OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Specyfikacja techniczna wykonania i odbioru systemu NA POTRZEBY REALIZACJI PROJEKTU: Zwiększenie dostępności i jakości elektronicznych usług publicznych dla mieszkańców i podmiotów gospodarczych Powiatu Wrocławskiego oraz 8 Gmin: Czernicy, Długołęki, Jordanowa Śląskiego, Kątów Wrocławskich, Kobierzyc, Mietkowa, Siechnic i Żórawiny Strona 1 z 34

2 Zawartość 1. WPROWADZENIE Cel i zakres stosowania dokumentu Zakres prac definiowanych przez dokument Akty prawne... 3 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) OPIS I WYMAGANIA OGÓLNE Cele projektu Ogólne założenia Oprogramowanie Bezpieczeństwo informacji Proces Zarządczy (PZP) Dostępność dla osób niepełnosprawnych WYMAGANIA FUNKCJONALNE DLA SYSTEMU Portal usług publicznych (eurząd) Obecnie używane oprogramowanie Wymagania formalno-prawne Systemu eurząd Portal Interesanta Aplikacje mobilne Struktura sprzętowa Portal Interesanta przepływ danych z bazy replikowanej Metody autoryzacji i autentykacji (uwierzytelniania) klientów e-usług Elektroniczne usługi publiczne Infrastruktura Komunikacyjna (IK) Zakres wdrożenia systemów Przeprowadzenie szkoleń Szkolenia pracowników Szkolenie kadry kierowniczej Szkolenia administratorów: Dokumentacja Pozostałe wymagania...33 Strona 2 z 34

3 1. WPROWADZENIE 1.1 Cel i zakres stosowania dokumentu Specyfikacja techniczna wykonania i odbioru systemu jest elementem dokumentacji Projektu w zakresie dotyczącym Gminy Siechnice. Dokumentacja ta stanowi logiczną kontynuację Studium Wykonalności projektu Zwiększenie dostępności i jakości elektronicznych usług publicznych dla mieszkańców i podmiotów gospodarczych Powiatu Wrocławskiego oraz 8 Gmin: Czernicy, Długołęki, Jordanowa Śląskiego, Kątów Wrocławskich, Kobierzyc, Mietkowa, Siechnic i Żórawiny i stanowi punkt odniesienia dla przyszłej dokumentacji projektu. 1.2 Zakres prac definiowanych przez dokument Dokument definiuje wymagania dotyczące systemu dla następujących zakresów prac: 1) Zaprojektowanie, dostawa i wdrożenie e-usług 2) Zaprojektowanie, dostawa i wdrożenie aplikacji mobilnych oraz portalu interesanta 3) Integracja wyżej wymienionych elementów w celu utworzenia zintegrowanego systemu informatycznego wspierającego zarządzanie Urzędem, świadczenie e-usług oraz komunikacje z mieszkańcami Gminy; 4) Świadczenie usług wsparcia. Niniejszy dokument określa wymagania Zamawiającego dotyczące zakresu i formuły realizacji Projektu Zwiększenie dostępności i jakości elektronicznych usług publicznych dla mieszkańców i podmiotów gospodarczych Powiatu Wrocławskiego oraz 8 Gmin: Czernicy, Długołęki, Jordanowa Śląskiego, Kątów Wrocławskich, Kobierzyc, Mietkowa, Siechnic i Żórawiny w części dotyczącej Gminy Siechnice. Obszar zagadnień ujętych w dokumencie stanowi specyfikację opisującą sposób realizacji przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę i obejmuje, oprócz kwestii czysto technicznych, także kwestie organizacyjne i formalno-prawne, które występują podczas realizacji wieloetapowych i złożonych projektów informatycznych, takie jak: 1) Opis głównych standardów technicznych obowiązujących Wykonawcę podczas projektowania, wdrożenia i utrzymywania systemu; 2) Opis wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych, jednoznacznie definiujący potrzeby i oczekiwania Zamawiającego odnośnie rezultatów projektu. 3) Opis procedur odbiorów zarówno dla odbiorów sprzętu i oprogramowania, w rozbiciu na etapy i procedurę odbioru końcowego. 4) Wskazanie aktów prawnych, określających przepisy, z którymi system musi być zgodny; 5) Opis podstawy metodologicznej realizacji zamówienia w tym w szczególności definicję etapów projektu narzucającą klarowne ramy dla przebiegu wszystkich prac, opis działań, opis charakterystyki uczestników projektu, ogólnych zasad komunikacji, uprawnień interesariuszy, wymaganych dokumentów oraz raportów i innych uwarunkowań organizacyjnych, które Wykonawca jest zobowiązany respektować, wspierać lub realizować. 1.3 Akty prawne Poniższa tabela wylicza źródła prawa, które w sposób szczególny odnoszą się do Projektu. Zakres i forma oddziaływania zależy od właściwości rzeczowej konkretnych przepisów. Nazwa aktu prawnego Dz.U USTAWA z dnia 17 lutego 2005 r Dz.U z dnia Dz.U z dnia Opis aktu prawnego Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną Strona 3 z 34

4 Nazwa aktu prawnego Opis aktu prawnego Dz.U z dnia Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym Dz.U z dnia Dz.U z dnia Dz.U z dnia Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Ustawa Kodeks postępowania administracyjnego Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej Dz.U z dnia Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym Dz.U z dnia Dz. U. z 2005 r. Nr 217, poz Dz. U. z 2005 r. Nr 205, poz Dz. U. z 2006 r. Nr 206, poz Dz. U. z 2006 r. Nr 206, poz Dz. U. z 2006 r. Nr 206, poz Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie testów akceptacyjnych oraz badania oprogramowania interfejsowego i weryfikacji tego badania Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych Dz.U nr 128 poz Ustawa o ochronie baz danych z 27 lipca 2001 Dz.U nr 14 poz. 67 Dz.U z dnia Dz.U z dnia Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Ustawa z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych Strona 4 z 34

5 Nazwa aktu prawnego Dz.U z dnia Dz.U z dnia Dz. U. z 2016 r. poz..615 Opis aktu prawnego Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r.o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości Dz.U. z 2016 r. poz. 195 Dz. U. z 2016 r. poz. 242 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych Rozporządzenie Ministra finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych Dz. U. z 2016 r. poz.198 Ustawa z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego Dz. U. z 2016 r. poz. 441 Rozporządzenie Ministra finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej Dz. U. z 2015 r. poz Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Dz. U. z 2013 r. poz. 168 Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Strona 5 z 34

6 2. OPIS I WYMAGANIA OGÓLNE 2.1 Cele projektu Celem głównym zamówienia jest: Intensyfikacja wykorzystania technologii ICT do budowy, uruchomienia i upowszechnienia nowych jakościowo, dojrzałych, elektronicznych usług publicznych, w tym usprawnienie procesów administracyjnych i dostarczenie wiarygodnej informacji zarządczej, poprzez integrację systemów back-office i front-office uzyskaną dzięki wdrożeniu nowych systemów aplikacyjnych. Cele szczegółowe to: 1) Wdrożenie nowych jakościowo elektronicznych usług publicznych o wysokim stopniu dojrzałości; 2) Usprawnienie procesów administracyjnych w zakresie obsługi dokumentacji ewidencjonowanej oraz gospodarki przestrzennej i personalizacji świadczonych e-usług publicznych, przekładające się na wymierne usprawnienie funkcjonowania administracji samorządowej. Policzalnym rezultatem realizacji zamówienia będzie skrócenie czasu potrzebnego do załatwienia większości spraw związanych z realizacją zadań wspieranych przez wdrażany System, w tym usprawnienie pracy na poszczególnych stanowiskach pracy w Urzędzie. Pośrednio rezultaty te wpłyną na poprawę inicjowanych przez sektor prywatny spraw, co przełoży się na ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej oraz przedsiębiorczości na terenie gminy, dając wymierne z tego tytułu korzyści i oszczędności społeczne. 2.2 Ogólne założenia Główne komponenty realizowane w ramach Projektu w warstwie tzw. Oprogramowania Aplikacyjnego obejmują wykonanie Zintegrowanego Informatycznego Systemu Zarządzania Gminą, którego elementy będą tworzyć spójne grupy funkcjonalne, którym przypisuje się określone zadania i funkcje. Są to: 1) Zbiór komponentów zapewniający uruchomienie elektronicznych usług publicznych, w tym mechanizmy uwierzytelnienia w oparciu o profil zaufany epuap (konto epuap) lub własne usługi uwierzytelnienia, dostarczający tematycznie lub technologicznie zebrane usługi sieciowe wspierające świadczenie usług platformy epuap lub dostarczający dedykowane, tematyczne e-usługi komplementarne z epuap, co może obejmować w szczególności Portal Podatnika / Interesanta zapewniający dostęp do sprofilowanej informacji publicznej w zakresie szerszym oraz bardziej przyjaznym niż to zapewnia Biuletyn Informacji Publicznej, zapewniający również dostęp do sprofilowanej dla konkretnego Interesanta informacji nt. jego zobowiązań finansowanych wobec gminy / urzędu, wspierający czynności związane ze złożeniem deklaracji na podatek od nieruchomości, czy też dokonaniem płatności, współpracujący ściśle z platformą usług epuap; Umożliwia także szerszą komunikację elektroniczną pomiędzy Urzędem a Interesantem. Stworzenie Punktu potwierdzającego Profil Zaufany co ma wpłynąć na zwiększenie się zainteresowania e-usługami oraz umożliwi bezpośrednie wyrabianie Profilu Zaufanego dla mieszkańców Gminy Siechnice. Jednym z istotniejszych komponentów usług elektronicznych będzie także Aplikacja mobilna zapewniająca dostęp do spersonalizowanej informacji, informacji ogólnej, e-usług oraz komunikacji elektronicznej za pomocą urządzeń mobilnych z dowolnym systemem operacyjnym. 2) Infrastruktura Komunikacyjna (IK) zestaw metod oraz komponentów zapewniających komunikację oraz wymianę danych pomiędzy poszczególnymi systemami wchodzącymi w skład systemu zintegrowanego 1 ; Ideową koncepcję Zintegrowanego Systemu Zarządzania łączącego wymienione powyżej komponenty pokazuje Rysunek 1. 1 Metody wchodzące w skład poszczególnych usług komunikacji i wymiany danych mogą funkcjonować w konfiguracji punkt punkt lub opcjonalnie w środowisku szyny danych (ang. Enterprise Services Bus - ESB), co zwiększa poziom bezpieczeństwa rozwiązania oraz zapewnia pakiet usług monitorowania i raportowania zdarzeń dot. wymiany danych Strona 6 z 34

