Budżet Obywatelski Katowice 2018 Raport z przebiegu procedury

Transkrypt

1 Budżet Obywatelski Katowice 2018 Raport z przebiegu procedury Opracowanie: Referat Konsultacji Społecznych i Budżetu Obywatelskiego Wydział Komunikacji Społecznej Urząd Miasta Katowice

2 Spis treści I. Budżet Obywatelski w Katowicach - informacje ogólne 2 1. Podstawa prawna 2 2. Przedmiot 2 3. Cel 2 4. Adresaci 3 5. Zasięg terytorialny 3 6. Pula środków finansowych 3 II. Etapy czwartej edycji Budżetu Obywatelskiego w Katowicach 5 1. Akcja informacyjno-edukacyjna 5 2. Zgłaszanie i rejestracja projektów zadań 9 3. Weryfikacja formalna Weryfikacja merytoryczna Głosowanie Publikacja wyników Ewaluacja procesu 17 III. Spis tabel i ilustracji 18 1

3 Procedura Budżetu Obywatelskiego została po raz pierwszy uruchomiona w Katowicach w 2014 roku. Niniejszy dokument ma na celu przedstawienie przebiegu czwartej edycji tego procesu w naszym mieście - począwszy od akcji informacyjnej, przez weryfikację projektów, a skończywszy na wyłonieniu zwycięskich zadań w drodze głosowania. I. Budżet Obywatelski Katowice 2018 informacje ogólne 1. Podstawa prawna Uchwała nr XXXIV/675/16 Rady Miasta Katowice z dnia 14 grudnia 2016 r. w sprawie podjęcia działań związanych z przygotowaniem Budżetu Obywatelskiego na rok 2018 Zarządzenie nr 1265/2017 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 13 marca 2017 r. w sprawie określenia zasad i harmonogramu realizacji Budżetu Obywatelskiego Katowice Przedmiot Budżet Obywatelski, zwany również partycypacyjnym, to demokratyczny i cykliczny proces, w ramach którego mieszkańcy współdecydują o wydatkach publicznych w perspektywie kolejnego roku budżetowego. Mieszkańcy zgłaszają propozycje zadań do budżetu, które następnie są analizowane przez pracowników Urzędu Miasta Katowice oraz miejskich jednostek organizacyjnych pod kątem możliwości ich realizacji. Propozycje zadań, które pomyślnie przeszły weryfikację, poddane są pod powszechne i bezpośrednie głosowanie. Wyłonione w tym trybie propozycje zadań przeznaczone zostają do realizacji poprzez wpisanie ich do projektu uchwały budżetowej Miasta Katowice. Procedura Budżetu Obywatelskiego Katowice 2018 powstała w oparciu o zgłoszone uwagi oraz rekomendacje mieszkańców, które zostały zamieszczone w Raportach końcowych Budżetów Obywatelskich Katowic trzech poprzedzających ją edycji. 3. Cel Głównym celem realizacji Budżetu Obywatelskiego jest włączenie mieszkańców w proces zarządzania miastem, przy jednoczesnym uwzględnieniu elementu dyskusji w szerokim gronie członków wspólnoty. Mieszkańcy określają swoje potrzeby, podejmując rozmowę na temat sposobu realizacji zadań własnych gminy na terenie miasta oraz priorytetów z perspektywy miejscowej społeczności. Podejmując współpracę na rzecz wspólnoty opracowują projekty, dyskutują nad nimi i mobilizują sąsiadów do udziału w głosowaniu. Otwarcie na mieszkańców ma na celu efektywne wydawanie wspólnych środków z lokalnego budżetu, kształtowanie postaw obywatelskich, budowanie więzi w lokalnej społeczności oraz stworzenie poczucia realnej współodpowiedzialności za swoje otoczenie. Jako narzędzie edukacyjne w dziedzinie samorządności, proces zachęca mieszkańców do zapoznania się z mechanizmami konstruowania zadań publicznych i sporządzania ich kosztorysów, skłania do podejmowania trudnych decyzji o priorytetach wydatkowych oraz zastanowienia się nad kierunkami rozwoju miasta. 2

4 4. Adresaci Adresatami Budżetu Obywatelskiego Katowice 2018 byli mieszkańcy zameldowani na terenie miasta, którzy ukończyli 16 lat i posiadali własny pomysł na spożytkowanie pieniędzy w ramach tego procesu lub chcieli poprzeć inicjatywę sąsiadów z obszaru ich miejsca zameldowania, czy też projekty ogólnomiejskie. Jednak beneficjentami procedury są wszyscy mieszkańcy Katowic, którzy korzystają ze zrealizowanych zadań. 5. Zasięg terytorialny Budżet Obywatelski realizowany jest na obszarze 22 jednostek pomocniczych Katowic, tj.: Śródmieście, Załęska Hałda Brynów Część Zachodnia, Zawodzie, Os. Paderewskiego Muchowiec, Brynów Część Wschodnia Os. Zgrzebnioka, Ligota Panewniki, Załęże, Osiedle Witosa, Osiedle Tysiąclecia, Dąb, Wełnowiec Józefowiec, Koszutka, Bogucice, Dąbrówka Mała, Szopienice Burowiec, Janów Nikiszowiec, Giszowiec, Murcki, Piotrowice Ochojec, Zarzecze, Kostuchna, Podlesie. Jednostki pomocnicze obejmują obszary miasta Katowice w granicach określonych w załączniku do uchwały nr XLVI/449/97 Rady Miejskiej Katowic z dnia 29 września 1997r. w sprawie nazw i granic obszarów działania jednostek pomocniczych samorządu na terenie miasta Katowic, zmienionej uchwałą nr LIII/606/98 Rady Miejskiej Katowic z dnia 19 czerwca 1998r. w sprawie zmiany uchwały nr XLVI/449/97 Rady Miejskiej Katowic z dnia 29 września 1997r. w sprawie nazw i granic obszarów działania jednostek pomocniczych samorządu na terenie miasta Katowice. W Budżecie Obywatelskim jednostki pomocnicze pełnią kluczową rolę, gdyż: każda jednostka pomocnicza posiada własną pulę środków w ramach Budżetu Obywatelskiego; w formularzu zgłoszeniowym projektu należy wskazać, jakiej jednostki pomocniczej dotyczy zadanie; wnioskodawca projektu lokalnego musi być zameldowany w granicach jednostki pomocniczej, której dotyczy zadanie i zebrać poparcie 15 innych osób powyżej 16 roku życia, które również są w niej zameldowane; uprawniony mieszkaniec Katowic może głosować jedynie na zadanie o charakterze lokalnym z jednostki pomocniczej swojego zameldowania. 6. Pula środków finansowych W czwartej edycji Budżetu Obywatelskiego do wydania przeznaczono 20 mln zł, czyli taką samą kwotę jak rok wcześniej. Utrzymany został podział zadań na projekty o charakterze ogólnomiejskim (3 mln) oraz lokalnym (17 mln). Środki na zadania lokalne rozdzielone zostały pomiędzy jednostki pomocnicze w następujący sposób: 40% kwoty rozdysponowano w równych częściach na wszystkie jednostki pomocnicze 60% kwoty zostało podzielone proporcjonalnie do liczby mieszkańców każdej jednostki pomocniczej (dot. ludności zameldowanej, ustalonej według stanu na dzień 31 grudnia 2016r.). 3

