NAJCZĘŚCIEJ WYSTĘPUJĄCE UCHYBIENIA NA ETAPIE ROZLICZANIA INWESTYCJI

Transkrypt

1 NAJCZĘŚCIEJ WYSTĘPUJĄCE UCHYBIENIA NA ETAPIE ROZLICZANIA INWESTYCJI Poznań r.

2 Podstawa prawna: - Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata , - Ustawa o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata (Dz. U. z 2018 r. poz. 627 ze zm.), - Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 14 lipca 2016 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty pomocy finansowej na operację typu Gospodarka wodno-ściekowa w ramach poddziałania Wsparcie inwestycji związanych z tworzeniem ulepszaniem lub rozbudową wszystkich rodzajów małej infrastruktury, w tym inwestycji w energię odnawialną i w oszczędzanie energii objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata (Dz. U. z 2016 r. poz. 1182).

3 Wniosek o przyznanie płatności sporządzany jest na formularzu udostępnionym na stronie internetowej Wniosek wraz z wymaganymi załącznikami może być złożony: bezpośrednio w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego, albo nadany kurierem lub przesyłką rejestrowaną nadaną w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (Dz.U. poz. 1529) O terminowości złożenia wniosku o płatność decyduje data jego złożenia / wpływu do Urzędu Marszałkowskiego.

4 Operację należy zrealizować nie więcej niż w dwóch etapach, a wykonanie zakresu rzeczowego zgodnie z zestawieniem rzeczowo-finansowym operacji, w tym poniesienie przez Beneficjenta kosztów kwalifikowalnych operacji oraz złożenie wniosku o płatność końcową, nastąpi nie później niż w terminie 24 miesięcy, a w przypadku operacji realizowanych w dwóch etapach nie później niż w terminie 36 miesięcy od dnia zawarcia umowy, lecz nie później niż do dnia 30 czerwca 2023 roku.

5 W przypadku, gdy wniosek zawiera braki, Beneficjentowi przysługuje prawo do dwukrotnego ich usunięcia (uzupełnienia) w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. Jeżeli Beneficjent, pomimo ponownego wezwania do usunięcia braków nie usunął ich w wyznaczonym terminie UM rozpatruje wniosek w zakresie, w jakim został wypełniony oraz na podstawie dołączonych i poprawnie sporządzonych dokumentów. W ramach kontroli administracyjnej wniosku o płatność, Beneficjent może być wzywany w formie pisemnej, do wyjaśnienia faktów istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy lub przedstawienia dowodów na potwierdzenie tych faktów, w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

6 Błędy przy wypełnianiu wniosku o płatność: Niepoprawnie wypełniony wniosek o płatność, Wniosek złożony na niewłaściwym formularzu, Brak podpisu, Brak załączników. Kopie dokumentów, dołącza się w formie kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez beneficjenta albo pracownika samorządu województwa, albo podmiot, który wydał dokument, albo w formie kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez notariusza lub przez występującego w sprawie pełnomocnika będącego radcą prawnym albo adwokatem.

7 Błędy w załącznikach do wniosku o płatność: 1.Faktury i dowody zapłaty Przed wykonaniem kopii oryginałów faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej, na odwrocie należy zamieścić opis z następującymi informacjami: Numer umowy o przyznaniu pomocy, Typ operacji (Gospodarka wodno-ściekowa), Numer pozycji w Zestawieniu rzeczowo finansowym z realizacji operacji, Kwota wydatków kwalifikowalnych w ramach danego dokumentu zł, Numer odrębnego konta na którym zostały zaksięgowane wydatki w ramach danej operacji, Potwierdzenie poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej przez złożenie podpisu przez osoby sprawdzające wraz z datami ich złożenia oraz opatrzyć klauzulą lub pieczęcią o treści: Przedstawiono do refundacji w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata

8 Do przedstawionych faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej należy dołączyć potwierdzenie poniesienia wydatku, czyli zapłaty należności dokonanej do dnia złożenia wniosku lub w terminie uzupełnień do WoP tj. dowody płatności bezgotówkowej, Złożone wraz z wnioskiem o płatność faktury lub równoważne dokumenty księgowe, muszą być opatrzone na odwrocie adnotacją wskazującą numer odrębnego konta (syntetycznego lub analitycznego lub pozabilansowego) albo kodu rachunkowego, Nie uwzględnienie w oddzielnym systemie rachunkowości zdarzenia powodującego poniesienie kosztów kwalifikowanych (transakcji) spowoduje, że koszty te będą podlegać refundacji w wysokości pomniejszonej o 10%.

9 2. Interpretacja indywidulana Interpretacja indywidualna wymagana jest w przypadku gdy Beneficjent złożył do wniosku o przyznanie pomocy oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT oraz wykazał go w kosztach kwalifikowalnych. Interpretacja powinna dotyczyć przedmiotowej operacji i jednoznacznie wskazywać czy Beneficjent nie może odzyskać uiszczonego w związku z realizacją operacji podatku od towarów i usług. 3. Umowy z wykonawcami Należy dostarczyć umowy z wykonawcami zawierające specyfikację będącą podstawą wystawienia faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej wraz z aneksami. Aneksy należy zawierać zgodnie z zapisami w umowie między beneficjentem a wykonawcą oraz zgodnie z przepisami prawa budowlanego i prawa zamówień publicznych. Należy pamiętać, że zgodnie z ustawą pzp zmiany są możliwe tylko w przypadku kiedy zamawiający przewidział możliwość ich wystąpienia (w ogłoszeniu o przetargu i SIWZ) oraz określił w umowie z wykonawcą warunki na jakich zostaną wprowadzone.

10 4. Protokół odbioru robót budowlanych. Dokumenty potwierdzające odbiór/ wykonanie prac budowlanych powinny być sporządzone w taki sposób aby była możliwa identyfikacja wykonanych robót z uwzględnieniem ich zakresu w odniesieniu do poszczególnych pozycji zestawienia rzeczowo-finansowego operacji stanowiącego załącznik do umowy, W przypadku robót budowlanych, dla których wynagrodzenie wykonawcy ustalone zostały ryczałtowo, protokoły odbioru powinny być sporządzone w układzie pozycji elementów scalonych z zestawienia rzeczowo-finansowego operacji, Protokoły powinny potwierdzać wykonanie określonych prac w zestawieniu oraz wartości kosztów w odniesieniu do poszczególnych pozycji, W przypadku wykazania robót zamiennych, dodatkowych należy przedłożyć protokoły potwierdzające konieczność wykonania tych robót, W sytuacji uzyskania dodatkowych punktów za realizację operacji w związku z tworzeniem pasywnej infrastruktury szerokopasmowej należy przedłożyć dokumenty potwierdzające jej realizację ( zgłoszenie dotyczące przedmiotowych robót, protokół odbioru potwierdzający zakres rzeczowy, powykonawczą dokumentację geodezyjną z zaznaczeniem kolorystycznym sieci).

11 5. Zatwierdzony Projekt budowlany Zatwierdzony projekt budowlany dołączany jest do wniosku, w przypadku jeśli Beneficjent nie dołączył go do weryfikacji wraz z dokumentacją z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub jeżeli w sposobie realizacji operacji nastąpiły zmiany. Wówczas należy dołączyć dokumenty potwierdzające konieczność wprowadzenia zmian (protokoły konieczności, zmiany decyzji pozwolenia na budowę, zmiany w projekcie technicznym). 6. Decyzja ostateczna o pozwoleniu na użytkowanie obiektu budowlanego, jeżeli właściwy organ nałożył taki obowiązek w wydanym pozwoleniu na budowę lub nałożył taki obowiązek innymi decyzjami.

12 7. Zawiadomienie właściwego organu o zakończeniu budowy złożone co najmniej 14 dni przed zamierzonym terminem przystąpienia do użytkowania, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa budowlanego lub właściwy organ nałożył taki obowiązek. 7a. Oświadczeniem Beneficjenta, że w ciągu 14 dni od dnia zgłoszenia zakończenia robót, właściwy organ nie wniósł sprzeciwu, albo 7b. Potwierdzeniem właściwego organu, że nie wnosi sprzeciwu w przypadku, gdy zawiadomienie o zakończeniu robót budowlanych będzie przedkładane przed upływem 14 dni Ww. dokumenty dołączane są do wniosku, jeśli w ramach operacji występują zadania, które zostały zakończone oraz dla których z odrębnych przepisów wynika obowiązek złożenia w/w potwierdzenia. 8. Decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach.

13 9. Program funkcjonalno-użytkowy. W przypadku złożenia programu funkcjonalno-użytkowego wraz z wnioskiem o przyznanie pomocy Beneficjent wraz z wnioskiem opłatność jest zobowiązany do złożenia: decyzji pozwolenia na budowę jeżeli na podstawie przepisów prawa budowlanego istnieje obowiązek uzyskania tych pozwoleń. Pozwolenie na budowę musi być decyzją ostateczną najpóźniej w dniu przesłania odpowiedzi na pismo w sprawie usunięcia braków. Zgłoszenie zamiaru wykonania robót budowlanych, właściwemu organowi, potwierdzone przez ten organ wraz z: oświadczeniem, że w terminie 21 dni od dnia zgłoszenia zamiaru wykonania robót budowlanych, właściwy organ nie wniósł sprzeciwu lub potwierdzeniem właściwego organu, że nie wniósł sprzeciwu wobec zgłoszonego zamiaru wykonania robót budowlanych. Decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach, jeżeli jest wymagana. Na etapie wniosku o płatność decyzja ostateczna o środowiskowych uwarunkowaniach, jest wymagana gdy operacja została zrealizowana w formie zaprojektuj i wybuduj.

14 10. Oświadczenie Beneficjenta o prowadzeniu oddzielnego systemu rachunkowości albo o korzystaniu z odpowiedniego kodu rachunkowego. Beneficjent zgodnie z zobowiązaniami określonymi w umowie o przyznaniu pomocy jest zobowiązany do wyodrębnienia systemu księgowego albo korzystaniu z odpowiedniego kodu rachunkowego. Powyższy wymóg oznacza konieczność prowadzenia odrębnej ewidencji w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych. Wraz z oświadczeniem Beneficjent składa politykę rachunkowości i zakładowy plan kont wraz z dokumentem potwierdzającym wprowadzenie np. zarządzenie wójta / burmistrza oraz wydruki z kont księgowych w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych dla wszystkich transakcji związanych z realizacją operacji. W przypadku kosztów ogólnych poniesionych przed podpisaniem umowy o przyznaniu pomocy, koszty powinny zostać przeksięgowane na wyodrębnione konto po podpisaniu umowy.

15 11. Informacja o numerze rachunku bankowego Beneficjenta lub cesjonariusza prowadzonego przez bank lub przez spółdzielczą kasę oszczędnościowo kredytową Jeśli Beneficjent zawarł z Bankiem Gospodarstwa Krajowego umowę pożyczki na daną operację jest zobowiązany do dołączenia do wniosku: Potwierdzenie otwarcia rachunku pożyczki do obsługi pożyczki z budżetu państwa na wyprzedzające finansowanie w ramach PROW oraz umowę zawarcia pożyczki z BGK. 12. Sprawozdanie z realizacji operacji. W sprawozdaniu powinny być odzwierciedlone efekty rzeczowe operacji przedstawione w układzie osiągniętych celów i wskaźników zgodnych z umową o przyznaniu pomocy. Dokumenty złożone wraz z wnioskiem o płatność powinny potwierdzać realizację wskaźników określonych w umowie.

16 Od dnia podpisania umowy o przyznaniu pomocy Beneficjent zobowiązany jest do informowania i rozpowszechniania informacji o otrzymanej pomocy z EFRROW, zgodnie z przepisami załącznika III do rozporządzenia Komisji (UE) NR 808/2014 z dnia 17 lipca 2014 r. ustanawiającego zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1305/2013 w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW). Beneficjent realizujący operację powinien zastosować się do Księgi Wizualizacji znaku PROW zamieszczonej na stronie internetowej Zawierającej odpowiednie elementy informujące opinię publiczną o współfinansowaniu danego zadania ze środków EFRROW Na potwierdzenie wywiązania się z obowiązku informowania i rozpowszechniania informacji o pomocy otrzymanej z EFRROW w okresie realizacji operacji, w terminie od dnia zawarcia umowy do dnia złożenia wniosku o płatność końcową należy dostarczyć np. fotografię zamontowanej tablicy lub bilbordu dużego formatu lub zrzut ekranowy ze strony internetowej Beneficjenta.

17 Dziękuję za uwagę