcji przepisami prawa. 5. Należności za kupowane produkty należy wpłacać na rachunek bankowy Sprzedawcy wykazany na fakturach wystawionych przez Sprzedawcę. 6. Sprzedawca oświadcza, że jest podatnikiem VAT czynnym. Kupujący oświadcza, że jest podatnikiem VAT czynnym. 7. Sprzedawca oświadcza, że składa deklaracje VAT-7 miesięcznie. Kupujący oświadcza, że składa deklaracje VAT-7 miesięcznie. 8. Strony oświadczają, że zobowiązują się do przechowywania i udostępniania do kontroli podatkowych i skarbowych faktur potwierdzających transakcję będącą przedmiotem umowy przez okres sześciu lat od dnia ich wystawienia. 9. W przypadku zmiany danych oświadczeń, o których mowa w ustępach 6-8, Strona umowy, której zmiana dotyczy, zobowiązuje się poinformować pisemnie drugą stronę o tym fakcie nie później niż w ciągu 14 dni od daty jej zaistnienia. 10. W przypadku złożenia nieprawdziwych oświadczeń przez Kupującego/Sprzedawcę, Sprzedawca/Kupującemu ma prawo dochodzić odszkodowania w przypadku powstania po jego stronie szkody w związku ze złożeniem przez Kupującego/Sprzedawcę nieprawdziwych danych. 11. W przypadku, gdy Kupujący/Sprzedawca nie wykona lub wykona w sposób nienależyty ciążące na nim obowiązki wynikające z treści umowy, a związane z aktualizowaniem danych zawartych w złożonych przez niego oświadczeniach i dokumentach, Sprzedawca/ Kupujący ma prawo dochodzić odszkodowania w przypadku powstania po jego stronie szkody w związku z niewykonywaniem lub nienależytym wykonaniem przez Kupującego/Sprzedawcę obowiązków dotyczących aktualizowania danych zawartych w złożonych przez niego oświadczeniach i dokumentach. 12. Sprzedawca składa aktualny na dzień zawierania umowy odpis z Rejestru Przedsiębiorców KRS. W przypadku jakiejkolwiek zmiany w w/w ewidencji, Sprzedawca zobowiązuje się poinformować o tym fakcie Kupującego nie później niż w ciągu 14 dni od daty jej wystąpienia poprzez dostarczenie Kupującemu aktualnego i uwzględniającego zmiany w w/w ewidencji. 13. Sprzedawca oświadcza, że w dniu podpisania umowy nie zalega z płatnością zobowiązań podatkowych i wobec ZUS. 7 Gwarancja 1. Sprzedawca zobowiązuje się do utrzymywania jakości glikoli będących przedmiotem umowy, zgodnej z przesłaną specyfikacją. 2. W przypadku ujawnienia się w okresie obowiązywania Umowy wad dostarczonego przedmiotu Umowy, zostaną one usunięte przez Sprzedawcę na jego koszt w terminie określonym przez Kupującego w przesłanym pisemnie, faksem lub pocztą elektroniczną żądaniu usunięcia wady. Strona 4 z 17

5 8 Reklamacje 1. Kupujący może zbadać dostarczony produkt i o ewentualnych wadach powiadomić Sprzedawcę. W przypadku niedotrzymania wymaganych parametrów jakościowych przywołanych w 4 ust. 1 Kupującemu przysługuje prawo do reklamacji, nie później niż w ciągu 30 dni od daty odbioru produktu zgodnie z bazą dostawy uzgodnioną w niniejszej umowie. 2. Reklamacja powinna być potwierdzona oficjalnymi dokumentami (oficjalne świadectwo jakości, list przewozowy, świadectwo ilości itp.). Wartość reklamacji nie może przekroczyć wartości kontraktowej produktu, którego reklamacja dotyczy. 3. W przypadku, kiedy Sprzedający akceptuje reklamację to jest zobowiązany, według wyboru Kupującego, do usunięcia wad albo wymiany Produktu na poprzednich warunkach na własny koszt albo do stosownej rekompensaty (włączając koszt transportu) albo do obniżenia ceny produktu. Kupujący ma prawo do dalszych roszczeń, a w szczególności może domagać się dodatkowego odszkodowania obejmującego utracone korzyści itd. z winy wspomnianych wad produktu. Zwrot produktu na koszt Kupującego może mieć miejsce tylko po wyrażeniu zgody przez Kupującego w formie pisemnej. 