Compliance w firmie MAN

Transkrypt

1 MAN COMPLIANCE DRIVEN BY INTEGRITY Compliance w firmie MAN Engineering the Future since MAN SE 02

2 Wstęp Jako przedsiębiorstwo globalne o długoletniej tradycji, działające w wielu sektorach, MAN ponosi odpowiedzialność gospodarczą wobec klientów, pracowników, inwestorów i społeczeństwa. Odpowiedzialność ta polega między innymi na tym, że MAN zawsze i wszędzie przestrzega obowiązujących przepisów prawa, respektuje podstawowe zasady etyczne i działa w sposób zrównoważony. W świetle tego Compliance stanowi fundamentalną część strategii firmy MAN i musi być w równej mierze wcielana w życie na każdym poziomie koncernu i przez wszystkich pracowników, tzn. przez zarząd, kierownictwo i poszczególnych zatrudnionych. Dział ds. Compliance firmy MAN wprowadził wiele dalszych środków zapewniających wcielanie w życie zasad Compliance w całym koncernie MAN. Niniejszym chcielibyśmy Państwu przedstawić Dział ds. Compliance firmy MAN i zapoznać ze środkami, za pomocą których w Grupie MAN wciela się w życie zasady Compliance. Uczciwość postępowania obowiązuje każdego z nas zawsze i wszędzie. (Dr Pachta-Reyhofen, prezes zarządu MAN SE) Spis treści Wstęp 01 Dział ds. Compliance firmy MAN 02 Program Compliance firmy MAN 03 Zaangażowanie firmy MAN w Compliance 08 Dr inż Georg Pachta-Reyhofen, dyrektor generalny MAN SE 01

3 Dział ds. Compliance firmy MAN Na czele Działu ds. Compliance firmy MAN stoi Chief Compliance Officer, raportujący Dział ds. Compliance w oddziałach koncernu odpowiada za wdrożenie zaprojek- Komisja Rewizyjna Rady Nadzorczej bezpośrednio do prezesa zarządu MAN SE oraz do Komisji Rewizyjnej Rady Nadzorczej. towanego przez Korporacyjne biuro ds. Compliance Programu Compliance w przed- Dyrektor generalny MAN SE Dział ds. Compliance dzieli się na dwie siębiorstwach oddziałów koncernu. W każdym oddziale koncernu działa Compliance Chief Compliance Officer części: Korporacyjne biuro ds. Compliance w centrali koncernu oraz Dział ds. Com- Officer, wspierany przez Menedżera ds. Compliance w różnych jednostkach bizne- Korporacyjne biuro ds. Compliance pliance w oddziałach koncernu. Korporacyjne biuro ds. Compliance do- sowych lub regionach sprzedaży. Zadania związane z realizacją zasad Com- Dział świadomości i prewencji zw. z Compliance Dział prawny ds. Compliance Bezpieczeństwo danych zw. z Compliance Zarządzanie projektem i programy Compliance gląda centralnych funkcji Compliance, jak pliance są wykonywane także przez tzw. np. sporządzanie obowiązujących w całym koncernie wytycznych dot. Compliance, przygotowanie szkoleń z zakresu Compli- Compliance Champions. Nie są to etatowi pracownicy Działu ds. Compliance, lecz osoby z kadry kierowniczej firmy MAN, Dział ds. Compliance Oddziały koncernu Compliance Officer OK ance, identyfikacja kontroli Compliance oraz analiza naruszeń wytycznych Compliance. Ponadto Korporacyjne biuro ds. Complian- które przejęły szczególną odpowiedzialność za zagadnienie Compli ance. Wspierają oni Dział ds. Compliance,dbając m.in. o to, by Menedżer ds. Compliance Region sprzedaży/ Jednostka biznesowa ce przeprowadza regularnie analizę ryzy- środki służące realizacji zasad Compliance ka dot. Compliance w koncernie i nadaje były wdrażane także w tych spółkach kon- kształt obowiązującemu w całym koncernie cernu, które nie zatrudniają na miejscu lokal- Programowi Compliance, uwzględniając oszacowane ryzyko. nego menedżera ds. Compliance. Compliance Champions 02

