Realizacja projektu w kontekście rozliczenia

Transkrypt

1 Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich Europa inwestująca w obszary wiejskie Szkolenie realizowane w ramach operacji: "Funkcjonowanie Lokalnej Grupy Działania współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Osi 4 Leader Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata Instytucja zarządzająca programem: Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi Realizacja projektu w kontekście rozliczenia Szkolenie dla mieszkańców obszaru Nadwiślańskiej Grupy Działania E.O. Cenoma 25 czerwiec, 2012 r.

2 Uwaga Złożony Wniosek o przyznanie pomocy na małe projekty nie może być zmieniany przez Wnioskodawcę w zakresie planu finansowego operacji lub zestawienia rzeczowo-finansowego operacji, z wyłączeniem: zmian wynikających z wezwań samorządu województwa; jednej zmiany w zakresie planu finansowego operacji lub zestawienia rzeczowo-finansowego operacji, dokonanej za zgodą samorządu województwa, jeżeli zmiana ta nie spowoduje zmiany celów operacji wskazanych we wniosku o przyznanie pomocy i wnioskowanej kwoty pomocy; Dokonanie przez wnioskodawcę takiej zmiany wydłuża o miesiąc termin rozpatrywania wniosku o przyznanie pomocy; 2

3 Rozpatrywanie wniosku o pomoc przez Urząd d Marszałkowski Wpływ wniosku w UM potwierdza się pieczęcią z datą wpływu oraz podpisem osoby przyjmującej wniosek. Potwierdzenie zostaje przesłane Wnioskodawcy; Wniosek o przyznanie pomocy na małe projekty rozpatruje się w terminie 3 miesięcy od dnia przekazania tego wniosku przez LGD do Urzędu Marszałkowskiego wraz z kompletną i poprawną dokumentacją dotyczącą wyboru przez LGD projektów do finansowania; 3

4 Rozpatrywanie wniosku o pomoc przez UM Uzupełnienie/poprawienie wniosku - 2 x 14 dni W przypadku nierozpatrzenia wniosku na małe projekty w terminie 3 miesięcy, właściwy organ samorządu województwa zawiadamia wnioskodawcę i LGD o przyczynach zwłoki, wskazując nowy termin rozparzenia wniosku, nie dłuższy jednak niż miesiąc; Dodatkowe wydłużenie terminu z przyczyn zależnych od wnioskodawcy lub konieczność zasięgnięcia opinii przez UM

5 Umowa przyznania pomocy Umowa na realizację operacji podpisywana jest z samorządem województwa niezwłocznie po rozpatrzeniu wniosku o pomoc (w ciągu 14 dni) Zabezpieczeniem należytego wykonania zobowiązań z umowy jest weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową W terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy przyznania pomocy Beneficjent jest zobowiązany powiadomić UM o miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizacją operacji. 5

6 Realizacja i rozliczanie projektu Zbieranie dokumentów potwierdzających wykonanie zakresu rzeczowego i finansowego

7 Realizacja projektu (etapu) Wykonanie zakresu rzeczowego projektu Udokumentowanie wykonania projektu Poniesienie i dokumentacja kosztów; Osiągniecie celu projektu!

8 Realizacja projektu (etapu) 1/2 Wykonanie zakresu rzeczowego projektu zgodnie z planem, czyli Zestawieniem rzeczowofinansowym, stanowiącym załącznik do Umowy (zakup maszyn, urządzeń, wyposażenia, wykonanie budowy, remontu, organizacja imprezy, itp.) Udokumentowanie wykonania projektu (robót, dostaw, lub usług) w zakresie rzeczowym i finansowym (np. protokoły odbioru robót, Karta wkładu niepieniężnego (rozliczenia czasu pracy własnej/wolontariatu, wkładu rzeczowego), zdjęcia, listy obecności, listy odbioru nagród itd )

9 Realizacja projektu (etapu) 2/2 obejmuje: Poniesienie i udokumentowanie przez beneficjenta kosztów kwalifikowalnych dokonanie płatności za dostawy, usługi, roboty budowlane nie później niż do dnia złożenia wniosku o płatność; Osiągnięcie zakładanego celu operacji a w przypadku inwestycji jego zachowanie przez 5 lat licząc od dnia przyznania pomocy;

10 Odrębny system ewidencji Beneficjent musi prowadzić: odrębny system księgowy albo korzystać z odpowiedniego kodu rachunkowego -dla oznaczenia wszystkich transakcji związanych z realizacją operacji (projektu) Niezastosowanie się do powyższego będzie skutkować pomniejszeniem refundacji tych kosztów o 10%

11 Wyodrębniona ewidencja księgowa Beneficjenci: prowadzący pełną księgowość (na podstawie ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.) należy prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową (odpowiednie wyodrębnione konta syntetyczne, analityczne lub kod rachunkowy) pozostali należy sporządzić Zestawienie dokumentów księgowych dotyczących operacji na wzór Wykazu faktur (wg tabeli V Wniosku o płatność) Odniesienie do ewidencji lub zestawienia należy umieścić na opisie faktur;

12 Dokumentacja realizacji projektu najważniejsze niejsze załą łączniki (WOP)

13 Poniesienie kosztu (Faktury/inne dokumenty) Faktury VAT, 2. Faktury VAT MP, 3. Rachunki, 4. Raport kasowy (KP, KW), 5. Dokumenty celne (wraz z dowodami zakupu, których dotyczą), 6. Faktury korygujące (wraz z fakturami, których dotyczą), 7. Noty korygujące (wraz z fakturami, na podstawie których zostały wystawione), 8. Umowy sprzedaży wraz z załączonym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku w związku z zawarciem umowy np.: dowód wpłaty, wyciąg z rachunku bankowego, potwierdzenie przelewu, oświadczenie sprzedającego potwierdzające przyjęcie zapłaty, 9. Umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne, jeżeli koszty z nimi związane mogą być kosztami kwalifikowalnymi. 10. Dokumenty sporządzone dla udokumentowania zapisów w dokumentacji księgowej lub w księdze ewidencji środków trwałych, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające przy zakupie nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) na zasadach określonych w 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U nr 152 poz z późn. zm.)

14 Poniesienie kosztu Na etapie składania wniosku o płatność lub uzupełnień (jeśli dotyczy) należy przedstawić oryginały dokumentów, które pracownik Urzędu Marszałkowskiego skopiuje i kopie potwierdzi za zgodność z oryginałem. Dokumenty należy składać osobiście, przez pełnomocnika lub osobę reprezentującą Beneficjenta

15 Dowody zapłaty aty bezgotówkowej wyciąg bankowy lub inny dokument bankowy potwierdzający dokonanie płatności, lub zestawienie przelewów dokonanych przez bank Beneficjenta zawierające wartości i daty dokonania poszczególnych przelewów, tytuł, odbiorcę oraz stempel banku, wydruk z systemu e- bankowości Umowa o korzystanie z bankowości elektronicznej w przypadku polecenia przelewu będącego wydrukiem elektronicznym, nie posiadającym stempla bankowego;

16 Dowody zapłaty aty gotówkowej oświadczenie wystawcy faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej o dokonaniu zapłaty przez Beneficjenta sporządzone w formie odrębnego dokumentu, lub adnotacja sprzedającego o dokonaniu zapłaty przez Beneficjenta na fakturze lub dokumencie o równoważnej wartości dowodowej, lub dokument KP (Kasa Przyjmie), lub rozliczenie pobranej przez pracownika zaliczki. Dowód zapłaty gotówkowej powinien być podpisany przez osobę przyjmującą wpłatę. W przypadku, gdy jednorazowa wartość transakcji bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, jest dokonana za pomocą gotówki do wysokości limitu określonego w rozporządzeniu, tj. do 1 tys. zł, Beneficjent jest zobowiązany dołączyć kopie raportów kasowych.

17 Interpretacja indywidualna Składana z WoP, gdy Beneficjent złożył do wniosku o przyznanie pomocy Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT oraz wykazał w kosztach kwalifikowalnych podatek VAT; zwolnione osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej

18 Roboty budowlane Ostateczna decyzja o pozwoleniu na budowę lub decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach lub pozwolenie wodnoprawne lub decyzja o zatwierdzeniu projektu prac geologicznych; lub Zgłoszenie zamiaru wykonania robót budowlanych wraz z: oświadczeniem Beneficjenta, że w terminie 30 dni od dnia zgłoszenia zamiaru wykonania robót budowlanych, właściwy organ nie wniósł sprzeciwu oryginał lub potwierdzeniem właściwego organu, że nie wniósł sprzeciwu wobec zgłoszonego zamiaru wykonania robót budowlanych kopia

19 Roboty budowlane Decyzja ostateczna o pozwoleniu na użytkowanie obiektu budowlanego, jeżeli właściwy organ nałożył taki obowiązek w wydanym pozwoleniu na budowę lub nałożył taki obowiązek innymi decyzjami; Zawiadomienie właściwego organu o zakończeniu budowy złożone co najmniej 21 dni przed zamierzonym terminem przystąpienia do użytkowania, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa budowlanego lub właściwy organ nałożył taki obowiązek kopia wraz z: oświadczeniem Beneficjenta, że w ciągu 21 dni od dnia zgłoszenia zakończenia robót, właściwy organ nie wniósł sprzeciwu oryginał lub potwierdzeniem właściwego organu, że nie wnosi sprzeciwu w przypadku, gdy zawiadomienie o zakończeniu robót budowlanych będzie przedkładane przed upływem 21 dni - kopia

20 Prace budowlane, zakupy urządze dzeń Protokoły odbioru robót / montażu / rozruchu maszyn i urządzeń / instalacji oprogramowania albo Oświadczenie Beneficjenta o poprawnym wykonaniu ww. czynności z udziałem środków własnych

21 Kosztorys różnicowyr Kosztorys różnicowy załączany jest do wniosku o płatność w sytuacji gdy wystąpiły : różnice pomiędzy projektem budowlanym a stanem faktycznym na dzień sporządzenia kosztorysu różnicowego, istotne odstępstwa, o których mowa w art. 36 a ustawy Prawo budowlane.

22 Wycena sporządzona przez rzeczoznawcę majątkowego lub wykwalifikowanego eksperta lub odpowiedni organ Wycena określająca wartość rynkową: zakupionego używanego sprzętu (dotyczy tylko projektów o charakterze zabytkowym, historycznym, np. stare stroje, przedmioty do muzeum regionalnego) lub wartość wkładu niepieniężnego w postaci ziemi i nieruchomości

23 Wkład pracy własnej w i wolontariat zawarcie umowy o świadczenie pracy z wolontariuszem; przygotowanie Oświadczenia o wykonaniu robót lub montażu maszyn i urządzeń z udziałem środków własnych, jeżeli roboty lub montaż maszyn i urządzeń były wykonane z udziałem pracy własnej;

24 Dokumentacja realizacji projektu najważniejsze załączniki (WOP) ZAŁĄCZNIK NR 16: Karta wkładu niepieniężnego: pracy oraz usług świadczonych nieodpłatnie lub udostępnienia ziemi, nieruchomości, sprzętu, surowców ZAŁĄCZNIK 21a: Karta rozliczenia szkolenia / warsztatu / przedsięwzięcia edukacyjnego / imprezy kulturalnej / promocyjnej / rekreacyjnej / sportowej

25 Dokumentacja realizacji projektu najważniejsze załączniki (WOP) Załącznik 21b: Lista obecności szkolenia / warsztatu / przedsięwzięcia edukacyjnego / imprezy kulturalnej / promocyjnej / rekreacyjnej / sportowej ZAŁĄCZNIK 21c: Karta publikacji / analizy / badania nad obszarem wdrażania LSR

26 Dokumentacja realizacji projektu najważniejsze załączniki (WOP) Załącznik 21d: Lista osób nagrodzonych w ramach przedsięwzięcia edukacyjnego / imprezy kulturalnej / promocyjnej / rekreacyjnej / sportowej

27 Projekty miękkie dodatkowa dokumentacja np. zdjęcia, artykuły w prasie lokalnej, informacje ze stron internetowych gmin, stowarzyszeń lub innych podmiotów, plakaty, ulotki, zaproszenia itp.

28 Promocja projektu obowiązek informowania i rozpowszechniania informacji o pomocy otrzymanej z EFRROW; materiały informacyjne i promocyjne np. ulotki, plakaty, długopisy, kubki, torby itp. muszą zawierać odpowiednie logotypy PROW, znaki towarzyszące oraz informacje o współfinansowaniu przez PROW, które zostały dokładnie określone w Księdze wizualizacji (

29 Inne załą łączniki Zaświadczenia, pozwolenia lub licencje jeżeli są wymagane zakresem projektu; Dokumenty potwierdzające przyznanie dotacji / dofinansowania ze środków Funduszu Kościelnego lub jednostki samorządu terytorialnego (JST); Opis sposobu rozliczenia środków przekazanych przez Fundusz Kościelny lub jednostkę samorządu terytorialnego JST, zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) Dokument potwierdzający numer rachunku bankowego Zaświadczenie o wpisie do EDG (osoby fizyczne); i in. jeśli dotyczą.

30 Odchylenia Większe lub mniejsze niż 10% w stosunku do pierwotnych założeń pisemne uzasadnienie zmian Odchylenia w granicach 10% -nie wymagają uzasadniania Zmiany tych kosztów wymagają zmian w Umowie

31 Zobowiązania zobowiązania beneficjenta w zakresie: okresu związania z celem, przeprowadzania kontroli, ograniczenia w zakresie przenoszenia własności/posiadania rzeczy nabytych w ramach małego projektu, sposobu ich wykorzystania, sposobu lub miejsca prowadzenia działalności informacje do SW o okolicznościach mających wpływ na realizację operacji i wykonanie zobowiązań z umowy - 5 lat od dnia przyznania pomocy przechowywanie dokumentów związanych z przyznaną pomocą do dnia, w którym upłynie 5 lat od dnia dokonania płatności ostatecznej;

32 Wniosek o płatnop atność terminy

33 Wniosek o płatnop atność Terminy składania Wniosku o płatność (WoP) podane w Umowie przyznania pomocy (dofinansowania) Prawidłowa realizacja projektu, zebranie dokumentów potwierdzających wykonanie projektu i prawidłowe przygotowanie wniosku o płatność determinują wypłatę środków, Wypłata po pozytywnym zweryfikowaniu wniosku, lecz nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia

34 Dziękuję za uwagę Marta Starmach