POKONAJ NIEDOCZAS WOLONTARIATEM

Transkrypt

1 POKONAJ NIEDOCZAS WOLONTARIATEM Wolontariat, czym jest, każdy widzi. Co roku widzimy sztaby wolontariuszy zbierające fundusze na szczytne cele, czytamy relacje z akcji pomocy instytucjom i organizacjom, słyszymy o wolontariuszach w szpitalach, Domach Dziecka, wyjeżdżających na misje. Wszystkich ich podziwiamy i szanujemy, cenimy ich zaangażowanie i oddanie sprawie. Samemu zostać wolontariuszem jest już nieco trudniej, wiąże się to przecież z wygospodarowaniem wolnego czasu, którego każdy z nas ma niewiele. Wielu się jednak udaje i, co cieszy, wolontariat z roku na rok rośnie w siłę. Ale organizowanie wolontariatu to dopiero wyzwanie! Co to w ogóle oznacza organizować wolontariat? Według ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2010 r., Nr 234, poz.1536 z późn. zm) organizatorami wolontariatu mogą być, m.in.: Organizacje pozarządowe Osoby prawne i jednostki organizacyjne Kościoła katolickiego i innych kościołów lub związków wyznaniowych Stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego Administracja publiczna Jednostki organizacyjne podległe organom administracji publicznej lub nadzorowane przez te organy Galerie sztuki, domy kultury, ośrodku pomocy społecznej, biblioteki, szkoły, itp. Spółdzielnie socjalne Spółki akcyjne i spółki Z.O.O, jeśli nie działają dla osiągnięcia zysku a całość zysku przeznaczają na realizację celów statutowych Wolontariuszy nie mogą angażować firmy i instytucje prowadzące działalność gospodarczą, osoba świadcząca bezpłatną, dobrowolna pracę na ich rzecz nie jest wolontariuszem. Cele, na rzecz których działa wolontariusz muszą być istotne z punktu widzenia społeczeństwa, a z jego pracy korzystać powinny osoby potrzebujące wsparcia lub pomocy. Z punktu widzenia Fundacji Dobra Sieć, wynikającego zarówno z przeprowadzanych na ten temat szkoleń i badań (spójrz: raport z badania Kluczowe wartości wolontariatu ) oraz własnej, codziennej współpracy z wolontariuszami ważne jest również, by pamiętać o innej stronie organizowania wolontariatu. Przyjmując wolontariuszy do swojej organizacji, pozwalasz im doświadczyć tego, co najlepsze w Twojej pracy. Umożliwiasz im rozwój pasji, wpływanie na rzeczywistość, samorealizację i pomnażanie dobra. Ty zaś dzięki nim możesz otrzymać potrzebne Ci wsparcie, powiększyć zespół oddanych i zaangażowanych osób i tym samym zmieniać swoje środowisko ze zwielokrotnioną siłą! Pamiętaj każdy z nas ma w sobie coś wyjątkowego, czym może podzielić się z innymi. Nie musisz działać sam, razem możecie zdziałać o wiele więcej. Wiele, szczególnie niewielkich organizacji, może uważać współpracę z wolontariuszami za duże wyzwanie. Ciężko podzielić się obowiązkami, zaufać komuś z zewnątrz, pozwolić mu działać samodzielnie i wydzielić przestrzeń w organizacji. Organizowanie wolontariatu jest jednak niełatwe dla wszystkich, bo przecież zawsze mamy do czynienia z drugim człowiekiem jego osobistymi

2 aspiracjami i motywacjami. Aby proces włączania wolontariuszy w nasze działania usprawnić, możemy posiłkować się wypracowanymi przez doświadczonych organizatorów narzędziami. 6. Zakończenie współpracy 1. Przygotowanie organizacji 5. Współpraca i motywowanie 2. Oferta i promocja 4. Wprowadzenie w działanie organizacji 3. Nabór Rysunek 1. Cykl współpracy z wolontariuszami (źródło: Praktyczny poradnik współpracy z wolontariuszami, Stocznia, 2013) Powyższy schemat w obrazowy sposób przedstawia cykl współpracy z wolontariuszami. Zanim skupimy się dokładnie na każdym z jego etapów, zaznaczmy, iż jest on odpowiedni dla każdego rodzaju organizacji czy instytucji. W tym wypadku nie ma znaczenia wielkość, liczba pracowników czy profil działalności. Schemat jest na tyle uniwersalny, że można zaaplikować go wszędzie. Jedynym warunkiem jest zachowanie wszystkich elementów cyklu, ponieważ wszystkie są równie ważne dla osiągnięcia sukcesu. 1. Przygotowanie organizacji. W naszych codziennych działaniach czasem popadamy w rutynę. Zdarza nam się z góry przyjmować sposób funkcjonowania naszej organizacji za właściwy, nie mamy czasu na dokładną analizę tego, co i jak robimy. Pojawiające się ubytki łatamy na szybko, spontanicznie, próbujemy rozdwoić każdą z zaangażowanych osób przydzielając jej dodatkowe zadania. Niewątpliwie, w tym szaleństwie jest jakaś metoda. Po co jednak szaleć, skoro można pozwolić działać rozumowi? Do uporządkowania działań organizacji i przygotowania jej na przyjęcie wolontariuszy potrzeba chwili wolnego czasu, kartki i długopisu (lub nowocześniej: ekranu i klawiatury) oraz członków zespołu, którzy mogą nam pomóc w burzy mózgów.

