ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU. z dnia 25 listopada 2016 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie regulaminu zamówień publicznych i zamówień. Na podstawie 12 zarządzenia nr K Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 5 stycznia 2015 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Zielona Góra z późn zm. 1) w związku z art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm. 2) ) wprowadza się REGULAMIN ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH I ZAMÓWIEŃ Rozdział 1 Przepisy ogólne Zarządzenie reguluje zasady: 1) planowania, 2) przygotowania, 3) przeprowadzania, - postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro; 4) organizacji, składu, trybu pracy oraz zakresu działania członków komisji powołanych w celu przygotowania i przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz innych osób w związku z realizacją postanowień ustawy Prawo zamówień publicznych ( ustawy ); 5) sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych. 2. Zarządzenie reguluje również zasady: 1) udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro; 2) udzielania zamówień publicznych na usługi społeczne i zamówień publicznych, do których zastosowanie mają przepisy art. 4d ustawy; 3) postępowania przy wydatkowaniu środków w ramach realizacji projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności Zarządzenie używa określeń: 1) zamawiający, zamówienie publiczne, komisja przetargowa, Wspólny Słownik Zamówień CPV, kierownik zamawiającego, usługi społeczne w rozumieniu ustawy; 2) miasto, rada, prezydent, urząd, pracownik, kierownik komórki organizacyjnej, sekretarz, skarbnik, system zarządzania jakością w rozumieniu regulaminu organizacyjnego urzędu. 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 1) zastępcy prezydenta- należy przez to rozumieć właściwego zastępcę prezydenta, któremu prezydent odrębnie powierzył czynności kierownika zamawiającego; 2) biurze - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną urzędu właściwą ds. zamówień publicznych; 3) kierowniku ZP - należy przez to rozumieć kierownika biura; 4) zlecającym - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną urzędu właściwą do realizacji przedmiotu zamówienia publicznego; 5) zamówieniu - należy przez to rozumieć zamówienie o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro; 6) wartości zamówienia lub zamówienia publicznego należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług (netto); 1) Tekst wymienionego zarządzenia został zmieniony zarządzeniem nr K z dnia 27 marca 2015 r., nr K z dnia 19 czerwca 2015 r. i nr K z dnia 18 grudnia 2015 r. oraz nr K z dnia 14 marca 2016 r. 2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2016 r. poz. 831, 996, 1020, 1250, 1265 i 1579.

2 7) procedurze podstawowej należy przez to rozumieć procedurę udzielenia zamówienia publicznego dla zamówień i konkursów, których wartość jest równa lub przekracza kwoty, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej na podstawie odrębnych przepisów; 8) procedurze uproszczonej należy przez to rozumieć procedurę udzielenia zamówienia publicznego dla zamówień i konkursów, których wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro i jest mniejsza od kwot, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej na podstawie odrębnych przepisów; 9) procedurze podstawowej na usługi społeczne należy przez to rozumieć procedurę udzielenia zamówienia publicznego na usługi społeczne, którego wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartości kwoty euro; 10) procedurze uproszczonej na usługi społeczne należy przez to rozumieć procedurę udzielenia zamówienia publicznego na usługi społeczne, którego wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartości kwoty euro i nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro; 11) projekcie umowy - należy przez to rozumieć projekt umowy lub w szczególnych przypadkach istotne postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego załączone do wniosku nr 2 przez zlecającego; 12) komisji - należy przez to rozumieć komisję przetargową; 13) SIWZ - należy przez to rozumieć Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia; 14) regulaminie- należy przez to rozumieć niniejsze zarządzenie; 15) kom. org. urz. należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną urzędu; 16) formularzach: a) formularzu nr 1 należy przez to rozumieć formularz do zaplanowania przez kom. org. urz. jednostkowych zamówień publicznych i zamówień, b) formularzu nr 2 należy przez to rozumieć formularz do sporządzenia zbiorczego planu zamówień i zamówień publicznych, c) formularzu nr 3 należy przez to rozumieć formularz do zmiany zbiorczego planu zamówień publicznych i zamówień, d) formularzu nr 4 - należy przez to rozumieć wniosek o uruchomienie procedury udzielenia zamówienia publicznego, e) formularzu nr 5 - należy przez to rozumieć szczegółowy wniosek o przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia publicznego, f) formularzu nr 6 należy przez to rozumieć formularz zawierający informacje w celu sporządzenia sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych, zamówieniach i innych zobowiązaniach, g) formularzu nr 7 należy przez to rozumieć formularz do dokumentowania przeprowadzenia rozeznania rynku w celu udzielenia zamówienia, h) formularzu nr 8 należy przez to rozumieć formularz zawierający informacje o potwierdzeniu czynności niezbędnych do zawarcia umowy o zamówienie publiczne, i) formularzu nr 9 należy przez to rozumieć formularz zawierający ogłoszenia o zapytaniu ofertowym dla zamówień współfinansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności o wartości szacunkowej od zł do zł, j) formularzu nr 10 należy przez to rozumieć formularz zawierający zapytanie ofertowe dla zamówień współfinansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności o wartości szacunkowej od zł do euro, k) formularzu nr 11 należy przez to rozumieć formularz zawierający protokół postępowania dla zamówień współfinansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności o wartości szacunkowej od zł do euro, l) formularzu nr 12 należy przez to rozumieć formularz zawierający ogłoszenie o zamówieniu na usługi społeczne o wartości szacunkowej od euro do euro, m) formularzu nr 13 należy przez to rozumieć formularz zawierający informację o udzieleniu lub nieudzielaniu zamówienia na usługi społeczne o wartości szacunkowej od euro do euro, 17) załącznikach do formularza nr 5 należy przez to rozumieć m. in. szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, program funkcjonalno użytkowy, dokumentację projektową, specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót, kosztorysy ofertowe, mapy sytuacyjne, projekt lub wzór umowy i inne dokumenty niezbędne do przeprowadzenia postępowania w spójnej wersji papierowej i elektronicznej. Regulamin zamówień publicznych i zamówień

