Załącznik nr 9 do Regulaminu Zakupów HUTY ŁABĘDY S.A. INSTRUKCJA W SPRAWIE UDZIAŁU W POSTĘPOWANIACH ZAKUPOWYCH

Transkrypt

1 Załącznik nr 9 do Regulaminu Zakupów HUTY ŁABĘDY S.A. INSTRUKCJA W SPRAWIE UDZIAŁU W POSTĘPOWANIACH ZAKUPOWYCH 1

2 I. Definicje Ilekroć w Instrukcji w Sprawie Udziału w Postępowaniach Zakupowych jest mowa o: Licytacji elektronicznej należy przez to rozumieć procedurę zakupową, w której dopuszczeni do postępowania Dostawcy składają oferty przy wykorzystaniu internetowej aplikacji, z możliwością bieżącego poprawiania swojej oferty w tzw. postąpieniach. Licytacja elektroniczna jest uzupełnieniem negocjacji handlowych, wykorzystując zjawisko otwartej konkurencji oraz transparentności procesu wyboru Dostawcy. Licytacji poprzetargowej należy przez to rozumieć dogrywkę po przetargu lub negocjacjach, w której dopuszczeni do postępowania Dostawcy składają oferty przy wykorzystaniu internetowej aplikacji, z możliwością bieżącego poprawiania swojej oferty. Dostawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o realizację przedmiotu postępowania zakupowego, złożyła ofertę i zawarła umowę. Oferencie należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną, albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o realizację przedmiotu postępowania zakupowego, złożyła ofertę lecz nie zawarła umowy. Platformie zakupowej - należy przez to rozumieć system informatyczny lub inne narzędzie elektroniczne, usprawniające i automatyzujące pracę przy rejestrowaniu i prowadzeniu postępowań zakupowych oraz spełniające funkcję archiwizacyjną i raportującą oraz zarządzającą obiegiem dokumentów zakupowych. Postępowaniu zakupowym należy przez to rozumieć proces związany z zaspokajaniem potrzeb związanych z dostawami produktów oraz świadczeniem usług na rzecz Spółki. Spółce - należy przez to rozumieć HUTĘ ŁABĘDY S.A. Umowie - należy przez to rozumieć umowę w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Warunkach formalnych należy przez to rozumieć warunki dopuszczające ofertę do analizy lub powodujące jej odrzucenie. W szczególności warunkami formalnymi są zdefiniowane warunki udziału w postępowaniu, wymagana dokumentacja, termin złożenia ofert handlowych. Zamówieniu należy przez to rozumieć dokument przesyłany do Dostawcy określający potrzeby oraz warunki współpracy i stanowiący podstawę dostaw lub realizacji usług. Zapytaniu ofertowym należy przez to rozumieć zaproszenia do złożenia ofert handlowych w ramach realizowanych postępowań zakupowym. Zarządzie - należy przez to rozumieć Zarząd Spółki. Trybie otwartym należy przez to rozumieć upublicznienie informacji na temat prowadzonych postępowań zakupowych. Trybie zamkniętym należy przez to rozumieć prowadzenie postępowań zakupowych bez upubliczniania informacji o nich. 2

3 II. Przedmiot i zakres Instrukcji 1) Instrukcję w Sprawie Udziału w Postępowaniach Zakupowych (dalej Instrukcją) stosuje się do wszystkich zakupów realizowanych przez Spółkę. 2) Szczegółowe zapisy w zapytaniach ofertowych lub w zaproszeniach do licytacji elektronicznej uchylają zapisy niniejszej Instrukcji. III. Zapytania ofertowe 1) Sposoby dystrybucji zapytań ofertowych: a) Publikacja zapytania ofertowego na platformie zakupowej, b) Przesłanie zapytania ofertowego do Dostawcy na adres mailowy z platformy zakupowej lub w szczególnych przypadkach poza platformą. 2) Zapytania ofertowe funkcjonują w trybie zamkniętym oraz otwartym. 3) Oprócz zapytań ofertowych Kupiec może: przesłać zapytanie o informację, zapytanie o propozycję lub opublikować ogłoszenie. 4) Kupiec może zażądać potwierdzenia udziału w postępowaniu pod rygorem nie przyjęcia oferty w sytuacji braku powyższego potwierdzenia. 5) Dostawca ma obowiązek sprawdzić niezwłocznie kompletność oraz spójność otrzymanego zapytania ofertowego. 6) Spółce przysługuje prawo zmiany zakresu postępowania zakupowego oraz sposobu jego przeprowadzenia. Dostawca informowany jest o zmianach mailem, faksem, za pomocą platformy zakupowej, strony internetowej Spółki lub w formie pisemnej. 7) Zapytanie ofertowe może zostać anulowane przez Kupca. IV. Składanie ofert handlowych 1) Postępowania mogą być prowadzone w sposób papierowy lub na platformie zakupowej. 2) Oferty handlowe składane są na platformie zakupowej w przypadku otrzymania zaproszenia lub dołączenia się do udziału w postępowaniu prowadzonym na platformie. 3) W przypadku zapytań ofertowych składanych na platformie zakupowej oferty handlowe złożone poza platformą zakupową są odrzucane. 4) Oferty należy składać na formularzach ofertowych stanowiących integralną część zapytania ofertowego lub z wykorzystaniem formularzy platformy zakupowej. 3

4 5) Oferty złożone w inny sposób niż przewidziany w zapytaniu ofertowym będą odrzucane. 6) Kupiec może zażądać dodatkowego złożenia oferty handlowej w formie pisemnej. 7) Dokumenty wymagane do złożenia w ramach oferty, a w szczególności odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, nie mogą być wystawione wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. O potrzebie złożenia powyższych dokumentów Kupiec informuje w zapytaniu ofertowym lub zaproszeniu do licytacji. 8) Złożenie oferty handlowej jest jednocześnie akceptacją formalnych warunków udziału w postępowaniu zakupowym, a także niniejszej Instrukcji. 9) W przypadku przesłania, w ramach zapytania ofertowego, formularza oferty handlowej, złożenie oferty jest jednocześnie akceptacją jej zapisów. 10) Złożone oferty handlowe uwzględniają wszystkie koszty dostawy lub realizacji usługi, chyba że w zaproszeniu do udziału w postępowaniu zostało to sformułowane inaczej. 11) Oferty są wiążące w terminie 30 dni, który liczony jest od dnia zakończenia przyjmowania ofert i określony w zapytaniu ofertowym lub zaproszeniu do licytacji elektronicznej, co nie dotyczy sytuacji w której zostało to inaczej określone. 12) Oferty składane są w cenach netto PLN, chyba że dopuszczono inną walutę. 13) W przypadku braku zgodności oferty z przedmiotem zakupu określonym w zaproszeniu, Oferent zobowiązany jest o wyraźne zaznaczenie informacji o braku zgodności. 14) Składanie ofert wielowariantowych jest możliwe tylko w sytuacji, gdy zostało to przewidziane w zaproszeniu do udziału w postępowaniu. 15) Składanie ofert na zamienniki jest możliwe tylko w sytuacji, gdy zostało to przewidziane w zaproszeniu do udziału w postępowaniu. 16) Składanie ofert na pakiety lub wybrane pozycje jest możliwe tylko w sytuacji, gdy zostało to przewidziane w zaproszeniu do udziału w postępowaniu. 17) Spółka może odrzucić ofertę w przypadku niespełnienia warunków formalnych udziału w postępowaniu. 18) Nie przewiduje się składania protestów w ramach realizowanych postępowań zakupowych, chyba że warunki określone w zaproszeniu stanowią inaczej. 19) Nie przewiduje się zwrotu materiałów składanych przez Dostawcę w ramach prowadzonych postępowań zakupowych, chyba że warunki określone w zaproszeniu stanowią inaczej. 20) Aktualizacje ofert handlowych są składane w identycznej formie jak oferty pierwotne. 21) Oferty częściowe, pakietowe lub wariantowe można składać jedynie w sytuacjach, w których dane postępowanie zakupowe przewiduje taką możliwość. 22) Oferty handlowe są opracowywane i składane na koszt Dostawcy. 4

