Marlin nowy system zamawiania egzaminów APMG

Transkrypt

1 Marlin nowy system zamawiania egzaminów APMG

2 Marlin - nowy system zamawiania egzaminów APMG Logowanie Strona startowa Moje konto Preferencje Książka adresowa Akredytacje Moja organizacja Trenerzy Inwigilatorzy Odbiorcy Zamawianie egzaminów Paragon podsumowujący zwrócone egzaminy Przekazanie wyników egzaminów Przekazanie certyfikatów Plan wdrożenia

3 Logowanie Nowy portal będzie dostępny w różnych językach (także w języku polskim). Dostęp do Marlina będzie ustawiony przez Państwa biuro APMG. Szczegóły zostaną przekazane w Planie Wdrożenia pod koniec prezent

4 Strona startowa Na stronie startowej, sekcja Wiadomości dostarcza informacji o bieżącym stanie zamówień. Istnieje możliwość użycia Kryteriów wyszukiwania dla wyszukania wiadomości według słów i kategorii kluczowych. ATO będzie informowane drogą mailową o nowych wiadomościach w systemie Marlin.

5 Moje konto - Preferencje ATO mogą zdefiniować preferowane ustawienia jako domyślne. Ustawienia w zakresie domyślnego biura APMG, języka i rozmiaru papieru egzaminów mogą być zmieniane podczas każdego zamówienia. Ustawienia w zakresie certyfikatów i wyników mogą być wybierane w każdej chwili, jednak będą obowiązywały dla wszystkich zamówień, następujących po zmianie statusu.

6 Moje konto Książka adresowa Adres zostanie zapisany z książce adresowej w momencie wprowadzenia do zamówienia. Zarządzanie adresami może odbywać się również bezpośrednio poprzez Książkę adresową.

7 Akredytacja Moja organizacja W folderze Organizacja ATO może znaleźć wszystkie swoje akredytowane produkty (z uwzględnieniem produktów, o które dopiero aplikuje). W kolumnie Status widoczny jest obecny status produktów. Kryteria wyszukiwania mogą być wykorzystane do wyszukania informacji w tej sekcji.

8 Akredytacja Trenerzy W folderze Trenerzy ATO znajdzie wszystkich swoich akredytowanych trenerów (z uwzględnieniem trenerów, o których akredytację dopiero wystąpiło). W kolumnie Status widoczny jest aktualny status trenera. Kryteria wyszukiwania mogą być wykorzystane do wyszukania informacji w tej sekcji.

9 Akredytacja Egzaminatorzy W folderze Egzaminatorzy ATO znajdzie wszystkich swoich akredytowanych egzaminatorów (z uwzględnieniem egzaminatorów, którzy o których akredytację dopiero wystąpiło). W kolumnie Status widoczny jest aktualny status egzaminatora. Kryteria wyszukiwania mogą być wykorzystane do wyszukania informacji w tej sekcji.

10 Akredytacja - Adresaci W folderze Adresaci ATO znajdzie wszystkie osoby upoważnione do otrzymywania e-paczek. W kolumnie Status widoczny jest aktualny status tych odbiorców. Kryteria wyszukiwania mogą być wykorzystane do wyszukania informacji w tej sekcji.

11 Rezerwowanie egzaminów (1) Sekcja Rezerwacje zawiera wszystkie zamówione egzaminy, do tej pory wprowadzone do systemu. Kolumna status zawiera informacje o obecnym stanie procedowania rezerwacji. Kryteria wyszukiwania mogą być wykorzystane do wyszukania informacji w tej sekcji. Zamówienia, które nie były jeszcze przyjęte przez APMG, mogą zostać ponownie otwarte (re-opened) i edytowane po wybraniu opcji

12 Rezerwowanie egzaminów (2) ATO może utworzyć nowe zamówienie poprzez wybranie Utwórz nową rezerwację. Wybór Ładuj rezerwację może być użyty w celu importowania zamówienia z formularza Excel (opcja ta będzie dostępna jedynie dla ATO, które zainstalują tę opcję).

13 Rezerwowanie egzaminów (3) Ta sekcja odnosi się do domyślnych ustawień ustawionych w Moje konto. Ustawienia te mogą być jednak zmienione podczas każdego z egzaminów. W pierwszym folderze nowego zamówienia powinny być wprowadzone wszystkie szczegóły dotyczące bieżącego zamówienia. Informacje mogą być wprowadzone jako tekst, wybrane z rozwijalnego menu lub z domyślnych ustawień. Poprzez wybranie Dodaj nowy egzamin możliwe jest zdefiniowanie wielu egzaminów podczas jednego zamówienia, np. PRINCE2 Foundation + Practitioner. Wszystkie wprowadzone dane powinny być zatwierdzone poprzez wybór Dalej. Po zatwierdzeniu zmian możliwe jest przejście do folderu Kurs.

14 Rezerwowanie egzaminów (4) W folderze Kurs powinny być wprowadzone dane dotyczące szkolenia (jako tekst, jako opcje wybrane z rozwijalnego menu lub z domyślnych ustawień). Możliwe jest wprowadzenie wielu modułów jako jednej sesji szkoleniowej (np. PRINCE2 Foundation + Practitioner w 1 tygodniu). Po wybraniu Dodaj kurs(y) możliwe będzie zarejestrowanie wielu szkoleń, które odbywać będą się w różnych okresach czasu. Wszystkie wprowadzone dane powinny być zatwierdzone poprzez wybór Zapisz. Po zatwierdzeniu zmian możliwe jest przejście do folderu Lista kandydatów.

15 Rezerwowanie egzaminów (5) Ta sekcja odnosi się do domyślnych ustawień ustawionych w Moje konto. Ustawienia te mogą być jednak zmienione podczas każdego z kandydatów. W folderze Lista kandydatów powinny być wprowadzone informacje dotyczące kandydatów (jako tekst lub też wybrane z rozwijalnego menu bądź też z domyślnych ustawień). System wygeneruje indywidualny Numer identyfikacyjny kandydata dla każdego kandydata oraz unikalny Session ID dla każdego z egzaminów. Każdy z kandydatów będzie miał możliwość dostępu, poprzez Marlina, do każdego z egzaminów, do których podszedł (Session ID) pod jednym kontem (Numer identyfikacyjny kandydata). Indywidualne wymagania, takie jak Drugi język lub Szczególne wymagania mogą być uwzględnione podczas składania zamówienia. APMG musi je zatwierdzić. Wszystkie dane powinny być zatwierdzone przez wybór Zapisz. Po zatwierdzeniu zmian możliwe jest przejście do folderu Wysyłka.

16 Rezerwowanie egzaminów (6) Ta sekcja odnosi się do domyślnych ustawień ustawionych w Moje konto. Ustawienia te mogą być jednak zmienione podczas każdego z zamówień. W folderze Wysyłka należy wprowadzić szczegóły dotyczące dostawy. Informacje mogą być wprowadzone jako tekst lub też wybrane z rozwijalnego menu. Wszystkie dane powinny być zatwierdzone przez wybór Zapisz. Po zatwierdzeniu zmian możliwe jest przejście do folderu Weryfikacja.

17 Rezerwowanie egzaminów (7) W sytuacji, w której niemożliwe będzie zrealizowanie Early Delivery Date, system poinformuje o tym ATO po zachowaniu szczegółów dostawy. ATO może wtedy zmienić datę dostawy albo złożyć zamówienie w ramach Late Booking.

18 Rezerwowanie egzaminów (8) W folderze Weryfikacja wprowadzone mogą być wszystkie wyjątkowe wymagania. Poprzez wybranie opcji Edytuj ATO może przesłać dokumenty (np. zaświadczenia od lekarza), po czym mogą być one poddane weryfikacji przez APMG. System zawsze wskaże obecny status sprawy ( outstanding, pending approval albo approved ).

19 Rezerwowanie egzaminów (9) Poprzez folder Weryfikacja możliwe jest przekazanie APMG wymaganych certyfikatów (np. wymaganego certyfikatu na poziomie Foundation). Poprzez wybranie opcji Edytuj ATO może przesłać dokumenty (np. certyfikat wydany przez inne EI) albo wprowadzić numer kandydata, po czym mogą być one poddane weryfikacji przez APMG. System wskaże obecny status sprawy ( outstanding, pending approval albo approved ). ATO nie mają obowiązku wprowadzania tych informacji na tym etapie. Jeśli ATO ich nie dostarczy, będą one weryfikowane przez APMG po powrotnym przesłaniu egzaminów, co może jednak przyczynić się do wydłużenia sprawdzania egzaminów i powodować zawieszeniem kandydata w przypadku, w którym APMG nie będzie w stanie zweryfikować wymagań.

20 Rezerwowanie egzaminów (10) W momencie, w którym ATO wprowadzi wszystkie szczegóły w folderze Weryfikacja składanie zamówienia jest zakończone (status zamówienia to Booking Confirmed ). Numer rezerwacji oraz diagram wskazujący na obecny status zamówienia i stopień zaawansowania realizacji zamówienia znajdują się w podsumowaniu zamówienia. W Marlinie każde ATO będzie miało możliwość śledzenia zamówienia, począwszy od stworzenia zamówienia, a kończąc na rejestracji kandydatów w Successful Candidate Register. Kiedy zamówienie zostanie wysłane, ATO będzie miało także możliwość śledzenia przesyłki DHL.

21 Rezerwowanie egzaminów (11) Po zakończeniu składania zamówienia ATO otrzyma potwierdzenie złożonego zamówienia (które widoczne będzie w sekcji Wiadomości ). W tym samym czasie ATO zostanie poinformowane drogą mailową o nowej wiadomości w systemie Marlin.

22 Podsumowanie pokwitowań dla zwróconych przesyłek z egzaminami ATO otrzyma potwierdzenie (w panelu Wiadomości), że biuro APMG otrzymało wysłaną przez ATO przesyłkę z egzaminami. ATO będzie widziało podsumowanie zamówienia wskazujące na to, ile egzaminów zostało zamówionych, ile przeprowadzono, ile zostało odwołanych oraz informację o tym, czy którykolwiek z kandydatów został zawieszonych (on hold). W przypadku kandydatów zawieszonych Marlin widoczne będzie Session ID, imienia nazwiska kandydata oraz powodu zawieszenia. Liczba przeprowadzonych egzaminów będzie podstawą wystawienia przez APMG faktury.

23 Opublikowanie wyników (1) Po przeanalizowaniu przez APMG odpowiedzi i ustaleniu wyników egzaminów ATO otrzyma wiadomość potwierdzającą udostępnienie wyników egzaminów. Folder Wyniki wskaże listę kandydatów, ich wyniki wraz ze szczegółowym raportem (podsumowanie szczegółów odpowiedzi kandydata na poszczególne pytania może być zapisane jako oddzielny dokument).

24 Opublikowanie wyników (2) Jeśli ATO wybrało opcję wysyłanie wyników bezpośrednio do kandydatów jako domyślną w preferowanych ustawieniach, APMG poinformuje bezpośrednio kandydatów (drogą mailową) o wynikach egzaminów, dostarczając im dane dostępowe do portalu przechowującego wszystkie szczegóły dotyczące egzaminów danego kandydata. Jeśli ATO wybrało opcję wysyłanie wyników do organizacji szkoleniowych jako domyślną w preferowanych ustawieniach, APMG prześle do ATO wiadomość z prośbą o udostępnienie kandydatom wyników egzaminów. Aby to uczynić, ATO powinno zaznaczyć pola (zielone wskazanie na grafie powyżej) przy kandydatach, których wyniki chcą im udostępnić oraz wybrać opcję Zapisz na dole strony (czerwone wskazanie na grafie). Istnieje również możliwość wydrukowania wyników przez ATO albo zapisania ich w formatach CSV albo PDF (opcje te znajdują się obok Zapisz ).

25 Wydanie certyfikatów Po udostępnieniu kandydatom (przez APMG lub przez ATO) wyników egzaminów I zweryfikowaniu przez APMG spełniania przez kandydatów wymagań, APMG wystawi certyfikaty dla wszystkich kandydatów, którzy zdali egzamin. W zależności od wybranej przez ATO opcji (w ustawieniach domyślnych) na początku działania Marlina dostępne będą 3 opcje certyfikatów 1. Certyfikat papierowy > bezpośrednio do kandydata 2. Certyfikat papierowy > bezpośrednio do ATO 3. E-Certyfikat > bezpośrednio do kandydata W późniejszym stadium, czwarta opcja E-Certyfikat > bezpośrednio do ATO będzie również dostępna. W przypadku zdefiniowania przez ATO trzeciej opcji E-Certyfikat > bezpośrednio do kandydata, jako domyślnej, APMG poinformuje drogą mailową każdego z kandydatów o tym, że E-Certyfikaty zostały wystawione i dostarczy im dane dostępowe do portalu przechowującego wszystkie certyfikaty kandydata. Z tego portalu kandydaci mają dostęp do certyfikatów, mają także możliwość zapisania ich na dysk (jako PDF) oraz drukowania ich jako kopii. Oficjalne, drukowane certyfikaty mogą być zamówione w APMG przez każdego z kandydatów (za pośrednictwem portalu). Kandydaci mają również możliwość udostępnienia wglądu do certyfikatów znajdujących się na w ich osobistym koncie, osobom trzecim (np. pracodawcy czy klientowi). Na koniec, APMG wprowadzi dane kandydatów, którzy wyrazili na to zgodę, do Successful Candidate Register. W rezultacie diagram pokazujący postęp przeprowadzania egzaminu w Marlinie zostanie uaktualniony.

26 Plan wdrożenia Marlin zacznie działać 24 marca 2014 roku APMG wyśle ATO formularz (do 7 marca) z prośbą o wprowadzenie następujących informacji: Nazwa ATO Imię i nazwisko osoby/osób kontaktowych zamawiających egzaminy Adres/y mailowy/e osoby/osób zamawiającej/ych egzaminy Numer/y telefonu osoby/osób zamawiającej/ych egzaminy Preferowany język Odbiorców e-paczek > Prosimy o wprowadzenie adresu mailowego oraz numeru telefonu Prosimy o zwrot wypełnionego formularza najpóźniej 12 marca Od 24 marca ATO będą mogły zamawiać egzaminy jedynie poprzez system Marlin Od 24 marca nowe zamówienia nie będą akceptowane w legacy system, jednak wszystkie zamówienia złożone przed 24 marca będą nadal obsługiwane przez ten system

27 Any questions?

28 International