4. Jeżeli reklamacja, zaprezentowana przez Kupującego nie została zaakceptowana przez Sprzedającego, wynik analizy przeprowadzonej przez niezależne laboratorium uzgodnione przez obie strony będzie wiążący. Sprzedający pokryje koszty analizy w przypadku uzasadnionej reklamacji. W takim przypadku stosuje się odpowiednio postanowienia pkt Zgłoszenie reklamacji wstrzymuje obowiązek zapłaty za sprzedany produkt do czasu jej wyjaśnienia. 6. W przypadku uznanej reklamacji, zostanie wystawiona przez Sprzedawcę faktura korygująca. 9 Kary umowne 1. W przypadku rozwiązania umowy przez Kupującego z przyczyn leżących po stronie Sprzedawcy, Sprzedawca zapłaci Kupującemu karę umowną odpowiadającą wartości netto niezrealizowanej dostawy glikoli do Grupy Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A. 2. Kupujący może naliczyć Sprzedawcy kary umowne za opóźnienie w realizacji dostawy w wysokości 0,2% wartości Zamówienia netto za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia, licząc od terminu dostawy określonego w Zamówieniu, o którym mowa w 3 Umowy. 3. W przypadku, w którym wysokość poniesionej przez Kupującego szkody przewyższy wysokość zastrzeżonej kary umownej, Kupujący uprawniony będzie do dochodzenia dalszego odszkodowania na zasadach ogólnych. 4. Z ważnych przyczyn, w szczególności wykonywania dostawy w sposób nienależyty, zagrożenia dotrzymania terminów umownych lub ich przekroczenia, Kupujący może zlecić wykonanie dostawy podmiotowi trzeciemu na koszt i ryzyko Sprzedawcy, co nie będzie ograniczać prawa do nałożenia kar umownych lub roszczeń odszkodowawczych. Przepisu art. 480 Kodeksu cywilnego nie stosuje się. Strona 5 z 17

6 10 Siła wyższa 1. Żadna ze Stron nie będzie uważana za winną nie wywiązania się ze swych zobowiązań w przypadku wystąpienia okoliczności siły wyższej, zaistniałych po podpisaniu umowy, zdefiniowanej tu jako wszelkiego rodzaju stany klęski żywiołowej (pożar, powódź i inne działania sił natury), wojna, zamieszki, strajki a także akty władzy publicznej. 2. Strona dotknięta działaniem siły wyższej winna powiadomić niezwłocznie drugą Stronę o fakcie jej zaistnienia oraz określić przewidywany okres jej trwania. 11 Okres obowiązywania umowy 1. Umowa obowiązuje na czas określony od do Umowa może zostać rozwiązana w każdym czasie w drodze porozumienia Stron. 3. Kupującemu przysługuje uprawnienie do jednostronnego rozwiązania umowy z 7-dniowym okresem wypowiedzenia. 4. Kupujący może rozwiązać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku istotnego naruszania przez Sprzedawcę jej postanowień. Za istotne naruszenie postanowień umowy będzie uznawane m.in.: nieterminowa dostawa lub dwukrotne dostarczenie produktu niespełniającego parametrów jakościowych określonych w 4 ust W przypadku rozwiązania umowy z przyczyn leżących po stronie Sprzedawcy lub na podstawie wypowiedzenia, o którym mowa w ust. 3, Zamówienia zatwierdzone przed rozwiązaniem Umowy będą realizowane na zasadach w niej określonych, chyba, że Kupujący postanowi inaczej. 12 Przetwarzanie danych osobowych oraz informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa 1. Definicje. a) Dane Osobowe dane osobowe w rozumieniu Ustawy i RODO. b) RODO Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych); c) Ustawa ustawa z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r., poz z późniejszymi zmianami); d) Umowa umowa sprzedaży glikoli z dnia.., zawarta między Stronami 2. Strony umowy zobowiązują się do zachowania poufności: - postanowień zawartej umowy, - informacji powziętych w związku z realizacją umowy dostępnych u Sprzedawcy, w Grupie Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A. lub w Grupie Kapitałowej Grupa Azoty S.A., w szczególności: a) Danych Osobowych, Strona 6 z 17

