Zapytanie ofertowe nr 3/08/2017

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe nr 3/08/2017 Białystok, 19 sierpnia 2017 r. I. ZAMAWIAJĄCY Centrum Promocji Innowacji i Rozwoju ul. Lniana 41, Białystok (Koordynator Klastra Obróbki Metali) II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zapytania, przeprowadzanego zgodnie z zasadą konkurencyjności, jest zamówienie usług związanych z internacjonalizacją Klastra Obróbki Metali i firm członkowskich poprzez realizację usług obejmujących Kody CPV zamówienia: Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw, Usługi organizowania podróży służbowych, Usługi hotelarskie Usługi w zakresie transportu drogowego Zamówienie w ramach realizacji projektu Inteligentna Super fabryka Wzrost międzynarodowej konkurencyjności Klastra Obróbki Metali w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, Poddziałanie Umiędzynarodowienie Krajowych Klastrów Kluczowych. Na zamówienie składają się następujące usługi: 1. Organizacja wystąpienia na Międzynarodowych Targach ELMIA Subcontractor, Jönköping Szwecja, r. obejmująca: 1.1 Zakup wewnętrznej powierzchni wystawienniczej o wielkości 30 m 2 z obowiązującymi opłatami rejestracyjnymi i wpisem do katalogu targowego dla 3 podmiotów oraz zabudową stoiska targowego w standardzie wyposażenia: 3 lady recepcyjne, 3 wysokie witryny, 3 stojaki na foldery, 3 stoły, 9 krzeseł, min 2 loga każdego z wystawców na elementach zabudowy i wyposażenia stoiska, wyodrębnione elementy konstrukcyjne i graficzne (przewyższenia) wspólnej prezentacji Klastra Obróbki Metali, elementy graficzne wystąpienia narodowego, dostęp do wspólnego wydzielonego zaplecza gospodarczego wyposażonego w regały, szafkę, wyposażenie kuchenne), przyłącze elektryczne do stoiska oraz 4 gniazda elektryczne przy ladach i na zapleczu, oświetlenie stoiska punkt świetlny min. 200 W na 3 m2. Lokalizacja stoiska powinna znajdować się w hali przeznaczonej przez Organizatora na branży podwykonawstwa przemysłowego subcontracting 1.2 Transport osób poprzez zakup 4 biletów lotniczych na trasie Warszawa-Göteborg, wylot r., powrót r., lot bezpośredni oraz usługa transportu osób poprzez wynajem samochodu na trasie Göteborg-Jönköping- Göteborg i z powrotem oraz na trasie hotel-miejsce wystawy - hotel w trakcie trwania targów z limitem dziennym 160 km 1.3 Zakup noclegu dla 4 osób, pokoje jednoosobowe, w hotelu o standardzie min. 3-gwiazdkowym, w terminie (6 dób), odległość od miejsca targów max 60 km. 1.4 Zakup usługi transportu eksponatów na trasie Białystok Jönköping Białystok, dostawa i rozładunek eksponatów na targi w dniu r. odbiór eksponatów z targów i załadunek r.. obejmująca przesyłkę o wadze ok. 200 kg, kubatura ok. 2 m3. usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia. 2. Organizacja wystąpienia na Międzynarodowych Targach budowlanych NORDBAU, r., Neumünster Niemcy obejmująca: 2.1 Zakup wewnętrznej powierzchni wystawienniczej o wielkości 12 m 2 w lokalizacji szeregowej obowiązującymi opłatami rejestracyjnymi i wpisem do katalogu targowego oraz zabudową i wyposażeniem stoiska z przyłączem elektrycznym zapewniającym prawidłową pracę stoiska, Wyposażenie stoiska: 1 stół, 4 krzesła, zamykana lada informacyjna, stołek barowy 1 szt., oświetlenie stoiska 1 pkt świetlny na każde 2 m2 stoiska, logo firmy, zaplecze gospodarcze 1-1,5 m2 z regałem lub półkami, stojak na foldery 1 szt., wykonanie plansz informacyjnych lub antyram o pow. 1 m2 6 szt., TV do prezentacji mocowany do ściany przekątna min 37 cali. Lokalizacja stoiska powinna znajdować się w sektorze obejmującym wykonawców konstrukcji stalowych i przemysłowych.