5 W związku z zapisami finansowymi Regulaminu Budżetów Obywatelskich poprzednich edycji, wygenerowane oszczędności dodatkowo zasiliły odpowiednie pule środków dla danych jednostek pomocniczych. W sytuacji, gdy realizacja zadań pociągnęła miasto do poniesienia większych kosztów na realizację zadań niż wcześniej zakładane, pula środków dla konkretnej dzielnicy została pomniejszona o daną różnicę. Dodatkowo pule środków poszczególnych dzielnic zostały powiększone o środki niewykorzystane w głosowaniu na projekty do Budżetu Obywatelskiego Katowice Łącznie wygenerowane oszczędności wyniosły zł w skali całego miasta. W związku z tym łączna pula środków na projekty do Budżetu Obywatelskiego Katowice 2018 wyniosła zł. Tabela 1 Podział środków finansowych na jednostki pomocnicze w Budżecie Obywatelskim Katowice 2018 Nr i nazwa jednostki pomocniczej Mieszkańcy zameldowani na pobyt stały lub czasowy Pula środków wynikająca z podziału 20 mln zł Środki po głosowaniu w ramach BO 2017 Pula środków po rozliczeniu realizacji zadań z BO 2016 Pula środków w ramach BO 2018 Maksymalna wartość projektu 1 Śródmieście Załęska Hałda - Brynów Część Zachodnia Zawodzie Os. Paderewskiego - Muchowiec Brynów Część Wschodnia - Os. Zgrzebnioka Ligota - Panewniki Załęże Osiedle Witosa Osiedle Tysiąclecia Dąb Wełnowiec - Józefowiec Koszutka Bogucice Dąbrówka Mała Szopienice - Burowiec Janów - Nikiszowiec Giszowiec Murcki Piotrowice - Ochojec Zarzecze Kostuchna Podlesie Projekty ogólnomiejskie SUMY

6 II. ETAPY BUDŻETU OBYWATELSKIEGO W KATOWICACH Zgodnie z Harmonogramem Budżetu Obywatelskiego Katowice 2018, stanowiącym załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 1265/2017 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 3 marca 2017r. w sprawie określenia zasad i harmonogramu realizacji Budżetu Obywatelskiego Katowice 2018, poszczególne etapy tegorocznej edycji realizowane były w następujących terminach: od 13 marca do 12 maja Składanie projektów zadań do Budżetu Obywatelskiego do 23 sierpnia Weryfikacja zgłoszonych projektów zadań do 24 sierpnia Ogłoszenie listy projektów zadań w podziale na negatywnie i pozytywnie zweryfikowane od 11 do 24 września Głosowanie do 29 września Podanie wyników głosowania oficjalne zamknięcie procesu Akcja informacyjno-edukacyjna miała charakter ciągły i była prowadzona na przestrzeni całego procesu. Intensyfikacja działań następowała na etapach poprzedzających zgłaszanie projektów oraz głosowanie. 1. Akcja informacyjno-edukacyjna Prowadzona w trakcie realizacji Budżetu Obywatelskiego akcja informacyjno-edukacyjna obejmowała trzy etapy: Etap 1 - przybliżenie mieszkańcom idei budżetu obywatelskiego oraz zachęcenie do składania projektów zadań; Etap 2 - przedstawienie pozytywnie zweryfikowanych projektów zadań i zachęcenie do wzięcia udziału w głosowaniu; Etap 3 - upowszechnienie informacji o przebiegu i wynikach realizacji Budżetu Obywatelskiego. Podczas prowadzenia akcji informacyjno-edukacyjnej wykorzystane zostały różne kanały komunikacyjne, dostosowane do zróżnicowanych grup mieszkańców w celu jak najszerszego informowania o podejmowanych działaniach konsultacyjnych. W trakcie akcji rozdystrybuowano: 5 tysięcy ulotek skierowanych do młodzieży, zawierających cennik miejski i harmonogram, 4 tysiące folderów informacyjnych szczegółowo opisujących Budżet Obywatelski Katowice 2018 i 8 tysięcy ulotek informujących o tym kto, w jaki sposób i gdzie może zagłosować. Przygotowano i rozdystrybuowano także 15 tysięcy plakatów w trzech rodzajach: promujących lokalne spotkania informacyjne (5 tys.), promujących głosowanie (5 tys.) oraz pustych do wypełnienia przez wnioskodawców (5 tys.), umożliwiających promowanie projektów. W ramach pierwszego etapu akcji informacyjno-edukacyjnej na przełomie marca i kwietnia zorganizowano cykl otwartych spotkań z mieszkańcami wszystkich 22 jednostek pomocniczych miasta, podczas których pracownicy UMK informowali mieszkańców o zmianach w procedurze oraz pomagali uczestnikom w zainicjowaniu dyskusji na temat głównych potrzeb dzielnic i przełożeniu ich na pomysły projektów do Budżetu Obywatelskiego. 5

