Podręcznik - Współpraca Międzynarodowa

Transkrypt

1

2 1. Zatrudnianie obcokrajowców w UG 1.1. Nauczyciele akademiccy cudzoziemcy zatrudniani na umowę o pracę (stały etat) Regulacje prawne: a) Pozwolenie na pracę Zgodnie z art. 109 ust. 3 Ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym z dnia 27 lipca 2005r. z późn. zm. zatrudnienie w uczelni w charakterze nauczyciela akademickiego cudzoziemca następuje bez konieczności uzyskania zezwolenia. b) Zezwolenie na pobyt czasowy Cudzoziemcy niebędący obywatelami UE: Cudzoziemiec przebywający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest zobowiązany złożyć wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, nie później niż ostatniego dnia legalnego pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z Art Zezwolenia na pobyt czasowy w celu prowadzenia badań naukowych udziela się cudzoziemcowi będącemu naukowcem, gdy celem jego pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest prowadzenie badań naukowych lub prac rozwojowych na podstawie umowy o przyjęciu go w celu realizacji projektu badawczego zawartej z jednostką naukową, o której mowa w art. 2 pkt 9 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2014 r. Dziennik Ustaw 79 Poz poz. 1620, z 2015 r. poz. 249 i 1268 oraz z 2016 r. poz i 1311). Wniosek o pozwolenie na pobyt czasowy należy złożyć w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim: Sekretariat Oddziału ds. Legalizacji Pobytu Cudzoziemców tel.: fax: Dyżur telefoniczny przez pracowników Oddziału pełniony jest w dniach: poniedziałek, środa i piątek od godz. 8:00 do 12:00. ADRES: Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku ul. Okopowa 21/ Gdańsk wejście do budynku od strony ul. Rzeźnickiej nr pokoju: 11 cudzoziemcy.pobyt@gdansk.uw.gov.pl link do rejestracji wizyty online:

3 Niezbędne dokumenty: 1. Wypełniony zgodnie z pouczeniem formularz wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy załącznik nr Do wniosku należy dodatkowo dołączyć załącznik nr 2, który wypełnia podmiot powierzający wykonywanie cudzoziemcowi pracy (w tym wypadku UG Dział Kadr). 3. Cztery aktualne fotografie. 4. Kserokopia ważnego dokumentu podróży (oryginał do wglądu), w szczególnie uzasadnionym przypadku, gdy cudzoziemiec nie posiada ważnego dokumentu podróży i nie ma możliwości jego uzyskania, może przedstawić inny dokument potwierdzający tożsamość. Uwaga: Brak któregokolwiek z ww. dokumentów spowoduje wezwanie cudzoziemca do jego uzupełnienia w terminie 7 dni od doręczenia wezwania pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania. Wniosek powinien zostać złożony osobiście. Procedura zatrudnienia: tryb konkursowy, identyczny jak w przypadku obywateli polskich Nauczyciele akademiccy - cudzoziemcy zatrudniani do realizacji projektów naukowych, w ramach umów bilateralnych i innych zewnętrznych źródeł finansowania W pierwszej kolejności należy dokonać wszelkich formalności związanych z podpisaniem umowy grantowej, kalkulacji z uwzględnieniem wynagrodzeń zasadniczych i innych pozostałych kwestii wymaganych warunkami projektowymi, zgodnie z przepisami wewnętrznymi we współpracy z Biurem Projektów Rozwojowych lub Biurem Projektów Naukowych UG. W celu zatrudnienia pracownika do realizacji projektu należy wykonać następujące kroki: Dziekan Wydziału występuje z wnioskiem do JM Rektora o wyrażenie zgody na wszczęcie procedury zatrudnienia bez konkursu na dane stanowisko. Wniosek musi być uzasadniony i zawierać czasokres zatrudnienia oraz źródło finansowania zatrudnienia poprzez dokładne podanie tytułu grantu, daty zawartej umowy na realizację. JM Rektor wniosek kieruje do zaopiniowania przez w/w Biura projektów i Kwestora. Po uzyskaniu akceptacji JM Rektora UG wniosek przekazywany jest do realizacji w Dziale Kadr UG. Dział Kadr przekazuje Dziekanowi zwrotną informację o podjętej przez JM Rektora decyzji. Dziekan z kierownikiem projektu wszczyna proces zatrudnienia nauczyciela akademickiego: 1. Wybrany do zatrudnienia pracownik - nauczyciel akademicki składa podanie o zatrudnienie adresowane do JM Rektora. 2. Podanie musi być zaopiniowane przez kierownika projektu oraz Dziekana i zawierać stanowisko, wymiar etatu, okres zatrudnienia od do, dokładną nazwę projektu oraz datę zawarcia umowy projektowej, wynagrodzenie zasadnicze (ustalone wcześniej z Kwesturą zawarte w kalkulacji projektowej).