4 Program Compliance firmy MAN Prewencja Program Compliance firmy MAN obejmuje zagadnienia związane z przestępczością 1. Prewencja W celu zapobiegania naruszeniom zasad Code of Conduct dla dostawców i partnerów biznesowych gospodarczą (w szczególności zwalczanie Compliance, Dział ds. Compliance powziął Firma MAN oczekuje, że także jej dostawcy korupcji, zapobieganie praniu brudnych pie- wiele różnych środków: oraz partnerzy biznesowi oraz ich pracow- niędzy), prawem antymonopolowym oraz nicy będą postępować w sposób odpo- ochroną danych. wiedzialny, zawsze i wszędzie przestrzegać Wykrywanie Reakcja Dział ds. Compliance stworzył w związku z tym obowiązujący w całym koncernie Program uczciwości i Compliance, który Code of Conduct Code of Conduct Grupy MAN obowiązujący w równym stopniu wszystkich pracowników firmy MAN, tzn. zarząd, kierownictwo obowiązujących przepisów prawa oraz respektować podstawowe wartości etyczne. Z tego względu firma MAN sporządziła własny Code of Conduct dla dostawców i part- ma na celu zapobieganie naruszeniom za- oraz poszczególnych zatrudnionych, stano- nerów biznesowych, zawierający minimalne sad Compliance (prewencja) oraz wi rdzeń kultury korporacyjnej firmy MAN. standardy etyczne, do których przestrze- wykrywanie ewentualnych, występujących Skierowany do pracowników firmy MAN, gania zobowiązani są dostawcy i partnerzy mimo powziętych środków prewencyj- konkretyzuje wartości reprezentowane biznesowi firmy MAN. nych, naruszeń zasad Compliance naj- przez firmę (niezawodność, innowacyjność, szybciej jak to możliwe (wykrywanie) dynamika i otwartość) i definiuje wiążące i natychmiastowe, efektywne ich usuwa- wytyczne, których należy przestrzegać nie (reakcja). w sytuacjach wymagających szczególnie od powiedzialnego działania. Przedstawiono w nim przykłady postępowania w sytuacjach konfliktowych w ramach codziennej działalności biznesowej. 03

5 Wytyczne Compliance firmę MAN wynagrodzenie nie służy za śro- Darowizny i sponsoring stawcami. Wytyczna wskazuje także uwa- Dział ds. Compliance firmy MAN nakreślił dek korupcji. Także w odniesieniu do darowizn i sponso- runkowania prawne wymagające uwzględ- wytyczne dotyczące zagadnień związanych ringu zdefiniowano obowiązującą w całym nienia w przypadku gdy przedsiębiorstwo z Compliance, takich jak zwalczanie korup- Uczciwość wszystkich partnerów bizne- koncernie wytyczną, na podstawie której dysponuje tzw. monopolistyczną pozycją cji, prawo antymonopolowe, zapobieganie sowych firmy MAN jest sprawdzana przez każdy pracownik może stwierdzić, czy na rynku. Ma to zapobiegać ewentualnym praniu brudnych pieniędzy i ochrona da- narzędzie do zatwierdzania partnerów biz- i pod jakimi warunkami danego rodzaju naruszeniom zasad Compliance w zakresie nych.. Dzięki nim w całym koncernie zaczę- nesowych, którego zastosowanie w spo- datki mogą być ofiarowywane w imieniu prawa antymonopolowego. ły obowiązywać jednolite i wiążące zasady sób wiążący zaleca wytyczna. Narzędzie firmy MAN. obowiązujące wszystkich pracowników. do zatwierdzania partnerów biznesowych Postępowanie z danymi osobowymi to aplikacja internetowa, za pomocą której Przestrzeganie przepisów prawa anty- MAN poważnie traktuje ochronę danych Prezenty, poczęstunki i zaproszenia można szybko, łatwo i dokładnie sprawdzić monopolowego osobowych. Aby zapewnić przestrzeganie Firma MAN wydała wytyczną pozwalającą uczciwość partnera biznesowego. Narzę- Firma MAN występuje na wszystkich ryn- właściwych przepisów o ochronie danych na określenie, czy prezenty, poczęstunki dzie do zatwierdzania partnerów bizneso- kach jako uczciwy i odpowiedzialny kon- i zagwarantować globalny wysoki i jednolity i zaproszenia są stosowne i nie służą do wy- wych zostało zaprojektowane w roku 2010 kurent. Aby zapewnić znajomość prze- poziom ochrony danych osobowych, MAN wierania wpływu na partnerów biznesowych przez Dział ds. Compliance we współpracy pisów prawa antymonopolowego i ich wydał wytyczną dotycząca ochrony danych. lub urzędy. W jej ramach zdefiniowano przej- z Działem sprzedaży i jest wykorzystywane przestrzeganie wśród pracowników, firma Określa ona podstawowe zasady postępo- rzysty system, na podstawie którego każdy w całym koncernie. MAN wydała wytyczną określającą zasady wania z danymi osobowymi i definiuje Dział pracownik może niezależnie sprawdzić, czy postępowania z konkurencją, klientami i do- ds. ochrony danych w ramach Grupy MAN. i pod jakimi warunkami wolno mu ofiarować lub przyjąć daną korzyść. Zapobieganie praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu działań terrorystycz- Postępowanie z konsultantami i po- nych średnikami/narzędzie do zatwierdzania Handel towarami o wysokiej wartości niesie partnerów biznesowych (Business Partner ze sobą ryzyko wykorzystania go do prania Approval Tool) brudnych pieniędzy lub finansowania dzia- MAN wydał ponadto wytyczną regulującą łań terrorystycznych. Także firma MAN może udzielanie zleceń pośrednikom, przedstawi- nieświadomie stać się ofiarą i współsprawcą cielom, konsultantom lub innym partnerom takich praktyk. W związku z tym firma MAN biznesowym wspierającym sprzedaż. Po- podjęła różne środki, w tym przede wszystkim przez konkretne zasady sprawdzania part- ustanowiła obowiązujące w całym koncernie nerów biznesowych, formułowania umów, wytyczne dotyczące minimalnych wymagań w dokumentowania relacji biznesowej oraz zakresie postępowania wobec podejrzanych wypłacania wynagrodzenia zapewnia się, że partnerów handlowych i wyjaśniania przed wypłacane partnerowi biznesowemu przez realizacją transakcji ewentualnych niejasności. 04

