Urząd Miejski w Słupsku Słupsk, dnia r. pl. Zwycięstwa Słupsk

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Słupsku Słupsk, dnia r. pl. Zwycięstwa Słupsk ZP ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT na zakup paliw płynnych do samochodów służbowych Urzędu Miejskiego w Słupsku poprzez sprzedaż w sieci publicznych, całodobowych stacji paliwowych. na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 1579) ZATWIERDZAM Z up. PREZYDENTA Miasta Słupska Iwona Wójcik SEKRETARZ MIASTA Słupsk, r.

2 I. Nazwa i adres Zamawiającego Miasto Słupsk Plac Zwycięstwa Słupsk Tel , faks: NIP: , REGON: zamowieniapubliczne@um.slupsk.pl adresy stron internetowych: bip.um.slupsk.pl II. Procedura postępowania oraz informacje o sposobie porozumiewania 1. Niniejsze Zaproszenie wraz ze wszystkimi załącznikami zostało udostępnione na stronie internetowej Zamawiającego i pobierane jest samodzielnie przez Wykonawców. 2. Na stronie internetowej Zamawiający będzie zamieszczał na bieżąco wszelkie informacje niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia postępowania, m. in. uzupełnienia, modyfikacje, wyjaśnienia, zmiany treści Zaproszenia do składania ofert. 3. Wykonawca winien zapoznać się z treścią Zaproszenia do składania ofert i na bieżąco monitorować zawartość umieszczanych tam informacji. 4. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zaproszenia nie później jednak niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu do składania ofert. 5. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający zamieści na stronie internetowej bez ujawniania źródła zapytań. 6. Korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem należy kierować na adres Zamawiającego lub adres zamowieniapubliczne@um.slupsk.pl. 7. Osobami uprawnionymi do kontaktowania się z Wykonawcami jest Halina Subocz i Dorota Szłyk. Porozumiewanie się Wykonawcy z osobami uprawnionymi odbywać się może w poniedziałki w godzinach od 7:30 do 16:30, od wtorku do czwartku w godzinach 7:30 do 15:30 oraz w piątki w godzinach 7:30 do 14: Zamawiający będzie kontaktował się z Wykonawcą drogą elektroniczną poprzez maila lub numer fax wskazane przez Wykonawcę w zapytaniu lub w formularzu ofertowym. 9. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują wnioski, oświadczenia, zawiadomienia, inne informacje oraz pytania faksem lub drogą elektroniczną, każda ze Stron na żądanie drugiej Strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 10.W przypadku braku potwierdzenia otrzymania wiadomości przez Wykonawcę, Zamawiający uzna, że pismo wysłane przez Zamawiającego na adres podany przez Wykonawcę, zostało mu doręczone w sposób umożliwiający zapoznanie się Wykonawcy z treścią pisma. 11.W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zaproszenia do składania ofert. Dokonaną zmianę Zamawiający zamieści na stronie internetowej. 12.Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

3 III. Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest zakup paliw płynnych do samochodów służbowych Urzędu Miejskiego w Słupsku poprzez sprzedaż w sieci publicznych całodobowych stacji paliwowych. 2.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik Nr 1 do Zaproszenia. IV. Termin realizacji zamówienia Zamówienie realizowane będzie sukcesywnie w ciągu 12 miesięcy od dnia podpisania umowy (ale nie wcześniej niż 07 lutego 2018 r.) lub do wyczerpania kwoty będącej wartością umowy zawartej w wyniku niniejszego postępowania, w zależności która z przesłanek wystąpi wcześniej. V. Wymagane dokumenty 1. Formularz ofertowy z wykorzystaniem wzoru - Załącznik Nr 2 do Zaproszenia. 2. Oświadczenie o posiadaniu koncesji na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami ciekłymi zawarte w pkt 3 Formularza ofertowego. 3. Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 4. Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, o ile ofertę składa pełnomocnik. Dokumenty i oświadczenia, o których mowa w rozdziale V, pkt 3.muszą zostać złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. VI. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. 1. Przy wyborze oferty najkorzystniejszej zamawiający będzie się kierował poniższymi kryteriami: a) Kryterium I - Cena (waga 80 %) Oznacza - cenę dnia wyliczoną jako średnia cena za 1 litr paliwa sprzedawanego przez Wykonawcę na terenie Miasta Słupska w okresie od 1-31 grudnia 2017 r. b) Kryterium II - Udzielony rabat (waga 20 %) Oznacza punkt procentowy udzielanego rabatu od ceny brutto paliwa, obowiązującej na danej stacji paliw, w dniu tankowania. 2. Szczegółowy opis kryterium: Kryterium I - Cena (C) wykonawca może otrzymać max 80 punktów. Zamawiający, ofercie z najniższą ceną przyzna 80 punktów, a każdej następnej ofercie przyporządkowana zostanie liczba punktów proporcjonalnie mniejsza stosując wzór: minimalna cena ofertowa C (wartość punktowa kryterium I) = x 80 cena oferty badanej

4 Kryterium II - Udzielony rabat (R) - wykonawca może otrzymać max 20 punktów. Zamawiający, ofercie z największym rabatem przyzna 20 punktów, a każdej następnej ofercie przyporządkowana zostanie liczba punktów proporcjonalnie mniejsza stosując wzór: rabat oferty badanej R (wartość punktowa kryterium II) = x 20 największy oferowany rabat 3. Całkowita liczba punków jaką otrzyma dana oferta obliczona zostanie na podstawie poniższego wzoru: P = C + R gdzie: P Całkowita liczba punktów C Liczba punktów w kryterium cena R liczba punktów w kryterium udzielony rabat 4. Zamawiający dokona oceny kryteriów z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z zasadami matematycznymi. 5. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która nie podlega odrzuceniu oraz uzyska największą liczbę punktów przyznanych zgodnie z kryteriami oceny ofert określonymi powyżej. 6. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną. 7. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. VII. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę obejmującą realizację przedmiotu zamówienia. Treść oferty musi odpowiadać treści Zaproszenia do składania ofert. 2. W przypadku oferty złożonej przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, cena podana w Formularzu ofertowym winna zawierać wszystkie należne składki (w tym na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy), które Zamawiający, zgodnie z obowiązującymi przepisami, zobowiązany będzie naliczyć i odprowadzić. W przypadku wyboru oferty złożonej przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, Zamawiający żąda przed podpisaniem umowy złożenia stosownego oświadczenia dotyczącego zatrudnienia oraz innych okoliczności mających wpływ na wysokość opłacanych składek. 3. Przygotowując ofertę, Wykonawca winien dokładnie zapoznać się z treścią wszystkich dokumentów składających się na Zaproszenie do składania ofert i na bieżąco monitorować zawartość umieszczanych tam informacji. 4. Oferta musi być sporządzona zgodnie z treścią wzoru formularza ofertowego stanowiącego Załącznik Nr 2 i złożona wraz z wymaganymi oświadczeniami i dokumentami, w języku polskim, pismem czytelnym z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności oraz podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy.

