Ad.1.Otwarcie posiedzenia i stwierdzenie prawomocności obrad.

Transkrypt

1 Protokół Nr 20/08 z posiedzenia Komisji Spraw Obywatelskich, Administracji oraz Inwentaryzacji Mienia Komunalnego odbytego w dniu 10 października 2008 r. (godz ) Posiedzenie komisji odbyło się w gmachu Urzędu Miejskiego w Sosnowcu, przy Al. Zwycięstwa 20, w sali nr 307. W posiedzeniu uczestniczyło 10 radnych oraz 3 zaproszonych gości. Listy obecności stanowią załączniki nr 1 i nr 2 do protokołu. Ad.1.Otwarcie posiedzenia i stwierdzenie prawomocności obrad. Przewodniczący Z. Witkowski otworzył posiedzenie i na podstawie listy obecności stwierdził jego prawomocność. Powitał członków komisji oraz zaproszonych gości. Ad.2.Zatwierdzenie porządku dziennego posiedzenia. Przewodniczący Z. Witkowski przedstawił projekt porządku dziennego i wobec braku propozycji zmian, poddał go pod głosowanie. W wyniku głosowania: za - 9, przeciw - 0, wstrzymało się - 0, porządek dzienny został przyjęty i przedstawia się następująco: 1. Otwarcie posiedzenia i stwierdzenie prawomocności obrad. 2. Zatwierdzenie porządku dziennego posiedzenia. 3. Przyjęcie protokołu Nr 19/08 z 09 września 2008 r. 4. Elektroniczny obieg dokumentów. 5. Informacja związana z wdrażaniem systemu SEKAP. 6. Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Urzędu Miejskiego przez Kancelarię Ogólną oraz punkt wysyłki korespondencji za pośrednictwem Poczty Polskiej i gońców. 7. Sprawy bieżące. 7.1.Odpowiedź na wniosek nr 5/08 z posiedzenia Komisji w dniu 2 lipca 2008 r. w sprawie rozpatrzenia możliwości ustanowienia w Sosnowcu oddziału terenowego Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego. 7.2.Odpowiedź na wniosek nr 7/08 z posiedzenia Komisji w dniu 9 września 2008 r. w sprawie zakupu profesjonalnego sprzętu do nagrywania posiedzeń komisji RM. 1

2 7.3.Odpowiedź na wniosek nr 8/08 z posiedzenia Komisji w dniu 9 września 2008 r. w sprawie zakupu sprzętu do liczenia głosowań na sesjach RM. 7.4.Informacja Przewodniczącego RM o nowym wzorze listy obecności. 7.5.Odpowiedź na wniosek 2/08 dotyczący rozwiązania problemu podwójnej numeracji budynku przy ul. Braci Mieroszewskich 122. Ad.3.Przyjęcie protokołu: Nr 19/08 z 9 września 2008 r. Ponieważ nie zgłoszono uwag do protokołu, przewodniczący poddał go pod głosowanie. W wyniku głosowania, w którym udział wzięło 9 radnych, w tym: za: 9, przeciw: 0, wstrzymało się: 0, protokół nr 19/08 z dnia 9 września 2008 r. został zatwierdzony. Ad.4.Elektroniczny obieg dokumentów. Przewodniczący Z.Witkowski poinformował, że wszyscy członkowie komisji otrzymali obszerną informację pisemną (załącznik nr 3). Sekretarz Miasta M.Kondek i Inspektor Administrator Elektronicznego Obiegu Dokumentów T. Zygoń przedstawili prezentację praktycznej obsługi systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów Office Objects DocMan. Przewodniczący Z.Witkowski zapytał, czy system ten daje możliwość śledzenia toku załatwiania spraw przez mieszkańców miasta. Sekretarz Miasta M.Kondek poinformował, że obecnie Urząd znajduje się na końcowym etapie wstępnego wdrażania możliwości korzystania z tego systemu poprzez miejską stronę internetową w taki sposób, że mieszkaniec znając numer swojego pisma będzie mógł prześledzić tok jego załatwiania. Pan T. Zygoń dodał, że mieszkaniec będzie mógł w ten sposób uzyskać następujące informacje: kiedy pismo zostało zarejestrowane, numer pisma w wydziale, wydział, do którego pismo zostało skierowane, nazwa sprawy, w której pismo zostało zarejestrowane, nazwisko referenta prowadzącego sprawę i jego numer telefonu. Radny T.Jamrozy zapytał, kiedy możliwy będzie dostęp mieszkańców do tego systemu. Pan T. Zygoń stwierdził, że powinno to nastąpić od początku przyszłego roku. 2

