INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO INNOWACYJNA GOSPODARKA DZIAŁANIE

Transkrypt

1 INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO INNOWACYJNA GOSPODARKA DZIAŁANIE 5.2 projekt systemowy PARP Doradztwo KSI KSU dla innowacyjnych W celu otrzymania wsparcia Podmiot Wsparcia (PW) jest zobowiązany do przedłożenia Agencji prawidłowo wypełnionego oraz kompletnego wniosku o płatność w formie papierowej i elektronicznej, zgodnie z obowiązującym wzorem zamieszczonym na stronie internetowej Uwaga! W momencie uruchomienia stosownego modułu w Systemie Informatycznym Krajowego Systemu Usług (SI KSU), o czym PW zostaną poinformowani, elektroniczną wersję wniosku o płatność należy przygotować w aplikacji zamieszczonej na stronie internetowej Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości Wypełniony w SI KSU wniosek o płatność należy wydrukować oraz podpisać, natomiast elektroniczna wersja wniosku po zatwierdzeniu przez PW zamieszczana jest automatycznie w systemie. PW jest zobowiązany do składania do Agencji wniosków o płatność po zakończeniu realizacji danego etapu Projektu, zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym realizacji projektu w terminie 7 dni kalendarzowych od uzyskania certyfikatu z przeprowadzonego audytu, potwierdzającego prawidłowość ponoszonych wydatków. Zgodnie z 6 ust. 5 umowy o udzielenie wsparcia, w przypadku braku możliwości przeprowadzenia audytu finansowego, PW dostarcza wniosek o płatność wraz z wymaganymi załącznikami w terminie 30 dni od zakończenia etapu. Wniosek o płatność służy: 1) wnioskowaniu o przyznanie pierwszej płatności zaliczkowej (PW wypełnia punkt 2,3,6,9); 2) rozliczeniu środków przekazanych PW w ramach wcześniejszych transz zaliczkowych z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejną transze środków - zaliczkę (PW wypełnia wszystkie punkty wniosku); 3) wnioskowaniu o przyznanie płatności stanowiącej refundację wydatków sfinansowanych ze środków PW (PW wypełnia wszystkie punkty wniosku); 4) wnioskowaniu o przekazanie płatności końcowej (PW wypełnia wszystkie punkty wniosku z wyjątkiem punktu 9). KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW Warunkiem uznania wydatków za kwalifikujące się do objęcia wsparciem jest poniesienie ich przez PW w związku z realizacją projektu, zgodnie z postanowieniami Umowy, katalogiem wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem określonym w rozporządzeniu z dnia 2 kwietnia 2012 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości 1

2 pomocy finansowej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, (Dz. U. z 2012r., poz.438) oraz z zasadami racjonalnej gospodarki finansowej, w szczególności zaś najkorzystniejszej relacji nakładów do rezultatów. Wydatkami kwalifikującymi się do objęcia wsparciem są wydatki, które jednocześnie: 1) są niezbędne do prawidłowej realizacji Projektu; 2) zostały wskazane w Harmonogramie rzeczowo-finansowym realizacji projektu; 3) zostały faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków i nie wcześniej niż po dniu złożenia wniosku o udzielenie wsparcia; 4) zostały zweryfikowane i zatwierdzone przez Agencję; 5) zostały prawidłowo udokumentowane. Wydatkami kwalifikującymi się do objęcia wsparciem są wydatki poniesione na: 1) wynagrodzenia wraz z pozapłacowymi kosztami pracy, w tym składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, osób zaangażowanych bezpośrednio w realizację projektu, w tym osób zarządzających projektem; 2) podróże służbowe osób uczestniczących w świadczeniu usług proinnowacyjnych, według stawek określonych w przepisach o wysokości oraz warunkach ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej; 3) zakup nowego sprzętu wraz z kosztami jego ubezpieczenia oraz wyposażenia biurowego, materiałów biurowych i eksploatacyjnych, oprogramowania i licencji oraz innych, niezbędnych do świadczenia usług proinnowacyjnych wartości niematerialnych i prawnych; 4) zakup usług, w szczególności transportowych, telekomunikacyjnych, pocztowych i komunalnych pod warunkiem, że ich stawki odpowiadają powszechnie stosowanym na rynku; 5) najem i użytkowanie pomieszczeń; 6) pokrycie kosztów amortyzacji budynków w zakresie i przez okres ich używania na potrzeby projektu objętego wsparciem; 7) remonty, naprawy lub adaptację pomieszczeń; 8) tłumaczenia i druk materiałów oraz ich publikację; 9) działania promocyjne i informacyjne pod warunkiem, że w tych działaniach jest przekazywana informacja, iż świadczone usługi proinnowacyjne są realizowane z udziałem wsparcia pochodzącego z budżetu Unii Europejskiej; 10) obsługę księgową i usługi prawnicze oraz doradcze i eksperckie; 11) pokrycie kosztów uczestnictwa w międzynarodowych sieciach instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi o podobnym charakterze obejmujące: składki członkowskie, koszty dostępu do międzynarodowych baz danych, koszty udziału w spotkaniach sieci międzynarodowych; 12) raty spłat wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych poniesione przez korzystającego do dnia zakończenia realizacji projektu do wysokości ich wartości początkowej z dnia zawarcia umowy leasingu albo spłatę wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych należnej finansującemu z tytułu umowy leasingu; 13) ustanowienie lub utrzymanie zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o udzielenie wsparcia; 2

3 14) pokrycie kosztów związanych z otwarciem i prowadzeniem przez PW t odrębnego rachunku bankowego lub subkonta na rachunku bankowym, przeznaczonych do obsługi projektu lub płatności zaliczkowych; 15) pokrycie kosztów administracyjnych lub ogólnozakładowych w wysokości nieprzekraczającej 10% całkowitych wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem, o których mowa w pkt Uwaga! W ramach kategorii 15 - Koszty administracyjne lub ogólnozakładowe w wysokości nieprzekraczającej 10% całkowitych wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem, o których mowa w pkt 1-14 PW może rozliczyć koszty pośrednio związane z realizacją projektu (świadczeniem usług proinnowacyjnych) tj. np. koszty wynagrodzenia osób upoważnionych do reprezentowania PW (kierownika jednostki), koszty obsługi administracyjnej, kadrowej oraz sekretariatu. Poza tym w kosztach administracyjnych można rozliczyć koszty ogólne PW takie jak np. koszty ochrony, sprzątanie pomieszczeń czy koszty z tytułu eksploatacji powierzchni własnych PW. Należy przy tym mieć na uwadze, że koszty te powinny być rozliczane proporcjonalnie do faktycznego zaangażowania/udziału w realizacji projektu. Koszty te mogą zostać rozliczone na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków udokumentowanych fakturami lub dokumentami o równoważnej wartości księgowej, potwierdzających poniesione wydatki oraz potwierdzających dokonanie zapłaty. Wydatki poniesione na pokrycie podatku od towarów i usług (VAT) mogą zostać uznane za kwalifikujące się do objęcia wsparciem, jeśli nie podlega on zwrotowi lub odliczeniu na rzecz PW. Zaliczenie podatku VAT do wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem możliwe jest wyłącznie w przypadku PW, który we wniosku o udzielenie wsparcia złożył oświadczenie o kwalifikowalności VAT. WYDATKI KWALIFIKOWANE I WYSOKOŚĆ WSPARCIA W ETAPIE We wniosku o płatność za dany etap można rozliczać wydatki kwalifikowane tylko do wysokości zamkniętych usług i komponentów, zgodnie z tabelą 4.1 wniosku. Wydatki poniesione w danym etapie, które nie mogły w związku z tym zostać rozliczone w danym wniosku, mogą trafić do kolejnego wniosku o płatność. Oznacza to, że w zestawieniu dokumentów księgowych mogą znajdować się dokumenty wystawione w poprzednim etapie. ROZLICZENIE ZALICZKI PW w harmonogramie rzeczowo-finansowym określa planowaną wartość wydatków kwalifikowanych i wysokość wsparcia (wydatki kwalifikowane pomniejszone o wkład własny klientów wskazany w umowach między Ośrodkiem KSI i klientem). Zaliczka na dany etap odpowiada założonej wysokości wsparcia. Warunkiem otrzymania kolejnej transzy zaliczki jest rozliczenie co najmniej 70% wszystkich otrzymanych transz zaliczek, tzn. w danym etapie PW musi zamknąć komponenty usług o wystarczającej wartości, aby narastająca wartość wszystkich usług i komponentów wyniosła co najmniej ww. 70% otrzymanych transz zaliczek. SYSTEM REFUNDACYJNY W przypadku wybrania przez PW refundacyjnego systemu rozliczania projektu, na podstawie wniosku o płatność refunduje się wysokość wsparcia obliczoną na podstawie wydatków kwalifikowanych oraz intensywności wsparcia zamkniętych usług i komponentów. PONOSZENIE WYDATKÓW Z RACHUNKU PROJEKTOWEGO I INNYCH RACHUNKÓW Wszelkie płatności związane z realizacją Projektu dokonywane są za pośrednictwem rachunku bankowego PW. W przypadku wybrania przez PW refundacyjnego systemu rozliczania projektu PW ponosi wydatki ze swojego konta bieżącego. 3

4 W przypadku otrzymania zaliczki na realizację projektu, PW ponosi wydatki z rachunku zaliczkowego wskazanego w umowie o udzielenie wsparcia. INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA POSZCZEGÓLNYCH POZYCJI WNIOSKU 1. Wniosek za okres należy podać datę początkową oraz końcową okresu, za jaki składany jest wniosek (format dd-mm-rr). Datą początkowa w przypadku pierwszego wniosku o płatność jest data rozpoczęcia realizacji projektu. W przypadku kolejnego wniosku o płatność, jest to data następująca po dniu okresu, którego dotyczył poprzedni wniosek. Data końcowa okresu (pole do ) za jaki składany jest wniosek. Daty określające okres sprawozdawczy powinny być zgodne z poszczególnymi etapami z godnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu. Wypełnienie pola nie jest wymagane w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki. We wniosku o płatność mogą znajdować się dokumenty księgowe wystawione w poprzednich etapach realizacji projektu. 2. Umowa 2(1) Nr umowy - należy podać numer umowy o dofinansowanie. 2(2) Okres realizacji umowy należy podać termin zgodny z umową o dofinansowanie. 2(3) Kwota wydatków kwalifikowanych w etapie należy podać kwotę poniesionych przez PW wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem o płatność. Kwota wydatków kwalifikowanych w tym punkcie powinna być zgodna z wartością podaną w pkt 4 wniosku, tabela 4.1, wiersz 5, kolumna 3. Kwota ta odpowiada wartości zamkniętych w etapie usług audytu innowacyjności i doradztwa przy wdrożeniu innowacji oraz zamkniętych komponentów usług będących w trakcie realizacji. Kwota wydatków kwalifikowanych może zostać pomniejszona w wyniku weryfikacji wniosku o płatność przez pracownika PARP o: 1) wydatki uznane za niekwalifikowane; 2) oraz inne korekty finansowe. 2(4) Kwota wydatków kwalifikowanych do objęcia wsparciem w etapie (Wysokość wsparcia) należy podać wyliczoną w tabeli 4.1 (kolumna 5, wiersz 5) wysokość wsparcia, czyli wartość wydatków kwalifikowanych, które zostaną objęte wsparciem po uwzględnieniu intensywności wsparcia wynikającej z rodzaju usługi. 2(5) Wnioskowana kwota wsparcia w przypadku pierwszej transzy zaliczki, kwota wnioskowana nie może być wyższa niż 100% wysokości wsparcia założonej w pierwszym etapie, określonej w aktualnym Harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu. W przypadku, gdy PW rozlicza poprzednią transzę zaliczki i jednocześnie nabywa prawo do kolejnej transzy, kwota wnioskowana powinna być zgodna z pkt 6 wniosku, kolumna 2, pozycja 6. 2(6) Rodzaj płatności należy wskazać jeden z rodzajów płatności. 1) płatność zaliczkowa pozycja zaznaczana w sytuacji, gdy PW ubiega się o pierwszą oraz kolejne transze zaliczki; 4

