REGULAMIN BUDŻETU OBYWATELSKIEGO MIASTA I GMINY SKAWINA. na rok 2017

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do uchwały nr XIX/262/2016 Rady Miejskiej w Skawinie z dnia 25 maja 2016 r. REGULAMIN BUDŻETU OBYWATELSKIEGO MIASTA I GMINY SKAWINA na rok 2017

2 ROZDZIAŁ 1 Postanowienia ogólne 1. Ilekroć w dalszej części jest mowa o: a) Budżecie Obywatelskim należy przez to rozumieć proces konsultacji społecznych mających na celu włączenie mieszkańców w decydowanie o wydatkowaniu określonej części budżetu Miasta i Gminy Skawina; b) radzie rozumie się przez to Radę Miejską w Skawinie; c) burmistrzu rozumie się przez to Burmistrza Miasta i Gminy Skawina; d) gminie rozumie się przez to teren Miasta i Gminy Skawina; e) zespole należy przez to rozumieć sześcioosobowy Zespół ds. Budżetu Obywatelskiego powołany zarządzeniem Burmistrza Miasta i Gminy Skawina, w skład którego wchodzą 2 przedstawicieli Rady Miejskiej w Skawinie, 2 przedstawicieli wydziałów merytorycznych Urzędu Miasta i Gminy w Skawinie wskazanych przez Burmistrza oraz dwóch przedstawicieli sektora pozarządowego działającego na terenie gminy Skawina wskazanych przez Skawińską Radę Działalności Pożytku Publicznego; f) urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Miasta i Gminy w Skawinie; g) koordynatorze rozumie się przez to burmistrza lub pracownika UMiG Skawina powołanego przez burmistrza i posiadającego jego upoważnienie, odpowiedzialnego za realizację harmonogramu Budżetu Obywatelskiego; h) mieszkańcu rozumie się przez to osobę, która zamieszkuje na terenie Miasta i Gminy Skawina i ma ukończone 16 lat; i) projekcie rozumie się przez to propozycję zadania zgłoszonego do realizacji w ramach Budżetu Obywatelskiego, spełniającego kryteria ogólnodostępności; j) ogólnodostępny rozumie się jako dostępny każdego dnia tygodnia dla wszystkich mieszkańców naszej gminy na zasadach określonych w regulaminie; k) projektodawcy należy rozumieć osobę, która zamieszkuje na terenie Miasta i Gminy Skawina, która w chwili składania projektu do realizacji w ramach Budżetu Obywatelskiego ma ukończone 16 lat; l) koszcie realizacji projektu rozumie się przez to wszystkie niezbędne koszty związane z realizacją projektu; m) podaniu do publicznej wiadomości rozumie się przez to zamieszczenie informacji na stronie w zakładce Budżet Obywatelski i Biuletynie Informacji Publicznej w zakładce Konsultacje, a także na tablicach informacyjnych w wydziałach merytorycznych Urzędu Miasta i Gminy w Skawinie wskazanych przez burmistrza; n) lista rankingowa rozumie się przez to listę projektów ustaloną w kolejności od największej do najmniejszej liczby punktów uzyskanych w głosowaniu mieszkańców;

3 o) projekty rekomendowane do realizacji rozumie się przez to projekty znajdujące się najwyżej na liście rankingowej, których łączny koszt nie przekracza kwoty środków do dyspozycji w ramach Budżetu Obywatelskiego. 2. Kwota środków przeznaczona na Budżet Obywatelski wyniesie ,00 zł (słownie: sześćset tysięcy złotych 00/100). 3. Kwota środków przeznaczona na realizację projektów rekomendowanych do realizacji w ramach Budżetu Obywatelskiego zostanie potwierdzona przez radę w postaci budżetu uchwalonego na 2017 rok. 4. W ramach Budżetu Obywatelskiego mogą być zgłaszane projekty: a) należące do zadań własnych gminy; b) nienaruszające obowiązujących przepisów prawa; c) zgodne z planem zagospodarowania przestrzennego, a w przypadku jego braku nie naruszające ustaleń studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego; d) niekolidujące z zadaniami rozpoczętymi lub planowanymi do realizacji przez urząd; e) możliwe do zrealizowania w trakcie jednego roku budżetowego (dokumentacja wraz z wymaganymi prawem decyzjami administracyjnymi oraz wykonanie); f) spełniające kryterium jednoetapowości; g) spełniające zasady ogólnodostępności. 5. Teren, na którym zlokalizowany zostanie projekt, powinien stanowić własność gminy. 6. W przypadku realizacji zadań na terenie nienależącym do gminy, wymagana jest pisemna zgoda właściciela gruntu na jego udostępnienie na okres min. 10 lat (załącznik nr 6 do Regulaminu Budżetu Obywatelskiego zgoda na dysponowanie terenem). 7. W przypadku realizacji zadań na terenie jednostek organizacyjnych gminy wymagana jest pisemna zgoda zarządcy nieruchomości (załącznik nr 7 do Regulaminu Budżetu Obywatelskiego zgoda na udostępnienie terenu). 8. Łączny koszt realizacji jednego projektu realizowanego w ramach Budżetu Obywatelskiego może wynosić maksymalnie ,00 zł. (słownie: sto tysięcy złotych 00/100). 9. Etapy realizacji Budżetu Obywatelskiego: a) zgłaszanie projektów; b) weryfikacja zgłoszonych projektów w wydziałach merytorycznych Urzędu Miasta i Gminy w Skawinie; c) wybór projektów; d) ogłoszenie listy projektów pozytywnie zaopiniowanych przez wydziały merytoryczne; e) procedura głosowania; f) realizacja projektów; g) akcja informacyjna prowadzona przez cały okres realizacji Budżetu Obywatelskiego; h) ewaluacja prowadzona przez cały okres realizacji Budżetu Obywatelskiego.

4 Harmonogram realizacji Budżetu Obywatelskiego stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu ROZDZIAŁ 2 Zgłaszanie projektów do Budżetu Obywatelskiego 1. Propozycje projektów może zgłaszać projektodawca, który zbierze podpisy z poparciem projektu przez co najmniej 50 mieszkańców. 2. Zgłoszenie propozycji projektu następuje na formularzu zgłoszeniowym, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 3. Formularz uznany zostaje za ważny, jeśli wypełnione są wszystkie pola oznaczone, jako obowiązkowe. 4. Do formularza zgłoszeniowego, o którym mowa w ust. 2, należy dołączyć listę osób popierających projekt, której wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszego regulaminu. 5. W przypadku lokalizacji projektu na terenie nie stanowiącym własności gminy Skawina do formularza zgłoszeniowego należy, zgodnie z ust. 6 rozdziału I, dołączyć zgodę dysponenta terenu, której wzór stanowi załącznik nr 6 do niniejszego regulaminu. W przypadku lokalizacji projektu na terenie jednostek organizacyjnych gminy Skawina do formularza należy dołączyć zgodę zarządcy nieruchomości, której wzór stanowi załącznik nr 7 do niniejszego regulaminu. 6. Mieszkaniec może zgłosić jeden projekt. 7. Formularz zgłoszeniowy propozycji projektu do realizacji w ramach Budżetu Obywatelskiego dostępny będzie na stronie internetowej w zakładce Budżet Obywatelski oraz w Biurze Obsługi Mieszkańców (BOM) tut. urzędu. 8. Formularze zgłoszeniowe propozycji projektów wraz załącznikami należy składać: a) w formie papierowej w Biurze Obsługi Mieszkańców, Rynek 14, pok. 1, w zamkniętej kopercie z oznaczeniem wnioskodawcy (pieczęć nagłówkowa) i adnotacją: Budżet Obywatelski w godzinach pracy urzędu; b) pocztą na adres: Urząd Miasta i Gminy w Skawinie, Skawina Rynek 1, Skawina, w kopercie z adnotacją Budżet Obywatelski (decyduje data wpływu do siedziby tut. urzędu). 9. Formularze zgłoszeniowe propozycji projektów można składać w terminie od 13 czerwca do 8 lipca 2016 roku. 10. Warunkiem rozpatrzenia projektu jest spełnienie następujących wymogów: a) projekt powinien być złożony w terminie określonym w regulaminie; b) do formularza zgłoszeniowego należy dołączyć: - listę z minimum 50 podpisami mieszkańców popierających realizację projektu; - zgodę zarządcy terenu w przypadku realizacji projektu na terenach gminnych; - zgodę właściciela terenu w przypadku realizacji projektu na terenach niegminnych; - dodatkowe załączniki, jeżeli wymaga tego projekt.

5 ROZDZIAŁ 3 Weryfikacja zgłoszonych projektów 1. Zgłoszone projekty podlegają weryfikacji formalnej, którą przeprowadza koordynator. Weryfikacja formalna obejmuje: a) formę złożenia projektu; b) kompletność wymaganych załączników; c) terminowość złożenia projektu; d) kompletność min. 50 podpisów mieszkańców popierających projekt. 2. Projekty podlegają procedurze uzupełnienia braków formalnych. Koordynator występuje do projektodawcy o uzupełnienie braków w terminie nie dłuższym niż 3 dni. 3. Projekty, które nie spełnią wymogów formalnych zawartych w ust. 2, po zastosowaniu ust. 3 zostają odrzucone. O odrzuceniu projektów z przyczyn formalnych projektodawca zawiadamiany jest przez koordynatora w formie pisemnej. Projektodawcy nie przysługuje prawo wniesienia odwołania. 4. Projekty zweryfikowane pozytywnie pod względem formalnym koordynator przekazuje do weryfikacji (oceny) do wydziałów merytorycznych tut. urzędu. 5. Burmistrz w terminie do 15 lipca 2016 roku podaje do publicznej wiadomości listę projektów przekazanych do weryfikacji wydziałom merytorycznym urzędu oraz listę projektów zweryfikowanych negatywnie na etapie formalnym wraz z uzasadnieniem negatywnej weryfikacji. 6. Weryfikacja merytoryczna obejmuje: a) poprawność danych osób zgłaszających i popierających projekt; b) zgodność z wymogami, o których mowa w rozdziale I ust. 4; c) prawne, techniczne i technologiczne możliwości realizacji projektu; d) zaktualizowanie kosztorysu przedstawionego przez projektodawcę w formularzu zgłoszeniowym; e) analizę kosztów eksploatacji powstałych efektów projektu. 7. Prace związane z merytoryczną weryfikacją nadzoruje koordynator. 8. Koordynator w terminie do 9 września 2016 roku podaje do publicznej wiadomości listę projektów pozytywnie zweryfikowanych oraz listę projektów zweryfikowanych negatywnie wraz z uzasadnieniem. 9. Projektodawcy przysługuje prawo wniesienia odwołania od decyzji negatywnej weryfikacji. Odwołanie należy złożyć, bądź przesłać do urzędu - Biuro Obsługi Mieszkańców, Rynek 14, pok. 1 w terminie nie później niż 5 dni roboczych od terminu, o którym mowa w ust. 8. (decyduje data wpływu do siedziby tut. urzędu). Odwołanie rozstrzyga zespół. 10. O rozstrzygnięciu odwołania projektodawca zawiadamiany jest na piśmie w terminie 4 dni roboczych od dnia wniesienia odwołania. 11. Projektodawcy przysługuje prawo wycofania projektu w terminie nie później niż do 12 sierpnia 2016 r. Pisemną informację o wycofaniu projektu należy złożyć, bądź przesłać do urzędu (decyduje data wpływu do siedziby tut. urzędu).

6 12. Koordynator podaje listę projektów poddanych pod głosowanie w terminie do 23 września 2016 r. ROZDZIAŁ 4 Zasady wyboru projektów zgłoszonych do realizacji w ramach Budżetu Obywatelskiego 1. Kolejność projektów na karcie do głosowania ustalana jest przez zespół w drodze losowania publicznego. 2. W celu promocji projektów poddanych pod głosowanie, a także zachęcenia mieszkańców do udziału na etapie głosowania na projekty, mogą być organizowane spotkania promocyjne, w których udział może wziąć każdy mieszkaniec. 3. Spotkania, o których mowa w ust. 2 mogą się odbywać również podczas imprez lub innych wydarzeń mających miejsce w gminie. 4. Prezentacji projektów podczas spotkań promocyjnych dokonują projektodawcy. 5. Wyboru projektów zgłoszonych do realizacji w ramach Budżetu Obywatelskiego dokonują w drodze głosowania mieszkańcy gminy Skawina, którzy w dniu rozpoczęcia głosowania ukończyli 16 lat. 6. Głosowanie odbywa się za pomocą karty do głosowania, której wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. 7. Głosowanie jest jawne i imienne. 8. Głosowanie odbywa się: a) bezpośrednio poprzez wrzucenie karty do głosowania do urny w punktach wyznaczonych przez burmistrza; b) elektronicznie poprzez głosowanie internetowe. 9. Burmistrz może wyznaczyć punkty do głosowania na wniosek zarządów osiedli i sołtysów w wyznaczonych przez nich miejscu. Wniosek o wyznaczenie lokalu należy złożyć, bądź przesłać do urzędu (decyduje data wpływu do siedziby tut. urzędu) nie później niż 23 września 2016 r. wzór wniosku stanowi załącznik nr 8 niniejszego regulaminu. 10. Przewodniczący zarządu osiedla lub sołtys na wniosek Projektodawcy jest zobowiązany wyznaczyć punkt do głosowania oraz uzyskać pozwolenie zarządcy lub właściciela budynku na udostępnienie lokalu. 11. Przewodniczący zarządu osiedla oraz sołtys wyznacza członków komisji, w skład której wchodzą przedstawiciele zarządu osiedla, bądź członkowie rady sołeckiej. 12. Przewodniczący komisji, który otrzymał urnę ma obowiązek odebrać ją z Urzędu Miasta i Gminy od koordynatora w ostatnim dniu roboczym przed głosowaniem, a w pierwszym dniu roboczym po głosowaniu do godziny 10:00 przekazać koordynatorowi zaplombowaną urnę z kartami. 13. Głosowanie odbywa się w terminie od 24 do 30 października 2016, termin ten dotyczy również głosowania, o którym mowa w ust. 9.

7 14. Listę punktów do głosowania, o których mowa w ust. 9 oraz określenie zasad ich funkcjonowania podaje się do publicznej wiadomości do dnia 10 października 2016 roku. 15. Karty do głosowania będą dostępne od pierwszego dnia głosowania: a) w Biurze Obsługi Mieszkańców urzędu; b) w wyznaczonych punktach do głosowania, o których mowa w ust. 9; c) na stronie internetowej urzędu, w zakładce Budżet Obywatelski. 16. Zapotrzebowanie na karty do głosowania należy zgłosić koordynatorowi do 17 października 2016 roku. 17. W przypadku, gdy głosującym jest osoba małoletnia, na karcie do głosowania należy wypełnić pole ze zgodą opiekuna prawnego. W przypadku głosowania elektronicznego należy zaznaczyć rubrykę z wyrażeniem zgody opiekuna prawnego na uczestnictwo w procesie osoby małoletniej. 18. Każdy głosujący przyznaje 1 punkt wybranemu projektowi. 19. Głos jest nieważny, gdy głosujący oddał głos na więcej niż jednej karcie do głosowania. 20. Karty do głosowania będą weryfikowane pod kątem spełnienia wymogów formalnych. 21. Karty do głosowania wypełnione niewłaściwie, niezawierające wymaganych danych oraz niezawierające zgody na przetwarzanie danych osobowych będą uznane za nieważne. 22. W przypadku wypełnienia przez jedną osobę kilku kart do głosowania, wszystkie karty wypełnione przez tę osobę będą uznane za nieważne. 23. W przypadku wypełnienia kart do głosowania przez osoby nieuprawnione, wszystkie karty wypełnione przez te osoby będą uznane za nieważne. 24. Na końcowy wynik głosowania składają się wyniki głosowania bezpośredniego oraz elektronicznego. 25. Liczenia punktów dokonuje zespół. 26. Suma uzyskanych punktów decyduje o kolejności projektów na liście do realizacji. 27. W przypadku uzyskania równej liczby punktów przez dwa lub więcej projektów, o kolejności na liście rankingowej decyduje w pierwszej kolejności większa liczba oddanych głosów, a w dalszej kolejności losowanie, które przeprowadza zespół. 28. Wyniki zostaną podane do wiadomości publicznej przez zespół bez zbędnej zwłoki, jednakże nie później niż 14 listopada 2016 roku. 29. Za przeznaczone do realizacji uznaje się projekty, które uzyskały największą liczbę punktów, aż do wyczerpania ogólnej kwoty przeznaczonej na realizację zadań w ramach Budżetu Obywatelskiego. 30. W sytuacji, gdy pozostałe środki finansowe nie pozwalają na realizację w całości kolejnego projektu z listy rankingowej: a) realizacja kolejnego projektu jest możliwa poprzez partycypację w kosztach innego źródła finansowego np. środków do dyspozycji sołectw lub osiedli w danym roku budżetowym, a także środków uzyskanych od sponsorów. b) w przypadku gdy pozostałe środki nadal są niewykorzystane mogą przejść na realizację następnego projektu z listy rankingowej, aż do wyczerpania kwoty na zasadach określonych powyżej.

8 c) w sytuacji, gdy nie zostaną spełnione pkt 30a oraz 30b pozostałe środki przechodzą na rok następny powiększając kwotę przeznaczoną na realizację projektów w ramach Budżetu Obywatelskiego, 31. Projektodawca, którego projekt jest możliwy do zrealizowania z udziałem środków spoza Budżetu Obywatelskiego, w ciągu 21 dni kalendarzowych od terminu podania do wiadomości publicznej wyników głosowania ma obowiązek złożenia deklaracji pisemnej o dofinansowaniu projektu z innego źródła (liczy się data złożenia pisma do urzędu). 32. Każdy następny projektodawca ma 21 dni kalendarzowych na złożenie deklaracji realizacji kolejnego projektu z listy rankingowej od daty uzyskania informacji o takiej możliwości od koordynatora. 33. W sytuacji, gdy kilka projektów dotyczy tej samej lokalizacji oraz zostały wyłonione zgodnie z ust. 17, 18, 19 i 26 za rekomendowany do realizacji uznaje się projekt, który: a) znajduje się najwyżej na liście rankingowej, o której mowa w ust. 26; b) został wyłoniony przez komisję w drodze losowania, jeżeli projekty, o których mowa powyżej zajmują ex aequo tę samą pozycję na liście rankingowej. ROZDZIAŁ 5 Realizacja projektów 1. Jeżeli w tracie realizacji zadań, na etapie udzielania zamówień publicznych, oferowana cena realizacji zamówienia jest wyższa lub niższa od wyliczonych kosztów projektu, to przyjmuje się następujące zasady postępowania: a) w przypadku uzyskania w toku realizacji projektów wybranych do realizacji w ramach Budżetu Obywatelskiego nadwyżki środków zostają one przeznaczone na realizację zadań Budżetu Obywatelskiego na rok następny; b) w przypadku braku możliwości zbilansowania środków na wszystkie projekty, burmistrz ma prawo odmowy realizacji zadania, którego koszt w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest wyższy niż w projekcie i który zajmował niższą pozycję na liście rankingowej; c) negocjacje z projektodawcą co do zmniejszenia wartości projektu. 2. Burmistrz podaje do publicznej wiadomości listę projektów, które w wyniku postępowań, o których mowa w ust. 1 lit. b zostały odrzucone. 3. Burmistrz podaje informację zbiorczą dotyczącą projektów zrealizowanych w ramach Budżetu Obywatelskiego w 2017 roku. ROZDZIAŁ 6 Przetwarzanie danych osobowych 1. Zgłoszenie projektu w ramach Budżetu Obywatelskiego lub udział w poparciu projektu (głosowaniu) wymaga wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych.

9 2. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach Budżetu Obywatelskiego jest burmistrz. 3. Dane osobowe są gromadzone i wykorzystywane wyłącznie w ramach procedury realizacji Budżetu Obywatelskiego w celu weryfikacji zgłaszających projekt i głosujących. Osoby zgłaszające projekt lub uczestniczące w głosowaniu mają prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania. 4. Podanie danych jest dobrowolne, jednak bez ich podania uczestnictwo w procesie nie jest możliwe. 5. Po każdej zrealizowanej edycji karty do głosowania będą niszczone komisyjnie. ROZDZIAŁ 7 Postanowienia końcowe 1. Proces realizacji Budżetu Obywatelskiego podlega ewaluacji przez zespół. 2. Rekomendacje zmian w procedurze Budżetu Obywatelskiego dla kolejnych jego edycji będą wypracowywane przy uwzględnieniu wyników przeprowadzonej ewaluacji. 3. Raport z ewaluacji zostanie podany do publicznej wiadomości przed rozpoczęciem kolejnej edycji.