Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/29/2014 Warszawa, dn r. Zapytanie ofertowe

Transkrypt

1 Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/29/2014 Warszawa, dn r. Zapytanie ofertowe I. Nazwa i adres Zamawiającego:,,. II. Nazwa przedmiotu zamówienia: Wykonanie i dostarczenie materiałów poligraficznych na konferencję dla III. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania i dostarczenia materiałów poligraficznych na konferencję dla CEZAMAT PW Sp. z o. o. 2. Termin realizacji zamówienia: 7 dni od dnia zawarcia umowy. 3. Wymagania Zamawiającego: 1) Plakaty: a) plakat graficzny w postaci jednego arkusza formatu A1 ( mm) o gramaturze min. 220 g, b) satyna, c) zadrukowany jednostronnie, d) z nadrukiem w pełnym kolorze w palecie CMYK, e) adaptacja projektu i układu graficznego, przedłożonego przez Zamawiającego, f) przygotowanie do druku, przekazanie projektów w formacie wymaganym przez drukarnię i nadzór nad drukiem, g) nakład: 20 sztuk; 2) Zakładki do książki: a) prostokątna zakładka do książki, b) format: 20 x 5 cm, c) materiał: papier dwustronnie kredowany; gramatura: 300 g, d) nadruk: kolorowy, 4+4, e) powierzchnia zakładki uszlachetniona folią, f) opakowanie: pakowane pojedynczo w folię, g) znakowanie: grafika naniesiona obustronnie metodą druku offsetowego, h) projekt graficzny oznakowania zostanie przygotowany przez Wykonawcę na bazie materiałów przekazanych przez Zamawiającego, i) nakład: 300 sztuk; 3) Wizytówki: a) adaptacja projektu i układu graficznego, przedłożonego przez Zamawiającego,

2 b) z nadrukiem w pełnym kolorze, c) format wizytówki 84 x 44 mm, d) papier satyna lub kreda g matowy, powlekany, e) pudełko kartonowe w komplecie, f) druk dwustronny (dwujęzyczny), g) nakład: dla 7 osób w łącznym nakładzie 850 sztuk. 4. Wykonawca zobowiązuje się do bieżącej współpracy z Zamawiającym oraz do wykonania wszystkich prac związanych z zamówieniem i dostawą gotowych materiałów poligraficznych (zwanych dalej materiałami) w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 5. Zamawiający przekaże Wykonawcy wsad merytoryczny w formie elektronicznej lub papierowej do wszystkich materiałów będących przedmiotem umowy w następnym dniu po podpisaniu umowy. 6. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania projektów graficznych, przygotowania do druku i druku (w tym również wydruków próbnych) oraz do przekazania Zamawiającemu projektów w formie elektronicznej, w tym w formie umożliwiającej ich dalsze zmienianie (np. w postaci plików Adobe Photoshop *.psd 300 dpi z wyodrębnieniem warstw oraz w postaci plików *.tiff 300 dpi) w terminie 2 dni roboczych od otrzymania wsadu merytorycznego od Zamawiającego. 7. Przed rozpoczęciem druku Wykonawca zobowiązany jest do przesłania w formie elektronicznej i jeśli tak określi Zamawiający, również w formie papierowej (wydruk próbny) projektu przygotowanego materiału, w celu akceptacji przez Zamawiającego. Nakład może być wydrukowany dopiero po uzyskaniu akceptacji przesłanej przez osobę wskazaną w par. 5 ust. 1 umowy. 8. Miejsce dostarczenia przedmiotu umowy: siedziba, Warszawa, w miejsce wskazane przez Zamawiającego. 9. Koszty transportu i wniesienia druków we wskazane miejsce pokrywa Wykonawca. 10. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego wadliwej partii dostarczonego towaru, reklamacja zostanie zgłoszona na piśmie (faksem lub pocztą elektroniczną na adres wskazany w umowie) w ciągu 3 dni od dnia dostawy. 11. Za wadliwą partię dostarczonego towaru uznaje się w szczególności dostawę materiałów poligraficznych niezgodnych z zaakceptowanym projektem, zawierających błędy lub dostarczonych w niewłaściwej ilości, w niewłaściwym formacie. 12. Wykonawca zobowiązuje się do wymiany lub uzupełnienia wadliwego towaru, co, do którego Zamawiający zgłosił reklamację w terminie 2 dni od dnia jej zgłoszenia. 13. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.

