PRZEWODNIK DLA WNIOSKODAWCÓW WSPARCIE DLA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY EUROPEJSKIEJ

Transkrypt

1 Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (EACEA) Dział ds. programu Kultura PRZEWODNIK DLA WNIOSKODAWCÓW WSPARCIE DLA PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY EUROPEJSKIEJ KREATYWNA EUROPA ( ) KOMPONENT KULTURA WERSJA: Wrzesień 2016 r.

2 Oświadczenie: Niniejszy przewodnik ma na celu przekazanie wnioskodawcom użytecznych informacji. Nie stanowi on zamiennika oficjalnego Przewodnika ani nie uchyla jego postanowień. 2

3 WPROWADZENIE Niniejszy Przewodnik dla wnioskodawców zawiera praktyczne wskazówki dotyczące składania wniosków w odpowiedzi na zaproszenia do składania wniosków w ramach komponentu Kultura programu Kreatywna Europa. Przed złożeniem wniosku upewnij się, że dokładnie przeczytałeś Wytyczne dla wybranej przez Ciebie metody finansowania. Zalecamy również zapoznanie się z instrukcją wypełniania wniosków eform dostępną pod adresem: Wnioski o przyznanie dotacji w ramach komponentu Kultura można składać wyłącznie za pośrednictwem zaprojektowanego w tym celu elektronicznego formularza wniosku ( eform ). Przed złożeniem elektronicznego wniosku wnioskodawcy (tj. kierownik projektu oraz partnerzy) będą musieli zarejestrować swoją organizację w Portalu Uczestnika Programów Edukacyjnych, Audiowizualnych, Kulturowych, Obywatelskich i Wolontariackich (Education, Audiovisual, Culture, Citizenship and Volunteering Participant Portal) oraz otrzymać kod identyfikacyjny uczestnika (Participant Identification Code PIC). Bez kodu PIC utworzenie formularza eform nie jest możliwe. Pierwszy rozdział niniejszego dokumentu opisuje procedurę tworzenia i wypełniania wniosku eform wraz z załącznikami. W drugim rozdziale znajdują się informacje o określonych dokumentach, które wnioskodawca musi przechowywać na potrzeby Agencji od chwili złożenia wniosku. Trzeci rozdział zawiera wskazówki dotyczące wypełniania formularza budżetowego. W czwartym rozdziale umieściliśmy porady dotyczące komunikacji z Agencją. 3

4 ROZDZIAŁ 1. TWORZENIE I WYPEŁNIANIE FORMULARZA eform A. Rejestracja w Portalu Uczestnika Przed możliwością utworzenia wniosku o dotację za pośrednictwem forularza eform, wszyscy wnioskodawcy (tj. lider projektu oraz partnerzy) muszą zarejestrować swoją organizację w Portalu Uczestnika Programów Edukacyjnych, Audiowizualnych, Kulturowych, Obywatelskich i Wolontariackich (Education, Audiovisual, Culture, Citizenship and Volunteering Participant Portal). Portal Uczestnika jest narzędziem służącym do zarządzania wszelkimi informacjami prawnymi i finansowymi danej organizacji. Informacje o rejestracji w Portalu Uczestnika można znaleźć pod adresem: Dodatkowe informacje dotyczące Portalu Uczestnika znajdują się dokumencie zawierającym listę najczęściej zadawanych pytań (FAQ) pod adresem: Formularz dla osób prawnych oraz wymagane załączniki należy umieścić w portalu. Formularz dla osób prawnych znajduje się pod adresem: Po zarejestrowaniu się w portalu, utworzony zostanie kod identyfikacyjny uczestnika (Participant Identification Code PIC). Kody PIC są wymagane do generacji formularza eform. WAŻNE UWAGI: Podczas rejestracji w Portalu Uczestnika lider oraz partnerzy powinni pamiętać o wprowadzeniu prawidłowej Daty rejestracji w portalu. NIE jest to data czynności rejestracji w portalu, ale data prawnej rejestracji organizacji przez organy państwowe jako podmiot prawny. Data rejestracji będzie brana pod uwagę podczas sprawdzania, czy lider projektu oraz partnerzy posiadali formę prawną przez przynajmniej 2 lata w dniu terminu składania wniosków. Oddziały oraz inne podmioty, których osobowość prawna jest zależna od podmiotu-matki mogą składać wnioski wyłącznie za pośrednictwem swojego podmiotu-matki. Kod PIC należy wygenerować tylko raz. Jeżeli Państwa organizacja generowała już kod PIC w ramach składania wniosku na wcześniejsze zaproszenie do składania wniosków, należy korzystać z istniejącego kodu PIC. Prosimy o podanie adresu do osoby kontaktowej pracującej w Państwa organizacji na stałe lub do skrzynki przypisanej do konkretnego stanowiska. B. Generacja elektronicznego formularza wniosku (eform) Po otrzymaniu kodu PIC przez wszystkich partnerów zaangażowanych w projekt, formularz eform można wygenerować za pośrednictwem Narzędzia Uczestnika do Zarządzania Partnerstwem (Participant Partnership Management Tool) pod adresem: Utwórz nowy wniosek klikając przycisk Utwórz nowy wniosek o dotację (Create new application for funding) po lewej stronie ekranu. 4

5 Wybierz program Kreatywna Europa (Creative Europe) Możesz filtrować różne zaproszenia w ramach komponentu Kultura klikając w strzałki przy nazwie komponentu. 5

