ZAPYTANIE OFERTOWE. OŚRODEK SPORTU I REKREACJI SP. ZO.O. kieruje zapytanie ofertowe na zadanie:

Transkrypt

1 Znak sprawy 2/OSIR/2015 ZAPYTANIE OFERTOWE OŚRODEK SPORTU I REKREACJI SP. ZO.O. kieruje zapytanie ofertowe na zadanie: Środa Śląska r. 1. Zamawiający: Ośrodek Sportu i Rekreacji Sp. z o.o. W Środzie Śląskiej z siedzibą przy ul. Winogronowej Tryb zamówienia: wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, postępowanie jest prowadzone na podstawie art. 4, pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) 3. Nazwa zadania: Obsługa kadrowo płacowa OSIR sp. z o.o. ul.winogronowa 34, Środa Śląska: 4. Opis przedmiotu zamówienia: zakres prac obejmuje Obsługa kadrowo-płacowa prowadzona na systemach należących do Wykonawcy i w siedzibie wykonawcy ( kompleksowe przekazanie wszystkich spraw kadrowo-płacowych ). Stan umów czynnych na dzień r.:umowy o pracę-31, umowy, umowy zlecenia-24, ponadto umowy zamknięte w trakcie roku 2015 ( 1 umowa o pracę, 6 umów o dzieło, 3 umowy zlecenia ) KADRY 1.Prowadzenie dokumentacji kadrowej (akt osobowych) zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz indywidualnymi potrzebami Zamawiającego. 2.Przygotowywanie i drukowanie, według uzgodnionych wzorów, dokumentów kształtujących stosunek pracy (umowy o pracę, informacje do umowy o pracę, porozumienia, wypowiedzenia, oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia, oświadczenia o przekazaniu pracownika w związku z przejściem zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę). 3.Wystawianie świadectw pracy w związku z ustaniem stosunku pracy z pracownikiem. 4.Ustalanie uprawnień do urlopów wypoczynkowych, macierzyńskich i wychowawczych oraz urlopów dodatkowych. 5.Ustalanie uprawnień do wypłaty odpraw,odszkodowań i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop. 6.Dokonywanie zgłoszeń i wyrejestrowań w zakresie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w stosunku do osób zatrudnionych u Zamawiającego. 7.Prowadzenie ewidencji absencji na podstawie danych źródłowych otrzymanych od Zamawiającego. 8.Sporządzanie harmonogramów okresowych badań lekarskich. 9.Dostarczanie danych kadrowych do sprawozdań statystycznych. PŁACE 1.Naliczanie wynagrodzenia za pracę, wynikającego z umowy o pracę i z zakładowych zasad wynagrodzenia (z pominięciem akordu), wraz z przysługującymi dodatkami, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i w oparciu o dane źródłowe otrzymane od Zamawiającego (karty pracy, zestawienia godzin nadliczbowych, decyzje o wypłacie premii uznaniowej, itp 2.Naliczanie wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, za okres urlopu wypoczynkowego oraz za inne okresy nieobecności, za które przysługuje wynagrodzenie. 3.Naliczanie odpraw, odszkodowań i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz innych świadczeń przysługujących zwalnianym pracownikom. 4.Ustalanie prawa i naliczanie należnych zasiłków z ubezpieczenia społecznego, tj. zasiłków chorobowych, macierzyńskich. 5.Naliczanie i potrącanie składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 6.Naliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych. 7.Prowadzenie ewidencji wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia społecznego. 8.Dokonywanie potrąceń związanych z zadłużeniem pracownika Zamawiającego, na podstawie dokumentów źródłowych otrzymanych od Zamawiającego. 9.Sporządzanie list płac oraz pasków wynagrodzeń.