5 23) Oferty złożone po terminie są odrzucane. V. Komunikacja z Kupcami 1) Oferenci mogą zadawać pytania w ramach prowadzonych postępowań zakupowych w sytuacji, gdy zostało to przewidziane w ramach danego postępowania. W takim przypadku pytania należy zadawać w terminie i formie określonej w ramach postępowania zakupowego. 2) Spółka nie przewiduje odpowiedzi na pytania po upływie terminu przewidzianego na zadawanie pytań. 3) Kupiec może zrezygnować z odpowiedzi na pytania Dostawców, jeżeli będzie to niezgodne z interesami Spółki. 4) Kupiec może zadawać pytania Dostawcy na każdym etapie postępowania zakupowego. 5) Kupiec może zaprosić Dostawcę na spotkanie bezpośrednie lub na czacie on-line funkcjonującym w ramach platformy zakupowej. 6) W trakcie licytacji elektronicznej komunikacja może następować tylko w ramach funkcji czat na platformie zakupowej. VI. Tryby i formy zakupów 1) Postępowania zakupowe mogą być organizowane w trybie otwartym lub zamkniętym. 2) Tryb otwarty polega na opublikowaniu zapytania ofertowego lub licytacji elektronicznej na platformie zakupowej. 3) Tryb zamknięty polega na skierowaniu zapytania ofertowego do wybranych Dostawców. 4) Postępowania zakupowe mogą być prowadzone w oparciu o jedną z poniższych form: a) Konkurs ofert - jednoetapowa forma wyboru Dostawcy w oparciu o wskazane kryteria. Dostawcy składają oferty ostateczne bez możliwości ich korygowania w trakcie dogrywki. b) Licytacja elektroniczna jednoetapowa forma wyboru Dostawcy. Dostawca zgłasza udział w licytacji, a Kupiec podejmuje decyzję o zaakceptowaniu zgłoszenia. Oferty na licytacji elektronicznej są ostateczne, chyba że w zaproszeniu zostało to inaczej opisane. c) Przetarg z dogrywką wieloetapowa forma realizacji postępowań zakupowych, w której po złożeniu oferty handlowej Kupiec może zaprosić wybranych Dostawców do negocjacji lub licytacji elektronicznej. 5) Oprócz form wymienionych powyżej Kupiec może zastosować inną formę zakupu. 5

6 VII. Udział w licytacjach elektronicznych 1) Licytacje elektroniczne prowadzone w ramach realizowanych postępowań zakupowych nie stanowią aukcji w rozumieniu Kodeksu cywilnego. 2) Dostawca biorąc udział w licytacji elektronicznej oświadcza, że zapoznał się z zaproszeniem do licytacji, a w szczególności z jej regułami oraz niniejszą instrukcją, a także wziął udział w licytacji testowej o ile została przewidziana. 3) Najlepsze oferty złożone przez Oferenta na licytacji są wiążące w terminie określonym w postępowaniu. 4) Brak złożenia oferty na licytacji elektronicznej prowadzonej jako dogrywka skutkuje tym, że za ofertę ostateczną i wiążącą uznaje się ofertę złożoną w odpowiedzi na zapytanie ofertowe. 5) Oferty składane po licytacji elektronicznej są odrzucane, o ile reguły licytacji nie przewidują inaczej. 6) Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za działanie infrastruktury technicznej, a w szczególności sieci Internet oraz stacji roboczych, na które nie ma wpływu. 7) W przypadku wystąpienia problemów technicznych Dostawca może skontaktować się z operatorem platformy zakupowej. 8) W przypadku braku możliwości złożenia oferty handlowej na licytacji elektronicznej z przyczyn technicznych, Dostawca może złożyć ofertę handlową em lub faksem do momentu zakończenia licytacji. VIII. Wadium 1) Spółka może żądać od Dostawców wniesienia wadium. 2) Wadium musi być wniesione przed upływem terminu składania ofert. 3) Jeżeli Spółka dopuszcza składanie ofert częściowych określa wadium dla każdej części. 4) Dostawcy wnoszą wadium w wyznaczonym terminie, w pieniądzu (lub w innej formie), przelewem na rachunek Spółki, podając w tytule przelewu nr i przedmiot sprawy oraz numer NIP. 5) Wadium zwracane jest w terminie do 30 dni od daty zakończenia postępowania zakupowego rozumianego jako data poinformowania Dostawcy o jego wyborze. 6) Spółka zwraca wadium wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz koszt prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez Dostawcę. 6

7 7) Spółka zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Dostawca, którego oferta została wybrana, odmówił podpisania umowy lub zamówienia. 8) Spółka zwraca wadium, jeżeli postępowanie zakupowe zostało zamknięte bez wyboru oferty z zachowaniem terminu określonego w punkcie 5.. IX. Zakończenie postępowania zakupowego 1) Spółce przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub zamknięcia postępowania zakupowego w dowolnym momencie bez wybrania oferty i bez podania przyczyny. 2) Po zakończeniu postępowania zakupowego wyłoniony Oferent otrzymuje informacje o wyborze jego oferty. 3) Jeżeli w ciągu 30 dni od zakończenia zbierania ofert Kupiec nie poinformuje Dostawcy o sytuacji w zakresie postępowania dotyczącego jego oferty uznaje się, że jego oferta nie została wybrana. 4) Podstawą dostawy lub realizacji usługi jest podpisane przez Spółkę oraz potwierdzone przez Dostawcę zamówienie lub podpisana przez obie Strony postępowania umowa. 7