SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (zwana dalej siwz) I. Informacje o Zamawiającym. Województwo Małopolskie z siedzibą w Krakowie, ul. Basztowa 22, zwane w dalszej części Zamawiającym, zaprasza do składania ofert na: Sukcesywne świadczenie usług cateringowych w związku z realizacją projektów kulturalnych na rzecz Departamentu Edukacji, Kultury i Dziedzictwa Narodowego - Wydziału Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w 2012 r. II. Tryb udzielenia zamówienia. Zamówienie publiczne udzielane jest zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), zwaną dalej ustawą, w trybie przetargu nieograniczonego (z uwzględnieniem zapisów art. 5 ust. 1 ustawy).. III. Opis przedmiotu zamówienia. 1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie usług cateringowych w związku z realizacją projektów kulturalnych na rzecz Departamentu Edukacji, Kultury i Dziedzictwa Narodowego - Wydziału Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w 2012 r. Szczegółowe zestawienie potraw oraz wydarzeń w ramach których ma nastąpić świadczenie usług cateringowych zostało zawarte w załączniku nr 5 do SIWZ. Maksymalna ilość to 4 wydarzenia, w tym 3 wydarzenia jednodniowe (po 1 zestawie na wydarzenie) i 1 wydarzenie dwudniowe (2 róŝne zestawy). W sumie maksymalna ilość to 5 róŝnych zestawów. Świadczenie usług cateringowych będzie odbywało się sukcesywnie w okresie obowiązywania umowy w ramach organizowanych przez Zamawiającego wydarzeń określonych w załączniku nr 5. W ramach zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do: zapewnienia obsługi przez wykwalifikowany i uprawniony do tego typu świadczeń personel, przygotowania, dowozu i podawania posiłków w miejsca wskazane przez Zamawiającego, w którym będzie odbywało się wydarzenie, zapewnienia wysokich i niskich stołów oraz przygotowania ich w sposób uzgodniony z Zamawiającym, świadczenia usług cateringowych na zastawie ceramicznej lub porcelanowej, z uŝyciem sztućców platerowanych, serwetek papierowych i materiałowych, obrusów materiałowych, dekoracji stołów, estetycznego podawania posiłków, zapakowania na Ŝyczenie Zamawiającego do jednorazowych pojemników nie skonsumowanych potraw, uporządkowania pomieszczeń po zakończeniu wydarzenia. 2. Wszystkie dostarczone potrawy powinny być świeŝe i przyrządzone w dniu dostawy, ze świeŝych, posiadających aktualne terminy waŝności produktów Ŝywnościowych. 3. Wszystkie elementy menu powinny być przygotowane i dostarczone zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami prawa w szczególności zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o bezpieczeństwie Ŝywności i Ŝywienia (Dz. U. z 2006r. nr 171 poz.1225 z późn. zm.) łącznie z przepisami wykonawczymi do tej ustawy oraz zgodnie z przepisami unijnymi regulującymi kwestie Ŝywieniowe. 4. Oznaczenie wg CPV: Usługi dostarczania posiłków, Usługi przygotowywania posiłków, Usługi podawania posiłków 5. Warunki wykonania zamówienia zawarte są we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 5 do siwz. IV. Składanie ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. V. Termin wykonania przedmiotu zamówienia: Sukcesywnie od dnia podpisania umowy do 30 listopada 2012 roku. 1

2 VI. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki o których mowa w art.22 ust. 1 ustawy. 2. Warunek udziału w postępowaniu o którym mowa w art. 22 ust 1 pkt 2 ustawy zostanie uznany za spełniony, gdy wykonawca wykaŝe się doświadczeniem w wykonaniu (lub w wykonywaniu - w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeŝeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie: co najmniej dwóch usług odpowiadających swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia. Za usługę odpowiadającą swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia uwaŝa się usługę cateringową (usługę przygotowywania, dostarczania i podawania posiłków), która spełnia poniŝsze kryteria: a) była realizowana podczas oficjalnych wydarzeń, konferencji, szkoleń, posiedzeń, spotkań, seminariów itp. b) była realizowana dla minimum 30 osób c) wartość usługi wynosiła minimum 4000,00 zł brutto. 3. Wykonawca w zakresie spełniania warunku udziału w postępowaniu moŝe polegać na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów. 4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (np. konsorcjum, spółka cywilna), wskazane wyŝej warunki udziału w postępowaniu mogą spełniać łącznie. 5. Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia nie mogą podlegać wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy. 6. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonywana będzie w formule spełnia niespełnia, w oparciu o dokumenty załączone do oferty, a których wykaz zawiera punkt VII niniejszej specyfikacji. 7. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia winni ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (do oferty naleŝy załączyć odpowiednie pełnomocnictwo) chyba, Ŝe w przypadku spółki cywilnej, z umowy tej spółki wynika sposób jej reprezentowania (do stwierdzenia czego niezbędne będzie załączenie do oferty umowy spółki cywilnej). Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z podmiotem występującym jako pełnomocnik pozostałych. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkie podmioty występujące wspólnie. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy. VII. Oświadczenia i dokumenty jakie mają załączyć do oferty wykonawcy 1. Wraz z ofertą wykonawca winien złoŝyć oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu - zał nr 2 do siwz oraz dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu: a) wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych równieŝ wykonywanych, usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeŝeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców - załącznik nr 6 do SIWZ, oraz załączenie dokumentu potwierdzającego, Ŝe te usługi zostały wykonane lub są wykonywane naleŝycie. 2. Wraz z ofertą Wykonawca winien złoŝyć oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia - zał nr 3 do siwz oraz następujące dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania: a) aktualny odpis z właściwego rejestru, jeŝeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w przypadku osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy (oświadczenie ujęte w zał nr 3 do siwz). 3. JeŜeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa w pkt VII ppkt 2 lit a), składa dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzający Ŝe nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, wystawiony nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. JeŜeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentu, o którym mowa wyŝej, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złoŝone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca 2

3 zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Przepis dotyczący terminów wystawienia dokumentów stosuje się odpowiednio. 4. W przypadku składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, kaŝdy z wykonawców, musi załączyć do oferty oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania. 5. Wraz z ofertą wykonawca winien złoŝyć równieŝ oświadczenie o spełnieniu przez oferowane usługi wymagań określonych przez zamawiającego - zał nr 4 do siwz. 6. W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje Pełnomocnik wraz z ofertą winno być złoŝone pełnomocnictwo dla tej osoby określające jego zakres. Pełnomocnictwo winno być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. 7. Dokumenty naleŝy składać w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 8. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, na których wiedzy i doświadczeniu polega Wykonawca, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub te podmioty. 9. JeŜeli Wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów, zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, Ŝe będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności poprzez przedstawienie pisemnego zobowiązania tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji tych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. 10. Dokumenty sporządzone w języku obcym winny być składane wraz z tłumaczeniem na język polski. 11. Wszelkie pełnomocnictwa winny być załączone do oferty w formie oryginału lub urzędowo poświadczonego odpisu pełnomocnictwa (notarialnie art. 96 ustawy z 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (tekst jednolity Dz. U. z 2008 r. Nr 189 poz z późniejszymi zmianami). VIII. Informacja o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a takŝe wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami. 1. Wszelkie zawiadomienia, wnioski, oświadczenia i informacje zamawiający i wykonawcy przekazują sobie w formie pisemnej, faksem lub drogą elektroniczną. 2. JeŜeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem lub drogą elektroniczną, kaŝda ze stron na Ŝądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 3. Adres zamawiającego do korespondencji: ul. Racławicka 56, Kraków 4. Nr faksu zamawiającego: Adres mailowy zamawiającego: sekretariat.kd@umwm.pl 6. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z wykonawcami jest Pani Agnieszka Pletty pracownik Departamentu Edukacji, Kultury i Dziedzictwa Narodowego, tel. (012) oraz Pani Magdalena Kasperska - kierownik Zespołu ds. Scen Kulturowych w Departamencie Edukacji, Kultury i Dziedzictwa Narodowego tel. (012) IX. Wymagania dotyczące wadium. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. X. Termin związania ofertą. Składający ofertę pozostaje nią związany przez okres 60 dni, licząc od upływu terminu składania ofert. XI. Opis sposobu przygotowywania ofert. 1.Na ofertę składają się następujące dokumenty: a) wypełniony formularz oferty zał. nr W formularzu oferty oprócz ceny za wykonanie przedmiotu zamówienia naleŝy podać takŝe ceny poszczególnych zestawów w przeliczeniu na 1 osobę oraz iloczyny cen za poszczególne zestawy oraz maksymalne ilości zestawów. 3. Do oferty naleŝy równieŝ załączyć wszystkie wymagane oświadczenia i dokumenty wskazane w pkt VII siwz. 4. Pozostałe informacje dotyczące przygotowania oferty: 1/ Wykonawca moŝe złoŝyć tylko jedną ofertę. 2/ Oferta musi być sporządzona w języku polskim, z zachowaniem formy pisemnej. 3/ Oferta winna być podpisana przez osoby uprawnione lub upowaŝnione do reprezentowania wykonawcy. 3

4 4/ JeŜeli wykonawca składając ofertę, zastrzega sobie prawo do nie udostępnienia innym uczestnikom postępowania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, musi to wyraźnie wskazać w ofercie, poprzez złoŝenie stosownego oświadczenia zawierającego wykaz zastrzeŝonych dokumentów. Dokumenty opatrzone klauzulą; Dokument zastrzeŝony winny być załączone łącznie z oświadczeniem, o którym mowa powyŝej na końcu oferty. Wykonawca nie moŝe zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy. 5/ Forma oferty winna spełniać następujące wymagania: a) wszystkie strony oferty oraz oświadczenia i dokumenty naleŝy spiąć lub zszyć, w sposób uniemoŝliwiający przypadkowe ich rozpięcie, b) poprawki muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisami osób uprawnionych lub upowaŝnionych do reprezentowania wykonawcy, c) wszystkie strony zawierające treść naleŝy kolejno ponumerować, d) ofertę naleŝy składać w jednym egzemplarzu, w opakowaniu. Na opakowaniu naleŝy zamieścić informacje: Nazwa i adres wykonawcy:... Nazwa i adres zamawiającego: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego z siedzibą w Krakowie ul. Basztowa 22, Kraków, reprezentowany przez Departament Edukacji, Kultury i Dziedzictwa Narodowego UMWM, adres do korespondencji: ul. Racławicka 56, Kraków Adres na który naleŝy składać oferty: ul. Racławicka 56, Kraków Oferta na: Sukcesywne świadczenie usług cateringowych w związku z realizacją projektów kulturalnych na rzecz Departamentu Edukacji, Kultury i Dziedzictwa Narodowego - Wydziału Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w 2012 r. Nie otwierać przed: 10 kwietnia 2012 r. godz.14:00 5. W dowolnym momencie przed upływem terminu składania ofert kaŝdy wykonawca moŝe zmienić lub wycofać swoją ofertę. Wycofanie oferty przed upływem terminu składania ofert nie powoduje utraty wadium. XII. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert. XII.1. Miejsce oraz termin składania ofert. Oferty naleŝy składać, nie później niŝ do dnia 10 kwietnia 2012 r. do godz. 12:00 - osobiście lub pocztą kurierską na Dzienniku Podawczym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w Krakowie przy ul. Racławickiej 56, - pocztą (operator publiczny) na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, Departament Edukacji, Kultury i Dziedzictwa Narodowego, ul. Basztowa 22, Kraków, adres do korespondencji ul. Racławicka 56, Kraków XII.2. Miejsce oraz termin otwarcia ofert. 1. Otwarcie złoŝonych ofert nastąpi w dniu 10 kwietnia 2012 r. o godz. 14:00 w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego, ul. Racławicka 56, Kraków, w sali Otwarcie ofert nastąpi na zasadach i w trybie art. 86 ust. 2, 3 i 4 ustawy. XIII. Opis sposobu obliczenia ceny. Cena wykonania kaŝdego zestawu podana w ofercie musi być ceną brutto (razem z podatkiem VAT). Cena winna uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia, w tym wszystkie koszty, o których mowa w 4 wzoru umowy, stanowiące zał. nr 5 do SIWZ, cła, podatki i inne opłaty. 4

