Rynek obiektów konferencyjnych w Polsce

Transkrypt

1 Rynek obiektów konferencyjnych w Polsce Go Online S. A. czerwiec 2013

2 Spis treści 1. Wstęp Prognozy i przewidywania Zadania raportu Wstępne wnioski Informacje ogólne Szkolenia Ilość szkoleń organizowanych w 2012 roku Liczebność szkoleń Liczba sal szkoleniowych w obiekcie Konferencje Ilość konferencji organizowanych w 2012 roku Liczebność konferencji Liczba sal konferencyjnych w obiekcie Miesiące, w których organizowane jest najwięcej szkoleń i konferencji Klienci szkoleniowo-konferencyjni Branża najczęściej organizująca wydarzenia w obiektach Obiekt zainteresowań organizatora Istotny element wyposażenia sali według organizatora Najpopularniejsze usługi dodatkowe Czynniki wyróżniające obiekty Województwo najczęściej organizujące konferencje i szkolenia Wyniki finansowe Przeciętny koszt szkolenia Przeciętny koszt konferencji Jak wielu uczestników szkolenia i konferencji nocuje w obiekcie Średni czas trwania konferencji i szkoleń Promocja Sposoby pozyskania klienta Najczęściej wykorzystywana forma reklamy w Internecie Najczęściej wybierany serwis konferencyjny Informacje dodatkowe Outsourcing Wiedza o branży Podsumowanie

3 1. Wstęp Z wielką przyjemnością prezentujemy Państwu drugą już edycję raportu Rynek obiektów konferencyjnych w Polsce. Zestawienie zawiera wyniki badań przeprowadzonych w kwietniu 2013 roku, na ogólnej liczbie 158 respondentów. Podobnie jak w poprzedniej edycji o zdanie zapytani zostali przedstawiciele hoteli i obiektów oferujących wynajem sal na szkolenia (84%) i konferencje (71%). Najczęściej organizowane spotkania w obiektach W raporcie porównane zostały wyniki z każdej edycji badania oraz dodano kilka nowych ciekawych statystyk. Z nadzieją pozytywnego odbioru opracowania, zapraszamy do lektury. 1.1 Prognozy i przewidywania Opublikowany w końcówce poprzedniego roku raport Business Barometer przewidywał wzrost rynku konferencyjnego w Europie w 2013 roku o 3,2% 1 z zaznaczeniem, że wzrost może nie dotyczyć polskiego rynku. Aczkolwiek była to jedynie prognoza, nie potwierdzona wówczas jeszcze rzeczywistymi wynikami rynku. Należy pamiętać, że rok 2012 obfitował w wyjątkowe wydarzenie jakim było UEFA Euro 2012, w którego trakcie turystyka tradycyjna, a tym bardziej turystyka biznesowa zamarły niemal całkowicie. Wydarzenie i przygotowania do UEFA Euro

4 przypadły na jeden z gorętszych okresów dla branży konferencyjnej w roku a więc zdrowy rozsądek pozwala przypuszczać, że ośrodki i hotele konferencyjne mogą mimo prognoz odnotować wzrost dochodów z organizacji konferencji i szkoleń w porównaniu z poprzednim rokiem. Wielu specjalistów wskazuje, że największą popularnością wśród klientów organizujących szkolenie lub konferencję cieszą się obiekty znajdujące się w centrach miast, albo wręcz przeciwnie usytuowane poza miastem, ale z dobrym dojazdem, w otoczeniu przyrody z ciekawą ofertą spędzenia wolnego czasu, pomiędzy konferencjami i szkoleniami 2. Obiekty poza organizacją zwyczajnych aktywności integrujących nastawiają się na kreatywność i owocną współpracę z klientami wymyślając i proponując coraz to nowsze atrakcje dodatkowe oraz najświeższe rozwiązania technologiczne w zakresie organizacji i wsparcia wydarzenia. Dotychczasowe raporty wskazują, że spotkania będą krótsze niż te organizowane w poprzednich latach, ale nadal w tradycyjnej formie pod względem kryterium miejsca i czasu, czyli uczestnicy będą przebywać fizycznie w tym samym pomieszczeniu 3. Najwyraźniej trend organizowania wideokonferencji i telekonferencji, popularny w Europie Zachodniej i za Oceanem jeszcze nie zagościł na dobre na rodzimym rynku konferencji. 1.2 Zadania raportu Głównym celem raportu jest przedstawienie branży turystyki biznesowej z punktu widzenia hotelarzy i obiektów szkoleniowo-konferencyjnych, a także weryfikacja zamieszczonych powyżej hipotez. Równie ważnym zadaniem jest przedstawienie zmian zachodzących w branży, porównując wyniki poprzedniej edycji badania oraz prognoza kierunku zmian na nadchodzące lata. Żywimy nadzieję, że raport przyczyni się do lepszego poznania specyfiki rynku i ułatwi Państwu utrzymanie usług na najwyższym poziomie jak również dostosowanie do wymagań klientów. Mamy również nadzieję, że część badania mówiąca o najskuteczniejszych metodach promocji usług przyczyni się do jeszcze skuteczniejszych działań marketingowych które, ułatwiają Państwu dotarcie do wszystkich klientów. Raport również postara się odpowiedzieć na przeczucia respondentów w ich ocenie rynku. Jedynie 28% ankietowanych uznało, że sytuacja na rynku szkoleniowo-konferencyjnym jest dobra,

5 natomiast aż 41% uważa, że rynek się nie rozwija, przy czym 31% respondentów sytuację na rynku ocenia jako złą. Ocena rynku szkoleniowo-konferencyjnego 1.3 Wstępne wnioski Z poniższego raportu można wywnioskować, że rynek nie odnotował znaczących różnic w ilości zorganizowanych eventów w porównaniu z rokiem 2011, ani dodatnich, ani ujemnych. Idealna oferta konferencyjno-szkoleniowa zawiera w sobie: dużą salę, mogącą pomieścić przeciętnie 100 uczestników wydarzenia; wyposażoną w rzutnik z ekranem i dostęp do Internetu; w ośrodku zlokalizowanym na obrzeżach miasta, gdzie jest wygodny dojazd i okolica na tyle przyjazna, że uczestnicy eventu w wolnym czasie mogą zwiedzać lub urządzić sobie wspólną zabawę na świeżym powietrzu. Najczęstszym i najskuteczniejszym sposobem docierania do klienta jest Internet, pozycjonowanie strony obiektu w wyszukiwarce Google i reklama na serwisach konferencyjnych. 5

6 Najpopularniejsze i najskuteczniejsze serwisy w branży to: mojekonferencje.pl, salebiznesowe.pl i konferencje.pl. 6

7 2. Informacje ogólne Do badania zostało zaproszone hoteli i obiektów szkoleniowo-konferencyjnych, ankietę wypełniło 158 respondentów. Najwięcej odpowiedzi napłynęło z województwa mazowieckiego (18%) i pomorskiego (11%). (Wykres nr 1) Wykres nr 1: Lokalizacja badanych obiektów 2.1 Szkolenia Część raportu poświęcona szkoleniom odpowiada m.in. na takie pytania jak: ilość zorganizowanych szkoleń w roku 2012, przeciętna wielkość szkolenia, średnia ilość sal szkoleniowych oferowanych przez ośrodki Ilość szkoleń organizowanych w 2012 roku. W poprzedniej edycji raportu respondenci wskazywali, że w 2011 roku ich ośrodki organizowały dużą ilość szkoleń. Najpopularniejszą odpowiedzią była liczba powyżej 100 szkoleń przy tylko jednym obiekcie, który nie zorganizował żadnego szkolenia w ciągu roku to bardzo 7

8 dobry wynik. Tegoroczna edycja badania wskazuje, że obiekty najczęściej organizowały w roku 2012 od 11 do 35 szkoleń (30%) (Wykres nr 2), co świadczy o rosnącej tendencji do organizacji mniejszej ilości szkoleń, która była widoczna już w pierwszej edycji raportu identyczne ilości szkoleń zajęły drugie i czwarte miejsce wśród najpopularniejszych odpowiedzi o ilości organizowanych wydarzeń szkoleniowych 2011 roku. Mimo malejącej liczby szkoleń, sytuacja na rynku nadal jest dobra ponieważ ponad 20% ankietowanych wskazało, że ich ośrodki zorganizowały powyżej 100 szkoleń, co jest drugim wynikiem w badaniu, bardzo pozytywnym dla wszystkich ośrodków oferujących możliwość organizacji szkolenia wśród swoich usług. Wykres nr 2: Liczba zorganizowanych szkoleń w 2012 roku Liczebność szkoleń. Wyniki tegorocznego badania wskazują, że liczebność szkoleń organizowanych w 2012 roku nie zmieniła się w porównaniu z 2011 rokiem. Najczęściej organizowane są szkolenia liczące od 21 do 30 osób (27%), natomiast drugim bardzo zbliżonym wynikiem jest przedział od 16 do 20 osób (25%) (Wykres nr 3). W porównaniu z rokiem 2011 średnia liczebność grup wzrosła, ponieważ poprzednie wyniki wskazywały na przewagę odpowiedzi zawierającej liczebność od 16 do 20 osób. Jest to optymistyczny wynik, pozwalający przypuszczać, że większość organizowanych szkoleń z 8

9 czasem będzie liczniejsza. Wykres nr 3: Średnia ilość uczestników szkolenia Liczba sal szkoleniowych w obiekcie. Wyniki tegorocznego badania wykazują spadek ilości sal szkoleniowych (Wykres nr 4) oferowanych przez obiekty, średnio o jedną salę w porównaniu z poprzednimi wynikami. Można to tłumaczyć wzrostem ilości sal konferencyjnych oferowanych przez obiekty lub domyślać się, że część sal została wyłączona z użytku na czas remontu bądź rozbudowy obiektów. Wykres nr 4: Ilość sal szkoleniowych 9

10 2.2 Konferencje W tej części raportu przybliżony zostanie zagadnienie konferencji, na podobne pytania jak przy szkoleniach i porównania z poprzednim rokiem odpowiedzi zamieszczono poniżej Ilość konferencji organizowanych w 2012 roku. W porównaniu z poprzednim badaniem pytanie zostało powiększone o możliwość zaznaczenia liczby ponad 75 konferencji w roku, która swoją popularnością zastąpiła odpowiedź najpopularniejszą w poprzednim badaniu ponad 55 konferencji w roku. Wyniki są bardzo dobre i obiecujące, ponieważ obiekty najczęściej organizowały ponad 75 konferencji w roku 2012 (18%), chociaż niewiele mniejszy odsetek ankietowanych odpowiedział, że w obiekcie zorganizowano małą ilość konferencji, od 4 do 6 (17%) (Wykres nr 5). Wykres nr 5: Liczba zorganizowanych konferencji w 2012 roku Liczebność konferencji. Porównanie wyników badania z poprzednią edycją napawa optymizmem, ponieważ możemy zaobserwować rosnącą liczbę uczestników konferencji. W 2011 roku najczęściej 10

11 organizowano konferencje dla 21 do 50 osób, natomiast w 2012 już jest to druga najpopularniejsza liczebność konferencji, a prym wiedzie liczebność od 51 do 100 uczestników (Wykres nr 6). Wykres nr 6: Średnia liczba uczestników konferencji Liczba sal szkoleniowych w obiekcie. Większość przebadanych obiektów posiada 1 lub 2 sale konferencyjne (odpowiednio 21% i 20%) (Wykres nr 7), o jeden punkt procentowy wzrosła za to liczba obiektów oferujących ponad 6 sal konferencyjnych (16%), stąd prawdopodobnie spadek liczby sal szkoleniowych w obiektach. 11

12 Wykres nr 7: Liczba sal konferencyjnych 12

13 2.3 Miesiące, w których organizowane jest najwięcej szkoleń i konferencji. Podobnie jak w poprzedniej edycji badania ankietowani wskazali, że najwięcej eventów odbywa się w miesiącach wrzesień i październik (odpowiednio 65% i 51%), natomiast bardzo rzadko albo w ogóle nie ma zleceń na szkolenia i konferencje w wakacje (odpowiednio 1% i 0%) (Wykres nr 8). Wykres nr 8: Miesiące, w których odbywa się najwięcej szkoleń i konferencji 13

14 3. Klienci szkoleniowo-konferencyjni 3.1 Branża najczęściej organizująca wydarzenia w obiektach Przedstawiciele branży usług finansowych najczęściej organizują konferencje i szkolenia (64%), nieco mniej aktywni w tym zakresie są przedstawiciele branż medycznej i farmaceutycznej oraz handlowej (odpowiednio 60% i 59%) (Wykres nr 9). Wykres nr 9: Branża najczęściej organizująca konferencje/szkolenie 3.2 Obiekt zainteresowań organizatora Z odpowiedzi naszych respondentów wynika, że organizatorzy poszukujący sali na szkolenie, konferencję najczęściej pod uwagę biorą cenę (87%) i wyposażenie (53%) (Wykres nr 10), kolejność odpowiedzi nie zmieniła się w porównaniu z poprzednim badaniem. 14

15 Wykres nr 10: Co jest ważne dla organizatora szkoleń i konferencji 3.3 Istotny element wyposażenia sali według organizatora Z badania wynika, że najważniejszym elementem wyposażenia sali jest rzutnik i ekran (92%) oraz dostęp do Internetu (71%) (Wykres nr 11), co pokrywa się z odpowiedziami poprzedniej edycji badania. Nie jest zaskoczeniem taki wynik, ponieważ są to elementy niezbędne do wygodnej prezentacji treści. Wykres nr 11: Najistotniejszy element wyposażenia sali 15

16 3.4 Najpopularniejsze usługi dodatkowe Z wyników naszego badania wynika, że klienci korzystający z usług dodatkowych oferowanych przez obiekty najczęściej korzystają z tradycyjnych form rozrywki, czyli imprezy taneczne (47%), grill/ognisko (46%), zwiedzanie okolicy (40%) (Wykres nr 12). W porównaniu z poprzednią edycją badania zauważyć można pewną zmianę w upodobaniach organizatorów ponieważ możliwość organizacji grilla i ogniska wyparło atrakcyjną do tej pory możliwość skorzystania ze SPA (25%). Można to tłumaczyć oszczędnością organizatorów i naciskiem na integrację grupy. Wykres nr 12: Najpopularniejsza forma spędzania wolnego czasu 3.5 Czynniki wyróżniające obiekty Według naszych respondentów ich obiekty najczęściej wyróżniają się lokalizacją (57%), ofertą noclegu (47%) i dopasowaniem do potrzeb klienta (47%) (Wykres nr 13). Wyniki pokrywają się z zeszłorocznymi, co jest dosyć zrozumiałe. Lokalizacja i dopasowanie do potrzeb klienta jest odpowiedzią na wymogi organizatorów, którzy wolą zwiedzać (lokalizacja niezwykle istotna) niż korzystać ze SPA. 16

17 Wykres nr 13: Cecha wyróżniająca ofertę obiektu 3.6 Województwo najczęściej organizujące konferencje i szkolenia Z odpowiedzi naszych respondentów wynika, że zdecydowana większość klientów jest z województwa mazowieckiego (66%) (Wykres nr 14), co nie jest zaskoczeniem zważając na fakt, że w województwie mieści się stolica kraju, do której przenosi się większość dużych i średnich przedsiębiorstw. Wykres nr 14: Z jakiego województwa najczęściej pochodzą organizatorzy 17

18 4. Wyniki finansowe 4.1 Przeciętny koszt szkolenia Średni koszt zorganizowania szkolenia w badanych obiektach nie zmienił się w porównaniu z poprzednią edycją badania, nadal najpopularniejszą ceną jest przedział między 2 a 4 tysiące złotych (22%). Zmieniły się za to drugie co do popularności odpowiedzi dotyczące kosztu szkolenia, w roku 2011 klient płacił od 2 do 4 tysięcy, lub więcej 4-6 tysięcy złotych. W roku 2012 za to jeśli szkolenie nie kosztuje ceny przeciętnej to jest tańsze, w przedziale od 1 do 2 tysięcy złotych (19%). Oczywiście nie jest to powód do zmartwień, ponieważ przedział cenowy 4-6 tysięcy złotych, występuje jedynie jeden procent rzadziej (18%) (Wykres nr 15). Wykres nr 15: Przeciętny koszt szkolenia 4.2 Przeciętny koszt konferencji Wyniki mówiące o średnim koszcie konferencji w obiektach ankietowanych nie różnią się niczym od tych z poprzedniego badania. Nadal najpopularniejsze są konferencje mieszczące się w kosztach do 10 tysięcy złotych (57%) (Wykres nr 16). 18

19 Wykres nr 16: Przeciętny koszt konferencji 4.3 Jak wielu uczestników szkolenia i konferencji nocuje w obiekcie Respondenci wskazali, że ponad 50% uczestników szkoleń i konferencji nocuje w obiekcie, w którym organizowane jest wydarzenie (odpowiednio dla szkoleń i konferencji: 56% i 54%) (Wykres nr 17). Wykres nr 17: Procent uczestników wydarzeń nocujących w obiektach 19

20 4.4 Średni czas trwania konferencji i szkoleń Powyższy wskaźnik pokrywa się z odpowiedziami dotyczącymi średniej długości trwania szkoleń i konferencji. Respondenci wskazali, że zazwyczaj wydarzenia trwają dwa dni (odpowiednio szkolenia i konferencje: 56% i 54%) (Wykresy nr 18 i 19). Pokrywa się to również z wynikami z poprzedniej edycji badania, kiedy ankietowani również wskazali, że najczęściej organizują dwudniowe zlecenia. Wykres nr 18: Średni czas trwania szkolenia 20

21 Wykres nr 19: Średni czas trwania konferencji 21

22 5. Promocja 5.1 Sposoby pozyskania klienta Respondenci jako najpopularniejszy sposób pozyskiwania klientów wskazali reklamę w Internecie (76%), na drugim miejscu znalazła się sprzedaż bezpośrednia (63%) (Wykres nr 20). Jest to zmiana w porównaniu z wynikami poprzedniego badania, kiedy to sprzedaż bezpośrednia miała więcej zwolenników niż reklama w Internecie. Wynik można tłumaczyć rosnącą popularnością Internetu, ułatwionym dostępem do niego i przystępną ceną firm oferujących usługi z zakresu promocji w Internecie. Taka forma reklamy pozwala również zaoszczędzić czas osób odpowiedzialnych za marketing obiektów dotychczas poświęcany na zachęcanie potencjalnych klientów do skorzystania z oferty obiektu. Wykres nr 20: Najczęściej wykorzystywana forma reklamy 5.2 Najczęściej wykorzystywana forma reklamy w Internecie Respondenci wskazali dwie mocno wyróżniające się formy reklamy internetowej: pozycjonowanie w wyszukiwarce Google (67%) i reklama na portalach konferencyjnych (60%) (Wykres nr 21). Wynik jest potwierdzeniem wcześniejszej interpretacji - taka forma promocji jest najmniej czasochłonna skoro respondenci wskazują, że korzystają z dwóch najmniej wymagających uwagi i najskuteczniejszych form reklamy w Internecie. 22

23 Wykres nr 21: Najpopularniejsze formy reklamy w Internecie 5.3 Najczęściej wybierany serwis konferencyjny Wyniki badania wskazują zdecydowanego lidera w branży serwisów konferencyjnych: mojekonferencje.pl zostały wybrany przez ponad połowę respondentów (58%), drugim najczęściej wybieranym serwisem jest salebiznesowe.pl (39%), a pierwszą trójkę zamyka portal konferencje.pl (37%) (Wykres nr 22). W porównaniu z badaniem z poprzedniego roku wzrost odnotowały serwisy mojekonferencje.pl oraz salebiznesowe.pl, które kosztem konferencje.pl zyskały miano drugiego z najpopularniejszych serwisów tego typu. Spadła również liczba obiektów niewspółpracujących w ogóle z portalami konferencyjnymi, o cztery punkty procentowe w porównaniu z poprzednim badaniem. 23

24 Wykres nr 22: Najczęściej wybierane serwisy konferencyjne 24

25 6. Informacje dodatkowe 6.1 Outsourcing Jak wykazało poprzednie badanie hotele i obiekty szkoleniowo-konferencyjne rzadko korzystają z usług firm zewnętrznych. Tegoroczny raport jedynie to potwierdza. Firmom zewnętrznym zlecane są najczęściej takie prace, z których wykonaniem obiekty mają problem lub nie posiadają wykwalifikowanego w danym zakresie personelu. W ten sposób najczęściej zlecanymi firmom zewnętrznym zadaniami są transport (38%) i animacja czasu wolnego (38%) (Wykres nr 23). Wykres nr 23: Usługi najczęściej zlecane firmom zewnętrznym 6.2 Wiedza o branży Celem badania było także sprawdzenie w jakim stopniu hotelarze interesują się branżą konferencyjno-szkoleniową i skąd pozyskują o niej informacje. Potwierdzając wyniki z poprzedniego badania respondenci odpowiedzieli, że najczęstszym źródłem wiedzy o branży jest dla nich Internet (96%) (Wykres nr 24), natomiast aż 3% respondentów nie interesuje się w ogóle nowinkami z branży. 25

26 Wykres nr 24: Źródło pozyskiwania wiedzy o branży MICE 26

27 7. Podsumowanie Raport wykazał, że mimo zakładanych strat w 2012 roku spowodowanych UEFA Euro 2012 hotelarze nie odnotowali różnicy w liczbie zleceń w porównaniu z rokiem Ilość zorganizowanych szkoleń i konferencji jest porównywalna w dwóch ostatnich latach, co pozwala przypuszczać, że w roku 2013 tendencja będzie się utrzymywała i hotelarze mogą odnotować zyski, ale mało prawdopodobne jest odnotowanie strat. Jak wynika z informacji podanych przez respondentów idealna oferta konferencyjnoszkoleniowa zawiera w sobie: dużą salę, mogącą pomieścić przeciętnie 100 uczestników wydarzenia; wyposażoną w rzutnik z ekranem i dostęp do Internetu; w ośrodku zlokalizowanym na obrzeżach miasta, gdzie jest wygodny dojazd i okolica na tyle przyjazna, że uczestnicy eventu w wolnym czasie mogą zwiedzać lub urządzić sobie wspólną zabawę na świeżym powietrzu. Konferencje i szkolenia nadal trwają przeciętnie dwa dni a wyniki wskazują, że ten średni czas się utrzyma. Nadal również, ośrodki nie muszą wyposażać się w najnowsze zdobycze technologii, umożliwiające spotkania i konferencje z osobami oddalonymi nawet o wiele kilometrów od siebie. Statystyczny klient eventowy reprezentuje branżę opartą głównie na pracy przedstawicieli handlowych (usługi finansowe, farmacja i medycyna, handel), pochodzi z województwa mazowieckiego i jest skłonny zapłacić za wydarzenie, w zależności od jego typu, od 2 do 10 tysięcy złotych. Najczęstszym i najskuteczniejszym sposobem docierania do klienta jest Internet. Pozycjonowanie strony obiektu w wyszukiwarce Google i reklama na serwisach konferencyjnych. Najpopularniejsze i najskuteczniejsze serwisy w branży to: mojekonferencje.pl, salebiznesowe.pl i konferencje.pl. Można założyć, że strategia promocji obiektów w Internecie pozwoliła na utrzymanie pozytywnych wyników finansowych, pomimo ciężkiego roku. Tendencja wskazuje, że wkrótce reklama w Internecie i obecność na serwisach konferencyjnych będzie wymaganym minimum, które obiekt będzie musiał spełnić by utrzymać promocję obiektu na przyzwoitym poziomie. Skuteczność tego typu reklamy płynie z faktu, powszechności dostępu do Internetu, możliwości skrócenia czasu dla klienta między znalezieniem obiektu a uzyskaniem oferty 27

28 współpracy oraz tanim lub bezpłatnym dla organizatora dostępem do podstawowych informacji o interesujących go obiektach. Słowem zakończenia możemy uznać, że pomimo braku wyraźnego wzrostu popytu na rynku konferencjno-szkoleniowym, prognozy są dobre i napawają optymizmem. W kraju jest duże zapotrzebowanie na usługi typu MICE, a może również rosnąć wraz z popularyzacją Polski turystycznej na rynkach europejskich. Kapitał napływowy może oznaczać ogromny wzrost dla rynku konferencyjno-szkoleniowego i potrzebę dostosowania się do technologicznych wymogów zagranicznych klientów. 28