5 Umocowanie (pełnomocnictwo) do podpisania złożonej oferty winno być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono wprost z innych dokumentów załączonych do oferty. 5. Jeżeli osoba/osoby podpisująca działa na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to musi w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. 6. Wykonawca wskaże w ofercie tę część zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom. 7. Ofertę składa się w jednym egzemplarzu. 8. Zamawiający wymaga, aby treść oferty była jednoznaczna i nie przedstawiała propozycji alternatywnych. 9. Wykonawca składa ofertę na własny koszt i ryzyko, tzn. ponosi wszelkie konsekwencje oraz koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 10. Wszystkie załączniki do oferty oraz wszystkie strony oferty, które są nośnikami informacji zaleca się ponumerować. Ofertę należy zszyć, zbindować, oprawić lub złożyć w innej formie uniemożliwiającej rozłączenie się kartek. Brak powyższego nie skutkuje odrzuceniem oferty. 11. Błędy należy poprawić przez skreślenie, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty należy parafować i datować własnoręcznie przez osobę lub osoby podpisujące ofertę. 12. Dokumenty sporządzone w języku obcym należy składać wraz z tłumaczeniem na język polski. 13. Ofertę należy umieścić w dwóch nieprzejrzystych kopertach, które będą zaadresowane na adres: Urząd Miejski w Słupsku, Plac Zwycięstwa3, Słupsk, Kancelaria Urzędu pok. nr 6, oraz będą posiadać oznaczenia: Oferta dotyczy postępowania na zakup paliw płynnych do samochodów służbowych Urzędu Miejskiego w Słupsku poprzez sprzedaż w sieci publicznych, całodobowych stacji paliwowych. Nr postępowania: ZP Nie otwierać przed dniem roku godz. 11:30 Poza oznaczeniami podanymi wyżej, koperta wewnętrzna winna posiadać nazwę i adres Wykonawcy, aby można było odesłać ją bez otwierania w przypadku złożenia oferty po terminie. 14. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nienależytego oznakowania koperty / opakowania lub braku którejkolwiek z wymaganych informacji. 15. Zamawiający nie wyraża zgody na złożenie oferty w postaci elektronicznej. 16. Zmiana i wycofanie oferty: 1) Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę; 2) powiadomienie o wprowadzeniu zmiany musi zostać złożone w sposób i formie przewidzianej dla oferty, z tym, że opakowanie musi być dodatkowo oznaczone określeniem ZMIANA. Dla wycofania oferty wystarczy złożenie pisma w tej sprawie. Do zmiany lub wycofania oferty konieczne jest załączenie dokumentów stwierdzających, że osoba podpisująca zmianę lub wycofanie jest uprawniona do reprezentowania Wykonawcy.

6 17. Oferta jest jawna, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zastrzegł, że nie mogą być udostępnione oraz wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. 18. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. 19. Wykonawca nie może zastrzec takich informacji jak: nazwa oraz adres Wykonawcy, informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji oraz warunków płatności. Zastrzeżone informacje należy wskazać w formularzu oferty (Załącznik Nr 2 do Zaproszenia) oraz złożyć w ofercie, w oddzielnej wewnętrznej kopercie oznaczonej napisem Tajemnica przedsiębiorstwa. W przypadku nie zabezpieczenia przez Wykonawcę w ofercie informacji zastrzeżonych, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. VIII. Termin i miejsce składania i otwarcia ofert. 1. Termin składania ofert do r. do godziny 11:00 Oferta winna być złożona osobiście lub przesłana pocztą na adres: Urząd Miejski w Słupsku Plac Zwycięstwa Słupsk Kancelaria Urzędu, pokój numer 6 2. Otwarcie ofert odbędzie się w dniu r. o godzinie 11:30 w Urzędzie Miejskim w Słupsku, Plac Zwycięstwa 3, pok W załączeniu: Załącznik Nr 1 Opis przedmiotu zamówienia Załącznik Nr 2 Formularz ofertowy Załącznik Nr 3 Projekt umowy

