Zapytanie Ofertowe. Zakup oprogramowania do naliczania wynagrodzeń Easy Pay

Transkrypt

1 Zapytanie Ofertowe Zakup oprogramowania do naliczania wynagrodzeń Easy Pay

2 Złotniki, dnia r. I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO External Services Sp. z o.o., Złotniki, ul. Krzemowa 1, Suchy Las k. Poznania, II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem niniejszego zapytania jest przygotowanie oraz dostawa prekonfigurowanego oprogramowania, które wesprze External Services w oferowaniu usług naliczania wynagrodzeń Easy Pay. Oprogramowanie Easy Pay usprawni dokonywanie rozliczeń płac przez naszych Klientów, umożliwiając rozliczanie płac zdalnie, w trybie online oraz umożliwiając działowi księgowemu zatwierdzającemu płatności dostęp do odpowiednich księgowań. Jest to unikalna i nowatorska forma oferowania usługi pozwalająca: Skrócić czas wykonywanych operacji W pełni wykorzystać możliwości systemu SAP Zmniejszyć zużycie papieru Zredukować błędy wynikające z przepisywania danych z dokumentu do systemu Poprzez minimalizację kontaktu osobistego pozwala zminimalizować problem odległości pomiędzy siedzibą zleceniodawcy a zleceniobiorcy Obniżyć koszt obsługi kadrowo-płacowej Głównym celem prekonfigurowanego oprogramowania będzie możliwość obsługiwania Klientów w następujących obszarach: 1. Naliczanie wynagrodzeń łącznie z wszelkimi dodatkami i potrąceniami zgodnie z przepisami prawa, regulaminami pracy i wynagradzania oraz z uwzględnieniem danych zmiennych przekazywanych przez Klienta 2. Rozliczanie umów cywilno-prawnych 3. Sporządzanie list płac 4. Przygotowywanie pasków płacowych oraz druków ZUS RMUA 5. Generowanie przelewów wynagrodzeń 6. Sporządzanie i przesyłanie do ZUS deklaracji rozliczeniowych (DRA, RCA, RSA)

3 7. Przygotowywanie okresowych i rocznych informacji o dochodach PIT-11 oraz rocznego rozliczenia podatku PIT Sporządzanie zaświadczeń o wynagrodzeniu 9. Sporządzanie raportów i zestawień płacowych 10. Audyt poprawności naliczania wynagrodzeń 11. Kontakty z ZUS, US. 12. Drukowanie listków płacowych w różnych formatach np. A4, A5 Dodatkowo przy złożeniu oferty, następujące elementy powinny być zawarte oraz odpowiednio opisane: Oprogramowanie jest przygotowane na podstawie systemu SAP, modułu HCM lub innym systemie z rodziny ERP Istnieje zdalny dostęp do oprogramowania w czasie rzeczywistym do danych zarówno przez Klienta jak i przez rozliczającego płace Możliwość integracji z innym systemami w szczególności systemami z rodziny ERP. Pełna integracja z drukarkami igłowymi oraz laserowymi Minimalne wymagania, które powinien spełniać dostawca oprogramowania: Min. roczne doświadczenie w świadczeniu usług konsultingowych lub outsourcingowych w obszarze kadr i płac Zagwarantowanie 12 miesięcznego wsparcia technicznego i aplikacyjnego z gwarantowanym czasem reakcji 4 godziny w dni robocze w godzinach 8:00 16:00 Oprogramowanie Easy Pay powinno mieć możliwość funkcjonowania na następującym serwerze z osprzętem: Minimum procesor Xeon Quad Core E W 2.5GHz/1333MHz/12MB L2 Minimum16 GB (8x2GB) PC CL5 ECC DDR2 pamięci operacyjnej Minimum 4 x 73 GB pamięci dysku twardego Kontroler dla podpięcia do sieci SAN Karta dla podpięcia do sieci LAN

4 Karta zdalnego zarządzania Dodatkowy zasilacz Urządzenie podtrzymujące zasilanie x 2 Macierz dyskowa oraz sieć SAN Biblioteka do backupów wraz z wyposażeniem Oprogramowanie do zarządzania backupów Sieć LAN Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Realizacja przedmiotu zamówienia r IV. INFORMACJE DOTYCZĄCE WARUNKÓW WYMAGANYCH OD WYKONAWCÓW. O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: 1. Spełniają warunki podmiotowe wynikające z art. 22 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 Ustawy. 2. Przedstawią ofertę na oprogramowanie do naliczania wynagrodzeń Easy Pay

5 3. Ocena spełnienia przez Wykonawców wymaganych warunków będzie oparta na zasadzie: spełnia / nie spełnia na podstawie informacji zawartych w załączonych do oferty dokumentach i oświadczeniach, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. V. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: Oferta powinna zawierać następujące oświadczenia i dokumenty: 1. Oferta handlowa oraz szczegółowy opis oprogramowania do naliczania wynagrodzeń Easy Pay, spełniające wymagania opisane w dziale II niniejszej SIWZ. 2. Pełnomocnictwo dla osób podpisujących ofertę, jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentów rejestracyjnych firmy. 3. Oświadczenie, że wykonawca spełnia wymagania art. 22 oraz że nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych załącznik nr Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W przypadku spółki cywilnej załączyć umowę spółki, w przypadku spółki z o. o., Jeżeli cena ofertowa przewyższać będzie 2-krotność kapitału zakładowego wykonawcy, należy załączyć uchwałę walnego zgromadzenia wspólników, upoważniającą zarząd do podejmowania zobowiązań przekraczających 2- krotność kapitału zakładowego (art. 230 w związku z art. 17 Kodeksu Spółek Handlowych). W przypadku, gdyby brak dokumentów wymienionych w punktach 1-3 skutkował odrzuceniem najkorzystniejszej oferty, Zamawiający będzie wzywał takiego Wykonawcę do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie.