3 Wspólnie możemy zastanowić się nad tym: ile osób jest aktywnie zaangażowanych w działalność organizacji? jakie działania podejmowane są w niej na co dzień? które z osób i w jakich działaniach odczuwają potrzebę wsparcia (cierpią na powszechnie znany niedoczas i robienie wszystkiego na wczoraj )? jakie zadania mógłby wykonywać wolontariusz, by wesprzeć i usprawnić te działania? jakie powinien mieć kompetencje, by te zadania wykonywać dobrze? Nie bójmy się pisać, rysować, tworzyć schematy. Dzięki dokładnej analizie naszej obecnej sytuacji możemy dobrze zaplanować poszukiwanie wolontariuszy. Warto zastanowić się nad realizowanymi działaniami (projektami, aktywnościami), rolą, jaką mógłby w nich pełnić wolontariusz (np. opiekuńcza, edukacyjna, logistyczna, doradcza, asystencko-pomocnicza) i kompetencjami, jakie powinien posiadać, by dobrze się w tej roli odnaleźć (np. umiejętności organizacyjne, znajomość języków, obsługa komputera). Dobre zdefiniowanie potrzeb to pierwszy krok w kierunku usprawnienia naszych działań. Kolejnym jest rozpoczęcie poszukiwań. Rola wolontariusza Kompetencje wolontariusza Potrzeby 2. Poszukiwany, poszukiwana czyli oferta i promocja. Formułowanie oferty i puszczanie jej w świat zaczniemy od pewnej analogii poszukiwania pracownika. Większość z nas na pewnym etapie życia zmuszona była do przeglądania ogłoszeń o wolnych stanowiskach pracy w prasie lub na portalach internetowych. Nie lubimy ogłoszeń enigmatycznych, niekonkretnych, czy zbyt zawiłych. Nasi potencjalni wolontariusze również za nimi nie przepadają. Osoba, która odczuwa w sobie potrzebę zaangażowania, mniej lub bardziej określoną motywację i cel, przeglądając dostępne jej możliwości poszukiwać będzie konkretnych informacji. Warto więc pamiętać, by formułowana przez nas oferta zawierała informację o tym: Kto poszukuje czyli krótki opis naszej organizacji, Jaki zakres obowiązków proponujemy wolontariuszowi (jeśli zadania są częścią projektu, to warto krótko go opisać), Kogo szukamy czyli jakie kwalifikacje i umiejętności powinien mieć wolontariusz, Jaki będzie okres pracy wolontariusza ramy czasowe, wymiar godzin. O ile ogłoszeń o poszukiwaniu pracownika jest zwykle mniej niż chętnych, a na każde stanowisko mamy co najmniej kilku kandydatów, o tyle poszukiwanie wolontariusza może przedstawiać się nieco inaczej. Prawdopodobnie to nam mocniej będzie zależeć na znalezieniu odpowiedniej osoby, a kandydatów nie zawsze jest wielu. Dlatego proponujemy, by w komunikatach skierowanych do

