a..., z siedzibą wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy, pod numerem.., NIP:.., REGON:., reprezentowaną przez:

Transkrypt

1 Załącznik nr 8 do SIWZ UMOWA NR.. WZÓR zawarta w dniu... roku pomiędzy Ośrodkiem Reprezentacyjnym Ministerstwa Obrony Narodowej z siedzibą w Nowej Wsi przy ul. Grodziskiej 1, Pruszków, NIP: , REGON: zwanym dalej ZAMAWIAJACYM reprezentowanym przez: - Komendanta OR MON a..., z siedzibą wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy, pod numerem.., NIP:.., REGON:., reprezentowaną przez:.. - zwaną dalej WYKONAWCĄ a..-..., zamieszkałym w.. prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą... z siedzibą w..., wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, NIP..., REGON... zwanym dalej WYKONAWCĄ wyłonionym w drodze postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, z późn. zm.) o następującej treści: 1 PRZEDMIOT UMOWY 1. Zgodnie z wynikiem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania, zgodnie ze złożoną ofertą na zasadach i w zakresie ustalonym w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) oraz w załącznikach do SIWZ, do wykonania przedmiot umowy polegający na świadczeniu usługi utrzymania zieleni, czystości i porządku terenu zespołu pałacowo-parkowego w Helenowie, na warunkach określonych w niniejszej umowie. 2. Szczegółowe warunki realizacji przedmiotu umowy określają: 1) Opis przedmiotu zamówienia załącznik nr 1 do umowy, 2) Formularz ofertowy Wykonawcy - załącznik nr 2 do umowy, 1

2 3) Formularz cenowy Wykonawcy - załącznik nr 3 do umowy. 2. Do potwierdzania i rozliczania wykonania usługi strony zobowiązują się stosować wzory dokumentów: potwierdzenie wykonania usługi załącznik nr 4 do umowy, rozliczenie do faktury załącznik nr 5 do umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania usługi zgodnie z umową i dokumentami wymienionymi w ust. 2 oraz zgodnie z przepisami, w szczególności BHP, przeciwpożarowymi i ochrony środowiska z zachowaniem należytej staranności wynikającej z zawodowego charakteru prowadzonej działalności. 4. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za właściwe utrzymanie nawierzchni drogowych, chodnikowych i innych ciągów komunikacyjnych zapewniających bezpieczeństwo użytkowania w zakresie zależnym od usług objętych umową. 5. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z załącznikami, o których mowa w ust. 3 i nie wnosi do nich jakichkolwiek zastrzeżeń. 2 TERMIN REALIZACJI UMOWY Umowa zostaje zawarta na okres od r. do dnia r. 3 PRZEDSTAWICIELE STRON 1. Przedstawicielem Zamawiającego jest Kierownik Sekcji Infrastruktury, sprawujący nadzór nad wykonywaniem przedmiotu zamówienia. 2. Przedstawicielem Wykonawcy odpowiedzialnym za prawidłowy przebieg prac jest: Przedstawiciele Zamawiającego i Wykonawcy nie mają uprawnień do odstępowania lub podejmowania zobowiązań niezgodnych z zawartą umową. 4 WARTOŚĆ UMOWY ORAZ WARUNKI PŁATNOŚCI 1. Strony ustalają, że wartość nominalna umowy w okresie jej trwania wynosi: 1) wartość netto:. słownie:.. 2) stawka podatku VAT(%).. 3) wartość brutto:.. słownie: 2. Wynagrodzenie będzie płatne przelewem na konto bankowe Wykonawcy, wskazane na fakturze. 2

3 3. Realizacja umowy zostanie rozliczona fakturami częściowymi, za miesiąc kalendarzowy - stanowiący okres rozliczeniowy. 4. Podstawą do wystawienia faktury przez Wykonawcę będzie podpisane przez strony Potwierdzenie wykonania usługi, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do umowy oraz rozliczenie do faktury, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do umowy. 5. Za świadczone usługi porządkowe wykonywane w sposób ciągły (codzienny) i cykliczny Wykonawca będzie otrzymywał wynagrodzenie miesięczne wynikające z pomnożenia wielkości powierzchni, na której wykonywał usługę, przez stawkę jednostkową podaną w formularzu cenowym stanowiącym integralną część oferty zgodnie z załącznikiem nr 3 do niniejszej umowy. Zapłata należności nastąpi po wykonaniu usługi oraz po jej odebraniu i podpisaniu potwierdzenia wykonania usługi wraz z rozliczeniem do faktury, przez wymienionych w 3 przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy. 6. Zamawiający ma prawo ustalać wielkość powierzchni będącej podstawą obliczenia wysokości wynagrodzenia Wykonawcy proporcjonalnie według stosunku ilości dni, w których Wykonawca nie wykonywał usługi bądź wykonywał ją w sposób nienależyty, do ilości dni w okresie rozliczeniowym, w których Wykonawca był zobowiązany do wykonywania usługi. Za okres rozliczeniowy uznaje się miesiąc kalendarzowy. 7. Wynagrodzenie będzie płatne z dołu na podstawie dostarczonej przez Wykonawcę faktury, z zastrzeżeniem ust Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty faktury w terminie do. dni od daty jej wpływu do siedziby Zamawiającego. Uwaga! - do umowy przyjęty zostanie termin płatności oferowany przez Wykonawcę w Formularzu oferty - rozdział II pkt Za datę wywiązania się Zamawiającego z umownego terminu płatności przyjmuje się dzień obciążenia jego rachunku bankowego. 10. Wykonawca nie może cedować swoich należności wynikających z niniejszej umowy na osoby trzecie. 11. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie z przysługującego mu wynagrodzenia kar umownych. 5 ODBIÓR USŁUGI 1. Potwierdzenie wykonania usługi (sporządzone zgodnie ze wzorem - załącznik nr 4) wraz z rozliczeniem do faktury (sporządzone zgodnie ze wzorem - załącznik nr 5) stanowią potwierdzenie zakresu wykonanych i odebranych prac jeden raz w miesiącu. 2. Potwierdzenie wykonania usługi sporządzi przedstawiciel Zamawiającego przy udziale przedstawiciela Wykonawcy, do którego zostanie załączone rozliczenie do faktury. 3. Potwierdzenie, o którym mowa w ust. 1 i 2 podpiszą przedstawiciele Zamawiającego i Wykonawcy (wymienieni w 3) w nieprzekraczalnym 3