2 2.2 Transport osób poprzez zakup 3 biletów lotniczych na trasie Warszawa-Hamburg-Warszawa, przelot bezpośredni wylot r., powrót r. oraz zapewnienie transportu lokalnego na trasie Hamburg Neumünster- Hamburg oraz na trasie hotel-miejsce wystawy w trakcie trwania targów w terminie r. 2.3 Zakup noclegu dla 3 osób, pokoje jednoosobowe, w hotelu w Neumünster o standardzie min. 3- gwiazdkowym, w terminie (5 dób), dogodne położenie względem miejsca targów (max. 30 min. Jazdy samochodem) 2.4 Zakup usługi transportu eksponatów na trasie Białystok Neumünster Białystok, dostawa i rozładunek eksponatów na targi w dniu r. odbiór eksponatów z targów i załadunek r.. obejmująca przesyłkę o wadze ok. 500 kg, kubatura ok. 3 m3. usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia. 3. Kompleksowa organizacja wyjazdu przedstawicieli przedsiębiorcy na Międzynarodowe Targi Marmomac, Werona Włochy r. obejmująca: 3.1. Przelot 2 os. na trasie Warszawa-Mediolan Bergamo i z powrotem, wylot r., powrót r., lot bezpośredni oraz usługa transportu osób poprzez wynajem samochodu na trasie zapewnienie Mediolan-Werona-Mediolan oraz na trasie hotel-miejsce - hotel wystawy w trakcie trwania targów z limitem dziennym 150 km Zakup noclegu dla 2 osób w Weronie, pokoje jednoosobowe, w hotelu o standardzie min. 3- gwiazdkowym, w terminie lokalizacja hotelu, nie dalej niż 3km od ścisłego centrum miasta. 4. Kompleksowa organizacja wyjazdu przedstawicieli klastra w światowej wystawie EXPO ASTANA w Kazachstanie w dniach r. obejmująca: 4.1 Przelot 2 os. na trasie Warszawa Astana Warszawa, wylot powrót r., maks. 1 przesiadka z czasem oczekiwania max 6 h, usługa transportu lokalnego na trasie lotnisko hotel- lotnisko, oraz przejazdy w trakcie pobytu na trasie hotel wystawa / kongres hotel 4.2 Zakup noclegu dla 2 osób, pokoje jednoosobowe o standardzie min. 3-gwiazdkowym, w terminie (4 doby), dogodne położenie względem miejsca wystawy (max. 20 min. jazdy samochodem) 4.3 Zakup biletów wstępu na wystawę Expo w okresie pobytu dla 2 os., oraz biletów stepu na inne imprezy towarzyszące wystawie typu kongres, spotkania B2B. 5. Organizacja udziału przedstawicieli klastra w 5th Cluster Matchmaking Conference w Stuttgarcie, Niemcy w dniach r. obejmująca: 5.1 Przelot 2 os. na trasie Warszawa Stuttgart Warszawa, wylot powrót r., lot bezpośredni, usługa transportu lokalnego na trasie lotnisko hotel- lotnisko, oraz przejazdy w trakcie pobytu na trasie hotel kongres hotel 5.2 Zakup noclegu dla 2 osób, pokoje jednoosobowe o standardzie min. 3-gwiazdkowym, w terminie (2 doby), dogodne położenie względem miejsca kongresu (max. 30 min. jazdy samochodem) III. TERMIN REALIZACJI USŁUG Terminy realizacji usług zgodnie z opisem charakterystyki danej usługi, określonych w pkt. II. Opis przedmiotu zamówienia. IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Do udziału w postępowaniu będą dopuszczeni Wykonawcy, którzy: 1.1 posiadają status podmiotu czynnie prowadzącego działalność gospodarczą, tj. posiadają wpis do ewidencji CEIDG/KRS; 1.2 nie znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej, która uniemożliwiałaby prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia; 1.3 nie podlegają wykluczeniu w związku z kapitałowym lub osobowym powiązaniem z Zamawiającym; 1.4 dysponują odpowiednią wiedzą i doświadczeniem niezbędnym do wykonania zamówienia; warunek ten spełnią Wykonawcy, którzy będą w stanie wykazać, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, należycie zrealizowali co najmniej spełnienie wymogu łącznie: 3 usług obejmujących swoim zakresem organizację ekspozycji i zabudowy stoisk/stoiska targowego o pow. min. 15 m 2 na

