UMOWA PRZYZNANIE DOTACJI NUMER UMOWY - [..]

Transkrypt

1 KOMISJA EUROPEJSKA DYREKCJA GENERALNA DS. ŚRODOWISKA Dyrekcja D Program Ochrony Wód i Środowiska ENV.D.1 - LIFE Standardowa umowa mająca zastosowanie do projektu finansowanego w roku 2005 UMOWA PRZYZNANIE DOTACJI NUMER UMOWY - [..] Wspólnota Europejska (zwana dalej Wspólnotą ), reprezentowana przez Komisję Wspólnot Europejskich (zwaną dalej Komisją ), reprezentowaną z kolei dla celów zawarcia niniejszej umowy przez [imię, nazwisko, funkcja, DG/służba], z jednej strony, oraz [pełna oficjalna nazwa] [oficjalna forma prawna] [oficjalny numer rejestracji] [pełny oficjalny adres] [numer identyfikacji VAT] ( beneficjent ), reprezentowany dla celów zawarcia niniejszej umowy przez [imię, nazwisko, funkcja], z drugiej strony, UZGADNIAJĄ Wymienione poniżej postanowienia szczególne i postanowienia wspólne (szczegółowe postanowienia dla projektów LIFE-natura i szczegółowe postanowienia dla projektów LIFE-środowisko) wraz z następującymi załącznikami: Załącznik I Opis projektu Załącznik II Wzór gwarancji bankowej Załącznik III Standardowe zestawienie wydatków (dostępne również na stronie internetowej XXX) Załącznik IV Logo LIFE Załącznik V Logo Natura 2000 Załącznik VI Standardowe sprawozdanie z kontroli

2 POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE Artykuł 1 Na mocy rozporządzenia (WE) nr 1682/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady niniejszym udziela się wsparcia finansowego dla propozycji projektu nr XXXXXX, noszącej tytuł: XXXXXXXXXXXXXX, która wpłynęła w dniu XXXXXX, (zwanej dalej projektem ) i opisanej w załączniku I. Dotacja podlega warunkom wymienionym w postanowieniach szczegółowych, Postanowieniach Wspólnych oraz załącznikach do umowy, co do których beneficjent niniejszym oświadcza, że zapoznał się z nimi i akceptuje je. Niniejsza umowa o przyznanie dotacji została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których każdy został podpisany przez beneficjenta. Każdy egzemplarz został opieczętowany pieczęciami o numerach LIFE-XXX XXXX, XXXXX, XXXX. Beneficjent niniejszym przyjmuje dotację oraz zobowiązuje się dołożyć wszelkich starań aby zrealizować projekt w sposób opisany w załączniku I działając na własną odpowiedzialność. Artykuł 2 Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania przez stronę podpisującą jako ostatnia. Projekt jest realizowany przez XX miesięcy, w okresie od 00/00/0000 do 00/00/0000. Całkowity koszt projektu szacuje się na kwotę [ ] euro, jak wykazano w budżecie tymczasowym w załączniku I. Budżet tymczasowy zawiera szczegółowy podział kosztów kwalifikujących się do finansowania przez Wspólnotę, zgodnie z warunkami określonymi w art. II.21 Postanowień Wspólnych oraz zestawienie wszystkich źródeł finansowania. Wsparcie finansowe ze strony Wspólnoty zostaje niniejszym określone na poziomie XX% całkowitych kosztów kwalifikowanych, o których mowa w załączniku I, nieprzekraczającym kwoty XXXXXX. Ostateczna kwota dotacji zostaje określona w sposób zdefiniowany w art. 23 postanowień wspólnych. Artykuł 3 Sporządzono w Brukseli w trzech egzemplarzach w dniu XX/XX/XXXX. W imieniu beneficjenta, W imieniu Komisji, Nazwisko: Funkcja: Catherine Day Dyrektor Generalny 2

3 POSTANOWIENIA WSPÓLNE

4 SPIS TREŚCI ROZDZIAŁ A - POSTANOWIENIA WSPÓLNE...4 CZĘŚĆ A.I Przepisy prawne i administracyjne...4 Artykuł 1 - Dokumenty...4 Artykuł 2 - Właściwe służby Komisji i korespondencja...4 Artykuł 3 - Uczestnicy...4 Artykuł 4 - Rola i obowiązki beneficjenta...5 Artykuł 5 - Rola i obowiązki partnerów...6 Artykuł 6 - Rola i obowiązki podwykonawców...7 Artykuł 7 - Podmioty współfinansujące projekt (inne niż Wspólnota)...7 Artykuł 8 - Rola zewnętrznych zespołów monitorujących...8 Artykuł 9 - Odpowiedzialność cywilna...8 Artykuł 10 - Konflikt interesów...8 Artykuł 11 - Sprawozdania rzeczowe z działania...9 Artykuł 12 - Opóźniona realizacja...11 Artykuł 13 - Zmiany umowy...11 Artykuł 14 - Zakończenie projektu...13 Artykuł 15 - Poufność...15 Artykuł 16 - Upowszechnianie informacji o wsparciu Wspólnoty...15 Artykuł 17 - Własność i korzystanie z wyników...16 Artykuł 18 - Dostępność techniczna materiałów audiowizualnych...16 Artykuł 19 - Właściwe prawo i właściwy sąd...17 CZĘŚĆ A.II Postanowienia finansowe...18 Artykuł 20 - Wkład finansowy Wspólnoty do projektu...18 Artykuł 21 - Koszty kwalifikowane...19 Artykuł 22 - Koszty niekwalifikowane...24 Artykuł 23 - Metody płatności...24 Artykuł 24 - Zwrot środków...25 Artykuł 25 - Zestawienie wydatków i dochodów...25 Artykuł 26 - Podatek od wartości dodanej...26 Artykuł 27 - Niezależny audyt finansowy...26 Artykuł 28 - Audyt finansowy Komisji...27 Artykuł 29 - Kontrole i inspekcje...27 Artykuł 30 - Warunki specjalne

5 ROZDZIAŁ B - POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE DLA LIFE-NATURA...29 Artykuł 31 - Ochrona siedlisk i gatunków...29 Artykuł 32 - Zakup gruntów/praw...29 ROZDZIAŁ C - POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE DLA LIFE- ŚRODOWISKO...30 Artykuł 33 - Projekty generujące dochód...30 Artykuł 34 - Koszty niekwalifikowane 30 3

6 ROZDZIAŁ A - POSTANOWIENIA WSPÓLNE CZĘŚĆ A.I - Przepisy prawne i administracyjne Artykuł 1 - Dokumenty Wszystkie projekty LIFE są realizowane zgodnie z niżej wymienionymi dokumentami, z zachowaniem ich następującej kolejności: Rozporządzenie (WE) nr 1682/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady 1, Warunki szczegółowe umowy o przyznanie dotacji przesłanej beneficjentowi do podpisu, Niniejsze wspólne postanowienia stanowiące część umowy o przyznanie dotacji, Propozycja projektu (zwana dalej projektem ) określona w umowie o przyznanie dotacji (załącznik I). Powyższe dokumenty stanowią integralną część umowy grantu. Artykuł 2 - Właściwe służby Komisji i korespondencja 2.1 Dla celów realizacji poniższych postanowień, Komisję reprezentuje Dyrekcja Generalna ds. Środowiska w osobie swojego urzędnika zatwierdzającego poprzez swojego pełnomocnego funkcjonariusza lub wyznaczonego przez niego zastępcę. 2.2 Wszelka korespondencja musi być oznaczona numerem identyfikacyjnym oraz tytułem projektu i musi być przesyłana na następujący adres: European Commission Directorate-General Environment Unit ENV.D.1 - BU-9 2/1 B Brussels Kopie wszelkiej korespondencji muszą być przesyłane do zewnętrznego zespołu monitorującego projekt, wyznaczonego przez Komisję. Korespondencja wysyłana listem zwykłym uznawana jest za doręczoną Komisji w dniu, w którym zostanie ona formalnie zarejestrowana przez odpowiedzialną jednostkę Komisji, o której mowa powyżej. Artykuł 3 - Uczestnicy W projekty LIFE mogą być zaangażowane trzy rodzaje uczestników, w zależności od ich ról i obowiązków: beneficjent, partner(-rzy), podwykonawca(-y). 1 Dz.U. L 308, z , str. 1. 4