4 potencjalnych wolontariuszy posługiwać się językiem korzyści. Cóż to takiego i dlaczego jest tak istotne? Korzyści przynoszone społeczności Korzyści osobiste Dzięki przeprowadzonemu w 2011 roku badaniu Kluczowe wartości wolontariatu wiemy, iż najistotniejsze dla wolontariuszy są: życzliwość, bycie z innymi, samorealizacja, energia, kariera, dowartościowanie, odpowiedzialność, wartościowy czas, dobrowolność i poczucie bycia kimś wyjątkowym. Szczęśliwie się składa, że niemal każdą z tych rzeczy, jako organizacja oraz po prostu drugi człowiek, możemy im ofiarować. Dlaczego więc nie poinformować ich o tym już w naszej ofercie? Dzięki językowi korzyści możemy pokazać wolontariuszowi, że angażując się w nasze działania ma szansę nie tylko pomóc nam, lecz także zyskać coś dla siebie. Może być to satysfakcja z wykonywanej pracy, pierwsze doświadczenie zawodowe, nowe umiejętności, poczucie bycia potrzebnym, czy realnego wpływania na otaczający świat. Skąd czerpać argumenty przydatne w języku korzyści? Najprościej przyjrzeć się samemu sobie oraz zespołowi, z którym pracujemy w organizacji. Co jest najlepsze w naszej pracy? Co lubimy w niej najbardziej? Odpowiedź na te pytania to właśnie Wasz język korzyści. To wszystko, co dla Was najlepsze dzięki organizowaniu wolontariatu możecie podarować również innym. Przykładowa oferta: ( ) Stworzoną już ofertę puszczamy świat, jak daleki zależy to od nas i charakteru naszych działań. Promować ją możemy w ogólnopolskich lub regionalnych serwisach, na portalach społecznościowych, w lokalnych instytucjach i wśród znanych nam organizacji. Kanały komunikacji o naszych poszukiwaniach również mogą być przedmiotem zespołowej burzy mózgów - im więcej przyjdzie nam do głowy, tym większe prawdopodobieństwo znalezienia poszukiwanego lub poszukiwanej! 3. Nabór wolontariuszy. Z każdym chętnym, który odpowie na naszą ofertę warto nawiązać kontakt, choćby po to, by podziękować za jego zainteresowanie. Dobre słowo i przyjazne podejście pozwolą mu poczuć się potrzebnym i mile widzianym. Jeśli prowadziliśmy nabór otwarty (np. potrzebowaliśmy kilkunastu wolontariuszy do pomocy przy większej akcji), dobrze jest zorganizować wspólne spotkanie zapoznawcze, na którym ustalimy szczegóły współpracy. W przypadku, gdy poszukiwaliśmy osoby z konkretnymi umiejętnościami (np. posługiwanie się językiem angielskim by poprowadzić kurs dla seniorów), warto spotkać się z chętnymi na indywidualnych rozmowach.

5 Chociaż nie zawsze istnieje taka potrzeba i nie jest to przyjemne, warto również umieć odmawiać. Jeśli nie możemy w danym momencie zaprosić kogoś do zespołu lub jego kompetencje i umiejętności nie są odpowiednie, starajmy się go nie zniechęcić. Dbajmy o to, by nie spadła jego motywacja i pamiętajmy o nim przy naszych kolejnych działaniach. 4. Witaj na pokładzie wprowadzenie wolontariusza w działanie organizacji. Zgłaszający się do nas wolontariusze najprawdopodobniej posiadają już informacje na temat naszej działalności. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, byśmy co nieco im o nas opowiedzieli. Dzięki zapoznaniu ich z naszą historią, celami, misją, podzieleniu się naszym zapałem i entuzjazmem, możemy jeszcze bardziej zmotywować ich do działania i sprawić, że będą się z nami identyfikowali. Bardzo ważnym etapem przyjmowania wolontariusza do naszej organizacji jest przedstawienie wszystkich członków zespołu i zapoznanie go z ich zakresem obowiązków. Dzięki temu wolontariusz poczuje się bezpieczniej, będzie również wiedział, do kogo może zwracać się z konkretnymi pytaniami. Zależnie od charakteru pracy, którą wolontariusz będzie podejmował w naszej organizacji, może potrzebować własnej przestrzeni. Warto wówczas wygospodarować dla niego dogodne miejsce, pozwolić na zadomowienie się. Tam, gdzie człowiek czuje się dobrze, tam dobrze wykonuje swoje zadania. Omówienie zadań wolontariusza i wprowadzenie go w nie jest zarówno dla nas, jak i dla niego sprawą kluczową. Jeśli porozumiemy się na początku, unikniemy późniejszych problemów. Pamiętajmy, by zapewnić wolontariusza o naszym wsparciu i obecności może swobodnie pytać, prosić o radę, liczyć na naszą pomoc. 5. Współpraca i motywowanie. Działania My Ponieważ od kwietnia 2003 roku działalność pożytku publicznego i wolontariat objęte zostały ramami prawnymi, z przyjęciem wolontariusza do naszej organizacji wiąże się kilka zagadnień formalnych. Najistotniejszą sprawą jest sporządzenie i podpisanie przez obie strony (wolontariusza i nas jako korzystających) porozumienia o współpracy. To właśnie ono określa zakres obowiązków wolontariusza, dzięki niemu może on być również objęty ubezpieczeniem. Należy pamiętać, że jeśli wolontariat trwa krócej niż 30 dni, porozumienie może być zawarte w formie ustnej. Jeśli natomiast umowa zawierana jest na okres dłuższy niż 30 dni lub na czas nieokreślony porozumienie musi być zawarte na piśmie. Misja Cele Wizja