3 imprezie prezentacyjnej oraz min. 3 usług organizacji wyjazdu osób na zagraniczne konferencje lub kongresy. Warunek ten powinien być spełniony łącznie. Udokumentowanie tego faktu nastąpi poprzez przedłożenie referencji lub protokołu wykonania usługi podpisanego przez odbiorcę. 2. W celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu: 2.1 określonych w pkt Wykonawca wypełni formularz zgodnie z Załącznikiem nr 2 Oświadczenia Wykonawcy i załączy do oferty wraz z wyciągiem z ewidencji CEIDG/KRS; 2.2 określonych w pkt. 1.4 Wykonawca załączy do oferty listy referencyjne lub protokoły odbioru wykonania usługi podpisane przez odbiorcę usługi. V. KRYTERIA WYBORU OFERTY ORAZ SPOSÓB OCENY OFERTY 1. Zamawiający dokona oceny ofert, które spełniają warunki udziału w postepowaniu, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert: l.p Kryterium Waga kryterium (%) Max. liczba punktów 1 Cena (C) 70% 70 2 Koncepcja projektu i aranżacji stoiska (A) 30% Liczba punktów, przyznanych każdej z ocenianych ofert, obliczona zostanie według wzoru: - LP = C + A, gdzie: - LP łączna ilość punktów przyznanych ofercie, - C liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium Cena, - A liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium Koncepcja projektu i aranżacji stoiska Liczba punktów w kryterium Cena obliczona zostanie wg wzoru: - C = Cmin / Cbad x 70 pkt., gdzie: - C liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium Cena, - Cmin cena brutto oferty o najniższej oferowanej cenie, - CIbad cena brutto oferty badanej Liczba punktów w kryterium Koncepcja aranżacji stoiska. Komisja oceniająca projekt może przyznać do 30 pkt. za przedstawienie aranżacji wnętrza i koncepcji funkcjonalności ustawienia ekspozycji w formie wizualizacji 3D. Oferta, która uzyska największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą. VI. MIEJSCE, TERMIN ORAZ FORMA SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę należy: 1.1. przygotować zgodnie z Załącznikiem nr 1 Wzór formularza, 1.2. w języku polskim, 1.3. podpisać przez osoby upoważnione do podpisania oferty w imieniu Wykonawcy 1.4. i wraz z wszystkimi wymaganymi załącznikami dostarczyć do dnia: włącznie drogą elektroniczną na adres: biuro@metalklaster.pl, 1.6. lub osobiście na adres ul. Żurawia 71 lok. 2.05, Białystok (do godz ). 2. Oferty złożone po tym terminie lub bez wymaganych załączników nie będą rozpatrywane. VII. MOŻLIWOŚĆ SKŁADANIA OFERT CZĘŚCIOWYCH 1. Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych. VIII. CZAS ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Wykonawca jest związany przedłożoną ofertą przez okres 7 dni od dnia upływu terminu składania ofert. IX. WYMAGANE DOKUMENTY 1. Oferta na wykonanie usługi, zgodnie z Załącznikiem nr 1 Wzór formularza, 2. Załącznik nr 2 Oświadczenia Wykonawcy wraz z wyciągiem z ewidencji CEIDG/KRS, 3. Listy referencyjne lub protokoły odbioru wykonania usługi podpisanymi przez odbiorcę usługi, zgodnie z pkt. IV Projekt stoiska i jego wizualizacja 3D. X. OSOBY DO KONTAKTU

4 1. Osobą do kontaktu jest p. Janusz Poulakowski, tel XI. INNE INFORMACJE DOTYCZĄCE POSTĘPOWANIA I UMOWY 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, w szczególności jeżeli złożone oferty przekraczają wartość przewidzianą w budżecie projektu na wykonanie przedmiotu zamówienia. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do umowy z przyczyn niezależnych od zamawiającego, których nie udało się przewidzieć na etapie przygotowania zapytania. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia Wykonawcy zamówienia uzupełniającego do przedmiotu zamówienia. 5. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: 5.1. Płatność przelewem w terminie 21 dni od otrzymania faktury VAT Płatność po potwierdzeniu przez zamawiającego prawidłowego wykonania usługi lub jej części, określonej w Pkt. II 1-3 Zapytania, w drodze protokołu odbioru W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość otrzymania przez wykonawcę zaliczki na poczet wykonania usługi. 