6 Dwukrotnie kliknij w linię typu wybranego przez Ciebie wniosku. Zastanów się, czy chcesz wybrać Kategorię 1 Projekty na mniejszą skalę (Category 1 Smaller scale projects) czy Kategorię 2 Projekty na większą skalę (Category 2 Larger scale projects). Wybierz wersję językową formularza eform (angielską, niemiecką lub francuską) oraz kliknij przycisk Następny krok (Next step). Następnie należy podać kody PIC partnerów z projektu oraz określić, która organizacja będzie działać w roli organizacji wnioskującej (tj. lidera). Po wprowadzeniu kodów PIC wszystkich partnerów kliknij przycisk Następny krok, a następnie kliknij w przycisk Utwórz formularz wniosku eform (Create application eform). Formularz eform zostanie wygenerowany. Pamiętaj, żeby zapisać go na komputerze. WAŻNE UWAGI: Należy pamiętać, że formularz eform musi zostać zweryfikowany i złożony przed terminem składania wniosków. Wnioski złożone po czasie lub złożone w sposób inny niż przez Internet za pośrednictwem formularza eform będą automatycznie odrzucane. Nie będzie żadnych wyjątków od tej reguły. Upewnij się, że złożyłeś formularz eform przez Internet, otrzymałeś numer złożenia oraz wiadomość z potwierdzeniem otrzymania wniosku. Dodatkowe informacje znajdują się w instrukcji wypełniania wniosków eform (eform User Guide). W przypadku problemów technicznych (np. błędu w trakcie tworzenia formularza, awarii lub zawieszenia się aplikacji eform, innych problemów w trakcie wysyłania wniosku itd.) zapoznaj się najpierw z sekcją Znane problemy (Known issues) pod następującym adresem: Jeżeli na stronie nie ma rozwiązania problemu, skontaktuj się z wsparciem technicznym EACEA (eacea-helpdesk@ec.europa.eu lub dzwoniąc pod numer ). Jeżeli zbliża się termin składania wniosków, zadbaj o to, aby poprosić o pomoc przed upływem terminu. Jeżeli problemu nie da się rozwiązać niezwłocznie, wsparcie techniczne EACEA (EACEA Technical HelpDesk) może w wyjątkowych przypadkach i tylko, jeśli problem został zgłoszony przed terminem, jest on związany z problemami technicznymi w systemie eform oraz dotyczy formularza eform, który jest poprawny pod wszystkimi pozostałymi względami złożyć formularz eform w Państwa imieniu. Jeżeli zgłoszenie do wsparcia technicznego EACEA wpłynie po 12:00 w południe czasu brukselskiego w dniu terminu składania wniosków, Państwa wniosek zostanie bezwzględnie odrzucony ze względu na zasadę równego traktowania wszystkich wnioskodawców. 6

7 Podczas kontaktu ze wsparciem technicznym przez należy jasno opisać problem techniczny. Zaleca się załączenie dokumentu zawierającego zrzuty ekranu obrazujące problem oraz załączenie formularza eform. Jeżeli wystąpi problem o charakterze nietechnicznym (np. problemy przy wypełnianiu formularza budżetowego, pytania dotyczące zawartości formularza eform lub zasady dotyczące programu itd.), prosimy o terminowy kontakt z biurem programu Kreatywna Europa (Creative Europe Desk) ( dla Państwa kraju. Jeżeli problem wykracza poza kompetencje biura lub jest ono niedostępne, możecie Państwo wysłać wiadomość pod adres EACEA- CREATIVE-EUROPE-COOPERATIONPROJECTS@ec.europa.eu. Proszę pamiętać, że zgodnie z zasadą równego traktowania wszystkich wnioskodawców urzędy Komisji i pracownicy EACEA nie są upoważnieni do odpowiedzi na pytania związane z tworzeniem wniosku. C. Wypełnianie formularza eform Strona główna język, w jakim należy sporządzić wniosek Proszę pamiętać, że formularz eform należy wypełnić w jednym z oficjalnych języków Unii Europejskiej. Nie wolno stosować wielu języków w formularzu eform. Ponadto zaleca się korzystanie z języka, w którym sporządzono szczegółowy opis projektu, który zostanie dołączony do formularza eform. Rolą lidera projektu jest złożenie wniosku w imieniu partnerów, a partnerzy powinni być w pełni świadomi treści wniosku. Część A. Identyfikacja wnioskodawcy oraz, jeśli dotyczy, innych organizacji uczestniczących w projekcie Ta część formularza eform jest wypełniana dla wszystkich organizacji uczestniczących w projekcie (lider projektu i partnerzy). Proszę pamiętać, że należy przestrzegać dolnego limitu uczestniczących organizacji, zgodnie z postanowieniami Przewodnika w rozdziale dotyczącym kryteriów kwalifikujących. Część tej sekcji zostanie automatycznie wypełniona przy użyciu informacji z Portalu Uczestnika. Resztę należy wypełnić ręcznie. WAŻNE UWAGI: Partnerzy powinni w formularzu eform podać przedstawiciela prawnego, a nie osobę kontaktową (w części A.2 formularza eform). Należy pamiętać, że przedstawiciel prawny (zarówno lidera projektu, jak i partnerów) określony w formularzu eform musi być tą samą osobą, która podpisuje dokumenty składane wraz z formularzem eform. Formularz eform został ustawiony tak, aby uznawał organizacje ze wszystkich krajów potencjalnie kwalifikowalnych do złożenia wniosku w ramach komponentu Kultura. Do odpowiedzialności wnioskodawcy należy sprawdzenie, które kraje faktycznie kwalifikują się do uczestnictwa przez zapoznanie się z dokumentem pod adresem: Jeżeli chcesz usunąć lub dodać organizacje uczestniczące w projekcie po wygenerowaniu formularza eform, konieczne będzie wgranie formularza eform do 7

8 narzędzia uczestnika do zarządzania partnerami (Participant Partnership Management Tool) ( i rewizja listy partnerów. Wszelkie inne informacje zapisane uprzednio w formularzu eform pozostaną niezmienione. Szczegółowe wytyczne znajdują się w instrukcji wypełniania wniosków eform ( Kliknij w przycisk Przeglądaj (Browse) i wybierz bieżący formularz eform. Kliknij w przycisk Wgraj (Upload) oraz w Następny krok (Next step), gdy zobaczysz listę organizacji pierwotnie zaangażowanych w proces składania wniosku. Możesz teraz usunąć wybrane organizacje lub dodać nowe podając ich kod PIC. Ostatnim krokiem jest ponowna generacja formularza eform. WAŻNE UWAGI: Jeżeli w trakcie procesu selekcji zmienią się dane kontaktowe lidera projektu, należy niezwłocznie przesłać informacje o tych zmianach pod adres EACEA- CREATIVE-EUROPE-COOPERATIONPROJECTS@ec.europa.eu. Wyraźnie podaj numer złożenia wniosku w nagłówku wiadomości. Jeżeli dane organizacji (lidera projektu lub partnera) wprowadzone do Portalu Uczestnika ulegną zmianie, należy nanieść poprawki w Portalu Uczestnika: Część B. Organizacja i działania Ta część formularza eform jest wypełniana przez wszystkie organizacje uczestniczące w projekcie (lider projektu i partnerzy). Część tej sekcji zostanie automatycznie wypełniona przy użyciu informacji z Portalu Uczestnika. Resztę należy wypełnić ręcznie. B.3 Inne dotacje z UE 3.1 Proszę tylko podać informacje o funduszach unijnych otrzymanych w ciągu ostatnich trzech lat. Należy podać program UE, numer umowy o udzielenie dotacji (znak kontraktu), organizację, która otrzymała dotację oraz nazwę projektu. Jeżeli wnioskowaliście Państwo o fundusze z innego programu UE dla tego samego projektu, dla którego obecnie wypełniacie formularz wniosku, należy w niniejszych polach podać nazwę tamtego programu oraz wnioskowaną kwotę. Jeżeli dla Państwa wniosku zostanie przyznana dotacja w ramach drugiego programu, należy o tym niezwłocznie powiadomić nasz dział pod adresem: EACEA-CREATIVE-EUROPE- COOPERATIONPROJECTS@ec.europa.eu. 8

9 Część C. Opis projektu C.1 Kalendarz projektu Data rozpoczęcia projektu powinna przypadać między majem a grudniem 2017 r dla Kategorii 1 Projekty na mniejszą skalę oraz między czerwcem a grudniem 2017 r. dla Kategorii 2 Projekty na większą skalę. Tym niemniej dotacja ze środków unijnych możne być przyznana projektowi już rozpoczętemu, o ile wnioskodawca może uzasadnić potrzebę rozpoczęcia projektu przed podpisaniem porozumienia. W przypadku wcześniejszego rozpoczęcia projektu należy podać odpowiednie uzasadnienie (we właściwym polu formularza eform). Należy pamiętać, że uzasadnienie to podlega ocenie Agencji i nie jest akceptowane automatycznie. Oznacza to, że w przypadku rozpoczęcia projektu przed podpisaniem decyzji w sprawie przyznania dotacji robicie to Państwo na własną odpowiedzialność. C.2 Organizacja zależności W kolumnie Liczba pracowników zatrudnionych przez organizację (Number of staff employed by the organisation) należy podać liczbę pracowników standardowo pracujących dla organizacji. W kolumnie Liczba pracowników rekrutowanych przez organizację w związku z niniejszym projektem (Number of staff recruited by the organisation in relation to this project) należy podać informacje o nowych pracownikach, którzy będą rekrutowani w celu realizacji projektu. Jeżeli istnieje zależność między kierownikiem projektu i partnerami zaangażowanymi w składanie wniosku, prosimy o wyjaśnienie charakteru tej zależności. Dwie organizacje (podmioty prawne) są od siebie zależne, jeżeli istnieje między nimi stosunek kontroli. Występuje on w przypadku, gdy podmiot prawny bezpośrednio lub pośrednio kontroluje inny, lub gdy podmiot prawny znajduje się pod tą samą co inny, bezpośrednią lub pośrednią kontrolą. Podmiot prawny A kontroluje podmiot prawny B, jeżeli: - A, bezpośrednio lub pośrednio, posiada ponad 50% kapitału zakładowego lub większość praw głosu udziałowców lub wspólników B. lub - A, bezpośrednio lub pośrednio, ma faktyczne lub prawne kompetencje decyzyjne w B. Własność lub nadzór nad osobami prawnymi przez ten sam podmiot publiczny nie powoduje relacji o charakterze kontrolnym między nimi. C.3 Znaczenie dla priorytetów programowych Należy dokonać odpowiedniego wyboru. Można wybrać do trzech priorytetów. Jeżeli zaznaczony jest więcej niż jeden priorytet, należy ustalić ich ranking. C.4 Dziedziny Proszę wybrać przynajmniej jedno podpole. Uwaga: jeżeli zaznaczone jest więcej niż jedno podpole, projekt zostanie zaliczony do projektów interdyscyplinarnych i konieczne będzie określenie trzech najistotniejszych dziedzin. C.5 Kraje uczestniczące w komponencie Kultura, które będą gospodarzami i/lub odnosić korzyści z działań Należy dokonać odpowiedniego wyboru. Prosimy o upewnienie się, że wybrane możliwości są spójne z opisem projektu i programem prac. 9

10 C.6 Podsumowanie projektu Należy wybrać język, w którym spisane zostanie podsumowanie projektu. W przypadku wyboru języka innego niż angielski, podsumowanie projektu należy również złożyć w języku angielskim. Uwaga: podsumowanie w języku angielskim może być wykorzystane do celów upowszechniania. Tym samym podsumowanie powinno przekazywać czytelnikowi jasne objaśnienie założeń i treści projektu oraz jego znaczenia dla komponentu Kultura. C.7 Podsumowanie budżetu projektowego Należy najpierw wypełnić formularz budżetowy (instrukcja znajduje się w Rozdziale 3). Przekopiuj łączne kwoty z różnych rozdziałów budżetu w formularzu budżetowym do formularza eform. W przypadku rozbieżności między podsumowaniem budżetu projektowego w formularzu eform a szacunkowym budżetem załączonym do formularza eform, do analizy wykorzystane zostaną kwoty podane w formularzu budżetowym w formacie Excel załączonym do formularza eform. W formularzu eform należy także uwzględnić rozkład dotacji unijnej między liderem projektu i partnerami. Należy upewnić się, że kwoty pokrywają się z informacjami podanymi w formularzu budżetowym. Część D. Przegląd zdolności operacyjnych i finansowych partnerów Ta część formularza eform jest wypełniana przez wszystkich partnerów uczestniczących w projekcie. Każdy partner powinien przekazać informacje dotyczące jego doświadczenia w zakresie europejskich i międzynarodowych projektów. Należy podać zwięzły opis działań każdego partnera, umożliwiający ocenę ich zdolności operacyjnej względem wnioskowanego projektu. Każdy partner związany z projektem powinien również określić kwotę samofinansowania stanowiącą jego wkład w projekt. Kwota ta powinna odpowiadać kwocie podanej w listach upoważniających (mandate letter) oraz informacjom podanych w formularzu budżetowym. Jeżeli w projekt zaangażowane są inne organizacje oprócz lidera projektu i partnerów, ich rolę można opisać na końcu niniejszej sekcji formularza eform. Należy pamiętać, że organizacje te nie będą w stanie generować kosztów kwalifikowalnych w ramach projektu. Część E. Kryteria przyznania dotacji Należy pamiętać, że odpowiedzi udzielone w tej części formularza eform będą stanowiły podstawę do oceny jakości wniosku. Część F. Program prac Prosimy przedstawić szczegółowy program prac dla całego czasu trwania projektu. Na jedno działanie przypada jeden wpis. Łączenie działań jest dopuszczalne tylko, jeśli nie istnieje żadna inna możliwość. Eksperci ocenią Państwa zdolność planowania i skutecznego wypracowywania założeń na podstawie programu prac. Musicie Państwo podać krótki opis każdego działania (działanie kulturowe, spotkanie, warsztat, konferencja, staż itd.), a także datę jego rozpoczęcia i zakończenia, kraj i miejsce, w którym działanie będzie miało miejsce, a także nazwę(y) partnera(ów) odpowiedzialnego(ych) za działanie. 10

11 Należy sprawdzić, czy informacje przedstawione w programie prac pokrywają się ze szczegółowym opisem projektu oraz formularzem budżetowym. W formularzu eform można umieścić do 50 działań. Jeżeli projekt zakłada więcej działań, należy opisać pozostałe działania w tabeli w szczegółowym opisie projektu, powielając format tabeli z formularza eform. Część G. Statystyki Prosimy przedstawić informacje statystyczne dotyczące projektu. Załączniki do formularza eform WAŻNA UWAGA: Istnieje górny limit łącznego rozmiaru wszystkich załączników. Wynosi on 10 MB. Jeżeli otrzymacie Państwo wiadomość informującą o przekroczeniu dopuszczalnego limitu rozmiaru dokumentów, prosimy o zmniejszenie ich rozmiaru. 1. Szczegółowy opis projektu Format niniejszego dokumentu nie jest ściśle określony. Dokument ten powinien jednak przejrzyście opisywać ogólne założenia i cele projektu oraz przedstawiać uzasadnioną strategię sposobu, w jaki według projektu nastąpi realizacja jednego lub więcej priorytetów programowych. W dokumencie należy wyszczególnić planowane działania i ich cele, potencjalne skutki projektu na poziomie europejskim, rolę poszczególnych partnerów, a także wszelkie inne kwestie uznane za istotne. Jeżeli w formularzu eform brakuje miejsca na odpowiednie opisanie niektórych aspektów Państwa projektu, można umieścić te aspekty w szczegółowym opisie. Dokument ten nie ma wyznaczonej długości. Zalecamy możliwie największe ograniczenie liczby obrazów, aby ograniczyć rozmiar pliku. Jeżeli Państwa projekt zostanie wybrany, szczegółowy opis projektu zostanie załączony do umowy o udzielenie dotacji jako jej integralna część. 2. Oświadczenia o wiarygodności i upoważnienia Załącznik ten musi stanowić połączony skan wypełnionego i podpisanego oświadczenia o wiarygodności oraz upoważnień. - Oświadczenie o wiarygodności (wyłącznie dla lidera projektu) Niektóre pola należy wypełnić i zaznaczyć. Proszę pamiętać o podaniu łącznej kwoty wnioskowanej dotacji unijnej. Dokument musi być podpisany przez przedstawiciela prawnego lidera projektu. - Mandaty (po jednym dla każdego partnera zaangażowanego w projekt) Dokumenty muszą być podpisane przez przedstawicieli prawnych partnerów. Przez podpisanie listu mandatowego, każdy partner upoważnia lidera projektu do działania w jego imieniu i na jego rzecz w trakcie realizacji działania. Kwota, którą należy podać w liście mandatowym to kwota samofinansowania, które organizacja partnerska zamierza zainwestować w projekt. 11

12 Szablony dokumentów znajdują się na stronie Agencji pod adresem: Należy dokładnie sprawdzić, czy skany zawierają WSZYSTKIE części oświadczenia o wiarygodności oraz WSZYSTKIE upoważnienia. 3. Formularz budżetowy Szablon dokumentu znajduje się na stronie Agencji pod adresem: Prosimy o wypełnienie formularza budżetowego i załączenie go bezpośrednio do formularza eform (w formacie xls, xlsx lub ods). Jeżeli Państwa projekt zostanie wybrany, szacunkowy budżet zostanie załączony do umowy o udzielenie dotacji jako jej integralna część. Instrukcja wypełniania formularza budżetowego znajduje się w Rozdziale 3 niniejszego przewodnika. 4. Informacja o partnerach Szablon dokumentu znajduje się na stronie Agencji pod adresem: Dokument należy wypełnić w języku angielski, francuskim lub niemieckim. Informacje, które należy zawrzeć w tym dokumencie dzielą się na dwie części: A. Informacje dotyczące lidera projektu i każdego partnera (należy przekopiować tę część szablonu w całości dla każdego partnera) 1) Nieoficjalne tłumaczenie w języku angielskim, francuskim lub niemieckim oficjalnych celów i założeń organizacji wg jej statutów/aktów założycielskich. Kopie statutów/aktów założycielskich mogą być wymagane w celu weryfikacji ich zgodności z podanymi informacjami. 2) Ogólny zarys (głównych) działań w sektorze kultury i kreatywnym z ostatnich 2 lat (daty, tytuł, krótki opis, odnośnik do strony internetowej działania). 3) CV osoby (osób) odpowiedzialnych za ogólną koordynację i realizację projektu, dla którego składany jest wniosek o dofinansowanie. WAŻNA UWAGA: Należy pamiętać, że informacje te będą wykorzystane do określenia zarówno kryteriów kwalifikujących (czy organizacje aktywnie działają w sektorze kultury i kreatywnym?) oraz kryteriów przyznania dotacji (stosowność doświadczenia zespołu realizującego projekt). Tym samym poprawność tego dokumentu ma kluczowe znaczenie. B. Tekst umowy o współpracę (należy podać tylko raz, na końcu dokumentu zawierającego informacje o partnerach) 12

13 Należy przygotować podpisaną wersję umowy o współpracę do niezwłocznego przedłożenia Agencji na jej żądanie. Tym samym musi ona być podpisana i przechowywana na potrzeby Agencji od dnia złożenia wniosku. Umowa o współpracę powinna jasno opisywać zadania i role każdego partnera, a także ich wkład finansowy. Nie istnieje szablon dla tego dokumentu, ponieważ zasady współpracy są ustalane przez partnerów projektowych. Tym niemniej w celach informacyjnych podajemy informacje, które mogą znaleźć się w umowie o współpracę: - przejrzysty opis założeń projektu, - przejrzysty opis działań, które będą realizowane w celu wypracowania tych założeń, - przejrzysty opis ról i zobowiązań lidera projektu oraz każdego partnera w ramach tworzenia i realizacji projektu, w tym zadań przydzielonych każdemu partnerowi, - przejrzysty opis ram budżetowych i finansowych, w tym kwot wkładów finansowych i płatności zaliczkowych, - kwestie prawne, takie jak okres obowiązywania umowy, zobowiązania, naruszenie warunków umowy, rozwiązanie umowy, prawo właściwe i rozwiązywanie sporów. Umowa o współpracę musi pokrywać się ze szczegółowym opisem projektu. Zaleca się uwzględnienie w okresie obowiązywania umowy o współpracę okresu potrzebnego na złożenie raportu do Agencji. Ponieważ ostateczny raport z projektu należy złożyć do 2 miesięcy po zakończeniu okresu kwalifikowalności, zalecamy przedłużenie okresu obowiązywania umowy o współpracę o około 6 miesięcy po zakończeniu projektu. Zaleca się podpisanie wielostronnej umowy o współpracę (między liderem projektu i wszystkimi partnerami łącznie), w przeciwieństwie do wielu umów dwustronnych (między liderem projektu a każdym partnerem osobno). D. Składanie formularza eform (termin: 23 listopada 2016 r., przed 12:00 w południe czasu brukselskiego) Po wypełnieniu formularza eform i załączeniu wszystkich obowiązkowych dokumentów, należy go złożyć. Otrzymacie Państwo wiadomość od Agencji potwierdzającą otrzymanie elektronicznego wniosku. WAŻNE UWAGI: Należy pamiętać, że formularz eform musi zostać zweryfikowany i złożony przed terminem składania wniosków. Wnioski złożone po czasie lub złożone w sposób inny niż przez Internet za pośrednictwem formularza eform będą automatycznie odrzucane. Nie będzie żadnych wyjątków od tej reguły. Upewnij się, że złożyłeś formularz eform przez Internet, otrzymałeś numer złożenia oraz wiadomość z potwierdzeniem otrzymania wniosku. Dodatkowe informacje znajdują się w instrukcji wypełniania wniosków eform (eform User Guide). W przypadku problemów technicznych (np. błędu w trakcie tworzenia formularza, awarii lub zawieszenia się aplikacji eform, innych problemów w trakcie wysyłania wniosku itd.) zapoznaj się najpierw z sekcją Znane problemy (Known issues) pod następującym adresem: Jeżeli na stronie nie ma rozwiązania problemu, skontaktuj się z wsparciem technicznym EACEA (eacea-helpdesk@ec.europa.eu lub dzwoniąc pod numer ). 13

14 Jeżeli zbliża się termin składania wniosków, zadbaj o to, aby poprosić o pomoc przed upływem terminu. Jeżeli problemu nie da się rozwiązać niezwłocznie, wsparcie techniczne EACEA (EACEA Technical HelpDesk) może w wyjątkowych przypadkach i tylko, jeśli problem został zgłoszony przed terminem, jest on związany z problemami technicznymi w systemie eform oraz dotyczy formularza eform, który jest poprawny pod wszystkimi pozostałymi względami złożyć formularz eform w Państwa imieniu. Jeżeli zgłoszenie do wsparcia technicznego EACEA wpłynie po 12:00 w południe czasu brukselskiego w dniu terminu składania wniosków, Państwa wniosek zostanie bezwzględnie odrzucony ze względu na zasadę równego traktowania wszystkich wnioskodawców. Podczas kontaktu ze wsparciem technicznym przez należy jasno opisać problem techniczny. Zaleca się załączenie dokumentu zawierającego zrzuty ekranu obrazujące problem oraz załączenie formularza eform. Jeżeli wystąpi problem o charakterze nietechnicznym (np. problemy przy wypełnianiu formularza budżetowego, pytania dotyczące zawartości formularza eform lub zasady dotyczące programu itd.), prosimy o terminowy kontakt z biurem programu Kreatywna Europa (Creative Europe Desk) ( dla Państwa kraju. Jeżeli problem wykracza poza kompetencje biura lub jest ono niedostępne, możecie Państwo wysłać wiadomość pod adres EACEA- CREATIVE-EUROPE-COOPERATIONPROJECTS@ec.europa.eu. Proszę pamiętać, że zgodnie z zasadą równego traktowania wszystkich wnioskodawców urzędy Komisji i pracownicy EACEA nie są upoważnieni do odpowiedzi na pytania związane z tworzeniem wniosku. 14

15 ROZDZIAŁ 2. POZOSTAŁE DOKUMENTY Dokumenty, które lider projektu musi mieć przygotowane do niezwłocznego udostępnienia Agencji na jej żądanie Agencja może zażądać od lidera projektu udostępnienia każdego z poniższych dokumentów w trakcie procesu selekcji. Lider projektu jest odpowiedzialny za zagwarantowanie dostępności tych dokumentów w trakcie składania elektronicznego wniosku, dzięki czemu możliwe będzie ich niezwłoczne udostępnienie na żądanie. Nieudostępnienie dokumentów na żądanie w trybie natychmiastowym może skutkować dyskwalifikacją wniosku. 1. Kopia oficjalnych statutów/aktów założycielskich lidera projektu i każdego partnera (np. w formie opublikowanej w krajowym Dzienniku Urzędowym). Dokumenty te muszą umożliwiać Agencji weryfikację celów i założeń organizacji zaangażowanych w projekcie (czy faktycznie aktywnie działają w sektorze kultury i kreatywnym?), jak również sprawdzenie daty rejestracji organizacji (czy organizacja faktycznie istniała jako osoba prawna przez co najmniej 2 lata w dniu terminu składania wniosków?). Jeżeli dokument ten nie zawiera daty rejestracji, należy przedstawić kopię dokumentu rejestrującego organizację przez organy państwowe. Nieoficjalne tłumaczenie w języku angielskim, francuskim lub niemieckim części statutów/aktów założycielskich opisującej cele i założenia organizacji należy zamieścić w załączniku Informacja o partnerach do formularza eform. 2. Podpisana wersja umowy o współpracę, podpisana przez przedstawiciela prawnego każdego partnera oraz przedstawiciela prawnego lidera projektu. Umowę o współpracy w formacie Word należy umieścić w załączniku Informacja o partnerach do formularza eform. 3. Kopie raportów z działalności lidera projektu oraz partnerów z ostatnich dwóch lat. Raporty z działalności muszą umożliwić Agencji weryfikację czy organizacje faktycznie działają w sektorze kultury i kreatywnym. Jeżeli wniosek zostanie pozytywnie rozpatrzony i zatwierdzony do finansowania, Agencja zażąda od lidera projektu niezwłocznego przedstawienia pewnej liczby dokumentów. Tym samym najlepiej zebrać je niezwłocznie po złożeniu wniosku. 1. Formularz zawierający informacje o rachunku bankowym, podpisany przez przedstawiciela prawnego lidera projektu. Jeżeli na formularzu zawierającym informacje o rachunku bankowym nie ma pieczątki banku, należy również przedstawić kopię bieżącego wyciągu bankowego. Formularz ten jest dostępny pod adresem: d_en.cfm. 2. Formularz zdolności finansowej lidera projektu (tylko jeżeli kwota wnioskowanej dotacji przekracza euro). Szablon dokumentu znajduje się pod adresem: 15

