PROCEDURA PRZYGOTOWANIA I REALIZACJI PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW ZEWNĘTRZNYCH W RAMACH PERSPEKTYWY

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 783/ZF/2015 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 5 listopada 2015 roku PROCEDURA PRZYGOTOWANIA I REALIZACJI PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW ZEWNĘTRZNYCH W RAMACH PERSPEKTYWY

2 1 Postanowienia ogólne Przedmiotem procedury jest określenie zasad związanych z przygotowaniem, realizacją, rozliczaniem, nadzorem i sprawozdawczością projektów realizowanych przez Miasto Słupsk i jego jednostki organizacyjne, finansowanych z funduszy zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej i funduszy krajowych, w ramach perspektywy finansowej , w szczególności w ramach m.in.: Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego, Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa, programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej, Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna, Norweskiego Mechanizmu Finansowego i Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego, programów krajowych (np. środki z budżetu Państwa i województwa, środki ministerialne: Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministra Sportu i Turystyki, Ministra Pracy i Polityki Społecznej, Fundusz Dopłat BGK, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej itp.). 2 Identyfikacja projektów 1. W każdym Wydziale Urzędu Miejskiego Dyrektor Wydziału 1 wskazuje osobę merytoryczną odpowiedzialną za pozyskiwanie środków zewnętrznych, o czym informuje Dyrektora Wydziału Zarządzania Funduszami (WZF). W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za pozyskiwanie środków Dyrektor Wydziału każdorazowo poinformuje o tym fakcie Dyrektora WZF. 2. Wydział Zarządzania Funduszami prowadzi stały monitoring planowanych konkursów o dofinansowanie pod kątem najważniejszych zadań miasta. Informacje o możliwości współfinansowania przedsięwzięć przekazuje na bieżąco za pośrednictwem poczty elektronicznej do osób, o których mowa w ust.1, zgodnie z ich kompetencjami. Osoby te następnie (jeśli dotyczy) zobowiązane są do poinformowania jednostek organizacyjnych podległych Wydziałowi o możliwości pozyskania przez nie dofinansowania. 3. Wszystkie wydziały i jednostki organizacyjne miasta, analizują możliwości pozyskiwania funduszy na realizację powierzonych im zadań, w tym także pod kątem zidentyfikowanych potrzeb w szczególności w zakresie wydatków inwestycyjnych. 4. Wydział/jednostka organizacyjna miasta w oparciu o harmonogram realizowanych 1 Każdorazowo w niniejszym dokumencie jeśli mowa o Wydziale Urzędu Miejskiego, należy przez to rozumieć również osoby pracujące na samodzielnych stanowiskach. 2

3 inwestycji, może z własnej inicjatywy poinformować Wydział Zarządzania Funduszami, o potrzebie pozyskania zewnętrznych źródeł finansowania na określone zadanie. 5. Wydział Zarządzania Funduszami może z własnej inicjatywy zainicjować przygotowanie projektu dla zadań ujętych w budżecie miasta i/lub WPI/WPF. 6. W celu koordynacji działań zmierzających do uzyskania dofinansowania na przedsięwzięcia Miasta, WZF organizować będzie, nie rzadziej niż raz na kwartał, spotkania z osobami wyznaczonymi do pozyskiwania środków zewnętrznych w Wydziałach UM w Słupsku. 7. Co do zasady w przypadku projektów inwestycyjnych o wartości całkowitej powyżej 200 tys. zł, których Beneficjentem jest Miasto Słupsk (Urząd Miejski w Słupsku), projektów partnerskich z jednostkami samorządu terytorialnego w ramach Miejskiego Obszaru Funkcjonalnego, za przygotowanie wniosku o dofinansowanie odpowiedzialny jest Wydział Zarządzania Funduszami. 8. Co do zasady projekty inwestycyjne o całkowitej wartości do 200 tys. (np. o charakterze grantu) i projekty nieinwestycyjne (na działania miękkie ) przygotowywane są samodzielnie przez pracowników, o których mowa w ust. 1 odpowiedzialnych za pozyskiwanie środków zewnętrznych na realizację zadań wynikających z zakresu kompetencji Wydziału bądź przez jednostki im podległe. W przypadku wniosku o dofinansowanie dla projektów nieinwestycyjnych o wartości całkowitej powyżej 0,5 mln zł przed złożeniem go do Instytucji Zarządzającej/Pośredniczącej pracownik odpowiedzialny za przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej musi każdorazowo przedstawić go do konsultacji i zaopiniowania przez pracownika WZF. 9. Wydziały i jednostki organizacyjne miasta (z wyłączeniem spółek miejskich) na podstawie własnej analizy programów operacyjnych oraz informacji o planowanych konkursach otrzymywanej z Wydziału Zarządzania Funduszami na bieżąco sporządzają karty przedsięwzięć proponowanych do realizacji wraz z wstępną propozycją zakresu rzeczowego i montażu finansowego. 10. Spółki miejskie przekazują do Wydziału Zarządzania Funduszami informację o projektach planowanych do przedłożenia do konkursów o dofinansowanie ze środków zewnętrznych, na bieżąco, nie rzadziej jednak niż raz na kwartał. 11. Wzory kart przedsięwzięć proponowanych do realizacji dla Wydziałów UM oraz Jednostek Organizacyjnych Miasta stanowią odpowiednio załącznik nr 1 i 2 do procedury przygotowania i realizacji projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych. 12. Dyrektor Wydziału Zarządzania Funduszami opiniuje propozycje projektów przedstawionych w kartach przedsięwzięć proponowanych do realizacji (załącznik nr 1 i 2) pod kątem potwierdzenia możliwości uzyskania dofinansowania i poprawności ustalenia źródeł finansowania projektu. 3

4 13. W przypadku, gdy Wydział Zarządzania Funduszami uzna, że proponowane zadanie nie wpisuje się w dokumentację konkursową, informuje o tym wydział merytoryczny/jednostkę organizacyjną. Wydział merytoryczny/jednostka organizacyjna przy współpracy z Wydziałem Zarządzania Funduszami, analizuje dokumentację i koryguje zapisy tak, aby zadanie wpisywało się w dokumentację konkursową. 14. W przypadku, gdy kartę przedsięwzięcia proponowanego do realizacji przygotowuje jednostka organizacyjna miasta wymagana jest również opinia Dyrektora Wydziału nadzorującego jednostkę w zakresie celowości i zasadności realizacji projektu. 15. Po pozytywnej opinii Dyrektora WZF i/lub Dyrektora Wydziału nadzorującego jednostkę organizacyjną, Wydział Zarządzania Funduszami przekazuje kartę przedsięwzięcia proponowanego do realizacji do zatwierdzenia Skarbnikowi, a następnie Prezydentowi Miasta/Zastępcy Prezydenta Miasta. Po zaopiniowaniu (pozytywnym, bądź negatywnym) przez Skarbnika i Prezydenta, WZF informuje Wydział/jednostkę organizacyjną o decyzji i przekazuje oryginał karty przedsięwzięcia, pozostawiając u siebie kopię dokumentu. 16. Zatwierdzenie karty jest równoznaczne z przystąpieniem do dalszych prac tj. wyłonieniem zespołu projektowego do przygotowania projektu. 17. Przed zatwierdzeniem propozycji projektu (zawartej w karcie przedsięwzięcia proponowanego do realizacji) Prezydent Miasta Słupska może zdecydować o konieczności jej prezentacji na posiedzeniu Kierownictwa Urzędu Miejskiego lub podczas co miesięcznego spotkania Prezydenta z kierownictwem jednostek organizacyjnych miasta. 18. Prezydent Miasta akceptując kartę przedsięwzięcia proponowanego do realizacji wskazuje Wydział lub jednostkę odpowiedzialną za złożenie wniosku i realizację projektu. 3 Zespół ds. przygotowania projektu 1. Wydział Zarządzania Funduszami/Wydział Merytoryczny lub Jednostka organizacyjna odpowiedzialna za złożenie wniosku o dofinansowanie przygotowuje Zarządzenie Prezydenta w sprawie powołania Zespołu ds. przygotowania projektu. 2. Każdy zespół posiada koordynatora ds. przygotowania projektu (zwanym koordynatorem PP) będącego pracownikiem Wydziału Urzędu Miejskiego/Jednostki organizacyjnej. Koordynator PP odpowiedzialny będzie za koordynację całości prac związanych z przygotowaniem wniosku aplikacyjnego i przedłożeniem go do oceny właściwej instytucji. 3. W skład zespołu oprócz koordynatora PP wchodzą co najmniej dwie osoby wskazane przez Dyrektora Wydziału/Jednostki, przy czym w przypadku projektów inwestycyjnych członkiem zespołu jest każdorazowo minimum jeden pracownik Wydziału Inwestycji lub Jednostki 4