7 Załącznik nr 1 do Zaproszenia OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Zakup paliw płynnych do samochodów służbowych Urzędu Miejskiego w Słupsku poprzez sprzedaż w sieciach publicznych, całodobowych stacji paliwowych. Przedmiotem zamówienia jest zakup paliw płynnych do samochodów służbowych Urzędu Miejskiego w Słupsku poprzez sprzedaż w sieciach publicznych całodobowych stacji paliwowych: 1) etyliny bezołowiowej Pb 95 - szacunkowa ilość zakupu w trakcie trwania umowy 4000 litrów 2) oleju napędowego - szacunkowa ilość zakupu w trakcie trwania umowy 7000 litrów z odbiorem przez samochody Zamawiającego na stacjach Wykonawcy, zlokalizowanych w odległości nie większej niż 200 km od siebie, rozmieszczonych na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, ze szczególnym uwzględnieniem miasta Słupska (w granicach administracyjnych miasta musi znajdować się przynajmniej jedna stacja Wykonawcy). Zamawiający zastrzega sobie możliwość zakupu w czasie trwania umowy mniejszej ilości paliw płynnych w przypadku wystąpienia mniejszego zapotrzebowania wynikającego z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego. Sukcesywny zakup paliw płynnych do pojazdów służbowych Urzędu Miejskiego w Słupsku polegać będzie na: 1. bezpośrednim tankowaniu paliwa do zbiorników pojazdów służbowych Zamawiającego wymienionych w poniższej tabeli: Lp. Marka samochodu służbowego Nr rejestracyjny Rodzaj paliwa 1 Skoda SuperB GS Etylina 95 2 Skoda Octavia GS Etylina 95 3 Renault Espace GS Olej napędowy ON 4 VW Caddy GS Olej napędowy ON 5 Peugeot Partner GS Olej napędowy ON 6 Planowany zakup samochodu w 2018 r. Zamawiający zastrzega, że rodzaj oraz ilość pojazdów służbowych może ulec zmianie w czasie trwania umowy. 2. zakupie paliwa na całodobowych stacjach paliw Wykonawcy znajdujących się na terenie kraju, czynnych również w niedziele i święta, 3. bezgotówkowej sprzedaży paliwa,

8 4. rozliczaniu zawartych transakcji fakturą VAT dwa razy w miesiącu (za okres rozliczeniowy od 01 do 15 dnia każdego miesiąca oraz za okres rozliczeniowy od 16 do ostatniego dnia każdego miesiąca), z terminem płatności 30 dni od daty dostarczenia faktury, 5. dołączaniu do każdej faktury sprzedaży specyfikacji sprzedaży zawierającej: 1) datę i godzinę sprzedaży, 2) rodzaj pobranego paliwa, 3) ilość pobranego paliwa, 4) numer rejestracyjny pojazdu, 5) dzienną cenę sprzedaży paliwa. Paliwa płynne będące przedmiotem niniejszego postępowania muszą odpowiadać obowiązującym przepisom, a w szczególności być zgodne z rozporządzeniem Ministra Gospodarki z dnia 9 października 2015 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. z 2015 r., poz. 1680). Zakupy paliw płynnych winny odbywać się w formie bezgotówkowej, przy użyciu kart płatniczych. Wykonawca winien bezpłatnie wydać karty uprawniające do tankowania dla każdego samochodu oddzielnie wg numeru rejestracyjnego. Karty płatnicze powinny być dodatkowo zaopatrzone w kod PIN. Wykonawca wydaje karty płatnicze w ilości wskazanej przez Zamawiającego zgodnie z potrzebami Zamawiającego. Zamawiający wymaga możliwości blokady karty płatniczej w całej sieci sprzedaży Wykonawcy najpóźniej w terminie 24 godzin od zgłoszenia przez Zamawiającego utraty karty. Zgłoszenie utraty karty płatniczej powinno następować w formie telefonicznej, za pomocą poczty internetowej, SMS. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin realizacji całego zamówienia: 12 miesięcy od dnia podpisania umowy lub do wyczerpania kwoty będącej wartością umowy zawartej w wyniku niniejszego postępowania, w zależności która z przesłanek wystąpi wcześniej.