4 terminie do 5 dnia roboczego następnego miesiąca, po miesiącu rozliczeniowym. 4. W przypadku, gdy przedstawiciel Wykonawcy odmawia podpisania potwierdzenia wraz z tabelą rozliczeń, jest on wówczas zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu na piśmie przyczyn odmowy podpisania Potwierdzenia wykonania usługi, w terminie do 20 dnia następnego miesiąca po miesiącu rozliczeniowym. Brak pisemnego uzasadnienia Wykonawcy jest jednoznaczne z uznaniem, że cofa on odmowę. 5. Po upływie terminu określonego w ust. 4 Zamawiający przesyła Wykonawcy potwierdzenie wykonania usługi wraz z rozliczeniem w celu umożliwienia Wykonawcy wystawienia i dostarczenia faktury. 6. W przypadku, gdy przyczyny odmowy podpisania potwierdzenia wykonania usługi wraz z rozliczeniem do faktury Zamawiający uzna za zasadne, zostanie sporządzone nowe potwierdzenie wykonania usługi wraz z rozliczeniem do faktury i przesłane do Wykonawcy bez zbędnej zwłoki. 7. Zamawiający (Kierownik Sekcji Infrastruktury) każdorazowo informuje Wykonawcę (przedstawiciela Wykonawcy) o stwierdzonych zastrzeżeniach odnośnie niewłaściwej realizacji zobowiązania bądź jego nie wykonaniu w określonym terminie. Zamawiający (Kierownik Sekcji Infrastruktury) każdorazowo dokumentuje powyższe w formie notatki. 8. Każdorazowe stwierdzenie zastrzeżeń, o którym mowa w ust. 7 zostanie ujęte w potwierdzeniu wykonania usługi. 6 ZATRUDNIANIE PODWYKONAWCÓW 1. Zakres usługi (części przedmiotu umowy), który będzie wykonywał Podwykonawca/Podwykonawcy określony jest w formularzu ofertowym Wykonawcy, który stanowi załącznik nr 2 do umowy. Wykonawca zapewnia przy tym, że w realizacji usługi, o której mowa powyżej uczestniczyć będą wyłącznie osoby posiadające niezbędne do wykonania umowy uprawnienia wymagane przepisami prawa. Za działania i zaniechania Podwykonawców Wykonawca odpowiada jak za zaniechania własne. 2. W trakcie realizacji zamówienia Wykonawca może zmienić podwykonawcę lub zrezygnować z podwykonawstwa. Jeżeli zmiana lub rezygnacja z podwykonawstwa dotyczyć będzie podmiotu, na zasoby którego Wykonawca powoływał się na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b Prawa zamówień publicznych, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, Wykonawca jest zobowiązany wykazać Zamawiającemu, że proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia w tym przypadku Wykonawca musi uzyskać pisemną zgodę Zamawiającego. 4

5 Zmiana Podwykonawcy następuje za uprzednim pisemnym poinformowaniem o tym fakcie Zamawiającego, dokonanym co najmniej na 7 dni przed dokonaniem zmiany Podwykonawcy. 7 WARUNKI WEJŚCIA PRACOWNIKÓW NA TEREN JEDNOSTKI WOJSKOWEJ 1. Wykonawca zobowiązany jest do: 1) dostarczenia Kierownikowi Sekcji Infrastruktury z wyprzedzeniem co najmniej 3 dni, przed rozpoczęciem prac, wykazu pracowników planowanych do zatrudnienia na terenie Ośrodka Reprezentacyjnego MON lub o zamiarze wprowadzenia nowych pracowników na obiekt. Wykaz powinien zawierać następujące dane: imię, nazwisko, adres zamieszkania, nr dowodu osobistego, PESEL, a także wykaz samochodów wjeżdżających na teren wojskowy, który powinien zawierać markę i numer rejestracyjny pojazdu. Do wykazu pracowników należy dołączyć fotografię każdego z pracowników. 2) zapewnienia najpóźniej w dniu rozpoczęcia prac, udziału wszystkich pracowników w zapoznaniu ich przez przedstawiciela jednostki z obowiązującymi na jej terenie unormowaniami administracyjnymi i rygorami porządkowymi oraz zobowiązać pracowników do przestrzegania tych unormowań. 3) informowania Zamawiającego na piśmie, o zatrudnianiu przez Wykonawcę cudzoziemców, którzy będą uczestniczyć w wykonywaniu przedmiotu umowy na terenie Ośrodka Reprezentacyjnego MON; 4) do poddania się procedurze uzyskania zezwoleń uprawniających do wejścia cudzoziemców na teren Ośrodka Reprezentacyjnego MON przez Służbę Kontrwywiadu Wojskowego. 2. Warunkiem wejścia cudzoziemców na teren Ośrodka Reprezentacyjnego MON jest uzyskanie zezwoleń, o których mowa w ust. 1 pkt 4. 8 OBOWIĄZKI STRON 1. Do obowiązków Zamawiającego należy w szczególności: 1) protokólarne przekazanie terenu usług Wykonawcy w celu realizacji umowy, 2) odbiór usług na warunkach określonych w umowie, 3) zapłata umówionego wynagrodzenia na warunkach określonych w niniejszej umowie; 4) prowadzenie dokumentacji usług, w tym potwierdzeń wykonania usługi i rozliczeń do faktur. 2. Do obowiązków Wykonawcy należy w szczególności: 1) wykonywanie (świadczenie) usługi zgodnie z umową, 5

6 2) zapewnienie bezpiecznych warunków pracy, zgodnie z przepisami BHP, przeciwpożarowymi i ochrony środowiska, w tym także dla osób postronnych, 3) dbałość o ochronę środowiska, 4) zagospodarowanie i przekazanie odpadów powstałych przy wykonywaniu przedmiotu umowy zgodnie z wymaganiami określonymi w przepisach ochrony środowiska, 5) ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kontraktowego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą według zasad określonych w 10 niniejszej umowy, 6) zapewnienie odpowiedniego sprzętu i materiałów niezbędnych do właściwego wykonywania usługi, 7) Wykonawca zobowiązuje się, do świadczenia przedmiotu umowy zespołem pracowników, przy czym określa się minimalny skład zespołu pracowników do realizacji przedmiotu zamówienia: a) pracownik nadzoru - nadzór musi być zapewniony w sposób skuteczny i ciągły na czas wykonywania usługi minimum jedna osoba. b) pracownicy fizyczni, na czas wykonywania usługi minimum osiem osób, w tym co najmniej czterech ogrodników terenów zieleni. Ogrodnik terenów zieleni: kod , wg Załącznika do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 sierpnia 2014r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy oraz jej stosowania (Dz. U. z 2014 poz. 1145). Ogrodnik terenów zieleni powinien posiadać co najmniej wykształcenie zasadnicze zawodowe o kierunku ogrodniczym lub rolniczym. 8) W przypadku, zwolnień lekarskich oraz urlopów pracowników, o których mowa w pkt 7, trwających powyżej siedmiu dni, Wykonawca niezwłocznie poinformuje o tym Zamawiającego oraz wprowadzi pracowników zastępczych o odpowiednich kwalifikacjach wymaganych dla osób zastępowanych. 9) Wykonawca zobowiązuje się, że pracownicy świadczący przedmiot umowy będą posiadać odpowiednie kwalifikacje, uprawnienia i umiejętności odpowiednie do zakresu świadczenia usługi określonej w opisie przedmiotu zamówienia - załączniku nr 1 do umowy, 10) Wykonawca zobowiązuje się, że pracownikami świadczącymi przedmiot umowy będą osoby, które nie figurują w Krajowym Rejestrze Karnym, 11) udostępnianie Kierownikowi sekcji infrastruktury do wglądu dokumentów potwierdzających kwalifikacje, uprawnienia, szkolenia bhp, badania lekarskie pracowników Wykonawcy; 12) przestrzeganie zasad i porządku pracy obowiązujących w obiektach i na terenie wykonywanych usług terenie kompleksu wojskowego, 13) uzyskanie przepustek wstępu dla pracowników i pojazdów Wykonawcy, 14) przedłożenie Zamawiającemu wykazu pracowników i pojazdów mających realizować usługę oraz pisemne zawiadamianie o wprowadzanych zmianach, nie później niż w dniu wprowadzenia zmiany, 6