7 Artykuł 4 - Rola i obowiązki beneficjenta 4.1 Beneficjent ponosi przed Komisją wyłączną odpowiedzialność prawną i finansową za realizację projektu. 4.2 Beneficjent otrzymuje pomoc finansową Komisji i gwarantuje, w przypadku realizacji partnerskiej, dystrybucję tej pomocy, zgodną z zapisami umów zawartych z partnerami. 4.3 Niezależnie od postanowień art. 33 ust. 2, beneficjent ponosi część kosztów projektu, którym kieruje (współfinansowanie). 4.4 Beneficjent jest jedynym punktem kontaktowym dla Komisji i jedynym uczestnikiem składającym bezpośrednio do Komisji sprawozdania z osiągniętego postępu technicznego i finansowego. W tym celu, beneficjent przedstawia okresowe (poprzednio tymczasowe) i końcowe zestawienia finansowe oraz sprawozdania, zawierające i weryfikujące dane dostarczone przez partnerów, wykazujące zgodność z odpowiadającym im sprawozdaniami finansowymi. 4.5 Beneficjent jest bezpośrednio zaangażowany w merytoryczną stronę realizacji projektu oraz upowszechnienie informacji o wynikach projektu. 4.6 Beneficjent prowadzi aktualne księgi rachunkowe, zgodnie z normalnymi zasadami rachunkowymi określonymi przez prawo i obowiązujące przepisy. W celu umożliwienia śledzenia wydatków i dochodów, stosuje on analityczny system księgowości (analiza miejsc powstawania kosztów - CCA). Beneficjent przechowuje całą stosowną dokumentację potwierdzającą dla wszystkich wydatków, dochodów, i przychodów projektu, przedkładanych Komisji w sprawozdaniach (łącznie z kopiami dokumentów partnerów i podwykonawców), taką jak faktury, zamówienia, dowody płatności, listy wypłat wynagrodzeń, listy obecności oraz wszelkie inne dokumenty stosowane do kalkulacji i prezentacji kosztów. Dokumentacja ta jest przejrzysta, dokładna i rzetelna. 4.7 Beneficjent zawiera z wszystkimi partnerami wyraźnie zaangażowanymi w realizację projektu, określonymi w propozycji projektu, wszelkie umowy konieczne do zakończenia prac, pod warunkiem, że w żaden sposób umowy te nie naruszają ich zobowiązań ustalonych w umowie o przyznanie dotacji zawartej z Komisją. Umowy takie powinny przejrzyście definiować role, prawa, i zakres odpowiedzialności uczestników. Opisują one zadania do zrealizowania przez każdego uczestnika oraz określają zasady finansowe, przy uwzględnieniu postanowień art. 20. Umowy te zawierają zastrzeżenie, że Wspólnota może stosować takie same prawa i gwarancje wobec partnerów, jak w stosunku do samego beneficjenta. Po sfinalizowaniu umowy te zgłaszane są Komisji. 4.8 Beneficjent zapewnia, że podwykonawcy wystawią faktury zawierające wyraźne odniesienie do projektu. Faktury, jak również wszelkie dokumenty potwierdzające wybór podwykonawcy oraz wszelkie szczegóły dotyczące wykonanej usługi, należy odpowiednio przechowywać. 4.9 Beneficjent zapewnia upowszechnianie informacji o wsparciu Wspólnoty, w sposób wyszczególniony w art

8 4.10 Beneficjent jest zobowiązany do bezpłatnego udostępniania partnerom wiedzy specjalistycznej oraz umiejętności niezbędnych do realizacji projektu W ramach projektu beneficjent nie występuje w roli podwykonawcy lub dostawcy dla partnerów. Artykuł 5 - Rola i obowiązki partnerów 5.1 Partnerami są wyłącznie organizacje wyraźnie określone w propozycji projektu oraz zaangażowane w realizację projektu w odpowiedniej formie. Partnerzy są bezpośrednio zaangażowani w merytoryczną stronę realizacji przynajmniej jednego z zadań objętych projektem. Każdy z partnerów uczestniczy w części kosztów projektu (współfinansowanie). 5.2 Partnerzy korzystają z finansowego wsparcia Komisji na zasadach ustalonych w umowie pomiędzy partnerami a beneficjentem. 5.3 Partnerzy prowadzą aktualne księgi rachunkowe, zgodnie z normalnymi zasadami księgowości określonymi przez prawo i istniejące przepisy. W celu umożliwienia śledzenia wydatków i dochodów stosują oni analityczny system księgowości (analiza miejsc powstawania kosztów - CCA). Partnerzy przechowują całą stosowną dokumentację potwierdzającą dla wszystkich wydatków, dochodów, i przychodów projektu, przedkładanych Komisji w sprawozdaniach przez beneficjenta, taką jak faktury, zamówienia, dowody płatności, listy wypłat wynagrodzeń, listy obecności oraz wszelkie inne dokumenty stosowane do kalkulacji i prezentacji kosztów. Dokumentacja ta jest przejrzysta, dokładna i rzetelna. 5.4 Partnerzy dostarczają beneficjentowi, odpowiedzialnemu za sprawozdawczość merytoryczną i finansową w stosunku do Komisji, wszelkie dokumenty niezbędne do realizacji tego zadania. 5.5 Partnerzy nie składają bezpośrednio do Komisji sprawozdań dotyczących postępu rzeczowego i finansowego, chyba, że na wyraźne żądanie Komisji. 5.6 Partnerzy zapewnią, że podwykonawcy wystawią faktury zawierające wyraźne odniesienie do projektu. Faktury, jak również wszelkie dokumenty potwierdzające wybór podwykonawcy oraz wszelkie szczegóły dotyczące wykonanej usługi, należy odpowiednio przechowywać. 5.7 Partnerzy są zobowiązani do swobodnego udostępniania beneficjentowi i innym partnerom wiedzy specjalistycznej niezbędnej do realizacji projektu. 5.8 Partnerzy zapewniają upowszechnianie informacji o wsparciu Wspólnoty, w sposób wyszczególniony w art W ramach projektu partnerzy nie występują w roli podwykonawcy lub dostawcy dla beneficjenta lub innych partnerów. 6

9 Artykuł 6 - Rola i obowiązki podwykonawców 6.1 W realizacji poszczególnych zadań projektu o określonym czasie trwania, mogą również uczestniczyć podwykonawcy, którzy nie są uważani za partnerów. W każdym przypadku skorzystania z usług podwykonawców w trakcie trwania działania, o ile nie zostało to przewidziane w pierwotnym wniosku o przyznanie dotacji, konieczne jest uzyskanie uprzedniego pisemnego zezwolenia Komisji, w znaczeniu art Podwykonawcy wykonują w ramach ograniczeń określonych w art. 21.4, usługi zewnętrzne na rzecz beneficjenta i/lub partnerów, którzy ponoszą pełne koszty wyświadczonej usługi. 6.3 Podwykonawcy nie wnoszą wkładu finansowego w projekt i z tego względu nie korzystają z jakichkolwiek praw własności intelektualnej wynikających z projektu. 6.4 Wybór podwykonawcy przez publicznego beneficjenta/partnera(-ów) musi być zgodny z obowiązującymi zasadami zamówień publicznych oraz dyrektywami wspólnotowymi w sprawie procedur zamówień publicznych. Beneficjent/partner będący instytucją prywatną zaprasza potencjalnych podwykonawców do złożenia konkurencyjnych ofert i zawiera kontrakt na podstawie oferty o najlepszym stosunku ceny do jakości. Beneficjent zobowiązany jest do przestrzegania, podczas tego procesu, zasad przejrzystości proceduralnej i jednakowego traktowania potencjalnych podwykonawców oraz do zadbania o unikanie wszelkich konfliktów interesów. Stosowne zasady dotyczące zamówień odnoszą się także do zakupu dóbr trwałych. 6.5 Wszystkie faktury podwykonawców zawierają wyraźne odwołanie do projektu LIFE (tj. do numeru i tytułu projektu lub jego skrótu) oraz do zlecenia/podzlecenia wystawionego przez beneficjenta/partnera. Wszystkie faktury mają być również wystarczająco szczegółowe tak, aby umożliwić identyfikację poszczególnych pozycji w ramach wykonanej usługi (tj. przejrzysty opis i koszt każdej pozycji). 6.6 Beneficjent i partnerzy muszą zapewnić, aby każde podzlecenie przewidywało wyraźnie wykonywanie uprawnień kontrolnych przez Komisję i Trybunał Obrachunkowy w stosunku do dokumentów i siedziby podwykonawcy, który otrzymał środki finansowe Wspólnoty. Artykuł 7 - Podmioty współfinansujące projekt (inne niż Wspólnota) 7.1 Podmioty współfinansujące wnoszą do projektu środki finansowe i nie korzystają z wkładu Wspólnoty z wyjątkiem przypadków, gdy są jednocześnie partnerami w realizacji projektu. 7.2 Podmioty współfinansujące nie są bezpośrednio zaangażowane w merytoryczną stronę realizacji projektu. 7

10 7.3 Beneficjent i/lub jego partnerzy zawierają z podmiotami współfinansującymi wszelkie umowy konieczne do zapewnienia współfinansowania, przy czym zobowiązania beneficjenta i/lub partnerów ustalone w umowie o przyznanie dotacji nie mogą zostać naruszone. Artykuł 8 - Rola zewnętrznych zespołów monitorujących 8.1 W zakresie kontroli realizacji projektu, Komisję wspierają zewnętrzne zespoły monitorujące. Zespoły monitorujące uczestniczą w śledzeniu i ocenie postępu rzeczowego projektu i jego zbieżności z poniesionymi kosztami. Zespoły te działają wyłącznie jako organ doradczy Komisji i nie są zaangażowane w proces zarządzania środkami finansowymi. Zespoły monitorujące są niezależne od projektów. Jako organ doradczy Komisji, przeprowadzać one kontrole projektu i oceniać sprawozdania przedłożone Komisji. Zespoły monitorujące nie są uprawnione do podejmowania decyzji w imieniu Komisji. 8.2 Zewnętrzne zespoły monitorujące działają zgodnie z tymi samymi zasadami poufności, jakie zostały ustalone pomiędzy uczestnikami projektu a Komisją (jak określono w art. 15). Artykuł 9 - Odpowiedzialność cywilna 9.1 Komisja nie może, w żadnych okolicznościach lub z jakiegokolwiek powodu, zostać obciążona odpowiedzialnością w przypadku skarg wynikających z umowy o przyznanie dotacji, dotyczących szkody lub uszkodzenia ciała, poniesionych w trakcie realizacji projektu. Komisja nie uzna żadnego, związanego z taką skargą, roszczenia o odszkodowanie lub zadośćuczynienie. 9.2 Beneficjenci zwalniają Komisję z jakiejkolwiek odpowiedzialności w związku z ich relacjami z partnerami lub umowami zawartymi w tym kontekście. 9.3 Beneficjent i partnerzy przyjmują wyłączną odpowiedzialność względem osób trzecich, łącznie z odpowiedzialnością za szkody jakiegokolwiek rodzaju doznane przez nie w trakcie realizacji projektu. 9.4 Z wyjątkiem przypadku działania siły wyższej, beneficjent wyrównuje wszelkie szkody doznane przez Komisję w wyniku wykonania lub wadliwego wykonania projektu. Artykuł 10 - Konflikt interesów 10.1 Beneficjent zobowiązuje się do podjęcia wszelkich koniecznych środków zapobiegawczych w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia konfliktów interesów, które mogłyby wpłynąć na bezstronność i obiektywizm wykonania umowy. Wspomniany konflikt interesów może powstać przede wszystkim wskutek istnienia interesu ekonomicznego, związku politycznego lub krajowego, przyczyn rodzinnych lub emocjonalnych lub jakiegokolwiek innego wspólnego interesu. 8

11 10.2 Komisja musi zostać bezzwłocznie powiadomiona na piśmie o każdej sytuacji noszącej znamiona konfliktu interesów lub mogącej doprowadzić do jego powstania w trakcie wykonywania umowy. Beneficjent zobowiązuje się podjąć wszelkie kroki niezbędne do natychmiastowego naprawienia takiej sytuacji. Komisja zastrzega sobie prawo sprawdzenia, czy podjęte środki są właściwe i może, w razie konieczności, zażądać od beneficjenta podjęcia dodatkowych środków w określonym terminie. Artykuł 11 - Sprawozdania rzeczowe z działania 11.1 Beneficjent musi dostarczyć Komisji: co najmniej jedno sprawozdanie z postępu, zgodnie z harmonogramem przewidzianym w projekcie, jedno sprawozdanie okresowe (poprzednio tymczasowe), zgodnie z harmonogramem przewidzianym w projekcie, sprawozdanie końcowe, nie później niż trzy miesiące od daty zakończenia realizacji projektu, w dowolnym momencie, informacje w zakresie zarządzania projektem, o które został poproszony Sprawozdania z postępu muszą zawierać krótki opis wszystkich czynności podejmowanych w odniesieniu do celów, działania i planu pracy przewidzianych w projekcie. Ich częścią powinno być również skrócone zestawienie finansowe, odnoszące się do budżetu dostępnego dla projektu. Jedno ze sprawozdań z postępu może zostać zastąpione sprawozdaniem okresowym (poprzednio tymczasowym), w przypadku, gdy beneficjent osiągnie próg wydatków ustalony w art. 23 ust. 3 przed terminem lub po terminie złożenia sprawozdania okresowego (poprzednio tymczasowego) określonym w projekcie. Pozwoli to beneficjentowi przedstawić w odpowiednim czasie wniosek o wypłatę drugiej płatności zaliczkowej. W tym przypadku, sprawozdanie z postępu należy przedłożyć w terminie ustalonym pierwotnie dla sprawozdania okresowego (poprzednio tymczasowego) Sprawozdanie okresowe (poprzednio przejściowe) musi zawierać: szczegółowy opis czynności podejmowanych w zakresie celów, działania i planu pracy, przewidzianych w projekcie (nieprzekraczający 50 stron, w wersji papierowej i elektronicznej), w załączeniu, odpowiednio, zestaw slajdów/kolorowych zdjęć/obrazów elektronicznych, ilustrujących główne działanie i wyniki projektu, wszelkie inne dokumenty, mapy lub publikacje, które uznaje się za rozpoznawalny produkt wynikający z projektu lub przydatny w ocenie powodzenia projektu, okresowe (poprzednio tymczasowe) zestawienie wydatków i dochodów, wyłącznie w celach informacyjnym, bądź w ramach wniosku o drugą płatność zaliczkową. W tym drugim przypadku, beneficjent wskazuje kwotę płatności, o jaką wnioskuje, sprawozdanie z kontroli, o którym mowa w art. 27, w przypadkach, gdy kwota wnioskowanych płatności zaliczkowych na rok budżetowy przekracza sumę

12 11.4 Sprawozdanie końcowe musi zawierać: podsumowanie głównych osiągnięć i wyników projektu (maksymalnie 5 stron w wersji papierowej i elektronicznej), szczegółowy opis z czynności podejmowanych w zakresie celów, działania i planu pracy przewidzianych w projekcie (nieprzekraczający 50 stron, w wersji papierowej i elektronicznej), załącznik, w stosownych przypadkach, zawierający zestaw slajdów/kolorowych zdjęć/obrazów elektronicznych, ilustrujących główne działanie i wyniki projektu, wszelkie inne dokumenty, mapy lub publikacje, które uznaje się za rozpoznawalny produkt będący wynikiem projektu lub przydatny w ocenie powodzenia projektu, uproszczone sprawozdanie niespecjalistyczne w wersji papierowej i elektronicznej; uproszczone sprawozdanie niespecjalistyczne jest dokumentem adresowanym do szerszej grupy odbiorców i służy do informowania decydentów oraz stron nieposiadających wiedzy merytorycznej o osiągniętych celach i wynikach. Uproszczone sprawozdanie niespecjalistyczne powinno obejmować od 5 do 10 stron i musi być przedstawione w języku beneficjenta oraz w języku angielskim i/lub francuskim. Uproszczone sprawozdanie niespecjalistyczne jest obowiązkowy dla wszystkich projektów, końcowe zestawienie wydatków i dochodów, w tym sprawozdanie z kontroli przewidziane w art. 27, w stosownych przypadkach. Beneficjent wskazuje również kwotę płatności końcowej, o jaką wnioskuje Wymienione sprawozdania należy jednocześnie przekazywać do: Komisji (jeden kompletny egzemplarz wraz z załącznikami i dwoma egzemplarzami zestawienia wydatków i dochodów), zewnętrznego zespołu monitorującego wyznaczonego przez Komisję (kompletny egzemplarz wraz z załącznikami i egzemplarzem zestawienia wydatków i dochodów) Organy Państw Członkowskich mają prawo wystąpienia o udostępnienie egzemplarza pośrednich sprawozdań z działania oraz sprawozdania okresowego (poprzednio tymczasowego). Podobnie jak w przypadku sprawozdani końcowego, rozporządzenie Rady (WE) [.] (LIFE) zobowiązuje beneficjenta do przedłożenia, w terminie trzech miesięcy od daty zakończenia realizacji projektu, dodatkowego egzemplarza tym samym organom (patrz lista na początku wniosku). Komisja może wystąpić o udostępnienie dodatkowych egzemplarzy jakichkolwiek sprawozdań i/lub załączników, jeśli wystąpi taka potrzeba Beneficjent jest zobowiązany do stworzenia witryny internetowej lub do wykorzystania już istniejącej w celu upowszechniania informacji o wynikach projektu. Adres strony internetowej, gdzie udostępnia się opinii publicznej główne wyniki projektu, musi zostać wskazany w sprawozdaniach (np. w skróconych i szczegółowych sprawozdaniach z działania, uproszczonym sprawozdaniu niespecjalistycznym, itp.). 10

13 Beneficjentom zostaną udostępnione szczegółowe wytyczne w zakresie sprawozdawczości. Artykuł 12 - Opóźniona realizacja 12.1 Beneficjent bezzwłocznie i szczegółowo informuje Komisję o każdym zdarzeniu, które może spowodować straty lub opóźnienie w realizacji projektu. Zainteresowane strony ustalają wspólnie, jakie działania należy w związku z tym podjąć Opóźniona realizacja może spowodować zmianę projektu (art. 13) lub jego zakończenie (art. 14). Artykuł 13 - Zmiany umowy 13.1 Beneficjent jest zobowiązany do informowania Komisji na piśmie o wszelkich zmianach w umowie przyznanie dotacji. Zmiany, które mogłyby spowodować zakwestionowanie decyzji o przyznaniu dotacji lub sprzeczne z zasadą równego traktowania wnioskodawców nie będą akceptowane W przypadku, gdy zmiany do umowy są uznawane za istotne, konieczne jest uzyskanie uprzedniej zgody na piśmie. Za istotne uznaje się zmiany, które mogą mieć znaczący wpływ na realizację projektu. Należą do nich m.in.: Zmiany ogólnego celu projektu. Wnioski o wprowadzenie zmian tego rodzaju rozpatruje się jedynie, jeżeli ogólny cel projektu nie jest zasadniczo zmieniony oraz jeżeli czynniki powodujące zmiany są wyraźnie poza kontrolą beneficjenta/partnerów. Cel ogólny projektu uznaje się za zasadniczo zmieniony, jeżeli zagadnienie z zakresu ochrony środowiska będące pierwotnie celem projektu będzie różnić się od zagadnienia zgłoszonego w nowej propozycji (np. pierwotnym celem ogólnym była ochrona gatunku X, podczas gdy nowym celem ogólnym jest ochrona gatunku Y). Zmiany charakteru lub zakresu przedmiotowego kluczowych działań i/lub produktów podlegających dostawie. Wnioski o wprowadzenie zmian tego rodzaju rozpatruje się jedynie, jeżeli nie zmieniają one zasadniczo ogólnego celu projektu. Zmiany związane ze statusem prawnym beneficjenta i/lub partnerów oraz/lub zastępstwem beneficjenta i/lub partnerów. Wnioski o wprowadzenie zmian tego rodzaju rozpatruje się jedynie, jeżeli nowy status prawny beneficjenta/partnera(- ów) lub nowy beneficjent/partner(-rzy) spełniają wszystkie kryteria kwalifikowalności, stosowane w trakcie oceny ich propozycji pod względem ich wiarygodności merytorycznej i finansowej. Komisja zastrzega sobie prawo do zastosowania kryteriów stosowanych w momencie złożenia wniosku o wprowadzenie zmiany, jeżeli uzna, że wprowadzają one wyższy standard wymagań. 11

14 Przedterminowe rozpoczęcie lub opóźnienia w realizacji zadań projektu prowadzące do zmiany daty zakończenia projektu. Wystąpienie o zmianę daty rozpoczęcia realizacji rozpatruje się wyłącznie pod warunkiem, że beneficjent udowodni, że pierwotna data została ustalona niewłaściwie z powodu istotnej pomyłki. (UWAGA: data rozpoczęcia nie może być wcześniejsza niż następny dzień przypadający po nieprzekraczalnym terminie składania propozycji). Opóźnienie daty zakończenia przekraczające okres sześciu miesięcy rozpatruje się jedynie, jeżeli: przyczyny opóźnienia leżały całkowicie lub częściowo poza kontrolą beneficjenta/partnerów, zostały podjęte wszelkie możliwe działania w celu zminimalizowania opóźnienia, dostarczono wystarczające gwarancje, że nowa data zakończenia będzie dotrzymana. Wnioski o wprowadzenie zmian w planie finansowym (np. zmian w zakresie wysokości wkładu finansowego i kwot należnych od Wspólnoty/beneficjenta/partnerów/podmiotów współfinansujących). Wnioski o wprowadzenie zmian w zakresie wkładu finansowego beneficjenta/partnerów [współfinansowanie - patrz art. 4 ust. 3 i art. 5 ust. 1] i/lub podmiotów współfinansujących zostaną uznane za istotne, gdy jedno z nich znacząco obniży swój udział finansowy w stosunku do udziału określonego w projekcie. W każdym przypadku, kiedy beneficjent/partner/podmiot współfinansujący obniża swój wkład finansowy, nakłada tym samym na beneficjenta obowiązek znalezienia, w porozumieniu z partnerami, środków koniecznych do zapewnienia prawidłowej realizacji projektu. W żadnym razie Komisja nie zaakceptuje zwiększenia swojego wkładu z powodu wycofania/obniżenia wkładu finansowego przynajmniej jednego beneficjenta/partnera/podmiotu współfinansującego. Zmiany dotyczące merytorycznej roli beneficjenta/partnerów. Wnioski o wprowadzenie zmian tego rodzaju uznaje się za istotne, gdy działanie, za które odpowiedzialność ponosi beneficjent i/lub partnerzy, zostanie przydzielone uczestnikowi (beneficjentowi i/lub partnerowi) innemu niż pierwotnie wskazany. Wnioski o wprowadzenie zmian tego rodzaju rozpatruje się jedynie, jeżeli nowe warunki są zgodne ze wszystkimi kryteriami kwalifikującymi stosowanymi w trakcie oceny propozycji pod względem wiarygodności merytorycznej i finansowej każdego uczestnika (beneficjenta/partnera). Komisja zastrzega sobie prawo do zastosowania kryteriów stosowanych w momencie złożenia wniosku o wprowadzenie zmiany, jeżeli uzna, że wprowadzają one wyższy standard wymagań. 12

15 Wzrost lub spadek w przynajmniej jednej kategorii wydatków wskazanych we wstępnym budżecie projektu. Wnioski o wprowadzenie zmian tego rodzaju uznaje się za istotne, wyłącznie, jeśli wzrost/spadek przekroczy zarówno 10% kategorii wydatków, jak i kwotę Progi te stosuje się dla każdej z trzech podkategorii dóbr trwałych. Nie stosuje się ich jednak do kategorii kosztów ogólnych, dla których limit określony w art nie może być przekroczony. Wnioski o wprowadzenie zmian tego rodzaju rozpatruje się jedynie, jeżeli nie zmieniają one zasadniczo ogólnego celu projektu. Powyższa lista nie jest wyczerpująca. Zmiany nie wymienione będą traktowane indywidualnie. W przypadku wątpliwości, beneficjent powinien skonsultować przypadek z właściwymi służbami Komisji W przypadkach istotnych zmian, gdzie konieczne jest wydanie uprzedniej pisemnej zgody, formalny wniosek o wprowadzenie zmian należy przesłać przed wejściem w życie wnioskowanej zmiany. Komisja zastrzega sobie prawo do odmowy rozpatrzenia wniosku otrzymanego później niż trzy miesiące przed datą zakończenia projektu. Wniosek powinien zawierać wszystkie elementy opisujące i uzasadniające wnioskowane zmiany oraz powinien być przedstawiony zgodnie z formatami sprawozdawczości wymaganymi przez Komisję W przypadku, gdy istotna zmiana zostanie wprowadzona bez niezbędnej zgody, Komisja zastrzega sobie prawo do odmowy współfinansowania tak zmodyfikowanego projektu oraz, w razie konieczności, do anulowania, zawieszenia lub odzyskania całości lub części wsparcia Wspólnoty. Artykuł 14 - Zakończenie projektu 14.1 Komisja może rozwiązać umowę o przyznanie dotacji, jeżeli beneficjent, z nieuzasadnionej przyczyny ekonomicznej lub technicznej, nie dopełni jednego z istotnych zobowiązań wynikających z umowy o przyznanie dotacji. W tym celu Komisja stosuje następującą procedurę: Do beneficjenta zostanie wysłane pierwsze pismo z wezwaniem do wypełnienia zobowiązań wymienionych powyżej. W przypadku braku odpowiedzi w ciągu dwóch miesięcy od daty pierwszego pisma lub, jeżeli odpowiedź zostanie uznana za niewystarczającą, zostanie wysłane drugie pismo. W piśmie tym Komisja poinformuje beneficjenta o proponowanej decyzji, którą zamierza podjąć na podstawie informacji dostępnych Komisji na tym etapie. W przypadku braku odpowiedzi w ciągu miesiąca od daty drugiego pisma lub jeżeli odpowiedź zostanie uznana za niewystarczającą, zostanie wysłane pismo listem poleconym (za potwierdzeniem odbioru). W piśmie tym Komisja powiadomi beneficjenta o podjętej decyzji. Wszelkie uwagi/informacje od beneficjenta będą rozpatrywane pod warunkiem, że zostaną przedstawione najpóźniej w ciągu jednego miesiąca od otrzymania listu poleconego. Na podstawie ewentualnie otrzymanych uwag/informacji, Komisja może potwierdzić/ zmienić swoją decyzję. Decyzja będzie wtedy uważana za ostateczną i zostanie przekazana listem poleconym. 13

16 W przypadku rozwiązania umowy przyznanie dotacji, Komisja może zażądać pełnego lub częściowego zwrotu kwot już wypłaconych. Przy ustalaniu kwoty wydatków kwalifikowanych będą brane pod uwagę jedynie informacje dostępne na tym etapie Komisja może rozwiązać umowę o przyznanie dotacji, bez wypowiedzenia i bez płacenia z tego tytułu jakiegokolwiek odszkodowania, W przypadku działania siły wyższej lub, gdy beneficjent ogłasza upadłość, znajduje się w stanie likwidacji lub jest przedmiotem podobnego postępowania, Jeśli beneficjent składa rozmyślnie fałszywe lub niekompletne oświadczenia w celu otrzymania finansowego wsparcia Wspólnoty przewidzianego w umowie lub, jeśli beneficjent celowo lub w wyniku zaniedbania dopuścił się istotnego nadużycia przy wykonywaniu umowy lub w przypadku oszustwa, korupcji lub jakiejkolwiek innej czynności niezgodnej z prawem ze strony beneficjenta na szkodę interesów finansowych Wspólnot Europejskich. Znaczącym nadużyciem jest jakiekolwiek naruszenie postanowienia umowy lub przepisu, wynikające z działania lub zaniechania ze strony beneficjenta powodujące lub mogące spowodować stratę dla budżetu Wspólnoty. Jeśli beneficjent zostanie uznany winnym popełnienia przestępstwa z zakresu spraw zawodowych i skazany wyrokiem mającym powagę rzeczy osądzonej lub zostanie uznany za winnego poważnego działania na szkodę firmy dowiedzionego jakimikolwiek uzasadnionymi sposobami, 14.3 W takich przypadkach, Komisja może zażądać pełnego lub częściowego zwrotu kwot już wypłaconych na mocy umowy o przyznanie dotacji Rozwiązanie umowy o przyznanie dotacji z powodu nadużyć finansowych jest bez uszczerbku dla zastosowania innych działań lub kar administracyjnych, które mogą zostać nałożone zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE, Euratom) nr 2988/95 z dnia 18 grudnia 1995 r. w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich Beneficjent może zakończyć projekt w dowolnym czasie z zachowaniem dwumiesięcznego formalnego wypowiedzenia na piśmie, pod warunkiem istnienia uzasadnionych przyczyn ekonomicznych lub technicznych. Beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia sprawozdania technicznego opisującego w ogólnym zarysie stan prac i przyczyny zakończenia. Beneficjent przedstawia sprawozdanie finansowe, na podstawie którego Komisja określi kwotę wydatków kwalifikowanych. W przypadku braku przedstawienia powodów lub jeśli Komisja nie zaakceptuje podanych powodów uznaje się, że beneficjent rozwiązał niniejszą umowę w sposób niewłaściwy, zaś Komisja może wystąpić o całkowity lub częściowy zwrot kwot już wypłaconych. Artykuł 15 - Poufność 15.1 Komisja oraz beneficjent/partnerzy zobowiązują się do zachowania poufności każdego dokumentu, informacji lub innych materiałów udostępnianych im w zaufaniu, ujawnienie których mogłoby szkodzić drugiej stronie. Powyższe zobowiązanie wiąże strony także po dacie zakończenia projektu. 14

17 15.2 Komisja jest upoważniona do publikowania w jakiejkolwiek formie i używając jakiegokolwiek środka przekazu, łącznie z Internetem, wszystkich informacji, które uzna za istotne. Artykuł 16 - Upowszechnianie informacji o wsparciu Wspólnoty 16.1 Beneficjent i partnerzy są zobowiązani do potwierdzenia wsparcia otrzymanego od Wspólnoty we wszystkich dokumentach i środkach przekazu tworzonych w ramach projektu, w szczególności w książkach, broszurach, komunikatach prasowych, filmach wideo, programach komputerowych itp. W tym celu, zostało zaprojektowane specjalne logo LIFE (kopia dostępna w załączniku 3). W przypadku materiałów audiowizualnych, referencje zamieszczane na początku i/lub na końcu materiału będą zawierać wyraźną i czytelną wzmiankę o wsparciu LIFE (np. Wyprodukowano przy udziale instrumentu finansowego Wspólnoty Europejskiej LIFE ) Logo LIFE nie może być traktowane jako certyfikowany znak jakości lub jako ekoetykieta; jego stosowanie jest ograniczone do działań związanych z upowszechnianiem Beneficjent i partnerzy są zobowiązani do wzniesienia i utrzymywania tablic informacyjnych opisujących projekt w miejscach, gdzie jest on realizowany, w punktach strategicznych, dostępnych i widocznych dla ogółu. Na tablicach należy zawsze umieszczać logo LIFE Oprócz obowiązku określonego w art. 11 dotyczącego stworzenia lub wykorzystywania witryny internetowej w celu upowszechniania wyników projektu, beneficjent i partnerzy upowszechniają informacje o projekcie i jego wynikach, w szczególności w mediach, zawsze wspominając o wsparciu Wspólnoty. Szczegółowe informacje o tej działalności należy zamieszczać w każdym sprawozdaniu z działania Beneficjent i partnerzy są zobowiązani do informowania Komisji o wszystkich seminariach i publicznych konferencjach organizowanych w ramach projektu oraz do zapraszania jej do uczestnictwa w tych wydarzeniach bez konieczności ponoszenia opłat rejestracyjnych lub innych, co najmniej na trzy tygodnie przed wydarzeniem Wszystkie dokumenty w wersji drukowanej lub w innych wersjach powstające w ramach projektu LIFE-natura muszą być oznaczone logo Natura Należy także opisać znaczenie projektu w zakresie tworzenia sieci Natura Artykuł 17 - Własność i korzystanie z wyników 17.1 Beneficjent i/lub partnerzy są właścicielami dokumentów, ewentualnie wynalazków nadających się do opatentowania lub opatentowanych oraz wiedzy fachowej, które powstały w związku z projektem Mając na względzie wspieranie stosowania technik lub wzorów przyjaznych dla środowiska, Komisja przykłada wyjątkową wagę do tego, aby beneficjent udostępniał Wspólnocie te dokumenty, patenty, oraz wiedzę specjalistyczną i umiejętności, najszybciej jak to możliwe, na niedyskryminujących i rozsądnych warunkach handlowych. 15

18 17.3 Komisja oczekuje, że beneficjent i/lub jego partnerzy będą przestrzegać postanowień art. 17 ust. 2 przez okres pięciu lat po zakończeniu projektu Jeżeli beneficjent, bez prawnie uzasadnionego powodu, odmówi udzielenia dostępu do tych produktów lub przyznania licencji zgodnie z niniejszymi warunkami, Komisja zastrzega sobie prawo do zastosowania zasad sformułowanych w art. 14 lub, jeśli projekt został zakończony, do zażądania pełnego lub częściowego zwrotu wkładu Wspólnoty. Artykuł 18 - Dostępność techniczna materiałów audiowizualnych 18.1 Beneficjent przedkłada wszystkie materiały audiowizualne przygotowane w ramach projektu na dwóch nośnikach: kasecie wideo VHS oraz taśmie profesjonalnej (Betacam SP lub lepszej) w celu późniejszego sporządzania kopii. Podaje również do wiadomości adres, gdzie złożona będzie taśma-matka Beneficjent udziela Komisji niewyłącznego prawa do powielania, dubbingu, (jeżeli konieczny), dystrybucji lub wykorzystywania materiałów audiowizualnych, w całości lub w części, na czas nieokreślony dla celów niekomercyjnych, również podczas imprez publicznych. Niemniej jednak, Komisji nie uważa się za współproducenta tych materiałów Komisja zastrzega sobie prawo do wykorzystywania fotografii przedłożonych w sprawozdaniach technicznych w celu zilustrowania wszelkich materiałów informacyjnych przygotowywanych na temat LIFE i/lub natura Zobowiązuje się do umieszczenia w nich informacji o pochodzeniu materiałów, zgodnie z informacjami zawartymi w sprawozdaniach. Artykuł 19 - Właściwe prawo i właściwy sąd Dotacja podlega warunkom umowy, właściwym przepisom Wspólnoty oraz, na zasadzie subsydiarności, przepisom prawa belgijskiego w zakresie dotacji. W związku z decyzjami Komisji, dotyczącymi stosowania postanowień umowy oraz ustaleń regulujących wykonywanie umowy, beneficjent może wnieść postępowanie prawne przed Sądem Pierwszej Instancji Wspólnot Europejskich oraz, w przypadku apelacji, przed Trybunałem Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich. 16

19 CZĘŚĆ A.II - Postanowienia finansowe Artykuł 20 - Wkład finansowy Wspólnoty do projektu 20.1 Wysokość wkładu finansowego Wspólnoty określona jest poprzez zastosowanie wartości procentowych, o których mowa w umowie o przyznanie dotacji, do poniesionych kosztów kwalifikowanych W żadnych okolicznościach całkowita kwota wypłacona beneficjentowi przez Komisję nie może przekroczyć maksymalnej wysokości wkładu Komisji ustalonego w umowie o przyznanie dotacji, nawet, jeżeli rzeczywiste koszty całkowite przekroczą szacowany budżet określony w umowie o przyznanie dotacji. Beneficjent ma obowiązek zapewnić, że projekt nie jest bezpośrednio lub pośrednio współfinansowany przy użyciu jakichkolwiek innych funduszy Unii Europejskiej. Jeśli sytuacja taka wystąpi w trakcie realizacji projektu, beneficjent ma obowiązek bezzwłocznie powiadomić Komisję o działaniach, jakie zamierza podjąć w celu przestrzegania swoich zobowiązań w tym zakresie. Niezależny audytor, o którym mowa w art. 27, sprawdza źródła finansowania projektu Niezależnie od obowiązków określonych w art. 4 ust. 3 i art. 5 ust. 1, beneficjent i partnerzy akceptują fakt, że wkład Wspólnoty nie może mieć na celu ani nie może przyczynić się do wygenerowania zysku dla beneficjenta/partnera. Zysk określony jest jako nadwyżka wpływów z projektu w stosunku do jego kosztów, w momencie wnioskowania o płatność końcową. Wynagrodzenia personelu publicznego określone w art uznawane są jako wpływy na rzecz projektu Niezależnie od szczegółowych postanowień dotyczących projektów LIFE-środowisko zapisanych w art. 33, beneficjent wyraża zgodę na traktowanie wszelkich przychodów uzyskanych podczas realizacji projektu jako bezpośrednich dochodów na rzecz projektu. Przychód taki należy zawsze zgłaszać, a Komisja stosownie zmniejsza swój wkład finansowy w celu zrównoważenia dochodów i wydatków Konto bankowe lub subkonto, z którego korzysta beneficjent musi umożliwiać identyfikację funduszy wpłaconych przez Komisję. Jeżeli środki wpłacone na to konto dają odsetki lub inne równoznaczne korzyści na mocy prawa państwa, na którego terytorium konto jest otwarte, takie odsetki lub korzyści, o ile zostaną one wygenerowane przez płatności zaliczkowe, podlegają odzyskaniu przez Komisję w sposób określony w art Beneficjent informuje Komisję o kwocie wszystkich odsetek lub równoznacznych korzyści, jakie przyniosły płatności zaliczkowe otrzymane od Komisji. Powiadomienie musi nastąpić w momencie występowania z wnioskiem o drugą płatność zaliczkową oraz z wnioskiem o płatność salda dotacji. Odsetek nie traktuje się, jako wpływu na rzecz projektu i podlegają one zwrotowi w drodze odliczenia od wypłaty salda. Odsetki uzyskane z wypłat zaliczkowych pozostaje własnością Wspólnot i będą przypisywane do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich w kategorii przychody różne. 17

20 20.7 Beneficjent i jego potencjalni partnerzy uznają, że finansowy wkład Wspólnoty nie stanowi podstawy zgłaszania roszczeń w stosunku do Komisji i dlatego nie może być przypisany jakiemukolwiek innemu organowi lub przekazany w jakikolwiek sposób stronom trzecim. Artykuł 21 - Koszty kwalifikowane 21.1 Aby koszty można było uznać za kwalifikowane, muszą one: być przewidziane we wstępnym budżecie projektu, być bezpośrednio związane z projektem objętym umową o przyznanie dotacji i niezbędne dla jego realizacji, być uzasadnione i zgodne z zasadami należytego zarządzania finansowego, w szczególności z zasadami stosunku ceny do jakości (value for money) i opłacalności, być rzeczywiście poniesione w okresie trwania projektu, określonym w umowie o przyznanie dotacji oraz zarejestrowane w księgach rachunkowych beneficjenta i wszystkich partnerów lub w dokumentach podatkowych, a także możliwe do zidentyfikowania i skontrolowania. Koszt zostanie uznany za poniesiony w okresie trwania projektu, jeżeli: prawne zobowiązanie do zapłaty powstało w okresie pomiędzy datą rozpoczęcia a zakończenia projektu, realizacja odpowiedniego działania rozpoczęła się po dacie rozpoczęcia projektu i została zakończona przed terminem jego zakończenia (jedynymi wyjątkami są koszty gwarancji bankowej obejmującej sześć miesięcy po dacie zakończenia projektu oraz koszt niezależnego audytu przewidzianego w art. 27; pod warunkiem, że przydział zadań audytorowi nastąpił przed datą zakończenia projektu, czynności związane z audytem mogą być zakończone po dacie zakończenia projektu), został w pełni zapłacony przed złożeniem odpowiedniego sprawozdania finansowego (druga lub końcowa płatność zaliczkowa) oraz wniosku o płatność wraz z odpowiednim zestawieniem wydatków i dochodów Koszty zatrudnienia personelu nalicza się według rzeczywistego czasu poświęconego projektowi. Oblicza się je na podstawie rzeczywistego wynagrodzenia lub płacy brutto łącznie z obowiązkowymi obciążeniami socjalnymi, jednak z wyłączeniem jakichkolwiek innych kosztów. Czas pracy każdego zatrudnionego przy projekcie rejestruje się na podstawie list obecności, prowadzonych i poświadczonych przez beneficjenta i ewentualnych partnerów. Umowy o świadczenie usług zawarte z osobami fizycznymi mogą być włączone do tej kategorii wyłącznie pod warunkiem, że dana osoba fizyczna pracuje na terenie siedziby beneficjenta/partnera oraz pod jego kierownictwem i pod warunkiem, że praktyka taka jest zgodna z właściwymi przepisami prawa krajowego. Czas pracy każdego zatrudnionego przy projekcie rejestruje się na podstawie list obecności, prowadzonych i poświadczonych przez beneficjenta/partnera. Koszty kwalifikowane są równe rzeczywistym wypłatom na rzecz danej osoby fizycznej w związku z realizacją projektu. 18

21 Koszty wynagrodzeń urzędników państwowych/pracowników sektora publicznego uznaje się za kwalifikowane na potrzeby określenia kwoty maksymalnej dotacji tylko w zakresie, w jakim odnoszą się one do kosztów działań, których właściwy organ publiczny nie wykonałby w przypadku, gdyby rozpatrywany projekt nie został podjęty. Część takich kosztów odnosząca się do wynagrodzeń urzędników państwowych/pracowników sektora publicznego zatrudnionych długoterminowo, już świadczących pracę na rzecz beneficjenta/partnera jest w każdym wypadku pokrywana w całości przez danego beneficjenta/partnera, w ramach jego własnego wkładu do projektu Koszty podróży i pobytu liczy się zgodnie z wewnętrznymi zasadami beneficjenta lub partnera. W przypadku projektów LIFE-natura i LIFE-środowisko wymagane jest wcześniejsze zatwierdzenie przez Komisję wyjazdów poza Unię Europejską oraz kraje kandydujące uczestniczące w projektach LIFE, o ile miejsce docelowe i powody podróży nie zostały jasno określone w projekcie. W przypadku projektów LIFEpaństwa trzecie wymagane jest uzyskanie wcześniejszej pisemnej zgody na podróż poza obszar projektu, o ile miejsce docelowe i powody podróży nie zostały jasno określone w projekcie Koszty pomocy zewnętrznej dotyczą kosztów podwykonawców (robót wykonywanych przez zewnętrzne firmy, wynajmujące lub eksploatujące sprzęt lub infrastrukturę, itp.). Zlecanie podwykonania zadań projektu o wartości powyżej 35% całkowitych kosztów kwalifikowanych jest niedozwolone, jeżeli nie zostało wyraźnie przewidziane w projekcie. Koszty związane z zakupem lub leasingiem (w przeciwieństwie do wynajmu) sprzętu trwałego, infrastruktury lub artykułów ulegających zużyciu, dostarczonych w ramach kontraktu z podwykonawcą nie stanowią obciążenia dla budżetu w pozycji pomoc zewnętrzna. Koszty te zgłasza się oddzielnie w odpowiednich pozycjach budżetu Amortyzację wydatków poniesionych na dobra trwałe odnoszących się do zakupu/produkcji lub leasingu sprzętu lub infrastruktury w okresie trwania projektu rozpatruje się jedynie, jeżeli środki te: są wpisane do ewidencji dóbr trwałych beneficjenta lub partnerów, z ewentualnym wyjątkiem dóbr trwałych objętych leasingiem, są traktowane jako wydatki kapitałowe, zgodnie z przepisami podatkowymi i księgowymi, którym podlega beneficjent lub partnerzy projektu, są nabywane lub brane w leasing po normalnych kosztach rynkowych Niezależnie od postanowień szczegółowych art. 21.7, beneficjent/partner stosuje swoje wewnętrzne standardy księgowe do obliczenia zamortyzowanej kwoty kwalifikowanej, uwzględniając datę zakupu, czas trwania projektu oraz współczynnik rzeczywistego wykorzystania dla celów projektu. Prawidłowość zastosowania powyższego sposobu kalkulacji potwierdzi niezależny audytor, o którym mowa w art. 27. Jednakże zamortyzowana wartość kwalifikowana jest ograniczona określonymi poniżej pułapami, Koszty infrastruktury: 25% całkowitego kosztu zakupu, Koszty sprzętu: 50% całkowitego kosztu zakupu, 19

22 Prototypy: 100% całkowitego kosztu zakupu (dla projektów LIFE-środowisko oraz LIFE-państwa trzecie). Prototyp oznacza infrastrukturę i/lub sprzęty, specjalnie wyprodukowane na potrzeby realizacji projektu, które nigdy nie były wykorzystywane do celów komercyjnych i/lub które nie są dostępne jako produkty seryjne. Prototyp musi odgrywać kluczową rolę w działaniach demonstracyjnych projektu. Zgłaszane mogą być jedynie komponenty zakupione i wykorzystywane w okresie trwania projektu. Prototyp nie może być wykorzystany w celach komercyjnych w okresie trwania projektu i w ciągu pięciu lat po jego zakończeniu. Jeżeli prototyp lub jakikolwiek jego komponent zostanie użyty w celach komercyjnych (tj. sprzedany, oddany w leasing, wynajęty lub użyty do produkcji towarów lub usług) podczas trwania projektu lub w ciągu pięciu lat po jego zakończeniu, należy to zgłosić. Koszty stworzenia prototypu zostaną wówczas zamortyzowane zgodnie z art. 21 ust. 5 i art. 21 ust W przypadku projektów LIFE-natura, koszty zakupu dóbr trwałych poniesione przez organy publiczne lub organizacje pozarządowe/organizacje o charakterze niezarobkowym związane nieodłącznie z realizacją projektu, wyraźnie przewidziane w projekcie i stosowane w znacznym zakresie w trakcie trwania projektu, uznaje się za kwalifikowane w całości. Uznanie ich za kwalifikowane, uwarunkowane jest zobowiązaniem beneficjenta i partnerów do dalszego wyraźnego przeznaczenia tych dóbr na cele ochrony przyrody po zakończeniu projektu współfinansowanego z LIFEnatura Koszty amortyzacji dóbr trwałych, zakupionych przed datą rozpoczęcia projektu uznaje się za niekwalifikowane W przypadku projektów LIFE-natura, koszty związane z zakupem i dzierżawą gruntu/praw są kwalifikowane i zaksięgowane oddzielnie od dóbr trwałych. Zastosowanie mają tu szczegółowe postanowienia art Wydatki poniesione na materiały ulegające zużyciu dotyczą zakupu, wytworzenia, naprawy lub wykorzystania jakichkolwiek materiałów, towarów lub sprzętu, które: nie są wpisane do ewidencji dóbr trwałych beneficjenta lub partnerów projektu, nie są traktowane jako wydatki kapitałowe, zgodnie z przepisami podatkowymi i księgowymi, którym podlega beneficjent lub partnerzy projektu, są w ścisły sposób związane z realizacją projektu (ogólne artykuły/zasoby ulegające zużyciu obciążają kategorię koszty ogólne ) Inne koszty oznaczają wszelkie konieczne koszty projektu, nie wchodzące w zakres określonej kategorii. Wymienione wydatki muszą być możliwe do sprawdzenia i nie przekraczać rzeczywistych kosztów. W pozycji tej można ująć koszty uzyskania gwarancji bankowej, gdy jest ona wymagana przez Komisję, jak również koszty kontroli przeprowadzanego przez niezależnego audytora. 20

23 21.12 Koszty ogólne kwalifikują się do finansowania po zryczałtowanej stawce 7% całkowitej wysokości rzeczywiście poniesionych kwalifikowanych kosztów bezpośrednich, z wyłączeniem kosztów nabycia gruntu. Nie muszą być one potwierdzone dokumentami księgowymi. Koszty ogólne kwalifikuje się jako koszty pośrednie pod warunkiem, że nie zawierają kosztów przypisanych do innej pozycji budżetu. Koszty ogólne przeznaczone są na pokrycie ogólnych kosztów pośrednich niezbędnych do zatrudnienia, zarządzania, zakwaterowania i bezpośredniego lub pośredniego wsparcia personelu pracującego przy projekcie. Artykuł 22 - Koszty niekwalifikowane Niżej wymienione koszty nie są traktowane jako kwalifikowane i z tego względu nie mogą być uwzględnione przez Komisję przy kalkulacji całkowitego kosztu projektu: jakikolwiek koszt poniesiony na działanie, które korzysta z pomocy innych instrumentów finansowych Wspólnoty, straty wynikające z różnic kursowych, nakłady zbędne lub zmarnowane, koszty dystrybucji, marketingu i reklamy poniesione w związku z promocją produktów lub działań handlowych, oprócz specjalnie wskazanych w projekcie, jakiekolwiek rezerwy na pokrycie możliwych przyszłych strat lub należności, jakiekolwiek odsetki z tytułu długu lub odsetki od kapitału pożyczonego, wątpliwe wierzytelności, wydatki reprezentacyjne, oprócz zaakceptowanych jako całkowicie i absolutnie niezbędne do zrealizowania prac w ramach projektu, jakiekolwiek koszty odnoszące się do projektów finansowanych przez strony trzecie, aktywa przekazane i usługi wyświadczone nieodpłatnie, w tym praca na zasadzie wolontariatu, wydatki związane z podróżami i zakwaterowaniem oraz jakąkolwiek formą wynagrodzenia, poniesione na rzecz przedstawicieli instytucji Wspólnoty oraz zewnętrznych zespołów monitorujących projekt, opracowania nie związane wyraźnie z założonym celem finansowanego projektu, nakłady kapitałowe na ważne inwestycje infrastrukturalne, podstawowe badania naukowe i związane z nimi działania w zakresie rozwoju technologicznego, koszty niekwalifikowane określone w warunkach szczegółowych dla projektów LIFE-środowisko w art. 34, opłaty licencyjne lub patentowe lub inne opłaty odnoszące się do ochrony praw własności intelektualnej, Artykuł 23 - Metody płatności 23.1 Wkład finansowy Wspólnoty wypłaca się w trzech następujących transzach: 23.2 Pierwsza płatność zaliczkowa, równa 40% maksymalnego wkładu finansowego Wspólnoty, zostanie wypłacona w ciągu 45 dni od daty otrzymania: podpisanego egzemplarza umowy o przyznanie dotacji, 21