6 Wolontariusze objęci są ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków. W zależności od okresu współpracy organizacji i wolontariusza możliwe są trzy przypadki: a. Jeśli umowa wolontariacka trwa krócej niż 30 dni - organizacja lub instytucja mają obowiązek ubezpieczyć wolontariusza. b. Jeśli porozumienie zostało zawarte jest na czas nieokreślony, organizacja lub instytucja mają obowiązek ubezpieczyć wolontariusza na okres pierwszych 30 dni wykonywania świadczeń. c. Jeśli umowa została podpisana na okres dłuższy niż 30 dni, organizacja lub instytucja nie muszą ubezpieczać wolontariusza przysługuje mu ubezpieczenie na mocy ustawy. Po podpisaniu odpowiednich dokumentów spokojnie możemy rozpoczynać współpracę. Niezależnie od tego, czy będzie ona długoterminowa, czy planujemy jedynie kilka wspólnych działań, pamiętajmy, że podstawą jest dobra komunikacja w zespole i udzielanie sobie wzajemnego wsparcia. Wolontariusza do naszej organizacji przywiodła najprawdopodobniej bardzo silna motywacja wewnętrzna, jednak nawet ona w toku działań może osłabnąć. To naszą rolą jest wspieranie i motywowanie wolontariusza tak, aby miał zapał i energię do wykonywania swoich zadań. Jak dobrze motywować? Przedstawiamy Wam kilka propozycji: rozmowa, oferowanie wsparcia korzystanie z wiedzy i doświadczenia okazywanie zainteresowania włączenie w proces decyzyjny dziękuję Dzień Wolontariusza uśmiech wręczanie gadżetów z logo organizacji dbanie o rozwój zapraszanie na spotkania zespołu pochwały i wyróżnienia odpowiedzialne zadania miła atmosfera udział w szkoleniach 6. Zakończenie współpracy. Zakończenie współpracy jest tak samo ważne, jak wszystkie pozostałe etapy cyklu współpracy. Niezależnie od tego, z jakich względów współpraca się kończy, powinno ono przebiegać w miłej i kulturalnej atmosferze. Gdy wolontariusz odchodzi, bardzo dobrym pomysłem jest przeprowadzenie z nim indywidualnej rozmowy. Jest ona okazją do podsumowania, czego nauczył się wolontariusz, co zyskała organizacja, jakie są Wasze wzajemne odczucia. Pamiętajmy o tym, by: Wręczyć wolontariuszowi nasza opinię (referencje). Napisanie ich nic nas nie kosztuje, a wolontariusz poniesie je ze sobą w dalsze życie i nie jest wykluczone, że kiedyś pomogą mu one np. w znalezieniu pracy.

7 Zapytać go, jak jego zdaniem przebiegała Wasza współpraca. Jako osoba z zewnątrz może wydać rzetelną opinię o jakości współpracy z Waszym zespołem. Po odejściu wolontariusza utrzymywać z nim stały kontakt. Mogą to być wysyłane mu informacje na temat waszych działań (newsletter), okolicznościowe kartki czy życzenia. Prawdą jest, że o sile organizacji stanowią jej przyjaciele. WOLONTARIUSZE Wolontariusz to osoba, która wykonuje dobrowolną, świadomą i nieodpłatną pracę na rzecz innych, którzy nie są z nią związani więzami rodzinnymi ani przyjacielskimi. To osoba, którą kieruje wewnętrzna motywacja do udziału w działaniach społecznych, choć rodzaj tej motywacji u każdego z wolontariuszy z pewnością jest inny. Pamiętajmy, że wolontariuszem może być każdy bez względu na wiek, płeć, poglądy, kraj pochodzenia. Wolontariusze-seniorzy mogą spełniać się w pracy na rzecz dzieci, obcokrajowcy jako prowadzący kursy językowe. Zobaczcie sami, jak bogaty jest świat i jak wiele mamy możliwości! Beata Borowiecka b.borowiecka@e-wolontariat.pl Marzena Kacprowicz m.kacprowicz@e-wolontariat.pl