3 3. Wzory formularzy określone w ust. 2 pkt 16 określa system zarządzania jakością. Rozdział 2 Planowanie zamówień publicznych i zamówień 3.1. Plan zamówień publicznych i zamówień ( zbiorczy plan ) stanowi zestawienie przewidzianych do wszczęcia przez zamawiającego w danym roku budżetowym procedur udzielenia zamówień publicznych i zamówień ( zadań ). 2. Zbiorczy plan na dany rok budżetowy uwzględnia również wartość: 1) zadań, których realizacja i finansowanie wynikające z zaciągniętych zobowiązań w danym roku budżetowym nastąpi także w latach następnych; 2) zadań miejskich i wspólnych, o których mowa w 4 ust. 2; 3) przewidywanych zamówień polegających na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych lub zamówień na dodatkowe dostawy w rozumieniu ustawy. 3. Zbiorczy plan na dany rok budżetowy nie uwzględnia zadań, które zostały udzielone w latach poprzednich, a których realizacja i finansowanie przypada w danym roku budżetowym. 4. Zbiorczy plan na dany rok budżetowy nie uwzględnia zamówień, dotacji, umów i koncesji, do których, na podstawie art. 4 ustawy (z wyłączeniem pkt 8) nie stosuje się jej przepisów Kierownicy komórek organizacyjnych w terminie 7 dni od dnia przyjęcia planu finansowego urzędu zobowiązani są opracować jednostkowy plan zamówień publicznych i zamówień ( plan jednostkowy ) na dany rok budżetowy wg formularza nr 1 zgodnie z 5 ust W planie jednostkowym kierownicy kom. org. urz. zobowiązani są uwzględnić także zamówienia publiczne i zamówienia, które kom. org. urz. jako jednostka wyznaczona przez prezydenta na podstawie odrębnych przepisów zobowiązana jest udzielić: 1) na rzecz miejskich jednostek organizacyjnych w rozumieniu regulaminu organizacyjnego urzędu ( zadania miejskie ); 2) wspólnie z innymi zamawiającymi w ich imieniu i na ich rzecz ( zadania wspólne ). 3. Do zadań miejskich i wspólnych stosuje się przepisy niniejszego regulaminu Plan jednostkowy zawiera w szczególności: 1) określenie przedmiotu i rodzaju zamówienia- dostawy, usługi lub roboty budowlanej w rozumieniu ustawy ze wskazaniem kodów ustalonych we Wspólnym Słowniku Zamówień CPV; 2) szacunkową wartość netto zadania z uwzględnieniem: a) wartości przewidzianej do wydatkowania w latach następujących po danym roku budżetowym, b) wartości przewidywanych zamówień polegających na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych lub zamówień na dodatkowe dostawy; 3) przewidywany termin wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym. 2. Za treść informacji zawartych w planach jednostkowych i termin ich przedstawienia odpowiadają kierownicy kom. org. urz. 3. Plany jednostkowe sporządza się w formie papierowej i elektronicznej. 6. Biuro sporządza projekt zbiorczego planu na dany rok budżetowy wg formularza nr 2 w terminie do 10 dni od otrzymania planów jednostkowych od wszystkich kom. org. urz Zbiorczy plan zawiera: 1) określenie przedmiotu i szacunkowej wartości zadania w złotych i euro: a) na roboty budowlane, b) dotyczącego wykonania dokumentacji projektowej, c) tego samego rodzaju, tj. przedmiotu lub świadczenia o podobnych właściwościach głównych lub treści i takim samym przeznaczeniu, d) usług społecznych z zachowaniem lit. c, e) dotyczącego zamówień, do których zastosowanie mają przepisy art. 4d ustawy z zachowaniem lit. c, - ze wskazaniem kom. org. urz. odpowiedzialnych za jego realizację; 2) określenie sposobu realizacji zadania w zależności od jego wartości i przedmiotu; 3) wskazanie kom. org. urz. odpowiedzialnej za realizację zadania w przypadku określonym w 8; 4) przewidywany termin wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym. 2. Zbiorczy plan na dany rok budżetowy kierownik ZP przedstawia do zatwierdzenia prezydentowi po uzyskaniu akceptacji sekretarza. Regulamin zamówień publicznych i zamówień

4 3. Niezwłocznie po zatwierdzeniu zbiorczego planu biuro przekazuje: 1) jego wersję elektroniczną do zamieszczenia w serwisie ISO; 2) drogą elektroniczną kom. org. urz. informację o zatwierdzeniu zbiorczego planu. 4. Na podstawie zbiorczego planu, o którym mowa w ust. 3, biuro przygotowuje plan postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przewidzianych w danym roku budżetowym, zawierający informacje na temat przedmiotu zamówienia, rodzaju zamówienia, orientacyjnej wartości zamówienia, przewidywanego trybu udzielenia zamówienia publicznego i terminu wszczęcia postępowania. Przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio. 5. Plan, o którym mowa w ust. 4, podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu, nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia planu finansowego. 8. W przypadku zamówień tego samego rodzaju zaplanowanych przez co najmniej dwie kom. org. urz., wskazania komórki merytorycznej odpowiedzialnej za przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dokonuje sekretarz Zbiorczy plan podlega zmianom w zakresie: 1) wprowadzenia nowych zadań, których nie można było przewidzieć w terminie sporządzenia zbiorczego planu, o którym mowa w 6; 2) usunięcia zadań, dla których nie zostały jeszcze wszczęte procedury udzielenia zamówień publicznych i zamówień; 3) przeszacowania wartości zadań, dla których nie zostały jeszcze wszczęte procedury udzielenia zamówień publicznych i zamówień, pod warunkiem, że zmiana ta wpływa na sposób ich realizacji (rodzaj procedury); 4) określenia kom. org. urz. odpowiedzialnej za realizację zadania. 2. Zmian w zbiorczym planie nie wprowadza się dla zadań dotyczących udzielenia zamówień uzupełniających oraz zamówień związanych z usuwaniem awarii. 3. Wprowadzanie zmian do zbiorczego planu wymaga uzasadnienia faktycznego, w szczególności w zakresie powodu nieujęcia zadania w zbiorczym planie, o którym mowa w Biuro wprowadza zmiany do zbiorczego planu z uwzględnieniem 7 ust. 1, na podstawie informacji otrzymanych na formularzu nr 3 od właściwych kom. org. urz., w formie określonej w 5 ust Każde nowo wprowadzane zadanie ujmowane jest jako odrębna pozycja zbiorczego planu. 