3 IV. Wymagania związane z wykonaniem: W ramach realizacji przedmiotowego zamówienia do obowiązków Wykonawcy należało będzie: Sposób realizacji przedmiotowego zamówienia określają istotne postanowienia umowy, zawarte w części V zapytania ofertowego. V. Istotne postanowienia umowy: 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy jest wykonanie i dostarczenie materiałów poligraficznych na konferencję dla 2. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 3. Wykonawca oświadcza, że przed złożeniem oferty Zamawiającemu zapoznał się ze wszystkimi warunkami, które są niezbędne do wykonania przez niego niniejszej umowy, bez konieczności ponoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek dodatkowych kosztów. 2 Termin i miejsce realizacji umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać zamówienie w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy. 2. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia przedmiotu umowy do siedziby CEZAMAT PW Sp. z o.o., tj. na adres:,, pokój 503 (5. piętro). 3 Warunki i zasady realizacji przedmiotu umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać przedmiot umowy z należytą starannością. 2. Koszty transportu i wniesienia wydrukowanych materiałów we wskazane przez Zamawiającego miejsce ponosi Wykonawca. 3. Zamawiający przekaże Wykonawcy wsad merytoryczny w formie elektronicznej lub papierowej do wszystkich materiałów będących przedmiotem umowy w następnym dniu po podpisaniu umowy. 4. Wykonawca zobowiązuje się do współpracy z Zamawiającym na bieżąco oraz do wykonania wszystkich prac związanych z zamówieniem i dostawy gotowych materiałów w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 5. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania projektów graficznych, przygotowania do druku i druku (w tym również wydruków próbnych) oraz do przekazania Zamawiającemu projektów w formie elektronicznej, w tym w formie umożliwiającej ich dalsze zmienianie (np. w postaci plików Adobe Photoshop *.psd 300 dpi z wyodrębnieniem warstw oraz w postaci plików *.tiff 300 dpi) w terminie 2

4 dni roboczych od otrzymania wsadu merytorycznego od Zamawiającego. 6. Po realizacji przedmiotu zamówienia Strony podpiszą protokół odbioru. Przedmiot umowy musi być zgodny z charakterystyką zawartą w opisie przedmiotu zamówienia. 7. Wykonawca jest zobowiązany na żądanie Zamawiającego niezwłocznie udostępnić do wglądu wszelkie informacje i dokumenty mające związek z realizacją umowy. 8. W każdym przypadku Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za tę część przedmiotu zamówienia, którą powierza Podwykonawcom. 9. Zlecenie wykonania części zamówienia Podwykonawcy nie wpływa na zmianę treści zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego za wykonanie tej części zamówienia. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania Podwykonawcy i jego pracowników, tak jakby to były działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania jego własne lub jego własnych pracowników lub przedstawicieli. 10. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków określonych umową, w tym również za szkody wyrządzone przez osoby przez niego oddelegowane i osoby działające w imieniu lub na rzecz Wykonawcy. 4 Wynagrodzenie i warunki płatności 1. Wykonawca zrealizuje niniejszą umowę za cenę netto... zł (słownie:... złotych). 2. Do ceny, o której mowa w ust. 1 Wykonawca doliczy % VAT w kwocie... zł (słownie złotych:...). 3. Po doliczeniu podatku VAT, o którym mowa w ust. 2, cena całkowita umowy wynosi zł (słownie:.... złotych). 4. Po podpisaniu przez Strony protokołu odbioru, o którym mowa w 3 ust. 6, bez zastrzeżeń, Wykonawca wystawi fakturę VAT. 5. Wynagrodzenie za realizację przedmiotu umowy, zostanie zapłacone na podstawie prawidłowo wystawionej i dostarczonej przez Wykonawcę faktury VAT, po prawidłowym zrealizowaniu przedmiotu umowy, o którym mowa w Faktura VAT za realizację przedmiotu umowy wystawiona będzie na adres:,,, NIP: , REGON: , oraz dostarczona zostanie na adres:,,, pok. 503, 5 piętro. 7. Zamawiający zapłaci Wykonawcy należność, o której mowa w ust. 3 przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT. Za dzień zapłaty strony ustalają dzień, w którym Zamawiający wydał swojemu bankowi polecenie przelewu należności na rachunek bankowy Wykonawcy. 8. Należność Wykonawcy z tytułu realizacji części przedmiotu niniejszej umowy będzie płatna w ciągu 14 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT zgodnie z ust. 5 i Faktura VAT powinna zawierać dodatkowo: 1) nazwę przedmiotu zamówienia,

5 2) numer umowy, 3) informację: Projekt Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, 4) numer konta Wykonawcy, 5) termin płatności zgodnie z postanowieniami ust. 8, 6) kod CPV: Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą będą dokonywane w złotych polskich. 12. Przy zleceniu Podwykonawcy wykonania części zamówienia, koszty usług zleconych pokrywa Wykonawca. 5 Nadzór nad prawidłowym wykonaniem umowy 1. Osobami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację niniejszej umowy są: 1) ze strony Wykonawcy będzie Pan(i).... numer telefonu adres .; 2) ze strony Zamawiającego będzie Pan(i).. numer telefonu. adres Wymiana przez Strony bieżących informacji związanych z wykonaniem umowy może być dokonywana w każdej powszechnie przyjętej formie, w szczególności za pośrednictwem faksu, poczty elektronicznej oraz telefonicznie, poprzez bezpośredni kontakt w siedzibie Zamawiającego lub Wykonawcy. 3. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2 nie stanowi zmiany umowy i wymaga jedynie pisemnego oświadczenia złożonego drugiej stronie. 6 Wypowiedzenie i odstąpienie od umowy 1. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę, a w szczególności w razie 3-dniowej zwłoki w wykonywaniu przedmiotu umowy, wobec terminów określonych w umowie, w tym w załącznikach do umowy, lub wyznaczonych przez Zamawiającego na jej podstawie lub w przypadku niezrealizowania innych zobowiązań określonych w opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy. 2. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: 1) zajęcia majątku Wykonawcy w stopniu uniemożliwiającym mu wykonanie umowy; 2) nieprzystąpienia przez Wykonawcę do wykonania postanowień umowy; 3) nienależytego wykonania umowy. 3. Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie, tj. w terminie 48 godzin, zawiadomić Zamawiającego o zaistnieniu zdarzenia opisanego w ust. 2 pkt 1.

