Warszawa dn

Transkrypt

1 Warszawa dn Instytut Transportu Samochodowego zaprasza Pa stwa do udzia u w przetargu nieograniczonym na us ug hotelarsk obejmuj c organizacj konferencji Problemy Recyclingu Oferty zgodne ze specyfikacj istotnych warunków zamówienia prosimy sk ada na adres Zamawiaj cego w pokoju 214 do dnia do godziny 12:00 z opisem: Oferta w przetargu nieograniczonym na us ug hotelarsk obejmuj c organizacj konferencji Problemy Recyclingu Komisyjne otwarcie ofert nast pi o godzinie 13:00 w siedzibie Instytutu w pokoju na Ma ej Sali Konferencyjnej. Zamawiaj cy Strona 1 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

2 Instytut Transportu Samochodowego ul. Jagiello ska Warszawa Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010 Warszawa, SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ) na us ug hotelarsk obejmuj c organizacj konferencji Problemy Recyclingu 2011 Post powanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówie Publicznych (Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz 759) Zatwierdzono w dniu:. Dr in. Andrzej Wojciechowski Strona 2 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

3 INSTYTUT TRANSPORTU SAMOCHODOWEGO ul. Jagiello ska 80, WARSZAWA, TEL do 39, FAX Tryb zamówienia: przetarg nieograniczony, zgodnie z ustaw z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówie Publicznych (PZP, Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz 759). Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ), spis tre ci: 1) nazwa (firma) oraz adres Zamawiaj cego; 2) tryb udzielenia zamówienia; 3) opis przedmiotu zamówienia; 4) termin wykonania zamówienia; 5) warunki udzia u w post powaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spe niania tych warunków; 6) wykaz o wiadcze i dokumentów, jakie maj dostarczy Wykonawcy w celu potwierdzenia spe nienia warunków udzia u w post powaniu; 7) informacje o sposobie porozumiewania si Zamawiaj cego z Wykonawcami oraz przekazywania o wiadcze i dokumentów, a tak e wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania si z Wykonawcami; 8) wymagania dotycz ce wadium; 9) termin zwi zania ofert ; 10) opis sposobu przygotowywania ofert; 11) miejsce oraz termin sk adania i otwarcia ofert; 12) opis sposobu obliczenia ceny; 13) opis kryteriów, którymi Zamawiaj cy b dzie si kierowa przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert; 14) informacj o formalno ciach, jakie powinny zosta dope nione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego; 15) wymagania dotycz ce zabezpieczenia nale ytego wykonania umowy; 16) istotne dla stron postanowienia, które zostan wprowadzone do tre ci zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego; 17) pouczenie o rodkach ochrony prawnej przys uguj cych Wykonawcy w toku post powania o udzielenie zamówienia. 18) opis cz ci zamówienia, je eli Zamawiaj cy dopuszcza sk adanie ofert cz ciowych; 19) informacja o przewidywanych zamówieniach uzupe niaj cych, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7; 20) opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim musz odpowiada oferty wariantowe, je eli Zamawiaj cy dopuszcza ich sk adanie; 21) informacje dotycz ce walut obcych, w jakich mog by prowadzone rozliczenia mi dzy Zamawiaj cym a Wykonawc ; 22) informacja o kosztach zwi zanych z przygotowaniem i z o eniem oferty. Strona 3 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

4 Za czniki: Za cznik nr 1 szczegó owy opis przedmiotu zamówienia Za cznik nr 2 wzór umowy Za cznik nr 3 Formularz oferty Za cznik nr 4 O wiadczenie o spe nianiu warunków dotycz cych udzia u w przedmiotowym post powaniu o zakresie zgodnym z art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówie publicznych. Za cznik nr 5 O wiadczenie o braku podstaw do wykluczenia Za cznik nr 6- Opis planu organizacji Konferencji Problemy Recyclingu 2011 Strona 4 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

5 1) NAZWA (FIRMA) ORAZ ADRES ZAMAWIAJ CEGO Zamawiaj cy: INSTYTUT TRANSPORTU SAMOCHODOWEGO ul. Jagiello ska 80, Warszawa tel. centr do 39 fax Regon NIP przetarg nieograniczony 2) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA 3) OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem przetargu jest us uga hotelarska obejmuj ca organizacj konferencji Problemy Recyclingu Wspólny S ownik Zamówie : Us ugi hotelarskie us ugi przygotowania posi ków us ugi dostarczania posi ków us ugi podawania posi ków Szczegó owy opis przedmiotu zamówienia stanowi za cznik nr 1 do SIWZ. 4) TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Konferencja zostanie zorganizowana w terminie mi dzy 25 wrze nia a 10 pa dziernika 2011 roku. Preferowany przez Zamawiaj cego termin organizacji konferencji: 5-8 pa dziernik 2011 roku. 5) WARUNKI UDZIA U W POST POWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPE NIANIA TYCH WARUNKÓW O udzielenie zamówienia mog ubiega si Wykonawcy, których oferta spe nia wymagania okre lone przez Zamawiaj cego w szczegó owym opisie przedmiotu zamówienia ( za cznik 1 do SIWZ ). Wykonawcy wyka ponadto, i spe niaj warunki dotycz ce: a) posiadania uprawnie do wykonywania okre lonej dzia alno ci lub czynno ci, je eli przepisy prawa nak adaj obowi zek ich posiadania b) Posiadania wiedzy i do wiadczenia c) Dysponowania odpowiednim potencja em technicznym, a tak e dysponuj osobami zdolnymi do wykonania zamówienia d) Sytuacji ekonomicznej i finansowej. Strona 5 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

6 Zamawiaj cy nie precyzuje w tym zakresie adnych wymaga, których spe nienie Wykonawca zobowi zany jest wykaza w sposób szczególny. Ocena spe niania powy szych warunków prowadzona b dzie na podstawie o wiadczenia o spe nianiu warunków dotycz cych udzia u w przedmiotowym post powaniu o zakresie zgodnym z art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówie publicznych. propozycj stanowi za cznik nr 4 do SIWZ. Wykonawca wyka e, i nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówie Publicznych, (PZP, Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz 759). W celu potwierdzenia przez Wykonawc braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z post powania, Zamawiaj cy da o wiadczenia o braku podstaw do wykluczenia propozycj stanowi za cznik nr 5 do SIWZ. Ocena spe niania w/w warunków zostanie dokonana zgodnie z formu spe nia nie spe nia, w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i o wiadczeniach wyszczególnionych w pkt. 6 niniejszej specyfikacji. Z tre ci dostarczonych dokumentów musi wynika jednoznacznie, i w/w warunki Wykonawca spe ni. Nie spe nienie chocia by jednego z w/w warunków skutkowa b dzie wykluczeniem Wykonawcy z post powania. 6) WYKAZ O WIADCZE I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJ DOSTARCZY WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPE NIENIA WARUNKÓW UDZIA U W POST POWANIU 1. O wiadczenie o spe nianiu warunków dotycz cych udzia u w przedmiotowym post powaniu o zakresie zgodnym z art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówie publicznych. propozycj stanowi za cznik nr 6 do SIWZ. Je eli Wykonawcy wspólnie ubiegaj si o udzielenie zamówienia dokument ten mog z o y cznie. 2. O wiadczenie o braku podstaw do wykluczenia. Je eli Wykonawcy wspólnie ubiegaj si o udzielenie zamówienia dokument ten sk ada ka dy z nich. 3. Formularz oferty ( za cznik 3 do SIWZ ) UWAGA: 4. Dokumenty wymienione powy ej musz by przedstawione w formie orygina ów i podpisane przez upowa nionego przedstawiciela Wykonawcy. 5. Do dokumentów sporz dzonych w j zyku obcym musz by do czone t umaczenia na j zyk polski, po wiadczone przez Wykonawc. 6. Wykonawcy powinni w z o onej ofercie zastrzec i spi osobno te dokumenty, które zawieraj informacje stanowi ce tajemnice przedsi biorstwa i nie mog by udost pnione innym uczestnikom post powania. 7. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegaj cych si o udzielenie zamówienia kopie dokumentów dotycz cych odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów s po wiadczane za zgodno z orygina em przez Wykonawc lub te podmioty. 8. Je eli Wykonawcy wspólnie ubiegaj si o udzielenie zamówienia, ustanawiaj pe nomocnika do reprezentowania ich w post powaniu albo do reprezentowania ich w post powaniu i zawarcia umowy. Stosowne Strona 6 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

7 pe nomocnictwo w oryginale lub w postaci kopii po wiadczonej notarialnie nale y do czy do oferty. 7) INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SI ZAMAWIAJ CEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA O WIADCZE I DOKUMENTÓW, Z PODANIEM ADRESU POCZTY ELEKTRONICZNEJ LUB STRONY INTERNETOWEJ ZAMAWIAJ CEGO, JE ELI ZAMAWIAJACY DOPUSZCZA POROZUMIEWANIE SI DROG ELEKTRONICZN, A TAK E WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SI Z WYKONAWCAMI Podmioty zainteresowane z o eniem oferty mog sk ada Zamawiaj cemu zapytania. Je eli zapytanie zostanie z o one w siedzibie Zamawiaj cego, nie pó niej ni do ko ca dnia, w którym up ywa po owa wyznaczonego terminu sk adania ofert tj. do dnia 22 listopada 2010r., Zamawiaj cy udzieli niezw ocznie odpowiedzi wysy aj c je do wszystkich podmiotów, którym przekaza SIWZ, bez ujawniania ród a zapytania, oraz zamie ci na stronie internetowej. O wiadczenia, wnioski, zawiadomienia, odpowiedzi na pytania oraz informacje Zamawiaj cy przekazuje drog elektroniczn lub faksem, a nast pnie pisemnie. O wiadczenia, wnioski, zawiadomienia, zapytania oraz informacje Wykonawcy przekazuj w j zyku polskim drog elektroniczn na adres katarzyna.wieczorek@its.waw.pl i katarzyna.sicinska@its.waw.pl i faksem na numer ; a nast pnie pisemnie. Zamawiaj cy mo e przed terminem sk adania ofert zmodyfikowa SIWZ. Modyfikacje b d umieszczane na stronie internetowej Zamawiaj cego oraz przekazywane niezw ocznie wszystkim Wykonawcom. Wprowadzone zmiany b d dla nich wi ce. Pracownikami uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcami ze strony Zamawiaj cego s : Ryszard Michalski tel. (22) w ryszard.michalski@its.waw.pl Ewa Kami ska tel. (22) w ewa.kami ska@its.waw.pl Katarzyna Sici ska tel. (22) w katarzyna.sicinska@its.waw.pl w sprawach dotycz cych przedmiotu zamówienia; Katarzyna Wieczorek tel. (22) w katarzyna.wieczorek@its.waw.pl w sprawach formalnych zwi zanych z SIWZ. Zamawiaj cy nie udziela adnych ustnych ani telefonicznych informacji, wyja nie czy odpowiedzi na kierowane zapytania w sprawach wymagaj cych pisemno ci post powania. Strona 7 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

8 Wadium nie jest wymagane. 8) WYMAGANIA DOTYCZ CE WADIUM 9) TERMIN ZWI ZANIA OFERT 1. Wykonawca pozostaje zwi zany ofert przez okres 30 dni od terminu sk adania ofert. 2. Bieg terminu zwi zania ofert rozpoczyna si wraz z up ywem terminu sk adania ofert. 3. W uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 3 dni przed up ywem terminu zwi zania ofert, Zamawiaj cy mo e tylko raz zwróci si do Wykonawców o wyra enie zgody na przed u enie tego terminu o oznaczony okres, nie d u szy jednak ni 60 dni. 10) OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT 1. Ka dy Wykonawca mo e z o y tylko jedn ofert. Z o enie wi cej ni jednej oferty przez jednego Wykonawc skutkuje odrzuceniem ka dej z jego ofert jako sprzecznej z ustaw (zgodnie z art. 89 ust. 1 i w zwi zku z art. 82 ust. 1 Ustawy PZP). 2. Koszty zwi zane z przygotowaniem oferty ponosi Wykonawca sk adaj cy ofert. 3. Oferta musi zawiera dokumenty, o których mowa w pkt. 6 niniejszej Specyfikacji. 4. Zamawiaj cy da wskazania przez Wykonawc w ofercie cz ci zamówienia, których wykonanie powierzy podwykonawcom. 5. Oferta powinna zawiera formularz ofertowy zgodnie z za cznikiem nr 3 do SIWZ. 6. Oferta powinna by napisana w j zyku polskim, w sposób czytelny, logiczny, ka da strona podpisana przez osob upowa nion do podpisywania zobowi za w imieniu Wykonawcy, wskazan w rejestrze handlowym firmy lub za wiadczeniu o wpisie do ewidencji dzia alno ci gospodarczej, lub te przez osob umocowan na pi mie, przy czym umocowanie powinno stanowi za cznik do oferty. Opisy w j zyku obcym powinny by przet umaczone i potwierdzone za zgodno przez Wykonawc. 7. Wykonawca przedstawi w za czniku do oferty opis planu organizacji konferencji uwzgl dniaj c wymagania Zamawiaj cego uj te w szczegó owym opisie przedmiotu zamówienia za cznik nr 6 do SIWZ 8. Oferta powinna by zgodna z tre ci wszystkich za czników do SIWZ. 9. Ka da zapisana strona oferty musi by ponumerowana kolejnymi numerami, rozpoczynaj cymi si od numeru 1, postawionego na pierwszej stronie oferty. 10. Wszelkie poprawki lub zmiany w tek cie oferty musz by parafowane przez osob podpisuj c ofert. 11. Oferta musi by z o ona Zamawiaj cemu w dwóch zamkni tych kopertach we wskazanym terminie. Kopert zewn trzn nie oznakowan nazw Wykonawcy nale y zaadresowa : Oferta w przetargu nieograniczonym na us ug hotelarsk obejmuj c organizacj konferencji Problemy Recyclingu nie otwiera do dnia Koperta wewn trzna oprócz opisu Strona 8 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

9 j.w. winna zawiera adres wraz z numerami telefonów Wykonawcy. Konsekwencje z o enia oferty nie zgodnie z w/w opisem ponosi Wykonawca. 12. Zamawiaj cy zastrzega sobie prawo do sprawdzenia danych podanych przez Wykonawc w ofercie. 13. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, przed terminem sk adania ofert Zamawiaj cy mo e wprowadzi zmiany w dokumentach przetargowych, o których niezw ocznie powiadomi ka dego z uczestników post powania. W przypadku, gdy zmiana powodowa b dzie konieczno modyfikacji oferty, Zamawiaj cy przed u y termin sk adania ofert z uwzgl dnieniem czasu niezb dnego do wprowadzenia tych zmian. W takim przypadku wszelkie prawa i zobowi zania Wykonawcy i Zamawiaj cego odno nie wcze niej ustalonych terminów b d korygowane przy uwzgl dnieniu nowego terminu. 14. Wykonawca ma prawo przed up ywem terminu sk adania ofert wycofa si z post powania poprzez z o enie pisemnego powiadomienia wg takich samych zasad jak sk adana oferta tj. w dwóch kopertach (zewn trznej i wewn trznej) odpowiednio oznakowanych z napisem WYCOFANE. Koperty oznakowane w ten sposób b d otwierane w pierwszej kolejno ci. 15. Wykonawca ma prawo przed up ywem terminu sk adania ofert uzupe ni ofert wg takich samych zasad jak sk adana oferta tj. w dwóch kopertach (zewn trznej i wewn trznej) odpowiednio oznakowanych z napisem UZUPE NIENIE 16. Oferty oraz wszelkie o wiadczenia i za wiadczenia sk adane w trakcie post powania b d jawne, z wyj tkiem informacji stanowi cych tajemnic przedsi biorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a Wykonawca sk adaj c ofert zastrzeg w odniesieniu do tych informacji, e nie mog one by udost pnione innym uczestnikom post powania. Zastrze one dokumenty powinny by spi te osobno. 17. Z o one oferty nie podlegaj zwrotowi i stanowi w asno Zamawiaj cego. 18. Wykonawcy mog wspólnie ubiega si o udzielenie zamówienia (np. w konsorcjum). W takim przypadku ich oferta musi spe ni nast puj ce wymagania: Oferta musi by podpisana w taki sposób, by prawnie zobowi zywa a wszystkich Wykonawców wyst puj cych wspólnie. Wykonawcy wyst puj cy wspólnie musz ustanowi pe nomocnika (lidera) do reprezentowania ich w post powaniu o udzielenie przedmiotowego zamówienia lub do reprezentowania ich w post powaniu oraz zawarcia umowy o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego. Umocowanie mo e wynika z tre ci umowy konsorcjum lub zosta przed o one w pe nomocnictwie. Tre pe nomocnictwa powinna dok adnie okre la zakres umocowania. Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane b d wy cznie z pe nomocnikiem (liderem). Wype niaj c formularz ofertowy, jak równie inne dokumenty powo uj ce si na Wykonawc w miejscu np. nazwa i adres Wykonawcy nale y wpisa dane dotycz ce konsorcjum, a nie tylko pe nomocnika konsorcjum. W odniesieniu do wymaga postawionych przez Zamawiaj cego, ka dy z wykonawców wchodz cy w sk ad konsorcjum musi udokumentowa, e nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 - punkt 5)V SIWZ. Strona 9 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

10 O wiadczenie o spe nianiu warunków dotycz cych udzia u w post powaniu winno by podpisane przez pe nomocnika konsorcjum. 11) MIEJSCE ORAZ TERMIN SK ADANIA I OTWARCIA OFERT, TRYB OTWARCIA 1. Oferty nale y sk ada w terminie do dnia do godziny 12.00, w Instytucie Transportu Samochodowego w Warszawie, przy ul. Jagiello skiej 80, pokój nr Wszystkie oferty otrzymane przez Zamawiaj cego po wy ej wymienionym terminie zostan zwrócone Wykonawcom bez otwierania niezale nie od przyczyn opó nienia. 3. Otwarcie ofert nast pi w dniu o godzinie w Warszawie, przy ul. Jagiello skiej 80, na Ma ej Sali Konferencyjnej. 4. W przypadku nieobecno ci Wykonawcy przy otwieraniu ofert, Zamawiaj cy prze le mu informacj z otwarcia ofert, na jego pisemny wniosek. 5. Otwarcie ofert jest jawne. 6. Po otwarciu ofert Zamawiaj cy og osi: nazw oraz adres Wykonawcy, którego oferta jest otwierana, cen oferty, termin realizacji przedmiotu zamówienia, okres gwarancji, warunki p atno ci, inne szczegó y, które uzna za istotne. 7. Koperty oznaczone WYCOFANIE OFERTY zostan rozpatrzone w pierwszej kolejno ci. Po stwierdzeniu poprawno ci post powania Oferenta, oraz zgodno ci ze z o onymi ofertami, koperty ofert wycofanych nie b d otwierane. 12) OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY Cen oferty nale y obliczy uwzgl dniaj c zakres zamówienia okre lony w przedmiocie umowy. Nale y uwzgl dni wszystkie koszty zwi zane z realizacj zamówienia. Przy obliczaniu ceny nale y uwzgl dni podatek od towarów i us ug VAT, inne op aty i podatki, op aty celne, koszty opakowania, oraz ewentualne upusty i rabaty. Wykonawca oblicza warto bez podatku VAT za wykonanie przedmiotu zamówienia. Tak wyliczon warto, bez VAT, w z otych, Wykonawca zamieszcza w ofercie jako warto netto. Nast pnie Wykonawca oblicza cen brutto dodaj c podatek VAT do warto ci netto. W ten sposób obliczona cena brutto podana w z otych jest uwa ana za cen ofertow i b dzie brana pod uwag przez Komisj Przetargow w trakcie wyboru najkorzystniejszej oferty. Wykonawca zobowi zany jest zastosowa stawk podatku VAT zgodnie z obowi zuj cymi przepisami ustawy o podatku od towarów i us ug oraz podatku akcyzowym. Strona 10 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

11 Cena oferty powinna by podana w z otych polskich w celu zapewnienia porównywalno ci ofert. Je eli Wykonawca poda cen tylko w EURO, to taka oferta zostanie odrzucona, jako sprzeczna ze specyfikacj. 13) OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJ CY B DZIE SI KIEROWA PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT Zamawiaj cy przyjmuje ofert do szczegó owego rozpoznania je eli: a) Oferta co do formy opracowania i tre ci spe nia wymagania okre lone w niniejszej Specyfikacji. b) Z ilo ci i tre ci z o onych dokumentów wynika, e Wykonawca spe nia warunki formalne okre lone niniejsz Specyfikacj. c) Z o one o wiadczenia, dokumenty i za wiadczenia s aktualne i podpisane przez osoby uprawnione. d) Oferta zosta a z o ona w okre lonym przez Zamawiaj cego terminie. e) Wykonawca przedstawi ofert zgodn co do tre ci z wymaganiami Zamawiaj cego. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiaj cy b dzie kierowa si nast puj cymi kryteriami i odpowiadaj cymi im znaczeniami oraz w nast puj cy sposób b dzie ocenia spe nienie kryteriów: Lp. Opis kryterium oceny Znaczenie (%) 1. Cena (koszt) 90% Termin wykonania zamówienia 10% Razem 100% 100%=100 pkt Oferty b d oceniane metod punktow w skali 100 punktowej przez Komisj Przetargow powo an przez Dyrektora Instytutu Transportu Samochodowego. Oferty b d oceniane w odniesieniu do najkorzystniejszych warunków przedstawionych przez Wykonawców w zakresie ka dego kryterium. Cena b dzie oceniana metod punktow wg wzoru: Gdzie: X cena najkorzystniejszej oferty Y cena ocenianej oferty ( X / Y ) * 90 pkt Termin wykonania zamówienia: Preferowanym przez Zamawiaj cego terminem wykonania zamówienia to 5-8 pa dziernika 2011r. Ka da oferta, która jako planowany termin wykonania zamówienia wska e dat preferowan przez Zamawiaj cego otrzyma 10 pkt. Strona 11 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

12 czna liczba punktów za ofert to suma liczby punktów za cen oraz za termin wykonania zamówienia. Za najkorzystniejsz zostanie uznana oferta, która uzyska najwy sz czn liczb punktów. Niezw ocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiaj cy zawiadomi Wykonawców, którzy z o yli oferty o wyniku post powania, zgodnie z art. 92 ustawy Prawo Zamówie Publicznych. 14) INFORMACJA O FORMALNO CIACH, JAKIE POWINNY ZOSTA DOPE NIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO. Po dokonaniu wyboru oferty, Zamawiaj cy przyst pi do zawarcia umowy z wybranym Wykonawc w trybie art. 94 ustawy PZP. Wybrany Wykonawca ma obowi zek skontaktowa si w terminie 5 dni od momentu powiadomienia go o wybraniu oferty. Termin i miejsce podpisania umowy wska e Zamawiaj cy. Przed podpisaniem umowy Wykonawca podaje dane niezb dne do wype nienia wzoru umowy. Osoby reprezentuj ce Wykonawc przy podpisywaniu umowy powinny posiada ze sob dokumenty potwierdzaj ce ich umocowanie do podpisania umowy, o ile umocowanie to nie b dzie wynika z dokumentów za czonych do oferty. Wykonawcy ubiegaj cy si wspólnie o udzielenie zamówienia przed o przed podpisaniem umowy na realizacje zamówienia umow reguluj c wspó prac tych wykonawców. 15) WYMAGANIA DOTYCZ CE ZABEZPIECZENIA NALE YTEGO WYKONANIA UMOWY Zabezpieczenie nie jest wymagane. 16) ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTAN WPROWADZONE DO TRE CI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, OGÓLNE WARUNKI UMOWY ALBO WZÓR UMOWY, JE ELI ZAMAWIAJ CY WYMAGA OD WYKONAWCY, ABY ZAWAR Z NIM UMOW W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA TAKICH WARUNKACH Patrz Za cznik nr 2 do SIWZ - wzór umowy 17) POUCZENIE O RODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYS UGUJ CYCH WYKONAWCY W TOKU POST POWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA rodki ochrony prawnej przys uguj ce Wykonawcy w toku post powania o udzielenie zamówienia publicznego okre lono w Dziale VI ustawy PZP. 18) OPIS CZ CI ZAMÓWIENIA, JE ELI ZAMAWIAJ CY DOPUSZCZA SK ADANIE OFERT CZ CIOWYCH Zamówienie nie zosta o podzielone cz ci. Strona 12 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

13 19) INFORMACJA O PRZEWIDYWANYCH ZAMÓWIENIACH UZUPE NIAJ CYCH, O KTÓRYCH MOWA W ART. 67 UST. 1 PKT 6 I 7 Zamawiaj cy przewiduje, i w ci gu 3 lat od zako czenia zamówienia mo e zaj sytuacja konieczno ci udzielenia zamówie uzupe niaj cych i podpisania umowy z tym samym Wykonawc 20) OPIS SPOSOBU PRZEDSTAWIANIA OFERT WARIANTOWYCH ORAZ MINIMALNE WARUNKI, JAKIM MUSZ ODPOWIADA OFERTY WARIANTOWE, JE ELI ZAMAWIAJ CY DOPUSZCZA ICH SK ADANIE Oferta nie mo e przewidywa odmiennego ni okre lony w SIWZ sposobu wykonania zamówienia. Zamawiaj cy nie b dzie rozpatrywa ofert wariantowych 21) INFORMACJE DOTYCZ CE WALUT OBCYCH, W JAKICH MOG BY PROWADZONE ROZLICZENIA MI DZY ZAMAWIAJ CYM A WYKONAWC Zamawiaj cy nie dopuszcza mo liwo ci prowadzenia rozlicze z Wykonawc w walutach obcych. 22) INFORMACJA O KOSZTACH ZWI ZANYCH Z PRZYGOTOWANIEM I Z O ENIEM OFERTY Wykonawcy ponosz wszelkie koszty zwi zane z przygotowaniem i z o eniem oferty. Opracowa a: Katarzyna Wieczorek Zaakceptowa opracowanie: Ryszard Michalski Zaakceptowa opracowanie: Ewa Kami ska Zaakceptowa opracowanie: Katarzyna Sici ska Zatwierdzi opracowanie: Przewodnicz cy Komisji Przetargowej Strona 13 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

14 Za cznik nr 1 szczegó owy opis przedmiotu zamówienia SZCZEGÓ OWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA - I Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie warunków technicznych dla zorganizowania Mi dzynarodowej Konferencji Naukowej Problemy Recyklingu 2011 zwanej dalej konferencj dla 300 osób. II Lokalizacja Us ugi b d realizowane w obiekcie znajduj cym si w odleg o ci do 30 km od Centrum Warszawy. Za Centrum Warszawy uznaje si Plac Defilad. III Termin Konferencja odb dzie si w terminie zaoferowanym przez Wykonawc a przypadaj cym w cztery nast puj ce po sobie dni, pomi dzy 25 wrze nia a 10 pa dziernika 2011r. Zako czenie konferencji ma przypada na sobot. Preferowany termin organizacji konferencji to 5-8 pa dziernika 2011r. IV Wymagania dotycz ce sali konferencyjnej Dwudniowe obrady musz odby si w sali konferencyjnej na ok.300 osób, która ma mo liwo podzia u na trzy mniejsze modu y. Sale musz by klimatyzowane i wyposa one w sprz t do prezentacji (ekran, rzutnik multimedialny, flipchard, zasilanie z przewodami), nag o nienie, mikrofony bezprzewodowe, dost p do Internetu (bezprzewodowego i bezp atnego na terenie sal konferencyjnych), stó prezydialny, miejsca siedz ce dla 300 osób, o wietlenie z mo liwo ci zaciemnienia. Sale musz posiada mo liwo ustawienia aparatury do t umaczenia symultanicznego (nag o nienie do symultany, odbiornik do transmisji przek adu symultanicznego) oraz mo liwo pod czenia ww. sprz tu. Sprz t multimedialny musi by sprawny technicznie i zapewnia odbiór dobrej jako ci. V Wymagania dotycz ce sali restauracyjnej Wykonawca zapewni obs ug gastronomiczn uczestnikom konferencji w sali restauracyjnej obiektu. Sala restauracyjna ma znajdowa si wewn trz wybranego obiektu i nie mo e stanowi osobnego budynku na terenie obiektu. Dopuszcza si, aby miejsce na cz konferencyjn i cze wieczorn drugiego dnia konferencji by o to samo. Wykonawca zapewni dla cz ci wieczornej drugiego dnia konferencji sal restauracyjn dla ok. 300 osób. Powinno to by miejsce umo liwiaj ce swobodne przemieszczanie si oraz prowadzenie programu artystycznego. Sala musi by wyposa ona przynajmniej w: - nag o nienie, - minimum 2 mikrofony bezprzewodowe, - klimatyzacj, - o wietlenie z mo liwo ci zaciemnienia sali, - stoliki koktajlowe, - uroczysty wystrój sali. VI Dodatkowe wymagania lokalowe Wykonawca zapewni: Strona 14 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

15 - pe ne zaplecze sanitarne, dostosowane do liczby uczestników, - bezp atne szatnie, - oko o 150 miejsc parkingowych na terenie obiektu, - dla zorganizowania kolacji grillowej (przy ognisku) trzeciego dnia konferencji Wykonawca zapewni miejsce (zadaszone z pod og ) na wie ym powietrzu dla ok. 200 osób z miejscami siedz cymi, umo liwiaj ce prowadzenie programu artystycznego. VII Obs uga hotelarska Wykonawca zapewni maksymalnie 300 noclegów dziennie w pokojach klimatyzowanych jedno i dwuosobowych, spe niaj cych wymienione warunki: -koszt noclegu ma zawiera niadanie, - standard pokoi minimum cztery gwiazdki( ****), -pokoje hotelowe maj znajdowa si w jednym budynku wraz z salami konferencyjnymi (wyk adowymi) i sal restauracyjn. Spodziewana liczba noclegów kszta tuje si nast puj co: w pierwszym dniu Wykonawca zapewni oko o 100 noclegów, w drugim dniu Wykonawca zapewni oko o 300 noclegów, w trzecim dniu Wykonawca zapewni oko o 200 noclegów. Wykonawca zatem, zapewni oko o 600 noclegów cznie w ci gu 3 dni trwania Konferencji. O faktycznej liczbie pokoi, które zostan wykorzystane Zamawiaj cy poinformuje Wykonawc w terminie do 7 dni przed terminem rozpocz cia konferencji. Za niewykorzystane pokoje oraz zwi zane z tym niewykorzystane niadania, zg oszone w ww. terminie Wykonawca nie pobiera wynagrodzenia, z zastrze eniem, e zmniejszenie liczby noclegów nie mo e przekroczy liczby 50 w stosunku do spodziewanej liczby noclegów przypadaj cych na kolejne dni Konferencji. VIII Obs uga gastronomiczna Wykonawca zapewni us ug gastronomiczn : I dnia konferencji: Welcome Reception (kawa, herbata, soki, woda, ciastka) dla oko o 100 osób w godzinach ; jednej kolacji standard dla ok. 100 osób: kolacja w formie bufetu z o onego z minimum 2 zup do wyboru, 2 ciep ych da g ównych do wyboru (w tym jedno danie wegetaria skie), deseru oraz kawy, herbaty i napojów zimnych (sok, woda) ok. godz ; II dnia konferencji: jednego obiadu standard dla ok. 300 osób: lunch w formie bufetu sk adaj cy si z minimum 2 zup do wyboru, 2 ciep ych da g ównych do wyboru (w tym jedno danie wegetaria skie), 2 deserów do wyboru, kawy, herbaty i napojów zimnych (woda, soki) ok. godz ; jednej kolacji uroczystej serwowanej dla ok. 300 osób: bufet przek skowy, bufet sa atkowy, minimum 2 zupy do wyboru, 2 ciep e dania g ówne do wyboru (w tym jedno danie wegetaria skie), 2 desery Strona 15 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

16 do wyboru, kawa, herbata i napoje zimne (sok, woda) oraz dwie lampki wina na osob, owoce ok. godz ; ca odzienny serwis kawowy (kawa, herbata, soki, woda, ciastka) dla oko o 300 osób. III dnia konferencji: jednego obiadu standard dla ok. 300 osób: lunch w formie bufetu sk adaj cy si z minimum 2 zup do wyboru, 2 ciep ych da g ównych (w tym jedno danie wegetaria skie), 2 deserów do wyboru, kawy, herbaty i napojów zimnych (woda, soki) ok. godz ; jednej kolacji w formie grilla dla ok. 200 osób: kolacja przy ognisku w formie grilla sk adaj ca si z minimum czterech rodzaju mi s wraz z dodatkami, pieczywo, sok, woda, 0,5 l piwo na osob ok. godz ; ca odzienny serwis kawowy (kawa, herbata, soki, woda, ciastka) dla oko o 300 osób. Wykonawca przedstawi Zamawiaj cemu do akceptacji menu nie pó niej ni dwa tygodnie przed rozpocz ciem konferencji. Zamawiaj cy zastrzega aby przerwy kawowe, lunche i kolacja by y serwowane w pomieszczeniu zarezerwowanym wy cznie dla uczestników konferencji lub w pomieszczeniu wyra nie wyodr bnionym dla uczestników konferencji. O faktycznej liczbie uczestników konferencji Zamawiaj cy poinformuje Wykonawc do 7 dni przed terminem konferencji. Koszt obs ugi gastronomicznej zostanie ustalony na podstawie podanej przez Zamawiaj cego liczby uczestników, z zastrze eniem, e liczba posi ków, w tym napojów mo e zosta zmniejszona maksymalnie o liczb 50 w stosunku do spodziewanej liczby noclegów przypadaj cych na kolejne dni Konferencji. IX Personel Wykonawca zapewni personel do obs ugi technicznej obu cz ci konferencji tj.: - obs ugi cateringu, - obs ugi technicznej. Wykonawca wyznaczy osob do kontaktów z Zamawiaj cym. Przy realizacji zamówienia Zamawiaj cy dopuszcza mo liwo porozumiewania si z Wykonawc drog mailow oraz za pomoc telefonów i faksu. X Dodatkowe wymagania 1. Obiekt Wykonawcy musi dysponowa baz hotelow, konferencyjn, gastronomiczn w jednym miejscu. 2. Wykonawca zapewni w porozumieniu z Zamawiaj cym profesjonaln opraw muzyczn na dwa wieczory (zespó muzyczny graj cy muzyk klasyczn na ywo, wieczór prowadzony przez DJ). 3. Wykonawca zapewni wyodr bnione miejsca dla stoisk sponsorskich w pobli u Sali konferencyjnej o powierzchni oko o 150 m², wyposa one w oko o 10 stolików i 30 krzese ek z mo liwo ci pod czenia zasilania dla 10 komputerów Strona 16 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

17 4. Wykonawca przygotuje w holu hotelu recepcj konferencji, stanowi c 2 sto y, 4 krzes a i zapewni mo liwo pod czania zasilania dla 2 komputerów. 5. Wykonawca zapewni wyodr bnion sal o powierzchni ok.30 m2 w pobli u sali konferencyjnej wraz z obs ug kelnersk do przeprowadzenia indywidualnych spotka. 6. Udost pnienia wyodr bnionego miejsca dla sesji posterowej dla oko o 50 posterów- towarzysz cej problematyce Konferencji. 7. Wykonawca zapewni miejsce na terenie obiektu o powierzchni minimum 500 m² do prezentacji urz dze i maszyn przez sponsorów konferencji. Miejsce musi by zaopatrzone w pr d elektryczny i o wietlenie umo liwiaj ce pod czenie maszyn i urz dze. Wymagane napi cie pr du 220V-380V. 8. Wykonawca zapewni indywidualn obs ug marketingowo-promocyjn konferencji - animacje na terenie obiektu - tematycznie nawi zuj ce do problematyki recyklingu. 9. Obiekt Wykonawcy musi by wyposa ony w zaplecze rekreacyjno wypoczynkowe (basen, jacuzzi, sauna parowa, sauna sucha, si ownia) wliczone w cen pokoju hotelowego. Strona 17 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

18 Za cznik nr 2 Wzór umowy UMOWA NR. Zawarta w Warszawie w dniu... pomi dzy: Instytutem Transportu Samochodowego z siedzib w Warszawie (kod ) przy ul. Jagiello skiej 80, Tel. (022) , zarejestrowanym w Krajowym Rejestrze Sadowym pod numerem , zwanym w dalszej cz ci umowy Zamawiaj cym, reprezentowanym przez: 1. Dyrektora ITS dr in. Andrzej Wojciechowski 2. G ówn Ksi gow Hann Dzikowsk a firm.z siedzib w Tel...zarejestrowanym w..pod numerem.zwan w dalszej cz ci umowy :Wykonawc, reprezentowan przez: 1 2 W rezultacie dokonania przez Zamawiaj cego wyboru oferty w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z ustaw z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówie Publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. nr 113 poz. 759) zosta a zawarta umowa o nast puj cej tre ci: 1 Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest us uga hotelarska obejmuj ca zorganizowanie Konferencji Problemy Recyclingu 2011 dla 300 osób (zwanej w dalszej cz ci umowy Konferencj ).Szczegó owy opis przedmiotu zamówienia stanowi za cznik nr 1 do niniejszej umowy. 2. Konferencja odb dzie si w hotelu.., w terminie 3. Wykonawca o wiadcza, e posiada w a ciwe przygotowanie i do wiadczenie niezb dne do zorganizowania Konferencji. Wykonawca zobowi zuje si do wykonania niniejszej umowy z najwy sz staranno ci i z zachowaniem najwy szej jako ci. Wykonawca zobowi zuje si do korzystania z produktów Strona 18 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

19 najwy szej jako ci i urz dze spe niaj cych wszystkie wymagania bezpiecze stwa oraz posiadaj ce wszystkie wymagane atesty. Wykonawca ponosi odpowiedzialno za zapewnienie bezpiecze stwa uczestnikom Konferencji. Wykonawca jest wiadomy, e w a ciwa organizacja i przeprowadzenie Konferencji stanowi dla Zamawiaj cego strategiczne zadanie, wynikaj ce z ustawowych celów realizowanych przez Zamawiaj cego i z takim za o eniem strony b d interpretowa y postanowienia niniejszej umowy oraz ocenia b d jako wykonania umowy przez Wykonawc. 4. W ramach organizacji Konferencji Wykonawca zobowi zuje si do zapewnienia maksymalnie do 300 noclegów dziennie w pokojach klimatyzowanych jednoi dwuosobowych w terminie wskazanym w ust pie 2 1. Spodziewana liczba noclegów kszta tuje si nast puj co: a. w pierwszym dniu Wykonawca zapewni oko o 100 noclegów, b. w drugim dniu Wykonawca zapewni oko o 300 noclegów, c. w trzecim dniu Wykonawca zapewni oko o 200 noclegów. Wykonawca zapewni cznie w ci gu 3 dni Konferencji ok. 600 noclegów spe niaj cych wymienione warunki: -koszt noclegu ma zawiera niadanie, - standard pokoi minimum cztery gwiazdki( ****), -pokoje hotelowe maj znajdowa si w jednym budynku wraz z salami konferencyjnymi (wyk adowymi) i sal restauracyjn Doba Hotelowa dla uczestników Konferencji trwa od godziny w dniu przyjazdu, do godziny w dniu wyjazdu. W dniu przyjazdu Wykonawca zobowi zuje si do zapewnienia uczestnikom Konferencji kawy, herbaty oraz wody mineralnej w godzinach Zamawiaj cy poinformuje Wykonawc o faktycznej liczbie noclegów na siedem dni przed terminem rozpocz cia konferencji. 6. W ramach organizacji Konferencji Wykonawca zobowi zuje si do: a. Zapewnienia wy ywienia dla uczestników Konferencji zgodnie z poni szymi wymaganiami: Pierwszy dzie : jedna kolacja typu standard dla ok. 100 osób: kolacja w formie bufetu z o onego z minimum 2 zup do wyboru, 2 ciep ych da g ównych do wyboru (w tym jedno danie wegetaria skie), deseru oraz kawy, herbaty i napojów zimnych (sok, woda) ok. godz ; Drugi dzie : - jeden obiad typu standard dla ok. 300 osób: lunch w formie bufetu sk adaj cy si z minimum 2 zup do wyboru, 2 ciep ych da g ównych do wyboru (w tym jedno danie wegetaria skie), 2 deserów do wyboru, kawy, herbaty i napojów zimnych (woda, soki) ok. godz ; - jedna kolacja uroczysta serwowana dla ok. 300 osób: Strona 19 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

20 bufet przek skowy, bufet sa atkowy, minimum 2 zupy do wyboru, 2 ciep e dania g ówne do wyboru (w tym jedno danie wegetaria skie), 2 desery do wyboru, kawa, herbata i napoje zimne (sok, woda) oraz dwie lampki wina na osob, owoce ok. godz ; - ca odzienny serwis kawowy (kawa, herbata, soki, woda, ciastka) dla oko o 300 osób. Trzeci dzie : - jeden obiad typu standard dla ok. 300 osób: lunch w formie bufetu sk adaj cy si z minimum 2 zup do wyboru, 2 ciep ych da g ównych (w tym jedno danie wegetaria skie), 2 deserów do wyboru, kawy, herbaty i napojów zimnych (woda, soki) ok. godz ; - jedna kolacja w formie grilla dla ok. 200 osób: kolacja przy ognisku w formie grilla sk adaj ca si z minimum czterech rodzajów mi s wraz z dodatkami, pieczywo, sok, woda, 0,5 l piwo na osob ok. godz ; - ca odzienny serwis kawowy (kawa, herbata, soki, woda, ciastka) dla oko o 300 osób. Wykonawca zapewnia uczestnikom konferencji niadania wliczone w cen doby hotelowej. Udost pniona Sala restauracyjna ma znajdowa si wewn trz wybranego obiektu i nie mo e stanowi osobnego budynku na terenie obiektu. b. Udost pnienia przez drugi i trzeci dzie Konferencji klimatyzowanej sali konferencyjnej dla 300 osób z mo liwo ci podzia u na trzy mniejsze modu y wraz z niezb dnym wyposa eniem do prezentacji (ekran, rzutnik multimedialny, flipchard, zasilanie z przewodami), nag o nienie, mikrofony bezprzewodowe, dost p do Internetu (bezprzewodowego i bezp atnego na terenie sal konferencyjnych), stó prezydialny, miejsca siedz ce dla 300 osób, o wietlenie z mo liwo ci zaciemnienia. Sale musz posiada mo liwo ustawienia aparatury do t umaczenia symultanicznego (nag o nienie do symultany, odbiornik do transmisji przek adu symultanicznego) oraz mo liwo pod czenia ww. sprz tu. Sprz t multimedialny musi by sprawny technicznie i zapewnia odbiór dobrej jako ci. c. Udost pnienia wyodr bnionego miejsca o powierzchni 150 m ² w pobli u sal konferencyjnych dla stoisk sponsorskich. wyposa onych w oko o 10 stolików i 30 krzese ek z mo liwo ci pod czenia zasilania dla 10 komputerów. d. Wykonawca zapewni wyodr bnion sal o powierzchni ok.30 m2 w pobli u Sali konferencyjnej wraz z obs ug kelnersk do przeprowadzenia indywidualnych spotka. e. Udost pnienia wyodr bnionego miejsca dla sesji posterowej dla oko o 50 posterów. f. Zapewnienia miejsca na terenie obiektu o powierzchni 500 m² na zewn trz obiektu dla prezentacji urz dze i maszyn przez sponsorów konferencji. Strona 20 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

21 Miejsce musi by zaopatrzone w pr d elektryczny i o wietlenie umo liwiaj ce pod czenie maszyn i urz dze. Wymagane napi cie pr du 220V-380V. g. Zapewnienia bezp atnej szatni dla uczestników Konferencji. h. Zapewnienia indywidualnej obs ugi marketingowo-promocyjnej Konferencji, animacje na terenie obiektu - tematycznie nawi zuj ce do problematyki recyklingu. i. Wykonawca przygotuje w holu hotelu recepcj konferencji, sk adaj c si z 2 sto ów, 4 krzese, w recepcji musi by mo liwo pod czenia zasilania dla 2 komputerów 7. Wykonawca zobowi zuje si ponadto do: a. Zapewnienia miejsc parkingowych dla 150 samochodów w obr bie obiektu. b. Zapewnienia pe nego zaplecza sanitarnego, dostosowanego do liczby uczestników, c. Zapewnienia w porozumieniu z Zamawiaj cym profesjonalnej oprawy muzycznej (zespó muzyczny graj cy muzyk klasyczn na ywo) w czasie uroczystej kolacji w drugim dniu Konferencji od godziny do godziny z przerwami - bez playbacku. d. Zapewnienia dla zorganizowania kolacji grillowej (przy ognisku) trzeciego dnia konferencji miejsca (zadaszonego z pod og ) na wie ym powietrzu dla ok. 200 osób z miejscami siedz cymi, umo liwiaj ce prowadzenie programu artystycznego. e. Zapewnienie oprawy muzycznej - DJ, w czasie grilla w trzecim dniu Konferencji od godziny do godziny z przerwami. 8. Zamawiaj cy jest uprawniony do zmiany liczby uczestników Konferencji. Zamawiaj cy zobowi zuje si do poinformowania Wykonawcy o faktycznej liczbie uczestników Konferencji do siedmiu dni przed terminem rozpocz cia Konferencji. 9. W przypadku zmniejszenia liczby uczestników Konferencji w stosunku do liczby okre lonej w 1 ust p 1 niniejszej umowy, strony zobowi zuj si do okre lenia wynagrodzenia Wykonawcy w sposób uwzgl dniaj cy faktyczn i ostateczn liczb noclegów z zastrze eniem, e zmniejszenie liczby noclegów w stosunku do ka dej z liczb okre lonych w 1 ust p 4 pkt a-c, nie mo e przekroczy liczby 50. Koszt jednego noclegu obliczony zostanie jako rednia arytmetyczna us ugi hotelarskiej ( bez uwzgl dnienia us ug dodatkowych) i liczby 600 ( liczba okre lona w 1 ust p 4 ). Tak obliczona rednia cena od noclegu wynosi W przypadku zwi kszenia si liczby uczestników Konferencji, Zamawiaj cy wyst pi do Wykonawcy z propozycj udzielenia zamówienia uzupe niaj cego na dodatkowe noclegi w pierwszym oraz trzecim dniu Konferencji, a Wykonawca Strona 21 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

22 niezw ocznie potwierdzi mo liwo udzielenia zamówienia. Ustala si, e maksymalna liczba uczestników ka dego dnia Konferencji nie b dzie wi ksza ni Faktyczna i ostateczna liczba uczestników Konferencji zostanie okre lona na podstawie listy uczestników Konferencji przedstawionej przez Zamawiaj cego zgodnie z ust pem W przypadku niewykorzystania pokoi zgodnie z tak nades an list przez Zamawiaj cego, Zamawiaj cy zostanie obci ony za pokoje zgodnie z nades an list. 12. Zamawiaj cy przeka e Wykonawcy list osób uczestnicz cych w Konferencji nie pó niej ni do siódmego dnia przed rozpocz ciem Konferencji. Informacja zostanie wystosowana do Wykonawcy faksem na numer. oraz na adres . 2 Przedstawiciele stron 1. Do bie cych kontaktów w kwestiach dotycz cych realizacji umowy ka da ze Stron wyznacza swoich Przedstawicieli w osobach: Ze strony Zamawiaj cego: Imi, nazwisko: Katarzyna Sici ska katarzyna.sicinska@its.waw.pl Tel.: (22) wew. 172 Ze strony Wykonawcy: Imi i nazwisko: Tel.: 2. W przypadku zmiany osób upowa nionych do bie cych kontaktów Strona dokonuj ca takiej zmiany zobowi zana jest do niezw ocznego pisemnego zawiadomienia o tym drugiej Strony. 3 Warto umowy 1. Za prawid owe wykonanie przedmiotu umowy, okre lonego w szczególno ci w 1 niniejszej umowy, Zamawiaj cy zap aci Wykonawcy wynagrodzenie w kwocie ( s ownie:..) w tym ca kowita kwota nale nego podatku VAT, to jest 7% w wysoko ci (s ownie:...) i 22% w wysoko ci.. (s ownie ). Wynagrodzenie to mo e ulec zmianie zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy. 2. Zamawiaj cy zobowi zuje si do wp aty zaliczki na poczet wynagrodzenia w wysoko ci 20 % kwoty okre lonej w 3 ust p 1, to jest kwoty w wysoko ci (s ownie ) Strona 22 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

23 . Wp ata zaliczki nast pi do dnia.na konto bankowe Wykonawcy w Banku.., numer konta W przypadku braku wp aty zaliczki Wykonawca mo e odmówi wykonania zamówienia. Za dokonanie wp aty uznaje si obci enie konta Zamawiaj cego. 3. Zamawiaj cy i Wykonawca o wiadczaj, e posiadaj odpowiednie rodki finansowe na realizacj przedmiotu zamówienia. 4 Warunki p atno ci 1. Podstaw dokonania zap aty wynagrodzenia, o którym mowa w 3 ust. 1 b dzie prawid owo wystawiona przez Wykonawc faktura VAT,. Kwota na fakturze b dzie uwzgl dnia a faktyczn ilo noclegów, zgodnie z 1 ust. 9 oraz z uwzgl dnieniem zaliczki, o której mowa w 3 ust P atno wynagrodzenia zostanie zrealizowana przez Zamawiaj cego w ci gu 14 dni od daty otrzymania faktury. Faktura zostanie wystawiona przez Wykonawc w terminie 7 dni od zako czenia Konferencji, po pisemnym odebraniu wykonania umowy przez Zamawiaj cego bez uwag i zastrze e. 3. W imieniu Zamawiaj cego odebrania wykonania umowy, o którym mowa w ust. 2 4 dokona. 4. Wykonawca wystawi faktur wskazuj c jako p atnika: INSTYTUT TRANSPORTU SAMOCHODOWEGO ul. Jagiello ska 80 ; Warszawa Regon NIP Za termin zap aty przyjmuje si dat obci enia przez bank rachunku Zamawiaj cego. 5 Kary umowne i wypowiedzenie umowy 1. W przypadku odst pienia od Umowy przez Wykonawc w terminie d u szym ni 30 dni od wyznaczonej daty rozpocz cia Konferencji, Wykonawca zap aci Zamawiaj cemu kar umown w wysoko ci 50 % kwoty wynagrodzenia wymienionego w 3 ust. 1 niniejszej umowy i zwróci zaliczk, wymienion w 3 ust. 2 niniejszej umowy, w terminie 3 dni od takiego rozwi zania 2. W przypadku odst pienia od Umowy przez Wykonawc w terminie krótszym ni 30 dni od wyznaczonej daty rozpocz cia Konferencji, Wykonawca zap aci Zamawiaj cemu kar umown w wysoko ci 70 % kwoty wynagrodzenia wymienionego w 3 ust. 1 niniejszej umowy i zwróci zaliczk, wymienion w 3 ust. 2 niniejszej umowy, w terminie 3 dni od takiego rozwi zania Strona 23 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

24 3. W przypadku odst pienia od Umowy przez Zamawiaj cego w terminie krótszym ni 30 dni od wyznaczonej daty rozpocz cia Konferencji, Zamawiaj cy zap aci Wykonawcy kar umown w wysoko ci 30 % kwoty wynagrodzenia wymienionego w 3 ust. 1 niniejszej umowy w terminie 3 dni od takiego rozwi zania Zaliczk, o której mowa w 3 ust. 2 Wykonawca zwróci Zamawiaj cemu. 4. Dla rozwi zania wszelkich w tpliwo ci strony potwierdzaj, e w ka dym przypadku rozwi zania, odst pienia lub wyga ni cia Umowy bez realizacji przedmiotu umowy, Wykonawca zwróci zaliczk, wymienion w 3 ust. 2 niniejszej umowy, na rzecz Zamawiaj cego w terminie 3 dni od takiego rozwi zania, odst pienia lub wyga ni cia. W przypadku cz ciowej realizacji przedmiotu umowy, za pisemn zgod Zamawiaj cego, zaliczka mo e by odpowiednio rozliczona. 5. W przypadku opó nienia w zap acie nale no ci wynikaj cej z realizacji umowy, Zamawiaj cy zap aci Wykonawcy odsetki ustawowe. 6. W przypadku nie wykonania lub niew a ciwego wykonania niniejszej umowy przez Wykonawc, Zamawiaj cy jest uprawniony do zatrzymania ca o ci lub cz ci wynagrodzenia, do czasu naprawienia szkody przez Wykonawc lub zap aty kar umownych. 7. Kary umowne okre lone w ust. 1 i w ust. 2 niniejszego paragrafu nie wykluczaj dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania na zasadach ogólnych, je eli kara umowna nie pokryje wyrz dzonej szkody. 6 Si a wy sza 1. Strony zwolnione s czasowo z zobowi za wynikaj cych z niniejszej umowy, je eli niemo liwo ich realizacji spowodowana jest si wy sz. 2. Przypadki si y wy szej s zdefiniowane jako przypadki o charakterze niezwyk ym, które wyst pi y po podpisaniu umowy, by y niemo liwe do przewidzenia przez Strony oraz znajduj si poza kontrol Stron. 3. Warunkiem powo ania si na si wy sz jest natychmiastowe powiadomienie listem poleconym drugiej strony o wyst pieniu okoliczno ci si y wy szej i jej ust pieniu. 7 Zmiany w umowie 1. Wszelkie zmiany i uzupe nienia postanowie niniejszej umowy wymagaj dla swej wa no ci formy pisemnej w postaci aneksu. 2. Zamawiaj cy zastrzega mo liwo zmiany postanowie niniejszej Umowy w przypadku, gdy nast pi zmiana powszechnie obowi zuj cych przepisów prawa w zakresie maj cym wp yw na realizacj przedmiotu zamówienia. Strona 24 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

25 8 Prowadzenie sporów 1. Wszelkie spory mog ce wynika ze stosunków obj tych niniejsz umow strony b d stara y si w pierwszej kolejno ci rozstrzygn w drodze wzajemnego porozumienia. 2. W przypadku nie osi gni cia porozumienia Strony postanawiaj, i wszelkie spory ze stosunków obj tych umow b d rozstrzygane przez s d powszechny w a ciwy miejscowo ze wzgl du na siedzib Zamawiaj cego. 9 Postanowienia ko cowe 1. Strony dopuszczaj mo liwo zmiany wynagrodzenia za wykonanie umowy w przypadku, gdy zmiana ustawy o podatku VAT spowoduje zmian stawki podatku VAT i w wyniku tej zmiany pojawi si rozbie no mi dzy kwotami podatku przedstawionymi w ofercie oraz na fakturze. Zmiana mo e dotyczy faktur, które b d wystawione po wej ciu w ycie zmienionej ustawy. 2. Umow sporz dzono w czterech jednobrzmi cych egzemplarzach, w tym trzy dla Zamawiaj cego i jeden dla Wykonawcy, 3. Strony zobowi zuj si informowa niezw ocznie o wszelkich zmianach adresów siedziby lub adresów kontaktowych. 4. W sprawach nie uregulowanych niniejsz umow maj zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego oraz Prawa Zamówie Publicznych. Zamawiaj cy Wykonawca. (miejscowo i data)... (miejscowo data) Strona 25 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

26 Za cznik nr 1 do umowy- Szczegó owy opis przedmiotu zamówienia SZCZEGÓ OWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA - I Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie warunków technicznych dla zorganizowania Mi dzynarodowej Konferencji Naukowej Problemy Recyklingu 2011 zwanej dalej konferencj dla 300 osób. II Lokalizacja Us ugi b d realizowane w obiekcie znajduj cym si w odleg o ci do 30 km od Centrum Warszawy. Za Centrum Warszawy uznaje si Plac Defilad. III Termin Konferencja odb dzie si w terminie zaoferowanym przez Wykonawc a przypadaj cym w cztery nast puj ce po sobie dni, pomi dzy 25 wrze nia a 10 pa dziernika 2011r. Zako czenie konferencji ma przypada na sobot. Preferowany termin organizacji konferencji to 5-8 pa dziernika 2011r. IV Wymagania dotycz ce sali konferencyjnej Dwudniowe obrady musz odby si w sali konferencyjnej na ok.300 osób, która ma mo liwo podzia u na trzy mniejsze modu y. Sale musz by klimatyzowane i wyposa one w sprz t do prezentacji (ekran, rzutnik multimedialny, flipchard, zasilanie z przewodami), nag o nienie, mikrofony bezprzewodowe, dost p do Internetu (bezprzewodowego i bezp atnego na terenie sal konferencyjnych), stó prezydialny, miejsca siedz ce dla 300 osób, o wietlenie z mo liwo ci zaciemnienia. Sale musz posiada mo liwo ustawienia aparatury do t umaczenia symultanicznego (nag o nienie do symultany, odbiornik do transmisji przek adu symultanicznego) oraz mo liwo pod czenia ww. sprz tu. Sprz t multimedialny musi by sprawny technicznie i zapewnia odbiór dobrej jako ci. V Wymagania dotycz ce sali restauracyjnej Wykonawca zapewni obs ug gastronomiczn uczestnikom konferencji w sali restauracyjnej obiektu. Sala restauracyjna ma znajdowa si wewn trz wybranego obiektu i nie mo e stanowi osobnego budynku na terenie obiektu. Dopuszcza si, aby miejsce na cz konferencyjn i cze wieczorn drugiego dnia konferencji by o to samo. Wykonawca zapewni dla cz ci wieczornej drugiego dnia konferencji sal restauracyjn dla ok. 300 osób. Powinno to by miejsce umo liwiaj ce swobodne przemieszczanie si oraz prowadzenie programu artystycznego. Sala musi by wyposa ona przynajmniej w: - nag o nienie, - minimum 2 mikrofony bezprzewodowe, - klimatyzacj, - o wietlenie z mo liwo ci zaciemnienia sali, - stoliki koktajlowe, - uroczysty wystrój sali. Strona 26 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010

27 VI Dodatkowe wymagania lokalowe Wykonawca zapewni: - pe ne zaplecze sanitarne, dostosowane do liczby uczestników, - bezp atne szatnie, - oko o 150 miejsc parkingowych na terenie obiektu, - dla zorganizowania kolacji grillowej (przy ognisku) trzeciego dnia konferencji Wykonawca zapewni miejsce (zadaszone z pod og ) na wie ym powietrzu dla ok. 200 osób z miejscami siedz cymi, umo liwiaj ce prowadzenie programu artystycznego. VII Obs uga hotelarska Wykonawca zapewni maksymalnie 300 noclegów dziennie w pokojach klimatyzowanych jedno i dwuosobowych, spe niaj cych wymienione warunki: -koszt noclegu ma zawiera niadanie, - standard pokoi minimum cztery gwiazdki( ****), -pokoje hotelowe maj znajdowa si w jednym budynku wraz z salami konferencyjnymi (wyk adowymi) i sal restauracyjn. Spodziewana liczba noclegów kszta tuje si nast puj co: w pierwszym dniu Wykonawca zapewni oko o 100 noclegów, w drugim dniu Wykonawca zapewni oko o 300 noclegów, w trzecim dniu Wykonawca zapewni oko o 200 noclegów. Wykonawca zatem, zapewni oko o 600 noclegów cznie w ci gu 3 dni trwania Konferencji. O faktycznej liczbie pokoi, które zostan wykorzystane Zamawiaj cy poinformuje Wykonawc w terminie do 7 dni przed terminem rozpocz cia konferencji. Za niewykorzystane pokoje oraz zwi zane z tym niewykorzystane niadania, zg oszone w ww. terminie Wykonawca nie pobiera wynagrodzenia, z zastrze eniem, e zmniejszenie liczby noclegów nie mo e przekroczy liczby 50 w stosunku do spodziewanej liczby noclegów przypadaj cych na kolejne dni Konferencji. VIII Obs uga gastronomiczna Wykonawca zapewni us ug gastronomiczn : I dnia konferencji: Welcome Reception (kawa, herbata, soki, woda, ciastka) dla oko o 100 osób w godzinach ; jednej kolacji standard dla ok. 100 osób: kolacja w formie bufetu z o onego z minimum 2 zup do wyboru, 2 ciep ych da g ównych do wyboru (w tym jedno danie wegetaria skie), deseru oraz kawy, herbaty i napojów zimnych (sok, woda) ok. godz ; II dnia konferencji: jednego obiadu standard dla ok. 300 osób: lunch w formie bufetu sk adaj cy si z minimum 2 zup do wyboru, 2 ciep ych da g ównych do wyboru (w tym jedno danie wegetaria skie), 2 deserów do wyboru, kawy, herbaty i napojów zimnych (woda, soki) ok. godz ; jednej kolacji uroczystej serwowanej dla ok. 300 osób: Strona 27 z 35 Znak sprawy: SZ /10/1/11/2010