5 2) płatność pośrednia występuje w przypadku, gdy PW rozliczył we wniosku całość otrzymanych transz zaliczek i pokrył wydatki związane z realizacją projektu ze środków własnych. W takiej sytuacji PW nabywa prawo do refundacji oraz kolejnej transzy zaliczki. 3) płatność refundacyjna występuje w przypadku, kiedy PW nie otrzymał zaliczki i wnioskuje o refundację poniesionych wydatków. 4) płatność końcowa PW zaznacza zawsze przy ostatnim wniosku o płatność. W przypadku, gdy wniosek PW stanowi jedynie rozliczenie przekazanej zaliczki, należy wybrać opcję nie dotyczy gdyż wniosek służy jedynie rozliczeniu dokonanych wydatków. Będzie to oznaczało wykreślenie wszystkich czterech rodzajów płatności. W przypadku, kiedy wniosek o płatność rozliczający otrzymane środki z zaliczki jednocześnie jest wnioskiem końcowym należy zaznaczyć opcję płatność końcowa. 3. Podmiot Wsparcia 3(1), 3(2), 3(3) należy podać dane PW zgodne ze stanem faktycznym oraz umową o dofinansowanie NIP, nazwę oraz aktualny adres siedziby PW. 3(4) Osoba przygotowująca wniosek o płatność należy wskazać osoby do kontaktu, właściwe do udzielenia informacji w zakresie odpowiednich części wniosku. Nie ma obowiązku podawania danych dwóch osób w przypadku, gdy jedna osoba może udzielić informacji na pytania dotyczące zarówno postępu finansowego, jak i rzeczowego projektu. 3(5) Rachunek bankowy należy podać numer rachunku bankowego, na który zostaną przelane środki z refundacji lub płatność zaliczkowa zgonie z zapisami umowy o udzielenie wsparcia projektu. 4. Sprawozdanie finansowe z realizacji projektu punktu nie wypełnia się w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki. Tabela 4.1 do tabeli należy wprowadzić wartość zamkniętych w etapie komponentów usług proinnowacyjnych w podziale na rodzaje usług oraz intensywność wsparcia. Wartości te muszą być zbieżne z informacjami zawartymi w załączniku nr 5 do wniosku ( karta usługi ). W kolumnie 5 wylicza się limit wartości wydatków kwalifikowanych, które mogą zostać sfinansowane ze środków projektu (wysokość wsparcia). Wartość ta ogranicza wysokość wsparcia do wprowadzenia do tabeli 4.2, kolumna 4, wiersz 17. Tabela 4.2 w tabeli należy wpisać dane dotyczące wysokości wsparcia w podziale na kategorie wydatków poniesionych w etapie, którego dotyczy wniosek o płatność. Kolumna 2 należy podać założone wartości wsparcia w podziale na kategorie wydatków zgodnie z pkt 19b wniosku o udzielenie wsparcia. Kolumna 3 należy wpisać wysokość wsparcia dla poszczególnych kategorii w etapie, którego dotyczy wniosek o płatność, zgodnie z załącznikiem nr 2 do wniosku ( zestawienie dokumentów księgowych, pkt. II, kolumna 9, wiersz RAZEM ). Kolumna 4 należy wpisać narastającą wysokość wsparcia rozliczoną dla poszczególnych kategorii w poprzednich wnioskach o płatność łącznie z wysokością 5

6 wsparcia rozliczanego w danym wniosku. UWAGA: wartość ta nie może przekraczać limitu wskazanego w tabeli 4.1 kol. 5, wiersz 5. Kolumna 5 należy wskazać procent wykorzystania budżetu w poszczególnych kategoriach od początku realizacji projektu. W przypadku przekroczenia założonej wysokości wsparcia w danej kategorii do wniosku o płatność należy załączyć pisemny wniosek o modyfikację budżetu w ramach limitu VAT w przypadku, gdy zgodnie z deklaracją we wniosku o udzielenie wsparcia nie podlega on zwrotowi lub odliczeniu na rzecz PW w wierszu 17 należy wskazać kwotę VAT kwalifikowanego w projekcie odpowiednio dla każdej kolumny tabeli. Tabela 4.3 w tabeli należy wpisać dane dotyczące wysokości wsparcia w podziale na działania założone w projekcie tj. usługi audytu innowacyjności i doradztwa przy wdrożeniu innowacji: Kolumna 2 należy wpisać założoną w danym etapie wysokość wsparcia zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym złożonym razem z poprzednim wnioskiem o płatność (lub w przypadku pierwszego wniosku o płatność wniosku o udzielenie wsparcia). Aktualizacja harmonogramu wpływa jedynie na wysokość wnioskowanej zaliczki na kolejny etap. Kolumna 3 należy wpisać wysokość wsparcia w etapie w podziale na dany rodzaj usług, którego dotyczy wniosek o płatność. Kolumna 4 należy wpisać procent wykorzystania budżetu w podziale na dany rodzaj usług w etapie, którego dotyczy wniosek o płatność. Przekroczenie założonej w etapie wysokości wsparcia jest dopuszczalne, musi natomiast zostać stosowanie uzasadnione w pkt. 7 wniosku. Kolumna 5 należy wpisać łączną wysokość wsparcia dla poszczególnych rodzajów usług rozliczoną w poprzednich wnioskach o płatność łącznie ze wsparciem rozliczanym w danym wniosku o płatność. 