Umowa nr.../2015 Izbą Skarbową w Gdańsku z siedzibą w Gdańsku przy ul. Długiej 75/76, Gdańsk,

Transkrypt

1 Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego W dniu r. w Gdańsku pomiędzy: Umowa nr.../2015 Izbą Skarbową w Gdańsku z siedzibą w Gdańsku przy ul. Długiej 75/76, Gdańsk, NIP , zwaną dalej Zamawiającym, reprezentowaną przez: Dyrektora Izby Skarbowej w Gdańsku z jednej strony, a. działającym na podstawie.. NIP., zwanym dalej Wykonawcą, reprezentowanym przez:. z drugiej strony na podstawie dokonanego przez Zamawiającego wyboru oferty na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.) znak sprawy LO2/ /15/00, została zawarta Umowa o następującej treści: 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy jest bieżące konserwacje i naprawy w przypadku awarii klimatyzatorów znajdujących się w Izbie Skarbowej w Gdańsku oraz urzędach skarbowych województwa pomorskiego, zgodnie z oferta Wykonawcy z dnia.. (Załącznik nr 2 do umowy). 2. Częstotliwość czynności konserwacyjnych zgodnie z formularzem cenowym (Załącznik nr 1 do umowy). 3. Koszty niezbędnych materiałów eksploatacyjnych do przeprowadzenia konserwacji pokrywa Wykonawca w ramach kosztów skalkulowanych w ofercie. Do wykonania usługi wykonawca będzie używał narzędzi własnych. 4. Naprawy w przypadku awarii klimatyzatorów - zgodnie z dyspozycją uprawnionych pracowników administracyjnych Wydziału Logistyki Izby Skarbowej w Gdańsku złożoną w formie telefonicznej lub za pośrednictwem faxu. Czas reakcji na wezwanie awaryjne: 1) od poniedziałku do czwartku w godzinach od 7:30 do 14:30 następnego dnia po dokonaniu zgłoszenia, 2) jeżeli zgłoszenie nastąpi w piątek - w najbliższy poniedziałek. 5. Usunięcie awarii winno nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie dwóch dni roboczych od czasu reakcji. 6. Konieczność zakupu uszkodzonych podzespołów i części do klimatyzatorów, instalacji klimatyzacji Wykonawca będzie zgłaszał pisemnie wraz z wstępną kalkulacją kosztów Wykonawca musi uzyskać akceptację Zamawiającego na zakup części i podzespołów, które posłużą do usunięcia awarii. Naprawy urządzeń będą wykonywane w ramach kosztów konserwacji urządzenia. Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za zamontowane części zamienne. 7. W przypadku zamówienia części nie będących w posiadaniu Wykonawcy, termin naprawy ulegnie przedłużeniu. W przypadku napraw klimatyzatorów w serwerowniach termin usunięcia awarii nie może przekroczyć okresu 2 dni roboczych. 8. Naprawy realizowane będą z należytą starannością i z zastosowaniem oryginalnych części i materiałów eksploatacyjnych (w przypadku braku części oryginalnych, użycie części zamiennych innego pochodzenia może nastąpić wyłącznie po uzgodnieniu z Zamawiającym). 1

2 9. Podczas przeprowadzania czynności konserwacyjnych w przypadku zauważenia jakichkolwiek odchyleń od prawidłowej pracy klimatyzatora należy wykonać właściwe czynności i zabiegi doprowadzające klimatyzator do pełnej sprawności technicznej. 10. Klimatyzatory należy konserwować w sposób zapobiegający emisji substancji kontrolowanych do środowiska. 11. Każdy klimatyzator zawierający substancje kontrolowane należy oznakować zgodnie z obowiązującymi przepisami. 12. Do klimatyzatorów i instalacji zawierających substancje kontrolowane należy prowadzić ewidencję emisji substancji kontrolowanej i wykonywać przeglądy szczelności zgodnie z obowiązującymi przepisami o substancjach zubożających warstwę ozonową. 13. Klimatyzator powinien zostać wyposażony przez Wykonawcę w Dziennik Kontroli Pracy (Dziennik Przeglądów) znajdujący się przy urządzeniu. W Dzienniku tym należy zapisywać każdą czynność konserwacyjną lub naprawczą wykonywaną przy tym urządzeniu w formie wpisu zawierającego: 1) datę wpisu, 2) czytelnie nazwisko osoby dokonującej wpisu, 3) szczegóły dotyczące wszystkich przeprowadzanych prac konserwacyjnych i napraw tj. rodzaj przeprowadzanych, 4) czynności, wymienione elementy oraz zaobserwowane usterki, 5) zmiany i wymiany części składowych instalacji ziębniczych, 6) przy każdej wymianie ilości, rodzaj (świeży, wtórnie zużyty, uzdatniony) czynnika chłodniczego, którym instalacja została napełniona, 7) ilość i rodzaj (świeży, wtórnie zużyty, uzdatniony) czynnika dopełnionego do instalacji, 8) wyniki wszystkich badań okresowych i pomiarów. 9) znaczące okresy postoju instalacji. 14. Podstawowe czynności konserwacyjne obejmują w szczególności: 1) Sprawdzenie i regulacja układów chłodniczych oraz uzupełnienie czynnika chłodniczego. 2) Sprawdzenie, czyszczenie i ewentualna wymiana filtrów powietrza. 3) Odkażanie przeciwgrzybiczne. 4) Pomiar i ewentualne uzupełnienie naturalnych ubytków freonu. 5) Sprawdzenie i regulacja układów elektrycznych i sterowania. 6) Czyszczenie jednostek zewnętrznych oraz wewnętrznych. 7) Sprawdzenie Szczelności i drożności instalacji odprowadzenia skroplin. 8) Czyszczenie i odgrzybianie filtrów powietrza 9) Czyszczenie powierzchni zewnętrznych jednostek zewnętrznych. 10) Kontrola i sprawdzenie mocowań urządzeń wewnętrznych i zewnętrznych. 11) Wykonywanie napraw związanych z usuwaniem awarii na podstawie odrębnego zlecenia. 12) Dostawa niezbędnych materiałów konserwacyjno-eksploatacyjnych, zapewniających należyte prace instalacji i klimatyzatora. 15. Zlecenia o których mowa w ust. 14 pkt 11) zgłaszane będą przez Wydział Logistyki Izby Skarbowej w Gdańsku w formie telefonicznej lub za pośrednictwem faxu, albo poczty elektronicznej. 16. Wykonawca odpowiedzialny jest za jakość wykonywanych usług. 17. Czynności serwisowe i konserwacyjne mogą wykonywać osoby posiadające świadectwa kwalifikacyjne - eksploatacyjne i dozorowe, adekwatne dla przedmiotowego zakresu oraz inne uprawnienia wymagane prawnie w zakresie przedmiotu zamówienia. 18. Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia wykazu osób skierowanych do wykonywania niniejszego 2

3 zamówienia. 19. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania w trakcie trwania umowy wymiany klimatyzatorów na nowe objęte gwarancją i usługami konserwacji. W takim przypadku płatność na wykonane usługi konserwacji zostanie proporcjonalnie pomniejszona o wartość usługi konserwacji danego urządzenia przedstawiony przez Wykonawcę w Załączniku nr 1 do umowy formularza cenowego. 20. Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia na własny koszt oraz utylizacji materiałów, które zostały wyeksploatowane w związku z pracą urządzeń. 21. Koszty opinii i ekspertyz stanu technicznego klimatyzatorów wykonane będą bez dodatkowego wynagrodzenia. 22. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia pisemnej ekspertyzy stanu technicznego klimatyzatora celem wycofania sprzętu z eksploatacji, w każdym z następujących przypadków: 1) koszt naprawy przewyższa wartość urządzenia. 2) urządzenie jest niezdatne do dalszej eksploatacji z uwagi na nadmierne zużycie, 3) występuje niemożliwość dokonania naprawy niezależnego od Wykonawcy np. brak możliwości pozyskania części zamiennych w związku z zaniechaniem produkcji itp. 23. Termin przeglądu każdego klimatyzatora zainstalowanego w serwerowni Wykonawca uzgadnia z pracownikiem Wydziału Informatyki Izby Skarbowej pozostałe przeglądy Wykonawca uzgadnia z pracownikiem Komórki Sekretariat w danym urzędzie skarbowym. Wykonawca uzgadnia terminy przeglądów drogą elektroniczną z wykorzystaniem poniższych adresów poczty elektronicznej: Lp. Nazwa Urzędu Skarbowego adres 1. Izba Skarbowa w Gdańsku isdn@pm.mofnet.gov.pl 2. Urząd Skarbowy w Bytowie us2202@pm.mofnet.gov.pl 3. Urząd Skarbowy w Chojnicach us2203@pm.mofnet.gov.pl 4. Urząd Skarbowy w Człuchowie us2204@pm.mofnet.gov.pl 5. Pierwszy Urząd Skarbowy w Gdańsku us2205@pm.mofnet.gov.pl 6. Drugi Urząd Skarbowy w Gdańsku us2206@pm.mofnet.gov.pl 7. Trzeci Urząd Skarbowy w Gdańsku us2207@pm.mofnet.gov.pl 8. Pierwszy Urząd Skarbowy w Gdyni us2208@pm.mofnet.gov.pl 9. Drugi Urząd Skarbowy w Gdyni us2209@pm.mofnet.gov.pl 10. Urząd Skarbowy w Kartuzach us2210@pm.mofnet.gov.pl 11. Urząd Skarbowy w Kościerzynie us2211@pm.mofnet.gov.pl 12. Urząd Skarbowy w Kwidzynie us2212@pm.mofnet.gov.pl 13. Urząd Skarbowy w Lęborku us2213@pm.mofnet.gov.pl 14. Urząd Skarbowy w Malborku us2214@pm.mofnet.gov.pl 15. Urząd Skarbowy w Pucku us2215@pm.mofnet.gov.pl 16. Urząd Skarbowy w Słupsku us2216@pm.mofnet.gov.pl 17. Urząd Skarbowy w Sopocie us2217@pm.mofnet.gov.pl 18. Urząd Skarbowy w Starogardzie Gdańskim us2218@pm.mofnet.gov.pl 19. Urząd Skarbowy w Tczewie us2219@pm.mofnet.gov.pl 20. Urząd Skarbowy w Wejherowie us2220@pm.mofnet.gov.pl 21. Urząd Skarbowy w Pruszczu Gdańskim us2221@pm.mofnet.gov.pl 22. Pomorski Urząd Skarbowy w Gdańsku us2271@pm.mofnet.gov.pl 3