7 Rysunek 1 Ideogram koncepcji Zintegrowanego Informatycznego Systemu Zarządzania Gminą (Urzędem) Przedmiot Projektu obejmuje realizację w 2 etapach wdrożenia dojrzałych e-usług w Urzędzie Miejskim w Siechnicach na potrzeby realizacji działań statutowych Gminy Siechnice poprzez rozbudowę aktualnej infrastruktury teleinformatycznej Zamawiającego o nowe rozwiązania aplikacyjne, systemowe oraz sprzętowe zapewniające możliwość wdrożenia ilościowo i jakościowo bardziej dojrzałych elektronicznych usług publicznych na poziomie 3, 4 i 5 kategorii. Są one oparte o poddane procesowi rozbudowy, modernizacji i integracji systemy front-office (II etap) i back-office (I etap), wspomagające realizację zadań ustawowych będących w kompetencji Zamawiającego. Projekt realizowany będzie w 2. Etapach, obejmujących komponenty systemu zintegrowanego, tj.: Strona 7 z 34

8 1) Etap I Zakup i dostosowanie do potrzeb Urzędu systemu modułowego (System EZD, systemy dziedzinowe, Infrastruktura Komunikacyjna, System Informowania Kierownictwa) wraz z zakupem technicznej infrastruktury systemu obsługującej system będących przedmiotem Projektu, prace wdrożeniowe w tym szkolenia użytkowników, usługi wsparcia na etapie użytkowania systemu. (ZAKOŃCZONY) 2) Etap II Rozbudowa infrastruktury technicznej, systemu zarządzania, doposażenia stanowisk pracy, uruchomienie Punktu Potwierdzania Profilu Zaufanego, uruchomienie Portalu dla interesanta, zbudowanie aplikacji mobilnych, wdrożenie e-usług oraz elektronicznych formularzy. - (ZAKOŃCZONY W CZĘŚCI INFRASTRUKTY TECHNICZNEJ) W związku z koniecznością zachowania integralności zastosowanych rozwiązań Wykonawca zobowiązany jest zrealizować II etap z uwzględnieniem: 1) Współpracy systemów Wykonawcy z systemami wdrożonymi w etapie I, przy zastosowaniu mechanizmów migracyjnych i bazodanowych. 2) Możliwość współpracy z firmą wdrażającą etap I projektu (REKORD). 2.3 Oprogramowanie W skład oprogramowania systemu wchodzą: 1) Środowisko aplikacyjne; 2) Komponenty funkcjonalne; 3) Oprogramowanie realizujące wymagania niefunkcjonalne. Oprogramowanie systemu realizuje poszczególne grupy funkcjonalności za pomocą autonomicznych komponentów. Funkcja integracji komponentów musi być realizowana przez wspólną platformę aplikacyjną za pośrednictwem zestandaryzowanych interfejsów zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012r.w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. Zamawiający zakłada, że na zakres rzeczowy Projektu składa się w szczególności zakup i dostosowanie do potrzeb Urzędu Miejskiego w Siechnicach oprogramowania, w tym: 1) Oprogramowanie użytkowe pakiet biurowy 50 szt. 2) Oprogramowanie do tworzenia elektronicznych formularzy(także w pdf) - 1 lic. 3) Implementację interaktywnych formularzy na platformie epuap 1 pakiet 4) Portal posiadający funkcjonalność informacyjną oraz funkcyjną dla petenta 1 szt. Aplikacja mobilna do udostępnienie usług elektronicznych na urządzenia przenośne (telefony, tablety) zapewniająca dostęp do e-usług oraz informacji o gminie i komunikacji z gminą 1 szt. 2.4 Bezpieczeństwo informacji Wymagania dotyczące organizacji bezpieczeństwa Wykonawca zobowiązany jest do zapoznania się z dokumentami obowiązującymi u Zamawiającego w zakresie zarządzania bezpieczeństwem informacji i na ich podstawie zobowiązany będzie do zaproponowania wprowadzenia zmian i uwzględnienia naszych wymagań w zaproponowanym rozwiązaniu. Wdrażany system będzie zapewniał niezbędne wymagania związane z bezpieczeństwem informacji i przetwarzania danych przez zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzany ch danych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i standardami. W szczególności zapewnione zostaną wymagania Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych oraz zgodne z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Strona 8 z 34

9 Kluczowy wymóg bezpieczeństwa zapewni obligatoryjne zabezpieczenie danych przez zastosowanie systemu zarządzania bazą danych systemu open source lub systemu komercyjnego, ze wskazaniem na tę pierwszą opcję. W zakresie przetwarzanych danych osobowych wymagania określone w 7 ust. 1 ww. rozporządzeni a zostaną spełnione poprzez: 1) Określenie daty pierwszego wprowadzenia danych do systemu. Każde wejście do systemu będzie logowane, login użytkownika będzie zapisywany w przypadku wprowadzenia danych wrażliwych, jak również ich modyfikacji. Razem z loginem z apisywana będzie data wprowadzenia z dokładnością do sekundy, 2) Odnotowanie identyfikatora użytkownika wprowadzającego dane osobowe do systemu. Każde wejście do systemu będzie logowane, login użytkownika będzie zapisywany w przypadku wprowadzenia danych wrażliwych jak i ich modyfikacji, 3) Odnotowanie informacji o odbiorcach w rozumieniu art. 7 pkt. 6 ustawy, którym dane osobowe zostały udostępnione, dacie i zakresie tego udostępnienia. Dane te będą odnotowywane zarówno na poziomie danej osoby fizycznej lub prawnej, której dane zostały udostępnione z zapisem w jakim zakresie, komu i w jakim celu oraz z uwzględnieniem operatora udostępniającego dane i czasu udostępnienia a także poprzez wykonanie rejestru udostępnień, 4) W systemach nie będzie istniała natomiast potrzeba zapisu źródła danych w przypadku zbierania danych gdyż wszystkie informacje przetwarzane w systemie będą pochodzić z deklaracji lub informacji podatkowych lub innych formularzy złożonych do urzędu. Systemów nie będzie dotyczyć także realizacja punktu 5 dotycząca odnotowania sprzeciwu, o którym mowa w art. 32 ust. 1 pkt 8 ustawy. W zakresie wymagań określonych w 7 ust. 2 ww. rozporządzenia zostaną spełnione wymagania poprzez: 1) Odnotowanie informacji, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, w sposób automaty czny po zatwierdzeniu przez użytkownika operacji wprowadzenia danych, 2) Zapewnienie dla każdej osoby, której dane osobowe są przetwarzane w systemie informatycznym, sporządzenia i wydrukowania raportu zawierającego w powszechnie zrozumiałej formie informacji, o których mowa w ust.1. W zakresie wymagań opisanych w 7 ust. 4 ww. rozporządzenia określone wymagania będą realizowane w kartotece osób dla wszystkich podsystemów dostarczanego oprogramowania. W każdym z dostarczonych systemów wewnątrz urzędu będą stosowane metody i środki uwierzytelnienia oraz procedury związane z ich zarządzaniem i użytkowaniem: 1) Każdy z użytkowników loguje się do programu używając swojej nazwy oraz hasła, 2) Każdorazowo hasło jest weryfikowane w systemie, 3) Po nieudanej próbie logowania może nastąpić blokada konta, 4) Przed okresem podanego czasu ważności hasła użytkownicy są o tym informowani i mogą dokonać zmiany hasła. W zakresie portalu elektronicznych usług publicznych dla użytkowników zewnętrznych połączenie z portalem przez użytkowników zabezpieczone będzie certyfikatem SSL. Użytkownik zewnętrzny posiadający konto na platformie będzie mógł mieć dostęp do danych, tylko dla podmiotów do których ma przydzielone uprawnienia (na podstawie wniosku o udostępnienie konta na portalu). Dane dla portalu użytkowników zewnętrznych będą replikowane (kopiowane) z systemów dziedzinowych tylko dla użytkowników, którzy złożyli wniosek o udostępnienie danych na portalu, tym samym portal nie będzie miał bezpośredniego dostępu do baz danych systemów dziedzi nowych. Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych Rozdz. IV Rozporządzenia 15, w obszarze dot. bezpieczeństwa przetwarzania informacji, na podstawie zaktualizowanej w ramach Projektu Polityki Bezpieczeństwa Informacji (PBI) zostaną dostarczone i wdrożone rozwiązania techniczne oraz procedury zapewniające archiwizację danych (baz danych), zgodnie z ustaloną polityką backup u oraz odtwarzania danych, wykorzystując do tego celu przyjęte standardy i dobre praktyki w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa danych. Strona 9 z 34

10 Ze względu na interakcję projektowanego systemu z innymi aspektami funkcjonowania Urzędu zaproponowane rozwiązanie powinno obejmować swoim zasięgiem wszystkie dziedziny działalności Gminy Siechnice znajdujące się w systemie. W ramach zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do: 1) Przeprowadzona powinna zostać klasyfikacja aktywów informacyjnych przetwarzanych w ramach systemu; 2) Przeprowadzona powinna zostać analiza ryzyka zasobów informacyjnych, obejmująca wdrażany system.; 3) Opracowane powinny zostać Zasady Bezpieczeństwa Systemu, z uwzględnieniem wyników analizy ryzyka, 4) Zasady Bezpieczeństwa powinny być zgodne z obecnie funkcjonującym u Zamawiającego regulacjami dotyczącymi bezpieczeństwa informacji w zakresie gromadzenia, przetwarzania i udostępniania informacji, w tym w szczególności z Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym; 5) Aktualizowana powinna zostać Polityka Bezpieczeństwa Danych Osobowych funkcjonująca u Zamawiającego, spełniająca wymagania Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) 6) Opracowane powinny zostać procesy zarządzania incydentami; 7) Opracowane powinny zostać procesy zarządzania ryzykiem; 8) Opracowane powinny zostać procesy zarządzania konfiguracją; 9) Opracowane powinny zostać procesy zarządzania dostępem; 10) Opracowana powinna zostać polityka retencji danych; 11) Opracowane powinny zostać zasady bezpiecznego korzystania z systemu. W zakresie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zostaną opracowane wszystkie niezbędne klauzury informacyjne znajdujące się na portalu interesanta oraz przy instalacji aplikacji mobilnej. Zostanie opracowany także regulamin dla użytkowników korzystających z portalu interesanta oraz aplikacji mobilnej. 2.5 Proces Zarządczy (PZP) Proces Zarządczo jest podstawowym dokumentem zarządczym opisującym organizację zespołów oraz proces dostawy elementów systemu. Proces Zarządczy określa: 1) Role i struktury biorące udział w realizacji Procesu Zarządczego; 2) Charakterystykę Procesu Zarządczego; 3) Szczegółowy opis Procesu Zarządczego. Proces Zarządczy stanowi załącznik do niniejszego dokumentu i do jego stosowania są zobowiązane wszystkie osoby i podmioty biorące udział w procesie realizacji Projektu. 2.6 Dostępność dla osób niepełnosprawnych Przyjęte w ramach projektu rozwiązania w zakresie udostępniania cyfrowych usług i treści muszą charakteryzować się wysoką dostępnością (zgodnie ze standardami WCAG 2.0), ciągłością działania, powszechnością i jakością obsługi oczekiwaną przez użytkowników, która po wdrożeniu będzie monitorowana. Zakres projektu musi uwzględniać wymagania Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych wydanego na podstawie delegacji prawnej art. 18 znowelizowanej ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Uwzględnienie powyższych przepisów prawa i norm podczas realizacji Projektu musi zapewnić wzrost dostępności jego produktów w szczególności dla osób z niepełnosprawnością, którzy nie mogą osobiście stawić się w urzędzie celem załatwienia podstawowych spraw administracyjnych. Strona 10 z 34