6 VI. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI: 1. Pracownikiem uprawnionym do kontaktowania się z wykonawcami w sprawach związanych z procedurą przetargową jest Grzegorz Gołba, (grzegorz.golba@externalservices.pl) 2. Zawiadomienia, wyjaśnienia, oświadczenia, wnioski oraz wszelkie inne informacje przekazywane przez Zamawiającego i wykonawców podczas postępowania o udzielenie zamówienia poza ofertą wraz z załącznikami oraz uzupełnieniami i wyjaśnieniami dotyczącymi oświadczeń i dokumentów oraz wyjaśnieniami dotyczącymi treści oferty mogą być przekazywane w formie pisemnej faksem lub elektronicznie. Numer faksu Zamawiającego (61) Adres grzegorz.golba@externalservices.pl 3. Zapytania można składać u Zamawiającego pisemnie/faksem/ nie później niż do 14 dni od daty zaproszenia do składania ofert. VII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ: 1. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez 30 dni. 2. Bieg terminu, o którym mowa w ust. 1 rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. VIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY: 1. Wykonawca winien złożyć ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 2. Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej. 3. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej. Jeżeli osoba/osoby podpisująca ofertę działa na podstawie pełnomocnictwa, to musi ono w swej treści wyraźnie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać

7 złożone, jako część oferty i musi mieć formę oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza. Uwaga: pełnomocnictwo wskazujące uprawnienie do podpisania oferty musi być podpisane również przez osobę/osoby podpisującą/e ofertę. 4. Oświadczenia i dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie formularzy załączonych do niniejszej specyfikacji należy sporządzić zgodnie z tymi wzorami, co do ich treści. 5. Do oferty należy dołączyć wszystkie oświadczenia oraz dokumenty wymagane specyfikacją. Wymagane dokumenty należy przedstawić w formie oryginałów albo kserokopii. W przypadku, gdy Wykonawca dołączy do oferty, jako załączniki kserokopie dokumentów, muszą one być opatrzone klauzulą za zgodność z oryginałem i podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. 6. Wykonawca złoży tylko jedną ofertę, zawierającą jednoznacznie opisaną propozycję. Złożenie większej ilości ofert lub złożenie oferty wariantowej spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Wykonawcę. 7. Ofertę należy napisać w języku polskim pod rygorem nieważności, na maszynie lub komputerze. Oferty nieczytelne zostaną odrzucone. 8. Wszystkie zawierające treść strony oferty i załączników powinny być ponumerowane. Wszystkie strony oferty, załączników oraz miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę. Podpis osoby upoważnionej musi pozwalać na identyfikację jej imienia i nazwiska (np. będzie uzupełniony pieczątką imienną). Niespełnienie wymogów dotyczących numeracji stron i sposobu skompletowania (niestanowiących o treści oferty) nie będą podstawą do odrzucenia oferty i nie będą obciążały Zamawiającego. 9. Oferty powinny być zaadresowane do Zamawiającego: External Services Sp. z o.o., Złotniki, ul. Krzemowa 1, Suchy Las k. Poznania, oraz opatrzone nazwą i dokładnym adresem Wykonawcy 10. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę, pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty, przed upływem terminu składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu ofert musi być oznaczone jak w punkcie 9 oraz dodatkowo opisane zmiana lub wycofane.

8 11. Wykonawca nie może wycofać oferty ani wprowadzić zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert. IX. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT: 1. Ofertę należy przesłać na adres Zamawiającego tak, aby została przez niego otrzymana nie później niż 14 dni od daty ukazania się ogłoszenia, licząc od dnia następnego. 2. Wszystkie oferty otrzymane po wymienionym wyżej terminie zostaną odrzucone. X. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU WYKONANIA DOSTAWY: 1. Zamawiający niezwłocznie wskaże sposób zakupu i termin dostawy przedmiotu niniejszego zamówienia. 2. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od realizacji zamówienia lub nie będzie w stanie dotrzymać terminu wykonania, Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. XI. POSTANOWIENIA DODATKOWE. 1. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej specyfikacji będą miały zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego. Spis załączników do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia Załącznik Nr 1 - Oświadczenie Wykonawcy

9 (pieczęć firmowa wykonawcy) Załącznik Nr 1 Wzór OŚWIADCZENIE Składając ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia na dostawę oprogramowania do naliczania wynagrodzeń Easy Pay oświadczamy, co następuje: 1. Jesteśmy uprawnieni do wykonywania działalności lub czynności w zakresie objętym przedmiotem zamówienia, zgodnie z wymaganiami ustawowymi, 2. Posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujemy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 3. Znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, 4. Nie podlegamy wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych.... miejscowość i data podpis uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy