REALIZACJA: Opracowanie: Łukasz Makuch Warszawa, luty 2015 r.

Transkrypt

1 RAPORT SPOŁECZNEJ ODPOWIEDZIALNOŚCI ICP GROUP SA Opracowany w ramach projektu: ICP Group SA jako firma odpowiedzialna społecznie opracowanie i wdrożenie strategii CSR, planów działania i ekoproduktu w oparciu o Wytyczne GRI REALIZACJA: Opracowanie: Łukasz Makuch Warszawa, luty 2015 r.

2 Spis treści 2. ICP Group SA podstawowe informacje o firmie Struktura spółki i skala działalności Misja Usługi Strategia ICP Group na lata Nadzór, zobowiązania i zaangażowanie ICP Group Podstawowe dane ekonomiczne - wyniki finansowe Nagrody otrzymane przez ICP Group w 2014 roku Zarządzanie społeczną odpowiedzialnością firmy Informacje o znaczeniu i roli CSR Strategia CSR Informacje o interesariuszach Relacje z pracownikami Struktura zatrudnienia, z uwzględnieniem podziału na płeć Komunikacja wewnętrzna Satysfakcja i rotacja pracowników, możliwości kariery i rozwoju Bezpieczeństwo i higiena pracy, przeciwdziałanie dyskryminacji Zaangażowanie społeczne program Go4Help i projekty give instead of take Program Go4Help Projekty give instead of take Pozostałe działania Ochrona środowiska Informacje o podejmowanych działaniach prośrodowiskowych Oferta ekologiczna dla klientów organizacja zielonych eventów O raporcie Kontakt Indeks treści CSR...21

3 1. List prezesa Krzysztofa Michniewicza Szanowni Państwo, Temat społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR) od lat jest nam bliski. Jesteśmy liderem branży w zakresie zaangażowania społecznego, między innymi poprzez realizację dla naszych Klientów pionierskich na rynku polskim projektów Give instead of take polegających na łączeniu przez ich uczestników aktywności rekreacyjno-wypoczynkowej z działaniami wspierającymi potrzebujące pomocy organizacje i społeczności. Widząc jak pozytywny efekt mają one nie tylko dla beneficjentów, ale i uczestników wydarzeń, uruchomiliśmy stały, kompleksowy program: Go4help. W ramach tego programu wsparliśmy już wspólnie z naszymi Klientami i pracownikami wiele Domów Dziecka oraz lokalnych społeczności na całym świecie. Zdobytą przez nas wiedzą i doświadczeniem dzielimy się z innymi, między innymi w ramach Koalicji Prezesi-Wolontariusze Jej celem jest zwiększenie społecznego zaangażowania wśród liderów biznesu, a także propagowanie postaw i zachowań prospołecznych poprzez pokazywanie pozytywnych przykładów menedżerów wysokiego szczebla, którzy dzielą się swoim czasem, doświadczeniem, wiedzą i umiejętnościami w ramach akcji wolontariackich. W 2014 roku członkowie Koalicji Prezesi Wolontariusze 2011 zostali odznaczeni Złotymi Krzyżami Zasługi odznaczeniem przyznawanym przez Prezydenta Rzeczpospolitej Polskiej za zasługi w działalności na rzecz budowania społeczeństwa obywatelskiego. Naturalnym kolejnym krokiem w kierunku pogłębienia naszego zaangażowania w tematykę CSR stały się działania podjęte w ramach projektu ICP Group SA jako firma odpowiedzialna społecznie, współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. Jego celem było nie tylko opracowanie nowych produktów i usług bazujących na zaangażowaniu i trosce o środowisko naturalne i kwestie społeczne, ale również opracowanie strategii CSR oraz wdrożenie całościowego systemu zarządzania tą tematyką w firmie. Podstawę tego procesu stanowiły uwagi i potrzeby zgłaszane przez pracowników firmy oraz pozostałych interesariuszy. Systemowe podejście do kwestii CSR pozwoli nam nie tylko skutecznie zwiększać naszą przewagę konkurencyjną na rynku oraz odpowiadać na wyzwania stojące przed rozwojem firmy i całą branżą (zwłaszcza w kontekście globalnych przemian, takich jak kurczące się zasoby naturalne czy zmiany klimatyczne), ale również sprawiać, aby realizowane przez nas projekty zmieniały świat na lepsze. Niniejszy raport, który oddaję do Państwa rąk, nie podlega jakimkolwiek ograniczeniom dotyczącym jego zakresu i zasięgu oraz stanowi podsumowanie naszych dotychczasowych działań. Krzysztof Michniewicz Prezes Zarządu ICP Group SA

4 2. ICP Group SA podstawowe informacje o firmie ICP Group SA działa na rozwojowym rynku wsparcia sprzedaży. Celem Spółki jest zapewnienie klientom kompleksowej obsługi w całym procesie motywacji i aktywizacji sprzedaży, budowania programów lojalnościowych oraz programów edukacyjno-badawczych. Od 13 lat ICP Group pomaga firmom odnoszącym sukcesy osiągać nadzwyczajne wyniki i prześcigać założone cele biznesowe. Dzięki produktom i usługom Grupy klienci zarządzają relacjami ze swoimi pracownikami, partnerami biznesowymi oraz klientami, przez co stają się bardziej konkurencyjni, osiągając wymierne korzyści biznesowe Struktura spółki i skala działalności Spółka zarejestrowana jest w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS Strukturę operacyjną spółki stanowi ICP Group oraz spółka zależna Pharma Concept, której ICP Group jest 100% właścicielem. Siedziba główna spółki znajduje się w Warszawie, przy Al. Wilanowskiej 303a. Forma własności to spółka akcyjna. Od września 2012 roku ICP Group SA jest notowana w Alternatywnym Systemie Obrotu na rynku New Connect. Spółka jest wpisana pod numerem 509 do rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych Województwa Mazowieckiego. Skala działalności w 2014 roku obejmuje następujące parametry: Liczba pracowników: Liczba operacji: Liczba klientów: Przychody: Skala geograficzna: Łączna liczba osób pracujących lub współpracujących w ICP Group i spółce zależnej Pharma Concept na dzień 31 grudnia 2014 r. wyniosła 38. Na umowę o pracę ICP Group zatrudniała 11 osób, a Pharma Concept 1 osobę. W ICP Group było 21 osób stale współpracujących, a w Pharma Concept 5 osób. ICP Group wraz ze spółką Pharma Concept zrealizowała ponad 250 projektów w zakresie motywacji, nagradzania i zapewnienia lojalności klientów, partnerów oraz pracowników dla czołowych zagranicznych i polskich korporacji z różnych branż oraz dla organizacji sektora publicznego Obsłużonych zostało 75 klientów instytucjonalnych ,34 zł przychodów netto ze sprzedaży Nasi Klienci odwiedzili 29 krajów położonych na 5 kontynentach

5 2.2. Misja Misją ICP Group jest dostarczanie specjalistycznej wiedzy oraz najwyższej jakości usług wspierających sprzedaż, poprzez tworzenie i wdrażanie efektywnych rozwiązań motywacyjno-lojalnościowych dla pracowników pionów handlowych (segment B2E), partnerów biznesowych (segment B2B) oraz ostatecznych klientów (segment B2C) Usługi ICP Group działa w trzech komplementarnych obszarach związanych ze wsparciem sprzedaży: 1. Systemy motywacji i aktywizacji sprzedaży; 2. Programy lojalnościowe; 3. Programy badawczo-edukacyjne. Spółka wdraża programy i realizuje projekty, które powodują: Zaangażowanie i motywowanie pracowników, co wpływa na poprawę retencji kluczowych zasobów kadrowych i ich większą wydajność; Motywowanie partnerów biznesowych i zwiększanie efektywności kanałów dystrybucji, co wpływa bezpośrednio na zwiększenie sprzedaży oraz gromadzenie wiedzy o klientach i rynku; Inspirowanie i motywowanie sprzedawców, co wpływa na zwiększanie efektywności sprzedaży i dynamiki rozwoju; Zdobywanie i lojalizowanie Klientów, co wpływa na budowanie trwałych więzi biznesowych, które pozwalają realizować plany sprzedażowe, utrzymywać bądź poprawiać pozycję rynkową. Kompetencje ICP Group koncentrują się wokół 8 obszarów: 1. Programy Incentive, czyli projekty motywacyjne tworzone i organizowane dla klientów ICP Group są skierowane do ich pracowników, partnerów biznesowych oraz odbiorców usług i produktów. Ich celem jest najczęściej wzrost sprzedaży, produktywności, zwiększenie udziału w rynku, poprawienie lojalności klienta czy nagradzanie pracownika za osiągnięte wyniki; 2. Programy Lojalnościowe B2B stanowią rozwinięcie budowy strategii lojalnościowych i wymierny efekt ich wdrożenia. Programy lojalnościowe oferowane przez spółkę przestawiają szereg korzyści (nagród) ich odbiorcom w zamian za zakup lub skorzystanie z usług zleceniodawcy takiego programu; 3. Platforma Loyalty ICP jest rozwiązaniem informatycznym do tworzenia i obsługi programów lojalnościowych i motywacyjnych uwzględniających specyfiki biznesu klientów;

6 4. Programy edukacyjne mają za zadanie rozwijać kompetencję i wiedzę pracowników. Aktywności te realizowane są zarówno jako programy off-line owe (poza siecią Internet) jak i online-owe (w formie e-learningu); 5. Wydarzenia specjalne, których filozofią działania jest połączenie strategicznego podejścia z profesjonalnym warsztatem oraz innowacyjnością. Ich celem jest wywołanie emocji wśród uczestników wydarzeń specjalnych, które zapewnią żywy kontakt z marką; 6. Programy treningowe o podwyższonej efektywności to działania zaprojektowane specjalnie dla grup odbiorców z uwzględnieniem ich specyfiki. Mają one na celu osiągnięcie w krótkim czasie konkretnych celów, takich jak poprawa współpracy zespołowej, zwiększenie efektywności lub poprawa komunikacji; 7. Strategie CSR, projekty give instead of take i program GO4Help: ICP Group tworzy strategie CSR dla organizacji uwzględniających interesy społeczne i ochronę środowiska, a także relacje z różnymi grupami interesariuszy, ze szczególnym uwzględnieniem zaangażowania pracowników danej organizacji. Rolą ICP Group jest doradztwo w zakresie najbardziej skutecznych rozwiązań CSR. Działania give instead of take" ( dawać zamiast brać ), to projekty, które często wpisują się w szersze programy Corporate Social Responsibility. Polegają na połączeniu typowych zajęć integracyjno-wypoczynkowych z działalnością charytatywną lub na rzecz ochrony środowiska. Spółka jest jedną z pierwszych na polskim rynku firmą realizującą projekty, którym przyświeca idea dawania połączona z zabawą, integrowaniem grupy oraz kształtowaniem postaw i umiejętności pracowników; 8. Programy edukacyjne i badania rynkowe obejmują działania i projekty, które mają dostarczać określonym grupom docelowym korzyści w postaci wiedzy i zwiększania zakresu kompetencji. Ma to na celu budowanie relacji lub ich utrwalanie pomiędzy organizacją, dla której przygotowywany jest projekt edukacyjny, a grupą docelową. ICP Group posiada 5 marek handlowych: Incentive Concept działa w obszarze incentive marketingu, czyli zajmuje się planowaniem i realizacją strategii motywacyjnych, programów i grupowych wyjazdów motywacyjnych. Celem klientów, który realizuje Incentive Concept, jest zwiększenie wyników finansowych poprzez zwiększanie zaangażowania pracowników, inspirowanie sprzedawców i pozyskiwanie nowych klientów. Cele te Incentive Concept realizuje poprzez strategie incentive: długoterminowe planowanie i budowanie zarządzania relacjami za pomocą programów motywacyjnych i lojalnościowych, w których nagrodą są wyjazdy typu incentive. Incentive Concept jest jednym z liderów rynku w Polsce w segmencie incentive travel. Pod tą marką Spółka realizuje projekty w każdym zakątku świata. Silną stroną Incentive Concept jest całościowe podejście do motywowania obejmujące zakresem swoich kompetencji nie tylko organizację samego wyjazdu, lecz także komunikację przed wydarzeniem jak i po. Kompetencje Incentive Concept bazują na kilku fundamentach,

7 m. in.: inteligent incentive (incentive w innym wymiarze) czy service exellent i risk management (obsługa klienta oraz zarządzanie ryzykiem projektów). Live Marketing Concept odpowiada za kreowanie i organizowanie eventów (wydarzeń specjalnych, organizacja konferencji, kongresów, gal wieczornych i okolicznościowych) oraz marketingowy i promocyjny wpływ wydarzeń. Live Marketing Concept tworzy nowy segment na rynku (live marketing), nowoczesną komunikację eventową wykorzystującą filozofię marketingu doświadczeń. Tego typu podejście do eventu zakłada dostarczanie uczestnikom wydarzeń emocji, przeżyć, wpływania na zmysły, zachęcania do interakcji. Aktywności realizowane przez Live Marketing Concept skierowane są do pracowników, partnerów biznesowych jak i do końcowych konsumentów określonych przez klientów ICP Group. Ściśle realizują one cele klientów, takie jak: wzrost sprzedaży, wzrost motywacji, lepsze zrozumienie strategii czy trwalsze relacje. Poland Concept prowadzi działalność DMC (Destination Management Company, obsługa rynku krajowego dla firm zagranicznych), dedykowana obsłudze klientów zagranicznych, organizujących w Polsce programy motywacyjne, projekty budujące relacje i wpływające na wymianę informacji, kongresy, konferencje, eventy, wyjazdy typu incentive travel itp. Poland Concept jako operator DMC jest ekspertem w zarządzaniu destynacją w zakresie takich obszarów jak ludzie, historia i natura. Pharma Concept to firma działająca w obszarze marketingu dla sektora farmaceutycznego, skupiająca się w szczególności na programach badawczych i edukacyjnych. Oferuje usługi, które w bezpośredni sposób wymiernie zwiększają sprzedaż produktów farmaceutycznych. Łącząc doświadczenia z zakresu marketingu oraz sprzedaży, prawa i rynku farmaceutycznego spółka dostarcza swoim Klientom rozwiązania w zakresie komunikacji marketingowej, oparte na przeprowadzanych badaniach wśród odbiorców i lekarzy. Organizuje również wyjazdy na międzynarodowe konferencje i kongresy medyczne. Marka Pharma Concept funkcjonuje w obrębie oddzielnej spółki Pharma Concept Sp. z o.o, w 100% zależnej od ICP Group S.A..

8 Luxury Concept oferuje usługi travel & concierge skierowane do zamożnych klientów indywidualnych i zajmuje się organizacją spersonalizowanych podróży na wszystkich kontynentach. Klienci: ICP Group kieruje swoją ofertę do firm, które tworzą systemy motywacji i aktywizacji sprzedaży oraz wdrażają programy lojalnościowe, a także edukacyjne. Odbiorcami usług są przede wszystkim przedsiębiorstwa działające na terenie kraju, jak również podmioty zagraniczne, które zdecydowały się zrealizować swoje wydarzenia w Polsce Strategia ICP Group na lata W związku z przyjętą strategią na lata w ciągu najbliższych lat rozwój ICP Group dokonywać się będzie w oparciu o następujące główne czynniki: innowacyjność, sprzedaż i marketing, relacje/jakość. Na rosnącą innowacyjność Spółki wpływać będzie: Integracja istniejących i tworzenie nowych produktów; Wdrożenie narzędzi informatycznych wspierających rozwój produktów (np. platforma do programów lojalnościowych); Wdrożenie nowych narzędzi IT usprawniających zarządzanie relacjami z klientami, zarządzanie sprzedażą i realizację usług (np. aplikacje mobilne). ICP Group sukcesywnie odchodzi od wąskiej orientacji produktowej w kierunku usług zintegrowanych, które odpowiadają na potrzeby rynku, a także kładzie nacisk na nowe technologie oraz ciągły rozwój w obszarze systemów motywacji i aktywizacji sprzedaży. Spółka świadczy usługi na rzecz społeczeństwa zarówno poprzez działania komercyjne, jak i działalność charytatywną, w ramach programów Go4Help oraz projekty give instead of take, których szczegółowy opis znajduje się w rozdziale 3. Zarządzanie społeczną odpowiedzialnością firmy Nadzór, zobowiązania i zaangażowanie ICP Group Rada Nadzorcza ICP Group SA Struktura Rady Nadzorczej jest jednolita, tzn. nie są wyodrębnione komisje podlegające pod najwyższy organ nadzorczy, odpowiedzialne za poszczególne zadania. Obowiązki Członków Rady Nadzorczej oraz sposób podejmowania uchwał określone są szczegółowo w statucie Spółki dostępnym na stronie

9 Na dzień sporządzenia raportu w skład Rady Nadzorczej ICP Group SA wchodzili: Sławomir Mikołaj Hybsz Dariusz Zbytniewski Iwona Katarzyna Michniewicz Magdalena Pietkiewicz Grzegorz Marek Śliwiński Roger Adamowicz Przewodniczący Rady Nadzorczej Członek Rady Nadzorczej Członek Rady Nadzorczej Członek Rady Nadzorczej Członek Rady Nadzorczej Członek Rady Nadzorczej Pełny opis doświadczenia Członków Rady Nadzorczej dostępny jest na stronie Przewodniczący Rady Nadzorczej nie zasiada w zarządzie ICP Group. Mechanizmem umożliwiającym akcjonariuszom zgłaszanie rekomendacji i wskazówek dla najwyższego organu nadzorczego jest Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy. Procedura wyboru Rady Nadzorczej 22 ust. 1. Statutu stwierdza, iż Rada Nadzorcza jest powoływana i odwoływana przez Walne Zgromadzenie, za wyjątkiem pierwszej Rady Nadzorczej powołanej przez założycieli Spółki. Na dzień sporządzenia raportu spółka nie posiadała wyodrębnionej polityki dotyczącej zapobiegania konfliktowi interesów członków najwyższego organu nadzorczego, jednakże trwają prace nad wprowadzeniem takiej polityki. Zarząd ICP Group SA Na dzień sporządzenia raportu Zarząd Spółki jest trzyosobowy. Zgodnie ze statutem Spółki, powołania składu zarządu dokonało Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy: Krzysztof Michniewicz Krzysztof Mariusz Kozak Anna Elżbieta Tederko Prezes Zarządu Członek Zarządu Członek Zarządu Pełny opis sylwetek Prezesa oraz Członków Zarządu dostępny jest na stronie Od początku istnienia firmy CSR jest wpisany w jej filozofię działania. Za włączanie działań z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu do działalności biznesowej firmy odpowiadają wszyscy Członkowie Zarządu.

10 Członkostwo w organizacjach branżowych ICP Group oraz jej Prezes Zarządu należą do krajowych i międzynarodowych stowarzyszeń branżowych zrzeszających liderów branży incentive: IMA Incentive Marketing Association ( SOIT Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel ( MPI Meeting Professionals International ( SITE Society of Incentive Travel Exellence ( Ponadto Prezes Zarządu ICP Group należy do Koalicji Prezesi-Wolontariusze 2011 ( zrzeszającej prezesów firm, którzy aktywnie angażują się w wolontariat i działania z zakresu odpowiedzialności społecznej biznesu Podstawowe dane ekonomiczne - wyniki finansowe Skonsolidowane wybrane dane finansowe Grupy Kapitałowej ICP Group SA. Pozycje Przychody netto ze sprzedaży , ,37 Koszty działalności operacyjnej , ,63 Amortyzacja , ,38 Zysk ze sprzedaży , ,74 Pozostałe przychody operacyjne , ,83 Pozostałe koszty operacyjne , ,64 Zysk na działalności operacyjnej [EBIT] , ,93 EBITDA , ,31 Przychody finansowe 9 098, ,42 Koszty finansowe , ,70 Zysk na działalności gospodarczej , ,65 Zysk brutto , ,13 Zysk netto , , Nagrody otrzymane przez ICP Group w 2014 roku Realizowane przez ICP Group projekty są doceniane w krajowych i międzynarodowych konkursach. Spółka jest pierwszą firmą w Europie Środkowo-Wschodniej, która zdobyła prestiżową nagrodę Crystal Award, przyznawaną przez międzynarodową organizację SITE organizacjom, które projektują i realizują wyjątkowe i długo pozostające w pamięci uczestników doświadczenia. W 2013 roku projekt Live Marketing Concept został wyróżniony prestiżową nagrodą główną w branżowym konkursie MP Power Awards 2012, a realizacja Incentive Concept została nominowaneado MP Power Awards i Golden Arrow.

11 Zorganizowane przez ICP Group wydarzenia już po raz drugi zostały docenione podczas branżowego konkursu MP POWER AWARDS 2013 nagradzającego najlepsze projekty w polskiej branży eventowej. Live Marketing Concept otrzymał nagrodę w kategorii Event/ Event firmowy za projekt Spotkania regionalne sieci Bosch Service i AutoCrew zrealizowany w 2013 roku dla firmy Robert Bosch. Ekipa Live Marketing Concept zorganizowała cykl spotkań regionalnych mających na celu prezentację standardów, zasad współpracy i wyników badań jakości usług oraz zmotywowanie nowych partnerów do przyłączenia się do sieci Bosch Service. Dla każdego ze spotkań w trzech miastach została stworzona oprawa kreatywna dostosowana do specyfiki danego regionu, a przedstawiciele serwisów zostali nań zaproszeni wraz z rodzinami. Incentive Concept otrzymał nominację w kategorii Incentive/ Incentive travel za projekt FollowING Dracula zrealizowany w 2013 roku dla 150 uczestników z firmy ING Towarzystwo Ubezpieczeń na Życie. Uczestnicy wyjechali do Transylwanii, a w scenariuszu wyjazdu znalazło się zwiedzanie oraz stopniowo budujące napięcie wieczory tematyczne, których kulminacją był event połączony z rozdaniem nagród, podczas którego goście spotkali samego Draculę. W 2014 roku Krzysztof Michniewicz, Prezes ICP Group SA, otrzymał wyróżnienia za konsekwentną realizację działań z zakresu odpowiedzialności społecznej oraz wsparcie rozwoju przedsiębiorczości w Polsce: Złoty Krzyż Zasługi za działalność filantropijną oraz współudział w budowę społeczeństwa obywatelskiego (Prezydent Rzeczypospolitej, wrzesień 2014) Dyplom Uznania od Ministra Gospodarki, Janusza Piechocińskiego, z okazji 25-lecia polskiej transformacji, w uznaniu za aktywne propagowanie idei ducha przedsiębiorczości oraz zaangażowanie i wkład w rozwój polskiej gospodarki (Ministerstwo Gospodarki, listopad 2014) 3. Zarządzanie społeczną odpowiedzialnością firmy 3.1. Informacje o znaczeniu i roli CSR Od początku istnienia ICP Group CSR jest wpisany w jej filozofię działania. Firma jest zaangażowana w tematykę CSR, zarówno poprzez działania własne w zakresie zaangażowania społecznego, jak i poprzez ofertę skierowaną do klientów. W 2014 r. zostały podjęte działania w ramach projektu ICP Group SA jako firma odpowiedzialna społecznie opracowanie i wdrożenie strategii CSR, planów działania i ekoproduktu, współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. W ramach projektu opracowane zostały nowe produkty i usługi oparte na zaangażowaniu i trosce o środowisko naturalne i kwestie społeczne. Celem było także opracowanie strategii CSR oraz wdrożenie całościowego systemu zarządzania tą tematyką w firmie.

12 3.2. Strategia CSR Opracowanie Strategii CSR objęło: Diagnozę stanu obecnego w firmie (na podstawie warsztatu strategicznego, szczegółowych ankiet przeprowadzonych wśród pracowników firmy oraz serii wywiadów pogłębionych), Sformułowanie wizji CSR ( Społeczna odpowiedzialność biznesu jako źródło przewagi konkurencyjnej ICP Group w branży MICE ), Opracowanie analizy interesariuszy Rekomendację stworzenia systemu zarządzania CSR Wyznaczenie kierunków strategicznych Przygotowanie pierwszego raportu społecznego W ramach Strategii CSR Spółka przyjęła następujące kierunki strategiczne: Budowa stabilnego i zaangażowanego zespołu Zaangażowanie pracowników w działania społeczne firmy Produkty i rozwiązania proekologiczne wyróżnikiem oferty ICP 3.3. Informacje o interesariuszach Mapa interesariuszy W ramach swoich działań Spółka angażuje szereg różnych grup interesariuszy. Stąd naturalnym działaniem jest badanie ich potrzeb i oczekiwań. Poniżej prezentujemy mapę interesariuszy ICP Group oraz informację na temat relacji z kluczowymi grupami interesariuszy.

13 INTERESARIUSZE OBSZARY ANGAŻOWANIA KLUCZOWE KWESTIE Pracownicy Bieżące projekty Komunikacja wewnętrzna Projekty Go4Help Klienci Bieżące projekty Komunikacja zewnętrzna Liderzy opinii / Media Komunikacja zewnętrzna Eventy Inwestorzy Relacje inwestorskie Wyniki ICP Partnerzy biznesowi Wspólne projekty Komunikacja zewnętrzna Motywacja/Satysfakcja Rozwój zawodowy i osobisty Etyka i różnorodność Satysfakcja klientów Satysfakcja pracowników klientów Jakość usług Standardy branży MICE Kwestie istotne dla klientów Bieżąca współpraca Promocja CSR Dostawcy Wspólne projekty Satysfakcja klientów Komunikacja zewnętrzna Bieżąca współpraca Regulatorzy Przepisy i regulacje Spełnianie wymogów 4. Relacje z pracownikami 4.1. Struktura zatrudnienia, z uwzględnieniem podziału na płeć Łączna liczba pracowników ICP Group w 2014 r. (na dzień 31 grudnia 2014) wyniosła 11 osób zatrudnionych na umowy o pracę, w tym 3 mężczyzn i 8 kobiet. Dwie kobiety przebywały na urlopach macierzyńskich. Wśród 21 osób współpracujących było 14 kobiet oraz 7 mężczyzn. Spółka zależna Pharma Concept zatrudniała jedną osobę na podstawie umowy o pracę (mężczyznę), podczas gdy wśród 5 osób współpracujących były 3 kobiety i 2 mężczyzn. Dwie osoby z najkrótszym stażem pracy zostały zatrudnione w lipcu i sierpniu 2014 r. Łącznie dla ICP Group i jej spółki zależnej pracowało lub z nią współpracowało 38 osób. 26 osób pracowało lub współpracowało z ICP Group na podstawie umów na czas nieokreślony, 12 na czas określony. W miarę potrzeb nawiązywana jest okazjonalna współpraca z dodatkowymi osobami do obsługi organizowanych wydarzeń. Świadczenia dodatkowe Wszystkie osoby pracujące lub współpracujące z ICP Group powyżej trzech miesięcy otrzymują abonament opieki medycznej Medicover.

14 4.2. Komunikacja wewnętrzna Mechanizmem umożliwiającym pracownikom zgłaszanie rekomendacji i wskazówek dla najwyższego organu nadzorczego jest ankieta, która została przeprowadzona w ramach projektu ICP Group SA jako firma odpowiedzialna społecznie opracowanie i wdrożenie strategii CSR, planów działania i ekoproduktu, a następnie jej wyniki zostały zaprezentowane radzie nadzorczej. Taka ankieta jest planowana cyklicznie w ramach wdrożonego w firmie systemu zarządzania CSR Satysfakcja i rotacja pracowników, możliwości kariery i rozwoju Ankieta przeprowadzona wśród pracowników w 2014 roku wykazała, iż pracownicy dobrze oceniają swój poziom satysfakcji, a jeszcze lepiej możliwości rozwoju. Doceniana jest w szczególności różnorodność zadań i brak rutyny: Zadania generalnie ciekawe i odpowiedzialne, inspirujące środowisko pracy, brak rutyny". Równocześnie zwracana jest uwaga na może zbyt wąsko idącą specjalizację Firma poprzez podział na specjalistyczne komórki (business unit)»kształci«specjalistów w danej dziedzinie, ale z drugiej strony nieco zamyka szerszą możliwość rozwoju, co ma swoje plusy i minusy". W ramach strategii CSR zostały zaplanowane działania zapobiegawcze oraz zwiększające satysfakcję pracowników. Zawiera ona plan działań w zakresie relacji z pracownikami oraz w zakresie zaangażowania pracowników we wdrażanie CSR. Spółka dba o rozwój zawodowy pracowników. Mają oni możliwość udziału w konferencjach, szkoleniach i warsztatach, które rozwijają ich kompetencje i wiedzę. Naturalną konsekwencją tego podejścia było zaprojektowanie w 2014 roku Akademii Wiedzy: cyklu warsztatów, których celem jest poszerzenie i ugruntowanie praktycznej wiedzy w zakresie realizacji projektów w segmencie, w którym działa ICP Group. Akademii Wiedzy została wdrożona w lutym 2015 roku. Obejmuje cztery obszary: Event, Incentive/Travel/DMC, Produkcja, innowacja, zarządzanie projektami oraz Zarządzanie zespołami. Pracownicy ICP Group co roku otrzymują ocenę pracowniczą Bezpieczeństwo i higiena pracy, przeciwdziałanie dyskryminacji W 2014 r., firma nie odnotowała urazów, chorób zawodowych, dni straconych oraz nieobecności w pracy oraz wypadków śmiertelnych związanych z pracą. Pracownicy nie czują się dyskryminowani, co wykazała ankieta przeprowadzona w 2014 r., natomiast w ramach systemowego zabiegania zjawisku dyskryminacji i mobbingu w firmie, została opracowana polityka antydyskryminacyjna i antymobbingowa.

15 5. Zaangażowanie społeczne program Go4Help i projekty give instead of take 5.1. Program Go4Help ICP Group od lat skutecznie wdraża projekty związane ze społeczną odpowiedzialnością biznesu, inspirując swoich pracowników oraz klientów. W jej działaniach CSR widać znaczącą przewagę projektów społecznych. Sztandarowym programem jest Go4Help opracowany w 2012 roku, zgodnie z którym Spółka, co roku określa jednego beneficjenta lub cel charytatywny, który wspiera przez kolejne dwanaście miesięcy. Jednocześnie zachęca swoich klientów, aby włączyli się do akcji wspomagając materialnie lub finansowo różnego typu działania. Program Go4help jest komunikowany przez dedykowaną stronę internetową, na której systematycznie pojawiają się informacje o działaniach społecznych zorganizowanych przez ICP Group. W 2013 roku Spółka rozpoczęła finansowe wspieranie świetlicy środowiskowej Caritas w Łodzi Przystanek 13 poprzez m.in.: comiesięczne dofinansowanie posiłków, zbiórkę podręczników oraz organizację Dnia Dziecka i Akcji Choinka, podczas których wręczone zostały prezenty dla podopiecznych świetlicy. Ponadto przedsiębiorstwo współpracowało z innymi organizacjami lub samo zaaranżowało takie akcje CSR jak Dzień Ziemi, Wigilia dla Seniorów, czy pomóc przy zbiórce żywności, zachęcając do działania nie tylko swoich pracowników, ale również podwykonawców i klientów. W roku 2014 opracowana została strategia CSR zakładająca wdrożenie całościowego planu zaangażowania społecznego. Zakłada on wybór wiodącego temat programu i społecznego partnera, który będzie wspierany w sposób długofalowy. ICP Group w ramach programu Go4Help w roku 2014 koncentrowała się przede wszystkim na pomocy dzieciom i młodzieży z defaworyzowanych środowisk. Spółka kontynuowała współpracę ze świetlicą środowiskową Caritas Przystanek 13 w Łodzi, i będzie ją nadal wspierać w roku Przystanek 13. Świetlica środowiskowa Caritas Archidiecezji Łódzkiej Łódź, ul. Rybna 13 Działania świetlicy kierowane są do dzieci i młodzieży pochodzących z rodzin dysfunkcyjnych, mieszkających na terenie łódzkich Bałut. Zajęcia na Rybnej prowadzone są przez wykwalifikowaną kadrę, w skład której wchodzą: pracownicy socjalni, socjoterapeuci, psychologowie, nauczyciele oraz wolontariusze.

16 Działania zrealizowane przez ICP Group w 2014 roku: Całoroczne dofinansowywanie posiłków dla dzieci ze świetlicy środowiskowej Caritas Przystanek 13 z Łodzi; Organizacja wycieczki do Warszawy z okazji Dnia Dziecka dla dzieci ze świetlic środowiskowych Caritas w Łodzi. Dzieci odwiedziły Muzeum Warszawy, w którym w podziale na mniejsze grupy wzięły udział w lekcjach muzealnych. Młodsze dzieci szukały w piwnicach staromiejskich Bazyliszka, a później wzięły udział w przedstawieniu, starsze zaś uczyły się składu książek na lekcji Czar Książki. Kolejnym punktem w programie była wizyta w Manufakturze Cukierków, gdzie na gości czekała słodka prezentacja robienia cukierków i jeszcze słodsza niespodzianka. W drugiej części dnia dzieci odwiedziły Studio Polsat, reżyserki, salę z green screenem i studio sportowe, gdzie na własne oczy mogły się przekonać jak pracuje się w telewizji. Ostatnią atrakcją był wjazd super szybką windą na 30 piętro Pałacu Kultury i Nauki. We wszystkich wydarzeniach towarzyszyli wolontariusze z ICP Group; Przygotowanie prezentów gwiazdkowych dla dzieci ze świetlicy środowiskowej Caritas Przystanek 13 w Łodzi akcja świąteczna paczka i przekazanie ich dzieciom przez wolontariuszy z ICP Group; Przekazanie dystrybutorów wody dla świetlicy środowiskowej Caritas w Łodzi; Organizacja wolontariatu pracowniczego w ramach programu w Domu Dziecka im. Janusza Korczaka w Krasnem. Pracownicy brali udział w naprawach remontowych i renowacyjnych (rewitalizacja placu zabaw, remont sali sypialnej oraz sali do nauki, uprzątniecie terenu wokół budynku, prace w ogrodzie, ufundowanie wyposażenia świetlicy). Łącznie w 2014 roku Spółka przeznaczyła około 80 tys. zł na działania związane ze społeczną odpowiedzialnością biznesu. W 2014 roku spółka zależna ICP Group Pharma Concept utworzyła fundusz grantowy dla młodych osób na początku kariery naukowej. Jego celem jest wspieranie młodych naukowców w prowadzeniu badań i rozwijaniu swojej wiedzy. W 2014 roku stypendium otrzymała ówczesna licealistka, Joanna Jurek, która opracowała metodę transportu leków do komórek nowotworowych. Stypendium w wysokości zł zostało przekazane podczas Gali Finałowej Prix Galien 2014 konkursu doceniającego innowacje w medycynie i farmacji Projekty give instead of take Drugi rodzaj aktywności z obszaru CSR to działania give instead of take" (staraj się dawać zamiast brać, inaczej integrujące pomaganie). Są to projekty, które często wpisują się w szersze programy Corporate Social Responsibility firm. Polegają na połączeniu typowych zajęć integracyjno-rekreacyjnych w ramach korporacyjnych spotkań firmowych z działalnością charytatywną lub na rzecz ochrony środowiska. Idea

17 dawania połączona z zabawą, integrowaniem grupy oraz kształtowaniem postaw i umiejętności pracowników zyskuje uznanie coraz większej liczby organizacji. Obecnie, kiedy wdrażanie CSR staje się już niemal normą, także wyjazdy motywacyjne, integracyjne czy konferencje nie są pozbawione elementu charytatywnego. Przynosi to korzyści zarówno wspomaganej instytucji, pracownikom danego przedsiębiorstwa, jak i poprawia wizerunek samej spółki. ICP Group jest jedną z pierwszych na polskim rynku firmą realizującą tego typu projekty. Firma oferuje wyjazdy nastawione na cel społeczny lub środowiskowy, np. z elementami wolontariatu w lokalnych społecznościach, lub też organizowane wyjazdy posiadają taki element w programie. Działania realizowane podczas konferencji czy wyjazdów typu incentive obejmują między innymi wspieranie lokalnych szkół lub domów dziecka (do zaprzyjaźnionych instytucji należą między innymi sierociniec w Kathmandu i szkoły na Kubie) lub działania na rzecz środowiska naturalnego. Wybrane aktywności, w które na przestrzeni kilku lat zaangażowali się klienci ICP Group to: Podarowanie rowerów najmłodszym mieszkańcom wioski poszkodowanym przez tsunami (Tajlandia); Sadzenie drzew w tropikalnym lesie (Kostaryka); Renowacja placu zabaw i ogrodu w domu dziecka (Polska); Przygotowanie i wystawienie przedstawienia cyrkowego wraz z dziećmi z domu dziecka (Polska); Kilkuletnie działania polegające na odnawianiu wybranego domu dziecka, udziale w licytacji charytatywnej, organizacji dnia dziecka z zabawami i atrakcjami dla maluchów (Polska). Od kilku lat ICP Group podczas zagranicznych wyjazdów incentive wdraża program Jeden kilogram bagażu mniej jeden uśmiech dziecka więcej. Uczestnicy wyjazdów rezygnują z 1 kg bagażu osobistego na rzecz zabrania na przykład przyborów szkolnych dla dzieci z lokalnych szkół, przy czym lista potrzeb ustalana jest bezpośrednio ze wspieraną instytucją Pozostałe działania Oprócz realizacji własnego programu CSR oraz działań skierowanych do klientów pracownicy ICP Group oraz Prezes Zarządu aktywnie angażują się również w działania realizowane przez partnerów Spółki. W 2014 roku Spółka włączyła się w następujące inicjatywy: Udział w konferencji CSR w zarządzaniu wydarzeniami luksus czy obowiązek zorganizowanej w Akademii Finansów i Biznesu Vistula, podczas którego Krzysztof Michniewicz dzielił się swoimi doświadczeniami ze studentami zainteresowanymi problematyką CSR; Udział Krzysztofa Michniewicza w Zupełnie innym pikniku rodzinnym zorganizowanym przez Fundację PZU oraz Akademię Rozwoju Filantropii w Polsce, podczas którego, wraz z innymi prezesami zrzeszonymi w Koalicji Prezesi-Wolontariusze 2011 był wolontariuszem;

18 Organizacja akcji charytatywnej wspólnie ze stowarzyszeniem SOIT w celu wsparcia Fundacji Św. Jana Jerozolimskiego. Pozyskane środki zostały przeznaczone na dofinansowanie nauki i wakacji dzieci podopiecznych Fundacji; Udział prezesa i wolontariuszy ICP Group w II Konferencji Koalicji Prezesi-Wolontariusze 2011 #przywództwo#wolontariat#nowetechnologie. Podsumowując, ICP GROUP nie tylko sama organizuje oraz wspiera różne inicjatywy społeczne, ale również propaguje wśród swoich klientów scenariusze eventów wpisujące się w koncepcję społecznej odpowiedzialności biznesu. 6. Ochrona środowiska 6.1. Informacje o podejmowanych działaniach prośrodowiskowych W 2014 roku w ICP Group przeprowadzono audyt środowiskowy. Dzięki niemu uzyskano informację na temat kluczowych mocnych stron i wyzwań w zakresie podejmowanych działań środowiskowych w firmie. Spółka wdraża rozwiązania, które mają na celu ograniczenie negatywnego wpływu na środowisko. 1. OŚWIETLENIE: w maksymalny sposób jest wykorzystywane naturalne światło dzienne, zaś szyby utrzymywane są w czystości, co jest czynnikiem zwiększającym maksymalne wykorzystanie naturalnego światła dziennego. Stosowane jest również oświetlenie sektorowe w pomieszczeniach biurowych i korytarzach. 2. KLIMATYZACJA, OGRZEWANIE: w firmie stosowane jest ogrzewanie sektorowe i zainstalowane są programowalne termostaty. Podczas nieobecności pracowników w pomieszczeniach klimatyzowanych klimatyzacja jest wyłączana lub stosowany jest tryb ekonomiczny pracy klimatyzatora. Stan instalacji grzewczej jest regularnie kontrolowany, zaś sprawność wszystkich dodatkowych urządzeń instalacji grzewczej (termostaty, czujniki) jest regularnie badana. Ogrzewanie jest zmodernizowane (np. termoizolacja kotła, wymiana zaworów, izolowanie rur, automatyka pogodowa, regulatory pokojowe, ekrany grzejnikowe), a stolarka okienna i drzwiowa jest odpowiednio uszczelniona. 3. ENERGIA ELEKTRYCZNA: aby oszczędzać energię, rzutnik wyłączany jest zawsze zaraz po zakończonej pracy, a drukarki mają ustawiony tryb oszczędzania energii. Przy zakupie nowych urządzeń Spółka kieruje się ich efektywnością energetyczną oraz wydajnością. Kamień z powierzchni grzejnych czajnika usuwany jest regularnie, zaś urządzenia elektryczne wyłączane są na noc (w tym też listwy zasilające). W biurze funkcjonuje system przypominajek zachęcajcy do oszczędzania energii elektrycznej. 4. ZUŻYCIE WODY: w celu kontrolowania zużycia wody regularnie sprawdzana jest szczelność instalacji wodnej, w sposób natychmiastowy naprawiane są miejsca przecieków wody i wydobywania się pary, a na kranach zainstalowane są końcówki oszczędzające wodę (perlatory). Umywalki wyposażone są w baterie jednouchwytowe (mieszakowe), czasowe, bezdotykowe, termostatyczne, a w toaletach zainstalowane są spłuczki z dwoma sposobami spłukiwania wody. Zmywarka jest włączana dopiero po jej maksymalnym załadowaniu, odpływ wody, filtry,

19 spryskiwacze i uszczelki zmywarki sprawdzane i czyszczone są regularnie, a do czajnika wlewana jest tylko taka ilość wody, jaka jest rzeczywiście potrzebna. 5. ZARZĄDZANIE PAPIEREM: w biurze ustawienie drukowania dwustronnego zaprogramowane jest jako opcja startowa drukarek i komputerów, obowiązuje również zasada drukowania dokumentów w obiegu wewnętrznym na jednostronnie zadrukowanym papierze. Wprowadzona jest również praktyka dystrybucji i archiwizowania dokumentów w postaci elektronicznej (np. dyski twarde, płyty CD i DVD). Materiały na szkolenia, konferencje czy wyjazdy incentive w miarę możliwości sporządzane są w formie elektronicznej. 6. OGRANICZENIE ILOŚCI ODPADÓW / ZANIECZYSZCZENIA ŚRODOWISKA: pracownicy biura używają naczyń i kubków ceramicznych zamiast jednorazowych, stosują również są baterie akumulatorowe zamiast zwykłych baterii. Zaopatrując pracowników w wodę, nie kupuje się jej w małych plastikowych butelkach. 7. SEGREGACJA ODPADÓW: w firmie stosuje się segregację śmieci. Na jej terenie znajdują się pojemniki na różne rodzaje odpadów (papier, plastik, szkło), organizowana jest również zbiórka elektrośmieci i baterii. 8. ANGAŻOWANIE PRACOWNIKÓW: pracownicy zachęcani są do przedstawiania własnych inicjatyw i nowych proekologicznych działań. Dane na temat zużycia zasobów w biurze firmy w 2014 roku: Zużycie papieru: Zużycie energii elektrycznej: Zużycie wody: 40 kartonów po 5 ryz w każdym (1 ryza kartek) (w przybliżeniu) kwh (od stycznia 2014 do stycznia 2015 r.) 177[200] m3 (w przybliżeniu). Oferta ekologiczna dla klientów organizacja zielonych eventów 1. ASPEKTY ŚRODOWISKOWE I SPOŁECZNE ORGANIZOWANYCH WYDARZEŃ Podczas organizacji wyjazdów zagranicznych ICP Group w miarę możliwości nawiązuje współpracę z firmami prowadzącymi swoją działalność w sposób proekologiczny na przykład kwaterując uczestników w hotelach wykorzystujących systemy zarządzania środowiskiem i oszczędzania energii, oferujących lokalne, ekologiczne wyżywienie. Przygotowując komunikację i materiały informacyjne dla uczestników wydrzeń ICP Group stara się minimalizować liczbę materiałów drukowanych, wpływając tym samym na zmianę świadomości klientów w tym zakresie. Uczestnicy otrzymują Kartę Odpowiedzialnego Podróżnika broszurę zawierające wskazówki, jak ekologicznie zachowywać się podczas wyjazdu (zasada pozostaw za sobą tylko swoje ślady ) i z szacunkiem odnosić się do napotkanych kultur. Programy wyjazdów organizowanych przez ICP Group są układane tak, aby w jak najmniejszy sposób kolidować z lokalnymi świętami i wynikającymi z nich ograniczeniami (np. Ramadan w państwach muzułmańskich). Uczestnicy wyjazdu otrzymują informacje na temat prawidłowego zachowania się w odwiedzanym kraju, a dzięki proponowanym aktywnościom mają również możliwość poznania życia mieszkańców i problemów społecznych, z którymi się oni borykają. Biorą również udział w akcjach 1 kg bagażu mniej 1 uśmiech dziecka więcej.

20 ICP Group kooperuje także z lokalnymi firmami, wspierając dzięki temu miejscowe społeczności: uczestnicy wyjazdów śpią w hotelach prowadzonych przez mieszkańców danego kraju i zatrudniających miejscową obsługę, jedzą w restauracjach serwujących produkty od lokalnych dostawców. Zatrudniani są również przewodnicy, którzy prezentują regionalne zwyczaje. 2. OFERTA CSR EVENT IN THE BOX Klienci mają możliwość wyboru gotowego formatu eventu, który zawiera w sobie również elementy zaangażowania społecznego lub środowiskowe. Są to głównie aktywności związane z wolontariatem, pomocą społeczną czy ekologią. 3. POPULARYZACJA ZIELONYCH EVENTÓW W 2014 r., w ramach projektu ICP Group SA jako firma odpowiedzialna społecznie opracowanie i wdrożenie strategii CSR, planów działania i ekoproduktu rozpoczęły się prace nad wdrożeniem dwóch nowych produktów służących popularyzacji idei zielonych eventów platformy internetowej oraz aplikacji mobilnej. Prace są kontynuowane w 2015 r. 4. STRATEGIE CSR Spółka tworzy strategie CSR dla organizacji uwzględniających interesy społeczne i ochronę środowiska, a także relacje z różnymi grupami interesariuszy, ze szczególnym uwzględnieniem zaangażowania pracowników danej organizacji. Jej rolą jest doradztwo w zakresie wyboru najbardziej skutecznych rozwiązań CSR. 7. O raporcie Niniejszy raport jest pierwszym raportem społecznym CSR ICP Group. Opisuje podsumowanie dotychczasowych działań Spółki oraz plany na przyszłość w szczególności wynikające z wdrażania Strategii CSR. Raport dotyczy działalności w Polsce w 2014 roku. Nie podlegał on niezależnej zewnętrznej weryfikacji. Spółka planuje raportować w cyklu rocznym. Proces definiowania zawartości raportu został oparty o analizę wyników finansowych i dokumentów z nimi związanych, wywiady z kierownictwem oraz menedżerami firmy oraz dokumenty strategiczne, takie jak strategia rozwoju firmy czy strategia CSR i towarzyszące jej dokumenty. Należą do nich: plan działań w zakresie relacji z pracownikami, plan działań w zakresie środowiska naturalnego, plan działań w zakresie zaangażowania pracowników we wdrażanie CSR, plan zaangażowania społecznego oraz raport z badania pracowników. Badanie to posłużyło jako podstawa do sformułowania powyższych planów oraz strategii CSR. Na tej podstawie została ustalona istotność poszczególnych kwestii dla organizacji i jej interesariuszy, priorytetyzacja poszczególnych kwestii oraz identyfikacja interesariuszy adresatów raportu. Raport swoim zakresem obejmuje wszystkie obszary Normy ISO , czyli: Ład organizacyjny Prawa człowieka