6 7 Kary umowne 1. Wykonawca zobowiązany jest zapłacić Zamawiającemu kary umowne, o których mowa w pkt. 1)-3) bez względu na to, czy szkoda faktycznie zaistniała: 1) w razie wypowiedzenia niniejszej umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 20% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy; 2) z tytułu zwłoki w wykonywaniu przez Wykonawcę przedmiotu niniejszej umowy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 5% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy, w stosunku do terminów określonych w niniejszej umowie lub na jej podstawie; 3) w wysokości 20% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy za każdy inny przypadek niż określone w pkt. 1 i 2 przypadki niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy, w szczególności za dostawę materiałów poligraficznych niezgodnych z zaakceptowanym projektem lub dostarczonych w niewłaściwej ilości, w niewłaściwym formacie, w przypadku nieuwzględnienia wcześniej zgłoszonej reklamacji. 2. Określone w ust. 1 kary umowne mogą być naliczane niezależnie od siebie. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej. 3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kar umownych z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy. 4. W przypadku naliczenia kar umownych, o których mowa w ust. 1, Zamawiający poinformuje Wykonawcę za pośrednictwem faksu na nr... potwierdzonego drogą pocztową, o przyczynach naliczenia i wysokości kary umownej oraz obciąży Wykonawcę karą i potrąci ją z wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy przy zapłacie faktury VAT wystawionej zgodnie z 4 niniejszej umowy, bądź w przypadku naliczenia kary umownej w sytuacji, gdy Wykonawca nie jest jeszcze uprawniony do wystawienia faktury VAT Wykonawca będzie zobowiązany do zapłaty kary umownej na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego. W przypadku dokonania potrącenia, Wykonawcy zostanie doręczona nota obciążeniowa wystawiona przez Zamawiającego. Jeżeli kwota kar umownych przewyższy należne wynagrodzenie, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kwotę przewyższającą w terminie 7 dni od otrzymania wezwania do zapłaty. Zamawiający poinformuje Wykonawcę na piśmie, o fakcie pomniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy, w związku z powstaniem obowiązku zapłaty kar umownych.

7 8 Postanowienia końcowe 1. W razie sporu związanego z realizacją niniejszej umowy, Strony będą dążyć do jego polubownego rozstrzygnięcia, a w przypadku braku porozumienia Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, zastosowanie mają w szczególności przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. 3. Zmiana postanowień warunków umowy może nastąpić w następujących przypadkach: 1) w części dotyczącej sposobów realizacji poszczególnych czynności opisanych w umowie w przypadku konieczności dostosowania tych zapisów do aktualnych standardów rynkowych lub regulacyjnych wymaganych dla prawidłowego i akceptowalnego poziomu świadczonej dostawy; 2) w zakresie aktualizacji danych Wykonawcy poprzez zmianę w szczególności: nazwy przedsiębiorstwa, adresu siedziby, formy prawnej Wykonawcy; 3) w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa odnoszących się do niniejszego zamówienia; 4) w zakresie terminu, w przypadku wystąpienia siły wyższej, przez co rozumie się katastrofalne działania przyrody (np. niezwykłe mrozy), akty władzy ustawodawczej i wykonawczej (np. wywłaszczenie) oraz niektóre zaburzenia życia zbiorowego (np. zamieszki uliczne) z wyłączeniem protestów pracowniczych, powodującej konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi przewidzianej w opisie przedmiotu zamówienia, gdy realizacja usługi na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych postanowień umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań; 5) w przypadku zaistnienia okoliczności, z przyczyn obiektywnych niezależnych od Stron niniejszej umowy, powodujących konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi przewidzianej w załączniku nr 1 do niniejszej umowy, gdy dalsza realizacja usługi na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych warunków postanowień niniejszej umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań. 4. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. VI. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie się kierował kryterium: 1. Cena 100%, VII. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej pocztą elektroniczną na adres: m.czarnecka@cezamat.eu, w terminie do dnia 30 września 2014 r. do godziny na Formularzu oferty. W przypadku braku możliwości realizacji zamówienia Zamawiający również zwraca się z prośbą o informację pocztą

8 elektroniczną. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty przesłane po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane. VIII. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest: Marika Czarnecka, tel.: , fax: , m.czarnecka@cezamat.eu. Mariusz Wielec /-/ Prezes Zarządu Jacek Kossut /-/ Wiceprezes Zarządu ds. Organizacji i Współpracy Zewnętrznej