7 15) wyposażenie i używanie przez pracowników odpowiednich ubiorów firmowych lub innych jednakowych ubiorów ochronnych, 16) bieżące informowanie Zamawiającego o przeszkodach powodujących utrudnienia w wykonywaniu usługi lub uniemożliwiające wykonanie usługi, 17) pisemnego informowania Zamawiającego o zauważonych zagrożeniach, których usunięcie nie leży po stronie Wykonawcy, 3. Wykonawca zapewnia, że pracownicy wykonujący usługę będą przebywać tylko w obrębie miejsc wykonywania pracy, przebywanie w innych miejscach jest zabronione. 4. Wykonawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za przeszkolenie zatrudnionych przez siebie osób w zakresie BHP, ppoż., posiadanie przez te osoby badań lekarskich, posiadanie i używanie sprzętu ochrony osobistej. 5. Zawarcia porozumienia pracodawców w sprawie powołania koordynatora sprawującego nadzór nad bezpieczeństwem i higieną pracy, w oparciu o art pkt. 2 Kodeksu pracy, w związku z wykonywaniem prac jednocześnie w tym samym miejscu przez pracowników podlegających różnym pracodawcom; 6. Wykonawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za skutki nieszczęśliwych wypadków spowodowanych niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem usługi (w szczególności w zakresie wykonywania czynności odladzania i posypywania środkami antypoślizgowymi powierzchni zewnętrznych ciągów komunikacyjnych); 7. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność materialną za szkody powstałe (spowodowane przez Wykonawcę lub jego pracowników), w trakcie realizacji niniejszej umowy. W przypadku stwierdzenia szkód, Zamawiający zawiadamia o tym fakcie Wykonawcę, jednocześnie podając termin i miejsce dokonania oględzin. W wyniku dokonanych oględzin, strony sporządzają protokół szkód, który będzie podstawą do wyliczenia wartości szkody. Zamawiającemu służy prawo, w przypadku nie naprawienia szkody w terminie 7 dni roboczych od daty sporządzenia protokołu szkód, do potrącenia z wynagrodzenia należnego Wykonawcy, kwoty odpowiadającej wartości szkody. Gdy wartość szkody jest wyższa od należnego wynagrodzenia, Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty należności w terminie 30 dni. Gdy Wykonawca odmówi naprawienia szkody, Zamawiający zobowiązuje się do zlecenia zastępczego wykonania na koszt Wykonawcy. 8. Na wniosek Zamawiającego, w przypadku zastrzeżeń do pracy określonego pracownika, złożonych na piśmie, Wykonawca zobowiązuje się odsunąć tą osobę od wykonywania czynności przedmiotu zamówienia. 9. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w czasie wykonywania usługi na terenie Ośrodka Reprezentacyjnego Ministerstwa Obrony Narodowej. 7

8 9 ZAPLECZE 1. Zamawiający wg. możliwości przydzieli Wykonawcy pomieszczenie na przechowanie drobnego sprzętu gospodarczego niezbędnego do wykonywania przedmiotu zamówienia. 2. Zamawiający udostępni nieodpłatnie miejsce, w którym Wykonawca może posadowić własne kontenery na potrzeby pracowników wykonujących usługi porządkowe oraz na przechowanie sprzętu niezbędnego do wykonywania przedmiotu zamówienia. 3. Wykonawca zobowiązuje się chronić przydzielone mu pomieszczenie przed kradzieżą lub dewastacją znajdującego się w nich mienia (wyposażenia), przed pożarem oraz zobowiązany jest do zachowania pierwotnego (nie pogorszonego) stanu technicznego. 10 GOSPODARKA MATERIAŁAMI W ZAKRESIE OCHRONY ŚRODOWISKA 1. Wykonawca zobowiązuje się, że stosowane środki chemiczne do wykonania przedmiotu zamówienia będą posiadać atesty higieniczne i będą dopuszczone do stosowania na rynku krajowym. 2. Odpady wytworzone przez Wykonawcę, w szczególności: liście, zebrane gałęzie, skoszona trawa, usunięte odrosty drzew i samosiejki, Wykonawca zobowiązuje się usunąć na własny koszt do miejsca utylizacji. 11 KARY UMOWNE 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w wysokości: a) 10% wynagrodzenia umownego brutto, o którym mowa w 4 ust. 1, pkt 3 w przypadku odstąpienia lub rozwiązania umowy przez Zamawiającego lub Wykonawcę z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, b) 1000,00 złotych brutto, za każdorazowe stwierdzenie nienależytego wykonania zobowiązania z winy Wykonawcy, przy czym za każdorazowe stwierdzenie nienależytego wykonania zobowiązania uznaje się każde zastrzeżenie do sposobu wykonania usługi zawarte w potwierdzeniu wykonania usługi, o którym mowa w 5 ust. 1, c) 1000,00 złotych brutto za każdorazowe stwierdzenie niepełnego składu zespołu pracowników, przy czym za każdorazowe takie stwierdzenie uznaje się każde występujące w danym dniu wykonywania przedmiotu umowy dotyczy wyłącznie pracowników fizycznych, o których mowa 8 ust. 2, pkt 7 lit. b, z wyłączeniem przypadków, o których mowa 8 ust. 2, pkt 8. d) 1000,00 złotych brutto za każdorazowe stwierdzenie braku odpowiednich kwalifikacji pracowników wchodzących w skład zespołu pracowników, przy czym za każdorazowe takie stwierdzenie uznaje się każde trwające powyżej 5 dni w danym miesiącu rozliczeniowym dotyczące jednego 8

9 pracownika dotyczy wyłącznie pracowników fizycznych ogrodników terenów zieleni, o których mowa 8 ust. 2, pkt 7 lit. b. e) 2% wartości wynagrodzenia umownego brutto określonego w 4 ust. 1, pkt 3, za wykonywanie przez cudzoziemców przedmiotu umowy na terenie Ośrodka Reprezentacyjnego MON, z pominięciem postanowień 7 ust. 1 pkt 3-4 oraz ust 2, za każdy stwierdzony taki przypadek. 2. Kary umowne, o których mowa w 11 ust.1 lit b,c,d,e będą naliczane na podstawie potwierdzenia wykonania usługi i rozliczenia do faktury, o których mowa w 5 niniejszej umowy. 3. Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, w terminie do 30 dni od powzięcia wiadomości o okolicznościach je uzasadniających, w wysokości 10% wynagrodzenia umownego brutto, z wyjątkiem zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. 4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącanie kar umownych z wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy. 5. Strony mają prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego. 12 UBEZPIECZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI CYWILNEJ Wykonawca oświadcza, że zawarł na własny koszt polisę odpowiedzialności cywilnej z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kontraktowego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą na kwotę nie mniejszą niż ,00 zł i zobowiązuje się do bieżącego uaktualniania polisy, z zachowaniem zasady ciągłości, na czas realizacji usługi objętej umową. 13 ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY 1. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy wynosi 10% tj. zł (słownie.. ) i zostało wniesione w formie Zamawiający dokona zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy w terminie 30 dni od dnia wykonania przedmiotu umowy i uznania przez Zamawiającego za należycie wykonany. 9

10 3. Zamawiający będzie uprawniony do skorzystania z zabezpieczenia należytego wykonania umowy w celu pokrycia swoich roszczeń wobec Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy - po uprzednim pisemnym poinformowaniu Wykonawcy o wysokości i przyczynach skorzystania z zabezpieczenia. Jeżeli Wykonawca jest jednocześnie gwarantem, zabezpieczenie służy także pokryciu roszczeń z tytułu gwarancji jakości. 4. W przypadku, gdy Zamawiający skorzysta z zabezpieczenia w całości lub w części, Wykonawca zobowiązany będzie do uzupełnienia kwoty zabezpieczenia do wysokości określonej w pkt 1, w terminie 14 dni roboczych od dnia doręczenia Wykonawcy przez Zamawiającego pisemnego zawiadomienia o obowiązku uzupełnienia kwoty zabezpieczenia. 14 WYPOWIEDZENIE LUB ODSTĄPIENIE OD UMOWY 1. Każda ze stron ma prawo rozwiązania umowy za uprzednim trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia, udokumentowanym na piśmie pod rygorem nieważności ze skutkiem rozwiązującym na koniec miesiąca kalendarzowego. W takim przypadku okres wypowiedzenia rozpoczyna swój bieg od miesiąca następującego po miesiącu, w którym druga strona otrzyma zawiadomienie o wypowiedzeniu umowy. 2. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, o którym mowa w ust. 1, w przypadkach gdy: a) Wykonawca przerwał wykonanie usługi i jej nie kontynuuje pomimo wezwania Zamawiającego złożonego na piśmie, a nieuzasadniona przerwa trwa dłużej niż 3 dni robocze, b) Wykonawca narusza przepisy BHP, ppoż., ochrony środowiska, c) Wykonawca nie rozpoczął usługi w terminie powyżej 3 dni roboczych, liczonych od dnia rozpoczęcia, o którym mowa 2, o ile wynika to z winy Wykonawcy, d) nie wywiązania się Wykonawcy ze swoich zobowiązań z należytą starannością, pomimo dwukrotnego wezwania Zamawiającego, do należytego wykonania umowy; e) występują istotne wady w wykonaniu przedmiotu umowy, które nie dadzą się usunąć albo, gdy z okoliczności wynika, że Wykonawca nie zdoła ich usunąć w wyznaczonym terminie, f) powierzenia przez Wykonawcę wykonania usług innym podmiotom (podwykonawcom) bez pisemnej zgody Zamawiającego gdy zgoda ta jest wymagana, g) zostanie ogłoszona upadłość lub rozwiązanie firmy Wykonawcy, h) zostanie wydany nakaz zajęcia majątku Wykonawcy, i) Wykonawca naruszył postanowienia 7 niniejszej umowy, 10

11 j) trzykrotnego stwierdzenia, że Wykonawca świadczy przedmiot umowy liczbą pracowników mniejszą niż tą do której zobowiązał się w 8 ust. 2 pkt 7, z wyłączeniem przypadków, o których mowa 8 ust. 2 pkt 8. k) trzykrotnego stwierdzenia, że Wykonawca świadczy przedmiot umowy pracownikami bez odpowiednich kwalifikacji, do których zobowiązał się w 8 ust. 2 pkt 7 lit. b. 3. Wykonawcy przysługuje prawo odstąpienia od umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, o którym mowa w ust. 1, w przypadku gdy Zamawiający nie dokona opłaty dwóch kolejno prawidłowo wystawionych faktur za realizację niniejszej umowy. 4. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy lub jej części, w razie wystąpienia zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy lub jej części nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. Zamawiający może odstąpić od umowy, w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. 5. W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od umowy Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonanej części umowy. 6. Wysokość wynagrodzenia dla Wykonawcy za nakład pracy i koszty poniesione do chwili przerwania prac, uzgodniona będzie na spotkaniu przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy, zorganizowanym w czasie i miejscu uzgodnionym przez strony. Uzgodnienie to będzie podstawą do wystawienia faktury. 15 ZMIANY UMOWY 1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy, jeżeli wystąpi co najmniej jedna z niżej wymienionych okoliczności: 1) gdy zmiany polegają na zmniejszeniu zakresu i wartości umowy z powodu: trwałego (np.: wywołanego klęskami żywiołowymi, przekazaniem terenów poza Stołeczny Zarząd Infrastruktury, dzierżawą terenów innym użytkownikom, itp.); czasowego (dłużej niż jeden miesiąc) wyłączenia z użytkowania terenów zewnętrznych (remonty, inwestycje, itp.); Zmiany te skutkują ponownym przeliczeniem powierzchni zewnętrznych po obowiązujących stawkach, w celu określenia należnego wynagrodzenia po zmianach, które obowiązywać będą z chwilą podpisania aneksu przez strony. Skutki zmian powierzchni i wynagrodzenia wiążą strony od pierwszego dnia miesiąca po miesiącu, w którym Zamawiający powiadomił pisemnie Wykonawcę o wprowadzonych zmianach; Zamawiający zastrzega, że w przypadku czasowego wyłączenia (nie 11

12 dłużej niż 1 miesiąc) sprzątanych powierzchni z użytkowania (np. z powodu remontów, prac konserwacyjnych) nie jest wymagany aneks do umowy. Zamawiający zawiadamia na piśmie Wykonawcę o terminie okresowego wyłączenia danych powierzchni z realizacji usługi. 2) zmiany podatku VAT oraz zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, o kwotę wynikającą ze zmienionej stawki podatku VAT obowiązującej w dacie powstania obowiązku podatkowego. 2. Wszystkie powyższe postanowienia stanowią katalog zmian na które Zamawiający może wyrazić zgodę. Nie stanowią jednocześnie zobowiązania do wyrażenia takiej zgody i nie rodzą żadnego roszczenia w stosunku do Zamawiającego. 16 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Wszelkie spory na tle wykonywania umowy rozstrzygać będzie właściwy Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 2. Wszelkie uzupełnienia, zmiany lub rozwiązanie niniejszej umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej - aneksami, pod rygorem nieważności innej formy. 3. W sprawach, których nie reguluje niniejsza umowa, będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego, oraz innych obowiązujących ustaw. 4. Umowę niniejszą sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden egzemplarz dla Wykonawcy i dwa egzemplarze dla Zamawiającego. 5. Integralną część umowy stanowią załączniki: 17 ZASADY POSTEPOWANIA W KONTAKTACH Z WYKONAWCAMI Integralną część umowy stanowi załącznik do Decyzji Nr 145/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 13 lipca 2017 r. w sprawie postępowania w kontaktach z Wykonawcami, którego treść obowiązuje obie strony umowy. Załącznik nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2 - Kserokopia formularza ofertowego Załącznik nr 3 - Kserokopia formularza cenowego Załącznik nr 4 - Potwierdzenie wykonania usługi Załącznik nr 5 - Rozliczenie do faktury Załącznik nr 6 - Załącznik do decyzji nr 145/MON 12

13 ZAMAWIAJĄCY.. WYKONAWCA... Uzgodniono: GŁÓWNY KSIĘGOWY KIEROWNIK SEKCJI INFRASTRUKTURY... RADCA PRAWNY PUBLICZNYCH... KIEROWNIK SEKCJI ZAMÓWIEŃ KIEROWNIK SEKCJI OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH... 13

14 POTWIERDZENIE WYKONANIA USŁUGI Załącznik nr 4 do umowy Nazwa usługi Świadczenie usługi utrzymania zieleni, czystości i porządku terenu zespołu pałacowo-parkowego w Helenowie. Wykonawca usługi Podstawa wykonania usługi Umowa nr z dnia Okres wykonania usługi Wartość usługi Wartość usługi za okres jej wykonania: Zastrzeżenia dotyczące wykonanej usługi Kary umowne Załączniki np. Usługę wykonano zgodnie z umową lub Usługę wykonano z poniższymi zastrzeżeniami ZASTRZEŻENIA: Opisać zastrzeżenia, jeżeli umowa przewiduje możliwość dokonania odbioru usługi, pomimo występujących zastrzeżeń, np.: zastosowane odliczenia za wykonanie usługi nienależycie lub w niepełnym zakresie z winy Wykonawcy (zgodnie z notatkami sporządzonym przez Kierownika Sekcji Infrastruktury). np. kar umownych nie zastosowano lub Zamawiający naliczy kary umowne i potrąci ich wartość z wynagrodzenia za miesiąc.., w kwocie:.. Czego dotyczą, ilość Przedstawiciel Zamawiającego (imię i nazwisko, data, podpis) Przedstawiciel Wykonawcy (imię i nazwisko, data, podpis) 14

15 Rozliczenie do faktury za m-c r. wg umowy nr... Załącznik nr 5 do umowy tabela 1 Lp. Typ powierzchni / czynność Stawka netto za 1 m2 / miesiąc (wg formularza cenowego) Wielkość powierzchni bez wyłaczeń [m2] Stawka VAT Wartość brutto za całość powierzchni bez wyłączeń [kol.3*kol.4*kol.5] Liczba dni w miesiącu do których Wykonawca był zobowiązany świadczyć usługę Stawka brutto za 1m2 /1 dzień [kol.6/kol.4/kol.7] (wartość liczbowa ustalona do 3 miejsc dziesiętnych) Wielkość powierzchni nie utrzymywanej/sprzątanej lub utrzymywanej/sprzatanej nienależycie [m2] Liczba dni w których usługa nie była świadczona lub świadczona była w nienależycie Kwota odliczeń [kol.9*kol.8*kol.10] Wartość brutto za całość do zapłaty [kol.6-kol.11] Utrzymanie zieleni (pielęgnacji), czystości i porządku terenu zespołu pałacowo-parkowego wykonywane w sposób ciągły (codzienny) w okresie od 1 lipca 2018 r. do 31 października 2018 r. oraz od 1 kwietnia 2019 r. do r. - wynagrodzenie Wykonawcy rozliczane miesięcznie ,00 2 Utrzymanie czystości i porządku terenu zespołu pałacowoparkowego wykonywane w sposób ciągły (codzienny) w okresie od 1 listopada 2018 r. do 31 marca 2019 r. - wynagrodzenie Wykonawcy rozliczane miesięcznie ,00 4 Utrzymanie w czystości nawierzchni utwardzonych, wykonywane w sposób ciągły (codzienny) w okresie od r. do r. - wynagrodzenie Wykonawcy, rozliczane miesiecznie ,00 15

16 5 Utrzymanie w czystości nawierzchni utwardzonych i gruntowych wykonywane w sposób cykliczny w okresie od r. do r. - wynagrodzenie Wykonawcy,rozliczane miesiecznie ,00 Razem Razem do zapłaty przedstawiciel Wykonawcy przedstawiciel Zamawiającego 16

17 Załącznik nr 6 do umowy Załącznik do decyzji Nr 145/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 13 lipca 2017 r. (poz. 157) ZASADY POSTĘPOWANIA W KONTAKTACH Z WYKONAWCAMI Rozdział 1 Postanowienia ogólne 1. Zasady postępowania w kontaktach z wykonawcami regulują postępowanie pracowników i żołnierzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej, zwanych dalej komórkami, oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych, z wyłączeniem spółek dla których Minister Obrony Narodowej wykonuje uprawnienia majątkowe przysługujące Skarbowi Państwa z tytułu należących do Skarbu Państwa akcji lub udziałów w tych spółkach, zwanych dalej "jednostkami organizacyjnymi", oraz osób fizycznych świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych w Ministerstwie Obrony Narodowej lub w jednostkach organizacyjnych w stosunku do osób prawnych, osób fizycznych oraz jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną: 1) wykonujących na rzecz Skarbu Państwa lub państwowej osoby prawnej odpłatne umowy, w szczególności na dostawy, świadczenie usług lub roboty budowlane; 2) które z racji zakresu prowadzonej działalności mogą starać się o zawarcie umów, o których mowa w pkt 1; 3) które działają w imieniu lub na rzecz podmiotów wskazanych w pkt 1 lub 2, zwanych dalej "wykonawcami". 2. W kontaktach z wykonawcami należy zachować świadomość, że mogą oni stosować działania mające na celu zapewnienie im przychylności, skutkujące naruszeniem zasady bezstronności, równego traktowania lub uczciwej konkurencji (reguła wzajemności). 3. W kontaktach z wykonawcami należy kierować się zasadami: 1) godności i honoru; 2) zdrowego rozsądku i umiaru; 3) ochrony dobrego imienia Ministerstwa Obrony Narodowej i Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej; 17

18 4) pierwszeństwa interesów Ministerstwa Obrony Narodowej i Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej; 5) unikania sytuacji, które mogłyby wywoływać powstanie długu materialnego lub honorowego albo poczucia wdzięczności; 6) bezstronności oraz unikania zachowań faworyzujących konkretnego wykonawcę w stosunku do jego konkurencji. Rozdział 2 Rozliczanie kosztów Przy rozliczaniu kosztów poniesionych w związku z bezpośrednimi kontaktami z wykonawcami należy przyjąć zasadę "każdy płaci za siebie", w szczególności: 1) koszty podróży służbowych, w tym koszty dojazdów, wyżywienia i noclegów pokrywa się wyłącznie z budżetu, którego dysponentem jest Minister Obrony Narodowej; 2) w restauracjach i innych miejscach wspólnego przebywania rachunki należy opłacać z własnych środków w ramach późniejszego rozliczenia służbowego, lub ze środków pochodzących z budżetu, którego dysponentem jest Minister Obrony Narodowej (karty płatnicze). 2. Niedopuszczalne jest korzystanie z fundowanego przez wykonawców wyżywienia, transportu, ani z pokrywania przez nich innych kosztów i zobowiązań z wyjątkiem: 1) drobnych poczęstunków serwowanych w trakcie podróży służbowych; 2) transportu związanego z wykonywaniem zadań w ramach podróży służbowych. Rozdział 3 Przedsięwzięcia i spotkania z udziałem wykonawców Dopuszczalne są przedsięwzięcia związane z zawarciem lub realizacją umowy, organizowane wspólnie przez komórki lub jednostki organizacyjne oraz wykonawców. 2. Dopuszczalne jest udzielanie pomocy krajowym przedsiębiorstwom sektora obronnego w przedsięwzięciach promocyjnych skierowanych na rynki zagraniczne, w tym w ramach międzynarodowych targów, pokazów, wystaw i konferencji o tematyce obronnej, w szczególności w postaci wystawiania referencji dla sprzętu będącego na wyposażeniu Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej oraz udostępniania informacji i materiałów będących w posiadaniu resortu obrony narodowej, a stanowiących informację publiczną lub informację przetworzoną w rozumieniu przepisów o dostępie do 6 informacji publicznej. 18

19 3. Dopuszczalny jest udział w posiedzeniach i konferencjach organizowanych lub współorganizowanych przez organizacje międzynarodowe, których członkiem jest Rzeczpospolita Polska, a w szczególności przez Organizację Traktatu Północnoatlantyckiego lub Unię Europejską, odbywających się z udziałem wykonawców, a także w przedsięwzięciach realizowanych przez komórki lub jednostki organizacyjne, które wynikają z zaakceptowanego rocznego planu współpracy międzynarodowej resortu obrony narodowej. 4. Zaangażowanie w inne niż wymienione w ust. 1-3 przedsięwzięcia z udziałem wykonawców, w tym w szczególności konferencje, seminaria, sympozja dopuszczalne jest wyłącznie po uzyskaniu od organizatora informacji zgodnej z wzorem zapytania, zawartym w załączniku Nr 1 do Zasad postępowania w kontaktach z wykonawcami oraz udzieleniu pisemnej zgody dyrektora (szefa, komendanta, kierownika, dowódcy, prezesa) komórki lub jednostki organizacyjnej na uczestnictwo w takim przedsięwzięciu. W przypadku chęci uczestnictwa dyrektora (szefa, komendanta, kierownika, dowódcy, prezesa) w przedsięwzięciu z udziałem wykonawców, pisemną zgodę wydaje jego bezpośredni przełożony. 5. Obowiązki, o których mowa w ust. 4, nie dotyczą przypadku, gdy organizatorem, lub współorganizatorem przedsięwzięcia jest Ministerstwo Obrony Narodowej lub inne instytucje krajowej administracji rządowej Wszelkie spotkania z wykonawcami, jeżeli nie mają charakteru: 1) przedsięwzięć wymienionych w 5 ust. 1-3, lub 2) konferencji, seminariów lub sympozjów wymienionych w 5 ust. 4 i 5, lub 3) spotkań towarzyskich, odbywających się poza godzinami pracy, podczas których nie poruszano żadnych kwestii służbowych, lub 4) spotkań o charakterze jedynie organizacyjno-porządkowym powinny odbywać się przy udziale co najmniej dwóch osób będących przedstawicielami komórek lub jednostek organizacyjnych (zasada wielu par oczu ), w przeciwnym wypadku całość spotkania powinna zostać utrwalona za pomocą urządzeń i środków technicznych służących do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku. 2. Utrwalenie przebiegu spotkania z wykonawcami za pomocą urządzeń i środków technicznych służących do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku, zwane dalej zapisem, następuje po uprzednim uzyskaniu zgody wykonawcy na taki sposób utrwalenia przebiegu spotkania. 3. Niedopuszczalne jest kontynuowanie spotkania z wykonawcą, który nie wyraził zgody na utrwalenie jego przebiegu, przy jednoczesnym braku możliwości zapewnienia udziału dwóch osób w spotkaniu, o którym mowa w ust Zapis następuje za pomocą urządzeń i środków technicznych wykorzystujących technikę cyfrową, zapewniającą: 1) integralność zapisu; 2) kopiowanie zapisu pomiędzy urządzeniami, środkami technicznymi i informatycznymi nośnikami danych; 19

20 3) zabezpieczenie zapisu, w szczególności przed utratą lub nieuzasadnioną zmianą; 4) odtworzenie zapisu także przy użyciu urządzeń i środków technicznych korygujących lub wzmacniających utrwalony dźwięk lub obraz; 5) udostępnienie zapisu na informatycznym nośniku danych; 6) możliwość bieżącej kontroli dokonywanego zapisu. 5. Informatyczne nośniki danych na których dokonano zapisu podlegają zdeponowaniu w kancelarii komórki lub jednostki organizacyjnej, której pracownik lub żołnierz brał udział w spotkaniu z wykonawcą, gdzie następnie są archiwizowane przez okres 3 lat. Rozdział 4 Sponsorowanie przedsięwzięć 7. Z zastrzeżeniem 5 ust. 1-3, niedopuszczalne jest, aby przedsięwzięcia organizowane lub współorganizowane przez komórki lub jednostki organizacyjne były finansowane, współfinansowane lub w inny sposób materialnie wspierane przez wykonawców, chyba że jest to związane bezpośrednio z koniecznością pokrycia kosztów wynikających z uczestnictwa wykonawcy w danym przedsięwzięciu. Rozdział 5 Prezenty, materiały promocyjne i informacyjne Niedopuszczalne jest przyjmowanie od wykonawców prezentów w postaci jakichkolwiek korzyści majątkowych lub osobistych. 2. Dopuszczalne jest przyjmowanie materiałów promocyjnych o znikomej wartości handlowej. 3. Dopuszczalne i zalecane jest przyjmowanie materiałów informacyjnych. 4. Dopuszcza się eksponowanie w salach konferencyjnych oraz w innych miejscach powszechnie dostępnych na terenie komórek i jednostek organizacyjnych otrzymanych od wykonawców materiałów promujących Siły Zbrojne Rzeczypospolitej Polskiej. 5. Niewskazane jest używanie na terenie komórek i jednostek organizacyjnych materiałów i oznaczeń promujących wykonawców, w tym także materiałów biurowych. Rozdział 6 20

21 Kontakty towarzyskie Kontakty towarzyskie z wykonawcami, nawiązane zanim powstały relacje wynikające z wykonywanych obowiązków mogą być kontynuowane, przy zachowaniu zasad określonych w 3 niniejszego załącznika. 2. W przypadkach innych niż określone w ust. 1, nie zaleca się nawiązywania kontaktów towarzyskich z wykonawcami. Rozdział 7 Najem i użyczanie lokali oraz terenów 10. Dopuszczalne jest wynajmowanie lub użyczanie wykonawcom lokali i terenów resortu obrony narodowej w celu: 1) przeprowadzenia prezentacji lub pokazów na rzecz komórek lub jednostek organizacyjnych; 2) przeprowadzenia prezentacji lub pokazów organizowanych przez krajowe przedsiębiorstwa sektora obronnego dla odbiorców zagranicznych; 3) realizowania zadań przez Agencję Mienia Wojskowego, wynikających z odrębnych przepisów. Rozdział 8 Prezentacje, pokazy i referencje Działania informacyjne, z wyłączeniem oficjalnej korespondencji dokonywanej w formie pisemnej lub realizowanej przy pomocy faksu albo służbowej poczty elektronicznej, powinny być przeprowadzane przez wykonawców w formie oficjalnych prezentacji lub pokazów. 2. Wskazane jest, aby prezentacje lub pokazy odbywały się na terenie komórek i jednostek organizacyjnych lub podczas targów. 3. W przypadku, gdyby koszty prezentacji lub pokazu były zbyt wysokie dla wykonawcy, bądź też gdyby prezentacja lub pokaz były ze względów technicznych lub organizacyjnych znacznym utrudnieniem, dopuszczalne jest ich przeprowadzenie u wykonawcy na rzecz oficjalnej delegacji komórek lub jednostek organizacyjnych. 4. Niedopuszczalne jest obciążanie Skarbu Państwa Ministra Obrony Narodowej, lub państwowej osoby prawnej kosztami organizowanych prezentacji lub pokazów, z wyłączeniem opłat z tytułu zużytych mediów i wstawek konferencyjnych. 5. W celu zbierania niezbędnych doświadczeń i informacji dyrektorzy (szefowie, komendanci, kierownicy, dowódcy, prezesi) komórek i jednostek organizacyjnych mogą za pisemną zgodą bezpośredniego przełożonego organizować prezentacje i pokazy z udziałem wykonawców. 21

22 6. Dyrektor (szef, komendant, kierownik, dowódca, prezes) komórki lub jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za organizację przedsięwzięcia, o którym mowa w ust. 5, dotyczącego sprzętu wojskowego, w terminie 14 dni od dnia jego zakończenia, przekazuje Dyrektorowi Departamentu Polityki Zbrojeniowej notatkę o tym wydarzeniu, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik Nr 2 do Zasad postępowania w kontaktach z wykonawcami. 7. Wskazane jest zamieszczanie przez komórki i jednostki organizacyjne z odpowiednim wyprzedzeniem na własnych stronach internetowych informacji o zamiarze organizacji lub możliwości przeprowadzenia prezentacji lub pokazu, dotyczącego konkretnych grup asortymentowych sprzętu lub usług, w celu umożliwienia jak największej grupie wykonawców zgłoszenia swojego udziału w tego typu wydarzeniach Dopuszczalne jest udzielenie wykonawcy pozytywnych referencji (poświadczenia) w związku z należytym wykonaniem przez niego umowy. 2. Referencji, o których mowa w ust. 1, udziela w formie pisemnej zamawiający po uprzednim ustaleniu należytego wykonania umowy. 3. Niedopuszczalne jest udzielanie referencji, o których mowa w ust. 1, wykonawcom, w stosunku do których zamawiający uprawniony jest do zgłoszenia roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, której mają dotyczyć referencje. Rozdział 9 Faworyzowanie i konflikt interesów Niedopuszczalne jest faworyzowanie wykonawcy, polegające w szczególności na: 1) wcześniejszym udzielaniu mu informacji, 2) nieuzasadnionym ograniczeniu innym wykonawcom dostępu do informacji które może stawiać go w uprzywilejowanej pozycji w stosunku do innych wykonawców. 2. Wskazane jest, aby pracownicy i żołnierze komórek i jednostek organizacyjnych oraz osoby fizyczne świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych w Ministerstwie Obrony Narodowej lub w jednostkach organizacyjnych, informowali odpowiednio bezpośrednich przełożonych lub zamawiających o relacjach prawnych lub faktycznych, w których ich interes prywatny (osobisty lub majątkowy), wynikający z powiązań z konkretnym wykonawcą, wpływa, bądź może wpływać na obiektywne i bezstronne wykonywanie powierzonych obowiązków (realny bądź potencjalny konflikt interesów) lub też może być on postrzegany przez opinię publiczną jako znajdujący się w konflikcie z obiektywnym i bezstronnym wykonywaniem realizowanych przez nich obowiązków (postrzegalny konflikt interesów). 22

23 3. Przez konflikt interesów należy rozumieć, w szczególności posiadanie powiązań o charakterze finansowym, rodzinnym lub towarzyskim z wykonawcą. 4. Dyrektor (szef, komendant, kierownik, dowódca, prezes) komórki lub jednostki organizacyjnej dysponujący wiarygodną informacją o realnym, potencjalnym lub postrzegalnym konflikcie interesów podległego mu pracownika lub żołnierza komórki lub jednostki organizacyjnej, bądź osoby fizycznej świadczącej pracę na podstawie umów cywilnoprawnych w Ministerstwie Obrony Narodowej lub w jednostkach organizacyjnych, rozstrzyga niezwłocznie o potrzebie podjęcia czynności zaradczych w celu wyeliminowania lub ograniczenia możliwości zaistnienia konfliktu interesów. 5. Czynnością zaradczą, o której mowa w ust. 4, może być w szczególności: 1) wydanie dyspozycji o konieczności udziału minimum dwóch osób w realizacji określonych czynności (zasada wielu par oczu ), lub 2) włączenie dodatkowych mechanizmów nadzorczych, w tym kontrolnych, lub sprawozdawczych w realizacji określonych czynności, lub 3) wyłączenie osoby pozostającej w konflikcie interesów z udziału w określonej czynności, lub 4) doprowadzenie do rozwiązania umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą fizyczną, o której mowa w ust W przypadku postrzegalnego lub potencjalnego konfliktu interesów dyrektor (szef, komendant, kierownik, dowódca, prezes) komórki lub jednostki organizacyjnej może nie podejmować żadnej czynności zaradczej, jeżeli w pisemnej notatce, zarejestrowanej w kancelarii potwierdzi, że konflikt ten jest w jego ocenie nieistotny z punktu widzenia prawidłowego działania danej komórki lub jednostki organizacyjnej, a samo ujawnienie go przez osobę, pozostającą w konflikcie interesów jest wystarczające do jego skutecznej kontroli. 7. W przypadku, gdy konflikt interesów dotyczy dyrektora (szefa, komendanta, kierownika, dowódcy, prezesa) komórki lub jednostki organizacyjnej, o potrzebie podjęcia czynności zaradczych w celu wyeliminowania lub ograniczenia możliwości jego zaistnienia, decyduje bezpośredni przełożony tej osoby. Przepisy ust. 2-6 stosuje się odpowiednio. Rozdział 10 Sprawozdawczość Z wszelkich kontaktów z wykonawcami, osoby biorące w nich udział, sporządzają notatkę zawierającą informacje odnośnie: stron, celu, inicjatora, formy kontaktu lub miejsca spotkania oraz faktu udokumentowania jego przebiegu za pomocą urządzeń i środków technicznych służących do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku, a w przypadku gdy przebieg spotkania nie został w ten sposób udokumentowany również szczegółowych danych uzyskanych od wykonawcy i 23

24 przekazanych wykonawcy. Istnieje możliwość sporządzenia wspólnej notatki przez osoby uczestniczące w kontaktach z wykonawcami. 2. Notatkę, o której mowa w ust. 1, sporządza się również w przypadku kontaktów z podmiotami zainteresowanymi nabyciem nieruchomości Skarbu Państwa lub mienia ruchomego o wartości księgowej przekraczającej złotych. 3. Treść notatki zamieszcza się w terminie 14 dni od dnia przeprowadzenia kontaktu w wewnętrznej sieci elektronicznej w zakładce pod nazwą kontakty z wykonawcami. 4. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1 i 3, nie dotyczy: 1) czynności zamawiającego, w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia od chwili zamieszczenia ogłoszenia o postępowaniu lub skierowania zaproszenia do udziału w postępowaniu w trybie negocjacji, do chwili wyboru wykonawcy, o ile czynności te podejmowane są w ramach prac komisji; 2) czynności zamawiającego podejmowanych od chwili wyboru wykonawcy do chwili podpisania umowy oraz czynności związanych z wykonywaniem zawartych umów, o ile czynności te podejmowane są przez uprzednio pisemnie wyznaczone osoby; 3) kontaktów mających charakter oficjalnej korespondencji dokonywanej w formie pisemnej lub realizowanej przy pomocy faksu albo służbowej poczty elektronicznej; 4) kontaktów mających miejsce w związku z realizacją fazy analityczno - koncepcyjnej, o której mowa w przepisach decyzji w spawie pozyskiwania sprzętu wojskowego i usług dla Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, o ile kontakty te zostaną opisane w dokumentacji, która powstanie w ramach tej fazy, pisemnej notatce lub protokole spotkania, bądź też ich przebieg zostanie utrwalony za pomocą urządzeń i środków technicznych służących do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku; 5) kontaktów dotyczących jedynie zagadnień o charakterze organizacyjno - porządkowym; 6) kontaktów o charakterze wyłącznie towarzyskim, odbywających się poza godzinami pracy, w trakcie których nie poruszano żadnych kwestii służbowych; 7) prezentacji i pokazów organizowanych na podstawie 11 ust. 5; 8) kontaktów realizowanych w celu wykonywania obowiązków przewidzianych w ustawie o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa, o ile kontakty te zostaną opisane w pisemnej notatce lub protokole spotkania, bądź też ich przebieg zostanie utrwalony za pomocą urządzeń i środków technicznych służących do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku; 24

25 9) kontaktów realizowanych w celu wykonania obowiązków przewidzianych w przepisach decyzji w spawie zasad funkcjonowania systemu zapewnienia jakości wyrobów obronnych, o ile kontakty te zostaną opisane w pisemnej notatce lub protokole spotkania, bądź też ich przebieg zostanie utrwalony za pomocą urządzeń i środków technicznych służących do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku. 5. W wewnętrznej sieci elektronicznej nie powinny być zamieszczane notatki sporządzane ze spotkań z wykonawcami, w przypadku gdyby podlegały one szczególnej ochronie przewidzianej w ustawie o ochronie informacji niejawnych. Rozdział 11 Wykładnia postanowień decyzji Podmioty zainteresowane mogą zwrócić się z pisemnym wnioskiem do Dyrektora Biura do Spraw Procedur Antykorupcyjnych o wydanie pisemnej opinii w sprawie interpretacji postanowień zawartych w decyzji, zwanej dalej "opinią". 2. Podmiot wnioskujący może zastrzec we wniosku, o którym mowa w ust. 1, anonimizację danych osobowych. 3. Opinia ma charakter wiążący dla wszystkich komórek i jednostek organizacyjnych. 4. Dyrektor Biura do Spraw Procedur Antykorupcyjnych zamieszcza opinię w wewnętrznej sieci elektronicznej (intranet), w zakładce "kontakty z wykonawcami". 5. Dyrektor Biura do Spraw Procedur Antykorupcyjnych może odmówić wydania opinii w sprawach, które były już przedmiotem rozstrzygnięcia lub, w których stan faktyczny ma charakter analogiczny do uprzednio opiniowanej sprawy. 25

26 Załączniki do Zasad postępowania w kontaktach z wykonawcami WZÓR Załącznik Nr 1 zapytania kierowanego do wykonawcy organizatora przedsięwzięcia (miejscowość, data) (imię i nazwisko lub nazwa komórki/jednostki organizacyjnej kierującej zapytanie).. (niezbędne dane kontaktowe)... (dane wykonawcy) ZAPYTANIE W związku ze skierowanym zaproszeniem do udziału Ministerstwa Obrony Narodowej/Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej w przedsięwzięciu... (nazwa, tytuł przedsięwzięcia) uprzejmie proszę o przekazanie szczegółowych informacji, które umożliwią podjęcie decyzji, co do udziału w tym przedsięwzięciu. W związku z tym proszę o: 1) wskazanie organizatora oraz osób zarządzających przedsięwzięciem; 2) szczegółowe określenie celu przedsięwzięcia; 3) szczegółowe określenie proponowanej formy zaangażowania się jednostek lub przedstawicieli Ministerstwa Obrony Narodowej lub Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej; 4) szczegółowe przedstawienie programu; 5) przedstawienie listy współorganizatorów, partnerów, patronów, sponsorów, członków komitetów honorowych lub organizacyjnych oraz listy innych osób prawnych i fizycznych, których nazwy (nazwiska), logo, znaki towarowe będą publikowane lub promowane w związku z przedsięwzięciem... (data, czytelny podpis kierującego zapytanie 26