Dokumentacja w zintegrowanym systemie zarz dzania organizacj Documentation in the integrated management system of an organization

Transkrypt

1 Zeszyty Naukowe UNIWERSYTETU PRZYRODNICZO-HUMANISTYCZNEGO w SIEDLCACH Nr 94 Seria: Administracja i Zarz dzanie 2012 dr in. Henryk Wyr bek Uniwersytet Przyrodniczo-Humanistyczny w Siedlcach Dokumentacja w zintegrowanym systemie zarz dzania organizacj Documentation in the integrated management system of an organization Streszczenie: Zarz dzanie organizacj rozumiane jako skoordynowane dzia ania dotycz ce kierowania organizacj i jej nadzorowania, wymaga ustalenia, w pierwszym rz dzie, odpowiednich dla tych potrzeb zasad i narz dzi przekazywania niezb dnych informacji i komunikowania si zarówno wewn trz organizacji, jak i z zewn trznymi zainteresowanymi stronami. W a ciwa komunikacja ma zapewni zarz dzanie organizacj w sposób systematyczny oraz przejrzysty i w konsekwencji przynosz cy sukces. Realizowana jest ona przy pomocy ró norodnych dokumentów, których charakter, ilo, sposób sformalizowania, zasady obiegu i form wyznaczaj przyj te w organizacji systemy zarz dzania. W artykule przedstawiono uwarunkowania organizacji i zarz dzania dokumentacj zintegrowanego systemu zarz dzania w organizacji. S owa kluczowe: ksi ga zintegrowanego systemu zarz dzania, procedury, instrukcje Abstract: For the management of an organization understood as coordinated activities related to the organization and its direct supervision, it is necessary to establish, in the first place, suitable for these needs principles and tools providing necessary information and communication, both within the organization and with its external stakeholders. Good communication should ensure systematic and transparent management of the organization, and thus bring success. It is performed using a variety of documents whose nature, amount, method of formalization, rules determining their flow and forms depend on the organization management systems. This paper presents the conditions of the organization and management of documentation of the integrated management system in the organization. Keywords: book of integrated management system, procedures, instructions Wst p Zbiór dokumentów umo liwiaj cych organizacji wszechstronne komunikowanie wszystkich dzia a odnosz cych si do ró nych aspektów w ramach funkcjonuj cego zintegrowanego systemu zarz dzania nazywamy dokumentacj zintegrowanego systemu zarz dzania organizacj. Dokumentacja zintegrowanego systemu zarz dzania, oprócz w a ciwej komunikacji (tak wewn trznej, jak i zewn trznej), ma ponadto zapewni organizacji mo liwo dostarczenia odpowiednich dowodów spe niania przez ni deklarowanych celów.

2 68 H. Wyr bek Norma ISO 9001 zawiera mniejsz liczb obowi zkowych procedur, potrzebnych do zaprezentowania zgodno ci z wymogami tej e normy. Organizacja ma wi ksz swobod przy dokumentowaniu systemu zarz dzania jako ci. Wed ug normy istotny jest udokumentowany i skuteczny system jako ci, a nie sam system dokumentów. Takie podej cie zak ada, i wa niejsze s kompetencje, umiej tno ci oraz odpowiedzialno personelu za powierzone procesy. Mimo e norma posiada mniejsz liczb wymaganych udokumentowanych procedur, trzeba pami ta, e dokumenty te pe ni nadal wa n funkcj podczas opracowywania i utrzymania systemu zarz dzania. Dokumenty i procedury s cennym ród em informacji. Dokonanie oceny zgodno ci i efektywno ci systemu wdro onego w organizacji zaczyna si od weryfikacji dokumentacji systemowej. Dokumenty systemu zawieraj stawiane cele, za o enia, okre laj metodyk pracy itd., natomiast zapisy dowodz, e okre lone za o enia s realizowane. S nimi np. raporty z przeprowadzonych audytów, protoko y z kontroli czy testowania, wykazy kwalifikacji dostawców itd. 1. Normy s podstaw sformalizowanego systemowego zarz dzania, wskazuj dok adnie obszary zarz dzania, dla których konieczne jest okre- lenie post powania. Zapisane jest to w normie w nast puj cy sposób: organizacja powinna okre li, udokumentowa, wdra a i utrzymywa system zgodnie z wymaganiami niniejszej normy. Poszczególne punkty norm, stanowi cych podstaw systemów zarz dzania w okre lonych miejscach, stawiaj konkretne wymagania zwi zane z konieczno ci ustanowienia udokumentowanych procedur, a mianowicie: - Procedury dotycz ce procesu dzia a koryguj cych powinny okre- la wymagania zwi zane z: identyfikacj niezgodno ci ( cznie ze skargami ze strony klienta), okre leniem przyczyn niezgodno ci, ocen potrzeby dzia a, maj cych na celu zapewnienie, e niezgodno ci nie wyst pi ponownie, okre leniem i wdro eniem niezb dnych dzia a, dokonywaniem przegl du przedsi wzi tych dzia a koryguj cych. - Procedury dotycz ce dzia a zapobiegawczych powinny odnosi si do zidentyfikowanych wymaga : identyfikacji potencjalnych niezgodno ci i ich powodów, oceny potrzeb dla dzia a zapobiegawczych pojawieniu si niezgodno ci, identyfikacji i wdro enia dzia a zapobiegawczych, zapisywania wyników przedsi wzi tych dzia a, przeprowadzania przegl du przedsi wzi tych zapobiegawczych dzia a. W przypadku systemu zarz dzania jako ci procedury wymagaj ce udokumentowania dotycz : nadzorowania zapisów, audytów wewn trznych, 1 A. Iwaszkiewicz, Zarz dzanie jako ci. Podstawowe problemy i metody, PWN, Warszawa- -Kraków 1999, s Seria: Administracja i Zarz dzanie (21)2012 ZN nr 94

3 Dokumentacja w zintegrowanym systemie zarz dzania organizacj 69 nadzorowania niezgodno ci, nadzorowania dokumentów, dzia a zapobiegawczych, dzia a koryguj cych 2. Termin wyst puj cy w normie ISO 9001 udokumentowana procedura oznacza, e procedura jest okre lona, udokumentowana, wdro ona i utrzymywana. Udokumentowane procedury odnosz si do instrukcji, które s bardziej szczegó owe. Trzeba jednak pami ta, e w systemie dokumentacji g ówn rol pe ni ksi ga. Niektórzy twierdz, i wad systemu jest biurokracja, a mianowicie znaczna liczba dokumentów, uaktualnie, wznowie. Jednak e potrzeba dokumentowania systemu przez przedsi biorstwo ma dobre strony i daje korzy ci odbiorcy, a mianowicie: precyzyjny zapis jest jednoznaczn form przekazu informacji, wskazuje jej cel, zakres odpowiedzialno ci i kompetencje w wykonywaniu i potwierdzaniu dzia a, zapis zapewnia autoryzacj, zapis stanowi obiektywny dowód opracowania i wdro enia systemu w przedsi biorstwie, zapis w wielu przypadkach pozwala na wyeliminowanie niezast powalno ci pracowników, odgrywa istotn rol w zapewnianiu powtarzalno ci procesów, przez to gwarantuje powtarzaln jako, zapis daje obiektywn podstaw do analiz, planowania i realizacji dzia a zapobiegawczych 3. Norma ISO 9001 wymaga mniejszej liczby procedur, które s zaliczane do systemu dokumentów wymagaj cych nadzoru, a tak e dokumentów, które s wymagane przez organizacj w celu zapewnienia efektywnego planowania, dzia ania i nadzorowania procesów w organizacji. System zarz dzania rodowiskowego i bhp wymaga oko o dwunastu procedur 4. Stworzenie dokumentacji systemu zarz dzania jest wyzwaniem dla wielu organizacji. Jest ono trudniejsze, gdy