PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU TRÓJMIASTA

Transkrypt

1

2

3 PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU TRÓJMIASTA Stan obecny i perspektywy rozwoju rynku spotkań Raport dotyczący badań statystycznych Autorzy: dr Piotr Kuropatwiński, Andrzej B. Piotrowicz Gdańsk, ul. Wałowa 26/4 info@pswe.org Koordynator: Beata Pawłowska Gdańsk Convention Bureau Gdańsk, ul. Długi Targ 28/29 convention@gdanskconvention.pl

4 Spis treści Wstęp Charakterystyczne cechy światowego rynku spotkań stowarzyszeń według International Congress and Convention Association (ICCA) Liczba spotkań w poszczególnych krajach Liczba spotkań w poszczególnych miastach Liczby uczestników Opłaty rejestracyjne i ogólny poziom wydatków Charakterystyka wykorzystywanych miejsc organizowania spotkań w świetle danych ICCA Tematyka spotkań biznesowych w świetle badań ICCA Ulubione miesiące, częstotliwość i czas trwania spotkań Trójmiasto w rankingach ICCA Liczba spotkań biznesowych Wielkość spotkań biznesowych Tematyka spotkań biznesowych Wykorzystanie obiektów konferencyjnych oraz najpopularniejsze miesiące organizacji spotkań Próba określenia szacunkowej wartości trójmiejskiego rynku spotkań i perspektyw jego rozwoju w świetle badań GCB Rodzaje wydarzeń biznesowych, liczba uczestników oraz ich liczba w kolejnych miesiącach roku Tematyka spotkań biznesowych organizowanych w Trójmieście w roku Podsumowanie...18 Glossariusz...20

5 Wstęp W obecnej erze faktem jest, że wiedza, dane i specjalistyczna informacja są kluczową walutą napędzającą współczesną globalną gospodarkę, a międzynarodowe stowarzyszenia i ich cykliczne spotkania są ważnymi graczami zaangażowanymi w ich tworzeniu, rozwijaniu i rozpowszechnianiu. Okres coraz szybszego wzrostu skali i tempa wymiany informacji sformatowanej na nośnikach cyfrowych nadal znajduje się w swojej wstępnej, formacyjnej fazie. Martin Sirk, Dyrektor Generalny ICCA 1 Z dużą satysfakcją przekazujemy Państwu pierwszą edycję opracowania pt. Promocja turystyki biznesowej jako markowego produktu Trójmiasta. Stan obecny i perspektywy rozwoju rynku spotkań. Gdańsk Convention Bureau (GCB), jako instytucja promująca turystykę biznesową w skali całego regionu, zleciło autorom niniejszej publikacji opracowanie raportu obrazującego trójmiejski rynek spotkań w roku 2009 i perspektywy jego rozwoju. W niniejszej publikacji przedstawiamy informacje na temat liczby spotkań zorganizowanych w Gdańsku i regionie w świetle badań ankietowych prowadzonych w skali lokalnej oraz statystyk międzynarodowego stowarzyszenie International Congress & Convention Association (ICCA), którego GCB jest jedynym na Pomorzu i jednym z 11 w Polsce członków od 13 sierpnia 2007 roku. 1 The International Association Meetings Market Raport Statystyczny ICCA; Abstrakt dla niestowarzyszonych PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU TRÓJMIASTA 3

6 Gdańsk Convention Bureau (GCB) stało się podmiotem odpowiedzialnym za rozwój i promocję turystyki biznesowej w województwie pomorskim na mocy porozumienia zawartego z Pomorską Regionalną Organizacją Turystyczną w dniu 5 marca 2009r. Główna część opracowania zawiera omówienie danych pozyskanych w wyniku badań przeprowadzonych przez GCB wśród zarządców obiektów, w których miały miejsce imprezy turystyki biznesowej w Trójmieście w roku Zostały one przedstawione w formie syntetycznych tablic, dotyczących kongresów, konferencji, wydarzeń korporacyjnych, podróży motywacyjnych, szkoleń, targów i wystaw oraz innych spotkań, a także w rozbiciu na informacje dotyczące Gdańska, Sopotu i Gdyni. Kontynuacja badań umożliwi sporządzanie raportów, dzięki którym będzie można analizować pozycję Gdańska i Trójmiasta na tle innych miast na świecie w dłuższej perspektywie. Dane zostały udostępnione przez GCB, którego głównymi zadaniami są: - promocja Gdańska i Regionu jako destynacji konferencyjnej, - merytoryczna pomoc, wsparcie i doradztwo dla organizatorów spotkań biznesowych, - prowadzenie badań statystycznych dot. turystyki biznesowej, - organizacja podróży studyjnych dla dziennikarzy i tour operatorów, - tworzenie produktów na potrzeby turystyki biznesowej, - udział w krajowych i zagranicznych targach turystyki biznesowej, - aktywne członkostwo w organizacjach krajowych i zagranicznych związanych z turystyką biznesową, - dystrybucja materiałów promocyjnych o Gdańsku i Regionie. Niniejsza publikacja jest opracowaniem, skierowanym do samorządów Trójmiasta i całego województwa pomorskiego, osób zajmujących się planowaniem i programowaniem konferencji, organizatorów wydarzeń biznesowych oraz do kadry naukowej zajmującej się szeroko rozumianym przemysłem spotkań i turystyką biznesową. Jej adresatami są również organizacje pozarządowe, placówki upowszechniania kultury, sztuki i Edukacji, a także wszelkiego rodzaju firmy obsługujące te podmioty. Mamy nadzieję, że niniejszy raport będzie odpowiednim narzędziem do opracowywania strategii działań prowadzących do pozyskiwania nowych klientów, z korzyścią dla oferentów i całej społeczności Trójmiasta. Dziękujemy wszystkim osobom udostępniającym dane umożliwiające opracowanie niniejszej publikacji, serdecznie zapraszamy do dalszej współpracy, gromadzenia kolejnych informacji i tworzenia podstaw kolejnych opracowań analitycznych. Autorzy 4 PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU TRÓJMIASTA

7 1 Charakterystyczne cechy światowego rynku spotkań stowarzyszeń według International Congress and Convention Association (ICCA) Rynek spotkań międzynarodowych stowarzyszeń obejmuje szeroką gamę imprez różnych rodzajów i kategorii: spotkania specjalistów medycyny; pracowników nauki; innych badaczy akademickich; stowarzyszeń branżowych; stowarzyszeń profesjonalistów różnych dziedzin, jak i międzynarodowych spotkań profesjonalistów o charakterze towarzyskim. W kategoriach skali, budżetu, czasu trwania i złożoności mamy tutaj do czynienia z bardzo dużym zróżnicowaniem rodzajów i kategorii imprez, występuje jednak możliwość zidentyfikowania pewnych podobieństw: prawie każda specjalność ma swoje stowarzyszenie, które organizuje jedno lub więcej spotkań rocznie; większość stowarzyszeń organizuje spotkania, które są powtarzane w regularnych odstępach czasu co roku, co dwa lata etc; miejsca organizowania spotkań (destynacje) zwykle zmieniają się rotacyjnie, rzadko kiedy organizowane są w tym samym miejscu po upływie krótkiego okresu czasu; inicjatywa goszczenia spotkania często powstaje w lokalnej organizacji partnera stowarzyszenia, np. w środowisku krajowego stowarzyszenia członkowskiego (jeśli ten organ ma trudności z wzbudzeniem motywacji do zorganizowania spotkania, występuje duże prawdopodobieństwo zorganizowania spotkania gdzie indziej); miejsce i czas, a także prawo do zorganizowania spotkania wielu międzynarodowych stowarzyszeń ustalane są z bardzo dużym wyprzedzeniem; niczym nadzwyczajnym nie jest ustalenie tych kwestii z wyprzedzeniem pięciu i więcej lat; szacuje się, że coraz większa liczba (około 25-30%), choć nadal pozostająca mniejszością, procesów odejmowania decyzji nie przewiduje stosowania oficjalnych procedur przetargowych, ale ma swojego centralnego inicjatora, który dokonuje selekcji miasta i konkretnej lokalizacji imprezy w oparciu o z góry ustalone ścisłe kryteria wyboru. Niniejszy fragment raportu powstał w oparciu o Raport Statystyczny ICCA (Statistics Report The International Association Meeting Market) przygotowywany corocznie przez International Congress and Convention Association (ICCA, uznane międzynarodowe stowarzyszenie profesjonalistów z branży spotkań. Ustala ono ranking miast i państw pod kątem liczby spotkań, zorganizowanych na ich terenie. Doroczne rankingi ICCA pokazują, ile spotkań odbyło się w ciągu ostatnich dwunastu miesięcy, a także, jaki miały charakter, kto brał w nich udział, jaka była ich specyfika oraz pomiędzy jakimi destynacjami rotują. ICCA (International Congress and Convention Association) prowadzi swoje statystyki na podstawie ściśle określonych zaleceń. Międzynarodowe wydarzenia brane pod uwagę spełniają trzy podstawowe kryteria: muszą być cykliczne; wcześniej musiały być zorganizowane w przynajmniej 3 różnych krajach; musiało w nich wziąć udział co najmniej 50 uczestników. Dane te są cennym źródłem informacji dla aglomeracji i miast promujących się na rynku spotkań. Prowadzona przez ICCA baza danych dostępna jest tylko jej członkom i umożliwia im poszukiwanie nowych spotkań PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU TRÓJMIASTA 5

8 stowarzyszeń, które mogą być zainteresowane ich destynacją, innymi słowy jest źródłem potencjalnego biznesu. Innym liczącym się w skali światowej stowarzyszeniem jest UIA (Union of International Association), założone w roku UIA jest pionierem w zakresie badań, monitorowania i przekazywania informacji o organizacjach i stowarzyszeniach międzynarodowych oraz ich globalnych wyzwaniach. Gromadzi dane na podstawie własnych zaleceń, a wydarzenia brane pod uwagę przez to stowarzyszenie spełniają następujące kryteria: spotkanie musiało trwać co najmniej 3 dni; musiało w nim wziąć udział co najmniej 300 uczestników; przynajmniej 40% uczestników musiało pochodzić z zagranicy; uczestnicy musieli pochodzić z minimum 5 krajów. W warunkach znacznego nakładania się danych statystycznych na temat imprez podawanych przez ICCA i UIA, najważniejszą różnicą jest to, że imprezy klasyfikowane przez UIA obejmują wydarzenia, które organizowane są w stałych miejscach, podczas gdy wszystkie wydarzenia podawane przez ICCA muszą mieć charakter imprez rotujących między różnymi destynacjami w co najmniej trzech krajach. 1.0 Liczba spotkań w poszczególnych krajach W roku 2009 ICCA zanotowała liczbę 8294 spotkań, które odbyły się na rynku światowym, z czego 4513 spotkań zorganizowanych zostało w Europie. Europa jest wciąż najpopularniejszą destynacją z ponad 54% spotkań, które odbyły się w roku 2009, jednakże liczba spotkań organizowanych w Europie spadła na korzyść Ameryki Łacińskiej i Afryki. Kolejne miejsca zajmują Ameryka Północna (17,6% rynku) i Azja/Środkowy Wschód (16% rynku). Tab. 1. Liczba spotkań w poszczególnych latach Rok Liczba spotkań na świecie Liczba spotkań w Europie Źródło: ICCA Statistics Report, The International Association Meetings Market Stany Zjednoczone Ameryki niezmiennie od 2000 roku odnotowują największą liczbę międzynarodowych spotkań. Z krajów europejskich największym zainteresowaniem cieszą się niezmiennie Niemcy (od ponad 10 lat na pierwszej pozycji), Hiszpania, Francja, Włochy, Wielka Brytania. W roku 2009 Polska znalazła się na 29 miejscu na rynku światowym i 19 miejscu w Europie ze 103 spotkaniami. Tab. 2. Liczba spotkań w poszczególnych krajach na świecie w latach Miejsce Kraj U.S.A Niemcy Hiszpania Włochy Wielka Brytania Francja Brazylia Japonia Chiny Austria Holandia Szwajcaria Polska Total Źródło: ICCA Statistics Report, The International Association Meetings Market PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU TRÓJMIASTA

9 1.1 Liczba spotkań w poszczególnych miastach Statystyki ICCA pokazują, że najpopularniejszymi miejscami organizacji spotkań są znane stolice krajów i regionów, charakteryzujące się bogatym dziedzictwem historycznym i kulturalnym, z bogatą ofertą usług, dobrze skomunikowane, dbające także o wysoką jakość przestrzeni publicznych i systemu lokalnej komunikacji (obejmującej oczywiście tradycyjny transport publiczny, innowacyjne systemy rowerów publicznych oraz dobre warunki komunikacji pieszej w centrach miast). Ostatnie lata pokazują wzrost zainteresowania dużymi destynacjami, co prezentuje poniższa tabela. W roku 2009, po raz piąty z rzędu, na prowadzenie wysunął się Wiedeń z 160 spotkaniami. Drugie miejsce zajęła Barcelona, z porównywalną do roku ubiegłego liczbą spotkań, natomiast na trzecim miejscu znalazł się Paryż, który w roku 2009 odnotował niewielki spadek wszystkich zorganizowanych na jego terenie spotkań w porównaniu z rokiem Jedynym nowym miastem w pierwszej dwudziestce jest Madryt, który w roku 2009 odnotował znaczny wzrost liczby spotkań w porównaniu z rokiem ubiegłym i znalazł się na 13. miejscu. Z miast polskich najwięcej spotkań w roku 2009 odnotowała Warszawa (32) i tym samym zajęła w rankingu miejsce 49. Gdańsk znalazł się na 231. miejscu z 7 spotkaniami. Tab. 3. Liczba spotkań w poszczególnych miastach w latach Miejsce Miasto Wiedeń Barcelona Paryż Berlin Singapur Kopenhaga Sztokholm Amstredam Lizbona Pekin Buenos Aires Seul Budapeszt Madryt Praga Londyn Istanbul Sao Paulo Bangkok Ateny Bruksela Kuala Lumpur Warszawa Kraków Poznań Gdańsk Źródło: ICCA Statistics Report, The International Association Meetings Market Liczba uczestników Ogólna liczba uczestników wszystkich spotkań umieszczonych w bazie danych ICCA w roku 2009 osiągnęła poziom 5,2 miliona osób. Dla porównania z rokiem 2008 było to prawie 5,5 miliona uczestników (Tab. 4). PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU TRÓJMIASTA 7

10 Tab. 4. Szacowana liczba uczestników spotkań w podziale na kontynenty w latach Kontynent Europa Ameryka Północna Azja/ Środkowy Wschód Ameryka Łacińska Australia Afryka Total Źródło: ICCA Statistics Report, The International Association Meetings Market Tab. 5. Szacowana liczba uczestników spotkań ze względu na kraj w latach Miejsce Country Stany Zjednoczone 2 Niemcy Włochy Hiszpania Francja Wielka Brytania 7 Kanada Austria Brazylia Chiny Turcja Holandia Argentyna Meksyk Japonia Szwecja Dania Australia Korea Płd Grecja Polska Źródło: ICCA Statistics Report, The International Association Meetings Market W roku 2009 przeciętna liczba uczestników jednego spotkania notowanego w statystykach ICCA na rynku światowym kształtowała się na poziomie 609 osób z największą liczbą 1005 osób w Ameryce Północnej, 684 osobami w Afryce oraz na trzecim miejscu z 594 osobami w Ameryce Łacińskiej (Tab. 6). W Europie w roku 2009 przeciętna liczba uczestników jednego spotkania notowanego w statystykach ICCA kształtowała się na poziomie 581 osób. Najwyższą w przeciągu ostatnich 10 lat, przeciętną liczbę uczestników spotkania zanotowano w roku 2000 i wynosiła ona 812 osób na rynku światowym oraz 748 na rynku europejskim. W roku 2009 prawie 27% wszystkich ujętych w bazie ICCA spotkań stanowiły spotkania liczące od 50 do 149 uczestników. Liczba ich wzrosła o 13,5% w ciągu ostatnich 10 lat. Oznacza to, że małe spotkania podwoiły swoją liczbę i po raz pierwszy od 10 lat stanowiły największą kategorię. Można też zauważyć, że liczba mniejszych spotkań wzrasta z roku na rok, natomiast spada liczba spotkań powyżej 500 uczestników. Do roku 2008 najliczniejszą grupę stanowiły spotkania, w których uczestniczyło od 250 do 500 osób (26,5% spotkań klasyfikowanych przez ICCA na świecie). W roku 2009 spadły na drugie miejsce i stanowiły 24,4% wszystkich spotkań. Trzecią grupą były spotkania liczące od 150 do 249 osób (19,6% ogółu spotkań). 8 PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU TRÓJMIASTA

11 Tab. 6. Przeciętna liczba uczestników spotkania w latach Rok Przeciętna liczba uczestników spotkania Rynek światowy Rynek europejski Źródło: ICCA Statistics Report, The International Association Meetings Market Stany Zjednoczone Ameryki były w roku 2009 liderem rankingu krajów pod względem liczby spotkań i liczby uczestników w przeliczeniu na kraj (Tab. 5). W imprezach notowanych przez ICCA uczestniczyło tam ponad 650 tysięcy osób. W porównaniu z rokiem 2008 nastąpił spadek o około tysięcy osób. W porównaniu z rokiem 2008, Włochy spadły z drugiego na trzecie miejsce, z ponad 360 tysiącami uczestników w roku 2009, Niemcy natomiast wskoczyły na miejsce drugie, notując wzrost liczby spotkań o 18 tysięcy względem roku poprzedniego. 1.3 Opłaty rejestracyjne i ogólny poziom wydatków Szacowany ogólny dochód ze wszystkich imprez notowanych w bazie danych ICCA w roku 2009 wyniósł ponad 13,5 biliardów dolarów, oznacza to, że osiągnięto najwyższy wynik w historii tej organizacji. W porównaniu z rokiem 2008 dochód ten wzrósł o około 1,5 biliarda. Średnia opłata rejestracyjna uczestnika spotkania w roku 2009 wynosiła 590 USD i była najwyższa od ponad 10 lat. W ciągu ostatnich 9 lat daje się zauważyć tendencję wzrostową przychodu z opłat rejestracyjnych oraz średnich wydatków całkowitych przypadających na jednego uczestnika spotkania. W roku 2009 średni przychód z opłat rejestracyjnych jednego spotkania wyniósł USD, natomiast średni wydatek całkowity jednego uczestnika USD i były najwyższe od ponad 10 lat. 1.4 Charakterystyka wykorzystywanych miejsc organizowania spotkań w świetle danych ICCA Do celów badawczych ICCA podzieliła obiekty konferencyjne na 4 grupy: hotele z zapleczem konferencyjnym, centra konferencyjne/targowe, uczelnie wyższe oraz inne. Od roku 2005, hotele z zapleczem konferencyjnym zajmują pierwsze miejsce w klasyfikacji najbardziej popularnych miejsc organizowania spotkań, przed centrami konferencyjnymi/targowymi. W roku 2009 już prawie 44% spotkań odbyło się w hotelach, co potwierdziło rosnące z roku na rok zainteresowanie ofertą konferencyjną hoteli. Wskaźnik udziału centrów konferencyjnych/targowych w strukturze całego rynku spadł w roku 2009 o 2,4 punktu. Jednocześnie od 2004 roku obserwuje się wzrost zainteresowania organizowaniem spotkań na uczelniach wyższych, osiągając w roku 2009 poziom 20,4%. PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU TRÓJMIASTA 9

12 Tab. 7. Wykorzystanie obiektów konferencyjnych podczas wydarzeń biznesowych z bazy ICCA w latach Obiekty konferencyjne Hotele z zapleczem konferencyjnym Centra konferencyjne / targowe Uczelnie wyższe Inne Total Źródło: ICCA Statistics Report, The International Association Meetings Market Tematyka spotkań biznesowych w świetle badań ICCA Niezmiennie od 10 lat nauki medyczne są najczęstszym źródłem tematów spotkań międzynarodowych stowarzyszeń i choć liczba spotkań o tej tematyce spadła w porównaniu z rokiem 2008, w roku 2009 były one wciąż tematem 17,8% ogółu spotkań. Wzrosło zainteresowanie drugą, co do popularności, tematyką spotkań technologią, która w roku 2009 stanowiła 14% wszystkich spotkań. Kolejne miejsca zajęły: nauka (12,9%), przemysł (6,9%), edukacja (5,2%), nauki społeczne (4,9%), prawo (4,4%, ekonomia (4,3%), zarządzanie (3,9%), transport i komunikacja (3,6%). 10 PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU TRÓJMIASTA

13 Tab. 8. Tematy spotkań biznesowych z bazy ICCA w latach Miejsce Tematyka Nauki medyczne Technologia Nauka Przemysł Edukacja Nauki społeczne Prawo Ekonomia Zarządzanie Transport / Komunikacja Źródło: ICCA Statistics Report, The International Association Meetings Market Ulubione miesiące, częstotliwość i czas trwania spotkań Najpopularniejszym okresem organizowania spotkań są miesiące od maja do listopada. Mimo, iż w lipcu i sierpniu organizuje się najmniej spotkań, na przestrzeni lat można zauważyć rosnące zainteresowanie tymi miesiącami. Z roku na rok wzrasta również zainteresowanie wrześniem, który bezsprzecznie od wielu lat, pozostaje najpopularniejszym miesiącem organizowania spotkań międzynarodowych stowarzyszeń, w tym czasie w roku 2009 odbyło się 16,0% wszystkich spotkań. Kolejnymi najpopularniejszymi miesiącami są czerwiec (14,4%), październik (13,7%) i maj (10,8%). Taka tendencja utrzymuje się niezmiennie od ponad 10 lat. Ponad 58% wszystkich spotkań stowarzyszeń międzynarodowych, które zostały zorganizowane w roku 2009, miało charakter spotkań corocznych. Na przestrzeni lat wskaźnik udziału corocznych spotkań w ogólnej ich liczbie stopniowo wzrastał z 45,5% w roku 2000 do 58,5% w roku 2009, co oznacza, że spada liczba spotkań odbywających się mniej niż raz w roku (np. co 3 lub 4 lata), a wzrasta liczba spotkań mających miejsce częściej niż raz w roku. Spotkań organizowane z częstotliwością co dwa lata stanowiły w roku 2009 ponad 20% ogółu spotkań, natomiast tych, które odbywały się z regularnością co trzy lata było już tylko 5,4%. W ciągu ostatnich 10 lat przeciętny czas trwania spotkania ulegał skróceniu; przeciętne spotkanie w roku 2000 trwało 4.3 dnia, w ciągu ostatnich trzech lat czas ten skrócił się do poziomu 3.8 dnia, co stanowi najniższą średnią od przynajmniej 16 lat. PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU TRÓJMIASTA 11

14 2 Trójmiasto w rankingach ICCA 2.1 Liczba spotkań biznesowych Gdańsk, jako potencjalne miejsce organizowania konferencji i kongresów, funkcjonuje od lat w statystykach organizacji międzynarodowych. W statystykach ICCA ujęte są wszystkie wydarzenia spełniające kryteria stowarzyszenia, które miały miejsce w Gdańsku, Gdyni oraz Sopocie. Liczbę spotkań w Gdańsku w latach wg International Congress & Convention Association (ICCA) podaje szczegółowo poniższa tablica. Tab. 9. Liczba spotkań w Gdańsku w latach wg International Congress & Convention Association (ICCA) Rok Gdańsk Źródło: ICCA Statistics Report, The International Association Meetings Market Według rankingu ICCA w roku 2009 Gdańsk został sklasyfikowany na 231. miejscu na świecie z 7 wydarzeniami, które odbyły się na jego terenie w 2009 roku (dla porównania w roku 2008 znajdował się na 141. pozycji na świecie z 11 wydarzeniami). W tym samym raporcie pojawiają się również inne, polskie miasta. Wyżej niż Gdańsk, sklasyfikowana została Warszawa (z 32 spotkaniami) i Kraków (30 spotkań). Powyżej Gdańska, został sklasyfikowany Poznań z 9 spotkaniami, Wrocław nie zanotował żadnego spotkania w roku Tab. 9 pokazuje jak kształtował się rynek spotkań w Polsce od roku PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU TRÓJMIASTA

15 Tab. 10. Liczba wydarzeń w poszczególnych miastach w latach Rok Gdańsk Kraków Poznań Warszawa Wrocław Polska Źródło: ICCA Statistics Report, The International Association Meetings Market Analizując pozycję Gdańska warto zwrócić uwagę, że spośród miast położonych nad Morzem Bałtyckim w rankingu ICCA w roku 2009 znalazły się, prócz Gdańska, takie miasta jak: Sztokholm (7 pozycja, 102 spotkań), Kopenhaga (6 pozycja, 103 spotkania), Helsinki (32 pozycja, 56 spotkania), Oslo (34 pozycja, 50 spotkań), Göteborg (47 pozycja, 33 spotkań), Tallinn (44 pozycja, 35 spotkania), St Petersburg (76 pozycja, 22 spotkań), Tampere (171 pozycja, 10 spotkań), Ryga (99 pozycja, 17 spotkań), Turku (128 pozycja, 13 spotkań) i Aarhus (114 pozycja, 15 spotkań). Polska, jako kraj, w rankingu ponad 100 krajów klasyfikowanych przez ICCA znalazła się na 29. pozycji z 103 wydarzeniami w roku , czyli jedynie około 31% z tych klasyfikowanych spotkań odbyło się w Warszawie. Węgry zajmowały nieznacznie wyższe 26 miejsce z 112 spotkaniami (z tego 87 czyli ponad 77% odbyło się w Budapeszcie, zajmującym 13 miejsce w rankingu miast). Republika Czeska zajęła nieznacznie niższe, 28 miejsce z 104 spotkaniami. Spośród tych spotkań 86 (czyli ponad 82%) odbyły się w stolicy kraju Pradze, zajmującej 15 miejsce w rankingu miast w 2009 roku. Dane te wskazują, że Warszawa w Polsce jest ośrodkiem dużo mniej dominującym na rynku spotkań biznesowych niż np. Budapeszt na Węgrzech czy Praga w Republice Czeskiej. Oznacza to także, że w Polsce mamy do czynienia z dużo większą szansą wypromowania innych, poza Warszawą, znaczących regionalnych centrów turystyki biznesowej, niezależnie od działań podejmowanych przez organizacje zlokalizowane w stolicy. 2.2 Wielkość spotkań biznesowych Według danych ICCA ilość spotkań zorganizowanych w Gdańsku w roku 2009 rozłożyła się równomiernie pomiędzy następujące kategorie: spotkania od 50 do 249 uczestników, od 250 do 499 uczestników i od 500 do 999 uczestników. Spotkań gromadzących w Gdańsku więcej niż 1000 uczestników nie odnotowano. W porównaniu z rokiem ubiegłym spadła liczba spotkań małych od 50 do 249 uczestników, na korzyść tych, które zgromadziły od 500 do 999 uczestników. Tab. 11. Średnia liczba uczestników spotkań w latach Rok Gdańsk Źródło: ICCA Statistics Report, The International Association Meetings Market Liczba uczestników wszystkich spotkań zarejestrowanych w statystykach ICCA, a zorganizowanych w Gdańsku w roku 2009 wyniosła 2150 osób, co daje średnią liczbę 358 osób uczestników przypadających na jedno spotkanie. PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU TRÓJMIASTA 13

16 Tab. 12. Szacunkowa liczba uczestników wszystkich spotkań w Gdańsku w latach Rok Gdańsk Źródło: ICCA Statistics Report, The International Association Meetings Market Tematyka spotkań biznesowych Z raportu przygotowanego przez ICCA wynika, iż w Gdańsku zanotowano podobne do światowych tendencje dotyczące tematyki spotkań biznesowych. Najwięcej, bo 20,7% ogółu spotkań poświęcono tematom związanym z medycyną, nauka była reprezentowana w 18,3% przypadków, technologia była przedmiotem 14,6% ogółu spotkań. Edukacja była reprezentowana w 7,3% ogółu spotkań. Pozostałe dziedziny były reprezentowane w mniejszym stopniu, udział żadnej z nich nie przekroczył 5% ogółu. 2.4 Wykorzystanie obiektów konferencyjnych oraz najpopularniejsze miesiące organizacji spotkań Struktura miejsc wykorzystywanych w Gdańsku do organizowania spotkań w roku 2009 wyglądała następująco: większość (60%) spotkań rejestrowanych w statystykach ICCA odbyło się na wyższych uczelniach (Tab. 13). Centra konferencyjne/targowe były miejscem zorganizowania 20% ogółu spotkań, centra konferencyjne w hotelach były wykorzystane w 13,3% przypadków, pozostałe 6,7% imprez zorganizowano w innych miejscach. Pokazuje to znaczącą rolę placówek akademickich zlokalizowanych w Trójmieście na obecnym etapie rozwoju rynku spotkań międzynarodowych w Trójmieście. Tab 13. Najczęściej wykorzystywane obiekty konferencyjne w Gdańsku w latach Rok Uczelnie wyższe Centra konferencyjne Hotele z zapleczem Inne konferencyjnym Gdańsk 60% 20% 13,3% 6,7% Źródło: ICCA Statistics Report, The International Association Meetings Market Podobne do światowych tendencje dotyczące najatrakcyjniejszego miesiąca dla organizacji spotkań biznesowych dają się zauważyć także w Gdańsku. Wrzesień jest miesiącem, w którym zorganizowano w Gdańsku jedną trzecią (30,9%) ogółu spotkań analizowanych w statystykach ICCA w latach , kolejnym miesiącem był czerwiec z 29,1% ogółu spotkań. Tab 14. Ulubione miesiące organizowania spotkań biznesowych w Gdańsku w latach rok styczeń luty marzec kwiecień maj czerwiec lipiec sierpień wrzesień październik listopad grudzień Gdańsk 0% 1,8% 0% 3,6% 9,1% 29,1% 9,1% 10,9% 30,9% 3,6% 1,8% 0% Źródło: ICCA Statistics Report, The International Association Meetings Market PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU TRÓJMIASTA

17 3 Próba określenia szacunkowej wartości trójmiejskiego rynku spotkań i perspektyw jego rozwoju w świetle badań GCB Na potrzeby niniejszego opracowania, Gdańsk Convention Bureau (GCB) określiło własne kryteria, które pozwalają na zbieranie danych statystycznych od zarządców obiektów, goszczących wydarzenia biznesowe na terenie Trójmiasta w roku W niniejszym opracowaniu zostały wzięte pod uwagę spotkania, w których uczestniczyło przynajmniej 30 osób. 3.1 Rodzaje wydarzeń biznesowych, liczba uczestników oraz ich liczba w kolejnych miesiącach roku Przeprowadzone przez GCB badania wykazały, że w 2009 roku na terenie Trójmiasta (Gdańska, Gdyni i Sopotu) zorganizowano 1434 imprezy, z czego 1346 imprez miało charakter krajowy (stanowiło to ponad 94% ogólnej liczby imprez), a 88 imprez miało charakter zagraniczny (niecałe 6% ogółu). (Tab. 15) Tab. 15. Liczba oraz uczestników wydarzeń biznesowych w roku 2009 Liczba wydarzeń Liczba uczestników imprez biznesowych Rodzaj imprez Krajowych Międzynarodowych Krajowe Międzynarodowe z noclegiem bez noclegu z noclegiem bez noclegu kongresy konferencje spotkania motywacyjne targi i wystawy szkolenia inne Total Źródło: Gdańsk Convention Bureau Na potrzeby badań oraz niniejszego raportu wydarzenia biznesowe zostały podzielone na 6 grup: kongresy / konferencje, spotkania korporacyjne, imprezy motywacyjne, targi/wystawy, prezentacje produktów, szkolenia oraz inne. Najczęstszym rodzajem imprezy organizowanej w Trójmieście w roku 2009 były szkolenia. (Rys. 1) Zorganizowano ich ogółem 596, co stanowi 42% ogółu analizowanych imprez. Największy udział w tym rynku miał Gdańsk, w którym zorganizowano 83% ogółu takich spotkań. Drugie miejsce (z 14% ogółu imprez) zajmował Sopot, Gdynia zanotowała na swoim terenie jedynie 2% ogółu takich imprez. 99.5% ogółu tego typu imprez miało charakter krajowy, jedynie 0,5% stanowiły szkolenia o charakterze międzynarodowym. Sugeruje to hipotezę, że znaczna część szkoleń odbywała się w związku z programami podnoszenia jakości kapitału ludzkiego w ramach działań wspieranych z funduszy strukturalnych UE. PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU TRÓJMIASTA 15

18 Drugą grupą pod względem ilości były konferencje. W roku 2009 zorganizowano ich w Trójmieście 282. Stanowiły one ponad 19% ogółu analizowanych imprez. Krajowe konferencje stanowiły 80% ogółu. 76,5% spośród nich zorganizowano w Gdańsku, 14,5% w Sopocie i jedynie 9% w Gdyni. Największa ich liczba (154) odbyła się w styczniu, drugim najbardziej popularnym miesiącem ich organizowania był luty zorganizowano ich wówczas 32. Warto zauważyć, że w Gdyni odbyło się w 2009 roku więcej konferencji zagranicznych (14) niż krajowych (10). Rys. 1. Rodzaje wydarzeń biznesowych w Trójmieście w roku 2009 Źródło: Gdańsk Convention Bureau, PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU TRÓJMIASTA

19 Następną kategorią analizowanych imprez były targi i wystawy. Dane zebrane w roku 2009 wykazują, że w Trójmieście było ich ogółem 146, stanowiły więc one około 10% ogółu imprez. Jedynie 4% spośród nich miało charakter imprez zagranicznych, a to oznacza, że aż ponad 95% spośród nich miało charakter krajowy. Najpopularniejszymi miesiącami ich organizowania okazały się listopad oraz grudzień. Kolejną, ważną grupą imprez organizowanych w trójmiejskich obiektach były spotkania motywacyjne. Zorganizowano ich ogółem 134, co stanowiło prawie 10% ogółu imprez, które miały miejsce w Trójmieście. Wyraźnie zaznaczyła się dominacja Gdańska aż 89% imprez odbyło się na terenie Gdańska, Sopot był miejscem organizacji 6% ogółu takich spotkań, Gdynia zajęła trzecie miejsce w lokalnym rankingu organizując 4% spośród nich. 98% spośród imprez tego typu miało charakter krajowy, jedynie 2% stanowiło imprezy zagraniczne. Najpopularniejszymi miesiącami organizacji tego rodzaju wydarzeń był styczeń, czerwiec, marzec i wrzesień. Spotkania motywacyjne z ciekawym programem i profesjonalnie dobranymi dostawcami usług są atrakcyjnym fragmentem rynku spotkań. Inicjatorzy takich spotkań zwykle stawiają wobec ich organizatorów wysokie wymagania. Obiekty turystyczne bardzo chętnie podejmują się organizacji imprez dla zorganizowanych grup, licząc na duży zysk oraz własną reklamę. Najmniej licznie reprezentowanym typem imprezy były kongresy. Warto jednak nadmienić, że takie imprezy są najbardziej wartościowym elementem rynku spotkań z punktu widzenia rangi i skali generowanych przychodów. W Trójmieście w roku 2009 zorganizowano ich 2, z czego tylko 2 kongresy zagraniczne. Stanowiło to mniej niż 1% ogółu imprez zorganizowanych w Trójmieście. Gdańsk był miastem, w którym zorganizowano ich znaczną część 8 kongresów, trzy pozostałe zostały zorganizowane w Gdyni. Ostatnią analizowaną kategorią imprez były imprezy zaliczane do pojemnej kategorii innych. W tej kategorii znalazły się wszystkie spotkania, które odbyły się na terenie Trójmiasta, jednak nieujęte w omawianych powyżej grupach. W roku 2009 zorganizowano ich w Trójmieście łącznie 264, czyli ponad 18% ogółu spotkań. Najwięcej z nich (106) odbyło się w styczniu, kolejnym miesiącem najczęstszego organizowania takich imprez był maj (47). 93% wszystkich imprez organizowano w miesiącach pozawakacyjnych (tzn. w miesiącach innych niż lipiec i sierpień). Przyczyniły się one więc do poprawy wskaźnika wykorzystania obiektów hotelowych poza sezonem turystycznym. Miesiącem, w czasie którego odbyło się najwięcej imprez był styczeń z 417 imprezami (co stanowiło 28% ogółu), kolejne najpopularniejsze miesiące organizowania imprez to luty, (11,82% ogółu), maj (10,25% ogółu) i marzec (9,15% ogółu imprez). Jeśli skupimy uwagę wyłącznie na wydarzeniach o charakterze międzynarodowym, to okaże się, że najpopularniejszymi miesiącami były styczeń i luty (odpowiednio 27, czyli 50% i 20, czyli 37% ogółu imprez o charakterze międzynarodowym). 3.2 Tematyka spotkań biznesowych organizowanych w Trójmieście w roku 2009 Dane zgromadzone w bazie danych GCB pozwalają na podjęcie próby określenia nie tylko rodzaju imprez, ale zbadanie ich tematyki. Przyjęto następujące tematy wydarzeń biznesowych: IT, medycyna, imprezy motywacyjne, prezentacja produktów, szkolenia handlowe oraz inne. Największą grupę imprez organizowanych w Trójmieście w roku 2009 stanowiły imprezy o charakterze krajowym. W 32% były to szkolenia handlowe, w 26% prezentacje produktów. Inną, ważną, szeroką grupę stanowiły imprezy zaliczone do kategorii inna. Podawana w statystykach ICCA i UIA najczęstsza tematyka spotkań spotkania medyczne miała w Trójmieście niewielki udział. Dotyczyła jedynie 3,81% ogółu spotkań. Inna licznie reprezentowana w skali światowej tematyka informatyka i telekomunikacja była na trójmiejskich spotkaniach reprezentowana nadzwyczaj rzadko. Poświęconych jej było jedynie 1,77% ogółu spotkań. PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU TRÓJMIASTA 17

20 Podsumowanie Niniejszy raport stanowi pierwszą próbę przedstawienia obrazu Trójmiejskiego rynku spotkań biznesowych. Należy jednak podkreślić, iż niniejsze opracowanie jest jedynie częściowym zbiorem danych statystycznych i niestety nie obejmuje danych z wszystkich obiektów konferencyjnych. Zbieranie informacji jest procesem niezwykle trudnym, wymaga zaangażowania wielu osób, dlatego niezwykle istotne jest zrozumienie wśród branży turystycznej jak ważne jest prowadzenie tego typu badań dla przyszłych działań mających na celu promocję Trójmiasta jako interesującej destynacji. 18 PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU TRÓJMIASTA

21 Wskazuje to na ogromną potrzebę działań edukacyjnych i promocyjnych związanych z uświadomieniem zarówno osobom związanym z branżą turystyczną, jak i władzom samorządowym Gdańska, Gdyni i Sopotu, że turystyka biznesowa może i powinna być markowym produktem zarówno dla Trójmiasta jak i całego Pomorza. Rob Davidson, ekspert w dziedzinie przemysłu spotkań, wieloletni wykładowca University of Westminster, twierdzi, że nasz region ma wszelkie warunki, aby osiągnąć sukces w turystyce biznesowej. Jego zdaniem Trójmiasto powinno promować się jako Gdańsk i Region, ponieważ nazwa Trójmiasto nie jest znana na międzynarodowym rynku spotkań, a mała rozpoznawalność Sopotu i Gdyni, mimo znaczącej rangi w skali lokalnej, uniemożliwia miastom samodzielne zaistnienie w międzynarodowych rankingach najbardziej znaczących ośrodków organizujących spotkania biznesowe. Wynika to z wysokiej rozpoznawalności Gdańska na świecie, posiadania przez miasto wyrobionej marki, dość dobrze rozwiniętej infrastruktury, możliwości korzystania z bliskości międzynarodowego lotniska, a także dobrej komunikacji pomiędzy Gdańskiem, Gdynią i Sopotem, dlatego tylko wspólna praca nad promocją regionu może przynieść sukces w postaci zwiększenia atrakcyjności naszej desynacji w oczach potencjalnych organizatorów konferencji i innych wydarzeń biznesowych. Autorzy niniejszego opracowania przedstawiają na jego zakończenie kilka wniosków: Zjawiska i procesy zachodzące na rynku spotkań w Trójmieście powinny być regularnie monitorowane, zgodnie z odpowiednią metodologią, uaktualnianą w konfrontacji z metodami stosowanymi przez uznane organizacje międzynarodowe takie jak ICCA i UIA. Trójmiasto, zwłaszcza Gdańsk ma znaczny potencjał podniesienia swojego miejsca na międzynarodowym rynku spotkań, chociaż 94% rynku stanowią nadal imprezy o zasięgu krajowym. Trójmiasto, szczególnie Gdańsk, rozpoznawany w skali międzynarodowej jako kolebka istotnych innowacji społecznych może twórczo wykorzystać tę tradycję stając się międzynarodowym ośrodkiem spotkań, dotyczących szukania rozwiązania istotnych problemów współczesnych obszarów zurbanizowanych (w skali światowej zauważa się przenoszenie płaszczyzny potencjalnych konfliktów ze sfery sporów między związkami zawodowymi, reprezentującymi pracowników, a pracodawcami w kierunku konfliktów dotyczących kształtowania przestrzeni miejskiej). Szanse poprawy pozycji aglomeracji gdańskiej na międzynarodowym i krajowym rynku spotkań będzie można zwiększyć dzięki poprawie procesu komunikacji między organizacjami instytucjami mogącymi pełnić funkcję inicjatorów lub znaczących partnerów inicjatorów krajowych i międzynarodowych spotkań na terenie Trójmiasta. Kompleksowa analiza pomorskiego rynku spotkań powinna być przeprowadzona na podstawie szczegółowych informacji uzyskanych od wszystkich hoteli i ośrodków konferencyjnych. Dane powinny również pochodzić od wyższych uczelni Trójmiasta, które w skali roku generują stosunkowo dużą liczbę spotkań. Tegoroczne opracowanie jest jedynie częściowym zbiorem danych związanych z wydarzeniami biznesowymi organizowanymi na terenie Gdańska/Trójmiasta. Pokazuje ono, iż Gdańsk/Trójmiasto jest już wyraźnie i coraz częściej zauważany na światowym rynku przemysłu spotkań biznesowych. PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU TRÓJMIASTA 19

22 Glossariusz konferencja spotkanie grupy ludzi w celu omówienia konkretnego zagadnienia. konferencja biznesowa spotkanie poświęcone wymianie informacji i omawianiu zagadnień związanych z działalnością oraz zarządzaniem przedsiębiorstwami. Organizatorem mogą być stowarzyszenia, przedsiębiorstwa, organizacje non-profit lub osoby indywidualne. kongres (konwencja) termin stosowany na międzynarodowym rynku konferencji stowarzyszeń międzynarodowych, zwykle stosowany by opisać duże imprezy skupiające osoby (członków organizacji inicjującej kongres) mające wspólne zainteresowania zawodowe, naukowe lub społeczne. spotkania motywacyjne (podróże motywacyjne) wg. Society of Incentive & Travel Executives (SITE) jest to: Narzędzie całościowego zarządzania do wykorzystania wyjątkowych podróży w celu zmotywowania i/lub nagrodzenia pracowników za ich pracę wykraczającą poza obowiązki i zbliżającą do osiągnięcia celów firmy. Podróże motywacyjne przypominają turystykę rekreacyjną, stanowią jednak odrębny produkt turystyczny. Najczęściej wyjazdy grupowe, przeznaczone dla pracowników działów sprzedaży. szkolenia: wiele różnorodnych działań i form doskonalenia umiejętności, podnoszenia wiedzy i kwalifikacji w bardzo różnych obszarach. Najczęściej chodzi o rozwijanie umiejętności u osób dorosłych, zwłaszcza o podnoszenie kompetencji związanych z wykonywaną pracą. targi i wystawy: tradycyjnie rodzaj wystawy, ekspozycji towarów na arenie międzynarodowej lub krajowej, połączonej ze sprzedażą. Obecnie pojmowane jako narzędzie marketingu bezpośredniego (twarzą w twarz), służące budowaniu relacji z dotychczasowymi i potencjalnymi kontrahentami. Ekspozycja targowa jest tylko jednym z elementów tworzących targi. Inne elementy wydarzenia targowego to m.in. eventy, matchmaking, konferencje i seminaria. turystyka biznesowa (przemysł spotkań) Sektor turystyki, w którym podróże są powiązane z wykonywanym zawodem. Turystykę biznesową można podzielić na: spotkania grupowe(seminaria, konferencje itp.) podróże motywacyjne wystawy (targi, pokazy dla branży lub klientów) turystyka korporacyjna szkolenia, kursy imprezy firmowe - imprezy integracyjne, motywacyjne turystyka korporacyjna organizowana przez korporacje forma podróży służbowej, która polega na zapraszaniu gości do darmowego uczestnictwa w ważnych wydarzeniach lub wypoczynku. Turystyka korporacyjna to narzędzie wykorzystywane przez firmy do rozwijania kontaktów handlowych z partnerami i budowania pozytywnego wizerunku firmy na rynku. 20 PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU TRÓJMIASTA

23

24