7 b) informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2018r. poz. 419 z późn. zm), tj.: informacji technicznych, technologicznych, organizacyjnych przedsiębiorstwa lub innych informacji posiadających wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności. 3. Każda ze Stron Umowy będzie przetwarzać przekazane jej w wyniku zawarcia i wykonywania Umowy Dane Osobowe dotyczące osób będących jej stroną, wspólników, współpracowników, pracowników, podwykonawców, pracowników oraz współpracowników podwykonawców, a także innych osób, którymi Strony Umowy posługują się przy realizacji Umowy, przedstawicieli ustawowych, reprezentantów i pełnomocników drugiej Strony Umowy w celu zawarcia i wykonania Umowy. 4. Obie Strony zobowiązują się przetwarzać Dane Osobowe, udostępnione przez drugą Stronę w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa o ich ochronie, w szczególności przepisami RODO, w tym do wdrożenia oraz stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiedni stopień ich bezpieczeństwa. 5. Kupujący udostępnia Sprzedawcy klauzulę informacyjną dla kontrahentów (dalej: Klauzula), stanowiącą informację wymaganą na mocy art. 13 oraz 14 RODO, będącą Załącznikiem nr 1 do Umowy. 6. Sprzedawca zobowiązuje się do realizacji obowiązku informacyjnego w terminach wskazanych w przepisach RODO wobec wszystkich osób, o których mowa w punkcie 3 powyżej w imieniu Kupujacego, występującego jako administrator danych osobowych. Realizacja tego obowiązku może nastąpić w szczególności poprzez przekazanie pełnej treści Klauzuli osobom, o których mowa w punkcie 3 powyżej. 7. Strony Umowy zobowiązują się do wprowadzenia do umowy zawieranej z podwykonawcą/ podwykonawcami obowiązku zachowania poufności informacji wymienionych w ust. 2, jeśli dotyczy. 8. Strony Umowy zobowiązują się do wdrożenia oraz stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających zachowanie poufności w odniesieniu do informacji, o których mowa w ust. 2 lit. b niniejszego paragrafu oraz wyłącznie do celów realizacji zawartej Umowy. 9. Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy: - informacji powszechnie wiadomych; - informacji upublicznionych w związku z realizacją przez Strony Umowy obowiązków informacyjnych wynikających z posiadania statusu spółek publicznych (jeśli dotyczy); - informacji udostępnianych na żądanie organu, który zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, uprawniony jest do żądania ujawnienia takich informacji. 10. Obowiązek zachowania poufności obowiązuje przez czas, w którym informacje określone w ust. 2 niniejszego paragrafu zachowują swój poufny charakter, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi Kupującego i Grupy Kapitałowej Grupa Azoty. Strona 7 z 17

8 11. Strony Umowy mogą ujawniać Informacje, o których mowa w ust. 2 niniejszego paragrafu jedynie tym spośród swoich pracowników/ współpracowników, którym będą one niezbędne do wykonania powierzonych im czynności i tylko w zakresie w jakim jest to konieczne dla wykonania Umowy. Strony Umowy zobowiązują się poinformować pracowników/ współpracowników, którzy uczestniczą w realizacji Umowy lub mają styczność z informacjami, o których mowa w ust. 2 o obowiązkach wynikających z Umowy. Strony Umowy ponoszą odpowiedzialność za wszelkie naruszenia obowiązków wynikających z Umowy przez powyższe osoby. 12. Obowiązek zachowania poufności ustaje w każdym czasie, w przypadku pisemnej zgody Stron Umowy co do zakresu, terminu i sposobu upublicznienia jej postanowień - oraz informacji, o których mowa w ust. 2 lit. b niniejszego paragrafu. 13. W przypadku naruszenia postanowień, o których mowa w niniejszym paragrafie przez -Strony Umowy, Strona poszkodowana ma prawo żądać od Strony ponoszącej winę zapłaty kary umownej w wysokości zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych) za każde naruszenie. W przypadku, gdy kara umowna określona w zdaniu pierwszym nie pokryje wielkości poniesionej szkody, Stronie poszkodowanej przysługuje również prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych, przewyższającego wysokość ww. kary umownej. 13 Postanowienia końcowe 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową obowiązują przepisy Kodeksu Cywilnego. Spory pomiędzy Stronami w zakresie objętym umową rozstrzygane będą przez Sąd właściwy dla siedziby Kupującego. 2. Zmiany i uzupełnienia warunków umowy wymagają zgody obu stron wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Sprzedawca nie przeleje swoich praw i obowiązków w tym wierzytelności wynikających z umowy na rzecz osób trzecich bez zgody Kupującego. 4. W całej korespondencji Strony zobowiązują powoływać się na numer niniejszej Umowy. 5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednej dla każdej ze Stron. Kupujący Sprzedający Strona 8 z 17

9 KLAUZULA INFORMACYJNA dla kontrahentów 1 Ochrona danych osobowych w ramach Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) 1 Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych, które zbierają: (a) spółka lub spółki z grupy kapitałowej Grupa Azoty ( Grupa Azoty ) zawierające umowę z kontrahentem lub współpracujące z kontrahentem w oparciu o stałe lub jednorazowe zamówienia jako samodzielni administratorzy danych osobowych; (b) spółki z Grupy Azoty jako współadministratorzy danych kontaktowych kontrahentów, gromadzonych w ramach bazy kontrahentów Grupy Azoty ( Baza Kontrahentów ). Spółki z Grupy Azoty (łącznie Spółki lub my ), jak również dane kontaktowe właściwych inspektorów ochrony danych, wymienione są w Załączniku nr 1. W przypadku, o którym mowa w punkcie a) powyżej, administratorem (administratorami) będzie dana Spółka (Spółki) z Grupy Azoty, która zawarła / zawarły umowę lub współpracują z kontrahentem w oparciu o stałe lub jednorazowe zamówienia. W przypadku, o którym mowa w punkcie b) powyżej, współadministratorami będą Spółki z Grupy Azoty, wymienione w Załączniku nr 1. W niniejszej klauzuli informujemy o sposobach, w jakie dane osobowe są wykorzystywane, a także o prawach osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych. Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt na właściwy dla danej Spółki adres wskazane w Załączniku nr 1. 2 Zakres informacji W niniejszej klauzuli Spółki informują o wszelkich formach wykorzystywania danych osobowych na terenie Polski w odniesieniu do osób fizycznych będących: (a) (b) dostawcami lub kontrahentami Spółki, podwykonawcami dostawców lub kontrahentów Spółki, (c) wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami, reprezentantami dostawców, kontrahentów lub ich podwykonawców, (d) innymi osobami, których dane przetwarzamy w celach wystawienia lub realizacji faktur w ramach współpracy z dostawcami lub kontrahentami (łącznie Państwo lub Kontrahenci ). 1 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Strona 9 z 17

10 3 Rodzaje przetwarzanych danych osobowych 3.1 Dane podawane przez Kontrahentów W związku ze współpracą pomiędzy Państwem a Spółką, mogącą polegać w szczególności na świadczeniu przez Państwa lub organizację przez Państwa reprezentowaną usług lub dostarczaniu towarów do Spółki lub współpracy przez podmioty pośredniczące, możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak: (a) (b) (c) (d) (e) (f) imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne, numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON, numer PESEL), dane kontaktowe, takie jak adres lub numer telefonu lub faxu, stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji lub pełnioną funkcję, posiadane doświadczenie lub uprawnienia, numer rachunku bankowego. W przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Państwem a Spółką, podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów zawarcia umowy oraz obsługi współpracy pomiędzy Państwem oraz Spółką. Dotyczy to również sytuacji, w której Spółki cyklicznie lub jednorazowo zamawiają od Państwa towary lub usługi. W przypadku, gdy nie zawierają Państwo umowy bezpośrednio ze Spółką, podanie danych osobowych może być Państwa obowiązkiem służbowym lub może być niezbędne do zawarcia umowy pomiędzy Państwem a podmiotem trzecim (np. gdy są Państwo podwykonawcą Kontrahenta). Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości wykonania powyższych działań przez Spółkę (przykładowo, niepodanie danych może wiązać się z brakiem możliwości realizacji lub wystawienia faktury). Dane kontaktowe Kontrahentów wskazane w pkt a-f będą przetwarzane przez Spółki z Grupy Azoty jako współadministratorów danych dla celów tworzenia Bazy Kontrahentów. Z danych mogą skorzystać Spółki z Grupy Azoty wskazane w Załączniku nr 1 w celu kontaktu z Kontrahentem (np. wysłania zapytania ofertowego, złożenia zamówienia etc.). 3.2 Dane zbierane z innych źródeł Możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji podanych przez Państwa informacji. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach. Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie Strona 10 z 17

11 w takim przypadku informacje konieczne do obsługi współpracy oraz kontaktu z Kontrahentem, np. informacje o ustaniu Państwa zatrudnienia u danego podmiotu lub zmianie danych kontaktowych. Możemy pozyskiwać także dane osobowe podwykonawców Kontrahentów od Kontrahentów, którzy dostarczyli Spółce takie dane w celu obsługi współpracy pomiędzy Kontrahentem a Spółką. 4 Podstawy prawne, cele i okresy przetwarzania danych 4.1 Podstawy prawne przetwarzania danych Przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy: (a) (b) (c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są lub będą Państwo stroną umowy zawartej ze Spółką lub Spółkami lub do podjęcia określonych czynności przed zawarciem umowy, np. przygotowania projektu umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z obowiązków prawnych Spółek lub wprost nakazuje to przepis prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w zakresie danych osobowych zawartych w dokumentach podlegających archiwizacji na podstawie przepisów prawa; przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów Spółek lub strony trzeciej i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między naszym uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością. Takimi uzasadnionymi interesami są: (i) (ii) umożliwienie Spółkom kontaktu z Kontrahentami oraz obsługi danej umowy; wykorzystywanie danych kontaktowych Kontrahentów w ramach Bazy Kontrahentów; (iii) przechowywanie dokumentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z rozliczenia dofinansowania ze środków publicznych; (iv) (v) zapobieganie oszustwom oraz działalności przestępczej; prowadzenie procesów audytu wewnętrznego w Grupie Azoty; (vi) ustalanie lub dochodzenie przez Spółki współpracujące z Kontrahentem roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami; (vii) (viii) weryfikacja wiarygodności Kontrahenta; weryfikacja Kontrahentów w publicznych rejestrach. 4.2 Okresy przetwarzania danych ustalone dla poszczególnych celów Strona 11 z 17

12 Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne. Poniżej zostały wymienione podstawowe cele, jakie realizują Spółki poprzez przetwarzanie danych osobowych oraz okresy, przez jakie je przetwarza. Cel przetwarzania Wypełnianie zobowiązań umownych Wymiana danych kontaktowych o Kontrahentach w ramach Grupy Azoty Przechowywanie dokumentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności ustawy o rachunkowości i ustawy - Ordynacja podatkowa Okres przetwarzania Okres trwania umowy pomiędzy Kontrahentem oraz Spółką Do momentu wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych przez Kontrahenta Okres wskazany we właściwych przepisach prawa co do zasady są to okresy 5-letnie, liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło np. wystawienie faktury Niezależnie od powyższych okresów, Państwa dane mogą być przetwarzane przez Spółki: (a) (b) dla celów ustalania lub dochodzenia przez Spółki roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 3 lata od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia oraz w celach wykazania spełnienia obowiązków wynikających z rozliczenia dofinansowania ze środków publicznych - przez odpowiednie okresy wskazane w umowach oraz we właściwych przepisach regulujących udzielanie dofinansowania co do zasady są to okresy 5-letnie. 5 Przekazywanie danych osobowych innym odbiorcom 5.1 Przekazywanie danych osobowych w ramach Grupy Azoty Możemy przekazywać dane osobowe innym podmiotom z Grupy Azoty. Dotyczy to następujących sytuacji: (a) współadministrowania danymi kontaktowymi Kontrahentów w ramach Bazy Kontrahentów (b) (c) udostępniania dokumentacji upoważnionym komórkom audytu wewnętrznego w Grupie Azoty w celach prowadzenia tego audytu; świadczenia usług na rzecz Spółek przez inne spółki z Grupy Azoty, w szczególności obsługi systemów informatycznych używanych do przetwarzania danych osobowych. 5.2 Przekazywanie danych osobowych poza Grupę Azoty Dane mogą być przekazywane odbiorcom spoza Grupy Azoty. Takimi odbiorcami są: Strona 12 z 17

13 (a) podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki, takie jak: (i) (ii) (iii) podmioty świadczące usługi wsparcia informatycznego dotyczącego systemów lub narzędzi informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych lub podobne usługi, podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów, podmioty świadczące usługi przygotowywania oraz wysyłki korespondencji. Tego typu podmioty nie decydują samodzielnie o tym, w jaki sposób przetwarzać Państwa dane osobowe. Przetwarzanie przez nie danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez Spółki i nie będzie wykracza poza zakres celów wskazanych w pkt 4. Spółki mają kontrolę nad działaniem takich podmiotów za pomocą prawa do przeprowadzania czynności kontrolnych oraz odpowiednich zapisów umownych chroniących Państwa prywatność. (b) inni administratorzy danych osobowych, tacy jak: (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) podmioty udzielające lub rozliczające dofinansowania ze środków publicznych (w przypadku, gdy współpraca z Kontrahentem ma na celu realizację projektu, na który zostało udzielone dofinansowanie ze środków publicznych), podmioty uczestniczące w procesie ubezpieczania transakcji, Biuro Informacji Gospodarczej, instytucje finansowe uczestniczące w procesie realizacji i rozliczenia umowy, dostawcy usług kurierskich lub pocztowych, podmioty prowadzące działalność doradczą, podmioty prowadzące działalność audytorską oraz kancelarie prawne, inni Kontrahenci lub podwykonawcy uczestniczący w procesie wykonywania umowy, (c) inne osoby w ramach organizacji danego Kontrahenta lub podwykonawcy. 5.3 Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy Dane osobowe przekazywane podmiotom spoza Grupy Azoty mogą być również przetwarzane w kraju znajdującym się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym ( EOG"), który obejmuje państwa członkowskie UE, Islandię, Liechtenstein i Norwegię. Państwa dane mogą zostać przesłane poza EOG (i) klientowi, dostawcy lub kontrahentowi Spółek, jeżeli wymaga tego realizacja obowiązków na podstawie umowy zawartej pomiędzy spółką z Grupy Azoty a Kontrahentem lub (ii) podmiotom będących dostawcami systemów informatycznych oraz usług hostingowych. Jeżeli Państwa dane osobowe zostaną przekazane poza EOG, Spółki wprowadzą odpowiednie zabezpieczenia w celu zapewnienia, że takie przekazywanie jest przeprowadzane zgodnie z obowiązującymi zasadami ochrony danych. Aby zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych Strona 13 z 17

14 osobowych, Spółki mogą przykładowo skorzystać z umowy o powierzenie przetwarzania danych z odbiorcą podstawie standardowych klauzul ochrony danych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub zapewnić, że przeniesienie nastąpi na teren jurysdykcji, która jest przedmiotem decyzji Komisji Europejskiej w sprawie odpowiedniej ochrony danych osobowych. Mogą Państwo także poprosić o dodatkowe informacje w zakresie przekazywania danych poza EOG i uzyskać kopię odpowiedniego zabezpieczenia, korzystając ze swoich praw określonych w punkcie 6. 6 Prawa przysługujące Kontrahentom i korzystanie z nich 6.1 Przysługujące prawa Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Spółki. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy złożyć wniosek o ich sprostowanie w sposób określony w punkcie 6.2 poniżej. Spółki niezwłocznie skorygują takie informacje. Ponadto, mają Państwo prawo do: (a) (b) (c) wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy Spółki uzyskają taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem); żądania usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO; żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO; (d) wyrażenia sprzeciwu z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów Spółek lub strony trzeciej; (e) przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych Spółkom w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Spółek i z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności. Spółki będą weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania. W odpowiedzi na Państwa żądanie Spółki mogą poprosić o zweryfikowanie Państwa tożsamości lub podanie informacji, które pomogą Spółkom lepiej zrozumieć sytuację. Spółki dołożą wszelkich starań, aby wyjaśnić Państwu swoją decyzję, jeśli Państwa żądania nie zostaną spełnione. Strona 14 z 17

15 6.2 Korzystanie z przysługujących Państwu praw Aby skorzystać z powyższych uprawnień, prosimy wysłać wiadomość za pomocą poczty elektronicznej na adres właściwej spółki, wskazany w Załączniku nr 1 lub wysłać zgłoszenie w formie pisemnej pod adres korespondencyjny wskazany w tym załączniku z dopiskiem Ochrona danych kontrahenci. W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu przez Spółki P danych osobowych, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych, możemy okresowo prosić Państwa o sprawdzenie i potwierdzenie danych osobowych, które posiadamy na Państwa temat lub poinformowanie nas o wszelkich zmianach dotyczących tych danych osobowych (takich jak np. zmiana adresu ). Zachęcamy do regularnego sprawdzania poprawności, aktualności i kompletności przetwarzanych danych osobowych. 7 Aktualizacje klauzuli informacyjnej Niniejsza klauzula została zaktualizowana w dniu r. i może podlegać dalszym zmianom. Jeżeli będzie to wymagane prawem, wszelkie informacje dotyczące przyszłych zmian lub uzupełnień w przetwarzaniu danych osobowych opisanym w niniejszej klauzuli, które mogą dotyczyć Państwa osoby, zostaną Państwu przekazane za pośrednictwem odpowiedniej formy komunikacji zazwyczaj używanej przez Spółkę w kontaktach z Kontrahentami. Oświadczenie Kontrahenta Niniejszym oświadczam, iż: (a) (b) zapoznałem się z klauzulą informacyjną dla Kontrahentów; zobowiązuję się niezwłocznie udostępnić treść klauzuli informacyjnej wszystkim osobom, których dane osobowe przekazuję Spółkom w oparciu o postanowienia niniejszej klauzuli. Strona 15 z 17