2 10.Przelewanie wynagrodzeń na rachunki pracowników 11.Sporządzanie i przekazywanie w uzgodnionej formie informacji dla księgowości Zamawiającego. 12.Sporządzanie deklaracji rozliczeniowej, imiennych raportów miesięcznych oraz ich przesyłanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. 13.Sporządzanie w uzgodnionej formie przelewów oraz dokumentów wypłat kasowych z tytułu wynagrodzeń za pracę 14.Sporządzanie raportów zgodnych z wzorami rocznych informacji PIT-11 i rocznych obliczeń podatku PIT Sporządzanie raportów zgodnych z wzorem rocznych informacji PIT-8AR i PIT 8C 16.Sporządzanie raportów zgodnych z wzorem rocznych informacji PIT 17.Sporządzanie i przesyłanie do ZUS informacji rocznych. 18.Dostarczanie danych płacowych do sprawozdań statystycznych ORAZ 19.Prowadzenie dokumentacji w zakresie ewidencjonowania i rozliczania umów w ramach stosunków cywilnoprawnych 20.Naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac z funduszu bezosobowego oraz przelewanie na rachunki zleceniobiorców 21.Sporządzanie, w uzgodnionej formie, przelewów, przekazów oraz dokumentów wypłat kasowych 22.Dokonywanie zgłoszeń i wyrejestrowań w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego 23.Rozliczanie z ZUS i US 24.Sporządzanie PIT-ów rocznych dla obsługiwanych zleceniobiorców 25.Raportowanie dla klienta 26. Bieżąca sprawozdawczość kadrowo-płacowa : a) imienne i sumaryczne zestawienie z funduszu bezosobowego b) zestawienie godzin nadliczbowych c) wykaz kont bankowych pracowników d) rejestry księgowe-pk e) zbiorówki list płac :1. z datą wypłaty i datą kosztów, 2. zaewidencjonowanych, 3. wypłaconych wg.daty wypłaty i daty kosztów, 4.z podziałem na fundusze f) zestawienie potrąceń-pk g) paski alfabetycznie oraz na MPK, kasa z podziałem na MPK h) polecenia przelewu i) informacje o stanie zatrudnienia ( do wyboru ; czynni i zamknięte umowy ) z płacami lub bez, wg struktury lub bez, z podziałem na rodzaj umów j) wykaz nieobecności k) wykaz z datą ważności badań okresowych, ważność orzeczeń o niepełnosprawności, barki szkoleń BHP l) wykaz urlopów m) pracownicy przyjęci i zwolnieni w danym czasie n) statystyka zatrudnienia z podziałem na płeć, wskażnik niepełnosprawności o) średnie zatrudnienie w danym okresie, lista pracowników na dzień, pracownicy z podziałem na stanowiska p)dane osobowe pracowników zatrudnionych,wykaz zatrudnienia wg wykształcenia oraz inne dane dodatkowe dla potrzeb pracodawcy. 5. Miejsce i termin złożenia ofert: ofertę należy złożyć do dnia r do godz w siedzibie Ośrodka Sportu I Rekreacji Sp. zo.o. przy ul. Winogronowej 34 1) W przypadku składania ofert drogą pocztową (przesyłka polecona lub poczta kurierska), przesłania na prezes@sredzkiparkwodny.pl, za termin jej złożenia przyjęty będzie dzień i godzina otrzymania oferty przez zamawiającego. 2) Wszystkie oferty otrzymane przez zamawiającego po podanym powyżej terminie zostaną odrzucone i nie będą oceniane.