6 Szkolenia tradycyjne i w trybie online 2. Wykrywanie Wyjaśnianie naruszeń zasad Compliance Dział ds. Compliance przeprowadza na ca- Przypadki naruszenia zasad Compliance Dział ds. Compliance przyjmuje informacje łym świecie szkolenia dotyczące zagadnień w ramach Grupy MAN mogą powodować dotyczące możliwych naruszeń zasad Com- związanych z Compliance dla pracowników zna czące ryzyko dla Grupy MAN i pracowni- pliance i przekazuje je do przetwarzania wła- firmy MAN, których może dotyczyć ryzyko ków, których dana sytuacja dotyczy. W związ- ściwej jednostce wewnątrz koncernu. Bada- naruszenia zasad Compliance. W ramach ku z tym uczciwość i zachowanie zgodne nie poważnych naruszeń zasad Compliance tych szkoleń po pierwsze przedstawia się z prawem mają w Grupie MAN najwyższy w zakresie przestępczości gospodarczej Dział ds. Compliance firmy MAN i podsta- priorytet. Aby zagwarantować respektowanie oraz prawa antymonopolowego i ochrony wową wiedzę z zakresu przestępczości tych wartości, firma MAN stworzyła przejrzy- danych należy do zadań Korporacyjnego gospodarczej, zwalczania korupcji, prawa ste i transparentne procesy zapewniające biura ds. Compliance. Taka centralna od- Compliance Helpdesk antymonopolowego, ochrony danych i za- identyfikowanie, wyjaśnianie i niezwłoczne powiedzialność za przyjmowanie informacji Od lutego 2010 w firmie MAN istnieje tzw. pobiegania praniu brudnych pieniędzy. Po usuwanie naruszeń zasad Compliance. i badanie poważnych naruszeń zasad Com- Compliance Helpdesk, do którego pracow- drugie na podstawie konkretnych przykła- nicy telefonicznie lub mailem mogą kierować dów pokazuje się ryzykowne sytuacje i prze- pytania dotyczące zagadnień Compliance. kazuje treści wytycznych dot. Compliance. Pracownicy firmy intensywnie korzystają Pracownicy dowiadują się, jak powinni się z pomocy tego działu. Każdego miesiąca zachowywać, aby uniknąć naruszenia pra- wpływa do niego wiele pytań dotyczących wa i konfliktów. najróżniejszych zagadnień, które są weryfikowane przez zatrudnionych w Korpora- Ponadto przeprowadza się szkolenia online cyjnym biurze ds. Compliance prawników i szkolenia dotyczące zagadnień specjalnych i na które odpowiedzi udziela się zazwyczaj dla pracowników z obszarów szczególnie w ciągu 48 godzin. obarczonych ryzykiem. Dział ds. Compliance przeprowadza np. zaawansowane szko- Analizując problemy zgłaszane do Com- lenia z zakresu prawa antymonopolowego pliance Helpdesk, Dział ds. Compliance dla pracowników z obszaru analizy konku- zyskuje przegląd najczęściej zadawanych rencji i rynku. pytań. Wynikające stąd spostrzeżenia są wykorzystywane do identyfikacji dalszych prewencyjnych środków Compliance. 05

7 pliance gwarantuje wykrycie przypadków niewłaściwego postępowania oraz wczesne zidentyfikowanie i zminimalizowanie ryzyka dla Grupy MAN. Analiza ryzyka i audyty Compliance Dział ds. Compliance przeprowadza regularnie w całym koncernie analizy ryzyka, których celem jest określenie zagrożeń w zakresie korupcji, prawa antymonopolowego, ochrony danych i zapobiegania praniu brudnych pieniędzy. Ta analiza ryzyka obejmuje wszystkie oddziały koncernu i uwzględnia liczbę i rozmiar poszczególnych spółek koncernu, model biznesowy, strukturę klientów i sprzedaży, indeks percepcji korupcji Transparency International na rynkach docelowych oraz konkretną lokalną strukturę konkurencji. Na podstawie tej analizy ryzyka przeprowadza się regularnie audyty Compliance. Obejmują one systematyczną analizę danych i weryfikację kontroli Compliance. Identyfikują także słabe punkty w odniesieniu do zagadnień związanych z Compliance i określają możliwości poprawy systemów. Na podstawie wyników analizy ryzyka i audytów Compliance ustala się strukturę Działu ds. Compliance, program Compliance dostosowany do potrzeb firmy MAN oraz dalsze środki unikania ryzyka naruszeń zasad Compliance. Continuous Controls Monitoring CCM (Ciągły monitoring wskaźników kontrolnych) Aby mieć pewność, że procesy zaopatrzenia i płatności przebiegają w firmie MAN zgodnie z wytycznymi, a ryzyko naruszenia zasad Compliance w tych obszarach jest wcześnie wykrywane, firma MAN wprowadziła elektroniczny system monitorowania, stanowiący uzupełnienie kontroli przeprowadzanych przez wewnętrzny system kontroli. Jeśli określone punkty kontrolne procesu nie są zgodne z procedurami postępowania zalecanymi przez centralne wytyczne Grupy MAN w zakresie zaopatrzenia, rachunkowości i obrotu płatniczego, system CCM generuje automatyczny alarm, który jest przetwarzany w ramach wstępnie zdefiniowanych procesów roboczych przy wsparciu technicznym. System CCM zapewnia w ten sposób wczesne wykrywanie ewentualnych ryzyk zw. z Compliance i naruszeń wytycznych w ramach procesów zaopatrzeniowych i płatniczych Grupy MAN. Fuzje i przejęcia (M&A) Aby zapobiec powstaniu ryzyka naruszenia zasad Compliance wynikającego z nabycia lub sprzedaży udziałów w przedsiębiorstwie, Dział ds. Compliance jest od początku angażowany w projekty M&A Grupy MAN. Dział ds. Compliance zdefiniował specjalne wymagania dotyczące kontroli Due Diligence danego przedsiębiorstwa, które mają zapewnić wczesne wykrywanie ewentualnego ryzyka naruszenia zasad Compliance. Speak up! Wykrywaniu przez MAN zagrażającego ryzyka służy także portal demaskatorski Speak up! Udostępniając go pracownikom i partnerom biznesowym, firma MAN stwarza im możliwość poufnego, globalnego i całodobowego informowania o poważnych na- Grupa docelowa Cel Kanał dostępu Dostępność czasowa Poufność ruszeniach zasad Compliance. Portal Speak up! umożliwia identyfikację i unikanie znaczącego ryzyka dla przedsiębiorstwa. Przyjmowane i przetwarzane są w nim tylko informacje o poważnych naruszeniach zasad Compliance, szczególnie w zakresie przestępczości gospodarczej (np. czyny karalne związane z korupcją i praniem brudnych pieniędzy), prawa antymonopolowego i ochrony danych. Informacje przekazane za pośrednictwem portalu Speak up! są przekazywane do Korporacyjnego biura ds. Compliance, które przetwarza je z zachowaniem zasad poufności. Z informacjami dotyczącymi naruszeń zasad Compliance każdy pracownik może się zgłosić samodzielnie do innych jednostek w przedsiębiorstwie, jak np. przełożeni, Dział kadr czy Dział ds. Compliance, którzy również potraktują je jako poufne. Wewnętrzna/zewnętrzna Informowanie o poważnych naruszeniach zasad Compliance Online 24/7 Poufny i bezpieczny 06

8 3. Reakcja Szybka, efektywna i konsekwentna reakcja na uchybienia stanowi trzeci filar Programu Compliance firmy MAN. Dalszy rozwój Programu Compliance firmy MAN W przypadku naruszenia zasad Compliance właściwi pracownicy Działu ds. Compliance analizują podłoże i przyczyny zaistniałego uchybienia. Wnioski z tej analizy są wykorzystywane do wykrywania i właściwego usuwania ewentualnych słabych punktów Programu Compliance. Wykryte naruszenia zasad Compliance są zatem stale wykorzystywane do dalszego rozwoju i usprawniania systemu Compliance. Firma MAN dba w ten sposób o długofalową skuteczność Programu uczciwości i Compliance. Postępowanie urzędowe Firma MAN jest zwolennikiem otwartości i przejrzystości, dlatego ściśle współpracuje z odpowiednimi urzędami w przypadku wszczęcia przez nie postępowania lub skierowania zapytań do przedsiębiorstwa. We wszystkich tego rodzaju przypadkach Dział ds. Compliance jako centralny partner do kontaktów jest do dyspozycji urzędów. Dział ds. Compliance firmy MAN wydał ponadto instrukcję dot. zachowania się podczas przeszukań, informującą pracowników, jak należy postępować w trakcie kontroli organów dochodzeniowych. Także w tej instrukcji podkreśla się konieczność zachowania otwartej, przejrzystej i umożliwiającej współpracę postawy. Firma MAN jasno zakomunikowała w ten sposób wszystkim pracownikom, że w przypadku dochodzenia mają obowiązek informowania Działu ds. Compliance i współpracowania z urzędami. Sankcje Firma MAN nie toleruje naruszeń zasad Compliance. W przypadku ich stwierdzenia Dział ds. Compliance przedkłada propozycje odpowiednich sankcji, o których nałożeniu decyduje wewnętrzna komisja firmy MAN. W zależności od wagi naruszenia obejmują one konsekwencje wynikające z kodeksu pracy lub z kodeksu cywilnego. Nałożenie sankcji jest monitorowane wewnętrznie przez koncern. 07

9 Zaangażowanie firmy MAN w Compliance 1. Głos z góry Zarząd Grupy MAN jest w pełni świadomy swojej odpowiedzialności za realizację zasad Compliance. Pracownicy na stanowisku Compliance Officer regularnie sporządzają dla zarządu MAN SE, zarządów oddziałów koncernu oraz kierowników innych działów (np. prawnego, rachunkowości, kontrolingu i Corporate Audit (audytu korporacyjny) raporty o postępie działań dotyczących Compliance, wszelkich zdarzeniach dotyczących Compliance oraz ewentualnych powziętych środkach. Dla zarządu i kierownictwa firmy MAN Compliance stanowi integralną część przedsiębiorstwa. Kadra zarządzająca promuje kulturę przejrzystości i uczciwości. Nie toleruje naruszeń zasad Compliance. W firmie MAN wszyscy wspólnie dbamy o to, by nie było u nas kompromisów, jeśli chodzi o zgodność działalności biznesowej z zasadami Compliance. Zero tolerancji mówi dr Pachta- Reyhofen, prezes zarządu MAN SE. 2. Komunikacja Zagadnienia związane z Compliance są stałym tematem wewnętrznych biuletynów oraz czasopism dla pracowników firmy MAN. Pracownicy poznają nowe wytyczne dot. Compliance nie tylko przez intranet i pocztę elektroniczną, ale także w ramach szkoleń z zakresu Compliance. Dane do kontaktu z Działem ds. Compliance opublikowano w intranecie Grupy MAN. Pracownicy z całego świata korzystają z pomocy Compliance Helpdesk, zadając pytania i uzyskując informacje o zagadnieniach z zakresu Compliance. Zagadnienie Compliance jest stale obecne w porządku obrad posiedzeń zarządu, jak i spotkań kierownictwa. Wiosną 2012 roku Dział ds. Compliance firmy MAN zlecił niezależnej firmie przeprowadzenie anonimowej ankiety wśród pracowników, w trakcie której badano postrzeganie Działu ds. Compliance w koncernie i proszono o ocenę jego działania. Według niej ankietowani znają środki Compliance oraz Code of Conduct obowiązujące w firmie MAN oraz wytyczne Compliance. Realizują oni zasady etycznej kultury przedsiębiorstwa i postrzegają Dział ds. Compliance jako godnego zaufania doradcę i partnera. 3. Sprawozdawczość i kontrola Aby zapewnić trwałość programu Compliance, MAN stale sprawdza jego efektywność i skuteczność. Opisywane kontrole Compliance i analiza ewentualnych naruszeń zasad Compliance pozwalają dopilnować ujawnienia ewentualnych słabych punktów Działu ds. Compliance i odpowiedniego dostosowania systemów Compliance. Ponadto Dział ds. Compliance stale monitoruje realizację środków Compliance i bieżących projektów. W związku z tym przykładowo co tydzień rejestruje i analizuje liczbę partnerów biznesowych wprowadzonych w narzędziu do zatwierdzania partnerów biznesowych, zapytań przetworzonych przez Compliance Helpdesk oraz informacji przekazanych przez portal Speak up!. W ten sposób na bieżąco sprawdza się efektywność Działu ds. Compliance. 08

10 4. Regularna wymiana informacji z zewnętrznymi ekspertami MAN angażuje się w realizację zasad Compliance także poza granicami własnego koncernu. Dział ds. Compliance regularnie wymienia informacje na temat bieżących zagadnień dot. Compliance z ekspertami ze świata gospodarki i nauki. Pracownicy działu Compliance prowadzą wykłady na konferencjach i spotkaniach poświęconych tematyce Compliance. Firma MAN jest mię dzy innymi członkiem stowarzyszenia Netz werk Compliance e.v., pośredniczącego w dyskusji dot. prawnych, gospodarczych i organizacyjnych kwestii związanych z zagadnieniami Compliance i najlepszych praktyk pomiędzy przedsiębiorstwami przemysłowymi, bankami, firmami ubezpieczeniowymi i innymi zainteresowanymi podmiotami. Wiosną 2011 roku w firmie MAN odbyło się spotkanie stowarzyszenia Netz werk Compliance, w trakcie którego około 150 międzynarodowych ekspertów dyskutowało na temat Compliance w krajach BRIC i na rynkach wschodzących. 5. Członkostwo Firma MAN wspiera i promuje walkę z korupcją i reprezentuje to stanowisko razem z innymi przedsiębiorstwami w ramach następujących organizacji: Od września 2010 roku jest korporacyjnym członkiem Transparency International, międzynarodowej organizacji zwalczającej praktyki korupcyjne. Ponadto firma MAN przystąpiła w 2011 roku do inicjatywy ONZ Global Compact, a na początku 2012 roku do Partnering Against Corruption Initiative (PACI) Międzynarodowego Forum Ekonomicznego. Firma MAN jest również członkiem założycielem niemieckiego instytutu ds. compliance (Deutsches Institut für Compliance DICO). 09

11 Stopka redakcyjna Jeśli chcieliby Państwo dowiedzieć się więcej na temat Compliance w firmie MAN, prosimy o kontakt: Dr Philip Matthey Chief Compliance Officer Tel: Compliance@man.eu Sieć internetowa koncernu MAN:

12 MAN SE Postfach München