4 3. Podanie, Dziekan przedkłada Radzie Wydziału do zaopiniowania i po opinii przesyła do Działu Kadr. W przypadku zatrudnienia na stanowiska profesorskie wymagana jest jeszcze opinia Senatu UG. 4. Dział Kadr przekazuje podanie zainteresowanego Biurom projektowym Kwestor w celu potwierdzenia warunków zatrudnienia. 5. Następnie zaopiniowane podanie zostaje przekazane JM Rektorowi do decyzji personalnej. 6. Po pozytywnej decyzji JM Rektora, Dział Kadr przekazuje na wydział stosowną informację oraz prosi zainteresowanego o wypełnianie pozostałych formalności związanych z zatrudnieniem takich jak: badania lekarskie, szkolenia BHP i inne. Udziela przy tym bardzo dokładnych informacji o potrzebnych dokumentach oraz ich wzorach w języku angielskim. 7. Po załatwieniu formalności zostaje sporządzona umowa o pracę i po jej podpisaniu pracownik zostaje dopuszczony do realizacji zadań Pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi - cudzoziemcy zatrudniani do realizacji projektów naukowych, w ramach umów bilateralnych i innych zewnętrznych źródeł finansowania Obowiązuje identyczna procedura jak przy zatrudnieniu nauczyciela akademickiego z zastrzeżeniem, że nie jest wymagana opinia Rady Wydziału oraz pisma wg właściwości adresowane są do Kanclerza UG Zatrudnienie na stanowisku profesora wizytującego (etat) Regulacje prawne: Zgodnie z art.114 Ustawy prawo o szkolnictwie wyższym na stanowisku profesora wizytującego można zatrudnić osobę będącą pracownikiem innej uczelni, która posiada stopień naukowy doktora habilitowanego lub tytuł naukowy profesora. Zgodnie z art. 115 w/w Ustawy, na stanowisku profesora wizytującego można także zatrudnić osobę, która posiada stopień naukowy doktora, znaczne i twórcze osiągnięcia w pracy naukowej lub zawodowej oraz kierowała samodzielnie zespołami badawczymi lub projektami bądź też samodzielnie prowadziła projekty po zasięgnięciu opinii co najmniej jednego recenzenta zewnętrznego, posiadającego tytuł naukowy, wskazanego przez radę wydziału. W celu zatrudnienia pracownika na stanowisku profesora wizytującego należy wykonać następujące kroki: Dziekan Wydziału występuje z wnioskiem do JM Rektora o wyrażenie zgody na wszczęcie procedury zatrudnienia oraz ogłoszenie konkursu na stanowisko profesora wizytującego. Wniosek musi być uzasadniony i zawierać czasokres zatrudnienia. JM Rektor wniosek kieruje do zaopiniowania przez Dział Kształcenia i Dział Kontrolingu oraz podejmuje decyzję w sprawie. Wniosek przekazany jest do wszczęcia realizacji do Działu Kadr UG. Dział Kadr przekazuje Dziekanowi zwrotną informację o podjętej przez JM Rektora decyzji.