3 3) W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od każdego oferenta dodatkowych informacji i wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 6. Termin wykonania zamówienia: r, 7. Miejsce i sposób uzyskania informacji dotyczących przygotowanej oferty: Dodatkowe wyjaśnienia i informacje dotyczące zamówienia można otrzymać w godz. od 09:00 do 14:00 pod wymienionym niżej numerem telefonu, lub osobiście w siedzibie zamawiającego: a) w sprawach dotyczących przedmiotu zamówienia: Jacek Błaszkiewicz-Prezes Zarządu Ośrodka Sportu i Rekreacji Sp. z o.o. w Środzie Śląskiej tel b) w sprawach dotyczących spraw formalno-prawnych Jacek Błaszkiewicz Prezes Zarządu Ośrodka Sportu i Rekreacji Sp. z o.o. w Środzie Ślaskiej tel Kryterium wyboru ofert: 100% cena netto 1) Oferowana cena musi uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia. Wynagrodzenie z wykonania obsługi kadrowo płacowej określonej w pkt 4 niniejszego zapytania ofertowego będzie wynagrodzeniem ryczałtowym. 2) W trakcie trwania umowy wynagrodzenie może ulegać zmianie tylko ze względu na skalę biznesu. Wynagrodzenie nie może być zależne od liczby czynności ( np.generowanych raportów czy wydanych zaświadczeń ) 3) Cena oferty winna być liczona do dwóch miejsc po przecinku. 4) Zamawiający oceniać będzie jedynie oferty spełniające wymagania określone w niniejszym zapytaniu ofertowym. Oferty nie spełniające tych warunków zostaną odrzucone. 9. Wykaz dokumentów, jakie należy dołączyć do oferty: 1) Upoważnienie osoby podpisującej ofertę do reprezentowania firmy (w oryginale lub kserokopii poświadczonej własnoręcznym podpisem Wykonawcy z adnotacją za zgodność kopii z oryginałem na każdej stronie dokumentu), zgodnie ze sposobem reprezentacji oferenta określonym we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej, właściwym dla formy organizacyjnej firmy. 2) Jeżeli podpisy na ofercie nie wynikają między innymi z odpisu lub wyciągu z właściwego rejestru lub ewidencji wymagane jest załączenie pełnomocnictwa w oryginale do składania podpisów w imieniu składającego ofertę. 3) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert; 10. Sposób przygotowania oferty: 1) Ofertę wraz z załącznikami należny sporządzić w formie pisemnej lub przesłać na prezes@sredzkiparkwodny.pl.ofertę w formie pisemnej należy umieścić w zaklejonej kopercie i opisać w następujący sposób nazwa i adres zamawiającego, nazwa i adres wykonawcy, z adnotacją Obsluga kadrowo-płacowa OSIR sp. z o.o. ul.winogronowa 34, Środa Śląska 2) Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej, właściwym dla formy organizacyjnej firmy lub pełnomocnika. 3) Za podpisanie uznaje się własnoręczny podpis w sposób wyrażający oświadczenie woli zgodnie z postanowieniami Kodeksu Cywilnego. 4) Zamawiający zażąda przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii upoważnienia osoby podpisującej ofertę do reprezentowania firmy wtedy, gdy przedstawiona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości, a Zamawiający nie może sprawdzić jej prawdziwości w inny sposób. 5) Cenę oferty należy określić w wysokości netto z uwzględnieniem wszystkich zaleceń Zamawiającego, o których mowa w niniejszym zapytaniu ofertowym. 6) Wykonawca nie może wprowadzić zmian i uzupełnień do oferty po upływie terminu do składania ofert. 7) Wykonawca w złożonej ofercie poda numer faksu lub pod który zamawiający prześle zawiadomienie o wynikach przeprowadzonego postępowania. 11. Formalności zamawiającego dopełnione po wyborze najkorzystniejszej oferty: 1) Następnego dnia po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadomi wszystkich

4 wykonawców, którzy złożyli oferty, o wynikach przeprowadzonego postępowania za pośrednictwem faksu lub poczta elektroniczną 2) Zamawiający zawrze z wykonawcą wyłonionym w niniejszym zapytaniu ofertowym umowę na realizację zadania, której projekt zostanie przedstawiony po rozpatrzeniu ofert, nie później niż w terminie 2 dni od dnia skutecznego powiadomienia oferentów za pośrednictwem -em o wynikach przeprowadzonego postępowania....