5. Korekty finansowe w przypadku, gdy podczas kontroli projektu zostanie stwierdzony błąd w poprzednich wnioskach o płatność polegający na nieprawidłowym zakwalifikowaniu wydatków w ramach poprzednich wniosków PW wypełnia tabelę podając dane dotyczące wniosku, w którym stwierdzono uchybienie, rodzaj dokumentu oraz wysokość, o jaką wniosek powinien zostać skorygowany (w przypadku korekty polegającej na zwiększeniu wartości wsparcia dot. danego dokumentu należy wprowadzić wartości ujemne, ze względu na działanie w pkt. 6 wniosku, kolumna 2, poz. 6.) 6. Rozliczenie kwoty wsparcia tabela służy do prawidłowego obliczenia wnioskowanej kwoty wsparcia uwzględniającej rozliczenie otrzymanych wcześniej transz zaliczek oraz kwoty odsetek od przekazanych zaliczek narosłych na rachunku bankowym PW. Dane w tabeli powinny być zgodne z kwotami podanymi w innych częściach wniosku o płatność 6(1) Łączna kwota otrzymanych transz zaliczek należy wpisać łączną wartość wszystkich otrzymanych transz zaliczek. UWAGA: w przypadku jeśli poprzedni wniosek o płatność był wnioskiem tylko rozliczeniowym (na jego podstawie nie zrealizowano płatności), a wykazano w nim odsetki narosłe na rachunku, w obecnym wniosku o płatność odsetki te włącza się do wartości otrzymanych transz zaliczek. Jest to 6

7 konieczne, ponieważ na podstawie poprzedniego wniosku nie było możliwości potrącenia z płatności narosłych odsetek wg. działania w pkt. 6. 6(2) Wysokość wsparcia rozliczonego od początku realizacji projektu należy wpisać wartość wydatków (wysokość wsparcia) zaakceptowanych w poprzednich wnioskach o płatność wraz ze wsparciem rozliczanym w danym etapie, zgodnie z pkt 4.2 wniosku, kolumna 4, pozycja 16. 6(3) Procent rozliczenia otrzymanych transz zaliczki należy wskazać procent wykorzystania wszystkich otrzymanych transz zaliczki od początku realizacji projektu. 6(4) Kwota wnioskowanej zaliczki na kolejny etap maksymalnie wartość kolejnego etapu zgodnie z aktualnym harmonogramem rzeczowo-finansowym. Wnioskowana kwota zaliczki na kolejny etap może uwzględniać dane ze zaktualizowanego harmonogramu rzeczowo-finansowego załączanego do wniosku o płatność. 6(5) Kwota odsetek narosłych na rachunku projektu w okresie sprawozdawczym należy wskazać wartość odsetek od środków przekazanych PW jako zaliczki w okresie, którego dotyczy wniosek o płatność. 6(6) Wnioskowana kwota wsparcia należy wpisać kwotę, o jaką PW wnioskuje w danym wniosku. Warunkiem wnioskowania o kolejną transzę zaliczki jest rozliczenie w poprzednich i obecnym wniosku o płatność co najmniej 70% otrzymanych transz zaliczki. Wartość wnioskowanej zaliczki na kolejny etap jest pomniejszana o środki pozostające na rachunku PW, narosłe odsetki oraz ew. korekty finansowe. Warunek: łączna wartość wsparcia przekazanego PW w formie płatności zaliczkowych, pośrednich lub refundacyjnych, nie może przekroczyć 95% wartości wsparcia zawartego w umowie o udzielenie wsparcia. Pozostałe 5% wsparcia zostanie przekazane PW w formie płatności końcowej. 7. Sprawozdanie merytoryczne z realizacji projektu PW powinien zamieścić krótki opis prezentujący stan realizacji poszczególnych etapów projektu, zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym przedstawionym we wniosku o dofinansowanie. Opis powinien zawierać informacje dotyczące zarówno liczby przeprowadzonych usług proinnowacyjnych, ale także inne zadania (działania promocyjne, organizacyjne, inwestycyjne) jakie zostały podjęte w okresie sprawozdawczym. 8. Informacje na temat problemów/trudności związanych z realizacją projektu w bieżącym okresie sprawozdawczym należy przedstawić w kilku zdaniach informację o ewentualnych problemach napotkanych w trakcie realizacji projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność, zadaniach planowanych do realizacji a nie zrealizowanych w tym okresie, wraz z podaniem powodów odstąpienia przez PW od określonych działań bądź wskazaniem przyczyn zewnętrznych, umożliwiających realizację konkretnych zadań. Należy również wskazać sposób oraz przewidziany czas rozwiązania pojawiających się problemów. 9. Planowany przebieg zadań do realizacji projektu w kolejnym okresie sprawozdawczym PW powinien opisać w kilku zdaniach etapy/działania, jakie planuje podjąć w ramach realizowanego projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność. 10. Skwantyfikowane wskaźniki realizacji projektu tabela służy do prezentacji stopnia realizacji wskaźników, do których osiągnięcia zobowiązał się PW na podstawie umowy o dofinansowanie. 7

8 Tabela 10.1 Wskaźniki produktu (liczba wyświadczonych usług audytu innowacyjności oraz liczba wyświadczonych usług doradztwa przy wdrożeniu innowacji) należ przedstawić liczbę wyświadczonych przez PW usług proinnowacyjnych w podziale na rodzaj usługi zrealizowane w etapie oraz narastająco od początku realizacji projektu. Tabela 10.2 Usługi w trakcie realizacji należy wskazać liczbę usług pozostających w trakcie realizacji na zakończenie etapu w podziale na rodzaje usług. Tabela 10.3 Wskaźnik rezultatu (liczba klientów, którzy skorzystali z usług proinnowacyjnych) należy wskazać liczbę klientów (przedsiębiorców), dla których zamknięto usługi proinnowacyjne w danym etapie oraz narastająco od początku realizacji projektu. Wartość narastająca odpowiada w tym wypadku liczbie niepowtarzających się klientów (przedsiębiorców). Jednego przedsiębiorcę, niezależnie od rodzaju i ew. liczby usług (tylko szczegółowo uzasadnione przypadki), z których skorzystał w ramach projektu wykazuje się tylko raz. W przypadku zamknięcia w danym etapie usługi audytu innowacyjności dla klienta, który planuje skorzystać także z usługi doradztwa przy wdrożeniu w kolejnym etapie, należy go uwzględnić we wskaźniku rezultatu w danym etapie. Nie należy już go uwzględniać we wskaźniku rezultatu w kolejnym etapie, mimo zamknięcia dla niego kolejnej usługi. Oświadczenie PW PW podpisem składanym pod wnioskiem o płatność oświadcza, że informacje zawarte we wniosku o płatność są zgodne z prawdą a wszystkie wydatki są poniesione zgodnie zatwierdzonym w umowie o dofinansowanie budżetem projektu oraz zostały zapłacone. 11. Załączniki załącznikami do wniosku są: 1. Certyfikat z przeprowadzonego audytu finansowego potwierdzających prawidłowość ponoszonych wydatków; Uwaga: W przypadku, gdy nie jest możliwe przeprowadzenie audytu finansowego przez podmiot zewnętrzny i przesłanie certyfikatu, do wniosku o płatność należy dołączyć: 1) kopie dokumentów księgowych (faktury lub dokumenty o równoważnej wartości księgowej), potwierdzające poniesione wydatki oraz potwierdzające dokonanie zapłaty, opisanych w sposób umożliwiający ich przypisanie do kategorii budżetowych projektu; 2) kopie protokołów odbioru dokumentujące wykonanie usług lub innych dokumentów potwierdzających zgodność realizacji projektu z warunkami umowy; 3) oświadczenie o braku występowania na rynku co najmniej 3 potencjalnych dostawców w przypadkach określonych umową o udzielenie wsparcia. 2. Zestawienie dokumentów księgowych potwierdzających poniesione wydatki zgodnych z listą wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem zaakceptowaną przez audyt finansowy projektu; 8