5 Dziekan wszczyna proces zatrudnienia profesora wizytującego: 1. Konkurs za zgodą Rektora ogłasza Dziekan lub kierownik jednostki ogólnouniwersyteckiej. Ogłoszenie konkursu następuje przez podanie jego warunków do publicznej wiadomości, w tym na stronie internetowej Uniwersytetu, urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego oraz ministra nadzorującego Uniwersytet, a także na stronach internetowych Komisji Europejskiej w europejskim portalu dla mobilnych naukowców, przeznaczonym do publikacji ofert pracy naukowców, nie krócej niż czternaście dni przed terminem zamknięcia listy kandydatów. 2. Komisję konkursową powołuje Dziekan albo Kierownik jednostki ogólnouniwersyteckiej (w skład komisji konkursowej wchodzą: osoba mająca być bezpośrednim przełożonym zatrudnianego pracownika oraz dwie osoby posiadające co najmniej stopień naukowy doktora habilitowanego, przewodniczącym komisji jest dziekan). 3. Komisja dokonuje oceny zgłoszonych kandydatur i na jej podstawie formułuje pozytywną rekomendację co do określonego kandydata albo informację o niewyłonieniu żadnego kandydata. Stanowisko co do wyniku konkursu komisja przedstawia Dziekanowi/kierownikowi jednostki międzywydziałowej lub pozawydziałowej, jak również podaje do wiadomości na stronie internetowej Uniwersytetu. 4. Wybrany do zatrudnienia pracownik - nauczyciel akademicki składa podanie o zatrudnienie adresowane do JM Rektora. 5. Podanie musi być zaopiniowane przez bezpośredniego przełożonego oraz Dziekana i zawierać stanowisko, wymiar etatu, czasokres zatrudnienia od do, wynagrodzenie zasadnicze. 6. Podanie, Dziekan przedkłada Radzie Wydziału do zaopiniowania i po opinii przesyła do Działu Kadr. 7. Podanie zostaje przekazane JM Rektorowi do decyzji personalnej. 8. Po pozytywnej decyzji JM Rektora, Dział Kadr przekazuje na wydział stosowną informację oraz prosi zainteresowanego o załatwienie wszelkich formalności związanych z zatrudnieniem. Udziela przy tym bardzo dokładnych informacji o potrzebnych dokumentach, szkoleniach, badaniach lekarskich itp. 9. Po załatwieniu formalności zostaje sporządzona umowa o pracę i po jej podpisaniu pracownik zostaje dopuszczony do realizacji zadań.