11 I. ZADANIE Wdrożenie e-usług. 3. WYMAGANIA FUNKCJONALNE DLA SYSTEMU 1. Wymagania dotyczące administracji systemem Zarządzanie użytkownikami systemu: 1) zakładanie nowych użytkowników systemu i modyfikacja istniejących; 2) nadawanie identyfikatora systemowego; 3) rejestracja daty założenia; 4) korzystanie z identyfikatora użytkownika epuap lub kwalifikowany podpis elektroniczny wprowadzanie i modyfikacja opisu użytkownika systemu; 5) ustawianie i zmiana hasła; 6) wymuszanie zmiany hasła przy pierwszym zalogowaniu do bazy danych; 7) blokowanie i odblokowywanie konta użytkownika; 8) przydzielanie podsystemów - nadawanie i odbieranie uprawnień do podsystemów; 9) możliwość generowania zestawień typu: ewidencja użytkowników systemu, lista użytkowników wybranego podsystemu; 10) definiowanie i modyfikacja czasu ważności hasła, definiowanie i modyfikacja liczby przechowywanych haseł historycznych, definiowanie i modyfikacja okresu przechowywania haseł historycznych, definiowanie liczby nieudanych prób zalogowania, definiowanie złożoności hasła (m. in. ilości znaków, wykorzystania małych, dużych liter, cyfr i znaków specjalnych); 11) wykonywanie kopii zapasowych bazy danych, automatyzacja wykonywania kopii periodycznych, 12) możliwość definiowania harmonogramu wykonywania kopii periodycznych, możliwość definiowania wielu harmonogramów wykonania kopii; 13) możliwość wykonywania kopii całej bazy danych, automatyczne wykonywanie kopii na dysk lokalny, automatyczne utrzymywanie określonej liczby kopii bezpieczeństwa, prowadzenie dziennika wykonanych kopii bezpieczeństwa; 14) powiadamianie o zaistniałych błędach i awariach wykonania kopii na podany adres W ymagania ogólne dla dostarczanego systemu 1) system musi umożliwiać definiowanie dowolnej ilości użytkowników; 2) Wymagane jest wzajemne współdziałanie aplikacji programowych poprzez powiązania logiczne i korzystanie ze wspólnych danych przechowywanych w serwerze bazy danych; 3) system musi być zbudowany w technologii klient-serwer w oparciu o bazę danych SQL typu open source lub SQL komercyjny. Licencja bazy danych powinna obejmować możliwość przyłączenia nieograniczonej liczby użytkowników, nie ograniczać wielkości bazy, a ponadto nie może w żadne sposób ograniczać Zamawiającego w przypadku rozbudowy serwera np. o dodatkowe dyski, pamięci czy procesory, włączając w to również możliwością przeniesienia systemu na inny serwer; 4) system musi być w całości spolonizowany, a więc posiadać polskie znak i i instrukcję obsługi po polsku dla użytkownika oraz administratora; 5) system musi posiadać graficzny interfejs użytkownika gwarantujący wygodne wprowadzanie danych, bieżącą kontrolę poprawności wprowadzanych danych, przejrzystość prezentowania danych na ekranie oraz wygodny sposób wyszukiwania danych po dowolnych kryteriach; 6) system musi pracować w środowisku sieciowym i posiadać wielodostępność pozwalającą na równoczesne korzystanie z bazy danych przez wielu użytkowników; 7) system musi posiadać mechanizmy umożliwiające identyfikację użytkownika i ustalenie daty wprowadzenia i modyfikacji danych; 8) system powinien umożliwić monitorowanie czynności jakie zostały przeprowadzone przez użytkownika, poprzez generowanie logów; 9) system powinien umożliwić generowanie informacji o czasie dokonywanych logowań; 10) system musi posiadać mechanizmy ochrony danych przed niepowołanym dostępem, nadawania uprawnień dla użytkowników do korzystania z modułów jak również do korzystania z wybranych funkcji; 11) system musi działać w środowisku zintegrowanych baz danych posiadającym następujące cechy: Strona 11 z 34

12 relacyjność i transakcyjność; komunikacja z aplikacjami w standardzie SQL. 3. W ymagania ogólne dla dostarczanych rozwiązań 1) Dostarczone oprogramowanie winno być zgodne z obowiązującym stanem prawnym we wszystkich dziedzinach funkcjonowania obsługiwanej przez system jednostki, w szczególności musi spełniać wszelkie wymagania stawiane normami z zakresu finansów publicznych. 2) System musi zapewniać przestrzeganie procedur kontroli finansowej, zgodnie z obowiązującymi standardami w tym zakresie. 3) System powstały w wyniku niniejszego zamówienia musi funkcjonować zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; 4) Zamawiający zastrzega sobie prawo zażądania testów poszczególnych funkcjonalności przed wyborem oferty; 5) Zamawiający wymaga, by dostarczone oprogramowanie było oprogramowaniem w wersji aktualnej na dzień składania ofert; 6) System musi potrafić importować dane z silnika bazodanowego Firebird od wersji 2.5; 7) Dostęp do bazy informacji dla użytkownika eurzędu odbywać się będzie przez serwer z zreplikowaną bazą danych; 8) dla dostarczonego oprogramowania należy dostarczyć: licencje na czas nieoznaczony na oprogramowanie umożliwiające korzystanie z programów zgodnie z wymaganiami określonymi w SIWZ wraz z załącznikami oraz umowie. nośniki instalacyjne; instrukcje użytkownika i administratora. w formie elektronicznej na płycie CD/DVD i papierowej 1 szt, administratora i 1 szt. użytkownika Zakres zamówienia obejmuje wdrożenie następujących elementów: Portal usług publicznych (eurząd) Centrum elektronicznych usług publicznych będzie stanowił dedykowany portal dla klientów urzędu, którymi mogą być zarówno mieszkańcy, przedsiębiorcy czy konkretnie podatnicy lub inwestorzy. Oferowane w ramach portalu usługi będą równoważne co do wykonywanych usług w standardowym trybie, jednakże cały proces będzie się odbywał automatycznie z wykorzystaniem rozwiązań informatycznych bez konieczności wizyty klienta w siedzibie Urzędu. Portal będący centrum usług publicznych będzie udostępniał następujące grupy usług: - informacje publiczne; - informacje spersonalizowane przeznaczone dla konkretnych podmiotów i obywateli udostępniane po uwierzytelnieniu. Dodatkowo w ramach portalu będzie można skierować interesanta na dedykowane formularze elektroniczne udostępnione na platformach elektronicznych usług publicznych epuap. Jedną z zalet będzie możliwość dokonywania płatności elektronicznych za wybrane wierzytelności oraz indywidualne informowanie o konieczności dokonania czynności administracyjnych dla wybranych klientów. W ramach niniejszego projektu zostanie udostępnionych: - 5 usług na poziomie dojrzałości 5 (personalizacja) - 3 usług na poziomie dojrzałości 4 (dwustronna interakcja) - 8 usługi na poziomie dojrzałości 3 (interakcja) Portal będzie wykorzystywał do uwierzytelniania się w serwisie profil zaufany, gdzie dzięki usłudze oferowanej za pomocą epuap Single Sign On użytkownicy będą mogli uzyskać dostęp do portalu w zakresie swoich informacji spersonalizowanych lub za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego Wdrażane systemy teleinformatyczne muszą zapewnić bezpieczeństwo zgodnie z zasadami przetwarzania informacji wskazanymi w obowiązujących przepisach. Wdrożone rozwiązania musz ą Strona 12 z 34

13 dostarczyć informacji tak aby zgodnie z Art ustawy o finansach publicznych, zapewnić skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań a także efektywność i skuteczność przepływu informacji. Dostarczane rozwiązania muszą być zgodne z obowiązującym stanem prawnym, przepisami prawnymi regulującymi działalność samorządu we wszystkich dziedzinach jego funkcjonowania. W szczególności muszą być zgodne z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Krajowymi Ramami Interoperacyjności oraz jeżeli jest to wymagane dla poszczególnych systemów to muszą umożliwiać wymianę danych z innymi rejestrami publicznymi. Rozwiązania udostępnione dla interesantów muszą cechować się wysoką funkcjonalnością zaplanowanych rozwiązań. Dostarczony portal musi mieć możliwość obsługi za pomocą najpopularniejszych przeglądarek internetowych (min. Internet Explorer, Chrome, Mozilla Firefox, Safari), a także za pomocą urządzeń mobilnych. Strona portalu musi być responsywna, dostosowując się do rozdzielczości urządzenia na jakim będzie oglądana. Portalu musi zapewniać wielojęzyczność i być dostępny nie tylko w polskiej ale w innych wersjach językowych, tj. minimum angielskiej. Portal dla interesanta musi się charakteryzować wysoką dostępnością i musi być zgodny ze standardami dostępności treści internetowych WCAG 2.0. Projekt zakłada możliwość informowania petentów urzędu za pomocą różnych mediów komunikacyjnych począwszy od portalu internetowego, poprzez wiadomości a kończąc na wiadomościach tekstowych przesyłanych na telefon komórkowy lub aplikację mobilną. Do uwierzytelniania się w portalu będącym produktem projektu musi być wykorzystywany profil zaufany, który musi być zrealizowany poprzez integrację z usługą oferowaną za pomocą platformy epuap Single Sign On lub za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dzięki niniejszej usłudze użytkownicy muszą uzyskać dostęp do portalu w zakresie swoich informacji spersonalizowanych. Dodatkowo w systemie repozytorium dokumentów musi istnieć możliwość podpisu dokumentu podpisem kwalifikowanym. W celu realizacji w/w zadań Zamawiający wymaga stworzenie i dostawę funkcjonalności i udostępnienie jako e-usług na portalu przeznaczonego dla interesanta: 1. Udostępnienia e-usług w zakresie informacji i regulacji zobowiązań z tytułu podatków lokalnych (poziom usług 5 personalizacja, zapewnia załatwienie sprawy urzędowej drogą elektroniczną i jednocześnie wprowadza personalizację obsługi, tzn. automatyczne dostarczenie konkretnych usług, spersonalizowanych dla użytkownika i przez niego nie inicjowanych (np. decyzja w sprawie wymiaru podatku od nieruchomość.): a) podatek od nieruchomości osób fizycznych b) podatek od nieruchomości osób prawnych c) podatek z tytułu podatku rolnego/leśnego osób prawnych d) podatek z tytułu podatku rolnego/leśnego osób fizycznych e) zobowiązanie z tytułu podatku od środków transportu Płatności przez Internet za zobowiązania z tytułu podatku wraz z udostępnieniem informacji dotyczących: danych finansowych (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie), danych technicznych, informacji o tytule płatności, rozrachunkach z urzędem (dane dotyczące przypisów i zrealizowanych płatności). Dodatkowo poza udostępnianiem na portalu system musi zapewniać informowanie za pomocą a, smsa lub informacji przesłanej na platformę epuap o konieczności dokonania wpłaty lub braku jej odnotowania w określonym terminie. 2. Udostępnienia eusług w zakresie możliwość składania elektronicznych formularzy oraz informacji o stanie sprawy i korespondencji (poziom 4 transakcyjny, wiąże się z możliwością dokonania wszystkich czynności niezbędnych do załatwiania danej sprawy urzędowej całkowicie drogą elektroniczną, tzn. pełna elektroniczna obsługa sprawy, uzyskanie odpowiedzi z urzędu drogą elektroniczną uwzględniające wydanie decyzji oraz możliwość płatności za usługę online): Strona 13 z 34