4 2 Okres realizacji umowy Umowa zostaje zawarta na okres 36 miesięcy tj. od dnia do dnia... 3 Warunki gwarancji 1. Wykonawca udziela Zamawiającemu każdorazowo 12 miesięcznej gwarancji na wykonaną usługę naprawy oraz na wymienione części od daty podpisania protokołu potwierdzającego wykonanie usługi. W ramach gwarancji Wykonawca nieodpłatnie i niezwłocznie usunie zaistniałą wadę, a w razie konieczności dokona wymiany wadliwie działających części. 2. Reklamacje dotyczące wykonanych napraw będą załatwiane w terminie 7 dni. po zgłoszeniu pisemnym, faksem lub pocztą elektroniczną. 3. Jakość stosowanych części zamiennych musi być zgodna z normami obowiązującymi w tym zakresie, a w szczególności znakiem bezpieczeństwa. Dostarczone przez Wykonawcę w ramach realizacji niniejszej umowy części będą zgodne z zaleceniami producenta klimatyzatora, fabrycznie nowe i wolne od wad. 4. W przypadku nieprawidłowego wykonania usługi. Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy uszkodzonego z jego winy urządzenia. 4 Osoby powołane do nadzorowania wykonania umowy 1. Strony postanawiają, że wszelkie uwagi i zastrzeżenia będą wyjaśniane przez upoważnionych przedstawicieli obu stron. 2. Do kontaktów w zakresie realizacji przedmiotu urnowy upoważniono: 1) ze strony Zamawiającego: Piotr Maroszek, tel.: (058) , piotr.maroszek@pm.mofnet.gov.pl 2) ze strony Wykonawcy:... tel Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego pisemnego powiadomienia Zamawiającego o: 1) zmianie adresu siedziby lub nazwy firmy Wykonawcy, 2) zmianie osób reprezentujących Wykonawcę, 3) zawieszeniu działalności firmy Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest powiadomić o powyższych zdarzeniach Zamawiającego w terminie 7 dni od ich powstania. 4. Każda ze Stron umowy zobowiązana jest do niezwłocznego powiadomienia o każdej zmianie numeru telefonu lub adresu drugiej strony umowy. 5. W przypadku nie zrealizowania zobowiązania wskazanego w ust. 4, wiadomości dostarczone na adres wskazany w niniejszej umowie uważa się za doręczone. 5 Wynagrodzenie Wykonawcy i warunki płatności 1. Wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy strony ustalają na kwotę brutto za: 1) jednorazową konserwację każdego urządzenia (łącznie z kosztem dojazdu i ewentualnych napraw bez kosztów części zamiennych) w wysokości... zł brutto, 2) Łączny koszt wszystkich przeglądów w okresie 36 miesięcy wynosi zł brutto 3) Łączny koszt części niezbędnych do napraw klimatyzatorów nie może przekroczyć kwoty zł. brutto 2. Koszty zakupu części zamiennych związanych z naprawą urządzeń przedstawione będą w formie wyceny w celu ich akceptacji, z zastrzeżeniem, że rozliczenia kosztów tych wszystkich czynności następować 4

