ZASADY I KIERUNKI DZIAŁANIA SIECI CENTRÓW DOKUMENTACJI EUROPEJSKIEJ W POLSCE

Transkrypt

1 ZASADY I KIERUNKI DZIAŁANIA SIECI CENTRÓW DOKUMENTACJI EUROPEJSKIEJ W POLSCE 1. Sieć Centrów Dokumentacji Europejskiej w UE i w Polsce Centra Dokumentacji Europejskiej (CDE) są jedną z najstarszych inicjatyw informacyjnych Komisji Europejskiej (KE). Pierwsze ośrodki powstały w 1963 r. Sieć tworzą punkty informacyjne ulokowane najczęściej przy uniwersytetach, a także przy innych instytucjach naukowych i ośrodkach badawczych. Funkcjonowanie sieci koordynuje i nadzoruje Dyrekcja Generalna ds. Komunikacji Społecznej Komisji Europejskiej (DG COMM). Ogólnym zadaniem CDE jest promocja wiedzy o UE oraz wspieranie środowiska akademickiego w badaniach naukowych w dziedzinie integracji europejskiej i europeistyki. CDE funkcjonują na podstawie pisemnego porozumienia pomiędzy Dyrektorem Generalnym DG COMM lub Dyrektorem Przedstawicielstwa Komisji Europejskiej w danym kraju i upoważnionym przedstawicielem instytucji przyjmującej (najczęściej jest to rektor uniwersytetu, dyrektor biblioteki publicznej lub samodzielnego instytutu naukowego). W Polsce najstarszymi ośrodkami naukowymi, które zaczęły gromadzić i udostępniać oficjalne publikacje Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej już w latach 70-tych ubiegłego wieku była Szkoła Główna Planowania i Statystyki (dziś Szkoła Główna Handlowa), Polski Instytut Spraw Międzynarodowych w Warszawie oraz Uniwersytet Gdański. Pierwszą w umowę z Komisją Europejską dotyczącą utworzenia ośrodka CDE podpisał w 1978 r. Uniwersytet Gdański, gdzie w 1983 r. został również powołany pierwszy w Polsce Ośrodek Badań EWG. Rozwój sieci CDE nastąpił dopiero w latach 90-tych wraz z zacieśnianiem stosunków między Polską a Wspólnotami Europejskimi na mocy Układu Europejskiego i intensyfikacją współpracy w ramach programów edukacyjnych. Według stanu na połowę 2014 r. w 15 polskich miastach funkcjonowało 19 Centrów Dokumentacji Europejskiej przy następujących instytucjach goszczących: 1. Uniwersytet w Białymstoku, 2. Wyższa Szkoła Gospodarki w Bydgoszczy, 3. Uniwersytet Gdański, 4. Biblioteka Śląska w Katowicach, 5. Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie, 6. Uniwersytet im. Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, 7. Instytut Europejski w Łodzi, 8. Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie, 9. Uniwersytet Opolski, 10. Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu, 11. Uniwersytet Szczeciński,

2 12. Uniwersytet im. Mikołaja Kopernika w Toruniu, 13. Kolegium Europejskie w Natolinie, 14. Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie, 15. Szkoła Główna Handlowa w Warszawie, 16. Uniwersytet Warszawski, 17. Uniwersytet Wrocławski, 18. Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu, 19. Miejska Biblioteka Publiczna w Słupsku. 2. Cele i zasady funkcjonowania polskiej sieci CDE 2.1. Główne cele działania Zgodnie z zapisami umów zawartych między Komisją Europejską a instytucjami goszczącymi, CDE są finansowane przez instytucje goszczące i mają spełniać cztery podstawowe funkcje: gromadzenie unijnych aktów prawnych (tj. wszystkich serii Dziennika Urzędowego UE), oficjalnych publikacji UE, baz danych, materiałów informacyjnych oraz danych statystycznych związanych z działalnością UE; udzielanie pomocy dokumentacyjnej i bibliograficznej instytucji goszczącej we wspieraniu badań naukowych w dziedzinie integracji europejskiej; udostępnianie informacji o Unii Europejskiej oraz jej polityce naukowcom, studentom oraz innym zainteresowanym osobom; udział w debatach i konferencjach dotyczących Unii Europejskiej i stymulowanie takiej debaty na poziomie lokalnym Zakres wsparcia CDE ze strony Komisji Europejskiej Komisja Europejska udziela wsparcia sieci CDE w formie bezpłatnego dostarczania oficjalnych publikacji UE, w tym zbiorów aktów prawnych, baz danych, książek, itp. oraz organizuje szkolenia i spotkania tematyczne w Brukseli dla przedstawicieli sieci z poszczególnych krajów. Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej w Polsce (PKE) organizuje dla pracowników sieci CDE bezpłatne szkolenia tematyczne (np. z wykorzystania mediów społecznościowych w rozpowszechnianiu informacji o UE), a także zjazdy pracowników sieci dwa razy w roku. Przedstawicielstwo wspiera też niektóre inicjatywy CDE (np. konkursy), dostarczając materiały promocyjne do wykorzystania w formie nagród, czy też obejmując honorowy patronat nad wydarzeniami mieszczącymi się w priorytetach komunikacyjnych PKE na dany rok. 2

3 2.3. Koordynacja funkcjonowania sieci na poziomie krajowym Zgodnie z przyjętą praktyką każda krajowa sieć CDE jest koordynowana przez jednego z członków sieci (wybieranego w drodze głosowania) we współpracy z mianowanym na tę funkcję pracownikiem Przedstawicielstwa Komisji Europejskiej. Koordynator krajowy ze strony PKE: informuje CDE o priorytetach komunikacyjnych Komisji Europejskiej na dany rok i wspólnie z członkami sieci rekomenduje główne kierunki działań i indykatywny plan pracy sieci na określony czas, monitoruje funkcjonowanie sieci i wspiera jej rozwój, współorganizuje dwa razy w roku zjazdy przedstawicieli sieci CDE oraz - wspólnie z Network Suport Team w Brukseli - szkolenia dla pracowników sieci, wspiera w miarę możliwości Centra przy organizacji niektórych wydarzeń o charakterze komunikacyjnym (debaty, spotkania, wystawy okolicznościowe, konkursy dla młodzieży) 1, ułatwia jeśli potrzeba - kontakt pracowników sieci w ich relacjach z Komisją Europejską, opiniuje wnioski o otwarcie nowych lub zamknięcie istniejących Centrów. Koordynator krajowy ze strony sieci CDE: pomaga w wymianie informacji między członkami sieci a PKE, wspiera Przedstawicielstwo KE w organizacji cyklicznych zjazdów członków sieci, koordynuje wybrane projekty realizowane w ramach działalności sieci CDE np. grupy dyskusyjne, pomoc przy redakcji publikacji związanych z działalnością sieci itp. 3. Główne kierunki działania sieci CDE w Polsce na najbliższe lata 3.1. Najważniejsze uwarunkowania dla funkcjonowania CDE Dyskusja i konsultacje przeprowadzone z inicjatywy koordynatorów z członkami sieci na temat planu jej działania pozwoliły na określenie najważniejszych warunków, w jakich sieć ta będzie działać w najbliższych latach 2 : 1 Wsparcie to może mieć formę np. osobistego udziału koordynatora sieci w niektórych wydarzeniach organizowanych przez poszczególne Centra, zasilenia w gadżety i materiały informacyjne, pomocy w znalezieniu odpowiedniego prelegenta itp. 3

4 a) DG COMM planuje utrzymać działalność sieci w dotychczasowym kształcie (tj. bez jej rozbudowywania), starając się jednocześnie zwiększyć jej aktywność w mediach społecznościowych, czemu mają służą odpowiednie szkolenia 3 ; b) postępująca cyfryzacja powoduje, że Komisja Europejska będzie zwiększać dostarczanie oficjalnych publikacji i dokumentów UE w formie elektronicznej zamiast w tradycyjnej formie papierowej. Zmniejsza to koszty wysyłki i gromadzenia publikacji, ale jednocześnie wpływa znacząco na sposób działania CDE, które tracą swoją tradycyjną funkcję bibliotek na rzecz centrów informacji o sposobach dotarcia do określonych opracowań i danych na temat funkcjonowania UE, które są powszechnie dostępne w Internecie; c) w związku ze spadającym zainteresowaniem tematyką unijną w Polsce oraz dynamicznym rozwojem Internetu, tradycyjna rola CDE jako specjalistycznych bibliotek przestała odgrywać kluczową rolę w funkcjonowaniu tej sieci. Jest to widoczne w statystykach z ostatnich lat pokazujących liczbę wypożyczeń i osób korzystających z usług poszczególnych centrów; d) niejednakowe warunki funkcjonowania poszczególnych CDE w Polsce pod względem finansowym, lokalowym i kadrowym istotnie wpływają na możliwości podejmowania działań o charakterze komunikacyjnym przez różne ośrodki Podstawowe kierunki działania sieci na najbliższe lata W najbliższych latach, przy zachowaniu tradycyjnej roli ośrodków CDE, jako specjalistycznych bibliotek gromadzących i udostępniających publikacje o tematyce europejskiej, sieć powinna skupić się również dodatkowych zadaniach opisanych poniżej Stymulowanie i/lub aktywny udział sieci CDE w debacie o Unii Europejskiej Inspiracją dla organizacji wydarzeń komunikacyjnych (m.in. konferencje, seminaria, spotkania z ciekawymi ludźmi, lekcje europejskie, konkursy dla młodzieży, szkolenia itp.) powinny być priorytety komunikacyjne Komisji Europejskiej/Przedstawicielstwa KE w Polsce na dany rok. W ten sposób sieć CDE mogłaby aktywnie wspierać PKE w działaniach komunikacyjnych. W związku z tym, każde CDE powinno w miarę dostępnych zasobów i możliwości, starać się zorganizować lub współorganizować przynajmniej jedno wydarzenie nawiązujące do priorytetu komunikacyjnego Komisji w danym roku. W miarę możliwości 2 Prace nad opracowaniem zasad działania sieci CDE w Polsce rozpoczęły się na zjeździe CDE w Warszawie w dniach 8 10 grudnia 2013 r. Debata ta była następnie kontynuowana na specjalnym internetowym forum do końca lutego 2014 r. 3 W roku 2014 w szkoleniu tego typu uczestniczyło tylko 4 przedstawicieli polskich ośrodków CDE. Jest to zdecydowanie za mała liczba, biorąc pod uwagę liczebność polskiej sieci CDE i jej potrzeby. 4

5 każde CDE powinno propagować to wydarzenie w Internecie i portalach społecznościowych oraz starać się zainteresować nim lokalne media. Obok organizacji większego wydarzenia komunikacyjnego, CDE powinny również kontynuować prowadzenie działalności komunikacyjnej w innych formach (np. konkursy dla młodzieży, lekcje europejskie, spotkania tematyczne dla czytelników) Udostępnianie informacji o dostępie do nowoczesnych źródeł informacji o UE i prowadzenie szkoleń na ten temat Choć większość publikacji i baz danych dotyczących funkcjonowania UE jest obecnie publicznie dostępna w Internecie, wiele osób poszukujących tych informacji nie potrafi ich odnaleźć w gąszczu materiałów dostępnych on-line. Studenci, uczniowie i zwykli obywatele często nie potrafią korzystać z publicznie dostępnych baz danych o tematyce europejskiej. W wielu przypadkach nie potrafią też odróżnić wiarygodnych i rzetelnych źródeł informacji o UE od tych mniej wiarygodnych. W związku z tym CDE powinny koncentrować się na udzielaniu fachowej porady w tym zakresie 4. W dobie cyfryzacji ważnym aspektem działalności ośrodków CDE w zakresie udzielania informacji na tematy związane z UE powinna też być organizacja szkoleń dla różnych grup odbiorców (np. dla nauczycieli lub studentów) w zakresie dostępu do różnych źródeł informacji na temat UE Zacieśnienie współpracy sieci CDE z innymi sieciami komunikującymi o UE Sieć CDE powinna aktywnie współpracować z innymi sieciami koordynowanymi przez Komisję Europejską, tj. punktami informacji europejskiej Europe Direct i siecią Team Europe Współpracę warto też nawiązać z Regionalnymi Ośrodkami Debaty Międzynarodowej (RODM) podległymi Ministerstwu Spraw Zagranicznych, które często ulokowane są w tych samych miastach, co ośrodki CDE. Sieć RODM prowadzi działalność, która - jeśli chodzi o tematykę unijną - jest zbieżna z celami, jakie stoją przed siecią CDE. Współpraca z punktami Europe Direct oraz RODM mogłaby polegać w szczególności na konsultowaniu planów pracy na kolejny rok, wspólnym organizowaniu wydarzeń o charakterze komunikacyjnym oraz na nagłaśnianiu wydarzeń organizowanych poszczególne Centra w ramach tych trzech sieci kanałami dostępnymi dla wszystkich ośrodków i punktów informacyjnych w całym kraju. 4 Z tego względu należy kontynuować szkolenie pracowników CDE z zakresu podstawowej wiedzy o UE i nt. dostępu do różnych źródeł informacji o tematyce unijnej. Szkolenia tego typu mogą odbywać się przy okazji cyklicznych zjazdów pracowników sieci oraz podczas specjalistycznych szkoleń dla wybranych osób. Wiedza w tym zakresie powinna też być stale przekazywana pomiędzy poszczególnymi Centrami. 5

6 Współpraca z siecią Team Europe może polegać na informowaniu jej członków o planowanych akcjach i zapraszaniu jej przedstawicieli do udziału w wydarzeniach komunikacyjnych organizowanych przez poszczególne ośrodki CDE w roli ekspertów, prelegentów czy też uczestników dyskusji Zapewnienie aktywności sieci CDE w Internecie W dobie postępującej cyfryzacji należy zwiększyć obecność sieci CDE w Internecie. W tym celu każde Centrum powinno posiadać własną stronę internetową lub przynajmniej oddzielną zakładkę na stronie instytucji goszczącej. Strona taka powinna zawierać podstawowe informacje na temat działalności danego centrum, posiadanych zbiorów i zakresu informacji, jakich udziela. Strona taka powinna być stale aktualizowana, w szczególności o zapowiedzi i relacje wydarzeń organizowanych przez dany ośrodek. Dobrym pomysłem na zwiększenie widzialności sieci CDE w Internecie jest również aktywne korzystanie z mediów społecznościowych przez poszczególne centra np. przez zakładanie profili na portalu Facebook lub też przesyłanie krótkich informacji za pomocą platformy komunikacyjnej Twitter. Prace nad zapewnieniem tej formy aktywności sieci CDE w Internecie są obecnie intensywnie prowadzone w wielu ośrodkach i zapewne zaowocują w przyszłości szerokim wykorzystaniem tego typu kanałów komunikacyjnych. Celowi temu służą też szkolenia z wykorzystywania mediów społecznościowych, jakie są organizowane od kilku miesięcy dla pracowników sieci CDE przez DG COMM i Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej w Polsce. Szkolenia tego typu będą kontynuowane. 4. Działalność sieci CDE w roku Priorytety komunikacyjne Komisji Europejskiej i Przedstawicielstwa KE w Polsce Udział sieci CDE w debacie o sprawach Unii Europejskiej powinien - w miarę możliwości mieścić się w priorytetach komunikacyjnych Komisji Europejskiej i jej Przedstawicielstwa w Polsce na dany rok. W roku 2014 (podobnie jak w roku 2013) ogólne priorytety komunikacyjne dotyczą stymulowania wzrostu gospodarczego i tworzenia miejsc pracy oraz praw wynikających z obywatelstwa UE. Dodatkowo w roku 2014 działalność komunikacyjna PKE w Polsce jest związana z obchodami 10-lecia przystąpienia Polski do UE, a także z zachęcaniem do udziału w wyborach do Parlamentu Europejskiego. W szczególności Komisja Europejska jest zainteresowana aktywnym komunikowaniem na następujące tematy: 6

7 a) zarządzanie gospodarcze oraz działania antykryzysowe podejmowane w UE w celu zapewnienia stabilnego wzrostu gospodarczego z uwzględnieniem znaczenia konsolidacji finansów publicznych i reform strukturalnych, a w szczególności działań wynikających z realizacji celów wskazanych w Strategii Europa 2020 oraz rekomendacji kierowanych do Polski w ramach tzw. Semestru Europejskiego, b) polityka walki z bezrobociem, ze szczególnym uwzględnieniem bezrobocia młodych oraz działań mających na celu podniesienie ogólnego poziomu zatrudnienia, c) rola wspólnego rynku UE w kreowaniu wzrostu gospodarczego, d) znaczenie badań naukowych i innowacji dla rozwoju gospodarczego i budowania nowoczesnej gospodarki, e) wieloletnie ramy finansowe w UE na lata i ich wpływ na finansowanie polityki spójności i wspólnej polityki rolnej w UE i w Polsce, f) polityka klimatyczna UE i jej wpływ na polską politykę energetyczną i rozwój energooszczędnej i niskoemisyjnej gospodarki, g) umowa o Partnerstwie na rzecz Handlu i Inwestycji między UE a Stanami Zjednoczonymi, i) polityka sąsiedztwa, ze szczególnym uwzględnieniem programu Partnerstwa Wschodniego i rozszerzenia UE o nowe kraje w przyszłości Plan pracy sieci CDE w 2014 roku Tournée wystawy Strzał w dziesiątkę i wydarzenia towarzyszące Najważniejszymi wydarzeniem o charakterze komunikacyjnym, w roku 2014 r. będzie tournée wystawy p.t. "Strzał w dziesiątkę" upamiętniającej dziesiątą rocznicę przystąpienia Polski do UE. Odwiedzi ona co najmniej 14 ośrodków CDE. Uroczystym otwarciom tej wystawy w poszczególnych miastach towarzyszyć będą wydarzenia o tematyce europejskiej, których organizatorami lub współorganizatorami będą poszczególne Centra. Sześć CDE zorganizuje z tej okazji konferencję lub debatę podsumowującą 10 lat członkostwa Polski w UE. Pozostałe osiem CDE połączy otwarcie wystawy z innym wydarzeniem o tematyce europejskiej, organizowanym przez instytucję goszczącą. Szczegółowy harmonogram tournée wystawy i towarzyszących jej wydarzeń i akcji zawiera załącznik 1. 7

8 Zjazd sieci CDE w Olsztynie w czerwcu 2014 r. Zjazd sieci CDE w Olsztynie, zaplanowany na czerwca 2014 r. poświęcony będzie podsumowaniu 10 lat członkostwa Polski w UE. Obejmie on 7 wykładów o tematyce europejskiej, szkolenie z wykorzystania Internetu i mediów społecznościach w pracy bibliotek, dyskusję nad różnymi sprawami związanymi z funkcjonowaniem sieci CDE w Polsce oraz program kulturalny. Podczas zjazdu wszystkie ośrodki CDE podsumują swoje projekty komunikacyjne realizowane w ostatnim roku i podzielą się najważniejszymi wnioskami i najlepszymi praktykami z myślą o działaniach w kolejnym roku. W związku z powyższym, dyskusja podczas zjazdu będzie dotyczyła m.in.: a) zatwierdzenia Zasad i kierunków działania sieci CDE w Polsce, b) opracowania planu pracy sieci do końca roku 2014 r., c) zmiany zakresu obowiązków koordynatorów krajowych sieci i ewentualnego powołania zastępców koordynatora krajowego ze strony CDE zajmujących się określoną tematyką 5, d) ustalenia ośrodka, który będzie gościł kolejny zjazd sieci CDE w grudniu 2014 r., e) wyłonienia tematów do uwzględnienia na zjeździe grudniowym Wydarzenia zaplanowane przez poszczególne ośrodki CDE Najważniejsze elementy harmonogramu pracy poszczególnych CDE zawiera załącznik nr 2. * 5 W związku z planowaną zmianą formuły działania sieci CDE oraz ograniczonymi zasobami kadrowymi, jakimi dysponuje Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej w Polsce, należy zmodyfikować rolę i sposób działania koordynatorów krajowych sieci. Obok koordynatora krajowego ze strony sieci CDE, powinno się powołać kilku zastępców zajmujących się określoną tematyką, np. zastępcę do spraw szkoleń i wymiany informacji między ośrodkami, zastępcę ds. związanych z cyfryzacją i zapewnieniem aktywności CDE w Internecie, zastępcę ds. koordynacji wydarzeń komunikacyjnych, koordynatora lub współorganizatora kolejnego zjazdu CDE itp. Rola koordynatora krajowego ze strony PKE powinna zostać ograniczona do zadań ujętych w punkcie 2.3 oraz ewentualnie nadzorowania działalności koordynatora krajowego ze strony CDE i jego zastępców. 8