7 We wszystkich 22 jednostkach pomocniczych Katowic działało 35 oznakowanych Dzielnicowych Punktów Informacyjnych. Głównym celem funkcjonowania DPI było ułatwienie mieszkańcom dostępu do informacji o procesie w pobliżu ich miejsca zamieszkania, a w konsekwencji poszerzanie grupy osób w niego zaangażowanych. W każdym punkcie mieszkańcy mieli możliwość uzyskania podstawowych informacji dotyczących poszczególnych etapów Budżetu Obywatelskiego poprzez zapoznanie się z: Regulaminem Budżetu Obywatelskiego; Harmonogramem Budżetu Obywatelskiego; listą zgłoszonych projektów wraz ze wskazaną lokalizacją oraz skróconym opisem zadania; kalendarium lokalnych spotkań informacyjnych oraz dzielnicowych prezentacji projektów; zestawieniem zadań lokalnych i ogólnomiejskich, które zostały pozytywnie zweryfikowane i zakwalifikowane do etapu głosowania (w formie gazety); wykazem projektów zadań lokalnych i ogólnomiejskich, które zostały negatywnie zweryfikowane, wraz z uzasadnieniem ich odrzucenia; wykazem lokalnych punktów do głosowania; wynikami głosowania. Ponadto w DPI dostępne były do pobrania materiały promujące Budżet Obywatelski (ulotki, broszury, plakaty) oraz formularze zgłoszeniowe projektów. Wykaz Dzielnicowych Punktów Informacyjnych JP 1 Śródmieście Filia nr 1 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Ligonia 7 Filia nr 4 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Poniatowskiego 14 Filia nr 13 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Młyńska 5 Filia nr 30 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Rybnicka 11 Filia nr 35 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Słowackiego 20 JP 2 Załęska Hałda Brynów Część Zachodnia Filia nr 32 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Grzyśki 19a JP 3 Zawodzie Filia nr 24 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Roździeńskiego 88a Filia nr 31 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Marcinkowskiego 13 JP 4 Os. Paderewskiego Muchowiec Filia nr 23 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Paderewskiego 65 JP 5 Brynów Część Wschodnia Os. Zgrzebnioka Filia nr 8 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Brynowska 53a JP 5 Ligota - Panewniki Filia nr 7 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Franciszkańska 25 Filia nr 18 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Studencka 16 JP 7 Załęże Filia nr 3 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Gliwicka 93 JP 8 Osiedle Witosa Filia nr 12 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Witosa 18b JP 9 Osiedle Tysiąclecia Filia nr 14 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Piastów 20 Filia nr 25 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Bolesława Chrobrego 2 JP 10 Dąb 6

8 Filia nr 17 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Krzyżowa 1 JP 11 Wełnowiec - Józefowiec Filia nr 6 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Bytomska 8a JP 12 Koszutka Filia nr 11 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Grażyńskiego 47 JP 13 Bogucice Filia nr 16 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Wajdy 21 Filia nr 22 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Słowiańska 1 Filia nr 33 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Markiefki 44a JP 14 Dąbrówka Mała Filia nr 20 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Strzelców Bytomskich 21b JP 15 Szopienice - Burowiec Filia nr 19 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Obrońców Westerplatte 10 Filia nr 36 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Gen. Hallera 28 JP 16 Janów - Nikiszowiec Filia nr 21 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Zamkowa 45 Dział Etnologii Miasta Oddział Muzeum Historii Katowic, ul. Rymarska 4 JP 17 Giszowiec Filia nr 15 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Przyjazna 7a JP 18 Murcki Filia nr 26 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Samsonowicza 27 JP 19 Piotrowice - Ochojec Filia nr 9 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Jankego 183 Filia nr 10 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Radockiego 70a JP 20 Zarzecze Miejski Dom Kultury Południe filia nr 3, ul. P. Stellera 4 JP 21 Kostuchna Filia nr 27 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Szarych Szeregów 62 Miejski Dom Kultury Południe, ul. T. Boya - Żeleńskiego 83 JP 22 Podlesie Filia nr 28 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Uniczowska 36 Podobnie jak w roku ubiegłym w Wydziale Komunikacji Społecznej Urzędu Miasta Katowice (pok. 205, Rynek 13) działał Punkt Konsultacyjny. Pracownicy Wydziału telefonicznie, mailowo i osobiście udzielali szczegółowych informacji dotyczących Budżetu Obywatelskiego oraz pomagali przy wypełnianiu formularza zgłoszeniowego projektu. Punkt czynny był w dni robocze w godz. 7:30-15:30. Wydłużone godziny pracy Punktu obowiązywały w dniach: 3, 10 i 24 kwietnia oraz 8-11 maja w godzinach 7:30-17:30, natomiast ostatniego dnia przyjmowania wniosków tj. 12 maja, w godzinach 7:30-20:00. Mieszkańcy mieli również możliwość kontaktu z koordynatorami ds. Budżetu Obywatelskiego, którzy zostali powołani w komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta Katowice oraz miejskich jednostek organizacyjnych zaangażowanych w proces. Osoby te odpowiedzialne były m.in. za odpowiadanie na pytania mieszkańców dotyczących Budżetu Obywatelskiego w zakresie kompetencji danej komórki/jednostki. Wskazanie takich osób pozwalało mieszkańcowi na skonsultowanie swojego projektu i ewentualną poprawę jeszcze przed jego zgłoszeniem, co znacznie zwiększało szansę na późniejszą pozytywną weryfikację. Dla potrzeb obsługi procesu już w 2015 roku została stworzona poświęcona mu odrębna strona internetowa Aktywnie wykorzystywano profile na portalach społecznościowych Face- 7