5 organizacyjnej odpowiedzialnej za prowadzenie inwestycji miejskich. Skład zespołu ustalany jest w odniesieniu do specyfiki danego projektu. 4. W przypadku projektów partnerskich, w tym międzygminnych w ramach MOF w skład zespołu ds. przygotowania projektu wchodzą również pracownicy partnera/ów. 5. W zarządzeniu powołującym zespół ds. przygotowania projektu każdorazowo określane są szczegółowe zadania oraz odpowiedzialność poszczególnych jego członków. 6. W przypadku projektów o niewielkiej wartości (zgodnie z 2 ust. 8), mało skomplikowanych, można odstąpić od powołania zespołu. W takim przypadku Dyrektor Wydziału lub Jednostki odpowiedzialnej za złożenie wniosku o dofinansowanie wskazuje pracownika, którego zadaniem będzie przygotowanie wniosku aplikacyjnego. 7. Spotkania zespołu ds. przygotowania projektu odbywają się cyklicznie w miarę potrzeb, w odniesieniu do harmonogramu konkursów, nie rzadziej jednak niż raz na 2 miesiące. Po każdym spotkaniu spisywany jest protokół z najważniejszymi ustaleniami dotyczącymi podziału zadań pomiędzy członków zespołu i terminami na ich wykonanie. 4 Przygotowanie wniosku aplikacyjnego 1. Wniosek aplikacyjny przygotowywany jest przez koordynatora PP w ścisłej współpracy z Zespołem ds. przygotowania projektu bądź (zgodnie z 3, ust. 6) przez pracownika Wydziału Merytorycznego. 2. Zespół ds. przygotowania projektu na etapie opracowywania wniosku określa, który wydział bądź jednostka organizacyjna będzie odpowiedzialna za przygotowanie dokumentów niezbędnych do opracowania wniosku aplikacyjnego, a następnie realizację rzeczową projektu i będzie dysponentem środków budżetowych. 3. Zarówno koordynator PP, jak i zespół ds. przygotowania projektu odpowiadają za terminowe przedłożenie wniosku o dofinansowanie wraz z niezbędnymi załącznikami do właściwej instytucji. 4. Koordynator PP w nawiązaniu do ustaleń ze spotkań zespołu ds. przygotowania projektu występuje do właściwych wydziałów merytorycznych, jednostek organizacyjnych lub partnerów o przygotowanie dokumentów niezbędnych do prawidłowego opracowania wniosku o dofinansowanie (np. dokumentacja techniczna, środowiskowa, zaświadczenia i decyzje) i wyznacza termin ich przekazania. 5. W przypadku projektów inwestycyjnych wydział merytoryczny/jednostka organizacyjna zabezpiecza środki w budżecie miasta Słupska na opracowanie dokumentacji projektowej i/lub realizację zadania inwestycyjnego. 5

6 6. Wydział merytoryczny/jednostka organizacyjna przed przekazaniem dokumentacji projektowej koordynatorowi PP, dokonuje weryfikacji prawidłowości jej wykonania. 7. W przypadku projektów partnerskich, w szczególności realizowanych z jst wchodzącymi w skład MOF Słupska, przed złożeniem wniosku o dofinansowanie Wydział Zarządzania Funduszami przygotowuje uchwałę o wyrażeniu zgody na podpisanie przez Prezydenta Miasta Słupska umowy partnerskiej o wspólnej realizacji projektu. 8. Jednostka organizacyjna, z wyłączeniem spółek miejskich, która sama przygotowuje i planuje realizować projekt, przed złożeniem projektu do właściwej instytucji, konsultuje go najpierw z wydziałem nadzorującym daną jednostkę. 9. Koordynator PP przed złożeniem wniosku o dofinansowanie w ścisłej współpracy z Wydziałem Finansowym Urzędu Miejskiego w Słupsku dokonuje oceny podatku VAT, jako kwalifikowanego lub niekwalifikowanego w projekcie. 10. Wydział lub jednostka organizacyjna, która sama przygotowuje i planuje realizację projektu przekazuje skan wniosku o dofinansowanie (w formacie pdf) do Wydziału Zarządzania Funduszami dla celów informacyjnych i sprawozdawczych. 11. Jeżeli projekt w toku oceny wymaga poprawy/uzupełnień, koordynator PP we współpracy z zespołem ds. przygotowania projektu, właściwymi wydziałami merytorycznymi i jednostkami organizacyjnymi, dokonuje poprawy/uzupełnień w wymaganym terminie. 12. Wydział lub jednostka organizacyjna, która sama przygotowuje projekt, przekazuje poprawioną/uzupełnioną wersję wniosku aplikacyjnego w postaci skanu do Wydziału Zarządzania Funduszami. 5 Zespół ds. realizacji projektu 1. Z chwilą otrzymania informacji o przyznanym dofinansowaniu Wydział UM bądź jednostka organizacyjna wybrana (zgodnie z 4 ust. 2) przez Zespół ds. przygotowania wniosku sporządza Zarządzenie Prezydenta Miasta powołujące Zespół ds. realizacji projektu. 2. W przypadku projektów o niewielkiej wartości, mało skomplikowanych, można odstąpić od powołania zespołu. W takim przypadku Dyrektor Wydziału lub Jednostki odpowiedzialnej za złożenie projektu wskazuje pracowników odpowiedzialnych za realizację projektu. 3. Każdy Zespół ds. realizacji projektu posiada koordynatora ds. realizacji projektu (zwanego dalej koordynatorem RP), który odpowiedzialny jest za nadzór nad prawidłową realizacją projektu, podział zadań określonych w projekcie pomiędzy członków zespołu, bieżącą współpracę z partnerami, wydziałami/jednostkami organizacyjnymi realizującymi zakres rzeczowy i finansowy projektu, współpracę z instytucją dotującą, rozliczanie projektu 6

7 [wnioski o płatność], organizację procesu kontroli projektu, nadzór nad trwałością projektu. 4. Koordynatorem RP może być pracownik WZF lub Wydziału merytorycznego UM realizującego projekt, a w przypadku powierzenia realizacji projektu jednostce organizacyjnej miasta pracownik tej jednostki. 5. W skład zespołu ds. realizacji projektu oprócz koordynatora RP wchodzą pracownicy wydziałów merytorycznych lub jednostek merytorycznych wskazani przez Dyrektorów odpowiedzialni za realizację rzeczową i finansową projektu, pracownicy komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za zamówienia publiczne, finanse itd. 6. W przypadku projektów partnerskich, w tym międzygminnych w ramach MOF Słupska w skład zespołu ds. realizacji projektu wchodzą również pracownicy partnera/ów. 7. W zarządzeniu powołującym zespół ds. realizacji projektu określone zostaną szczegółowo zadania oraz odpowiedzialność poszczególnych jego członków. 8. W skład zespołu mogą wejść pracownicy zatrudnieni odrębnie na czas realizacji projektu w przypadku, gdy zapisy wniosku aplikacyjnego to przewidywały, a koszt ich wynagrodzenia stanowi wydatek kwalifikowany projektu i podlega refundacji. 9. Zespół ds. realizacji projektu powoływany jest na czas realizacji projektu, jak i na okres trwałości projektu (tj. zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie). 6 Przygotowanie umowy o dofinansowanie 1. Koordynator RP przygotowuje komplet dokumentów potrzebnych do zawarcia umowy o dofinansowanie, występując w tym celu do właściwych wydziałów merytorycznych i/lub jednostek organizacyjnych miasta lub partnerów o niezbędne informacje. 2. W przypadku, gdy dokumentacja aplikacyjna zostanie zaakceptowana przez instytucję organizującą nabór wniosków z propozycją mniejszego dofinansowania niż wnioskowano, konieczne jest uzyskanie opinii Skarbnika, a następnie decyzji Prezydenta ws. wyrażenia zgody na przyjęcie zmniejszonego dofinansowania. 3. Koordynator RP występuje do Wydziału Finansowego o otwarcie wyodrębnionych rachunków bankowych do realizacji Projektu wskazując jednocześnie ich dysponentów. 4. W przypadku, gdy Projekt nie jest wskazany w budżecie i/lub WPI/WPF, wydział merytoryczny/, jednostka organizacyjna odpowiedzialna za realizację projektu przygotowuje wniosek o ujęcie w budżecie i/lub WPI/WPF, celem zabezpieczenia wkładu własnego w projekcie zgodnego z zaakceptowanym wnioskiem o dofinansowanie. 6. Po otrzymaniu umowy o dofinansowanie koordynator RP, po zaparafowaniu przez Dyrektora Wydziału odpowiedzialnego za złożenie wniosku, przekazuje ją do radcy prawnego w celu 7

8 weryfikacji pod względem formalno-prawnym, a następnie umowa przekazywana jest do kontrasygnaty Skarbnika i podpisu Prezydenta lub osoby przez niego upoważnionej. 7. Oryginał umowy o dofinansowanie pozostaje u koordynatora RP, kopia umowy o dofinansowanie przekazywana jest do Wydziału Zarządzania Funduszami, Wydziału Finansowego, a także do partnerów projektu (w postaci skanu w pdf). 8. Jednostka organizacyjna, która sama realizuje Projekt, przekazuje kopię umowy o dofinansowanie do Wydziału Zarządzania Funduszami, Wydziału Finansowego oraz wydziału nadzorującego jednostkę (w postaci skanu w pdf). 7 Zasady realizacji i rozliczania projektów 1. Zespół ds. realizacji projektu realizuje swoje zadania ujęte w projekcie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności prawa budowlanego, przepisów o zamówieniach publicznych, umowy o dofinansowanie projektu oraz aktualnymi procedurami i wytycznymi właściwymi dla danego programu operacyjnego. 2. Zespół ds. realizacji projektu odpowiedzialny jest w szczególności za wybór wykonawców zadań w projekcie, w tym prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzenie odbiorów poszczególnych zadań, dokonywanie płatności, promocję projektu itp. 3. Koordynator RP odpowiada za koordynację prac zespołu ds. realizacji projektów, monitoring realizacji projektu, sprawozdawczość i rozliczenie Projektu, a także za bieżącą współpracę i kontakty z instytucją dotującą. 4. Koordynator RP występuje o zaliczki w poczet przyszłych wydatków, przygotowuje wnioski o płatność oraz sprawdza dokumenty finansowe przedłożone przez wydział merytoryczny lub jednostkę organizacyjną pod względem zgodności wydatków z zapisami umowy o dofinansowanie oraz kwalifikowalności wydatków. 5. Koordynator RP odpowiada za terminowe rozliczanie zaliczek i przedkładanie wniosków o płatność oraz informuje Skarbnika oraz Prezydenta Miasta o zagrożeniach dotyczących realizacji dochodów w ramach projektu. 6. Koordynator RP/Wydział merytoryczny/jednostka organizacyjna odpowiedzialna za rzeczową i finansową realizację projektu będąca dysponentem środków budżetowych informuje Skarbnika i Prezydenta Miasta o zagrożeniach dotyczących realizacji wydatków w ramach projektu. 7. Wydział Finansowy informuje niezwłocznie koordynatora RP o otrzymanych kwotach refundacji poniesionych wydatków lub o otrzymanych zaliczkach na realizację Projektu. 8

9 8. W przypadku koniecznych i zasadnych zmian w projekcie, koordynator RP we współpracy z zespołem ds. realizacji projektu zwraca się do instytucji dotującej z wnioskiem o zaakceptowanie zmian wraz z ich merytorycznym uzasadnieniem. Jeżeli zmiany wymagają przygotowania aneksu do umowy o dofinansowanie, koordynator RP we współpracy z zespołem przygotowuje stosowne dokumenty. 9. W przypadku zmian w projekcie skutkujących zmianami w uchwale budżetowej i/lub WPI, WPF wydział bądź jednostka organizacyjna będącą dysponentem środków przygotowuje wniosek do Wydziału Finansowego, Wydziału Inwestycji o dokonanie zmian w uchwale budżetowej i/lub w WPI/WPF. 10. Jednostka organizacyjna, która sama przygotowuje i realizuje projekt, odpowiada za koordynację i monitoring realizacji projektu oraz sprawozdawczość i rozliczenie, a także za bieżącą współpracę i kontakty z instytucją dotującą. 8 Kontrola i audyt 1. Za organizację procesu kontroli projektu odpowiedzialny jest koordynator RP, który współpracuje bezpośrednio w instytucją dotującą. 2. Koordynator RP niezwłocznie po uzyskaniu informacji o kontroli niezwłocznie zawiadamia zespół ds. realizacji projektu, a także jeśli to konieczne także inne wydziały i jednostki zaangażowane w realizację projektu celem przygotowania kompletu dokumentów do kontroli. 3. Koordynator RP koordynuje prace związane z prowadzaną kontrolą Projektu. 4. Zespół ds. realizacji projektu, komórki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne biorące udział w realizacji projektu zobowiązane są do współpracy z koordynatorem RP i zespołem kontrolującym w celu przekazywania niezbędnych wyjaśnień. 5. Koordynator RP przesyła protokół kontroli do komórek zaangażowanych w realizację Projektu z prośbą o wniesienie uwag, opinii bądź zastrzeżeń do protokołu. 6. Koordynator RP przekazuje organowi kontroli podpisany przez Prezydenta, bądź inną osobę upoważnioną, protokół kontroli. Kopia protokołu przekazywana jest także do Zespołu Audytu Wewnętrznego i Kontroli. 7. Dyrektorzy wydziałów merytorycznych/jednostek organizacyjnych zaangażowanych w realizację projektu odpowiadają za wykonanie ewentualnych zaleceń pokontrolnych. 9 Monitoring projektu w okresie trwałości 1. Za monitoring projektu, w szczególności: monitoring osiągnięcia i utrzymania wskaźników 9

10 projektu, celów projektu, a także za bieżącą współpracę i kontakty z instytucją dotującą odpowiada koordynator RP wraz z zespołem ds. realizacji projektu. 2. Koordynator RP w celu sporządzenia sprawozdania z zachowania trwałości projektu występuje do wydziałów merytorycznych/jednostek organizacyjnych o niezbędne informacje i dokumenty. 3. Koordynator RP niezwłocznie informuje Prezydenta Miasta o wszelkich podejrzeniach złamania zasady trwałości projektu, w szczególności poddania projektu znaczącej modyfikacji. 4. Jednostka organizacyjna, która sama przygotowywała i realizowała projekt sama też odpowiada za monitoring projektu, w szczególności: monitoring osiągnięcia i utrzymania wskaźników Projektu, celów Projektu, a także za bieżącą współpracę i kontakty z instytucją dotującą. 10 Archiwizacja dokumentacji dotyczącej projektu 1. Każdy Wydział UM/Jednostka organizacyjna w zakresie swoich działań w projekcie odpowiada za właściwą archiwizację dokumentacji wytworzonej w toku realizacji projektu. 2. Archiwizację dokumentacji należy prowadzić zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, wytycznymi właściwymi dla danego programu operacyjnego oraz instrukcją kancelaryjną. 3. W przypadku projektów partnerskich, każdy z Partnerów archiwizuje dokumentację projektową w zakresie zadań przez niego realizowanych zgodnie z zapisami ust Sprawozdawczość i monitoring projektów Miasta 1. Wydział/jednostka organizacyjna (w tym spółki miejskie) odpowiedzialna za realizację rzeczową i finansową projektu przekazuje do Wydziału Zarządzania Funduszami informację o planowanych projektach (wzór formularza o planowanych projektach stanowi załącznik nr 3) oraz informację o pozyskanych środkach, postępie rzeczowym i finansowym projektu oraz o potencjalnych zagrożeniach, od momentu rozpoczęcia prac nad projektem do dnia jego zakończenia (wzór formularza postępów realizacji projektu stanowi załącznik nr 4). Informacje, o których mowa powyżej, Wydział/jednostka organizacyjna przekazuje (pocztą elektroniczną w wersji edytowalnej i w postaci skanu w pdf) do Wydziału Zarządzania Funduszami do końca każdego kwartału. 10

11 2. Wydział Zarządzania Funduszami przedkłada w terminie do 15 dnia każdego miesiąca następującego po zakończonym kwartale do Prezydenta Miasta Słupska oraz Skarbnika Miasta zbiorczą informację o planowanych projektach wydziałów i jednostek organizacyjnych, pozyskanych środkach pozabudżetowych, postępie realizacji rzeczowej i finansowej projektów oraz potencjalnych zagrożeniach w realizacji projektów. 12 Postanowienia końcowe 1. Dopuszcza się możliwość opracowania odrębnych procedur dla indywidualnych projektów, w przypadku gdy wynika to z dokumentacji aplikacyjnej, umowy o dofinansowanie projektu oraz wytycznych właściwych dla danego programu operacyjnego. 2. Procedury dla indywidualnych projektów zostaną wprowadzone w życie odrębnymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Słupska. 11