6 2. Mobilność akademicka 2.1. VISITING PROFESSOR (profesor obcokrajowiec niezatrudniony na etacie w UG) Regulacje prawne: Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 marca 2015r. w sprawie sposobu podziału dotacji z budżetu państwa dla uczelni publicznych i niepublicznych, Visiting Professor (VP) to osoba: - niebędąca obywatelem polskim, - posiadająca tytuł naukowy profesora lub tytuł profesora sztuki lub zatrudniona na stanowisku profesora w innej uczelni, instytucie badawczym, instytucie naukowym Polskiej Akademii Nauk, zagranicznej uczelni lub zagranicznej instytucji naukowej, - która przeprowadziła co najmniej 60 godzin zajęć dydaktycznych w roku akademickim na studiach I, II, III stopnia lub na jednolitych studiach magisterskich. Czynności związane z przyjęciem VP: Sam zainteresowany VP lub jego opiekun na Wydziale (kierownik Instytutu/Katedry) składa do Dziekana Wydziału podanie o wyrażenie zgody na pobyt/zaproszenie VP (imię, nazwisko, uniwersytet, na którym jest zatrudniony) w celu realizacji 60 godzin zajęć dydaktycznych w ramach programu Visiting Professors oraz określenie terminu jego pobytu. W celu otrzymania grantu pobytowego, Dziekan Wydziału przyjmującego kieruje pismo do Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą z prośbą o przyznanie grantu pobytowego w wysokości 2000 zł - załącznik nr 3 przykładowa treść podania. Po uzyskaniu zgody Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą możliwe jest wystawienie oficjalnego zaproszenia dla VP (niezbędne do uzyskania wizy). Wydział przyjmujący podpisuje umowę cywilnoprawną z VP. Umowa podpisywana jest w języku polskim według standardowego wzoru dostępnego na stronie UG Udostępniana jest także wersja angielska (do wglądu) dokumenty w jęz. angielskim (zał. 4 - umowa, 5 - rachunek, 6 - ewidencja godzin, 7 - oświadczenie podatkowe). Wydział przyjmujący VP wypełnia wniosek o przyjęcie gościa zagranicznego i przesyła do Sekcji Współpracy Międzynarodowej (International Office) załącznik nr 8 wniosek o przyjęcie gościa zagranicznego. Wydział przyjmujący VP pozyskuje dokument potwierdzający uzyskanie przez VP tytułu naukowego profesora lub zatrudnienie na etacie profesora oraz dokumentację potwierdzającą przeprowadzenie 60 godzin zajęć dydaktycznych i przechowuje te dokumenty w aktach sprawy. Koszty związane z przyjęciem VP: Koszty pobytu mogą być sfinansowane: indywidualnie przez VP, przez Wydział przyjmujący ze środków własnych,

7 w ramach grantu pobytowego przyznanego przez Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą (3 granty po 2000 zł na 1 rok akademicki na każdy Wydział przyjmujący). Grant może zostać przeznaczony tylko na zakwaterowanie i/lub podróż. a) Zakwaterowanie Istnieje możliwość zakwaterowania w jednym z hoteli asystenckich/akademiku UG prośbę można wystosować mailowo do Sekcji Współpracy Międzynarodowej (International Office) io@ug.edu.pl wraz z podaniem dokładnych dat pobytu. Miesięczną opłatę za 1 miejsce w hotelu asystenckim ustala Dział Pracowniczych Spraw Socjalno-Bytowych przyjmując za podstawę koszty utrzymania oraz wpłaty gości. Rozliczenie następuje na podstawie noty obciążeniowej kierowanej z hotelu lub akademika bezpośrednio do Sekcji Współpracy Międzynarodowej (International Office). Jeśli zakwaterowanie ma miejsce w jednostce poza UG miejsce rezerwowane jest przez VP lub Wydział przyjmujący. W przypadku grantu pobytowego podstawą do zwrotu kosztów jest rachunek/faktura na UG opisana przez Wydział przyjmujący (kogo dotyczy, daty pobytu oraz nr rachunku bankowego, na który ma być zwrot). Opracowana fakturę należy przekazać do Sekcji Współpracy Międzynarodowej (International Office). b) Podróż Zakup biletów lotniczych odbywa się przez osoby do tego upoważnione na Wydziale przyjmującym VP. W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość zakupu biletów przez Sekcję Współpracy Międzynarodowej (International Office) po przekazaniu wymaganych informacji przez opiekuna VP/pracownika Wydziału. W przypadku, gdy VP podróżował na koszt własny (samolot, pociąg, autobus), a został przyznany grant pobytowy, zwrot kosztów następuje na podstawie okazania biletów wraz z pismem skierowanym do Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą z prośbą o zwrot kosztów i danymi rachunku bankowego (pismo podpisane przez opiekuna VP lub Dziekana Wydziału). c) Dodatkowe informacje Forma nauczania może obejmować wykłady, zajęcia, seminaria, tutoring, kursy mieszane, itp. Wymagane są listy obecności z każdych zajęć (nawet z kursów online). Opłata za godzinę jest standardową stawką profesora UG lub, za zgodą VP, może być to również umowa w ramach wolontariatu. VP jest rozliczany w roku akademickim. Niezbędne jest przydzielenie VP opiekuna z Wydziału przyjmującego, który będzie pośredniczył w koordynacji pobytu i kontakcie z VP. Do zatrudnienia VP na umowę cywilnoprawną nie jest wymagana zgoda Rady Wydziału.