9 book i Twitter. Informacje o kolejnych etapach Budżetu Obywatelskiego przekazywane były na bieżąco: Radnym Rady Miasta Katowice, Radnym Rad Jednostek Pomocniczych, a także lokalnym mediom. Obszerne artykuły dotyczące poszczególnych etapów były publikowane w bezpłatnym informatorze miejskim Nasze Katowice (nakład: 30 tysięcy). W celach promocyjnych skorzystano również z takich nośników jak: monitory w Biurze Obsługi Mieszkańca (Rynek 1) oraz infokioski zlokalizowane na katowickim Rynku - w każdym wypadku czas emisji trwał ok. 2 tygodni. Od 1 września 2017 r. do końca głosowania w różnych częściach miasta pojawiło się 15 city-lightów z informacją o głosowaniu. Podobna reklama, w tym samym czasie pojawiła się na 5 autobusach jeżdżących po Katowicach (z zasobu PKM Katowice wybrano autobusy o nr ewidencyjnych 1000, 1004, 1005, 1009, 1010, które najczęściej jeżdżą na liniach: 12 [x2], 37, 110, 689, 830, 910). Dodatkowo w pierwszym tygodniu głosowania (tj ) przed seansami w kinie Światowid wyświetlany był film zachęcający do udziału w głosowaniu. Ilustracja 1 Autobus PKM Katowice z materiałem zachęcającym do głosowania ( ) W ramach promocji etapu głosowania wśród mieszkańców przeprowadzono akcję kolportażu specjalnego wydania Naszych Katowic w całości poświęconemu budżetowi obywatelskiemu. W gazecie znajdował się wykaz wszystkich zadań, na które mieszkańcy mogli głosować, informacje o głosowaniu oraz dwa artykuły przybliżające samą ideę budżetu obywatelskiego z naciskiem na już zrealizowane zadania. Nakład wydania wyniósł 140 tys. egzemplarzy. Stanowiło to bardzo ważny element akcji informacyjnej szczególnie dla osób starszych, które nie mogły skorzystać z zasobów Internetu i nie miały możliwości sprawdzania wszystkich wniosków. Dodatkowo w trakcie głosowania do użytkowników Katowickiego Informacyjnego Serwisu SMS dwukrotnie zostały wysłane SMSy zachęcające do udziału w głosowaniu wraz z bezpośrednim linkiem do elektronicznego panelu głosowania. W dniach ramach akcji promocyjnej w internecie przeprowadzono szeroką kampanię z uwzględnieniem materiałów odnoszących się do: rozpoczęcia głosowania, pokazywania potencjału budżetu obywatelskiego w kontekście zrealizowanych inwestycji, włączenia w procedurę BO osób bliskich, rodzin, przede wszystkim osób starszych, które mogą nie mieć dostępu do internetu, a także odliczania 8

10 ostatnich dni/godzin głosowania. Ilustracja 2 Grafika promocyjna zachęcająca do głosowania z bliskimi ( ) 2. Zgłaszanie i rejestracja projektów zadań Do 12 maja 2017 roku mieszkańcy Katowic mieli możliwość zgłaszania projektów zadań publicznych o charakterze lokalnym, które dotyczyły jednostki pomocniczej odpowiedniej dla miejsca ich zameldowania oraz projektów ogólnomiejskich. Zadanie mogło być zlokalizowane na terenie stanowiącym własność miasta Katowice, będącym w użytkowaniu wieczystym lub stanowiącym własność spółdzielni mieszkaniowych albo wspólnot mieszkaniowych lub Katowickiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego. W przypadku gdy zadanie umiejscowione było na terenie spółdzielni, wspólnoty mieszkaniowej lub KTBS, podobnie jak w latach ubiegłych, wymagano odpowiedniej zgody w/w właściciela/zarządcy na realizację zadania, a także przejęcia odpowiedzialności za jego utrzymanie po realizacji inwestycji. Zgoda taka musiała zostać dołączona do wypełnionego formularza zgłoszeniowego jej brak powodował odrzucenie projektu na etapie weryfikacji formalnej. Została utrzymana możliwość wskazania przez wnioskodawcę lokalizacji alternatywnej, na wypadek gdyby główna lokalizacja zadania nie pozwalała na jego realizację. Do formularza zgłoszeniowego obowiązkowo należało dołączyć listę poparcia, podpisaną przez co najmniej 15 mieszkańców, którzy ukończyli 16 lat i również byli zameldowani w jednostce pomocniczej, której dotyczył projekt zadania lokalnego lub 45 osób w przypadku projektów ogólnomiejskich. Lista zawierała pełne dane osobowe (imię i nazwisko oraz adres zameldowania), wraz z podpisami osób popierających projekt. Zalecano zebranie większej liczby podpisów, ze względu na ryzyko popełnienia błędu przez podpisane osoby (tj. nieprawidłowo podany adres lub niespełnienie obowiązku zameldowania). Takie 9