9 Załącznik Nr 2 do Zaproszenia dnia r. Pieczątka firmowa Formularz ofertowy Nazwa Wykonawcy Adres Tel Fax NIP REGON... W odpowiedzi na Zaproszenie do składania ofert na zakup paliw płynnych do samochodów służbowych Urzędu Miejskiego w Słupsku poprzez sprzedaż w sieci publicznych, całodobowych stacji paliwowych (postępowanie nr ZP ), składam ofertę na wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie określonym w Zaproszeniu do składania ofert, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia i warunkami umowy, za cenę: Produkt Ilość (litry) 1 Cena jednostkowa brutto (zł) (cena dnia wyliczona jako średnia cena za 1 litr paliwa sprzedawanego przez Wykonawcę na terenie Miasta Słupska w okresie od 1-31 grudnia 2017 r.) Oferowany rabat (liczba pkt procentowych) 2 Wartość zamówienia (zł) x 3 Etylina Olej napędowy ON 7000 RAZEM brutto RAZEM netto 1) Szacunkowa wartość zamówienia określona jest na potrzeby prowadzonego postępowania. Jest to ilość prognozowana do zakupu. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zakupu mniejszej ilości paliw płynnych w przypadku wystąpienia mniejszego zapotrzebowania wynikającego z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego w czasie trwania umowy 2) punkt procentowy udzielanego rabatu do ceny brutto paliwa, obowiązującej na danej stacji paliw, w dniu tankowania

10 netto: słownie: podatek VAT (...%)... brutto: słownie: Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z treścią Zaproszenia do składania ofert i nie wnosimy do niego zastrzeżeń oraz uzyskaliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty. 2. Oświadczamy, że dysponujemy ogólnopolską siecią całodobowych publicznych stacji paliw płynnych zaopatrzonych w paliwa będące przedmiotem zamówienia, zlokalizowanych na terenie Rzeczypospolitej Polskiej w odległości nie większej niż 200 km od siebie, ze szczególnym uwzględnieniem miasta Słupska, (w granicach administracyjnych miasta znajduje się przynajmniej jedna stacja Wykonawcy zlokalizowana pod adresem: Oświadczamy, że posiadamy koncesję na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami ciekłymi. 4. Oświadczamy, że w trakcie realizacji zamówienia umożliwimy zakup paliw płynnych w formie bezgotówkowej, przy użyciu kart płatniczych zaopatrzonych w kod PIN, uprawniających do tankowania każdego samochodu zgodnie z wykazem samochodów służbowych Urzędu Miejskiego w Słupsku przedstawionym w opisie przedmiotu zamówienia. 5. Zobowiązujemy się do wykonania zamówienia w terminie 12 miesięcy od dnia podpisania umowy lub do wyczerpania kwoty będącej wartością umowy, w zależności która z przesłanek wystąpi wcześniej. 6. Oświadczamy, że zamówienie przyjmujemy do realizacji bez zastrzeżeń. 7. Oświadczamy, że oferowane paliwa płynne odpowiadają obowiązującym przepisom, a w szczególności są zgodne z rozporządzeniem Ministra Gospodarki z dnia 9 października 2015 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. z 2015 r., poz. 1680). 8. Oświadczamy, że jesteśmy związani ofertą przez 30 dni kalendarzowych, licząc od dnia otwarcia ofert. 9. Oświadczamy, że zawarty w Zaproszeniu do składania ofert projekt umowy został przez nas zaakceptowany i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy w brzmieniu ustalonym przez Zamawiającego. 10.Akceptujemy 30 - dniowy termin płatności, licząc od daty dostarczenia do Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. 10.Oświadczamy, że zamówienie wykonamy samodzielnie/przy udziale podwykonawców*, którym zamierzamy powierzyć wykonanie części zamówienia: Oświadczamy, że oferta nie zawiera informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji./*

11 12.Oświadczamy, że oferta zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji./* Informacje takie zawarte są w następujących dokumentach: *(niepotrzebne skreślić) 13.Oferta zawiera... ponumerowanych stron. POUCZENIE: Art KODEKSU KARNEGO: Kto, w celu uzyskania dla siebie lub kogo innego ( ) zamówienia publicznego, przedkłada podrobiony, przerobiony, poświadczający nieprawdę albo nierzetelny dokument albo nierzetelne, pisemne oświadczenie dotyczące okoliczności o istotnym znaczeniu dla uzyskania ( ) zamówienia, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat dnia podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy