Rozliczenie projektów granowych LEADER

Transkrypt

1 Rozliczenie projektów granowych LEADER Agnieszka Kulesza 21 września 2018 r., Czarnków

2 PODSTAWOWE WARUNKI WYNIKAJĄCE Z UMOWY POWIERZENIA GRANTU Wartość projektu a) całkowita wartość projektu powinna być zgodna z wartością podaną w 2 ust. 7, b) w 2 ust. 7 ustalono też wysokość dofinansowania oraz wkład własny grantobiorcy. UWAGA W przypadku wprowadzania zmian w trakcie realizacji projektu należy pamiętać, że zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi minimalna wartość dotacji wynosi 5000,00 zł, a maksymalna wartość projektu (dotacja + wkład własny) ,00 zł.

3

4 Warunkiem wypłaty płatności jest: a) zrealizowanie całego zakresu Projektu objętego wsparciem, zgodnie z jego zakresem rzeczowym określonym w budżecie i w terminach określonych w umowie; b) złożenie wniosku o rozliczenie grantu/sprawozdania końcowego w wersji papierowej i elektronicznej wraz z wykazem i potwierdzonymi za zgodność z oryginałem kopiami dokumentów poświadczającymi realizację Projektu w całości, zgodnie z jego zakresem rzeczowym określonym w budżecie i terminach określonych w umowie, w terminie zakończenia realizacji projektu; c) umożliwienie przeprowadzenia przez Grantodawcę kontroli lub monitoringu w czasie trwania Projektu w miejscu realizacji Projektu w celu zbadania czy Projekt został zrealizowany zgodnie z wnioskiem i zapisami niniejszej Umowy;

5 Warunkiem wypłaty płatności jest: d) zatwierdzenie przez Grantodawcę przekazanego przez Grantobircę wniosku o rozliczenie grantu/sprawozdania końcowego z Projektu wraz dokumentami potwierdzającymi i uzasadniającymi prawidłową realizację jego całości, zgodnie z jego zakresem rzeczowym określonym w budżecie i w terminach określonym w umowie; e) wszystkie płatności będą dokonywane przez Grantodawcę w złotych polskich na rachunek bankowy Grantobiorcy wskazany w Umowie;

6 Inne zobowiązania Grantobiorcy: Prowadzenie oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego, o których mowa w art. 66 ust. 1 lit. c pkt i rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1305/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) i uchylającym rozporządzenie Rady (WE) nr 1698/2005 (Dz. Urz. UE L 347 z , str. 487, z późn. zm.), dla wszystkich transakcji związanych z realizacją projektu, w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych. Stosowanie Księgi wizualizacji znaku PROW dostępnej na: /Dzialania-informacyjne-PROW /Ksiega-wizualizacji-i-logotypy

7 Dopuszczalne sposoby umieszczania logotypów:

8 Dopuszczalne sposoby umieszczania logotypów: UWAGA NALEŻY PAMIĘTAĆ O ZAMIESZCZANIU WRAZ Z LOGOTYPAMI HASŁA: Europejki Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie.

9 Wzór Tabliczki: Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie Operacja pn.. Mająca na celu: Współfinansowana jest ze środków Unii Europejskiej w ramach działania 19.2 Wsparcie dla rozwoju lokalnego w ramach inicjatywy LEADER Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata

10 Koszty kwalifikowalne: Dopuszczalne są jedynie zakupy przewidziane w szczegółowym opisie zadań. Zwrócić uwagę na okres kwalifikowalności wydatków ( faktury i rachunki musza być wystawiane w okresie realizacji) Projekt musi być realizowany zgodnie z harmonogramem wskazanym we wniosku stanowiącym załącznik do umowy ( w przypadku zmiany, pisemny wniosek do LGD nie wymaga się aneksu do umowy)

11 Dowody źródłowe Faktury, rachunki można realizować przesyłane elektronicznie Dowód musi posiadać numer i wystawcę z danymi adresowymi Wystawione na grantobiorcę z NIP-em data wystawienia przed datą zapłaty Wpisany sposób zapłaty ( gotówka tylko do kwoty 1000 zł sporządzamy raport kasowy) Wpisanie sposobu zapłaty nie jest potwierdzeniem zapłaty musi być zapis zapłacono gotówką lub kartą Przy fakturach zagranicznych przedkładamy tłumaczenie faktury na j. polski przez tłumacza przysięgłego tłumaczenie nie jest kosztem kwalifikowanym) Faktury wystawione w innej walucie wg przelicznika bankowego przy przelewach i kartach lub wg kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury przy gotówce Na fakturach nie wolno nic poprawiać ( ew. nota korygującą)

12 Wydatki Wydatki muszą być zgodne z szczegółowym opisem zadań operacji wskazany we wniosku o powierzenie grantu stanowiącym załącznik do umowy załączonym do Umowy przyznania pomocy w zakresie: przedmiotu, ilości i miernika. Co to oznacza? Jeśli Beneficjent zaplanował zakup np. 100 szt. długopisów, to na fakturze, rachunku lub innym dokumencie potwierdzającym poniesienie wydatku musi się znaleźć odzwierciedlenie tego założenia. Pracownik weryfikujący dokument sprawdza czy zgadza się: - przedmiot, czyli czy zakupiony został długopis a nie np. flamaster, pisak, pióro itp. - ilość, czyli czy zakupiona ilość to 100. Zdarza się, że Beneficjent kupił 100 długopisów ale na fakturze znajduje się zapis np. 5 kpl. Pracownik weryfikujący może uznać, że 1 kpl = 20 szt., ale nie może zakwalifikować tego wydatku jako prawidłowy, ponieważ 1 kpl. mógłby równać się np. 3 szt. i wówczas, zamiast zaplanowanych 100 szt., przedstawiłby dokument na 15 szt. długopisów, co nie byłoby zgodne z zaplanowaną pozycją szczegółowego opisu zadań z realizacji operacji.

13 Wydatki - miernik, czyli jeżeli Beneficjent planuje zakup określonej ilości sztuk, to nie może przedstawiać dokumentów poświadczających zakup kompletów, zestawów itp. W sytuacji, gdy na wystawionej fakturze znajdą się inne mierniki lub inne nazwy towarów/usług niż w zestawieniu rzeczowo-finansowym będącym załącznikiem do Umowy, to należy dołączyć fakturę korygującą lub inny dokument uszczegóławiający dane dotyczące przedmiotu zakupu, np. umowa, zamówienie

14 Ilość zakupionych pozycji jest większa niż ilość zaplanowana wszczegółowym opisie zadań we wniosku o powierzenie grantu załączonym do Umowy przyznania pomocy. Jak wypełnić sekcję V wniosku o płatność? Co to oznacza? Zaplanowano zakup np. 50 długopisów, natomiast na fakturze przedstawionej do refundacji, pod jedną pozycją, znajduje się inna, większa ilość tego przedmiotu, np. 65 szt. Wówczas kosztem podlegającym refundacji jest jedynie zaplanowany zakup 50 szt. długopisów. Sekcję V Wykaz faktur należy wypełnić w następujący sposób: a) Kolumna kwota wydatków całkowitych : należy wpisać kwotę z faktury dla danej pozycji tj. dla 65 długopisów, jeśli zakup dotyczy realizowanego projektu; należy wpisać kwotę z faktury dla danej pozycji tj. dla 50 długopisów, jeśli zakup nie dotyczy realizowanego projektu. b) Kolumna kwota wydatków kwalifikowalnych należy wpisać kwotę zakupu wyłącznie zaplanowanej liczby długopisów, tj. 50 szt.

15 Wydatki Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej. Co to oznacza? Wszystkie faktury, rachunki lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, na odwrocie powinny posiadać zapis świadczący o tym, że dla danego projektu prowadzona jest wyodrębniona księgowość. Ponadto, do wniosku o płatność powinno zostać dołączone oświadczenie, w którym znalazłoby się wyjaśnienie o tym jakie zapisy na odwrocie dokumentów świadczą o prowadzeniu wyodrębnionej ewidencji księgowej, żeby uniknąć niejasności. Wypełniając wniosek o płatność należy także pamiętać, aby dane dotyczące wyodrębnionej księgowości uwzględnić w Kolumnie nr 3 (nr księgowy lub ewidencyjny) znajdującej się w Sekcji V. Wykaz faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej.

16 WYDATKI: Konieczność dołączania list obecności uczestników i list odbioru nagród. Co to oznacza? Jeżeli w ramach projektu przewidziana jest organizacja szkoleń, spotkań informacyjnych itp. wówczas do wniosku o płatność powinna zostać dołączona lista obecności uczestników wraz z podpisem osób biorących udział w tych spotkaniach. Ponadto lista powinna zostać podpisana przez osobę/osoby upoważnione. W przypadku wydawania nagród, do wniosku o płatność powinno zostać dołączone oświadczenie /potwierdzenie danej osoby o odbiorze nagrody. Zaleca się by sporządzając ww. listy korzystać ze wzorów znajdujących się we wniosku o płatność.

17 WYDATKI: W przypadku transakcji powyżej 1.000,00 zł do kosztów kwalifikowalnych operacji zaliczyć można jedynie te wydatki, które zostały opłacone w formie rozliczenia bezgotówkowego. Co to oznacza? Do kwoty 1.000,00 zł Beneficjent może regulować należności gotówką, jednakże na fakturze lub dokumencie o równoważnej wartości dowodowej powinien znaleźć się zapis wystawcy dokumentu o treści: "zapłacono". Jeśli brakuje takiej adnotacji, wówczas dokument wymaga dołączenia dodatkowych dowodów zapłaty lub oświadczenia wystawcy dokumentu. Powyżej kwoty 1.000,00 zł akceptowana jest wyłącznie płatność w formie rozliczenia bezgotówkowego. Należy pamiętać, że kwota faktury/rachunku nie może być dzielona i tym samym część zapłacona gotówką a część przelewem. Ponadto niewłaściwe jest wystawianie kilku faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej i opłacenie ich gotówką, jeśli dotyczą jednej transakcji, której łączna wartość przekracza 1.000,00 zł.

18 WYDATKI: Beneficjent zobowiązany jest przedstawiać dowody księgowe spełniające podstawowe warunki określone w Ustawie o rachunkowości. Co to oznacza? Należy zwracać uwagę na poprawność danych (nazwa, adres) Beneficjenta i wystawcy dokumentu, znajdujących się na fakturach lub dokumentach o równoważnej wartości dowodowej. W szczególności należy sprawdzić datę sprzedaży i wystawienia dokumentu. Zgodnie z obowiązującymi przepisami wystawca na sporządzenie dokumentu ma 7 dni od momentu wydania towaru lub wykonania usługi.

19 WYDATKI: W ramach składania wniosku o płatność lub uzupełnień/wyjaśnień Beneficjent zobowiązany jest złożyć osobiście lub przez pełnomocnika lub osobę reprezentującą beneficjenta wymagane dokumenty oraz przedstawić oryginały faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej. Co to oznacza? Na etapie składania wniosku o płatność lub uzupełnień (jeśli dotyczy) należy przedstawić oryginały dokumentów, które pracownik Biura Cz-T LGD skopiuje i kopie potwierdzi za zgodność z oryginałem. Dokumenty należy składać osobiście, przez pełnomocnika lub osobę reprezentującą Beneficjenta w Biurze Czarnkowsko- Trzcianeckiej Lokalnej Grupy Działania ( najlepiej umówić się telefonicznie co do terminu).

20 Wydatek realizowany w ramach Grantu pn. Data i numer umowy o powierzenie grantu:. zadania, którego dokument dotyczy:. Wartość kosztów kwalifikowalnych:.. Wydatek został pokryty z kwoty otrzymanego grantu w kwocie:.. Wydatek został pokryty z kwoty wkładu własnego w kwocie.. Numer odrębnego konta, na którym zostały zaksięgowane wydatki w ramach danej operacji albo numer pozycji w wykazie faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty,.. Sprawdzono pod względem merytorycznym data.. podpis Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym data.. podpis Zatwierdzono do wypłaty data.. podpis

21 DOKUMENTOWANIE SPOSOBU REALIZACJI PROJEKTU a) zdjęcia obowiązkowo: realizowanych imprez, szkoleń, warsztatów, rozwieszonych plakatów, osób rozwieszających plakaty, osób wykonujących inne prace związane z przygotowywaniem projektu, wydanych gadżetów, zakupionych nagród, z wręczania nagród, b) listy obecności na szkoleniach - warsztatach (UWAGA: nie należy robić list obecności na festynach), c) lista osób, którym przyznano wartościowe nagrody (UWAGA: nie oczekujemy listy osób, które dostały drobne nagrody jak np. lizaki, dyplomy, słodycze itp), d) karty czasu pracy, e) porozumienie o wykonywaniu świadczeń wolontarystycznych. f) plakaty, ulotki, ogłoszenia w prasie, pliki z nagranymi reklamami radiowymi i TV, wydruki ze stron Internetowych z zastrzeżeniem, że ma być widoczna data publikacji i adres strony, g) podczas wydarzenia należy informować o przyznanym dofinansowaniu przez Czarnkowsko-Trzcianecką Lokalną Grupę Działania, h) widoczne oznakowanie, że wydarzenie zostało dofinansowane przez Czarnkowsko-Trzcianecką Lokalną Grupę Działania,.

22 A MOGŁO BYĆ TAK

23 Dziękuję za uwagę

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34