5 Wykonawcy zobowiązani są do bardzo starannego zapoznania się z przedmiotem zamówienia, warunkami wykonania i wszystkimi czynnikami mogącymi mieć wpływ na cenę zamówienia. Wykonawca w celu obliczenia ceny oferty jest zobowiązany obliczyć: krok pierwszy: naleŝy określić cenę brutto dla kaŝdego z pięciu zestawów menu wymienionych w załączniku nr 1 do umowy (załącznik nr 5 do siwz) w przeliczeniu na 1 osobę krok drugi: następnie uzyskane kwoty naleŝy pomnoŝyć przez maksymalne ilości zestawów określone w tabeli znajdującej się w Formularzu oferty (załącznik 1 do siwz) krok trzeci: następnie naleŝy dokonać zsumowania otrzymanych w powyŝszy sposób cen łącznych brutto poszczególnych zestawów suma cen za zestawy 1, 2, 3, 4, 5 stanowić będzie cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia (cenę oferty). Będzie ona podlegała ocenie zgodnie z zasadami określonymi w pkt XIV SIWZ, a ponadto (w przypadku uznania danej oferty za najkorzystniejszą - odpowiednio dla danej części zamówienia) będzie stanowiła maksymalną wartość umowy. Do formularza oferty naleŝy równieŝ wpisać ceny poszczególnych zestawów w przeliczeniu na 1 osobę oraz na maksymalną liczbę osób. XIV. Opis kryteriów, którymi będzie kierował się zamawiający przy wyborze ofert, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. Oferty będą oceniane według jedynego kryterium, którym jest cena brutto wykonania zamówienia. Jako najkorzystniejsza zostanie uznana oferta z najniŝszą ceną i otrzyma ona najwyŝszą ocenę. Pozostałe oferty zostaną ocenione jako iloraz najniŝszej ceny spośród ofert nie podlegających odrzuceniu i ceny oferty ocenianej. Wynik przedstawiany będzie w punktach. XV. Informacje o formalnościach jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadomi niezwłocznie wykonawców, którzy złoŝyli oferty, na zasadach i w trybie art. 92 ustawy. 2. Umowa zostanie zawarta na warunkach określonych we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 5 do siwz. 3. Wykonawcy występujący wspólnie winni, przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, dostarczyć zamawiającemu umowę regulującą współpracę tych wykonawców. 4. Wybrany wykonawca zostanie powiadomiony o miejscu i terminie zawarcia umowy jak równieŝ o wszelkich ewentualnych dodatkowych formalnościach, jakie winny zostać dopełnione w celu zawarcia umowy. XVI. Wymagania dotyczące zabezpieczenie naleŝytego wykonania umowy. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy. XVII. Istotne dla stron postanowienia treści umowy - wzór umowy. 1. Wzór umowy stanowi załącznik nr 5 do siwz. 2. Zamawiający nie dopuszcza zmian postanowień zawartej umowy, w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. XVIII. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących Wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia. 1. Wykonawcy, a takŝe innemu podmiotowi, jeŝeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub moŝe ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale VI ustawy. 2. Od niezgodnej z przepisami ustawy czynności Zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której jest obowiązany na podstawie ustawy, przysługuje odwołanie. 3. Na orzeczenie KIO stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. XIX. Zamówienia uzupełniające. Zamawiający nie przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających do niniejszego postępowania o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy. XX. Oferty wariantowe. Zamawiający nie dopuszcza moŝliwości składania oferty wariantowej. 5

6 XXI. Udział podwykonawców w realizacji zamówienia. Wykonawca winien w ofercie wskazać części zamówienia, których wykonanie powierzy podwykonawcom. XXII. Wykaz załączników do siwz. 1. Formularz oferty - zał. nr 1, 2. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu zał.nr 2, 3. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia zał. nr 3, 4. Oświadczenie o spełnieniu przez oferowane usługi wymagań określonych przez zamawiającego zał. nr 4, 5. Wzór umowy - zał. nr 5, 6. Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych równieŝ wykonywanych, usług odpowiadających swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia zał. nr 6. 6