3 Radny Z.Muszyński zapytał, czy wgląd przez mieszkańców dotyczyć będzie tylko pism złożonych w formie elektronicznej. Pan T. Zygoń wyjaśnił, że dotyczyć będzie wszystkich pism, a informację będzie można uzyskać na podstawie nadanego numeru kancelaryjnego pisma. Radny Z.Muszyński zapytał, czy istnieje korelacja pomiędzy Systemem Elektronicznego Obiegu Dokumentów a Biuletynem Informacji Publicznej. Sekretarz Miasta M.Kondek wyjaśnił, że systemy te działają niezależnie. Radny T.Jamrozy stwierdził, że Elektroniczny Obieg Dokumentów DocMan nie wykluczył tzw. obiegu papierowego, dlatego uważa, że stwarza on tylko podwójną pracę. Radny Z.Muszyński zapytał, czy możliwa jest integracja Systemem Elektronicznego Obiegu Dokumentów DocMan z innymi systemami wewnątrz Urzędu. Sekretarz Miasta M.Kondek stwierdził, że w obecnych czasach wszystko jest możliwe, ale należy się liczyć z poniesieniem kosztów takiej indywidualnej integracji. Radny Z.Muszyński stwierdził, że taka integracja eliminowałaby część dotychczasowej pracy, tzn. raz wprowadzone dane można by wykorzystywać do różnych celów. Ad.5.Informacja związana z wdrażaniem systemu SEKAP. Sekretarz Miasta M.Kondek przedstawił informację, której treść stanowi załącznik nr 4 do protokołu. Radny Z.Muszyński przedstawił radnym prezentację funkcjonowania systemu SEKAP, w tym podpisu elektronicznego. Reasumując stwierdził, że na razie z systemu tego korzysta niewiele osób. Sekretarz Miasta M.Kondek poinformował, że w naszym Urzędzie ok. 20% stanowisk wyposażonych zostało w urządzenia umożliwiające załatwianie spraw drogą elektroniczną z wykorzystaniem podpisu elektronicznego, ale prowadzone są rozmowy ze spółką zarządzającą systemem SEKAP na temat wprowadzenia usługi, w której weryfikacji podpisu elektronicznego dokonywałaby sama spółka obsługująca system. Dodał, że z otrzymanej odpowiedzi wynika, iż obecnie nie ma takich prawnych możliwości. Radny T.Jamrozy stwierdził na podstawie własnych doświadczeń, że system SEKAP jest dużo lepszy od systemu DocMan. 3