6. Wartości zadań, o których mowa w ust. 5, wprowadzanych przez kom. org. urz. podlegają sumowaniu z wartościami zamówień tego samego rodzaju wprowadzonych wcześniej do zbiorczego planu przez tę kom. org. urz. na zasadach określonych w 9 ust. 1 pkt Wartości zadań, o których mowa w ust. 5 lub 6, wprowadzanych przez kom. org. urz. nie podlegają sumowaniu z wartościami zamówień tego samego rodzaju wprowadzonych do zbiorczego planu wcześniej przez inne kom. org. urz.. 8. Po uwzględnieniu wprowadzonych zmian, zbiorczy plan podlega akceptacji, zatwierdzeniu i przekazaniu na zasadach określonych w 7 ust. 2 i 3. Rozdział 3 Zasady ogólne przygotowywania i przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego 10. Prezydent jako kierownik zamawiającego powierza zastępcom prezydenta wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności w tym zakresie w granicach podziału kompetencji. 11. Sekretarz akceptuje wstępnie dokumenty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w ramach akceptacji wielostopniowej zgodnie z regulaminem organizacyjnym urzędu Skarbnik potwierdza ujęcie zadania w planie finansowym lub Wieloletniej Prognozie Finansowej oraz wysokość środków finansowych na realizację zamówienia publicznego. 2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego skarbnik weryfikuje termin, formę i wysokość: 1) wniesionego wadium, a w przypadku wadium w formach innych niż pieniądz weryfikuje również zapisy umożliwiające skuteczne i bezwarunkowe zabezpieczenie interesu zamawiającego; 2) zabezpieczenia należytego wykonania umowy, a w przypadku zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formach innych niż pieniądz (wzór lub oryginał) weryfikuje również zapisy umożliwiające skuteczne i bezwarunkowe zabezpieczenie interesu zamawiającego. Regulamin zamówień publicznych i zamówień

5 13. Zasady odpowiedzialności osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego regulują odrębne przepisy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. 14. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego we wszystkich trybach określonych w ustawie, w procedurze podstawowej na usługi społeczne oraz zamówień publicznych, do których zastosowanie mają przepisy art. 4d ustawy o wartości równej lub przekraczającej kwoty, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej przygotowuje i przeprowadza komisja na zasadach określonych w regulaminie, z zastrzeżeniem rozdziału 9-12 oraz 12 ust. 2, również w przypadkach, gdy ustawa nie wymaga powołania komisji. 15. Wszelkie wyjaśnienia i uzupełnienia oraz inne czynności związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego wynikające z regulaminu wymagają formy pisemnej Rozpoczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego ujętego w zbiorczym planie zamówień publicznych i zamówień wymaga złożenia przez zlecającego w biurze formularza nr 4, na którym kierownik kom. org. urz.: 1) określa nazwę przedmiotu zamówienia publicznego; 2) podaje propozycję trybu udzielenia zamówienia publicznego; 3) podaje numer pozycji zbiorczego planu zamówień publicznych i zamówień, w której ujęto dane zadanie; 4) proponuje przewodniczącego komisji w uzgodnieniu z prezydentem lub właściwym zastępcą prezydenta albo sekretarzem lub skarbnikiem zgodnie z podziałem kompetencji; 5) proponuje członków komisji, o których mowa w 19 ust. 2 pkt 3 lit. b-c. 2. W przypadku procedury dotyczącej udzielenia zamówienia uzupełniającego w rozumieniu ustawy zlecający podaje tytuł i numer postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w którym przewidziana była możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego. 3. Propozycja trybu udzielenia zamówienia publicznego poza przetargiem nieograniczonym i ograniczonym wymaga uzasadnienia faktycznego i prawnego Kierownik ZP na formularzu nr 4: 1) sprawdza i potwierdza zgodność zaproponowanego trybu udzielenia zamówienia publicznego z przepisami ustawy; 2) potwierdza uwzględnienie zadania w zbiorczym planie zamówień publicznych i zamówień lub możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego w rozumieniu ustawy; 3) proponuje do składu komisji jej sekretarza oraz może zaproponować członka - pracowników biura. 2. W przypadku stwierdzenia braku przesłanek do zastosowania proponowanego trybu udzielenia zamówienia publicznego lub nieujęcia zadania w zbiorczym planie zamówień publicznych i zamówień lub braku możliwości udzielenie zamówienia uzupełniającego, biuro informuje o tym fakcie zlecającego. 18. Zlecający składa w biurze kompletny formularz nr 5 wraz z załącznikami najpóźniej w 14 dniu od dnia powołania komisji. Rozdział 4 Powołanie, skład, rozstrzygnięcia komisji Komisja pracuje kolegialnie i składa się z nieparzystej liczby członków, co najmniej trzech, a jej liczebność jest uzależniona od złożoności przedmiotu zamówienia. 2. W skład komisji wchodzą: 1) przewodniczący komisji: a) właściwy zastępca prezydenta w przypadku, gdy nie wykonuje czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego zgodnie z 10, b) sekretarz, c) skarbnik, d) kierownik komórki organizacyjnej, inny pracownik urzędu lub inna osoba działająca na rzecz zamawiającego, w tym przedstawiciel podmiotu, o którym mowa w 4 ust. 2; 2) sekretarz komisji kierownik ZP lub pracownik biura; 3) pozostali członkowie komisji: Regulamin zamówień publicznych i zamówień

6 a) pracownik biura lub kierownik ZP, b) pracownicy zlecającego odpowiedzialni za przygotowanie niezbędnych dokumentów, w tym formularza nr 4 i 5 wraz z załącznikami, c) inne osoby działające na rzecz zamawiającego, w tym przedstawiciele podmiotów, o których mowa w 4 ust Do składu komisji powołuje się osoby z uwzględnieniem ich wiedzy i kwalifikacji związanych z przedmiotem zamówienia. 4. Członkowie komisji, o których mowa w ust. 2, wykonują osobiście czynności należące do ich zadań i ponoszą osobistą odpowiedzialność za swoje działania i zaniechania. 5. Z zachowaniem przepisów odrębnych, członków komisji obowiązuje tajemnica służbowa. 6. Biegli mogą być powołani w przypadkach określonych w ustawie. W imieniu komisji o powołanie biegłych wnioskuje jej przewodniczący. Powołanie biegłego wymaga pisemnej zgody prezydenta lub zastępcy prezydenta. 7. Biegli, o których mowa w ust. 6, wykonują osobiście czynności powierzone im na piśmie i ponoszą osobistą odpowiedzialność za swoje działania i zaniechania. Opinia biegłych jest wiążąca dla komisji przetargowej. 8. W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane lub usługi, których wartość szacunkowa jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro do komisji przetargowej powołuje się co najmniej dwie osoby do nadzoru nad realizacją udzielonego zamówienia. Osoby te powoływane są do komisji przetargowej dla jednego zamówienia publicznego lub większej ilości powiązanych ze sobą zamówień publicznych Prezydent lub zastępca prezydenta zatwierdza skład komisji oraz jego zmiany na formularzu nr Komisja rozpoczyna pracę z dniem jej powołania. 3. Skład komisji jest stały przez cały czas trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z zachowaniem przepisów regulaminu o zmianie oraz wyłączeniu ze składu komisji Do skuteczności czynności podejmowanych przez komisję wymagana jest każdorazowo obecność przewodniczącego komisji oraz co najmniej połowy pozostałych jej członków, z wyłączeniem czynności otwarcia ofert oraz tych czynności faktycznych, które nie mają wpływu na wynik postępowania. 2. W przypadku braku co najmniej połowy składu komisji lub nieobecności jej przewodniczącego, prezydent lub zastępca prezydenta zatwierdza wprowadzenie zmian w składzie komisji. 20 ust. 1 stosuje się odpowiednio. 22. Komisja kończy pracę: 1) z dniem przekazania lub zamieszczenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w miejscu wymaganym ustawą, z zachowaniem 28 ust. 2 i 29 ust. 2; 2) z chwilą upłynięcia terminu do wniesienia odwołania dotyczącego unieważnienia postępowania; 3) w przypadku niezłożenia kompletnego formularza nr 5 z załącznikami w terminie 14 dni od powołania komisji; 4) w przypadku złożenia przez zlecającego pisma o wycofaniu zadania z realizacji. Rozdział 5 Zadania komisji 23. Do zadań komisji w ramach przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy przygotowanie i przedstawienie do zatwierdzenia prezydentowi lub zastępcy prezydenta m. in.: 1) projektu ogłoszenia lub zaproszenia wymaganego dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 2) projektu SIWZ. 24. Do zadań komisji w ramach przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w zależności od trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, należy m. in.: 1) przygotowanie treści: a) wyjaśnień dotyczących SIWZ, b) zmian wprowadzanych do dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym przedłużenia terminu składania ofert, c) zmian ogłoszenia o zamówieniu publicznym; Regulamin zamówień publicznych i zamówień

7 2) prowadzenie negocjacji z wykonawcami w przypadkach przewidzianych ustawą; 3) dokonanie otwarcia ofert; 4) ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu stawianych wykonawcom; 5) przygotowanie treści wezwań wykonawców do: a) złożenia dokumentów lub oświadczeń niezbędnych do przeprowadzenia postępowania oraz złożenia wyjaśnień dotyczących tych dokumentów, b) złożenia pełnomocnictw niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, c) złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, d) przedłużenia terminu związania ofertą, w tym terminu ważności wadium, 6) ocena ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie przyjętych kryteriów oceny ofert; 7) przedstawienie prezydentowi lub właściwemu zastępcy prezydenta propozycji poprawienia omyłek w złożonych ofertach, wykluczenia wykonawców, odrzucenia ofert oraz wyboru najkorzystniejszej oferty; 8) przedstawienie prezydentowi lub zastępcy prezydenta propozycji unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 9) analiza wniesionych odwołań oraz przygotowanie projektu odpowiedzi na odwołania z uzyskaniem akceptacji radcy prawnego Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu odbywa się na zasadzie: spełnia nie spełnia w oparciu o treść dokumentów i oświadczeń przedstawionych przez wykonawców. Zakwalifikowanie Wykonawców do złożenia ofert w trybie przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem i dialogu konkurencyjnego odbywa się zgodnie z opisem sposobu dokonywania wyboru Wykonawców określonego w ogłoszeniu o zamówieniu. 2. Ocena ofert odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w SIWZ, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo zaproszeniu do składania ofert. 3. W przypadku kryteriów oceny ofert, przy których do obliczenia punktacji nie zastosowano wzorów arytmetycznych, każdy z członków komisji dokonuje indywidualnej oceny ofert. 4. Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie kryteriów oceny ofert zawartych w SIWZ, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo zaproszeniu do składania ofert. Rozdział 6 Zakres działania członków komisji 26. Do zadań przewodniczącego komisji należy w szczególności: 1) kierowanie pracami komisji; 2) reprezentowanie komisji we wszystkich sprawach niewymagających zatwierdzenia lub aprobaty prezydenta; 3) w przypadku konieczności wprowadzenia zmian w składzie komisji, przedstawienie prezydentowi lub zastępcy prezydenta propozycji zmian zgodnie z 21 ust. 2; 4) prowadzenie negocjacji z wykonawcami w przypadkach przewidzianych ustawą; 5) informowanie prezydenta lub zastępcy prezydenta o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania; 6) nadzór nad przygotowaniem odpowiedzi na pytania wykonawców w imieniu komisji; 7) nadzór nad prawidłowością udzielanych odpowiedzi na odwołania wykonawców w uzgodnieniu z radcą prawnym; 8) wstępne akceptowanie dokumentów, powstających w trakcie postępowania o udzielnie zamówienia publicznego; 27. Do zadań sekretarza komisji należy w szczególności: 1) nadzór nad zakładaniem i prowadzeniem pełnej dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz przygotowywaniem procesu realizacji postępowania; 2) bieżąca kontrola kompletności dokumentacji powstającej w trakcie postępowania; 3) formalna analiza wyjaśnień w zakresie SIWZ przygotowanych dla wykonawców; 4) otwarcie i odczytanie treści złożonych ofert; 5) przejęcie obowiązków członka komisji - pracownika biura, w przypadku jego nieobecności; 6) wykonywanie zadań, o których mowa w 28 w przypadku komisji, do składu której powołano tylko jednego pracownika ZP; 7) nadzorowanie prowadzenia spraw związanych z odwołaniami wykonawców; 8) współdziałanie z Urzędem Zamówień Publicznych oraz Urzędem Publikacji Unii Europejskiej w zakresie dotyczącym postępowania; Regulamin zamówień publicznych i zamówień

8 9) w przypadku nieobecności przewodniczącego komisji, przedstawienie prezydentowi lub właściwemu zastępcy prezydenta propozycji zmiany składu komisji Do zadań członka komisji - pracownika biura należy w szczególności: 1) przygotowanie organizacyjne prac komisji; 2) bieżące zbieranie podpisów członków komisji pod propozycjami, o których mowa w 24 pkt 7 i 8; 3) obsługa administracyjno - biurowa prac komisji, w tym dokumentowanie czynności komisji w trakcie postępowania; 4) w przypadku stwierdzenia niezgodności lub niekompletności formularza nr 5 z załącznikami lub rozbieżności pomiędzy treścią formularza nr 5 a treścią załączników, wezwanie zlecającego do usunięcia braków lub uzupełnienia albo wyjaśnienia niezgodności; 5) przygotowanie dokumentacji postępowania oraz przekazywanie jej do sprawdzenia i zatwierdzenia przewodniczącemu komisji, pracownikom zlecającego i sekretarzowi komisji; 6) opracowanie SIWZ na podstawie szczegółowego wniosku zlecającego; 7) określenie, w uzgodnieniu z pracownikiem zlecającego rodzaju dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu; 8) przygotowywanie odpowiedzi na pytania wykonawców dotyczące SIWZ, z zastrzeżeniem 29 pkt 14; 9) występowanie do skarbnika z pisemnym zapytaniem na temat wniesienia wadium oraz przekazywanie kom. org. urz. właściwej ds. budżetu i finansów oryginałów wadium w formie innej niż pieniądz; 10) przyjmowanie ofert od wykonawców; 11) formalna ocena dokumentów, oświadczeń i pełnomocnictw przedstawianych przez wykonawców w trakcie postępowania; 12) przygotowywanie pism wzywających wykonawców do złożenia dokumentów, oświadczeń i pełnomocnictw lub złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń, dokumentów lub treści złożonych ofert; 13) przygotowywanie pism informujących wykonawców o poprawieniu omyłek w złożonych ofertach; 14) przygotowywanie pism dotyczących wykluczenia wykonawcy, odrzucenia i wyboru najkorzystniejszej oferty; 15) przygotowanie pism dotyczących unieważnienia postępowania; 16) przygotowywanie odpowiedzi na odwołania wykonawców dotyczące prowadzonego postępowania oraz uzyskanie akceptacji radcy prawnego; 17) sporządzanie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia oraz przedstawienie go do akceptacji członkom komisji, a następnie prezydentowi lub właściwemu zastępcy prezydenta; 18) przedstawienie pisemnych oświadczeń określonych w ustawie do podpisu członkom komisji, prezydentowi lub zastępcom prezydenta oraz innym osobom wykonującym czynności w postępowaniu; 19) sporządzanie i wysyłanie pism związanych z prowadzonym postępowaniem; 20) opracowywanie i zamieszczanie ogłoszeń, informacji i innych dokumentów w formie i miejscu wymaganym ustawą; 21) przygotowywanie i przekazywanie kom. org. urz. właściwej ds. budżetu i finansów pism o zwrot lub zatrzymanie wniesionego wadium; 22) w zależności od wymagań określonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i/lub treści oferty, przygotowywanie treści formularza nr 8 w zakresie informacji dotyczących biura i przekazywanie go w formie elektronicznej pracownikowi zlecającego członkowi komisji, w celu uzupełnienia informacji dotyczących kom. org. urz.. 2. Do zadań członka komisji - pracownika biura należy, również po zakończeniu prac komisji przetargowej: 1) współpraca z członkiem komisji przetargowej pracownikiem zlecającego w zakresie weryfikacji dokumentów dotyczących podwykonawców i podmiotów trzecich w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu lub braku podstaw do wykluczenia określonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego składanych przez wykonawców na etapie realizacji zamówienia publicznego; 2) na podstawie kopii zmiany umowy (aneksu), o której mowa w 29 ust. 2 pkt 4 opracowywanie i zamieszczanie ogłoszenia o zmianie umowy w formie i miejscu wymaganym ustawą. Regulamin zamówień publicznych i zamówień

9 29.1. Do obowiązków i odpowiedzialności członków komisji - pracowników zlecającego należy w szczególności: 1) złożenie w biurze formularza nr 5 wraz z załącznikami; 2) prawidłowe przygotowanie oraz sprawdzenie zgodności dokumentacji w formie papierowej i elektronicznej przekazywanej wraz z formularzem nr 5 do biura; 3) sprawdzenie zgodności treści formularza nr 5 z treścią załączników przekazywanych biuru; 4) opisanie przedmiotu zamówienia zgodnie z przepisami ustawy; 5) określenie nazw i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV) dotyczących przedmiotu zamówienia; 6) określenie wartości szacunkowej zamówienia (netto) zgodnie z wymaganiami określonymi w ustawie oraz daty i podstawy jej szacowania; 7) podanie kwoty przeznaczonej na sfinansowanie przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem, o ile dotyczy, kwoty przewidzianej do wydatkowania w latach następujących po danym roku budżetowym lub kwoty przewidzianej na sfinansowanie zadań miejskich lub wspólnych; 8) wskazanie nazwy i adresu wykonawcy, z którym będą prowadzone negocjacje w przypadku postępowania prowadzonego w trybie zamówienia z wolnej ręki; 9) wskazanie nazw i adresów wykonawców, do których mają być skierowane zaproszenia w przypadku postępowań prowadzonych w trybach: negocjacji bez ogłoszenia i zapytania o cenę; 10) określenie niezbędnych warunków do SIWZ dotyczących postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, sytuacji ekonomicznej lub finansowej, zdolności technicznej lub zawodowej wykonawcy zapewniających pełną i właściwą realizację zamówienia wraz z opisem sposobu ich oceny; 11) określenie kryteriów oceny ofert, szczegółowe opisanie ich znaczenia oraz sposobu dokonywania ich oceny, w szczególności przedstawienie wzorów arytmetycznych; 12) określenie kryteriów selekcji wykonawców w przypadku postępowań prowadzonych w trybach: przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego i partnerstwa innowacyjnego; 13) przygotowanie projektu umowy zgodnego z wymaganiami określonymi w ustawie, zaakceptowanego przez przewodniczącego komisji oraz radcę prawnego; 14) usunięcie braków lub uzupełnienie albo wyjaśnienie niezgodności w dokumentacji przekazywanej do biura na wezwanie członka komisji- pracownika biura; 15) przygotowanie treści odpowiedzi na pytania i odwołania wykonawców dotyczące informacji podanych przez zlecającego w formularzach nr 4 i 5 oraz niezwłoczne przekazanie odpowiedzi zatwierdzonej przez przewodniczącego komisji do biura w formie pisemnej i elektronicznej; 16) merytoryczna weryfikacja i ocena złożonych ofert w zakresie przedmiotu zamówienia, warunków udziału, kryteriów selekcji i kryteriów oceny opisanych w SIWZ oraz ocena ofert pod względem rachunkowym, potwierdzone na piśmie przekazanym do biura; 17) przygotowanie propozycji treści uzasadnienia prawnego i faktycznego unieważnienia postępowania oraz niezwłoczne jej przekazanie do biura w formie pisemnej i elektronicznej; 18) pisemne zaproszenie wykonawców do podpisania umowy; 19) dopełnienie wszelkich formalności niezbędnych do zawarcia umowy, w tym wyegzekwowanie od wykonawcy dokumentów wymaganych na etapie poprzedzającym zawarcie umowy, określonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia; 20) występowanie do skarbnika z pisemnym zapytaniem na temat zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz przekazanie kom. org. urz. właściwej ds. budżetu i finansów oryginału zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formach innych niż pieniądz; 21) przygotowanie i przedstawienie do podpisu prezydentowi lub zastępcy prezydenta umowy z wyłonionym wykonawcą po uprzednim uzyskaniu akceptacji przewodniczącego komisji oraz radcy prawnego; 22) przekazanie biuru kopii umowy niezwłocznie po jej podpisaniu wraz z formularzem nr 8 w formie papierowej, uzupełnionym o wymagane informacje; 23) udzielanie członkom komisji wyjaśnień i pomocy merytorycznej w zakresie danych zawartych w formularzach nr 4 i 5 wraz z załącznikami na każdym etapie postępowania; 24) współpraca z komórką organizacyjną ds. funduszy europejskich, w szczególności przygotowanie i przedstawienie członkom komisji przetargowej pisemnego zestawienia wymagań dotyczących postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wynikających z przepisów ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej (Dz. U. poz. 1146) odpowiednich dla danego projektu objętego współfinansowaniem UE jednego z funduszy strukturalnych albo Funduszu Spójności. Regulamin zamówień publicznych i zamówień

10 2. Do obowiązków i odpowiedzialności członków komisji - pracowników zlecającego należy, również po zakończeniu prac komisji przetargowej: 1) nadzór nad realizacją udzielonego zamówienia prowadzony zgodnie z przepisami szczególnymi, w szczególności w przypadkach określonych w 19 ust. 8; 2) egzekwowanie i weryfikacja dokumentów określonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego składanych przez wykonawców na etapie realizacji zamówienia publicznego, w szczególności umów o podwykonawstwo, dowodów zapłaty wynagrodzenia należnego podwykonawcom; 3) egzekwowanie i weryfikacja, we współpracy z członkiem komisji przetargowej pracownikiem biura, dokumentów dotyczących podwykonawców i podmiotów trzecich w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu lub braku podstaw do wykluczenia określonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego składanych przez wykonawców na etapie realizacji zamówienia publicznego; 4) przedstawianie biuru kopii zmiany umowy (aneksu) niezwłocznie po jej podpisaniu w przypadkach określonych w ustawie, dla których konieczne jest przygotowanie ogłoszenia o zmianie umowy; 5) przygotowywanie i przekazywanie skarbnikowi pism o zatrzymanie lub zwrot wniesionego zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 3. Przepisy ust. 1 pkt 4 12, i ust. 2 pkt 1 stosuje się odpowiednio do członków komisji, o których mowa w 19 ust. 3 pkt 3 lit. c i biegłych, o których mowa w 19 ust. 6 - w zakresie dotyczącym miejskich jednostek organizacyjnych, innych zamawiających lub w zakresie jaki im powierzono na piśmie. Rozdział 7 Tryb pracy komisji Powołanie komisji następuje poprzez zatwierdzenie formularza nr 4 przez prezydenta lub zastępcę prezydenta. 2. Od momentu powołania komisji, o którym mowa w ust. 1, członkowie komisji przystępują do wykonania czynności w postępowaniu zgodnie z podziałem zadań określonym w rozdziale Członek komisji - pracownik biura wraz z sekretarzem komisji dokonują formalnej analizy formularza nr 5 z załącznikami, w szczególności: 1) jego kompletności; 2) opisu sposobu spełnienia warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji wykonawców; 3) kryteriów oceny ofert popartych wzorami arytmetycznymi lub algorytmami. 2. Na podstawie danych, o których mowa w ust. 1, członek komisji pracownik biura, w zależności od wymagań dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, propozycję SIWZ, ogłoszenia lub zaproszenia oraz przedstawia je do akceptacji członkom komisji. 3. W przypadku odmowy akceptacji treści dokumentów, o których mowa w ust. 1, przez któregokolwiek z członków komisji, jej przewodniczący wyjaśnia powody odmowy. W uzasadnionych przypadkach uściśla zapisy i dokonuje niezbędnych poprawek. 32. Projekty dokumentów, o których mowa w 31, ostatecznie zaakceptowane przez członków komisji członek komisji pracownik biura przedstawia do zatwierdzenia prezydentowi lub właściwemu zastępcy prezydenta. 33. Nie później niż następnego dnia roboczego od zatwierdzenia, o którym mowa w 32, następuje wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z ustawą W dniu wskazanym w ogłoszeniu lub zaproszeniu właściwych dla poszczególnych trybów udzielania zamówień publicznych zgodnie z ustawą komisja otwiera i odczytuje treść złożonych ofert lub wniosków albo przeprowadza negocjacje. 2. Kwota brutto, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia publicznego podawana jest do publicznej wiadomości bezpośrednio przed otwarciem ofert przez przewodniczącego komisji lub, w przypadku jego nieobecności, przez sekretarza komisji. 3. Niezwłocznie po otwarciu ofert informacje odczytane z treści złożonych ofert oraz na temat kwoty, o której mowa w ust. 2 członek komisji - pracownik biura zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu. Regulamin zamówień publicznych i zamówień

11 Po zapoznaniu się z treścią ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub przeprowadzeniu negocjacji, członkowie komisji składają oświadczenia w formie pisemnej, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, że nie podlegają wyłączeniu z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z ustawą. 2. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, składają również inne osoby wykonujące czynności w postępowaniu lub inne osoby mające bezpośredni lub pośredni wpływ na wynik postępowania, o których mowa w ustawie W przypadku ujawnienia okoliczności wyłączających możliwość udziału członka komisji w jej dalszych pracach, pisemnie informuje on o tym fakcie w oświadczeniu, o którym mowa w 35 ust Po uzyskaniu informacji, o której mowa w ust. 1, przewodniczący komisji dokonuje wyłączenia członka komisji poprzez przedstawienie prezydentowi lub właściwemu zastępcy prezydenta propozycji zmian w składzie komisji na formularzu nr Dalsze czynności w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wykonuje komisja w zmienionym składzie, zatwierdzona przez prezydenta lub właściwego zastępcę prezydenta zgodnie z 20 ust Przepisy ust. 1 stosuje się odpowiednio do osób, o których mowa w 35 ust W przypadku wyłączenia członka komisji z jej prac lub wyłączenia z udziału w postępowaniu osób, o których mowa w 35 ust. 2, powtarza się czynności dokonane z jego udziałem, z zastrzeżeniem ust Powtórzenie czynności z udziałem osób, które zostały wyłączone, nie stosuje się w przypadku czynności otwarcia ofert oraz tych czynności faktycznych, które nie mają wpływu na dalszy przebieg postępowania lub jego wynik. 3. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio, gdy osoby, o których mowa w ust. 1 zostaną wyłączone z powodu niezłożenia oświadczenia o niepodleganiu wyłączeniu lub, gdy złożą oświadczenie niezgodne z prawdą Prezydent lub zastępca prezydenta unieważnia czynność komisji w toku postępowania podjętą z naruszeniem przepisów prawa. 2. Komisja na polecenie prezydenta lub właściwego zastępcy prezydenta powtarza czynność, o której mowa w ust Komisja dokonuje oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu, kryteriów selekcji i oceny ofert według kryteriów wskazanych w SIWZ, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo zaproszeniu do składania ofert. 2. Za dokonanie oceny merytorycznej pod względem postawionych warunków udziału w postępowaniu, kryteriów selekcji, zgodności oferty z przedmiotem zamówienia oraz pod względem rachunkowym odpowiadają członkowie komisji pracownicy zlecającego. 3. Po przeanalizowaniu złożonych ofert komisja przedstawia prezydentowi lub zastępcy prezydenta propozycję poprawienia omyłek w złożonych ofertach, wykluczenia wykonawców podlegających wykluczeniu, odrzucenia ofert podlegających odrzuceniu, a w przypadku niezłożenia żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu propozycję unieważnienia postępowania, zgodnie z przepisami ustawy Członkowie komisji dokonują wspólnie oceny poszczególnych ofert w przypadku kryteriów oceny, przy których do obliczenia punktacji zastosowano wyłącznie wzory arytmetyczne. 2. W przypadku kryteriów oceny ofert innych niż wskazane w ust. 1, każdy z członków komisji dokonuje na piśmie oceny poszczególnych ofert. 3. Po dokonaniu przeliczeń oraz oceny, komisja przedstawia prezydentowi lub zastępcy prezydenta propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania. 4. W przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty jest wyższa od kwoty, o której mowa w 34 ust. 2, a mieści się w kwocie, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, pracownik zlecającego członek komisji składa w biurze pisemną informację o zwiększeniu wysokości środków finansowych pozwalających na dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej. 41. W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego komisja sporządza pisemny protokół postępowania wg odrębnych przepisów. Regulamin zamówień publicznych i zamówień

12 42. Członek komisji nie może wstrzymać się od głosu, może natomiast żądać załączenia jego odrębnego, pisemnego stanowiska do protokołu postępowania. 43. Prezydent lub zastępca prezydenta zatwierdza i podpisuje dokumenty związane z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. 44. Odpowiedzi na odwołania przygotowuje biuro na podstawie informacji otrzymanej od zlecającego. Odpowiedź akceptuje wstępnie przewodniczący komisji i radca prawny. 45. W przypadku wniesienia odwołania przez wykonawcę do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, osobą reprezentującą zamawiającego przed Krajową Izbą Odwoławczą jest przewodniczący komisji lub inna osoba wyznaczona przez prezydenta lub właściwego zastępcę prezydenta. Rozdział 8 Sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych, zamówieniach i innych zobowiązaniach Kierownicy kom. org. urz. zobowiązani są przekazać biuru informacje o wszystkich zawartych w trybie ustawy umowach w sprawie zamówień publicznych, a w szczególności podać: 1) nazwy zadań, 2) wartości netto zawartych umów i zleceń, 3) rodzaj zamówień publicznych, 4) procedurę udzielenia zamówień publicznych ze wskazaniem zastosowanego trybu, - w terminie do dnia 31 stycznia roku następującego po roku budżetowym, którego informacje dotyczą. 2. Kierownicy kom. org. urz. zobowiązani są przekazać biuru informacje o udzielonych zamówieniach o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro oraz o innych zobowiązaniach, o których mowa w 3 ust. 4, a w szczególności podać: 1) sumę wartości netto wszystkich zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, 2) ilość i ogólną wartość netto poszczególnych rodzajów zobowiązań (zamówień, dotacji, umów i koncesji) do których, na podstawie art. 4 ustawy (z wyłączeniem pkt 8) nie stosuje się jej przepisów, - w terminie do dnia 31 stycznia roku następującego po roku budżetowym, którego informacje dotyczą. 3. Informację o umowie w sprawie zamówienia publicznego dotyczącej co najmniej dwóch komórek organizacyjnych sporządza wyłącznie kierownik kom. org. urz. zlecającej przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia publicznego. 4. Informacje określone w ust. 1 i 2 przekazuje się na formularzu nr Na podstawie informacji, o których mowa w 46, biuro sporządza sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych. Rozdział 9 Zasady udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej w złotych równowartości kwoty euro Zamówienia, których wartość szacunkowa (netto) określona w zbiorczym planie zamówień publicznych i zamówień na dany rok budżetowy nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, udziela się na zasadach określonych w niniejszym rozdziale, z pominięciem trybów udzielania zamówień publicznych, z zastrzeżeniem ust. 2-3 i przepisów rozdziału Do udzielania zamówień, o których mowa w ust. 1, których przedmiotem są: 1) dostawy paliw płynnych do samochodów służbowych urzędu, 2) usługi: a) z zakresu prac naukowo-badawczych, koncepcyjnych, projektowych, studyjnych, naukowych, b) w zakresie sporządzenia ekspertyz, c) związane z prawami autorskimi i pokrewnymi, d) kredytu na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu, e) społeczne, o których mowa w 53 ust. 2; Regulamin zamówień publicznych i zamówień