14 a) wniosek o wydanie wypisu/wyrysu z miejscowe planu zagospodarowania b) nadanie numeru porządkowego nieruchomości c) zezwolenie na wycinkę lub przesadzenia drzew lub krzaków 3. Udostępnienia e-usług poziom w zakresie wypełnienia i wysłania deklaracji podatkowych (3 - interakcja dwustronna, tzn. dostępność formularzy online, możliwość zainicjowania sprawy drogą elektroniczną poprzez interaktywne wypełnienie i przesłanie dokumentów elektronicznych do jednostki administracji publicznej): a) możliwość wypełnienia i wysłania deklaracji na podatek od środków transportowych b) możliwość wypełnienia i wysłania deklaracji na podatek leśny DL-1 c) możliwość wypełnienia i wysłania deklaracji na podatek od nieruchomości DN-1 d) możliwość wypełnienia i wysłania deklaracji na podatek rolny DR-1 e) możliwość wypełnienia i wysłania informacji w sprawie podatku leśnego IL-1 f) możliwość wypełnienia i wysłania informacji w sprawie podatku od nieruchomości IN-1 g) możliwość wypełnienia i wysłania informacji w sprawie podatku rolnego IR-1 h) możliwość potwierdzania profilów zaufanych EPUAP (funkcjonalność) Częścią wspólną udostępniającą e-usługi musi być Portal Interesanta wraz z Repozytorium dokumentów. Szczegółową specyfikację modułów opisują niżej zamieszczone produkty i usługi, które mają zostać dostarczone w ramach projektu. Użytkownik zewnętrzny posiadający konto na platformie eurząd może mieć dostęp do danych, dla podmiotów do których ma przydzielone uprawnienia (na podstawie wniosku o udostępnienie konta na platformie eurząd): Podatek od nieruchomości osób fizycznych np.: dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i dane techniczne (wykaz nieruchomości wraz ze składnikami i ich danymi wpływającymi na wymiar podatku). - Inne opłaty osób fizycznych np.: dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i informacje o tytule płatności. Stan sprawy osób fizycznych np.: znak sprawy, przewidywany termin zakończenia, informacje o korespondencji wchodzącej i wychodzącej związanej ze sprawą. - Rejestr decyzji podatku akcyzowego: data wniosku, nr decyzji, data decyzji, kwota. Rejestr zezwoleń alkoholowych: nr zezwolenia, adres punktu, od kiedy, do kiedy. Podatek od nieruchomości osób prawnych: dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i dane techniczne (wykaz nieruchomości wraz ze składnikami i ich danymi wpływającymi na wymiar podatku), - Inne opłaty osób prawnych np.: dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i informacje o tytule płatności z urzędem osób prawnych np.: dane dotyczące faktur i zrealizowanych płatności. Podsumowanie ilości planowanych e-usług Wskaźnik e- usług Siechnice Usługi kategori Usługi kategori Usługi kategori Razem 16 Nazwa Gminy Gmina Siechnice Strona 14 z 34

15 Proponowane typy e-usługi dla Gmin Planow ane w drożenie (Tak / Nie) Podniesienie dojrzałości [1] / implementacja od podstaw [2] Usługi 5 katoegorii Zobowiązania z tytułu podatku od nieruchomości osób fizycznych (usługa A2C) wraz z udostępnieniem informacji dotyczących: danych finansowych (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie), danych technicznych (wykaz nieruchomości wraz ze składnikami i ich danymi wpływającymi na wymiar podatku), informacji o tytule płatności, rozrachunkach z urzędem (dane dotyczące przypisów i zrealizowanych płatności). Zobowiązania z tytułu podatku od nieruchomości osób prawnych (usługa A2B) wraz z udostępnieniem informacji dotyczących: danych finansowych (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie), danych technicznych (wykaz nieruchomości wraz ze składnikami i ich danymi wpływającymi na wymiar podatku), informacji o tytule płatności, rozrachunkach z urzędem (dane dotyczące przypisów i zrealizowanych płatności). Zobowiązania z tytułu podatku rolnego/leśnego osób fizycznych (usługa A2C) wraz z udostępnieniem informacji dotyczących: danych finansowych (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie), danych technicznych (wykaz nieruchomości wraz ze składnikami i ich danymi wpływającymi na wymiar podatku), informacji o tytule płatności, rozrachunkach z urzędem (dane dotyczące przypisów i zrealizowanych płatności). Zobowiązania z tytułu podatku rolnego/leśnego osób prawnych (usługa A2B) wraz z udostępnieniem informacji dotyczących: danych finansowych (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie), danych technicznych (wykaz nieruchomości wraz ze składnikami i ich danymi wpływającymi na wymiar podatku), informacji o tytule płatności, rozrachunkach z urzędem (dane dotyczące przypisów i zrealizowanych płatności). Tak 2 Tak 2 Tak 2 Tak 2 Zobowiązania z tytułu podatku od środków transportu (usługa A2B) wraz z udostępnieniem informacji dotyczących: danych finansowych (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i danych technicznych (lista pojazdów z ich danymi wpływającymi na wymiar podatku). Tak 2 Usługi 4 kategorii Wniosek o wydanie wypisu/wyrysu z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego Nadanie numeru porządkowego nieruchomości (usługa A2B/A2C) - złożenie wniosku oraz uzyskanie decyzji o nadaniu numeru porzadkowego nieruchomości Zezwolenie na wycinkę lub przesadzanie drzew lub krzewów - Wydział Ochrony środowiska Usługi 3 kategorii Tak 2 Tak 2 Tak 2 możliwość wypełnienia i wysłania deklaracji na podatek od środków transportowych DT-1 (usługa A2B), możliwość wypełnienia i wysłania deklaracji[1] na podatek leśny DL-1 (usługa A2B/A2C), Tak Tak 2 2 Strona 15 z 34

16 możliwość wypełnienia i wysłania deklaracji na podatek od nieruchomości DN-1 (usługa A2B/A2C), możliwość wypełnienia i wysłania deklaracji na podatek rolny DR-1 (usługa A2B/A2C), możliwość wypełnienia i wysłania informacji w sprawie podatku leśnego IL-1 (usługa A2B/A2C), możliwość wypełnienia i wysłania informacji w sprawie podatku od nieruchomości IN-1 (usługa A2B/A2C), możliwość wypełnienia i wysłania informacji w sprawie podatku rolnego IR-1 (usługa A2B/A2C), możliwość potwierdzania profilów zaufanych EPUAP (funkcjonalność) Tak 2 Tak Tak Tak Tak Tak System e-urząd będzie umożliwiał rozwój elektronicznych usług publicznych poprzez integrację systemów wewnętrznych urzędu, udostępnienie danych z tych systemów obywatelom, przedsiębiorcom i innym osobom prawnym oraz integrację z Elektroniczną Skrzynką Podawczą udostępnianą na platformie krajowej epuap. Dostarczone rozwiązania w ramach systemu e-urząd muszą zapewnić integrację z aplikacjami dziedzinowymi umożliwiającymi bieżące funkcjonowanie jednostki Obecnie używane oprogramowanie Producent Rekord SI Sp. z o.o. Nazwa produktu Systemy podatkowe i opłaty lokalne Dzierżawy - wersja , Faktury - wersja , Firmy, wersja , Kasa_ NOTA, wersja unota, wersja , Pas drogowy - wersja , Pojazdy wersja , Posesja wersja , Rejestr opłat , R_PESEL, wersja , R-SWDE Wersja , Użytkowanie wieczyste - wersja , Wyciagi bankowe Systemy budżetowe Finanse Wersja: , Rdeklaracje-JPK Wersja: , Program Przelewy - wersja , Program Budżet , Program Budżet RB 2 Wersja: , Dysponent wersja , Program Kasa wersja , Fakturowanie Wersja: , Środki Niskocenne Wersja: , Środki Trwałe Wersja: , Program eprojekt wersja , Portal FB Wersja: Systemy kadrowo-płacowe Płace wersja , Kadry wersja , Program Przelewy - wersja , PKZP w wersji , edeklaracje Wersja: Systemy zarządzania dokumentami i pozostałe ekoncesje Alkoholowe ver , eakcyza wersja , emg wersja , edokument Systemy Informacyjne: Lider2 wersja Program Alerter wersja: Strona 16 z 34

17 3.1.3 Wymagania formalno-prawne Systemu eurząd System e-urząd musi być zgodny z obowiązującym stanem prawnym we wszystkich dziedzinach funkcjonowania obsługiwanej przez system jednostki publicznej, w szczególności spełniać wszelkie wymagania stawiane normami z zakresu finansów publicznych. System zapewniać ma przestrzeganie procedur kontroli finansowej, zgodnie z obowiązującymi standardami w tym zakresie. Podstawowymi aktami prawnymi, które regulują kwestie prawne związane merytorycznie z wymaganym oprogramowaniem, są: - Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2014 r., poz. 1114), szczególnie w zakresie zgodności systemów teleinformatycznych z minimalnymi wymaganiami dla systemów teleinformatycznych oraz obowiązkami Podmiotu Publicznego realizującego zadania publiczne, przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego lub z użyciem komunikacji elektronicznej, - Ustawa z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U Nr 40, poz. 230), której celem, jest osiągnięcie t akiego poziomu rozwoju technicznego sprzętu i oprogramowania systemów teleinformatycznych, używanych przez różne podmioty publiczne do realizacji zadań publicznych, który umożliwi współpracę systemów teleinformatycznych oraz stworzy normatywne podstawy do funkcjonowania elektronicznej administracji i ułatwi kontakty podmiotów publicznych z obywatelami, jak i z innymi podmiotami publicznymi, a która w polskim systemie prawnym silniej umocowuje "interoperacyjność" systemów informatycznych oraz "neutralność technologiczną", rozumianą, jako zasadę równego traktowania przez władze publiczne technologii teleinformatycznych i tworzenia warunków do ich uczciwej konkurencji, w tym zapobiegania możliwości eliminacji technologii konkurencyjnych przy rozbudowie i modyfikacji eksploatowanych systemów teleinformatycznych lub przy tworzeniu konkurencyjnych produktów i rozwiązań, - Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz. U. Nr 205 z dnia r. poz. 1692)- art. 15 ust. 3 ustawy. - Rozporządzenie Ministra Nauki i Informatyzacji z dnia 19 października 2005 r. w sprawie testów akceptacyjnych oraz badania oprogramowania interfejsowego i weryfikacji tego badania (Dz. U. Nr 217 z dnia r. poz. 1836),art.21 ust. 6 pkt. 1-5 ustawy. - Ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. z 2016, poz. 1489), - Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2015 r., poz. 971), - Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 kwietnia 2011 r. w sprawie szczegółowych warunków organizacyjnych i technicznych, które musi spełniać system teleinformatyczny służący do identyfikacji użytkowników (Dz.U poz. 1627), - Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2016 r., poz. 1030), - Ustawa z dnia 5 lipca 2002 r. o ochronie niektórych usług świadczonych drogą elektroniczną opartych lub polegających na dostępie warunkowym (Dz. U. 2015, poz.1341). - Ustawę z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2015 r., poz. 2058). - Ustawa z dnia 16 września 2011 r. o zmianie ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz niektórych innych ustaw (Dz.U r. Nr 204, poz. 1195) wdrażająca Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2003/98/WE z dnia 17 listopada 2003 r. Re-use of PSI w sprawie ponownego wykorzystywania informacji sektora publicznego. - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Strona 17 z 34

18 3.1.4 Portal Interesanta Formularze elektroniczne Nazwa komponentu Wymagane minimalne parametry funkcjonalne Zamawiający wymaga przygotowania następujących formularzy elektronicznych na platformę epuap (wzory formularzy przekaże Zamawiający) oraz w formie PDF z polami umożliwiającymi wypełnienie danych: 3 poziom usług: - możliwość wypełnienia i wysłania deklaracji na podatek od środków transportowych - możliwość wypełnienia i wysłania deklaracji na podatek leśny DL-1 - możliwość wypełnienia i wysłania deklaracji na podatek od nieruchomości DN-1 - możliwość wypełnienia i wysłania deklaracji na podatek rolny DR-1 - możliwość wypełnienia i wysłania informacji w sprawie podatku leśnego IL-1 - możliwość wypełnienia i wysłania informacji w sprawie podatku od nieruchomości IN-1 - możliwość wypełnienia i wysłania informacji w sprawie podatku rolnego IR-1 - możliwość potwierdzania profilów zaufanych EPUAP (funkcjonalność) Formularze elektroniczne 4 poziom usług: - wniosek o wydanie wypisu/wyrysu z miejscowe planu zagospodarowania - nadanie numeru porządkowego nieruchomości - zezwolenie na wycinkę lub przesadzenia drzew lub krzaków 5 poziom usług: - podatek od nieruchomości osób fizycznych - podatek od nieruchomości osób prawnych - podatek z tytułu podatku rolnego/leśnego osób prawnych - podatek z tytułu podatku rolnego/leśnego osób fizycznych - zobowiązanie z tytułu podatku od środków transportu Przygotowanie formularzy obejmuje: - opracowanie wzoru dokumentu elektronicznego publikowanego w CRWDE, - opracowanie formularza elektronicznego, - opracowanie formularza elektronicznego w postaci z rozszerzeniem PDF umożliwiającego wypełnienie pól - wsparcie Zamawiającego w procesie: publikowania wzoru dokumentu elektronicznego w CRWDE oraz instalacji i udostępnienia elektronicznej usługi publicznej. - opracowanie kart e-usług zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zawierające min. opis ogólny, wymagane dokumenty, sposób dostarczania dokumentów, sposób wykorzystania skrzynki kontaktowej i e-formularzy, opłaty, termin i sposób załatwienia sprawy, informacje na temat przebiegu sprawy, podstawę prawną. Powiadomienia w zakresie eusług w Portalu Interesanta Nazwa komponentu Informacje ogólne Wymagane minimalne parametry funkcjonalne System musi umożliwiać możliwość realizacji wysyłki do klienta urzędu następujących informacji: - wysyłka informacji ogólnych np. ostrzeżenia meteorologiczne, wypadki komunikacyjne, inne zdarzenia losowe, życzenia świąteczne, wydarzenia kulturalne, - wysyłka informacji spersonalizowanej w zakresie indywidualnych relacji osoby fizycznej lub prawnej z Gminą dotycząca należności, terminów płatności z tytułu podatków lub opłat lokalnych, Strona 18 z 34

19 Powiadamianie klienta i interesanta Konsultacje Społeczne - wysyłka informacji spersonalizowanej informacyjnej lub dotyczącej konieczności podjęcia konkretnych działań np. wygaśnięcie terminu obowiązywania zezwolenia na sprzedaż alkoholu, konieczność złożenia deklaracji etc. Obsługa katalogu kontrahentów z możliwością wykorzystania kartoteki kontrahentów. Obsługa grup tematycznych. Edytor wiadomości HTML. Możliwość podpinania załączników do wiadomości. System musi mieć możliwość dostępu do dowolnych informacji pochodzących z ewidencji gminy dotyczącej podatku od nieruchomości rolny i leśny osób fizycznych i prawnych, podatku od środków transportowych, umów dzierżawnych i wieczystego użytkowania, zezwoleń na sprzedaż alkoholu (przy zapewnieniu pełnej integralności i bezpieczeństwa danych). System musi mieć możliwość dostępu do dowolnych informacji pochodzących z ewidencji Gminy dotyczących opłat lokalnych (umowy dzierżawne, wieczyste użytkowanie, opłaty za pozwolenie na sprzedaż alkoholu). Obsługa akcji wysyłkowych kontekstowych na grupę tematyczną (wiadomość generowana na podstawie danych z systemu informatycznego i wysyłana selektywnie do osób, spełniających określony warunek np. powiadomienie o braku zapłaty za ratę podatku). Możliwość powiadamiania za pomocą wiadomości i, wiadomości sms i wiadomości na platformę epuap, aplikację mobilną. Historia wysyłek. Możliwość rejestracji i konfiguracji subskrypcji wiadomości (wybór grupy tematycznej wiadomości. Które chce się otrzymywać) przez kontrahentów za pomocą portalu internetowego. Przykładowe wiadomości generowane automatycznie (na podstawie danych zawartych w systemie): - podatek od nieruchomości: przypomnienie o mijającym terminie raty. przypomnienie o nieuregulowaniu podatku. - podatki i opłaty lokalne: przypomnienie o konieczności złożenia deklaracji w terminie do XX.XX.XXXX. - przypomnienie o konieczności dokonania opłaty za zezwolenie. - przypomnienie o konieczności złożenia oświadczenia o sprzedaży napojów alkoholowych za rok poprzedni. - przypomnienie o konieczności złożenia oświadczenia o sprzedaży napojów alkoholowych za rok poprzedni; Wysyłka informacji spersonalizowanej informacyjnej lub dotyczącej konieczności podjęcia konkretnych działań np. wygaśnięcie terminu obowiązywania zezwolenia na sprzedaż alkoholu, konieczność złożenia deklaracji, Oprócz informacji spersonalizowanych będzie także istniała możliwość wysyłania informacji o charakterze ogólnym i publicznym jak np. zagrożenia meteorologiczne, wydarzenia kulturalne. Aplikacja musi umożliwiać funkcjonalność panelu administracyjnego składającego się co najmniej z następujących sekcji: ankiety, forum, zarządzanie użytkownikami, cenzura. Zarządzanie ankietami musi umożliwiać: dodanie nowej ankiety, możliwość zadawania pytań i udzielania odpowiedzi, ustawiania opcji dodatkowych (np. ankieta otwarta, zamknięta, spersonalizowana), możliwość publikacji i edycji wybranej ankiety. Rozwiązanie w zakresie analizy ankiet musi zapewniać tabelaryczną i graficzną prezentację wyników z możliwością tworzenia tabel krzyżowych oraz możliwość eksportu danych do formatu XLS lub ODS. W zakresie forum użytkowników musi umożliwiać: zakładanie nowych kategorii i tematów oraz ich edycja, możliwość subskrypcji danego tematu, wyszukiwarka, prywatne wiadomości, moduł cenzury; W zakresie zarządzania użytkownikami zewnętrznymi systemu musi umożliwiać: dodawanie nowych użytkowników i przypisywanie im uprawnień do wybranej zawartości, dodawanie grupy osób i ustawianie ich uprawnień do danej zawartości, swobodne grupowanie osób do wielu grup. Strona 19 z 34

20 Portal Interesanta Nazwa komponentu Funkcjonalność podstawowa portalu Udostępnianie informacji Publikacja formularzy elektronicznych Wymagane minimalne parametry funkcjonalne Udostępnianie informacji publicznych z danych strukturalnych w zakresie informacji dotyczących mienia gminy (wyszukiwarka). Możliwość prostego dodawania zestawień danych z innych obszarów. Możliwość pobierania danych z różnych baz danych. Możliwość prezentacji danych w postaci kontrolek (tabela, wykres kołowy itd.) na konfigurowalnych pulpitach analiz. Udostępnianie informacji publicznych z danych strukturalnych w zakresie informacji budżetowych takich jak dochody budżetu wg klasyfikacji plan i wykonanie oraz wydatki budżetu wg klasyfikacji plan i wykonanie. Udostępnianie informacji publicznych z danych strukturalnych w zakresie informacji dotyczących mienia gminy (wyszukiwarka). Udostępnianie informacji po uwierzytelnieniu z danych strukturalnych w zakresie: - Podatek od nieruchomości osób prawnych: dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i dane techniczne (wykaz nieruchomości wraz ze składnikami i ich danymi wpływającymi na wymiar podatku), - Podatek od nieruchomości osób fizycznych np.: dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i dane techniczne (wykaz nieruchomości wraz ze składnikami i ich danymi wpływającymi na wymiar podatku), - Podatek od środków transportu: dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i dane techniczne (wykaz nieruchomości wraz ze składnikami i ich danymi wpływającymi na wymiar podatku), - W zakresie opłat z tytułu użytkowania wieczystego: dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i informacje o tytule płatności, - W zakresie opłat z tytułu dzierżawy: dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i informacje o tytule płatności, - W zakresie opłat z tytułu opłaty za wydane zezwolenia na sprzedaż alkoholu: dane finansowe (globalne kwoty należności i wpłat, harmonogram płatności, realizacja płatności i przeterminowanie) i informacje o tytule płatności, - Zamawiający wymaga publikacji następujących formularzy elektronicznych na platformę epuap i uruchomienie funkcjonalności według: 3 poziom usług: - możliwość wypełnienia i wysłania deklaracji na podatek od środków transportowych - możliwość wypełnienia i wysłania deklaracji na podatek leśny DL-1 - możliwość wypełnienia i wysłania deklaracji na podatek od nieruchomości DN-1 - możliwość wypełnienia i wysłania deklaracji na podatek rolny DR-1 - możliwość wypełnienia i wysłania informacji w sprawie podatku leśnego IL-1 - możliwość wypełnienia i wysłania informacji w sprawie podatku od nieruchomości IN-1 - możliwość wypełnienia i wysłania informacji w sprawie podatku rolnego IR-1 - możliwość potwierdzania profilów zaufanych EPUAP (funkcjonalność) 4 poziom usług: - wniosek o wydanie wypisu/wyrysu z miejscowe planu zagospodarowania - nadanie numeru porządkowego nieruchomości - zezwolenie na wycinkę lub przesadzenia drzew lub krzaków 5 poziom usług: - podatek od nieruchomości osób fizycznych - podatek od nieruchomości osób prawnych Strona 20 z 34

21 - podatek z tytułu podatku rolnego/leśnego osób prawnych - podatek z tytułu podatku rolnego/leśnego osób fizycznych - zobowiązanie z tytułu podatku od środków transportu Zarządzenie użytkownikami Sterowanie portalem w części publicznej Integralność bezpieczeństwo Uwierzytelnianie Budżet obywatelski Inne wymagania i Obsługa własnych kont użytkowników systemu. Możliwość wykorzystania kont użytkowników z platformy e PUAP do logowania do systemu (integracja z epuap(profil Zaufany, ego) w zakresie single sign-on ). Obsługa mechanizmu pełnomocnictw. Aplikacja wewnętrzna do zarządzania użytkownikami serwisu oraz weryfikacji dostępnych dla nich danych. Edycja i sterowanie widocznością poszczególnych pozycji menu. Funkcja publikacji menu pozwalająca na przygotowanie zmian off-line. Obsługa różnych szablonów stron podpinanych do pozycji menu. Obsługa kontrolek w szablonach: HTML, odsyłacz zewnętrzny, odsyłacz do pulpitu analiz. Możliwość obsługi kontrolek dedykowanych. Wersjonowanie zawartości kontrolek HTML możliwość cofania zmian. Funkcja publikacji strony pozwalająca na przygotowanie zmian off-line. Funkcje administracyjne dostępne jedynie wewnątrz urzędu. Funkcje exportu i importu treści serwisu. W celu zapewnienia integralności i bezpieczeństwa danych portal będzie bazować na danych zawartych w systemach dziedzinowych obecnie obsługujących wybrane obszary, w zakresie których będą prezentowane informacje. W szczególności system musi bazować na następujących ewidencjach Gminy: - podatku od nieruchomości rolny i leśny osób fizycznych i prawnych; - podatku od środków transportowych; - opłatach za wywóz odpadów komunalnych; - umów dzierżawnych i wieczystego użytkowania; - zezwoleń na sprzedaż alkoholu; - opłat za zajęcie pasa drogowego Do uwierzytelniania się w portalu system musi zapewniać możliwość wykorzystania profil zaufanego, który musi być realizowany poprzez integrację z usługą oferowaną za pomocą platformy epuap Single Sign On. Moduł umożliwiający branie udziału w głosowaniu nad budżetem dotyczącym infrastruktury na terenie Gminy Siechnice. Zasada Ankietowa Przycisk głosuj nad budżetem obywatelskim ma być dostępny po opłaceniu przez podatnika podatków oraz wszystkich zaległości podatkowych. Pod przyciskiem powinien widnieć komunikat jeśli chcesz uczestniczyć w głosowaniu nad budżetem obywatelskim zapłać podatek. Przycisk zostanie włączony po sprawdzeniu statusu opłaty. Każdy użytkownik, zarejestrowany na terenie Gminy będzie mógł oddać jeden głos W głosowaniu będzie mógł brać udział tylko użytkownik, który opłacił podatek Portal musi być zgodny ze standardami dostępności treści internetowych WCAG 2.0. Dostęp za pomocą przeglądarki internetowej. Możliwość łączenia zestawień w wielopoziomowe układy hierarchiczne z wywoływaniem zestawień podrzędnych z przekazywaniem parametrów poprzez odnośniki. Możliwość realizacji płatności należności podatkowych poprzez usługę wybranego operatora płatności elektronicznych. Możliwość tworzenia hierarchicznego katalogu usług z odnośnikami do miejsc publikacji usług w sieci. Dostarczony portal musi mieć możliwość obsługi za pomocą najpopularniejszych przeglądarek internetowych a także za pomocą urządzeń mobilnych w trybie responsive web design dostosowując się do rozdzielczości urządzenia na jakim będzie oglądana. Portal musi zapewniać wielojęzyczność i być dostępny nie tylko w polskiej a le w innych wersjach językowych. Wymagana jest oprócz wersji polskiej minimum wersja anglojęzyczna. Strona 21 z 34

22 Ogólne wymagania dotyczące systemów Nazwa komponentu Wymagania ogólne Wymagane minimalne parametry funkcjonalne Wszystkie moduły systemu muszą być dostarczone z licencjami nie ograniczonymi co do ilości użytkowników systemu oraz nie ograniczonymi czasowo. System musi umożliwiać definiowanie dowolnej ilości użytkowników. Wymagane jest wzajemne współdziałanie aplikacji programowych poprzez powiązania logiczne i korzystanie ze wspólnych danych przechowywanych w serwerze bazy danych. System musi być zbudowany w technologii klient-serwer lub w technologii wielowarstwowej w oparciu o bazę danych SQL. Dostarczona wraz z systemem l icencja bazy danych musi obejmować możliwość przyłączenia nieograniczonej liczby użytkowników, nie ograniczać wielkości bazy, a ponadto nie może w żadne sposób ograniczać zamawiającego w przypadku rozbudowy serwera np. o dodatkowe dyski, pamięci czy procesory, włączając w to również możliwość przeniesienia systemu na inny serwer; licencja na bazę danych nie może w żaden sposób wpływać i obciążać zamawiającego innymi dodatkowymi kosztami w przyszłości. Wraz z licencjami bazy danych Wykonawca musi dostarczyć i zainstalować system operacyjny właściwy dla dostarczonej bazy danych. System musi być w całości spolonizowany, a więc posiadać polskie znaki i instrukcję obsługi po polsku dla użytkownika oraz administratora. System musi posiadać graficzny interfejs użytkownika gwarantujący wygodne wprowadzanie danych, bieżącą kontrolę poprawności wprowadzanych danych, przejrzystość prezentowania danych na ekranie oraz wygodny sposób wyszukiwania danych po dowolnych kryteriach. System musi pracować w środowisku sieciowym i posiadać wielodostępność pozwalającą na równoczesne korzystanie z bazy danych przez wielu użytkowników. System musi posiadać mechanizmy umożliwiające identyfikację użytkownika i ustalenie daty wprowadzenia i modyfikacji danych. System musi posiadać mechanizmy ochrony danych przed niepowołanym dostępem. Nadawania uprawnień dla użytkowników do korzystania z modułów jak również do korzystania z wybranych funkcji. System musi posiadać słowniki wewnętrzne. Kodowanie znaków w systemach musi odbywać się według standardu UTF-8 zgodnie z normą ISO/IEC System musi działać w środowisku zintegrowanych baz danych posiadającym następujące cechy: relacyjność i transakcyjność. Komunikacja z aplikacjami w standardzie SQL. System musi funkcjonować zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Oprogramowanie nie może być przeznaczone przez producenta do wycofania z produkcji, sprzedaży lub wsparcia technicznego. Wymaga się, by dostarczone oprogramowanie było oprogramowaniem w wersji aktualnej. Dla dostarczonego oprogramowania należy dostarczyć: licencje, nośniki instalacyjne, instrukcje użytkownika i administratora(w formie elektronicznej). Zarządzanie użytkownikami systemu Zakładanie nowych użytkowników systemu i modyfikacja istniejących. Nadawanie identyfikatora systemowego. Rejestracja daty założenia. Wprowadzanie i modyfikacja opisu użytkownika systemu. Ustawianie i zmiana hasła. Wymuszanie zmiany hasła przy pierwszym zalogowaniu do bazy danych. Blokowanie i odblokowywanie konta użytkownika. Definiowanie i modyfikacja czasu ważności hasła. Definiowanie i modyfikacja liczby przechowywanych haseł historycznych. Definiowanie i modyfikacja okresu przechowywania haseł historycznych. Definiowanie liczby nieudanych prób zalogowania. Definiowanie złożoności hasła (m. In. Ilości znaków, wykorzystania małych, dużych liter, cyfr i znaków specjalnych). Strona 22 z 34