4 Ad.6.Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Urzędu Miejskiego przez Kancelarię Ogólną oraz punkt wysyłki korespondencji za pośrednictwem Poczty Polskiej i gońców. Przewodniczący Z.Witkowski przypomniał, że wszyscy radni otrzymali szczegółową informację pisemną na ww. temat (załącznik nr 5 do protokołu). Naczelnik WAG R.Łydek przypomniał najważniejsze elementy systemu obsługi kancelaryjnej korespondencji przychodzącej i wychodzącej z naszego Urzędu, które opisane zostały w ww. informacji pisemnej. Przewodniczący Z.Witkowski podziękował za obszerną informację i stwierdził, że korzystanie z usług gońców oprócz niewątpliwego zysku finansowego, daje również pewność dostarczenia przesyłki do skutku. Radny A.Będzieszak zapytał, jak wygląda rekrutacja gońców i z jakich grup społecznych zgłaszają się kandydaci. Naczelnik WAG R.Łydek wyjaśnił, że gońcy należą do grupy pracowników pomocniczych i obsługi, czyli rekrutacja ich wyłączona jest z procedury konkursowej, więc osoby zatrudniane są na podstawie bazy wpływających ofert. Dodał, że większość gońców to studenci. Sekretarz Miasta M.Kondek przypomniał, że na początku zatrudniane były osoby w ramach prac interwencyjnych, na podstawie umowy z Powiatowym Urzędem Pracy. Przewodniczący Z.Witkowski zapytał, ile wynosi średnie miesięczne wynagrodzenie gońca. Naczelnik WAG R.Łydek poinformował, że wszyscy gońcy mają jednakową stawkę i wynagrodzenie wynosi zł brutto + premia miesięczna do 40%. Radny Z.Muszyński zapytał, jak wygląda kwestia dojazdów gońców do rejonów i na czym polega skuteczne doręczenie. Naczelnik WAG R.Łydek wyjaśnił, że rejony zostały wydzielone w taki sposób, aby gońcy nie musieli tracić zbyt dużo czasu na dojazdy i przejazdy w obrębie rejonu. Dodał, że skuteczne doręczenie polega na uzyskaniu podpisu na zwrotnym potwierdzeniu odbioru, ale nie tylko i wyłącznie od adresata, ale czasami współlokatora lub sąsiada i wówczas na potwierdzeniu umieszczona zostaje stosowna adnotacja. Wobec braku innych pytań przewodniczący przeszedł do realizacji dalszej części porządku dziennego. 4

5 Ad.7.Sprawy bieżące. Ad.7.1.Odpowiedź na wniosek nr 5/08 z posiedzenia Komisji w dniu 2 lipca 2008 r. w sprawie rozpatrzenia możliwości ustanowienia w Sosnowcu oddziału terenowego Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego. 5/08 w sprawie rozpatrzenia możliwości ustanowienia w Sosnowcu oddziału terenowego Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego, której tekst stanowi załącznik nr 6 do protokołu. Ad.7.2.Odpowiedź na wniosek nr 7/08 z posiedzenia Komisji w dniu 9 września 2008r. w sprawie zakupu profesjonalnego sprzętu do nagrywania posiedzeń komisji RM. 7/08 w sprawie zakupu profesjonalnego sprzętu do nagrywania posiedzeń komisji, której tekst stanowi załącznik nr 7 do protokołu. Radny J.Bosak nie zgodził się ze stwierdzeniem zawartym w przedstawionej odpowiedzi, że to radni zadecydowali o odstąpieniu od zakupu prezentowanego im sprzętu nagrywającego. Radny A.Chęciński przychylił się do stwierdzenia radnego J.Bosaka, stwierdzając, że ustalono wówczas, iż Urząd zapozna się jeszcze z innymi ofertami dostępnymi na rynku, dodając, że nigdy radni nie zaaprobowali odstąpienia od takiego zakupu. Radny K.Winiarski zwrócił uwagę, że wniosek komisji dotyczył projektu budżetu na rok 2009, a w uzyskanej odpowiedzi stwierdza się, że zakup takiego sprzętu nie zostanie ujęty w projekcie budżetu, ponieważ Wydział Administracyjno-Gospodarczy nie zgłosił takiego zapotrzebowania. Przewodniczący Z.Witkowski zauważył, że w przedstawionej informacji znajduje się również zapis mówiący, iż w sytuacji, gdyby okazało się, że zakup takiego sprzętu jest niezbędny, wówczas w budżecie miasta trzeba będzie wygospodarować stosowne środki finansowe. Ad.7.3.Odpowiedź na wniosek nr 8/08 z posiedzenia Komisji w dniu 9 września 2008r. w sprawie zakupu sprzętu do liczenia głosowań na sesjach RM. 8/08 w sprawie zakupu sprzętu do liczenia głosowań na sesjach RM, której tekst stanowi załącznik nr 8 do protokołu. W związku z otrzymanymi odpowiedziami na wnioski zaproponował, aby wyposażyć w profesjonalny sprzęt nagrywający, nagłaśniający i liczący, salę sesyjną i aby tam odbywały się wszystkie posiedzenia Rady Miejskiej oraz komisji, ponieważ jego zdaniem sala sesyjna jest niewykorzystana. Dodał, że w niektórych posiedzeniach 5