16 4. Sprawozdania finansowe (wraz z zestawieniem bilansowym i rachunkami zysków i strat) lidera projektu z ostatnich dwóch lat obrotowych, dla których zamknięto księgi (tylko jeżeli kwota wnioskowanej dotacji przekracza euro). Wnioskodawcy, których księgi zostały zamknięte tylko za jeden rok obrotowy w dniu złożenia wniosku są upoważnieniu do przedstawienia sprawozdań finansowych tylko za ten rok. 5. Sporządzone przez zatwierdzonego audytora zewnętrznego zewnętrzne sprawozdanie z audytu potwierdzające stan ksiąg lidera projektu z ostatniego dostępnego roku obrotowego (tylko jeżeli kwota wnioskowanej dotacji przekracza euro). A. Uwagi ogólne Obowiązkowy szablon dokumentu znajduje się pod adresem: Wypełniony dokument (w formacie xls, xlsx lub ods) należy załączyć bezpośrednio do formularza eform. Jeżeli Państwa projekt zostanie wybrany, szacunkowy budżet zostanie załączony do umowy o udzielenie dotacji jako jej integralna część. Prosimy o dokładne wypełnienie formularza budżetowego. Należy upewnić się, że jest on zgodny z informacjami podanymi w formularzu eform oraz w innych dokumentach (upoważnieniach, szczegółowym opisie, umowie o współpracę itd.) stanowiących część wniosku. Wszystkie kwoty należy podać w walucie euro. Wnioskodawcy, których siedziba nie znajduje się w strefie euro muszą korzystać z kursu wymiany euro publikowanego na stronie Infor-euro pod adresem: za miesiąc, w którym opublikowano zaproszenie do składania wniosków. WAŻNE UWAGI: Formularz budżetowy został utworzony przy użyciu programu Microsoft Excel Zaleca się wypełnienie go przy użyciu tej samej wersji. Dostępna jest również wersja open source formularza budżetowego. WAŻNA UWAGA: ROZDZIAŁ 3. FORMULARZ BUDŻETOWY Przed wypełnieniem formularza budżetowego upewnij się, że dokładnie przeczytałeś Wytyczne dla wybranej przez Ciebie metody finansowania. Rozdział 11 o przepisach finansowych zawiera informacje istotne dla wypełnienia formularza budżetowego, takie jak informacja o tym, co stanowi wydatki kwalifikowalne. Przydatne może być obejrzenie Elektronicznego instruktażu (E-tutorial) dotyczącego finansowego zarządzania projektem ( Niniejszy elektroniczny instruktaż jest przeznaczony dla zaakceptowanych wnioskodawców, ale zawiera również pomocne informacje o wydatkach kwalifikowalnych i innych zasadach związanych z finansowym zarządzaniem projektem. W skoroszycie znajdują się formuły zarządzające jego prawidłowym funkcjonowaniem. Jeżeli potrzebne są dodatkowe wiersze w danym rozdziale budżetowym, należy przekopiować istniejący wiersz z tego samego rozdziału budżetowego i wkleić pomiędzy dwa istniejące wiersze w danym rozdziale budżetowym. 16

17 Następnie można ręcznie zmienić numerację wierszy. NIE należy wklejać skopiowanego wiersza pod ostatnim istniejącym wierszem w danym rozdziale budżetowym, ponieważ wynik przestanie się zgadzać. B. Jak wypełnić formularz budżetowy Zacznij od wprowadzenia danych lidera projektu, nazwy projektu oraz daty jego rozpoczęcia i zakończenia (okres kwalifikowalności) w żółtych polach arkusza Skonsolidowany dochód (Consolidated revenue). Budżet szczegółowy i skonsolidowany Wydatki Następnie należy wprowadzić szczegółowe wydatki każdego partnera w projekcie. Wydatki lidera projektu należy wprowadzić w arkuszu Szczegółowe wydatki lidera projektu (Detailed exp project leader). Dla każdego partnera zaangażowanego w projekcie istnieje osobny arkusz (prosimy o przestrzeganie 17