9 W zestawieniu dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków (niewypełnionym w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki) należy podać: a) numer dokumentów potwierdzających wydatkowanie środków; b) numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe; c) datę wystawienia dokumentu; d) datę zapłaty datę uregulowania płatności wynikającej z przedstawionego dokumentu księgowego; e) nazwę towaru lub usługi wskazanych w odpowiedniej pozycji w przedstawionym dokumencie księgowym. Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowane i wszystkie objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z dokumentu (w przypadku wystąpienia różnych stawek, pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT). W przypadku, gdy na dokumencie nie wszystkie wykazane pozycje dotyczą wydatków kwalifikowanych, należy ująć tylko te pozycje, które są rozliczane w danym wniosku o płatność; f) kwotę dokumentu brutto; g) kwotę dokumentu netto (różnica pomiędzy wartościami w ust. f) i g) może wynikać wyłącznie z podatku VAT); h) kwotę wydatków kwalifikowanych w przypadku ujęcia w wydatkach kwalifikowanych całości kwoty wynikającej z przedstawionego dokumentu kwota powinna być równa kwocie dokumentu brutto ust. f) gdy VAT jest kwalifikowany, jeśli VAT nie jest kwalifikowany kwota powinna być równa wartości dokumentu netto ust. g). Jeśli PW rozlicza jedynie cześć kwoty objętej danym dokumentem - w przypadku, gdy VAT jest kwalifikowany wpisuje sumę wartości brutto poszczególnych (rozliczanych) pozycji wskazanych w dokumencie, gdy VAT nie jest kwalifikowany sumę wartości netto poszczególnych pozycji z dokumentu księgowego ujętych we wniosku. i) wysokość wsparcia w ramach danego dokumentu (nie ma konieczności proporcjonalnego dzielenia wkładu własnego klientów między poszczególne dokumenty księgowe natomiast różnica między wydatkami kwalifikowanymi a wysokością wsparcia musi odpowiadać wkładowi własnemu klientów) j) kwotę podatku VAT, o ile VAT jest kwalifikowany odnoszący się do wartości wydatków kwalifikowanych. Kwoty wydatków kwalifikowanych powinny zostać pogrupowane według kategorii wydatków określonych w pkt. 22b wniosku PW o dofinansowanie. 3. Wyciągi z rachunków bankowych PW dotyczących poniesionych wydatków za okres, którego dotyczy wniosek o płatność dowody zapłaty; 4. Oświadczenie o kwalifikowalności VAT; 9

10 5. Raport dotyczący klientów (przedsiębiorców) objętych usługami proinnowacyjnymi wyświadczonymi przez PW w okresie sprawozdawczym, za jaki składany jest wniosek o płatność generowany przez SI KSU *. Wniosek należy czytelnie podpisać z podaniem miejscowości i daty oraz opatrzyć pieczątką PW. Wniosek podpisuje osoba upoważniona do reprezentowanie PW i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych. Dodatkowo PW zobowiązany jest do przechowywania czytelnych kopii wszystkich dokumentów przekazywanych do Agencji tj. wniosków o płatność wraz z załącznikami potwierdzonych za zgodność z oryginałem prze osobę upoważnioną do reprezentowania PW oraz wszystkich oryginałów dokumentów księgowych (faktury, rachunki, itp.), które nie są przekazywane do Agencji w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji. Każdy oryginał dokumentu księgowego (fakturę, rachunek, itp.) należy opisać wskazując następujące informacje: 1. nazwa (tytuł projektu zgodnie z umową o dofinansowanie) tj. Doradztwo KSI KSU dla innowacyjnych; 2. data zawarcia i numer umowy o dofinansowanie; 3. opis związku wydatku z umową o dofinansowanie należy zaznaczyć w opisie, do której kategorii wydatków kwalifikowanych zatwierdzonych w umowie o dofinansowanie odnosi się wydatek dokumentowany danym dokumentem księgowym; 4. informacja o współfinansowaniu projektu ze środków EFRR tj. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 5. dekretacja oraz nr księgowy dokumentu; 6. informacja o poprawności formalnej i merytorycznej; 7. adnotacja o sposobie zapłaty (jeśli nie wynika to z dokumentu). W/w informacje powinny być umieszczane na drugiej stronie dokumentu księgowego. * Od momentu uruchomienia odpowiedniego modułu w SI KSU 10