6. Jeżeli wykonawca usługi dokona wyboru miejsca zakwaterowania w miejscu mogącym narazić delegowanych przedstawicieli firmy na zagrożenie życia, zdrowia, miejscu odbiegającym od norm bezpieczeństwa w danym mieście może stanowić to podstawę do nie wypłacenia wynagrodzenia za wykonaną usługę. Powyższy fakt powinien być zgłoszony wykonawcy nie później niż dzień od wystąpienia okoliczności. XII. ZAŁĄCZNIKI 1. Załącznik nr 1 Wzór formularza, 2. Załącznik nr 2 Oświadczenia Wykonawcy,

5 (pieczęć firmowa).... (miejscowość, data) Załącznik nr 1 Wzór formularza W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 3/08/2017 Centrum Promocji Innowacji i Rozwoju składamy ofertę na wykonanie przedmiotu zamówienia: l.p. Usługa Cena netto PLN Cena brutto PLN 1. Organizacja wystąpienia na targach ELMIA, Jönköping Szwecja, Zakup wewnętrznej powierzchni wystawienniczej z zabudową, wyposażeniem i opłatami targowymi, zgodnie z pkt. II 1.1 zapytania 1.2. Transport osób poprzez zakup 4 biletów lotniczych i usługi transportu przedstawicieli zgodnie z pkt. II 1.2 zapytania 1.3. Zakup noclegu dla 4 zgodnie z pkt. II 1.3 zapytania 1.4 Zakup transportu eksponatów zgodnie z pkt. II 1.4 zapytania 2. Organizacja wystąpienia na targach NORDBAU, r., Neumünster 2.1. Zakup wewnętrznej powierzchni wystawienniczej z zabudową, wyposażeniem i opłatami targowymi, zgodnie z pkt. II 2.1 zapytania 2.2. Transport osób poprzez zakup 3 biletów lotniczych i usługi transportu przedstawicieli zgodnie z pkt. II 2.2 zapytania 2.3. Zakup noclegu dla 3 os. zgodnie z pkt. II 2.3 zapytania 2.4. Zakup transportu eksponatów zgodnie z pkt. II 2.4 zapytania 3. Organizacja wyjazdu na targi Marmomac, Werona Włochy Transport osób poprzez zakup 2 biletów lotniczych i usługi transportu przedstawicieli zgodnie z pkt. II 3.1 zapytania 3.2 Zakup noclegu dla 2 os. zgodnie z pkt. II 3.2 zapytania 4 Organizacja wyjazdu na wystawę EXPO ASTANA w Kazachstanie w dniach Transport osób poprzez zakup 2 biletów lotniczych i usługi transportu przedstawicieli zgodnie z pkt. II 4.1 zapytania 4.2 Zakup noclegu dla 2 os. zgodnie z pkt. II 4.2 zapytania 4.3 Zakup biletów wstępu dla 2 os. zgodnie z pkt. II 4.2 zapytania 5 Organizacja wyjazdu na 5th Cluster Matchmaking Conference w Stuttgarcie Transport osób poprzez zakup 2 biletów lotniczych i usługi transportu przedstawicieli zgodnie z pkt. II 5.1 zapytania 5.2 Zakup noclegu dla 2 os. zgodnie z pkt. II 5.2 zapytania ŁĄCZNIE Słownie netto PLN: Słownie brutto PLN:. Powyższa oferta złożona jest z terminem ważności 7 dni od dnia upływu terminu składania ofert.. pieczęć i podpis osoby upoważnionej

6 Załącznik nr 2 Oświadczenia Wykonawcy Nazwa i adres Wykonawcy Niniejszym oświadczam, iż firma, którą reprezentuję spełnia warunki przetargu polegające na: 1) posiadaniu statusu podmiotu czynnie prowadzącego działalność gospodarczą, tj. posiada wpis do ewidencji CEIDG/KRS, 2) nie znajdowaniu się w sytuacji ekonomicznej i finansowej, która uniemożliwiałaby prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia, 3) nie podleganiu wykluczeniu w związku z kapitałowym lub osobowym powiązaniom z Zamawiającym, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Dla wykazania spełnienia wymagania określonego w pkt. 1) dotyczącego wpisu do ewidencji CEIDG/KRS przedkładam wyciąg z ewidencji CEIDG/KRS. Ponadto oświadczam, iż zapoznałem/-łam się z treścią zapytania i warunkami zamówienia i zobowiązuję się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy na warunkach określonych, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. (miejsce i data).. (podpis osoby upoważnionej)