23 Zgodność z KRI Bezpieczeństwo przetwarzania danych Wykonywanie kopii zapasowych bazy danych. Automatyzacja wykonywania kopii periodycznych. Możliwość definiowania harmonogramu wykonywania kopii periodycznych. Możliwość definiowania wielu harmonogramów wykonania kopii. Możliwość wykonywania kopii całej bazy danych. Automatyczne wykonywanie kopii na dysk lokalny. Automatyczne utrzymywanie określonej liczby kopii bezpieczeństwa. Prowadzenie dziennika wykonanych kopii bezpieczeństwa. Powiadamianie o zaistniałych błędach i awariach wykonania kopii na podany adres e -mail. System musi mieć możliwość wymiany danych z innymi systemami teleinformatycznymi za pomocą protokołów komunikacyjnych i szyfrujących. W wysyłanych dokumentach w drodze teletransmisji musi mieć możliwość wymiany znaków wg standardu Unicode UTF-8. Umożliwiać udostępnienie zasobów informacyjnych co najmniej w jednym z formatów wymienionych w Załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia. Mieć możliwość tworzenia tzw. logów czyli zapisów w dziennikach systemu informacji pozwalających na m.in. rozliczalność i autentyczność informacji. Wdrażane rozwiązania będą uwzględniać wymagania związane z bezpieczeństwem informacji i przetwarzania danych. System będzie otwarty na integrację z innymi systemami za pomocą usług WebService wykorzystujących protokół SOAP. Wszystkie dostarczone systemy teleinformatyczne będą zapewniały bezpieczeństwo przetwarzanych danych określonych odpowiednimi przepisami. W szczególności zapewnione zostaną wymagania Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych oraz Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Prace wdrożeniowe Nazwa komponentu Instalacja i konfiguracja Sposób realizacji W ramach wdrożenia Wykonawca: Wymagane minimalne parametry funkcjonalne - na serwerze bazodanowym zainstaluje i skonfiguruje system operacyjny i motor baz danych wymagany dla dostarczonych rozwiązań; - zainstaluje i skonfiguruje narzędzia do archiwizacji baz danych ; - przeprowadzi instalację i konfigurację dodatkowych usług niezbędnych do prawidłowego działania systemu zintegrowanego; - na serwerze aplikacyjnym przeprowadzi instalację i konfigurację oprogramowania e- Usług oraz dostarczy licencje na wszystkie moduły oprogramowania nie ograniczonych co do ilości użytkowników oraz nie ograniczonych czasowo. - Przeprowadzi instalację i konfigurację elektronicznych usług publicznych na serwerach. - Przeprowadzi instalację certyfikatu SSL z okresem ważności 2 lata w celu zabezpieczenia serwera internetowego i transmisji danych. Wyłoniony dostawca oprogramowania musi udostępnić jednolity system zgłoszeń, który ma służyć do dwustronnej komunikacji, monitorowania zarówno postępu realizacji projektu jak i całej umowy. Kluczowi użytkownicy mają mieć możliwość zgłaszania wszelkich uwag do wdrożonych systemów i portalu, w tym związanych z awariami oraz usterkami i błędami. Wszyscy użytkownicy w ramach danej organizacji mają mieć wgląd do takich informacji jak: termin realizacji sprawy, osoba odpowiedzialna, na jakim etapie jest sprawa, opis rozwiązana danego zgłoszenia i całość historii zdarzeń. Strona 23 z 34

24 Aktualizacja polityki bezpieczeństwa Szkolenia użytkowników Szkolenia administratorów Po zakończeniu wdrożenia systemu e -Usług, Zamawiający wymaga aktualizację Polityki Bezpieczeństwa w oparciu o zapisy norm PN-ISO/IEC 17799:2007, ISO/IEC 27001: oraz zgodnie z wymaganiami: Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U r. Nr 101 poz. 926, z póź. zm.); Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024); Rozporządzenia MCiA 719 z z 25 maja 2015; Rozporządzenia MAiC 745 z 29 maja 2015; w zakresie opracowania i wdrożenia polityki bezpieczeństwa opublikowanymi przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO); Opracowanie dokumentacji będzie również uwzględniać wszystkie wymagane zapisy ujęte w Rozporządzeniu o Krajowych Ramach Interoperacyjności. Na podstawie przeprowadzonej w Urzędzie analizy, będzie również stworzona metodyka szacowania ryzyka zgodna Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Polityka Bezpieczeństwa zostanie poprzedzona audytem bezpieczeństwa teleinformatycznego, którego celem będzie wykrycie zagrożeń związanych z utratą informacji w systemach informatycznych. Do każdego modułu wspomagającego obsługę obszarów działalności urzędu. Zamawiający wskaże osoby, które Wykonawca przeszkoli. Wykonawca zapewni dla każdego modułu odpowiednią ilość lecz nie mniej niż 5 godzin instruktarzu stanowiskowego gwarantującego pracownikom na danym stanowisku sprawną obsługę rozwiązania. Potwierdzeniem odbycia szkolenia będzie protokół podpisany przez każdego pracownika. Szkolenia będą realizowane w pomieszczeniach i na sprzęcie udostępnionym przez urząd. Nie przewiduje się przeprowadzania szkoleń typu e -learning w zastępstwie szkoleń tradycyjnych. Dopuszcza się po uzgodnieniu z Zamawiającym przeprowadzenie szkoleń grupowych w wybranych obszarach tematycznych. Wykonawca przeszkoli osoby pełniące obowiązki administratorów wskazanych przez Zamawiający w zakresie zarządzania użytkownikami i uprawnieniami. zabezpieczania i odtwarzania danych. Wykonawca zapewni przeszkolenie administratora (1 osoba) wskazanego przez Zamawiającego w zakresie administracji i konfiguracji zaoferowanego systemu bazodanowego. Szkolenie w minimalnym wymiarze 16 godzin musi obejmować co najmniej instalację. konfigurację bazy danych, obsługę narzędzi administratora, architekturę systemu. zagadnienia związane z zachowaniem bezpieczeństwa, integralności i zabezpieczenia przed utratą danych, przywracaniem danych po awarii. Dokumentacja Nazwa komponentu Dokumentacja powykonawcza Wymagane minimalne parametry funkcjonalne Wykonawca przed rozpoczęciem szkolenia dostarczy: a) do każdego modułu będącego przedmiotem niniejszego zamówienia, dokumentację w języku polskim w postaci elektronicznej i papierowej (w ilości 1 sztuki), zawierającą : - opis ogólnych informacji o systemie (poruszanie się po systemie); - opis słowników aplikacji; - opis parametryzacji aplikacji możliwej do wykonania przez użytkowników merytorycznych liderów, administratora; - opis wszystkich funkcji dostępnych w aplikacji; - opis wraz z procedurami instalacji i konfiguracji całego systemu od instalacji systemu operacyjnego do uruchomienia aplikacji klienckiej na stanowisku użytkownika; Strona 24 z 34

25 - opis struktury zbiorów danych wskazujących zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, - plan odtwarzania systemu po awarii. b) dokumentację niezbędną do zaktualizowania polityki rachunkowości w zakresie przetwarzania danych przy korzystaniu z systemów komputerowych - stosownie do wymogów ustawy o rachunkowości. Wymagania gwarancyjne Wykonawca odpowiedzialny będzie za całokształt, w tym za przebieg oraz terminowe wykonanie zamówienia w okresie wykonania umowy, jak i w okresie trwania gwarancji. Wykonawca udziela gwarancji jakości/rękojmi za wady na przedmiot umowy przez okres 24 miesięcy liczonego od daty zakończenia wdrożenia potwierdzonego protokołem odbioru z czasem reakcji serwisu zadeklarowanym w ofercie od momentu skutecznego zgłoszenia awarii lub usterki rozwiązań. Gwarancja jakości obejmuje utrzymanie systemu w ruchu oraz dostarczanie i implementację nowszych wersji oprogramowania w przypadku rozwoju systemu przez Wykonawcę lub dostosowania go przez do nowych przepisów prawa. Dostarczone moduły muszą zostać objęte gwarancją obejmującą: a) Usuwanie usterek i awarii systemów wynikających z winy producenta systemu. b) Udzielanie konsultacji telefonicznych oraz odpowiedzi na zapytania przesłane za pomocą portalu zgłoszeniowego udostępnionego przez producenta. c) Dostarczanie aktualnych wersji programów zwiększających ich funkcjonalność oraz dostosowanych do aktualnie obowiązującego stanu prawnego regulacji ustawowych obowiązujących w Rzeczypospolitej Polskiej. wykorzystywanych lub mających zastosowanie w oprogramowaniu. W okresie trwania gwarancji jakości/rękojmi za wady na przedmiot umowy wszelkie koszty usuwania wad i awarii, których przyczyna nie leży po stronie Zamawiającego ponosi Wykonawca Aplikacje mobilne. Projekt zakłada korzystanie przez usługobiorcę z elektronicznych usług publicznych/ cyfrowego udostępniania danych dzięki różnymi kanałami dostępu, niezależnie od miejsca przebywania i wykorzystywanej technologii (przez Internet, aplikacje mobilne)możliwość bezpłatnej instalacji aplikacji mobilnej dla klientów urzędu na urządzeniach mobilnych. Zakłada się, że aplikacja mobilna powiadamiania klienta i interesanta ma być dostępna dla urządzeń mobilnych z systemem operacyjnym Android i IOS. Aplikacja będzie umieszczona na portalu oraz w sklepie apple store i google play. 1. Moduł Pogoda: informacja o pogodzie w regionie pobierana z serwisu pogodowego. 2. Moduł Aktualności: aktualne informacje ze strony www klienta przeglądane w trybie online. Pobierane automatycznie ze strony Zamawiającego. Również konieczna synchronizacja ze wskazaną stroną www(api). 3. Moduł Obiekt na terenie Gminy: każdy obiekt prezentowany jest w formie wizytówki zawierającej opisy, zdjęcia, multimedia. Miejsca podzielone są na kategorie; odnoszą się one do konkretnych lokalizacji na mapie. Miejsca mogą być kategoryzowane np. atrakcje turystyczne, noclegi, zabytki, Strona 25 z 34

26 hale sportowe, szkoły itp. Zarówno miejsca, jak i kategorie mogą być dodawane/odejmo wa ne poprzez CMSa (system do obsługi i zarządzania treściami). 4. Moduł Wydarzenia: wydarzenia mające miejsce w regionie będą wyświetlane w aplikacji w postaci kalendarza z możliwością filtrowania wg dat/miejscowości/odległości GPS od użytkownika (najbliższe mi wydarzenie). Mogą one być wprowadzane ręcznie do CMSa lub pobierane automatycznie ze źródeł zewnętrznych (innych stron www klienta, profili FB). W przypadku pobierania danych z zewnątrz konieczna jest synchronizacja systemów. 5. Moduł Push: Minimalna funkcjonalność Mobilnego Klienta Systemu Powiadamiania Klienta to przyjmowanie wiadomości o konieczności wykonania określonych czynności urzędowych, np. przypomnienie o mijającym terminie raty lub poinformowanie klienta o nieuregulowaniu opłaty. Aplikacja musi umożliwiać wnoszenia opłat drogą elektroniczną za pośrednictwem zintegrowanej bramki płatniczej. Powiadomienia przesyłane do użytkowników aplikacji mobilnej będą mogły być generowane automatycznie na podstawie określonych zdarzeń zachodzących w systemach dziedzinowych wewnątrz urzędu. Oprócz informacji spersonalizowanych musi istnieć możliwość wysyłania informacji o charakterze ogólnym i publicznym jak np. zagrożenia meteorologiczne, wydarzenia kulturalne. System umożliwiający wysyłanie użytkownikom aplikacji powiadomień nt istotnych zdarzeń dotyczących danego miejsca/regionu. Powiadomienia te pojawiają się w formie małej ikonki na ekranie telefonu informując o przyjściu wiadomości (analogicznie jak w przypadku smsa). Aby wiadomość push dotarła do użytkownika aplikacja musi być zainstalowana na telefonie, ale nie musi być w danym momencie uruchomiona (zatem wiadomości docierają do wszystkich osób które pobrały aplikację niezależnie od tego czy mają ją w danym momencie uruchomioną czy nie). Moduł umożliwi wysyłanie kilku rodzajów komunikatów ostrzeżenia, aktualności oraz wydarzenia. 6. Moduł Wyślij Zgłoszenie: Aplikacja musi dać Użytkownikowi możliwość przekazania informacji do Urzędu np. o awarii drogi, chodnika, czy innych zdarzeniach, które wymagają interwencji ze strony Urzędu. Czyli zgłoszenie przez moduł w aplikacji -> Wybranie kategorii sprawy, dodanie miejsca autolokalizacji, ewentualnie zdjęcia zrobionego smartfonem i podanie swojego maila -> opis sprawy i sprawa trafia do Urzędu jako informacja o zgłoszeniu->wpływa np. do wydziału odpowiedzialnego za sprawę plus jako informacja do wydziału promocji (np. na osobnego maila do tego) -> wydział podejmuje sprawę (kończy lub daje termin wykonania) wraz z informacją zwrotną która trafia na maila zgłaszającego sprawę (zaznaczane z poziomu CMS'a) -do osoby zgłaszającej na maila oraz kopia do odpowiedniego wydziału. Sprawą może być dziura w jezdni, zbita lampa, krzywy chodnik [LOKALIZACJA] etc. przesłać zdjęcie [PLIK]- a Urząd (czyli odpowiedni wydział) zajmie się sprawą i będzie informował o statusie danego zgłoszenia. Sprawą może być też nowa atrakcja turystyczna, nowo otwarty hotel itp. co pozwoli na rozbudowę aplikacji o miejsca polecane przez samych turystów. 7. Moduł Trasy: aplikacja będzie prezentować wybrane trasy. Użytkownik będzie widział ślad danej trasy na mapie wraz z waypointami (punkty-miejsca na trasie) oraz swoją pozycję umożliwi mu to określenie czy przemieszcza się zgodnie z przebiegiem trasy czy też gdzieś z niej zboczył; trasy mogą być prezentowane wraz z profilami wysokościowymi trasy powiązanymi z GPS (użytkownik dostaje informację czy za chwilę będzie wzniesienie czy dolina bardzo przydatna wersja w trasach rowerowych). 8. Moduł Komunikacji Miejskiej: Moduł ma zawierać informacje dotyczące transportu miejskiego na terenie Gminy Siechnice. Użytkownicy korzystający będą mogli sprawdzić godziny odjazdów autobusów, tramwajów, ceny oraz rodzaje biletów obowiązujące w mieście. W zakładce będzie znajdował się przycisk najbliższy przystanek, po kliknięciu w niego zostaną wskazane przystanki, znajdujące się najbliżej użytkownika aplikacji wraz z informacją o numerach autobusów i tramwajów odjeżdżających. Dostępna będzie również wyszukiwarka połączeń, po nazwie przystanku umożliwiająca wyszukanie połączeń, wliczając możliwość jednej przesiadki. Moduł będzie zintegrowany z czytnikiem kodów QR: kody będą naklejone na przystankach i połączone z lokalizacją przystanku tak, aby wyświetlić informacje o rozkładzie z tego przystanku oraz informację do jakich ciekawych miejsc można z tego przystanku dojechać. Wykonawca jest odpowiedzialny za Strona 26 z 34

27 stworzenie mechanizmu, za pomocą którego najbardziej aktualne dane będą pobierane od miejskiego przewoźnika. Dostęp do tych danych zapewnie Zamawiający. 9. Moduł eurząd: aplikacja będzie przenosić na stronę portalu eurzędu, którego rozdzielczość będzie dostosowana do wielkości ekranu smartphone oraz tablet. 1. Moduł Pogoda 1 2. Moduł Aktualności 1 3. Moduł Obiekt na terenie Gminy 1 4. Moduł Wydarzenia 1 5. Moduł Push 1 6. Moduł Wyślij Zgłoszenie 1 7. Moduł Trasy 1 8. Moduł Komunikacji Miejskiej 1 9. Moduł eurząd 1 Podstawą systemu do uwierzytelniania użytkowników usług publicznych systemu będzie profil zaufany epuap. Takie podejście do wdrożenia e-usług zostanie wsparte uruchomieniem Punktu Potwierdzania Profilu Zaufanego w organizacji Zamawiającego, co powinno upowszechnić formę elektronicznego kontaktu z administracją publiczną przy wykorzystaniu bezpłatnego profilu zaufanego i technik ICT. Ogólne wymagania dotyczące aplikacji mobilnych Nazwa komponentu Wymagania ogólne Wymagane minimalne parametry funkcjonalne Prezentacja wszystkich treści będzie w minimum 2-ch językach: polskim i angielskim Baza danych będzie wspólna dla wszystkich komponentów systemu. Wszystkie rekordy będą pojawiać z jednego centrum, a ich aktualizacja będzie się odbywać z poziomu jednego, wspólnego CMS. System zarządzania treścią będzie wspólny dla bazy danych portalu i aplikacji na systemach Android i ios. Baza danych będzie kompatybilna z pozostałymi elementami sytemu czyli portalem i aplikacją mobilną dostępną na system Android i ios. Wykonawca wprowadzi do bazy ok 150 obiektów (rekordów POI) dotyczących obiektów (przyrodniczych, historycznych, kulturalnych, noclegowych, gastronomicznych, rozrywkowych) znajdujących na obszarze gminy. Ka żdy z rekordów ma zawierać takie informacje jak: nazwa, współrzędne GPS wraz zaznaczoną pozycją na mapie, dane teleadresowe (adres, adres , strona WWW, nr telefonu), godziny otwarcia, zdjęcia (1-4 na obiekt), opis oraz parametry opisowe do bazy. Baza danych zostanie opracowana na podstawie wytycznych i materiałów dostarczonych przez Zamawiającego oraz Wykonawcy. Możliwość pobrania aplikacji mobilnej w postaci odnośników do sklepów: Google Play i App Store. Możliwość dzielenia się treściami w serwisach społecznościowych. CMS Dostępny z poziomu przeglądarki. Różne poziomy dostępu, zarządzanie uprawnieniami. Tworzenie, usuwanie, edytowanie tre ści: miejsca, obiekty, artykuły, galerie, wydarzenia. Umożliwienie importowania danych ze wskazanych miejsc (np. wydarzeń z kalendarium etc.). Strona 27 z 34

28 Zawartość merytoryczna i parametry Bezpieczeństwo przetwarzania danych Maksymalna możliwa dowolność zarządzania kategoriami, grupowaniem obiektów, tworzeniem parametrów opisowych (charakterystycznych dla danych typów obiektu) Eksport treści do wszystkich komponentów systemu. Możliwa podmiana pewnych określonych elementów graficznych. Możliwość utworzenia iframe/ wlepki portalu na innych stronach (fragment kodu html wstawiony do kodu innej strony). Zarządzanie wszystkimi komponentami systemu (baza danych, portal, aplikacja mobilna) Informacje o atrakcjach obszaru Ekran główny strona główna podzielona na kategorie główne np. miejsca (obiekty), trasy, artykuły/informacje, wydarzenia, komunikacja miejska, czytników kodów QR Szlaki prezentujące opis, zdjęcia, profil wysokościowy trasy połączony z geolokalizacją GPS. Wykorzystanie GPS. Działanie w trybie online i offline Mapa z zaznaczonymi wszystkimi obiektami oraz pozycją użytkownika. Podkład mapowy: Open Street Maps, Google Maps lub natywny dla danego systemu. Wizytówki obiektów wpisanych do bazy. Czytnik kodów QR za pomocą, którego, po zeskanowaniu kodu, użytkownik będzie mógł z poziomu aplikacji otworzyć dowolną stronę internetową lub stronę w aplikacji. Minimalne wersje systemów: ios 8.0+, Android 5.0+ Szata graficzna dostosowana do wytycznych Zamawiającego. Aplikacja korzysta z ogólnie dostępnych podkładów mapowych Obiekty podzielone na kategorie. Możliwości sortowania danych. Wizytówka obiektu oprócz elementów opisanych przy bazie danych posiada funkcjonalności dzielenia się w serwisach społecznościowych. Wykorzystanie GPS. Obsługa modułu komunikacji miejskiej zgodna z opisem zamieszczonym w specyfikacji Czytnik kodów QR. Obsługa powiadomień push. Wspólny system zarządzania treścią dla aplikacji i bazy danych. Wykonanie i konsultacje projektu graficznego oraz funkcjonalnego portalu i aplikacji. Wdrożenie aplikacji do sklepów Google Play i App Store i utrzymanie na koncie Wykonawcy. Utrzymanie i zapewnienie serwisu technicznego bazy danych i aplikacji, przez okres 2 lat od dnia zawarcia umowy. Przekazanie praw do materiałów graficznych i tekstowych wykonanych przez Wykonawcę w ramach realizacji zlecenia oraz udzielenie licencji niewyłącznej na czas nieoznaczony na Oprogramowanie i CMS dla portalu i aplikacji. Oferenci muszą posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponować osobami zdolnymi do wykonania zamówienia: Wszystkie dostarczone systemy teleinformatyczne będą zapewniały bezpieczeństwo przetwarzanych danych określonych odpowiednimi przepisami. W szczególności zapewnione zostaną wymagania Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych oraz Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Strona 28 z 34

29 Projekt Funkcjonalności aplikacji mobilnych i portalu interesanta 3.2 Struktura sprzętowa Portal Interesanta przepływ danych z bazy replikowanej Dane są replikowane (kopiowane) z systemów podatkowych i ewidencyjnych tylko dla kont użytkowników, którzy złożyli wniosek o udostępnienie danych na platformie eurząd(portal Interesanta). Schemat połączeń sieciowych, dla procesu replikacji danych: Strona 29 z 34