6 komisji uczestniczy tak wiele osób, iż praktycznie nie mieszczą się w sali, w której odbywają się posiedzenia. Wobec aprobaty ze strony radnych przewodniczący poddał pod głosowanie wniosek o następującej treści: Komisja wnioskuje o wyposażenie sali sesyjnej w system nagrywania toczących się obrad jak i elektroniczny system liczenia głosów. W przypadku wyposażenia sali w/w system komisja proponuje, aby posiedzenia wszystkich komisji odbywały się w nie wykorzystanej dotychczas sali sesyjnej. W wyniku głosowania, w którym udział wzięło 10 radnych, w tym: za: 10, przeciw: 0, wstrzymało się: 0, wniosek został przyjęty i stanowi załącznik nr 9 do protokołu. Ad.7.4.Informacja Przewodniczącego RM o nowym wzorze listy obecności. Przewodniczący Z.Witkowski zapoznał komisję z treścią pisma o nowym wzorze listy obecności, której tekst stanowi załącznik nr 10 do protokołu. Ad.7.5.Odpowiedź na wniosek 2/08 dotyczący rozwiązania problemu podwójnej numeracji budynku przy ul. Braci Mieroszewskich /08 w sprawie rozwiązania problemu podwójnej numeracji budynku przy ul. Braci Mieroszewskich 122, której tekst stanowi załącznik nr 11 do protokołu. Ponadto radni poruszyli następujące problemy: Radny A.Chęciński zapytał, w jaki sposób w sosnowieckim Urzędzie Miejskim rozwiązany został problem obsługi osób głuchoniemych. Przypomniał, że na ten temat dyskutowano już podczas jednego z posiedzeń komisji i wówczas zastępca prezydenta R.Łukawski poinformował radnych, że w celu umożliwienia takiej obsługi nie ma potrzeby zatrudniania osoby niepełnosprawnej, ale przeszkolona zostanie jedna z osób już zatrudnionych w Urzędzie. Sekretarz Miasta M.Kondek poinformował, że Urząd otrzymał propozycję takiego szkolenia i zgłosiło się na nie kilka osób, ale niestety szkolenie to nie doszło do skutku. Radny A.Chęciński zgłosił propozycję rozważenia możliwości przeszkolenia w zakresie języka migowego osób pracujących w Biurze Obsługi Interesantów lub zatrudnienia osoby, posługującej się tym językiem. Sekretarz Miasta M.Kondek zwrócił uwagę, że większość spraw w Urzędzie załatwianych jest na piśmie, a ponadto większość osób głuchoniemych przychodzi 6

7 do Urzędu z osobą towarzyszącą, należy więc rozważyć, czy zatrudnianie osoby posługującej się językiem migowym jest faktycznie uzasadnione. Radny K.Winiarski poprosił, aby na następnym posiedzeniu komisji Sekretarz Miasta przedstawił informację o koszcie przeszkolenia urzędników w zakresie języka migowego. Wobec braku innych propozycji do spraw bieżących przewodniczący zamknął posiedzenie o godzinie Protokół sporządziła Magdalena Filipiak Sosnowiec, Przewodniczący Komisji Zygmunt Witkowski 7