13 3) roboty dodatkowe związane z realizacją umów zawartych w trybie zamówień publicznych zlecane dotychczasowemu Wykonawcy, 4) dostawy produktów spożywczych związane z wykonywaniem zadań statutowych sołectw w zakresie organizowania imprez o charakterze kulturalno oświatowym, sportowym i rekreacyjnym oraz różnych form współzawodnictwa mieszkańców, - postanowień 50 nie stosuje się. Przepisy 49, stosuje się odpowiednio. Udzielenie takiego zamówienia wymaga każdorazowo zgody prezydenta. 3. Zamówienia można udzielić w trybie zamówień publicznych. Przepisy rozdz. 3-7 regulaminu stosuje się odpowiednio Procedury o udzielenie zamówień przeprowadza właściwa kom. org. urz., a za jej prawidłowy przebieg i udokumentowanie odpowiada kierownik tej komórki. 2. Procedury, o których mowa w ust. 1, przeprowadza się z zachowaniem zasad przejrzystości, jawności i ochrony uczciwej konkurencji oraz równości szans wykonawców Udzielenie zamówienia, którego wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro poprzedza przeprowadzenie rozeznania rynku poprzez skierowanie zapytania ofertowego do minimum 3 wykonawców za pomocą a, faksu lub pisma, z potwierdzeniem ich nadania lub wysłania. 2. W zapytaniu ofertowym, o którym mowa w ust. 1, należy określić przedmiot zamówienia, wielkość lub zakres zamówienia, czas i miejsce realizacji, kryteria oceny ofert oraz inne elementy, jeżeli mogą mieć wpływ na sporządzenie oferty, a także miejsce i termin składania ofert uwzględniający czas niezbędny do przygotowania i złożenia oferty. 3. Rozeznanie rynku dla zamówienia, o którym mowa w ust. 1, dokumentuje się na formularzu nr Rozeznanie rynku może zostać zastąpione lub uzupełnione ogłoszeniem w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu na okres co najmniej 5 dni. Ogłoszenie musi zawierać co najmniej informacje, o których mowa w ust Zamówień, o których mowa w niniejszym rozdziale można udzielić na podstawie: 1) zamówień, zleceń lub umów w przypadku dostaw i usług, 2) umów w przypadku robót budowlanych oraz dokumentacji projektowej, - z zachowaniem uprawnień do zaciągania zobowiązań finansowych wynikających z odrębnych przepisów lub pełnomocnictw. 52. Dokumentację zamówienia udzielonego w trybie niniejszego rozdziału przechowuje właściwa kom. org. urz. z zachowaniem odrębnych przepisów. Rozdział 10 Zasady udzielania zamówień publicznych na usługi społeczne Zamówienia publiczne na usługi społeczne, których wartość szacunkowa (netto) określona w zbiorczym planie zamówień publicznych i zamówień na dany rok budżetowy jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro i nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, udziela się na zasadach określonych w niniejszym rozdziale, z pominięciem trybów udzielania zamówień publicznych. 2. Zamówieniami na usługi społeczne są usługi: 1) zdrowotne, społeczne i pokrewne, 2) administracyjne w zakresie edukacji, opieki zdrowotnej i kultury, 3) w zakresie obowiązkowego ubezpieczenia społecznego, 4) świadczenia społeczne, 5) religijne, 6) prawne, niewyłączone na podstawie ustawy, 7) administracyjne i rządowe, 8) na rzecz społeczności, 9) w zakresie więziennictwa, bezpieczeństwa publicznego i ratownictwa, niewyłączone na podstawie ustawy, 10) detektywistyczne i ochraniarskie, 11) międzynarodowe, 12) pocztowe, Regulamin zamówień publicznych i zamówień

14 13) różne, - o kodach CPV wynikających z załącznika XIV do dyrektywy 2014/24/UE, o którym mowa w dziale III rozdziale 6 ustawy. 3. Zamówienia publiczne na usługi społeczne można udzielić w trybie zamówień publicznych. Przepisy rozdz. 3-7 regulaminu stosuje się odpowiednio Procedurę uproszczoną o udzielenie zamówień publicznych na usługi społeczne przeprowadza właściwa kom. org. urz., a za jej prawidłowy przebieg i udokumentowanie odpowiada kierownik tej komórki. 2. Procedury, o których mowa w ust. 1, przeprowadza się w sposób przejrzysty, obiektywny i niedyskryminacyjny, z zachowaniem zasad równego traktowania i konkurencji oraz przepisów Zamówienia publicznego na usługi społeczne udziela się po przeprowadzeniu rozeznania rynku poprzez upublicznienie ogłoszenia o zamówieniu wg formularza nr 12 w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu na okres co najmniej 5 dni, z zachowaniem przepisów 50 ust. 3 i 51 pkt 1. Ogłoszenie zawiera co najmniej informacje, o których mowa w 50 ust Rozeznanie rynku dla zamówienia, o którym mowa w ust. 1, dokumentuje się na formularzu nr Informację o wyniku postępowania (o udzieleniu zamówienia lub nieudzieleniu zamówienia) ogłasza się poprzez zamieszczenia formularza, o którym mowa w 55 ust. 2 w Biuletynie Informacji Publicznej. 57. Dokumentację zamówienia publicznego udzielonego w trybie niniejszego rozdziału przechowuje właściwa kom. org. urz. z zachowaniem odrębnych przepisów. Rozdział 11 Zasady udzielania zamówień publicznych, do których zastosowanie mają przepisy art. 4d ustawy Zamówienia publiczne, o których mowa w art. 4d, których wartość szacunkowa (netto) określona w zbiorczym planie zamówień publicznych i zamówień na dany rok budżetowy jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartości kwoty euro i jest mniejsza od kwot, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej na podstawie odrębnych przepisów, udziela się na zasadach określonych w niniejszym rozdziale, z pominięciem trybów udzielania zamówień publicznych. 2. Zamówienia publiczne, o których mowa w ust. 1 można udzielić w trybie zamówień publicznych. Przepisy rozdz. 3-7 regulaminu stosuje się odpowiednio Procedurę o udzielenie zamówień publicznych, o których mowa w 58 ust. 1 przeprowadza właściwa kom. org. urz., a za jej prawidłowy przebieg i udokumentowanie odpowiada kierownik tej komórki. 2. Procedury, o których mowa w ust. 1, przeprowadza się z zachowaniem zasad przejrzystości, jawności i ochrony uczciwej konkurencji oraz równości szans wykonawców Do udzielania i dokumentowania zamówienia publicznego, o którym mowa w 58 ust. 1 stosuje się odpowiednio przepisy Dokumentację zamówienia publicznego udzielonego w trybie niniejszego rozdziału przechowuje właściwa kom. org. urz. z zachowaniem odrębnych przepisów. Rozdział 12 Zasady postępowania przy wydatkowaniu środków w ramach realizacji projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności Zamówienia publiczne i zamówienia realizowane w ramach projektów objętych współfinansowaniem UE z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego albo Funduszu Spójności udziela się zgodnie z wymaganiami wynikającymi z przepisów ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej (Dz. U. poz. 1146), w szczególności zgodnie Regulamin zamówień publicznych i zamówień