8 VP jest zobowiązany do posiadania indywidualnego ubezpieczenia z kraju macierzystego, zarówno na podróż, jak i na pobyt w Polsce. UWAGA! Polak pracujący za granicą nie może być VP Wyjazdy służbowe zagraniczne Podróż służbowa za granicę może odbywać się w następującym celu: a) naukowym: konferencje, kongresy, sympozja, zjazdy naukowe, prowadzenie badań naukowych, realizacja stypendium naukowego przyznanego przez instytucję zagraniczną, b) dydaktycznym: podejmowanie i prowadzenie działalności dydaktycznej za granicą, c) szkoleniowym: staż naukowy lub specjalistyczny, praktyki zawodowe, kursy podnoszące kwalifikacje zawodowe, studia podyplomowe, studia doktoranckie, d) związanym bezpośrednio z wykonywaniem zadań uczelni. Podróż służbowa trwająca do 30 dni odbywa się w ramach płatnego urlopu szkoleniowego udzielanego przez Rektora, natomiast podróż powyżej 30 dni może być realizowana w ramach urlopu szkoleniowego płatnego lub bezpłatnego. Pracownicy mogą uzyskać bezpłatny lub płatny urlop na podstawie zgody Rektora udzielonej na wniosek pracownika, zaopiniowany przez Dziekana - gdy wyjazd trwa do 3 miesięcy oraz dodatkowo po zasięgnięciu opinii Rady Wydziału gdy przewidywany okres pobytu przekracza 3 miesiące. W celu uzyskania urlopu szkoleniowego pracownik składa do Dziekana Wydziału wniosek z prośbą o udzielenie urlopu szkoleniowego płatnego/bezpłatnego w danym terminie wraz z uzasadnieniem wyjazdu oraz wskazaniem źródeł finansowania. Decyzja Dziekana i Rady Wydziału (w przypadku urlopów dłuższych niż 90 dni) jest przesyłana do Sekcji Rozwoju Kadr i Badań Naukowych UG. W przypadku doktorantów UG na wyjazd powyżej 30 dni konieczna jest zgoda Kierownika Studium Doktoranckiego. Czynności związane z wyjazdem zagranicznym: Najpóźniej 14 dni przed planowanym wyjazdem należy złożyć Wniosek o wyjazd zagraniczny w Sekcji Współpracy Międzynarodowej (International Office) - załącznik 9 wniosek o wyjazd zagraniczny. W przypadku dofinansowania z Działalności Statutowej DS należy we wniosku wskazać nr zadania wraz z kategorią oraz przewidywany koszt wyjazdu i przekazać wniosek do Działu Kontrolingu (pokój 409, 410) w celu potwierdzenia i zablokowania środków. W przypadku dofinansowania z grantu dla młodych naukowców MNiD należy załączyć kopię decyzji, wskazać przewidywany koszt wyjazdu i przekazać wniosek do Sekcji Rozwoju Kadr i Badań Naukowych (pokój 402) w celu potwierdzenia i zablokowania środków. Po otrzymaniu zgody na wyjazd, wszystkie formalności załatwiane są w Sekcji Współpracy Międzynarodowej (International Office): zamawianie polis i biletów lotniczych (po uprzednim dokonaniu rezerwacji przez osobę wyjeżdżającą), zaliczki złotówkowe, zaliczki dewizowe na opłacenie noclegów, diet, przejazdów; przelewy

9 zagraniczne (np. opłaty konferencyjne) załącznik nr 10 druk przelewu zagranicznego. Podczas pobytu za granicą należy uzyskać faktury wystawione na Uniwersytet Gdański na potwierdzenie poniesionych wydatków (za wyjątkiem dewiz pobranych w banku na pokrycie diet i innych ryczałtów) oraz rozliczenia przedpłat przekazanych przelewem bankowym przez UG na konto organizatora (np. opłata konferencyjna). Osoba wyjeżdżająca zobowiązana jest do rozliczenia wyjazdu w Sekcji Współpracy Międzynarodowej (International Office) w ciągu 14 dni po powrocie. Dodatkowe informacje: Stawki diet (od r.) - Dziennik Ustaw Bilety lotnicze i polisy - komunikat DZP oraz procedury w sprawie składania reklamacji - informacja DZP Ubezpieczenie KARTA EKUZ leczenie w innym państwie Możliwość sporządzenia kosztorysu - kalkulacja kosztów wyjazdu 2.3. Przyjazdy gości zagranicznych Czynności związane z przyjazdem gości zagranicznych: Najpóźniej na 14 dni przed planowanym przyjazdem gościa należy złożyć Wniosek o przyjęcie gościa zagranicznego w Sekcji Współpracy Międzynarodowej (International Office) załącznik nr 8 wniosek o przyjęcie gościa zagranicznego. Dodatkowe informacje: istnieje możliwość uzyskania stypendium dla gościa zagranicznego - kwota ustalana jest w zależności od źródła finansowania, celu i rangi wizyty (w przypadku, gdy przyjazd gościa odbywa się w ramach projektów międzynarodowych stosuje się odpowiednio określone w nim stawki), istnieje możliwość zakwaterowania w pokojach gościnnych na Wydziale Prawa i Administracji oraz w Hotelach Asystenckich UG, gość może zostać zakwaterowany poza obiektami UG, rezerwacja noclegu dokonywana jest przez jednostkę zapraszającą, gość zobowiązany jest do posiadania indywidualnego ubezpieczenia z kraju pochodzenia, zarówno na podróż, jak i na pobyt w Polsce.

10 3. Współpraca międzynarodowa umowy międzynarodowe i umowy bilateralne 3.1. Umowy międzynarodowe Ogólne informacje dotyczące umów międzynarodowych koordynowanych przez MNiSW są dostępne na stronie: Czynności związane z zawieraniem i realizacją umów międzynarodowych: Ogłoszenie konkursu i zaproszenie do składania wniosków oraz warunki, terminy i formularze wg krajów: Wypełniony formularz zgłoszenia (4 egzemplarze) należy złożyć w Sekcji ds. Współpracy z Zagranicą (2 egz. MNiSW, 1 egz. SWZ, 1 egz. koordynator projektu). Zasady wydatkowania środków na realizację projektu oraz sprawozdawczość w tym zakresie odbywa się wg wytycznych ustalonych przez MNiSW oraz dysponenta środków Umowy bilateralne Czynności związane z zawieraniem i realizacją umów bilateralnych: W Sekcji Współpracy Międzynarodowej (International Office) dostępne są wzory umów bilateralnych (w języku polskim i angielskim), które mogą posłużyć jako wzór do podpisania umowy z zainteresowaną instytucją zagraniczną. Należy uzupełnić umowę o wszystkie wymagane dane obu instytucji. Wraz z przygotowaną umową należy wystosować pismo/maila z informacją o tym, kto jest koordynatorem umowy ze strony UG na Wydziale. Uzupełnioną umowę należy przekazać do zatwierdzenia w kolejności: Radca prawny UG, Kwestor UG, Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą. Podpisaną umowę należy przekazać drugiej stronie (mailowo lub pocztą tradycyjną). Podpisaną przez obie strony umowę należy zarejestrować w Sekcji ds. Rozliczeń UG (obecnie u Pani Joanny Łozińskiej). Zarejestrowany oryginał/kopię należy przekazać do Sekcji Współpracy Międzynarodowej (International Office).