wyst puj zaniedbania w dokumentacji, nieporz dek oraz brak istotnych dokumentów. Niezrozumienie przez pracowników sensu dokumentowania procesów i dzia a oraz niedostateczne wyszkolenie na temat istoty dokumentowania rodzi niech do tego systemu. Jednak dla wielu organizacji, które rozpocz y prace nad systemem zarz dzania i prace nad dokumentacj, da y pocz tek: zwi kszeniu skuteczno ci procesów pracy, zmianom dotychczasowych systemów dokumentowania, w a ciwemu nadzorowi nad dokumentacj, wdro eniu przyjaznej dla u ytkownika dokumentacji, 2 K. Giera, W. Werpachowski, Ksi ga jako ci Q Europejskie wymagania w zakresie jako ci wyrobów i us ug. Model dokumentacji systemu zapewniania jako ci, Instytut Technologii Eksploatacji, Radom 2000, s J. Oakland, Total Quality Management, Butterworth, Heinemann, 2000, s D. Lock, Podr cznik zarz dzania jako ci, PWN, Warszawa 2002, s ZN nr 94 Seria: Administracja i Zarz dzanie (21)2012

4 70 H. Wyr bek oszcz dno ci czasu poprzez uporz dkowanie systemu i dokumentacji itp. 5. Zgodnie z koncepcj zintegrowanego zarz dzania zaprezentowane aspekty daj korzy ci nie tylko przedsi biorstwu, ale tak e odbiorcom wspó pracuj cym z organizacj. Zarz dzanie dokumentacj systemow Organizacja powinna ustali system gwarantuj cy ich aktualno, dost pno i stosowanie. System ten powinien dotyczy tak e zbioru dokumentów, typowych dla danej organizacji, a bezpo rednio lub wcale nie przywo ywanych przez norm 6. Sprawowanie nadzoru nad dokumentacj systemu zarz dzania oznacza, e: dokumenty s zatwierdzone pod wzgl dem ich adekwatno ci, zanim zostan opublikowane, dokumenty s okresowo przegl dane, w razie potrzeby aktualizowane oraz ponownie zatwierdzane, zmiany oraz bie cy status przegl du dokumentów s zidentyfikowane, aktualne wydania stosowanych dokumentów by y dost pne we wszystkich miejscach, w których wykonywane s dzia ania niezb dne dla efektywnego funkcjonowania procesu, dokumentacja jest czytelna i atwo identyfikowalna, dokumenty pochodz ce ze róde zewn trznych s zidentyfikowane, a ich dystrybucja kontrolowana, wszelkie nieaktualne dokumenty zachowywane z jakichkolwiek przyczyn s zabezpieczone przed niepowo anym u yciem oraz odpowiednio oznaczone. Dokumentacj systemu zarz dzania powinny sporz dza osoby kompetentne, a pó niej powinny j zatwierdzi i wdro y. Dokumentacja powinna by poddana okresowym przegl dom i aktualizacji, a dokumenty nieaktualne powinny by przechowywane. Odno nie zapisów wymagana jest czytelno, dost pno i identyfikowalno. Przedsi biorstwo powinno opracowa procedury okre laj ce czas przechowywania zapisów, dysponowania nimi, identyfikowania, zabezpieczania oraz dost pu do nich. Normy zwracaj tak e uwag na fakt, i dokumentacja mo e wyst powa pod postaci ró nych typów i rodzajów mediów. Zakres dokumentacji mo e by ró ny w ró nych dokumentacjach, a zale y to od: wielko ci organizacji i charakteru jej dzia alno ci, kompleksowo ci procesów i stopnia powi zania pomi dzy nimi, kompetencji personelu 7. 5 V.D. Hunt, Process Mapping, How to Reengineer Your Business Processes, John Wiley & Sons, New York. 1996, s J. a cucki, Podstawy kompleksowego zarz dzania jako ci TQM, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Poznaniu, Pozna 2001, s M. Wi niewska, Normy ISO serii 9000 oraz metoda HACCP w zak adowym systemie jako ci przedsi biorstwa spo ywczego, ODiDK, Gda sk 2000, s. 31. Seria: Administracja i Zarz dzanie (21)2012 ZN nr 94

5 Dokumentacja w zintegrowanym systemie zarz dzania organizacj 71 Struktura dokumentacji zintegrowanego systemu zarz dzania i jej hierarchiczny uk ad wymagaj zachowania pe nej identyfikowalno ci ka dego dokumentu, umo liwiaj cej sprawowanie skutecznego i efektywnego nadzorowania dokumentacji. Ujednolicenie formy i szaty graficznej jest cech maj c, oprócz walorów estetycznych, szczególne znaczenie przede wszystkim dla u ytkowników dokumentów, gdy ró norodno uk adu edycyjnego umo liwia szybszy dost p do informacji po danych w danym momencie. Dokumentacja zmienia si wraz z rozwojem organizacji systemu zarz dzania jako ci, zmianami funkcjonalnymi przedsi biorstwa, jego organizacji itp., wymaga zatem ci g ej aktualizacji, której towarzyszy ponadto konieczno ewidencjonowania tych zmian w sposób widoczny dla u ytkowników, czyli okre lenie aktualnego statusu zmian 8. Dokumenty s tak e dowodem na to, e system jest zarz dzany i utrzymywany prawid owo. Pozwalaj si zorientowa i sprawdzi, czy to, co zaplanowali my, jest przez nas faktycznie realizowane. S równie podstaw do podejmowania okre lonych decyzji, je eli opisuj czynno ci, mog ce mie zastosowanie w sytuacjach krytycznych, co oczywi cie nabiera szczegó owego znaczenia przy podejmowaniu natychmiastowych dzia a koryguj cych. Dokumenty umo liwiaj jednoznaczn interpretacj pewnych zada i wymaga, co wykorzystywane bywa na przyk ad przy ustalaniu okre lonych specyfikacji technicznych oraz wielu innych sytuacjach, w których istotn rol odgrywa powtarzalno bardziej skomplikowanych czynno ci 9. Dokumentacja systemu zarz dzania jako ci Dokumentacj systemu zarz dzania zwykle dzieli si na kilka poziomów ró ni cych si przeznaczeniem, zakresem i szczegó owo ci. Poziomy te s nast puj ce: polityka, ksi ga, procedury, instrukcje, inne dokumenty zwi zane z procesem zarz dzania, zapisy 10. Podstaw w tej strukturze s instrukcje, czyli dokumenty ustalaj ce, jak przeprowadzi okre lone zadania lub operacje, jak wykonywa i kontrolowa. Klamr spinaj c ca o stanowi ksi ga, opisuj ca organizacj i ustalaj ca polityk i cele. rodek struktury natomiast stanowi dokumenty procedur i plany, okre laj ce odpowiedzialno, sposoby post powania i za- 8 A. Tabor, M. R czka (red.), Nowoczesne zarz dzanie jako ci, tom I, Centrum Szkolenia i Organizacji Systemów Jako ci Politechniki Krakowskiej im. Tadeusza Ko ciuszki, Kraków 2004, s M. Wi niewska, Normy ISO, op. cit., s J. a cucki, Podstawy kompleksowego, op. cit., s ZN nr 94 Seria: Administracja i Zarz dzanie (21)2012

6 72 H. Wyr bek soby, czyli ustalaj ce, kto, co, gdzie i kiedy, przy u yciu przewidzianych zasobów, ma wykona w danym procesie, przedsi wzi ciu lub umowie. Ksi ga jest przede wszystkim dokumentem zewn trznym, czyli tym, który jest prezentowany klientom i innym zainteresowanym stronom. Procedury, plany i instrukcje traktowane s jako dokumenty operacyjne, stanowi ce wewn trzne przepisy wykonawcze 11. Ksi ga jest dokumentem, ustalaj cym polityk systemu zarz dzania, opisuje system w organizacji w uj ciu procesowym 12. Procedury to dokumenty opisuj ce cele, odpowiedzialno i przebieg realizacji odpowiednich elementów systemu. Instrukcje s to dokumenty, opisuj ce szczegó owo jakie elementy systemu ustanowione w procedurach, s realizowane przez komórki funkcyjne organizacji 13. W wymienionych dokumentach SZJ s opisane wszelkie dzia ania konieczne do uzyskania, a nast pnie utrzymania odpowiedniego stopnia wiarygodno ci, e produkowane wyroby b d trwale spe nia ustalone wymagania systemowe. Zakres dokumentacji nie powinien by szerszy, ni wynika to z rzeczywistych potrzeb przedsi biorstwa atwo tutaj bowiem o popadni cie w nadmiern biurokracj. Opracowanie i prowadzenie dokumentacji systemowej jest jednak niezb dny, gdy stanowi ona: dowód opracowania i wdro enia w organizacji systemu, podstawowe ród o informacji o systemie, zapis odpowiedzialno ci kompetencji, zapis wi kszo ci powtarzalnych i rutynowych dzia a, wykonywanych w ramach systemu 14. Ksi ga zintegrowanego systemu zarz dzania Podstawowym dokumentem zintegrowanego systemu jest ksi ga. Przedstawiany jest w niej w formie deklaracji, zasad, wskaza, odpowiedzialno ci, g ównych dzia a funkcjonuj cy w przedsi biorstwie system zarz dzania. Ksi ga powinna zawiera 15 : opis zakresu dzia alno ci obejmowanego przez system zarz dzania, cznie ze szczegó ami dotycz cymi dopuszczalno ci jakichkolwiek ogranicze zakresu, udokumentowane procedury okre lone dla systemu zarz dzania lub powo anie si na nie, opis wzajemnych oddzia ywa procesów systemu zarz dzania. 11 A. Tabor, M. R czka (red.), Nowoczesne zarz dzanie, op. cit., s A. Srzednicki, W. Soko owicz, ISO system zarz dzania jako ci oraz inne systemy oparte na normach, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2006, s J.L. Lisowski, Zarz dzanie jako ci w przedsi biorstwie, Wy sza Szko a Finansów i Zarz dzania w Bia ymstoku, Bia ystok 2004, s A. Hamrol, W. Mantura, Zarz dzanie jako ci. Teoria i praktyka, PWN, Warszawa 2005, s A. Srzednicki, W. Soko owicz, ISO - system..., op. cit., s.45. Seria: Administracja i Zarz dzanie (21)2012 ZN nr 94

7 Dokumentacja w zintegrowanym systemie zarz dzania organizacj 73 Cz sto odbiorcy zg aszaj cy zamówienie prosz o pokazanie ksi gi systemu, a spe nienie tego wymagania pozwala na kontynuacj dalszych rozmów. Ksi ga stanowi opis systemu dzia aj cego w konkretnej organizacji. Przedstawiona jest w niej polityka przedsi biorstwa oraz ogólna struktura systemu. Ksi ga zintegrowanego systemu zarz dzania zawiera: polityk, deklaracj kierownictwa, zakres odpowiedzialno ci i uprawnie oraz wzajemnej zale no ci personelu, który zarz dza, wykonuje, sprawdza lub analizuje prace wp ywaj ce na funkcjonowanie systemu zarz dzania, przedstawienie procesów realizowanych w organizacji oraz ich wzajemne zale no ci, procedury zarz dzania lub odwo anie do w a ciwych procedur rozwijaj cych tre ksi gi, charakterystyk ogranicze zakresu systemu w organizacji, opis wzajemnych oddzia ywa procesów systemu zarz dzania, o wiadczenie dotycz ce przegl du, aktualizacji, nadzorowania ksi gi 16. U ytkownikami ksi gi s wszyscy pracownicy danej organizacji, którzy powinni zosta zapoznani z jej tre ci (szczególnie z celami i polityk deklarowan przez kierownictwo). Istotne jest zaanga owanie najwy szego kierownictwa w prace nad systemem zarz dzania, a mianowicie w okre lenie i realizowanie polityki organizacji. W deklaracji kierownictwa powinny by zawarte g ówne cele firmy dotycz ce aspektów wynikaj cych z wdro onych sformalizowanych systemów. W ksi dze najcz ciej zamieszczane s informacje dotycz ce: statusu prawnego, lokalizacji, wielko ci, profilu dzia alno ci. Jest to pomocne audytorom, klientom i pracownikom. Nale y równie zamie ci schemat organizacyjny. W niektórych przypadkach wystarcz komórki i stanowiska odpowiedzialne za jako, ale cz ciej nale y przedstawia schemat ca ego przedsi biorstwa. Opis systemu jest najwa niejsz cz ci ksi gi. Ksi ga ta dostarcza informacji na temat funkcjonowania przedsi biorstwa, tzn. zasad przyjmowania zamówie, procesu przebiegu