18 kolejności z formularza eform). Nazwę każdego partnera należy podać w żółtym polu na górze ich arkusza. Jeżeli lider projektu lub któryś z partnerów ma siedzibę w kraju spoza strefy euro, w żółtych polach arkusza tego partnera należy podać właściwy kurs wymiany (tj. opublikowany w Dzienniku Urzędowym UE za miesiąc, w którym opublikowano zaproszenie do składania wniosków). Prosimy również podać, czy dana organizacja jest w stanie uzyskać zwrot VAT (recuperate VAT) czy nie wybierając opcję tak (yes) lub nie (no) w żółtym polu. Dla poniesionego kosztu należy: - przedstawić opis kosztu - podać numer referencyjny działania w programie prac formularza eform, do którego odnosi się koszt - liczbę jednostek - typ danej jednostki (np. dni, miesiące, lata) - koszt lub opłata jednostkowa (łączna kwota jest wyliczana automatycznie) - czy koszt dotyczy państwa trzeciego 1 czy nie - czy koszt dotyczy podwykonawstwa 2 czy nie. Wydatki podane w różnych arkuszach są automatycznie przenoszone do arkusza Wydatki skonsolidowane (Consolidated expenditure). Po wprowadzeniu wszystkich wydatków należy sprawdzić w danym arkuszu, czy przestrzegany jest limit maks. 30% kosztów państwa trzeciego oraz 7% kosztów pośrednich. Jeżeli tak nie jest, należy wprowadzić korekty na poziomie szczegółowych wydatków per partner. Prosimy o przewidzenie w kosztach podróży/diet podróż dwóch osób do Brukseli w celu uczestnictwa w spotkaniu organizacyjnym dla liderów wybranych projektów. Budżet skonsolidowany Dochód W części dotyczącej dochodów należy podać informacje o rozkładzie dotacji unijnej, wkładach na rzecz projektu ze źródeł prywatnych i publicznych oraz o przychodzie generowanym przez projekt. Na początek należy uwzględnić rozkład dotacji unijnej między partnerami. Musi to odpowiadać informacjom przedstawionym w sekcji C.7 formularza eform. Sprawdź czy łączna kwota wnioskowanej dotacji unijnej nie przekracza maksymalnej kwoty ( euro dla Kategorii 1 Projekty na mniejszą skalę i euro dla Kategorii 2 Projekty na większą skalę) oraz maksymalnej wartości współfinansowania (60% dla Kategorii 1 Projekty na mniejszą skalę i 50% dla Kategorii 2 Projekty na większą skalę). Wszelkie przychody, które mają być wypracowane w ramach projektu (ze sprzedaży biletów, książek itd.) należy uwzględnić w szacunkowym budżecie. 1 Koszt państwa trzeciego to koszt dotyczący osób fizycznych będących obywatelami kraju niebędącego uczestnikiem komponentu Kultura, organizacji z siedzibą w takim kraju lub działań mających miejsce w takim kraju. 2 Definicje i zasady podwykonawstwa znajdują się w Rozdziale 11 Przewodnika. 18

19 Samofinansowanie (self-financing) w ramach własnych i zebranych funduszy należy wypełnić dla wszystkich partnerów. Kwoty te muszą odpowiadać kwotom w upoważnieniach i kwotom wymienionym w Części D formularza eform. Należy uwzględnić wkłady ze źródeł prywatnych i publicznych, niezależnie od ich zabezpieczenia. Jeżeli organizacja zamierza otrzymać wiele wkładów z np. różnych źródeł publicznych, nazwy tych źródeł należy podać w jednej linii. WAŻNA UWAGA: Prosimy upewnić się, że budżet jest zbilansowany (tj. wydatki = dochody). 19

20 ROZDZIAŁ 4. KOMUNIKACJA Z AGENCJĄ Na powyższej stronie znajdują się również informacje o najnowszych zmianach i wydarzeniach. Zalecamy jej regularne sprawdzanie. Kandydaci mogą znaleźć wszelkie informacje związane z wnioskami na stronie Agencji pod adresem: Wszelkie zapytania związane z przygotowaniem wniosku należy kierować do biura programu Kreatywna Europa (Creative Europe Desk) dla Państwa kraju. Lista danych kontaktowych znajduje się pod adresem: Jeżeli problem wykracza poza kompetencje biura lub jest ono niedostępne, możecie Państwo wysłać wiadomość pod adres EACEA-CREATIVE- EUROPE-COOPERATIONPROJECTS@ec.europa.eu. Z przyczyn wynikających z zasad dotyczących przejrzystości, równego traktowania i niedyskryminowania, komunikacja z Agencją w trakcie procedury selekcji jest niedopuszczalna, za wyjątkiem problemów technicznych. Informacje o problemach technicznych związanych z formularzem eform znajdują się w instrukcji wypełniania formularza eform (eform User Guide): Prosimy także o zapoznanie się z sekcją Znane problemy (Known issues) pod następującym adresem: Jeżeli po zapoznaniu się z powyższymi dokumentami nadal macie Państwo pytania lub problem techniczny nie został rozwiązany, prosimy o kontakt z wsparciem technicznym EACEA (EACEA Technical HelpDesk), najlepiej za pośrednictwem wiadomości (eacea-helpdesk@ec.europa.eu), dzięki czemu pytanie zostanie udokumentowane na piśmie. W powyższej sytuacji prosimy o przejrzyste opisanie problemu technicznego. Zaleca się załączenie dokumentu zawierającego zrzuty ekranu obrazujące problem oraz załączenie formularza eform. Do wsparcia technicznego można również zadzwonić ( ), ale po zakończeniu rozmowy zalecamy wysłanie wiadomości odnoszącej się do przeprowadzonej rozmowy. Wsparcie techniczne pracuje od poniedziałku do czwartku w godzinach od 08:30 do 17:30 oraz w piątki od 08:30 do 17:00 (czasu brukselskiego), za wyjątkiem dnia, w którym upływa termin składania wniosków, w którym wsparcie techniczne kończy pracę o godzinie 12:00 w południe czasu brukselskiego. Jeżeli zbliża się termin składania wniosków, zadbaj o to, aby poprosić o pomoc przed upływem terminu. Jeżeli problemu nie da się rozwiązać niezwłocznie, wsparcie techniczne EACEA (EACEA Technical HelpDesk) może w wyjątkowych przypadkach i tylko, jeśli problem został zgłoszony przed terminem, jest on związany z problemami technicznymi w systemie eform oraz dotyczy formularza eform, który jest poprawny pod wszystkimi pozostałymi względami złożyć formularz eform w Państwa imieniu. Jeżeli zgłoszenie do wsparcia technicznego EACEA wpłynie po 12:00 w południe czasu brukselskiego w dniu terminu składania wniosków, Państwa wniosek zostanie bezwzględnie odrzucony ze względu na zasadę równego traktowania wszystkich wnioskodawców. 20