PRZYGOTOWANIE WNIOSKU O DOFINANSOWANIE PROJEKTU W RAMACH KONKURSU OTWARTEGO 1/POKL/9.5/13

Transkrypt

1 PRZYGOTOWANIE WNIOSKU O DOFINANSOWANIE PROJEKTU W RAMACH KONKURSU OTWARTEGO 1/POKL/9.5/13 Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego Departament Europejskiego Funduszu Społecznego 25, 26, 27 marca 2013 r.

2 WYMAGANIA W ZAKRESIE PRZYGOTOWANIA WNIOSKU O DOFINANSOWANIE (1) Dokumenty Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach POKL, Instrukcja wypełniania wniosku w ramach PO KL, Zasady finansowania PO KL, Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą PO KL. 2

3 WYMAGANIA W ZAKRESIE PRZYGOTOWANIA WNIOSKU O DOFINANSOWANIE PROJEKTU (2) W trakcie wypełniania wniosku należy korzystać z aktualnej wersji Generatora Wniosków Aplikacyjnych dostępnej na stronie Wniosek należy sporządzić zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL z dnia 1 stycznia 2013 roku oraz Dokumentacją konkursową dla konkursu 1/POKL/9.5/13 Przy wypełnianiu wniosku należy również wziąć pod uwagę Kartę oceny formalnej i Kartę oceny merytorycznej. Pomocna w procesie przygotowania wniosku jest również Lista sprawdzająca stanowiąca załącznik do dokumentacji konkursowej 3

4 UWAGA: WYMAGANIA W ZAKRESIE PRZYGOTOWANIA WNIOSKU O DOFINANSOWANIE PROJEKTU (3) Nie zaleca się umieszczania dodatkowych informacji z zakresu cz wniosku w innym miejscu, niż przewiduje Instrukcja wypełniania wniosku. Dodatkowe informacje w powyższym zakresie zamieszczone w miejscu przeznaczonym np. na uzasadnienie kosztów nie będą brane pod uwagę przy ocenie wniosku o dofinansowanie projektu. W szczegółowym budżecie projektu w przypadku planowanych kosztów crossfinancingu należy zaznaczyć odpowiednie pole. W przeciwnym wypadku wydatek może zostać uznany za niekwalifikowalny. Po wypełnieniu budżetu projektu należy bezwzględnie użyć funkcji GWA Przelicz budżet. Gdy zakończymy wypełnianie wniosku należy dokonać walidacji danych (użyć funkcji Sprawdź ) aby wyeliminować ewentualne błędy. 4

5 UWAGA: WYMAGANIA W ZAKRESIE PRZYGOTOWANIA WNIOSKU O DOFINANSOWANIE PROJEKTU (4) Nie wszystkie obowiązkowe pola są walidowane przez GWA. Należy zwrócić szczególną uwagę na to, czy wszystkie pola wymagane Instrukcją zostały wypełnione np.: jednostki miary w części budżetowej, zaznaczenie występowania crossfinancingu Poprawnie sporządzony wniosek należy zapisać w pliku XML oraz wyeksportować do formatu PDF (przycisk Utwórz PDF ) oraz oba pliki (XML i PDF) zapisać na elektronicznym nośniku danych (płyta CD lub DVD). Wniosek należy złożyć wtożsamej wersji papierowej (2 egz.) i elektronicznej. 5

6 WYMAGANIA W ZAKRESIE PRZYGOTOWANIA WNIOSKU O DOFINANSOWANIE PROJEKTU (5) Dwa egzemplarze składanego wniosku powinny być trwale spięte np.: wpięte do skoroszytu a następnie do segregatora. Na grzbiecie segregator należy zawrzeć następujące dane: nr konkursu, nazwę wnioskodawcy i tytuł projektu. Płyta z wersją elektroniczną wniosku powinna być opatrzona opisem zawierającym: nr konkursu, nazwę wnioskodawcy, tytuł projektu i sumę kontrolną. UWAGA: Na wersji papierowej wniosku nie należy nanosić poprawek ręcznie, gdyż spowoduje to rozbieżność z wersją elektroniczną i tym samym wniosek przestanie spełniać wymóg tożsamości obu wersji. 6

7 SCHEMAT BUDOWY WNIOSKU I. INFORMACJE O PROJEKCIE II. III. IV. BENEFICJENT CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU BUDŻET PROJEKT V. OŚWIADCZENIE VI. VII. SZCZEGÓŁOWY BUDŻET PROJEKTU HARMONOGRAM 7

8 I. INFORMACJE O PROJEKCIE (1) 1.1 Numer i nazwa Priorytetu - wybieramy z listy rozwijanej GWA Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach 1.2 Numer i nazwa Działania wybieramy Działanie 9.5Oddolne inicjatywy edukacyjne na obszarach wiejskich 1.3 Numer i nazwa Poddziałania nie dotyczy 1.4 Województwo należy wybrać województwo podlaskie 1.5 Instytucja, w której wniosek zostanie złożony należy wpisać Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego 8

9 I. INFORMACJE O PROJEKCIE (2) 1.6 Numer konkursu wpisujemy nr 1/POKL/9.5/ Tytuł projektu - Nazwa powinna nawiązywać do typu projektu, realizowanych działań, grupy docelowej 1.8 Okres realizacji projektu należy wpisać okres w jakim projekt będzie realizowany (patrz kryterium dostępu: Okres realizacji projektu nie przekracza 8 miesięcy). 1.9 Obszar realizacji projektu: (cała Polska, województwo, powiat, gmina) w przypadku niniejszego konkursu należy wpisać właściwą gminę/gminy (kryterium dostępu: Projekt obejmuje swoim zasięgiem maksymalnie 3 gminy). Zaznaczenie opcji Cała Polska lub województwo jest nieprawidłowe. 9

10 I. INFORMACJE O PROJEKCIE (3) 1.10 Wyodrębniony projekt współpracy ponadnarodowej należy zaznaczyć opcję TAK, w przeciwnym wypadku należy wpisać NIE Projekt innowacyjny nie przewiduje się do realizacji ww. Projektu w ramach Działania 9.5, należy pozostawić domyślnie zaznaczoną opcję NIE Projekt z komponentem ponadnarodowym należy zaznaczyć opcję NIE. 10

11 II. BENEFICJENT (PROJEKTODAWCA) 2.1 Nazwa projektodawcy -należy wpisać pełną nazwę projektodawcy (zgodnie z wpisem do rejestru albo ewidencji właściwych dla formy organizacyjnej projektodawcy). 2.2 Status prawny - z rozwijanej listy należy wybrać odpowiedni status prawny projektodawcy. 2.3 NIP należy wpisać Numer Identyfikacji Podatkowej projektodawcy w formacie 10 - cyfrowym, nie stosując myślników, spacji i innych znaków pomiędzy cyframi. 2.4 REGON należy wpisać numer REGON, nie stosując myślników, spacji, ani innych znaków pomiędzy cyframi. 11

12 II. BENEFICJENT (PROJEKTODAWCA) 2.5 Adres siedziby -należy wpisać kod pocztowy właściwy dla siedziby projektodawcy, miejscowość, ulicę, numer budynku i numer lokalu (jeśli dotyczy) oraz telefon i fax (jeśli dotyczy). 2.6 Osoba/y uprawnione do podejmowania decyzji wiążących w imieniu projektodawcy - należy wpisać imię (imiona) i nazwisko osoby uprawnionej do podejmowania decyzji wiążących w imieniu projektodawcy zgodnie z wpisem do rejestru albo ewidencji właściwych dla formy organizacyjnej projektodawcy, upoważnieniem lub pełnomocnictwem. Można również wskazać sposób reprezentacji (np. w przypadku, gdy dwie osoby muszą działać łącznie). 12

13 II. BENEFICJENT (PROJEKTODAWCA) 2.7 Osoba do kontaktów roboczych - należy wpisać imię i nazwisko osoby do kontaktów roboczych, z którą kontaktować się będzie IOK/IP lub IZ. Musi to być osoba mająca możliwie pełną wiedzę na temat składanego wniosku o dofinansowanie należy podać bezpośredni numer telefonu do osoby wyznaczonej do kontaktów roboczych, adres poczty elektronicznej, numer faksu. 13

14 II. BENEFICJENT (PROJEKTODAWCA) 2.8 Partnerzy -należy podać dane wszystkich partnerów (jeżeli występują), z którymi projektodawca zamierza realizować projekt w partnerstwie Nazwa organizacji/instytucji należy wpisać pełną nazwę partnera krajowego jeśli występuje Status prawny z rozwijanej listy należy wybrać odpowiedni status prawny partnera krajowego jeśli występuje Adres siedziby należy wpisać kod pocztowy właściwy dla siedziby partnera, ulicę oraz numer budynku i numer lokalu (jeśli dotyczy) jeśli występuje. 14

15 3.1 i 3.2 Uzasadnienie potrzeby realizacji i cele projektu oraz grupy docelowe (1) Wskaż problem, na który odpowiedź będzie stanowił cel główny projektu, Opisz sytuację problemową, do której odnosi się projekt (uwzględnij sytuację kobiet i mężczyzn). 15

16 3.1 i 3.2 Uzasadnienie potrzeby realizacji i cele projektu oraz grupy docelowe (2) Przedstaw dane statystyczne uzasadniające cel główny projektu. UWAGA: Jako aktualne dane statystyczne należy rozumieć dane, które pochodzą z okresu ostatnich trzech lat licząc od roku, w którym składany jest wniosek o dofinansowanie. Jeśli wniosek jest składamy w 2013 roku to dane statystyczne mogą pochodzić z okresu z tym, że w pierwszej kolejności należy skorzystać z najbardziej aktualnych danych, tj. z roku złożenia wniosku o dofinansowanie lub z roku poprzedzającego. 16

17 3.1 i 3.2 Uzasadnienie potrzeby realizacji i cele projektu oraz grupy docelowe (3) Podaj charakterystykę osób i/lub instytucji, które zostaną objęte wsparciem z punktu widzenia istotnych dla projektu cech (np. wiek, status zawodowy, wykształcenie, płeć). Uzasadnij wybór grupy docelowej, która zostanie objęta wsparciem. Grupa docelowa powinna być opisana w sposób pozwalający stwierdzić, czy projekt jest skierowany do grupy kwalifikującej się do otrzymania wsparcia zgodnie z SzOP PO KL oraz Dokumentacją konkursową. Opisz sposób rekrutacji uczestników/uczestniczek odnoszący się do planu rekrutacji, dodatkowego naboru oraz katalogu przejrzystych kryteriów rekrutacji. Sposób rekrutacji zależy od wielu czynników między między innymi od profilu grupy docelowej i powinien być dostosowany do jej potrzeb. Kryteria muszą być spójne z diagnoza sytuacji problemowej. 17

18 3.1 i 3.2 Uzasadnienie potrzeby realizacji i cele projektu oraz grupy docelowe (4) Opisz potrzeby, bariery i oczekiwania uczestników/uczestniczek projektu. Podaj wiarygodne źródła uzyskania danych o skali zainteresowania potencjalnych uczestników/uczestniczek planowanym wsparciem. Opisz wpływ, jaki realizacja projektu może mieć na podmioty inne, niż grupa docelowa. Cel główny i cele szczegółowe projektu powinny charakteryzować się cechami zgodnymi z koncepcją SMART. 18

19 3.1 i 3.2 Uzasadnienie potrzeby realizacji i cele projektu oraz grupy docelowe (5) S - szczegółowe, konkretne (cele powinny być szczegółowo i jednoznacznie określone, dotyczyć konkretnych problemów. M - cele powinny zostać sformułowane w sposób pozwalający na ustalenie wskaźnika/wskaźników ich pomiaru. A - akceptowalne/trafne określane z uwzględnieniem otoczenia społecznego, w którym realizowany będzie projekt, a przede wszystkim z uwzględnieniem potrzeb grup docelowych projektu. R - realistyczne możliwe do osiągnięcia poprzez realizację projektu (nie mogą się odnosić do zadań i obszarów, które nie będą objęte projektem). T określone w czasie każdy cel powinien zawierać w swojej konstrukcji termin, w jakim ma być osiągnięty (informację oprzybliżonym terminie, w którym wszystkie zadania zostaną zrealizowane, a zaplanowane cele osiągnięte). 19

20 3.3 Zadania (1) Przyporządkuj zadania do danego celu szczegółowego, do którego osiągnięcia ma się przyczynić realizacja danego zadania. Opisz zadania realizowane w projekcie, zgodnie z chronologią zadań wskazaną w budżecie i harmonogramie wraz zuzasadnieniem. Opisz produkty, które będą wytworzone w ramach realizacji zadań. Określ wskaźniki odnoszące się do celów szczegółowych projektu (rezultaty podaj w podziale na płeć). Zwróć uwagę czy wskaźniki umożliwiają pomiar stopnia poprawy sytuacji uczestników projektu, zniwelowania problemu itp. 20

21 3.6 - Potencjał i doświadczenie projektodawcy Opis sposobu zarządzania projektem Opisz doświadczenie beneficjenta/partnerów w realizacji podobnych przedsięwzięć/projektów Opisz, w jaki sposób projekt będzie zarządzany Opisz, jakie zaplecze techniczne oraz jaka kadra zaangażowane będą w realizację projektu (sprzęt, stanowiska, kompetencje) 21

22 IV Wydatki projektu Przedstaw wydatki niezbędne do realizacji projektu iosiągania jego celów. Określ wydatki tak by były racjonalne i efektywne, zgodne ze stawkami rynkowymi, spełniające zasady kwalifikowalności. Ustal poziom kosztów zarządzania w kontekście specyfiki i okresu realizacji projektu oraz zgodności z limitem określonym w Wytycznych. Przedstaw wydatki projektu w podziale na zadania. Zadania ujęte w budżecie powinny korespondować z zadaniami zdefiniowanymi w części merytorycznej wniosku odofinansowanie 22

23 KWOTY RYCZAŁTOWE (1) 1. W przypadku, gdy wartość projektu nie przekracza 100 tys. zł, a więc w ramach niniejszego konkursu, beneficjent zobowiązany jest do rozliczania kosztów bezpośrednich wyłącznie w oparciu o kwoty ryczałtowe. 2. Kwota ryczałtowa jest kwotą uzgodnioną za wykonanie określonego w projekcie zadania lub zadań, na etapie zatwierdzenia projektu do realizacji. Nie jest zatem możliwe obniżenie wartości wskaźników pierwotnie zakładanych do osiągnięcia w ramach realizowanego projektu rozliczanego kwotami ryczałtowymi. Możliwe są tylko drobne zmiany pomiędzy poszczególnymi wskaźnikami niemające wpływu na istotę projektu i pierwotny cel. Cel projektu nigdy jednak nie podlega zmianie. 23

24 KWOTY RYCZAŁTOWE (2) 3. We wniosku o dofinansowanie beneficjent wskazuje, że zamierza rozliczyć wydatki w oparciu o kwoty ryczałtowe i dokonuje tego zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku. 4. Należy precyzyjnie zdefiniować/określić wskaźniki produktów i wskazać przynajmniej jeden wskaźnik produktu dla każdej z kwot ryczałtowych. 5. W szczegółowym budżecie projektu wydatki należy przedstawić w podziale na zadania. Zadania ujęte w budżecie powinny korespondować z zadaniami zdefiniowanymi w części merytorycznej wniosku. 24

25 KWOTY RYCZAŁTOWE (3) 6. Konstrukcja budżetu rozliczanego w oparciu o kwoty ryczałtowe jest zatem oparta na takich samych zasadach jak w przypadku projektów, w których rozliczanie dokonywane jest na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych (dotyczy również wykazywania cross-financingu). 7. W uzasadnieniu do szczegółowego budżetu projektu trzeba podać, w jaki sposób beneficjent zamierza udowodnić realizację zadań określonych we wniosku poprzez wskazanie dokumentów, które potwierdzają wykonanie zadań. Przykłady dokumentów: lista obecności uczestników projektu na szkoleniu / spotkaniu lub innej formie wsparcia realizowanej w ramach projektu; dzienniki zajęć prowadzonych w projekcie; dokumentacja zdjęciowa; analizy i raporty wytworzone w ramach projektu 25

26 KWOTY RYCZAŁTOWE (4) 8. Nie ma możliwości wskazania, iż jedynie część zadań w ramach projektu jest rozliczana kwotą ryczałtową (kwotami ryczałtowymi). Wydatki na zadanie Zarządzanie projektem są rozliczane proporcjonalnie w ramach kwot ryczałtowych zdefiniowanych w projekcie, a tym samym są kwalifikowalne pod warunkiem wykonania pozostałych zadań objętych kwotami ryczałtowymi oraz osiągnięcia wskaźników. W przypadku rozliczania kosztów bezpośrednich kwotami ryczałtowymi nie ma możliwości dokonywania przesunięć pomiędzy zadaniami oraz zwiększenia wartości kwot ryczałtowych. 26

27 KWOTY RYCZAŁTOWE (5) 11. W przypadku rozliczania kosztów bezpośrednich na podstawie kwot ryczałtowych, rozliczanie kosztów pośrednich następuje wyłączniewsposóbryczałtowy. 12. Koszty bezpośrednie rozliczane za pomocą kosztów ryczałtowych nie mogą dotyczy zadań, których całość lub istotna część dotyczy zadań zleconych. 27

28 LIMITY KOSZTÓW Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem Ryczałt procentowych kosztów pośrednich przy wartości projektu do 500 tys. włącznie - 9% kosztów bezpośrednich Koszty zarządzania Limit kosztów zarządzania projektem przy wartość projektu do do 500 tys. włącznie - 30% wartości projektu W przypadku partnerstwa limit kosztów zarządzania zwiększany jest o 2% na każdego partnera - nie więcej niż 10%. 28

29 METODOLOGIA WYLICZENIA KWOT RYCZAŁTOWYCH (1) PRZYKŁAD Wartości zadań w szczegółowym budżecie projektu wynoszą: Zadanie 1 Organizacja kursu z języka niemieckiego zł Zadanie 2 Organizacja kursu z języka angielskiego zł Zadanie zł Zadanie 4 Zarządzanie projektem zł Wyliczenie wartości kwot ryczałtowych: zł zł zł = zł Zadanie zł/ zł = 22,21 % Zadanie zł/ zł = 21,56 % Zadanie zł/ zł = 56,23 % 29

30 METODOLOGIA WYLICZENIA KWOT RYCZAŁTOWYCH (2) Podział kosztów Zarządzania projektem pomiędzy kwoty ryczałtowe: Zadanie 1 22,21 % x zł = 2 221,00 zł Zadanie 2 21,56 % x zł = 2 156,00 zł Zadanie 3 56,23 % x zł = 5 623,00 zł Ostateczne wartości kwot ryczałtowych: Zadanie zł ,00 zł = ,00 zł Zadanie zł ,00 zł = ,00 zł Zadanie zł ,00 zł = ,00 zł 30

31 NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY PRZY SKŁADANIU I WYPEŁNIANIU WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE PROJEKTU Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego Departament Europejskiego Funduszu Społecznego 25, 26, 27 marca 2013 r.

32 NAJCZĘŚĆIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY (1) Złożenie wniosku w terminie innym niż wskazany przez IOK Wskazanie jako instytucji właściwej do przyjmowania wniosku innej, niż określona w Dokumentacji konkursowej Wszystkie wymagane pola we wniosku nie zostały. wypełnione w języku polskim. Okres realizacji projektu nie zgodny z kryterium dostępu, Systemem Realizacji PO KL. Niezgodność numeru konkursu w pkt. 1.6 z numerem wskazanym w ogłoszeniu o konkursie. 32

33 NAJCZĘŚĆIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY (2) Niezłożenie wniosku w 2-óch egzemplarzach papierowych i wersji elektronicznej. Niedająca się odczytać wersja elektroniczna (plik XML). Brak w cz. V wniosku pieczęci oraz czytelnego podpisu osoby upoważnionej (dotyczy również partnerów). Podpisanie wniosku w cz. V przez inna osobę niż wskazana w pkt Typ nośnika danych, na którym zapisano wersję elektroniczną jest niezgodny z wymaganiami określonymi w dokumentacji konkursowej. Brak co najmniej jednej strony w którymkolwiek egzemplarzu wniosku. Inna suma kontrolna w wersji papierowej i elektronicznej. 33

34 NAJCZĘŚĆIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY (3) Uzasadnienie potrzeby realizacji, cele projektu i grupy docelowe. Wskazanie danych statystycznych nieaktualnych czy nieadekwatnych do diagnozy problemu. Brak danych statystycznych potwierdzających wymienione problemy Wykazanie problemów, na które nie ma odpowiedzi w celach projektu Dane nieadekwatne, nieaktualne, nieodnoszące się do grupy docelowej Brak informacji lub tylko zasygnalizowanie o inicjatywie oddolnej 34

35 NAJCZĘŚĆIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY (4) Uzasadnienie potrzeby realizacji, cele projektu i grupy docelowe cele sformułowane jako działania cele nieadekwatne do przedstawionej diagnozy cele nie spełniają kryteriów SMART brak uzasadnienia wyboru grupy docelowej opis sposobu rekrutacji bardzo ogólny, brak kryteriów rekrutacji brak wskazania barier i potrzeb grupy docelowej 35

36 NAJCZĘŚĆIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY (5) Uzasadnienie potrzeby realizacji, cele projektu i grupy docelowe Wskazanie problemów, na które nie ma odpowiedzi w celach projektu. Kryteria rekrutacji niewynikające z diagnozy lub nieadekwatne do danego rodzaju zajęć. Kryteria sformułowane nieprecyzyjnie lub niejednoznacznie. Brak wskazania barier i potrzeb grupy docelowej. Brak informacji dotyczących kluczowych cech grupy docelowej. 36

37 NAJCZĘŚĆIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY (6) 3.3 ZADANIA brak spójności opisu działań z zaplanowanym budżetem i harmonogramem. brak wskazania osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych zadań brak produktów, które będą wytworzone w wyniku realizacji zadań niepełne informacje dotyczące organizacji poszczególnych form wsparcia w projekcie brak informacji o sposobie mierzenia produktów 37

38 NAJCZĘŚĆIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY (7) 3.6 POTENCJAŁ I DOŚWIADCZENIE PROJEKTODAWCY 3.7 ZARZĄDZANIE PROJEKTEM informacje dotyczące doświadczenia personelu traktowane jako doświadczenie jednostki brak lub zbyt ogólne informacje dotyczące kwalifikacji wymaganych na stanowisku brak informacji o sposobie monitorowania projektu brak uzasadnienia wyboru partnera niejasny podział zadań między partnerami 38

39 NAJCZĘŚĆIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY (8) 3.6 BUDŻET I HARMONOGRAM Okres realizacji projektu nadmiernie rozciągnięty w czasie Budżet niespójny z opisem działań Brak formy zatrudnienia i wymiaru godzinowego pracy personelu Brak metodologii wyliczenia kwot ryczałtowych Brak uzasadnienia kosztów pośrednich rozliczanych 39

40 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ UrządMarszałkowski Województwa Podlaskiego Departament Europejskiego Funduszu Społecznego ul. Poleska 89, Białystok tel , 286, 261,