technologii, projektowania, realizacji zakupów i produkcji. Ksi ga ta powinna nie w sobie podej cie procesowe firmy i wskazywa na wzajemne zale no ci procesów. Ksi ga powinna zawiera proste i przejrzyste sformu owania, aby atwo mo na by o j zrozumie. Normy zawieraj wymagania dotycz ce ci g ej aktualizacji ksi gi. Czasami stosowanym rozwi zaniem jest opracowanie dwóch wersji ksi gi. Jednej do u ytku s u bowego (wewn trznego) i drugiej okazywanej klientom. Ma to uzasadnienie w przypadku konieczno ci zagwarantowania prawid owo ci funkcjonowania systemu zarz dzania J.L. Lisowski, Zarz dzanie jako ci, op. cit., s A. Srzednicki, W. Soko owicz, ISO - system, op. cit., s. 45. ZN nr 94 Seria: Administracja i Zarz dzanie (21)2012

8 74 H. Wyr bek Procedury systemu zarz dzania Procedury opisuj cele, odpowiedzialno oraz sposób realizacji zintegrowanego systemu zarz dzania. Precyzuj, gdzie, kiedy, przez kogo i w jaki sposób zadania te maj by realizowane. Mog przybiera ró ne formy (opis s owny, karta przebiegu, schemat blokowy itp.) zale nie od wielko ci przedsi biorstwa, specyfikacji prowadzonej przez niego dzia alno ci oraz zamierzonego zakresu i struktury ksi gi 18. Normy wymagaj, aby wi kszo obszarów by a pisemnie uregulowana, jest to tak zwana udokumentowana procedura. Procedury udokumentowane zawieraj : Cel jaki sobie stawiamy i który chcemy osi gn dzi ki opracowaniu i wdro eniu danej procedury, Zakres stosowania precyzuje zak ady, komórki, obszar stosowania dokumentu, jak równie proces, którego dotyczy, Dokumenty nadrz dne i zwi zane wskazuj dokumenty bazowe np. ISO 9001 oraz inne, np. instrukcje plany, formularze z dan procedur, Odpowiedzialno wskazuj osoby funkcyjne odpowiedzialne za realizacj czynno ci sk adaj cych si na dan procedur, Realizacj je li jest to mo liwe w uk adzie chronologicznym, wskazane s etapy realizacji procedury, Zapisy wymienione zostaj zapisy, jakie s stosowane przy realizacji danej procedury, Za czniki je li procedura zawiera za czniki, s one wymienione, Zmiany miejsce, w którym specyfikowane s wszelkie ró nice w stosunku do wersji wcze niejszej 19. Dokumenty te nie s udost pniane na zewn trz przedsi biorstwa, poniewa zawieraj poufne informacje. Niektóre przedsi biorstwa udost pniaj je audytorom wewn trz organizacji. Ilo procedur w organizacji zale y od jej specyfiki. Liczba ustalonych procedur za pierwszym razem nie powinna by ostateczna, bowiem pó niej mo e okaza si, e do sprawnego funkcjonowania systemu niezb dna jest nowa procedura. Opracowuj c procedury mo na skorzysta ze schematów blokowych, które s pomocne przy rozrysowaniu procesu dla okre lonego dokumentu. Procedury, podobnie jak ksi ga jako ci, wymagaj aktualizacji. Aby unikn ba aganu, trzeba stworzy skuteczny system wymiany nieaktualnych procedur nowymi. Z praktycznych wzgl dów, w celu u atwienia wprowadzania zmian i poprawek, zaleca si wydanie ka dej procedury w formie lu nych kartek wpi tych do skoroszytu A. Hamrol, W. Mantura, Zarz dzanie, op. cit., s J.L. Lisowski, Zarz dzanie..., op. cit., s A. Srzednicki, W. Soko owicz, ISO - system..., op. cit., s. 46. Seria: Administracja i Zarz dzanie (21)2012 ZN nr 94

9 Dokumentacja w zintegrowanym systemie zarz dzania organizacj 75 Instrukcje systemowe Normy zalecaj, aby organizacje opracowywa y instrukcje. Nie zawsze trzeba jednak je opracowywa, s one potrzebne, gdy maj znaczenie dla prawid owego funkcjonowania systemu. Ze wzgl du na ró ne obszary tematyczne wyró niamy instrukcje systemowe i techniczne. Instrukcje systemowe s rozwini ciem procedur. Wyja niaj, jak nale- y wykona okre lone prace, jak nadzorowa, kontrolowa, kwalifikowa itp. Instrukcje techniczne wchodz w sk ad procesów technologicznych, np. instrukcja toczenia czy spawania, okre laj zale no cz owiek-maszyna. Instrukcje powinny okre la wymagania odno nie miejsc kontroli i prób, schematy pobierania próbek oraz powinny zawiera tablice, ilustracje itp. 21. Ten rodzaj dokumentów równie powinien podlega nadzorowi i by kompletny. Rozpoczynaj c prace nad tworzeniem instrukcji nale y wykorzysta istniej ce sposoby wykonywania dzia a, np. instrukcja obs ugi. Trzeba je udoskonali, uzupe ni brakuj c dokumentacj i do czy do istniej cego systemu numeracji. Prace nad tworzeniem dokumentacji powinni wykonywa pracownicy bezpo rednio wykonuj cy dan czynno, poniewa znaj narz dzia i metody wykonywania powierzonych prac. Instrukcje s dokumentami szczegó owo opisuj cymi, jak na poszczególnych stanowiskach pracy s realizowane dzia ania przewidziane w procedurach. Struktura instrukcji jest w zasadzie podobna do stosowanej w procedurach 22. Podsumowanie Integracja systemów zarz dzania polega na po czeniu kilku systemów w jeden spójny. Jego istot jest jednoczesne zarz dzanie wieloma aspektami. W ramach zintegrowanego systemu zarz dzania najcz ciej przedsi biorstwa jednocze nie zarz dzaj jako ci, rodowiskiem oraz bezpiecze stwem i higien pracy. Firmy tworz ce ZSZ nie musz integrowa wszystkich wymienionych wy ej aspektów. Integracja mo e dotyczy przynajmniej dwóch systemów, w zale no ci od specyfiki przedsi biorstwa. Integracja mo e dotyczy systemów wdro onych zgodnych z normami ISO oraz norm komplementarnych posiadaj cych podobn struktur, lecz mo e te by przeprowadzana w innych obszarach, np. w systemie controlingu, logistyki, finansowym, zarz dzania warto ci firmy, zarz dzania relacjami z klientem itp. 23. Aby zintegrowany system zarz dzania organizacj móg osi gn strategiczny cel wzrostu konkurencyjno ci organizacji poprzez budow zaufania w relacjach organizacja otoczenie wewn trzne i zewn trzne, to po- 21 J. a cucki, Podstawy..., op. cit., s A. Hamrol, W. Mantura, Zarz dzanie, op. cit., s A. Srzednicki, W. Soko owicz, ISO - system zarz dzania, op. cit., s. 48,49. ZN nr 94 Seria: Administracja i Zarz dzanie (21)2012

10 76 H. Wyr bek winien by oparty na powszechnie akceptowanych, jednolitych jednoznacznie sformu owanych wymaganiach, które zapewniaj jego ustanowienie, wdro enie i utrzymanie 24. Do podstawowych warunków, jakie powinna spe nia dokumentacja systemu, nale y zaliczy : 1. Kompletno, rozumian jako obj cie systemu formalnym wszystkich maj cych wp yw na poziom jako ci, procesów. 2. Jednoznaczno, zw aszcza w zakresie podzia u obowi zków (odpowiedzialno ci) oraz kompetencji (uprawnie ), jak równie w okre leniu warunkówideterminuj cych dalszy tok post powania w punktach decyzyjnych. 3. Spójno obowi zuj cego systemu, rozumian jako niewyst powanie sprzeczno ci pomi dzy poszczególnymi elementami systemu (w tym przypadku procedurami ustalaj cymi zasady dzia ania). 4. Praktyczn przydatno w osi ganiu przyj tych celów i bie cym funkcjonowaniu przedsi biorstwa 25. Mimo pozorów du ej swobody i szerokiej dowolno ci, jakie wydaj si wynika z powo ywanych norm, opracowanie i dobrej dokumentacji systemu zarz dzania jako ci wcale nie jest proste. Powinna by ona napisana j zykiem zwi z ym, prostym i zrozumia ym dla pracowników o ró nym poziomie wykszta cenia, a równocze nie i powinna precyzyjnie i jednoznacznie regulowa wszystkie problemy zwi zane z zarz dzaniem, zapewnieniem jako ci, zapewnieniem i podnoszeniem satysfakcji klientów, a tak e zapewnieniem ci g ego rozwoju organizacji, w najszerszym znaczeniu tych zagadnie. Równocze nie nie powinna by zbyt obszerna, poniewa to utrudnia percepcj i mo liwo skutecznego nadzorowania systemu. Nale y pami ta, e opracowana dokumentacja powinna spe nia wszystkie wymagania norm obowi zuj cych w zakresie systemu oraz mo liwie najlepiej s u y stosowanemu systemowi zarz dzania jako ci. Powinna by jasna, jak równie zrozumia a dla szerokiego kr gu odbiorców (dostawców, pracowników i klientów), a tak e mo liwa do zaakceptowania przez instytucj certyfikuj c 26. Do najcz ciej spotykanych b dów wyst puj cych w dokumentach systemowych mo na zaliczy : 1. Zbyt ogólne i z tego wzgl du ma o przydatne algorytmy post powania w ramach realizacji danej procedury. 2. Brak informacji, jaki dokument powstaje na danym etapie realizacji procedury. 3. Brak jednoznacznego okre lenia osoby (jednostki organizacyjnej) opracowuj cej/realizuj cej dany etap, osób, z którymi niezb dne jest przeprowadzenie uzgodnie (wspó praca), osoby zatwierdzaj cej i ostatecznie osoby (komórki organizacyjnej), do której przekazywany jest dany dokument ze wzgl du na powy sze, niektóre 24 A. Tabor, M. R czka (red.), Nowoczesne zarz dzanie, op. cit., s A. Srzednicki, W. Soko owicz, ISO - system, op. cit., s S. Zió kowski, Systemy zarz dzania jako ci w ma ych i rednich firmach, WNT, Warszawa 2007, s. 19 Seria: Administracja i Zarz dzanie (21)2012 ZN nr 94

11 Dokumentacja w zintegrowanym systemie zarz dzania organizacj 77 fragmenty procedur s zbiorem pobo nych ycze, a nie zasad i sposobów post powania. 4. Brak pewnego wykazania powi za pomi dzy poszczególnymi procedurami. 5. Brak jednoznacznego okre lenia, w którym, momencie realizacji danej procedury konieczne jest wspomaganie inn procedur lub w jakiej instrukcji podstawowej uszczegó owiony zosta dany moment przebiegu procesu, 6. Dublowanie przyj tego nazewnictwa 27. Bibliografia Giera K., Werpachowski W., Ksi ga jako ci Q Europejskie wymagania w zakresie jako ci wyrobów i us ug. Model dokumentacji systemu zapewniania jako ci, Instytut Technologii Eksploatacji, Radom Hamrol A., Mantura W., Zarz dzanie jako ci. Teoria i praktyka, PWN, Warszawa Hunt V.D., Process Mapping, How to Reengineer Your Business Processes, John Wiley & Sons, New York Iwaszkiewicz A., Zarz dzanie jako ci. Podstawowe problemy i metody, PWN, Warszawa-Kraków Lisowski J.L., Zarz dzanie jako ci w przedsi biorstwie, Wy sza Szko a Finansów i Zarz dzania w Bia ymstoku, Bia ystok Lock D., Podr cznik zarz dzania jako ci, PWN, Warszawa a cucki J., Podstawy kompleksowego zarz dzania jako ci TQM, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Poznaniu, Pozna Srzednicki A., Soko owicz W., ISO system zarz dzania jako ci oraz inne systemy oparte na normach, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa Tabor A., R czka M. (red.), Nowoczesne zarz dzanie jako ci, tom I, Centrum Szkolenia i Organizacji Systemów Jako ci Politechniki Krakowskiej im. Tadeusza Ko ciuszki, Kraków Wi niewska M., Normy ISO serii 9000 oraz metoda HACCP w zak adowym systemie jako ci przedsi biorstwa spo ywczego, ODiDK, Gda sk Zió kowski S., Systemy zarz dzania jako ci w ma ych i rednich firmach, WNT, Warszawa A. Srzednicki, W. Soko owicz, ISO - system, op. cit., s. 45. ZN nr 94 Seria: Administracja i Zarz dzanie (21)2012