5 Znak sprawy 2/OSIR/2015 Załącznik Nr 1 do zapytania ofertowego I. Nazwa i adres zamawiającego: O F E R T A Zamawiający Ośrodek Sportu i Rekreacji Sp z o.o. Adres zamawiającego : Środa Śląska Tel: w.110, kom prezes@sredzkiparkwodny.pl II. Nazwa przedmiotu zamówienia : na Obsługa kadrowo płacowa OSIR sp. z o.o. ul.winogronowa 34, Środa Śląska : III. Podstawa prawna : art. 4, pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) IV. Nazwa i adres wykonawcy: nawiązując do zapytania ofertowego, a także po zapoznaniu się z zakresem prac niżej podpisani, reprezentujący :.. NIP Regon.. Nr telefonu... Nr fax Adres strony internetowej.... Adres poczty elektronicznej. oświadczam(y) że : 1. Uzyskałem informacje konieczne do przygotowania i złożenia oferty. 2. Zawarty w zapytaniu ofertowym projekt umowy akceptuję i zobowiązuję się w przypadku wyboru mojej oferty do zawarcia umowy w miejscu i terminie wyznaczonym przez zamawiającego. V. W nawiązaniu do zapytania ofertowego oferuję wykonanie przedmiotu niniejszego zamówienia w zakresie i na zasadach określonych w zapytaniu ofertowym za cenę ryczałtową: V.1.Cena ryczałtowa za cały przedmiot zamówienia ( łącznie z podatkiem VAT) :... zł słownie :...zł w tym : kwota netto (bez podatku VAT) :... zł słownie :...zł podatek VAT ( % ) :... zł Oświadczam, że : 1) zadeklarowana cena ryczałtowa zawiera podatek VAT w należnej wysokości oraz wszystkie koszty składające się na realizację z należytą starannością niniejszego zamówienia, na warunkach określonych w zapytaniu ofertowym. 2) uważam się za związanego złożoną ofertą przez okres 15 dni licząc od upływu terminu do składania ofert wraz z tym dniem, 3) Zobowiązuję się do wykonania przedmiotu zamówienia w terminie Załącznikami do niniejszej oferty są : 1* 1) Upoważnienie osoby podpisującej ofertę do reprezentowania firmy (w oryginale lub kserokopii poświadczonej własnoręcznym podpisem Wykonawcy z adnotacją za zgodność kopii z oryginałem na każdej stronie dokumentu), zgodnie ze sposobem reprezentacji oferenta określonym we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej, właściwym dla formy organizacyjnej firmy. 2) Jeżeli podpisy na ofercie nie wynikają między innymi z odpisu lub wyciągu z właściwego rejestru lub ewidencji wymagane jest załączenie pełnomocnictwa w oryginale do składania podpisów w imieniu składającego ofertę. 3) oświadczenie potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu (nr1) załącznik nr 2 do

6 zapytania ofertowego, 4) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (nr2) załącznik nr 3 do zapytania ofertowego, 5) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert; 6) w przypadku złożenia oferty przez osoby fizyczne- aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, 7) wypełniony i podpisany kosztorys ofertowy Zamawiający dopuszcza złożenie kosztorysu ofertowego uproszczonego.... / pieczęć i podpis upoważnionego przedstawiciela wykonawcy/ Miejscowość... dn r. 1* Niepotrzebne skreślić 2** W przypadku zastrzeżenia w ofercie informacji należy wymienić informacje zastrzeżone do udostępniania oraz zabezpieczyć je zgodnie z postanowieniami siwz.

7 Znak sprawy 2/OSIR/ dnia... /Miejscowość/ Załącznik Nr 2 do zapytania ofertowego Oświadczenie nr 1 w trybie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zmianami) Nazwa wykonawcy: Adres wykonawcy : Nr tel.... Nr fax.... Oświadczam, że spełniam warunki dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 2) posiadania wiedzy i doświadczenia, 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej.... / pieczęć i podpis upoważnionego przedstawiciela wykonawcy/

8 Znak sprawy 2/OSIR/2015 Załącznik Nr 3 do zapytania ofertowego...dnia... /Miejscowość/ Oświadczenie nr 2 o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania w trybie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zmianami) Nazwa wykonawcy: Adres wykonawcy : Nr tel.... Nr fax.... Oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zmianami).... Nazwa i adres wykonawcy Imienna pieczątka i podpis (lub pieczątka firmowa) (osoby upoważnionej lub osób upoważnionych)

9