11 działanie nie tylko zabezpieczało projekt przed odrzuceniem z powodu niespełnienia wymogu formalnego, ale także promowało zadanie już na wczesnym etapie procesu. Podczas weryfikacji formalnej pracownicy Wydziału Komunikacji Społecznej kontaktowali się z wnioskodawcami, których listy poparcia dla zadania okazały się niekompletne, z prośbą o dostarczenie w terminie do 7 dni brakujących podpisów. Projekt zadania należało opisać za pomocą specjalnego formularza, który można było przekazać osobiście lub pocztą na adres: Wydział Komunikacji Społecznej Urzędu Miasta Katowice, Rynek 13, Katowice (II piętro pokój 205) z dopiskiem Budżet Obywatelski, albo elektronicznie za pomocą Elektronicznej Skrzynki Podawczej Urzędu Miasta Katowice. Skorzystanie z możliwości elektronicznego przesłania formularza wymagało od wnioskodawcy dostarczenia oryginału listy poparcia oraz oświadczenia podmiotu zewnętrznego (spółdzielni/wspólnoty mieszkaniowej/ktbs we wskazanej powyżej sytuacji) w terminie 7 dni od daty otrzymania powiadomienia z Urzędu o pozytywnej weryfikacji formalnej. Projekt zadania zgłaszanego do Budżetu Obywatelskiego mógł mieć charakter lokalny i odpowiadać na potrzeby społeczności, która zamieszkuje w konkretnej jednostce pomocniczej lub charakter ogólnomiejski, jeśli był skierowany do szerszej grupy mieszkańców. Dla potrzeb procesu, Wydział Geodezji w zakładce Mapa Katowic stworzył trójkolorową mapę Budżetu Obywatelskiego Katowice, na której kolorem zielonym oznaczone zostały tereny miejskie, kolorem szarym tereny wyłączone z Budżetu Obywatelskiego Katowice 2018, a kolorem żółtym obszary, które wymagają upewnienia się w Urzędzie, czy możliwe jest tam zlokalizowanie zadania. Mapa służyła ułatwieniu sprawdzenia możliwości zgłoszenia projektów pod kątem stanu własnościowego w danej lokalizacji. Przy obliczaniu kosztów zadania należało zwrócić uwagę czy realizacja projektu będzie oznaczała koszt jednorazowy, czy też będzie generować koszty w kolejnych latach, np. na utrzymanie, remonty, prace konserwatorskie. W tym przypadku taka informacja również musiała zostać zawarta w kosztorysie. W oszacowaniu kosztów chodziło o wskazanie orientacyjnych wartości. Ostatecznie, to merytorycznie właściwa komórka Urzędu lub jednostka miejska oszacowywały koszty realizacji inwestycji, przez co wartość projektu mogła wzrosnąć lub zostać obniżona. Aby ułatwić wnioskodawcom oszacowanie kosztów, na stronie Budżetu Obywatelskiego został udostępniony przykładowy cennik opracowany przez Zakład Zieleni Miejskiej, Miejski Zarząd Ulic i Mostów oraz Wydział Zarządzania Kryzysowego (załącznik nr 2). Do formularza zgłoszeniowego wnioskodawcy mogli również dołączyć załączniki tj. mapy poglądowe, zdjęcia i inne materiały pomocnicze oraz wskazać grafikę wiodącą, która została wykorzystana na dalszych etapach promowania projektu. Nowością w formularzu zgłoszeniowym zadania dla tegorocznej edycji było pole dot. kosztów utrzymania inwestycji po realizacji. Jednak niewypełnienie tej rubryki przez wnioskodawcę nie skutkowało negatywną weryfikacją projektu. Jej wprowadzenie miało na celu podniesienie świadomości mieszkańców, że każde zadanie inwestycyjne generuje dodatkowe koszty utrzymania. Nabór wniosków do Budżetu Obywatelskiego Katowice 2018 został zakończony 12 maja 2017 roku. W tym czasie mieszkańcy Katowic zgłosili łącznie 350 projektów zadań, z czego 35 to zadania ogólnomiejskie. Wnioski zgłoszone do Budżetu Obywatelskiego obejmowały bardzo szeroki wachlarz zadań. Tak jak w poprzednich edycjach, przeważały projekty dotyczące: remontów infrastruktury drogowej, placów zabaw i boisk, doposażenia placówek oświatowych i bibliotek, siłowni pod chmurką, rewitalizacji terenu, parkingów. 10

12 Tabela 2 Liczba zgłoszonych wniosków z podziałem na jednostki pomocnicze JEDNOSTKA POMOCNICZA LICZBA ZGŁOSZONYCH WNIOSKÓW 1 Śródmieście 13 2 Załęska Hałda Brynów Część Zachodnia 13 3 Zawodzie 10 4 Os. Paderewskiego Muchowiec 9 5 Brynów Część Wschodnia Os. Zgrzebnioka 8 6 Ligota Panewniki 16 7 Załęże 11 8 Osiedle Witosa 9 9 Osiedle Tysiąclecia Dąb Wełnowiec Józefowiec Koszutka Bogucice Dąbrówka Mała Szopienice Burowiec Janów Nikiszowiec 8 17 Giszowiec Murcki Piotrowice Ochojec Zarzecze 7 21 Kostuchna Podlesie 25 Projekty ogólnomiejskie 35 PODSUMOWANIE Weryfikacja formalna Bezpośrednio po zarejestrowaniu wniosków dokonano ich weryfikacji formalnej, która dotyczyła sprawdzenia poprawności i kompletności wypełnionego formularza zgłoszeniowego. Pozytywny jej wynik skutkował przekazaniem formularza projektowego do weryfikacji merytorycznej. Podczas weryfikacji formalnej pracownicy Wydziału Komunikacji Społecznej skontrolowali wnioski sprawdzając czy wnioskodawca oraz osoby popierające projekt ukończyli 16 rok życia oraz są zameldowani w granicach jednostki pomocniczej objętej zgłoszonym zadaniem (w przypadku zadań o charakterze lokalnym), lub w Katowicach (w przypadku zadań ogólnomiejskich), a także czy wnioskodawca prawidłowo wypełnił formularz zgłoszeniowy, w tym: 11

13 czy w sposób jednoznaczny określił lokalizację miejsca realizacji zadania (dokładny adres, nr działki, karta mapy, obręb); czy wskazany szacunkowy koszt zadania nie przekraczał puli środków finansowych przeznaczonych na jednostkę pomocniczą, której dotyczy zadanie (w przypadku projektów zadań o charakterze lokalnym) lub przeznaczonych na realizację zadań o charakterze ogólnomiejskim; czy we wskazanym szacunkowym koszcie realizacji zadania wnioskodawca zabezpieczył środki na wykonanie projektu zadania (o ile był wymagany); czy wniosek zawierał wszystkie załączniki obligatoryjne: listę poparcia, oświadczenie spółdzielni lub wspólnoty mieszkaniowej, o ile było wymagane. Na tym etapie negatywnie zweryfikowano 9 wniosków. 4. Weryfikacja merytoryczna Weryfikacja merytoryczna odbywała się w komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta Katowice lub miejskich jednostkach organizacyjnych, do których kompetencji należy realizacja zadań publicznych o określonym charakterze. Na tym etapie sprawdzone zostały elementy składowe, które decydowały, czy projekt spełnia warunki umożliwiające jego realizację w ramach procedury. W pierwszej kolejności zadania zostały sprawdzone pod kątem: stanu własnościowego terenu stanowiącego miejsce realizacji wnioskowanego zadania; czy wobec tego terenu nie toczy się postępowanie; czy teren ten nie jest przeznaczony na inny cel; czy zakres rzeczowy zadania nie jest objęty innym zadaniem planowanym do realizacji przez Miasto w roku bieżącym, przyszłym lub latach następnych, czy zadanie jest zgodne z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego. W ramach procedury Budżetu Obywatelskiego, podobnie jak w roku ubiegłym, nie mogły być realizowane zadania: charakterze lokalnym, których wymagany budżet całkowity na realizację przekraczałby wysokość 75% puli środków przeznaczonej na Budżet Obywatelski w danym roku na daną jednostkę pomocniczą; o charakterze ogólnomiejskim, których wymagany budżet całkowity na realizację przekraczałby wysokość środków dostępnych w puli środków przeznaczonej na Budżet Obywatelski w danym roku na projekty zadań o charakterze ogólnomiejskim; które po realizacji generowałyby koszty niewspółmiernie wysokie w stosunku do wartości proponowanego zadania; które stoją w sprzeczności z obowiązującymi w mieście planami i programami, w tym w szczególności z miejscowymi planami zagospodarowania przestrzennego, programami branżowymi, przedsięwzięciami wpisanymi do Wieloletniej Prognozy Finansowej, itp.; które wymagają współpracy instytucjonalnej podmiotów zewnętrznych, jeżeli te podmioty nie przedstawiły wyraźnej, pisemnej gotowości do współpracy w formie oświadczenia; które naruszałyby obowiązujące przepisy prawa, prawa osób trzecich, w tym prawa własności; które zakładają realizację jedynie części zadania, w tym sporządzenia wyłącznie projektu bądź planu przedsięwzięcia lub jedynie środki na wykonanie, bez zabezpieczenia środków na projektowanie; 12

14 których czas realizacji, określony na etapie weryfikacji, przekroczyłby jeden rok budżetowy. W wyjątkowych przypadkach właściwa komórka organizacyjna Urzędu Miasta Katowice lub jednostka organizacyjna miasta Katowice weryfikująca projekt zadania dotyczący inwestycji infrastrukturalnych, może określić czas jego realizacji na okres nieprzekraczający dwóch lat; które są zlokalizowane na terenach zamkniętych oraz nie spełniają kryterium ogólnodostępności dla mieszkańców: a) jednostki pomocniczej w przypadku zadań o charakterze lokalnym; b) miasta Katowice w przypadku zadań o charakterze ogólnomiejskim. W końcową ocenę projektów zadań zaangażowanych było 12 komórek merytorycznych, które niejednokrotnie występowały o opinie do innych komórek ze względu na poziom skomplikowania weryfikowanych zadań. Tabela 3 Ilość wniosków weryfikowanych przez wydziały UMK oraz miejskie jednostki organizacyjne KOMÓRKA MERYTORYCZNA LICZBA PRZEKAZANYCH WNIOSKÓW Wydział Edukacji i Sportu 86 Wydział Kultury 85 Miejski Zarząd Ulic i Mostów 72 Zakład Zieleni Miejskiej 46 Wydział Transportu 12 Wydział Zarządzania Kryzysowego 12 Komunalny Zakład Gospodarki Mieniem 11 Wydział Polityki Społecznej 7 Wydział Rozwoju Miasta 4 Wydział Kształtowania Środowiska 3 Wydział Budynków i Dróg 1 Biuro Konserwatora Zabytków 1 PODSUMOWANIE 341 Po zakończonej weryfikacji, 25 sierpnia opublikowane zostały zarówno listy projektów, które zakwalifikowały się do etapu głosowania, jak i te które zostały odrzucone wraz z uzasadnieniem dla każdego projektu. Łącznie spośród 350 wniosków do głosowania zakwalifikowanych zostało 255 zadań (w tym 232 projekty lokalne i 23 ogólnomiejskie). 5. Głosowanie Decyzją Prezydenta Miasta Katowice głosowanie w tegorocznej edycji Budżetu Obywatelskiego zostało wydłużone do dwóch tygodni. Wydłużenie głosowania było możliwe ze względu na decyzję o rezygnacji z Dzielnicowych Prezentacji Projektów, podczas, których w latach poprzednich frekwencja była bardzo niska. Od 11 do 24 września trwało głosowanie nad projektami pozytywnie zweryfikowanymi. W głosowaniu wzięło udział osób co stanowiło 13,6% spośród uprawnionych. 13

15 Każdy uprawniony mieszkaniec Katowic (skończone 16 lat najpóźniej w dniu i zameldowanie na pobyt stały bądź czasowy w Katowicach w dniu ) mógł skorzystać ze specjalnie w tym celu przygotowanej aplikacji z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Dla osób, które nie miały dostępu do Internetu, nie posiadały telefonu komórkowego (potwierdzenie oddania głosu odbywało się poprzez wpisanie w aplikacji kodu, który głosujący otrzymywał SMSem), bądź obawiały się, że samodzielne wypełnienie formularza głosowania może sprawić im trudność, w trzech ostatnich dniach głosowania uruchomiono 34 stacjonarne punkty głosowania na terenie całego miasta. W stacjonarnych punktach głosowania urzędnicy pomagali prawidłowo wypełnić formularz. Zasady głosowania nie różniły się od ubiegłorocznej edycji. Utrzymano możliwość zagłosowania na kilka projektów, czy też wprowadzenie progów minimalnego poparcia. W tym roku, podobnie jak w ubiegłym, na projekty lokalne głosować mogły tylko osoby zameldowane w jednostce, której te zadania dotyczą. Natomiast na zadania ogólnomiejskie mogli oddać głos wszyscy mieszkańcy zameldowani w Katowicach. Każdy głosujący dysponował 3 punktami na projekty lokalne i 3 na ogólnomiejskie, które mógł rozdzielić na jeden (3 punkty), dwa (2 i 1 punkt) lub trzy wybrane przez siebie projekty (po 1 punkcie na każdy). Utrzymano także próg minimalnego poparcia, jakie musiał zdobyć w głosowaniu dany projekt, żeby mógł zostać zrealizowany. W przypadku projektów lokalnych wynosił on 45 punktów, a dla ogólnomiejskich 135 punktów. Ten zabieg miał zapobiec rekomendowaniu do realizacji tych zadań, które na etapie głosowania uzyskały nikłe poparcie lokalnej społeczności. W związku z wycofaniem przez wnioskodawców 3 pozytywnie zweryfikowanych projektów, pod głosowanie poddanych zostało 229 zadań lokalnych oraz 23 ogólnomiejskie. Wykaz stacjonarnych punktów do głosowania JP NR 1 ŚRÓDMIEŚCIE Filia nr 1 MBP, ul. Ligonia 7 Filia nr 4 MBP, ul. Poniatowskiego 14 Filia nr 13 MBP, ul. Młyńska 5 Filia nr 30 MBP, ul. Rybnicka 11 JP NR 2 ZAŁĘSKA HAŁDA BRYNÓW CZĘŚĆ ZACHODNIA Filia nr 32 MBP, ul. Grzyśki 19a JP NR 3 ZAWODZIE Filia nr 24 MBP, ul. Roździeńskiego 88a Filia nr 31 MBP, ul. Marcinkowskiego 13 JP NR 4 OS. PADEREWSKIEGO MUCHOWIEC Filia nr 23 MBP, ul. Paderewskiego 65 JP NR 5 BRYNÓW CZĘŚĆ WSCHODNIA OS. ZGRZEBNIOKA Filia nr 8 MBP, ul. Brynowska 53a JP NR 6 LIGOTA PANEWNIKI Filia nr 7 MBP, ul. Franciszkańska 25 Filia nr 18 MBP, ul. Studencka 16 JP NR 7 ZAŁĘŻE Filia nr 3 MBP, ul. Gliwicka 93 JP NR 8 OSIEDLE WITOSA Filia nr 12 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Witosa 18b JP NR 9 OSIEDLE TYSIĄCLECIA Filia nr 14 MBP, ul. Piastów 20 14

16 Filia nr 25 MBP, ul. Bolesława Chrobrego 2 JP NR 10 DĄB Filia nr 17 MBP, ul. Krzyżowa 1 JP NR 11 WEŁNOWIEC JÓZEFOWIEC Filia nr 6 Miejskiej Biblioteki Publicznej, ul. Bytomska 8a JP NR 12 KOSZUTKA Filia nr 11 MBP, ul. Grażyńskiego 47 JP NR 13 BOGUCICE Filia nr 16 MBP, ul. Wajdy 21 Filia nr 22 MBP, ul. Słowiańska 1 Filia nr 33 MBP, ul. Markiefki 44a JP NR 14 DĄBRÓWKA MAŁA Filia nr 20 MBP, ul. Strzelców Bytomskich 21b JP NR 15 SZOPIENICE BUROWIEC Filia nr 19 MBP, ul. Obrońców Westerplatte 10 Filia nr 36 MBP, ul. Gen. Hallera 28 JP NR 16 JANÓW NIKISZOWIEC Filia nr 21 MBP, ul. Zamkowa 45 Oddział Muzeum Historii Katowic - Dział Etnologii Miasta, ul. Rymarska 4 JP NR 17 GISZOWIEC Filia nr 15 MBP, ul. Przyjazna 7a JP NR 18 MURCKI Filia nr 26 MBP, ul. Samsonowicza 27 JP NR 19 PIOTROWICE OCHOJEC Filia nr 9 MBP, ul. Jankego 183 Filia nr 10 MBP, ul. Radockiego 70a JP NR 20 ZARZECZE MDK Południe", ul. P. Stellera 4 JP NR 21 KOSTUCHNA Filia nr 27 MBP, ul. Szarych Szeregów 62 MDK Południe", ul. T. Boya - Żeleńskiego 83 JP NR 22 PODLESIE Filia nr 28 MBP, ul. Uniczowska 36 Stacjonarne punkty głosowania czynne były 22 września (piątek) w godzinach od 10:00 do 18:00, a 23 i 24 września (sobota i niedziela) w godzinach od 10:00 do 16:00. Dodatkowo w sobotę 23 września na Placu Kwiatowym, w godz. 11:00-16:00 uruchomiono dodatkowy punkt, w którym mieszkańcy mogli oddawać głosy z pomocą urzędników. Przeprowadzenie głosowania wymagało zaangażowania 136 pracowników Urzędu Miasta Katowice. Do każdego z punktów przydzielono czterech pracowników Urzędu, dwóch pracowało w piątek i sobotę a dwóch w niedzielę. Ich zadaniem było sprawdzanie, czy osoba chcąca oddać głos jest do tego uprawniona, poprzez wprowadzenie do systemu jej danych na podstawie przedłożonego dokumentu tożsamości, a następnie pomoc w obsłudze głosowania. 15

17 Ilustracja 3 Stacjonarny punkt głosowania na Placu Kwiatowym ( ) 6. Publikacja wyników Zgodnie z Regulaminem Budżetu Obywatelskiego Katowice 2018 zrealizowane zostaną te zadania, które otrzymały najwięcej głosów i osiągnęły próg minimalnego poparcia, aż do wyczerpania puli środków przewidzianych dla zadań o określonym charakterze (ogólnomiejskich i lokalnych w danej jednostce pomocniczej). Oznacza to, że jeśli zwycięski projekt nie wykorzystywał całej puli, do realizacji zarekomendowane zostały kolejne projekty, które zdobyły najwięcej głosów i mieściły się w kwocie pozostałej do dyspozycji. Mieszkańcy zdecydowali, że w roku 2018 realizowanych będzie 131 projektów lokalnych i 8 projektów ogólnomiejskich na łączną kwotę zł. Wyniki zostały ogłoszone 29 września 2017 roku. Listy projektów wraz z liczbą zdobytych głosów opublikowano na stronie Budżetu Obywatelskiego w Katowicach, udostępniono na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta Katowice, w Punkcie Konsultacyjnym oraz w Dzielnicowych Punktach Informacyjnych. Nowością tegorocznej edycji Budżetu Obywatelskiego była nagroda za frekwencję dla dzielnicy, w której podczas głosowania wzięło udział najwięcej osób w ujęciu procentowym otrzymała ją jednostka pomocnicza nr 18 Murcki, w której udział w głosowaniu wzięło 35,7% uprawnionych. Nagroda wyniosła zł i składały się na nią pozostałe dzielnice w wysokości 5% niewykorzystanych po głosowaniu środków. 16

18 7. Ewaluacja procesu Do 6 października 2017 roku mieszkańcy mieli możliwość podzielenia się swoimi opiniami na temat tegorocznej edycji Budżetu Obywatelskiego oraz propozycjami zmian. Wszelkie uwagi można było zgłaszać osobiście w Wydziale Komunikacji Społecznej (Rynek 13, pokój 205), wysłać pocztą tradycyjną lub elektroniczną (budzetobywatelski@katowice.eu). Łącznie rozróżniono ponad 60 uwag i propozycji zmian w procedurze Budżetu Obywatelskiego. Nie wszystkie zgłoszenia mogły zostać uwzględnione przy konstrukcji zasad kolejnej edycji BO. Zdarzało się, że niektóre propozycje wykluczały się wzajemnie, a inne propozycje już funkcjonowały w procedurze. Najważniejsze zmiany w kolejnej edycji wynikające ze zgłoszonych sugestii mieszkańców na etapie ewaluacji to: umożliwienie mieszkańcom składania wniosków do BO drogą elektroniczną ( em); zwiększenie liczby nagród dla jednostek pomocniczych za frekwencję w głosowaniu do trzech z jednoczesnym zwiększeniem łącznej puli środków do 10% niewykorzystanych środków po głosowaniu w pozostałych 19 jednostkach pomocniczych. Najczęściej pojawiającym się zgłoszeniem podczas ewaluacji był postulat doprecyzowania kwestii ogólnodostępności projektów. Ze względu na brak możliwości stworzenia jednoznacznej i precyzyjnej definicji ogólnodostępności zdecydowano się na wprowadzenie odpowiednich zapisów w FAQ z jednoczesnym zaleceniem ich stosowania przez komórki organizacyjne UMK i miejskie jednostki organizacyjne na etapie weryfikacji zgłoszonych projektów. Odpowiedni zapis przyjmie następującą formę: Za zadania ogólnodostępne uznaje się: takie zadania, do których wszyscy mieszkańcy danej dzielnicy mają swobodny i nieograniczony, a więc również bezpłatny dostęp. Za ogólnodostępne uważa się również te zadania, które ze względu na swój charakter są dedykowane określonej grupie odbiorców (np. osobom w określonym wieku dofinansowanie dla Klubu Seniora) lub do korzystania z nich konieczne jest posiadanie określonych umiejętności (np. umiejętność jazdy na rowerze by móc korzy-stać ze ścieżek rowerowych); zadania bez względu na ich rodzaj dotyczące instytucji publicznych prowadzonych przez miasto Katowice, bądź jednostki mu podległe ze względu na ich publiczny charakter. 17

19 III. SPIS TABEL I ILUSTRACJI Tabela 1 Podział środków finansowych na jednostki pomocnicze w Budżecie Obywatelskim Katowice Ilustracja 1 Autobus PKM Katowice z materiałem zachęcającym do głosowania 8 Ilustracja 2 Grafika promocyjna zachęcająca do głosowania z bliskimi 9 Tabela 2 Liczba zgłoszonych wniosków z podziałem na jednostki pomocnicze 11 Tabela 3 Ilość wniosków weryfikowanych przez wydziały UMK oraz miejskie jednostki organizacyjne 13 Ilustracja 3 Stacjonarny punkt głosowania na Placu Kwiatowym 16 18