5 będą każdorazowo po wykonaniu zleconej naprawy. Warunkiem przyjęcia faktury jest dołączenie do niej protokołu wykonanych usług, podpisanego przez upoważnione osoby pracownika jednostki skarbowej w której wykonano usługę. 3. Podstawę do rozliczenia kosztów wykonania konserwacji lub naprawy i wystawienia faktur VAT przez Wykonawcę za zrealizowane czynności stanowi protokół odbioru. Do odbioru wykonanych usług uprawniony jest Wydziału Informatyki lub pracownik kierujący komórką sekretariatu w danej jednostce skarbowej. 4) Termin płatności faktury wynosi 30 dnia od dnia jej wystawienia przy jednoczesnym jej złożeniem do siedziby zamawiającego nie później niż 21 dni przed terminem płatności. 5) Data wystawienia faktury nie może być wcześniejsza niż data protokołu potwierdzającego wykonanie usługi. 6) Faktury VAT winny być wystawione przez Wykonawcę na Izbę Skarbową w Gdańsku, ul. Długa 75/76, Gdańsk, NIP i dostarczone do jej siedziby. Na fakturze należy wyszczególnić jednostkę skarbową, której dotyczy konserwacja lub naprawa a także symbol klimatyzatora i dokładne miejsce zainstalowania urządzeń. 7) Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia faktury VAT oraz oryginału protokołu odbioru jeden raz w miesiącu pod warunkiem wykonania usługi w danym miesiącu. 8) Strony postanawiają, iż datą zapłaty jest data obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 9) W przypadku nieterminowej płatności należności Wykonawca ma prawo naliczyć Zamawiającemu odsetki ustawowe za zwłokę. 6 Kary umowne 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy w następujących przypadkach i w wysokości: 1) zł - w razie odstąpienia od umowy przez Wykonawcę, a także w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn dotyczących Wykonawcy. 2) 50,00 zł za przekroczenie czasu reakcji określonego w 1 ust. 4. za każdy rozpoczęty dzień przekroczenia. 3) 100,00 zł za niewykonanie naprawy w terminie określonym w 1 ust. 5 i 30 zł za każdy kolejny dzień przekroczenia terminu. 2. W przypadku zwłoki w zapłacie faktur Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe. 3. Kary umowne naliczane będą niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności uzasadniających ich zastosowanie. Zamawiający może potrącić karę z należności przysługujących Wykonawcy od Zamawiającego. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych przewidzianych w Kodeksie Cywilnym, w przypadku jeśli szkoda wynikła z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przewyższa wartość zastrzeżonej kary umownej. 5. Wykonawca zobowiązany jest pokryć wszystkie straty poniesione przez Zamawiającego lub osoby trzecie powstałe z jego winy w związku z realizacją niniejszej umowy. 7 Odstąpienie od umowy 1. Zamawiającemu służy prawo natychmiastowego odstąpienia od umowy w przypadku niedotrzymania następujących zobowiązań: 1) trzykrotnego przekroczenia czasu reakcji, o którym mowa w 1 ust. 4. 2) trzykrotnego przekroczenia terminu usunięcia awarii, o którym mowa w 1 ust. 5. 3) jednokrotnego przekroczenia czasu reakcji lub terminu usunięcia awarii, jeżeli przekroczenie to jest dłuższe niż 4 dni. 5

6 8 Postanowienia końcowe 1. Każda ze stron może żądać wprowadzenia zmian w umowie w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy w przypadku zmiany stawki podatku VAT (nie więcej niż o kwotę podatku wynikająca za zmiany obowiązującej stawki VAT). 2. Nie stanowi zmiany umowy: 1) zmiana danych związanych z obsługą administracyjno - organizacyjną umowy (np. zmiana nr rachunku bankowego); 2) zmiany danych teleadresowych, zmiany osób wskazanych do kontaktów między stronami. 3. W innych niż wymienione w pkt 2 przypadkach wszelkie zmiany i uzupełnienia wymagają formy pisemnej w postaci aneksu do umowy. 4. Wykonawca zobowiązany jest do stosowania zasad poufności dokumentów, umowy, informacji uzyskanych od Zamawiającego lub jednostki organizacyjnej, na terenie której realizowany będzie przedmiot umowy lub w związku z wykonywaniem przedmiotu umowy. Wszelkie dokumenty będą ujawniane jedynie w zakresie niezbędnym, związanym z realizacją przedmiotu umowy po wyrażeniu zgody przez Zamawiającego. 5. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie postanowienia Kodeksu Cywilnego. 6. Jakiekolwiek spory związane z realizacja umowy lub jej dotyczące rozstrzygał będzie sąd powszechny właściwy miejscowo według siedziby Zamawiającego. 7. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Załączniki do Umowy: 1. Kserokopia Formularza cenowego Załącznik nr 1, 2. Kserokopia Formularza Oferty Wykonawcy Załącznik nr 2. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA. 6