OBOWIĄZKI OPIEKUNA ROKU /oprac. dr A.Pulikowski, r./

Transkrypt

1 OBOWIĄZKI OPIEKUNA ROKU /oprac. dr A.Pulikowski, r./ Informacje ogólne Podstawowym zadaniem opiekunów jest bieżące rozwiązywanie i pilotowanie indywidualnych i grupowych problemów zgłaszanych przez studentów i pracowników. Ważnym zadaniem opiekuna jest również kontrola wywiązywania się z obowiązków starosty roku. Opiekun roku kontaktuje się ze studentami przez listę adresową lub/i komunikaty umieszczane na stronie WWW IBiIN. W razie konieczności, na studiach stacjonarnych należy organizować zebrania ze studentami we wtorki, w godzinach Opiekun roku powinien zapoznać się z regulaminem studiów (dostępny na stronie Instytutu), by w wielu prostych sprawach móc udzielać odpowiedzi, wynikających wprost z regulaminu. Komunikaty kierowane do studentów na stronę Instytutu należy przesyłać na adres: ibin@us.edu.pl, podając w tytule listu: WWW komunikat. W treści listu wpisujemy tytuł komunikatu, jaki pojawi się w dziale Aktualności, i jego treść. W przypadku choroby lub dłuższego wyjazdu naukowego, opiekun roku musi poprosić innego pracownika o pomoc w terminowej realizacji obowiązków zapisanych w tym dokumencie. Minimalna liczebność specjalizacji/seminarium/laboratorium 10, grupy ćwiczeniowej Rozpoczęcie studiów na obu poziomach Opiekunowie I i IV roku SS pod koniec września przygotowują I i IV roku, który ma się pojawić na stronie WWW Instytutu. Wzór o nazwie: Informacje dla I / IV roku SS jest do pobrania ze strony ibin.us.edu.pl/opiekun. Na kilka dni przed wyznaczonym terminem spotkania organizacyjnego opiekun przesyła plik w wersji doc i pdf (jeśli to możliwe) na adres: ibin@us.edu.pl oraz do wicedyrektora ds. dydaktycznych. Tytuł listu: WWW - Informacje dla I/IV SS. Plik wzorcowy jest podpisany przez starostę z ubiegłego roku, z którym warto się konsultować w sytuacjach problematycznych. Opiekunowie I i IV roku SN, przed pierwszym zjazdem, przygotowują dla studentów I i IV roku, który ma się pojawić na stronie WWW Instytutu. Wzór o nazwie: Informacje dla I / IV roku SN jest do pobrania ze strony ibin.us.edu.pl/opiekun. Opiekun przesyła plik w wersji doc i pdf (jeśli to możliwe) na adres: ibin@us.edu.pl oraz do kierownika SN. Tytuł listu: WWW - Informacje dla I/IV SN. Na spotkaniu organizacyjnym z I rokiem SS/SN opiekun: - dzieli studentów na grupy, - informuje o dostępnych na WWW IBiIN: Regulaminie studiów w UŚ, organizacji roku akademickiego, planach zajęć, rygorach, dyżurach pracowników, praktykach, kole naukowym i bieżących informacjach,

2 - wybiera starostę, który rokuje, że będzie studiował dłużej niż pół roku (trzeba podkreślić ten warunek) i charakteryzuje sie komunikatywnością i dostępnością (często korzysta z poczty), - zapisuje adres starosty oraz nr telefonu, który może być potrzebny w pilnych sprawach. Opiekun I roku SS/SN w ciągu tygodnia od daty spotkania organizacyjnego: - przesyła nowo wybranemu staroście plik Obowiązki starosty SS lub SN, który znajduje się na stronie: ibin.us.edu.pl/opiekun, - przesyła wicedyrektorowi ds. dydaktycznych imię i nazwisko starosty oraz adres do wprowadzenia na stronę Instytutu. Tytuł listu: WWW - Starosta I roku SS/SN. Dodatkowo opiekun I roku SN przesyła te informacje również do kierownika SN. Opiekun I roku SN zbiera z pomocą starosty nie później niż listopada adresy wszystkich studentów i przesyła je w poniższej postaci na adres wicedyrektora ds. dydaktycznych. Lista adresowa jest wykorzystywana przez wszystkie lata studiów do kontaktowania się pracowników ze studentami Nazwisko Imię Adres Opiekun I roku SS przygotowuje powyższą listę dopiero po pierwszym semestrze i przesyła ją do wicedyrektora ds. dydaktycznych nie później niż lutego. Na spotkaniu organizacyjnym z IV rokiem SS/SN, najważniejszym zadaniem opiekuna jest dokonanie podziału studentów na specjalizacje i seminaria. Szczegóły zostały opisane w osobnym dziale. Wybór przedmiotów opcjonalnych oraz przyszłej specjalizacji Opiekunowie I i II roku SS/SN z pomocą starostów kwietnia przeprowadzają ankietę dotyczącą kolejny rok. Wzory ankiet osobno dla SS i SN są dostępne na stronie ibin.us.edu.pl/opiekun. Z wyjątkiem I SS, kolumny Nazwisko i Imię należy wypełnić przed wydrukowaniem wg aktualnej listy roku w porządku alfabetycznym. Wypełniony wydruk należy przekazać wicedyrektorowi ds. dydaktycznych wraz z uzupełnionym podsumowaniem wyników. Opiekun III roku SS/SN kwietnia przeprowadza z pomocą starosty ankietę mającą na celu ustalenie dalszych planów studentów, a w szczególności przyszłej specjalizacji. Wzór ankiety osobno dla SS i SN jest dostępny na stronie ibin.us.edu.pl/opiekun. Kolumny Nazwisko i Imię należy wypełnić przed wydrukowaniem wg aktualnej listy roku w porządku alfabetycznym. Studenci podpisują się na wydruku. Wypełniony podpisami wydruk należy przekazać wicedyrektorowi ds. dydaktycznych wraz z elektroniczną wersją (wysłaną przez ). Studenci wybierają po dwie specjalizacje, oznaczając swój wybór przez x i x?. Drugie oznaczenie wskazuje na specjalizację ewentualnego drugiego.

3 Podział na specjalizacje i pro/seminaria Opiekun III roku SS/SN przed rozpoczęciem zajęć dydaktycznych (w przypadku SN na I zjeździe) dokonuje podziału na proseminaria, uzyskując wcześniej ich wykaz z sekretariatu. W przypadku SS konieczne jest zorganizowanie zebrania ze studentami. Najlepszym czasem jest kilka pierwszych dni roku akademickiego. O zebraniu należy poinformować zarówno przygotowując komunikat na stronę Instytutu, jak i wysyłając informację na listę adresową roku. Opiekun IV roku SN na spotkaniu organizacyjnym dzieli studentów na specjalizacje i seminaria zgodnie z wytycznymi uzyskanymi od kierownika SN. Zazwyczaj do będzie jedna specjalizacja dla absolwentów kierunków bibliotekoznawczych i jedna po innych kierunkach. Opiekun IV roku SS dzieli studentów, na podstawie specjalizacji wybranych przez nich na koniec roku III. Procedurę należy przeprowadzić na zebraniu organizacyjnym. Tym razem jednak studenci zamiast x wpisują cyfry od 1 do np. 4, gdzie 1 oznacza specjalizację wybieraną w pierwszej kolejności, 2 w drugiej itd. Takie stopniowanie umożliwi ewentualne przenoszenie do innych specjalizacji w wyznaczonej kolejności. Po utworzeniu nowych list, zazwyczaj jedna ze specjalizacji będzie liczyć mniej niż 10 zapisanych osób. W tej sytuacji konieczne jest konkursu na oblegane specjalizacje. W tym celu trzeba poprosić starostę o zebranie od studentów zapisanych na oblegane specjalizacje pocztą elektroniczną tego samego dnia do określonej godziny (np ) informacji o ocenach uzyskanych na I poziomie studiów z przedmiotów związanych z wybraną specjalizacją. Przykładowo dla Organizacji i zarządzania informacją mogą to być: OMDI, SIW, JIW. Dla Kultury i edytorstwa książki: Historia książki, Historia bibliotek/zabytkowe księgozbiory, Dzieje piśmiennictwa polskiego. Po zebraniu danych, starosta oblicza średnią arytmetyczną ocen ze wszystkich wskazanych przedmiotów (ćwiczenia i egzaminy), ze wszystkich semestrów, z wyjątkiem ocen z wykładów. Pod uwagę brane są również oceny niedostateczne z egzaminów. Studenci o najniższych średnich, którzy nie zmieszczą się na wybraną przez siebie specjalizację, dopełniają brakujące miejsca tych specjalizacji, których liczebność jest mniejsza niż 10. Starosta tworzy zestawienie i przesyła wyniki opiekunowi roku oraz studentom. Przykład zestawienia wykonanego przez starostę IV roku SS w 2010 r. dla jednej z obleganych specjalizacji: Nazwisko i imię OMDI SIW JIW SUMA Średnia 5 5 3, , ,77 5 4,5 3,5 5 4, ,5 4,5 40,5 4,5 4,5 4, ,5 4 39,5 3, ,5 5 3,5 4 4, ,5 3, ,5 4, ,18 Studenci, którzy będą musieli zmienić specjalizację, mogą uczęszczać na wybrane zajęcia z innych specjalizacji. W razie kolizji w harmonogramie mogą ubiegać się o IOS. Możliwe jest nawet jednoczesne realizowanie dwóch specjalizacji. Liczba specjalizacji pokrywać się będzie zwykle z liczbą seminariów. Można wykorzystać tę zależność i przyjąć, że dokonany podział ma zastosowanie również dla seminariów. Wymaga to oczywiście powiązania specjalizacji z seminarium. W takim wypadku możliwe będą migracje między promotorami. Pilnować należy tylko minimum 10 osób na seminarium. Jeśli nie będzie możliwe dokonanie podziału na seminaria w powiązaniu ze specjalizacjami, konieczne będzie osobnego konkursu uwzględniającego oceny z przedmiotów powiązanych z seminarium.

4 Kontrola liczebności roku, specjalizacji, seminariów i uprawnień pedagogicznych tylko SS Dla lepszej kontroli liczebności studentów, utworzona została strona, na której przechowywane są aktualne informacje dotyczące podziału na specjalizacje, seminaria, a także lista roku i wykaz studentów zdobywających uprawnienia pedagogiczne. W razie potrzeby można również umieszczać podział na grupy ćwiczeniowe/laboratoryjne. Jeśli studenci pod kierunkiem starosty nie są w stanie samodzielnie dokonać podziału na grupy, to opiekun roku dokonuje podziału odgórnie, dzieląc na części alfabetycznie ułożoną listę wszystkich studentów roku. Opiekunowie wszystkich roczników SS mają obowiązek pilnowania aktualności danych zawartych na stronie. Każdy plik posiada u góry datę ostatniej aktualizacji. Do końca października powinna się pojawić bieżąca data, która będzie oznaczać, że dane znajdujące się na stronie są aktualne. Zbieraniem danych zajmują się starostowie, ale za ich pojawienie się na czas na stronie odpowiadają opiekunowie roku. Kolejne weryfikacje aktualności danych odbywać się będą 15 stycznia i 25 kwietnia. Za każdym razem o aktualności danych świadczyć będzie zmieniona data aktualizacji pliku. Informacje zamieszczone na początku maja będą podstawą do tworzenia przydziałów na kolejny rok akademicki i z tego względu trzeba szczególnie pilnować, by dane o liczebności roku i osobach zdobywających uprawnienia pedagogiczne były zgodne z rzeczywistością. Pomiędzy punktami kontrolnymi daty w plikach mogą oczywiście podlegać dalszym zmianom. Szablon dostępny na stronie z grupami po wypełnieniu, starosta przesyła go na adres ibin@us.edu.pl, podając w tytule listu: WWW grupy. Na SN kluczowe znaczenie ma lista roku i wykaz studentów zdobywających uprawnienia pedagogiczne. Opiekunowie wszystkich roczników SN zbierają powyższe dane od starostów w postaci elektronicznych wykazów i przesyłają je na początku i na końcu każdego semestru do kierownika SN. Koniec roku akademickiego Kiedy na stronie WWW Instytutu pojawi się harmonogram letniej sesji egzaminacyjnej, opiekun III roku SS i SN sprawdza, czy drugie terminy egzaminów nie zostały wyznaczone dalej niż w połowie września, co może uniemożliwić zapisanie w systemie Internetowej Rejestracji Kandydatów. W takich przypadkach opiekun interweniuje u prowadzących.

5 przed 1 października przed rozpoczęciem zajęć dydakt. (w październiku) pierwsze dni października października w ciągu tyg. od spotkania org. Zestawienie czynności w czasie Studia stacjonarne I II III IV V studentami przesłanie staroście obowiązków a dyr. ds. dyd. nazwiska starosty i 15 styczeń lutego kwietnia zebranie adresów studentów i dyr. ds. dyd. 25 kwiecień podział na proseminaria specjalizacji studentami + podział na specj. i seminaria

6 Studia niestacjonarne przed 1 października pierwszy zjazd w ciągu tyg. od spotkania org. listopada semestru zimowego kwietnia sem. letniego I II III IV V studentami + przesłanie staroście obowiązków a dyr. ds. dyd. nazwiska starosty i zebranie adresów studentów i dyr. ds. dyd. podział na proseminaria + specjalizacji studentami + podział na specj. i seminaria