Sage e-audytor Podstawy

Transkrypt

1 Sage e-audytor Podstawy 1.0 Rejestracja Pierwsze logowanie Pakiet Sprawdź e-audytora Obsługa platformy Firma Repozytorium Wyniki Ustawienia ogólne Organizacje Wsparcie techniczne Pomoc on-line 10 Sage e-audytor - Podstawy 1

2 1.0 Rejestracja Pierwszym krokiem do rozpoczęcia użytkowania platformy e-audytor jest rejestracja konta. Odbywa się to przez formularz na stronie Bez rejestracji konta nie jest możliwe dodanie zakupionego pakietu usług. Najważniejsze pola, które należy wypełniać ze szczególną starannością to: NIP, adres mailowy oraz zaznaczenie odpowiedniej formy organizacji. Po wypełnieniu formularza na podany adres wysyłany jest link aktywacyjny. Po udanej aktywacji wysyłany jest mail powitalny z loginem, hasłem oraz linkiem do platformy. Ponadto na platformie powstaje Organizacja, a także jest zakładana Firma o tym samym NIPie, który został podany podczas rejestracji. Dodatkowo automatycznie jest przypisywany pakiet Sprawdź e-audytora. Możliwe jest posiadanie tylko jednej Organizacji, jednak liczba Firm w ramach Organizacji może być większa niż jeden. W przypadku zarejestrowanych działalności gospodarczych Organizacja będzie tożsama z Firmą. W przypadku Biura Rachunkowego możliwe będzie dodanie takiej liczby Firm, jaka jest dostępna w danym pakiecie. Wersja Wielofirmowa również daje możliwość do korzystania z większej ilości Firm. 2.0 Pierwsze logowanie Logowanie odbywa się przez stronę Wymagany jest adres mailowy oraz hasło. 3.0 Pakiet Sprawdź e-audytora Pakiet Sprawdź e-audytora umożliwia korzystanie z pełnej funkcjonalności platformy (Pakiet Premium) przez okres 7 dni licząc od rejestracji. Pakiet ten weryfikuje poprawność każdej struktury, a także bada spójność danych między poszczególnymi plikami. W każdym takim pakiecie jest możliwa obsługa tylko jednej firmy, za wyjątkiem pakietów dla Biur Rachunkowych, gdzie możliwa jest obsługa 3 firm. Sage e-audytor - Podstawy 2

3 4.0 Obsługa platformy Po zalogowaniu ukaże się poniższy ekran. Automatycznie zaznaczona jest Lista firm (1). W prawym górnym rogu widzimy Organizację (2) oraz zalogowanego Użytkownika (3). Prawa kolumna to Filtry (4), dzięki którym możemy wyszukać założone pod daną Organizacją Firmy (5). Na liście firm widoczne są następujące informacje: Numer numer identyfikacyjny Firmy założonej pod daną Organizacją. Status: o W trakcie - oznacza, że firma jest oznaczona jako aktywna. Można tutaj dodawać pliki struktur JPK, analizować je itp. o Zakończona - oznacza, że firma została oznaczona jako nieaktywna. Można ustawić taki status, gdy np. firma zakończyła działalność albo zmieniła biuro rachunkowe. NIP NIP firmy. Firma skrócona nazwa firmy. Opis pełna nazwa firmy. Rok finansowy prezentuje informacje o dodanych latach finansowych. Wyboldowana nazwa roku wskazuje te lata finansowe, w których są już zaimportowane pliki JPK. Rok podatkowy VAT prezentuje lata kalendarzowe, dla których zostały zaimportowane pliki JPK_VAT lub VAT-7. Okres Daty kalendarzowe, dla których wygenerowane są pliki JPK w danej firmie. Przesłane VAT/VAT-7 - prezentuje status, czy w danej firmie zaimportowano plik JPK_VAT i VAT-7 za poprzedni miesiąc. o Kolor czerwony oznacza, że nie zaimportowano żadnego z tych dwóch plików. o Kolor zielony oznacza, że zaimportowano oba pliki. o Kolor żółty oznacza, że zaimportowano tylko jeden z nich. Przejście do panelu administracyjnego danej Organizacji mamy w polu Admin (6). Zakupu pakietu można dokonać wybierając opcję Kup teraz (7). Opcja (8) pozwala zmienić język z polskiego na angielski. Sage e-audytor - Podstawy 3

4 4.1.1 Firma Po kliknięciu w Numer firmy pod daną Organizacją, przechodzimy do kolejnego okna. W górnej części okna (poniżej ciemnoszarego pasa w menu głównym) znajduje się następujące menu. 1. Rok. To pole pozwala filtrować dane na podstawie roku kalendarzowego lub finansowego w zależności od kontekstu. Dane wczytane z plików JPK_VAT lub VAT- 7 są filtrowane według roku kalendarzowego. Dane wczytane z plików: JPK_FA, JPK_MAG, JPK_KR, JPK_WB są filtrowane według roku finansowego. 2. Sprzedaż podsumowanie. Wyświetla raporty graficzne dotyczące całej sprzedaży z danego okresu. Podział na poszczególne miesiące oraz największych klientów. 3. Zakup podsumowanie. Wyświetla raporty graficzne dotyczące zakupów z danego okresu. Podział na największych dostawców oraz poszczególne miesiące. 4. Repozytorium plików JPK (tutaj importujemy struktury JPK). Wyświetla zaimportowane struktury JPK. Z tego miejsca mamy możliwość usunięcia poszczególnych plików lub ich ukrycia 5. Informacje dodatkowe. Dodatkowe informacje o danej firmie Repozytorium Repozytorium jest najważniejszym miejscem obsługi platformy. Pozwala na zaimportowanie/przesłanie poszczególnych struktur JPK, usunięcie ich, ukrycie, a także pokazuje liczbę wykrytych zdarzeń, które mogą posiadać różną wagę przy weryfikacji. W tym miejscu można zaimportować również plik z e-deklaracją VAT-7 w formacie.xml. Dzięki temu będzie można porównywać dane z JPK_VAT z danymi z deklaracji VAT-7. Sage e-audytor - Podstawy 4

5 1. Aby załadować plik do Repozytorium należy go przeciągnąć na szare pole. Po kliknięciu, pojawi się okienko, w którym należy ręcznie wybrać plik do załadowania. Platforma akceptuje jedynie pliki w formatach.xml oraz.zip. Pliki.xml po wygenerowaniu potrafią zajmować bardzo dużo miejsca, a platforma ma blokadę dotyczącą wielkości importowanych plików. W takiej sytuacji należy plik spakować do archiwum.zip (domyślny format używany przez Windows). Powoduje to znaczną redukcję rozmiaru (np. z 500 MB do 20 MB). Każdy z plików (struktura) powinien być spakowany w osobny.zip. 2. Po przeciągnięciu lub wskazaniu plików, należy kliknąć przycisk Wyślij pliki. 3. Po prawidłowym imporcie pojawi się nowy plik. Pojawi się także liczba błędów lub ostrzeżeń, jeżeli takowe są. Klikając w tę informację przejdziemy do osobnego okna wyników. Istnieje możliwość podjęcia próby zaimportowania innego rodzaju pliku do platformy. Pojawi się wtedy taki sam komunikat, jak przy próbie załadowania pliku.xml, który nie jest jedną ze struktur JPK lub zawiera poważne błędy strukturalne uniemożliwiającego jego poprawne odczytanie. Taki plik w żaden sposób nie jest ani weryfikowany, ani zapisywany na platformie. Widnieje jedynie informacja o próbie jego przesłania oraz lista błędów, które spowodowały jego odrzucenie. W związku z tym w repozytorium jest jedynie możliwość ukrycia go, a nie skasowania Wyniki Okno wyników pokazuje wyniki weryfikacji zaimportowany/przesłanych struktur JPK. W kategorii Odsyłacz weryfikowane są pojedyncze struktury, zaś w Walidacji spójności przede wszystkim relacja pomiędzy różnymi plikami JPK. Wyświetlana jest także ważność poszczególnych ostrzeżeń. Tytuł określa dosyć dokładnie, czego dotyczy dany błąd. Sage e-audytor - Podstawy 5

6 Z prawej strony znajduje się kolumna Wyniki. Pokazuje liczbę odnalezionych błędów i ostrzeżeń z danej kategorii. Klikając w nią można uzyskać więcej informacji o miejscach generujących wskazania Audytora Funkcjonalność wiadomości Przeglądając dowolną listę z dokumentami użytkownik może dodać własny komunikat wybierając przycisk Dodaj komunikat. Dodane komunikaty są prezentowane: na liście wyników w sekcji Komunikaty użytkownika. Aktywny link przy każdym komunikacie pozwala na szybkie przejście do listy lub dokumentu w kontekście, którego został dodany komunikat. poniżej listy dokumentów, dla której zostały dodane: Zakładka Przeglądaj Zakładka Przeglądaj zawiera sumaryczne podsumowanie danych, zawartych w poszczególnych strukturach JPK. Pozwala zwizualizować i pogrupować dane według wybranych kategorii takich jak data/kwota itp., które zawarte są w plikach JPK przesłanych na platformę e- Audytor. Zakładka VAT zawiera podobne informacje dotyczące kwot podatku VAT. Sage e-audytor - Podstawy 6

7 Zakładka VAT 7 zawiera porównanie danych pomiędzy plikami JPK_VAT a e- Deklaracją VAT Weryfikacja statusu kontrahentów w rejestrze NIP i VIES Aby sprawdzić status kontrahentów w rejestrze NIP i VIES należy: 1. Zaimportować plik JPK_VAT lub JPK_FA 2. Wybrać zakładkę Przeglądaj, a następnie Weryfikacja statusu NIP 3. Kliknąć w przycisk Odśwież listę. Widok prezentuje listę numerów NIP wraz z nazwami kontrahentów zaimportowanych z plików JPK oraz ich status w obu rejestrach i datę ostatniej weryfikacji statusu. Weryfikacja statusów dla wszystkich NIPów wykonywana jest raz na dobę, o godzinie 2:00 w nocy. Natomiast weryfikacja nowych NIPów (które dotychczas nie były jeszcze nigdy weryfikowane) odbywa się trzy razy na dobę o godzinach: 10:00, 13:00 i 17:00. Przycisk Odśwież listę służy do zaktualizowania zarówno listy o nowo-dodane NIPy, jak i zaprezentowania ich aktualnych statusów. Sage e-audytor - Podstawy 7

8 Przycisk Eksportuj służy do wyeksportowania listy NIPów wraz z ich statusami i datą ostatniej weryfikacji do pliku, aby zachować jako dowód wykonania weryfikacji. UWAGA: Rejestry NIP i VIES nadają różne znaczenia tym samym statusom. Poniżej znajdują się objaśnienia tych statusów. W rejestrze NIP: Nieznany - oznacza, że dany numer NIP nie został znaleziony w rejestrze (prawdopodobnie jest to NIP niepoprawny) Nieaktywny - oznacza, że dany numer NIP został znaleziony w rejestrze, ale ma status nieaktywny, np, gdy został wyrejestrowany Aktywny - oznacza, że dany numer NIP został znaleziony w rejestrze i ma status aktywny. Ten status nie obejmuje podatników zwolnionych z podatku VAT. Aktywny, zwolniony z VAT - oznacza, że dany numer NIP ma status aktywny i został zarejestrowany jako podatnik zwolniony z podatku VAT Status niepobrany - oznacza, że Sage e-audytor nie sprawdził jeszcze w rejestrze statusu dla tego numeru NIP. Należy poczekać do kolejnej weryfikacji. W rejestrze VIES: Nieznany - oznacza, że dany numer NIP nie został znaleziony w rejestrze lub wystąpił problem ze sprawdzeniem danego NIPu, np. z powodu przeciążenia serwera Nieaktywny - oznacza, że dany numer NIP został znaleziony w rejestrze, ale ma status nieaktywny lub dany numer NIP nie został znaleziony w rejestrze Aktywny - oznacza, że dany numer NIP został znaleziony w rejestrze i ma status aktywny. Status niepobrany - oznacza, że Sage e-audytor nie sprawdził jeszcze w rejestrze statusu dla tego numeru NIP. Należy poczekać do kolejnej weryfikacji. Sage e-audytor - Podstawy 8

9 4.1.6 Sprzedaż podsumowanie i Zakup podsumowanie Zakładki Sprzedaż podsumowanie oraz Zakup podsumowanie prezentują w postaci wykresów dane o sprzedaży i zakupach. Dane wykorzystywane do przygotowania wykresów importowane są z plików JPK_FA.xml. Dane na wykresach mogą być prezentowane w trzech walutach: PLN, EUR oraz USD. Wykresy prezentujące dane w walutach EUR oraz USD pojawia się dopiero po zaimportowaniu plików JPK_FA.xml zawierających dokumenty wystawione w tych walutach. Wykresy w każdej walucie prezentują sumy dokumentów wystawionych w tej walucie. System nie dokonuje przeliczenia jednej waluty na drugą. 4.2 Ustawienia ogólne Organizacje Większość z tych opcji jest przeznaczona jedynie dla Administratora Organizacji. Zakładka Informacje pozwala na zmianę nazwy organizacji (wyświetla się m.in. w prawym, górnym rogu, obok nazwy użytkownika) oraz sprawdzenie jaki pakiet aktualnie jest przypisany danej Organizacji. Zakładka Firmy pozwala na zarządzanie poszczególnymi Firmami w pakietach Wielofirmowość oraz Pakietach dla Biur Rachunkowych. Można dodać nową firmę lub ją edytować. W opcjach edycji można zmienić status danej firmy lub dodać użytkowników o ograniczonych prawach, aby mieli dostęp do tej konkretnej firmy. Dodatkowo na zakładce Rok finansowy można zarządzać latami finansowymi firmy. Sage e-audytor - Podstawy 9

10 Zakładka Użytkownicy pozwala na administrację poszczególnymi użytkownikami danej Organizacji. Ten ekran umożliwia zablokowanie dostępu danemu użytkownikowi (1), usunięcie go z platformy (2), reset hasła (3), a także jego edycję (4). Poszczególnym użytkownikom można poprawić adres mailowy, wybrać język platformy, przypisać role oraz ustalić listę Firm, do których dany użytkownik ma dostęp do edycji lub do odczytu Sage e-audytor - Podstawy 10

11 Jeden adres mailowy może być użyty jedynie raz na całej platformie. Nie da się przypisać go jednocześnie do dwóch różnych Organizacji Ustawienia ogólne Firmy Rok finansowy Na zakładce Rok finansowy, znajdującej się w danych firmy, można dodawać (1), usuwać (2) oraz edytować (3) lata finansowe firmy. Można również jednym ruchem usunąć pliki zaimportowane do danego roku finansowego (4) oraz wyszukać utworzone lata finansowe (5). Lata finansowe służą grupowaniu danych zaimportowanych z plików JPK_FA, JPK_MAG, JPK_KR lub JPK_WB według lat finansowych. Zarządzając latami finansowymi, należy pamiętać, że: nazwę roku finansowego należy podać w formacie RRRR, np i musi się ona zawierać pomiędzy datą początkową i końcową. Na przykład dodając rok z zakresem dat do można nazwać go 2016 lub 2017, ale nie można nazwać go np zakres dat kolejnych lat finansowych nie może się pokrywać. nie można usunąć roku finansowego, do którego zostały zaimportowane pliki JPK_FA, JPK_MAG, JPK_KR lub JPK_WB. Trzeba najpierw usunąć te pliki. nie można też skrócić zakresu dat roku finansowego o miesiące, do których zostały zaimportowane pliki JPK_FA, JPK_MAG, JPK_KR lub JPK_WB. Trzeba najpierw usunąć te pliki. opcja Usuń pliki z tego roku finansowego usuwa tylko pliki JPK_FA, JPK_MAG, JPK_KR lub JPK_WB. Nie usuwa plików JPK_VAT oraz VAT-7. rok finansowy może trwać minimum 1 miesiąc i maksymalnie 23 miesiące. przed zaimportowaniem pierwszego spośród plików JPK_FA, JPK_MAG, JPK_KR lub JPK_WB należy utworzyć rok finansowy zawierający okres, którego dotyczą importowane pliki. Podczas importu kolejnych plików dotyczących nowego roku, który jeszcze nie został dodany, automatycznie zostanie utworzony nowy 12-miesięczny rok finansowy. Na przykład został dodany rok 2016 z zakresem dat: do Importując pliki dotyczące marca 2017 automatycznie zostanie dodany rok 2017 z zakresem dat: do Sage e-audytor - Podstawy 11

12 dane są przypisane do poszczególnych lat finansowych na podstawie następujących dat: z pliku JPK_FA - na podstawie daty z pola DataSprzedazy z pliku JPK_MAG - na podstawie daty z pola DataOperacji z pliku JPK_KR - na podstawie daty z pola DataKsiegowania z pliku JPK_WB - na podstawie daty z pola DataOperacji 4.3 Wsparcie techniczne Użytkownicy serwisu Sage e-audytor mogą bezpośrednio ze strony serwisu wysłać do Sage zgłoszenie problemu. W tym celu należy kliknąć przycisk Wsparcie, znajdujący się z prawej strony ekranu. Przycisk pojawia się po wejściu do wybranej firmy. W Oknie z listą firm jest niedostępny. Po wybraniu przycisku Wsparcie, zostanie wyświetlone okno zgłoszenia: Temat - w tym polu należy wpisać temat zgłoszenia. Pole to nie może zawierać więcej niż 100 znaków. Treść w tym polu należy opisać zgłaszany problem. Pliki do zgłoszenia można załączyć maksymalnie 5 plików o następujących typach:.doc,.docx,.xls,.xlsx,.xlsm, odf,.pdf,.odg,.ods,.odt,.ppt,.pptx,.pps,.ppsx,.pptm,.rtf,.txt,.gif,.csv,.xml,.dtd,.xsd,.bmp,.img,.png,.tiff,.ico,.jpg,.jpeg,.txt. Aby dodać pliki należy: Przeciągnąć je w miejsce szarego pola zawierającego opis kliknij lub przeciągnij pliki Następnie kliknąć przycisk Wyślij pliki. Uwaga! Jeśli ten krok nie zostanie wykonany, pliki nie zostaną załączone do zgłoszenia. Anuluj służy do wycofania się ze zgłoszenia problemu i powrotu do poprzedniego ekranu. Wyczyść służy do usunięcia całej wpisanej treści i tematu. Wyślij służy do wysłania zgłoszenia. Sage e-audytor - Podstawy 12

13 4.4 Pomoc on-line Użytkownicy serwisu Sage e-audytor mogą również korzystać z pomocy online dostępnej w zakładce po prawej stronie ekranu. Po kliknięciu w zakładkę otworzy się strona z linkami do artykułów. Po kliknięciu w dany link otworzy się artykuł. Zachęcamy do korzystania z materiałów dostępnych w pomocy online. Sage e-audytor - Podstawy 13