16 Załącznik nr 1 Spółki z Grupy Azoty przetwarzające dane osobowe dla celów obsługi współpracy z Kontrahentami Lp. Nazwa spółki 1. Grupa Azoty S.A. z siedzibą w Tarnowie 2. Grupa Azoty Folie sp. z o.o. z siedzibą w Tarnowie 3. Grupa Azoty KOLTAR sp. z o.o. z siedzibą w Tarnowie 4. Grupa Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A. z siedzibą w Kędzierzynie-Koźlu Adres spółki Tarnów, , ul. E. Kwiatkowskiego 8 Tarnów, , ul. E. Kwiatkowskiego 8 Tarnów, , ul. E. Kwiatkowskiego 8 Kędzierzyn-Koźle, , ul. Mostowa 30A Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych / Administratora danych iod.tarnow@grupaazoty.com iod.tarnow@grupaazoty.com iod.koltar@grupaazoty.com, iod.zak@grupaazoty.com 5. ZAKSA S.A. Kędzierzyn Koźle, , ul. Mostowa 1A iod@zaksa.pl 6. Grupa Azoty Kopalnia i Zakłady Chemiczne Siarki Siarkopol S.A. z siedzibą w Grzybowie Staszów, , Grzybów iod.siarkopol@grupaazoty.com 7. Grupa Azoty Zakłady Chemiczne Police S.A. z siedzibą w Policach Police, , ul. Kuźnicka 1 iod.police@grupaazoty.com 8. Grupa Azoty Police Serwis Sp. z o.o. Police, , ul. Kuźnicka 1 iod.policeserwis@grupaazoty.com 9. KONCEPT sp. z o.o. Police, , ul. Kuźnicka 1 mateusz.jakobsze@patcom.pl 10. TRANSTECH Usługi Sprzętowe i Transportowe sp. z o.o. Police, , ul. Kuźnicka 1 lkaczmarek@transtech.pl 11. Supra Agrochemia sp. z o.o. Wrocław, , ul. Monopolowa 6 supra@gasupra.pl 12. PDH Polska S.A. Police, , ul. Kuźnicka 1 ado@pdhpolska.eu 13. Zarząd Morskiego Portu Police sp. z o.o. Police, , ul. Kuźnicka 1 ochronadanych@portpolice.pl 14. INFRAPARK Police S.A. w likwidacji Police, , ul. Kuźnicka 1 grazyna.walz@grupaazoty.com 15. KEMIPOL sp. z o.o. Police, , ul. Kuźnicka 1 amodrzejewska@kemipol.com.pl Strona 16 z 17

17 16. Grupa Azoty Polskie Konsorcjum Chemiczne sp. z.o.o. z siedzibą w Tarnowie Tarnów, , ul. E. Kwiatkowskiego 8 iod.pkch@grupaazoty.com 17. Grupa Azoty AUTOMATYKA sp. z o.o. Tarnów, , ul. E. Kwiatkowskiego Grupa Azoty PROREM sp. z o.o. Kędzierzyn Koźle, , ul. Mostowa 24D iod.automatyka@grupaazoty.com iod.prorem@grupaazoty.com 19. Grupa Azoty Compounding sp z o.o. z siedzibą w Tarnowie Tarnów, , ul. Chemiczna 118 iod.tarnow@grupaazoty.com 20. Grupa Azoty Zakłady Azotowe Puławy S.A. z siedzibą w Puławach Puławy, , al. Tysiąclecia Państwa Polskiego 13 iod.pulawy@grupaazoty.com 21. Agrochem Puławy sp. z o.o. Człuchów, , ul. Mickiewicza 5 czluchow@agrochem.com.pl 22. Elektrownia Puławy sp z o.o. Puławy, , ul. Komunalna 24 kontakt@elektrownia.pulawy.pl 23. SCF Natural sp. z o.o. Puławy, , al. Tysiąclecia Państwa Polskiego 13 biuro@scfnatural.pl 24. Gdańskie Zakłady Nawozów Fosforowych FOSFORY sp. z o.o. Gdańsk, , ul. Kujawska 2 dpo@fosfory.pl 25. STO-ZAP sp. z o.o. Puławy, , al. Tysiąclecia Państwa Polskiego REMZAP sp. z o.o. Puławy, , ul. Ignacego Mościckiego Zakłady Azotowe Chorzów S.A. Chorzów, , ul. Gabriela Narutowicza PROZAP sp. z o.o. Puławy, , al. Tysiąclecia Państwa Polskiego 13 stozap@interia.pl odo@remzap.pl iod@azotychorzow.pl prozap@prozap.com.pl 29. Bałtycka Baza Masowa sp. z o.o. Gdynia, , ul. Węglowa 3 bbm@bbm.gdynia.pl 30. Grupa Azoty Jednostka Ratownictwa Chemicznego sp. z o.o. Tarnów, , ul. E. Kwiatkowskiego 8 iod.jrch@grupaazoty.com 31. Grupa Azoty ATT Polymers GmbH Forster Straße 72, D Guben, Germany dr.manfred.braun@t-online.de Strona 17 z 17