REGULAMIN ORGANIZACYJNY Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki

Transkrypt

1 Załącznik do uchwały Nr XXV/171/12 Rady Miejskiej w Zatorze z dnia 27 marca 2012r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Regulamin organizacyjny Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki, zwany dalej Regulaminem, określa organizację wewnętrzną instytucji i zasady funkcjonowania, w szczególności odnosi się do: 1) struktury organizacyjnej ROK Doliny Karpia 2) zasad funkcjonowania ROK Doliny Karpia 3) ogólnych zasad i zakresu działania ROK Doliny Karpia 4) postanowień końcowych 2 Regionalny Ośrodek Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki, zwany dalej również ROK Doliny Karpia, jest samorządową instytucją kultury, której organizatorem jest Gmina Zator. 3 ROK Doliny Karpia działa w oparciu o statut nadany w drodze przyjęcia uchwały przez Radę Miejską w Zatorze. 4 Regionalny Ośrodek Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki prowadzi wielokierunkową działalność w zakresie upowszechniania kultury oraz w zakresie czytelnictwa zgodnie z zapisami zawartymi w statucie. 5 Podstawowe zasady organizacyjne 1. Regionalny Ośrodek Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki posiada osobowość prawną i jest wpisany do rejestru instytucji kultury prowadzonego dla Gminy Zator pod pozycją nr Regionalny Ośrodek Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki utrzymuje się głównie z dotacji Urzędu Miejskiego w Zatorze oraz innych źródeł określonych w statucie. 3. Regionalny Ośrodek Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki posiada numer statystyczny REGON. 4. Regionalny Ośrodek Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki jest czynnym płatnikiem podatku VAT. 1

2 Rozdział II OGÓLNE ZASADY FUNKJONOWANIA REGIONALNEGO OŚRODKA KULTURY DOLINY KARPIA W ZAORZE IM. JANA MATEJKI 6 Misja Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki jest nadrzędną ideą, która przyświeca wszystkim podejmowanym w niej przedsięwzięciom w wyraża się z zdaniu: "Jesteśmy po to, aby animować, rozwijać pasje i tworzyć nowy wymiar kultury". ROK Doliny Karpia działa w oparciu o następujące zasady: 1. Praworządności, 2. Służebności wobec społeczności lokalnej i regionalnej, 3. Racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym, 4. Jednoosobowego kierownictwa, 5. Planowania pracy, 6. Kontroli wewnętrznej, 7. Podziału zadań pomiędzy Dyrektora ROK Doliny Karpia i pracowników z poszczególnych działów organizacyjnych, 8. Wzajemnego współdziałania. 7 8 Wszystkie podejmowane przez pracowników ROK Doliny Karpia przedsięwzięcia są zgodne z prawem i mają swoje umocowanie w przepisach prawa regulujących prowadzenie działalności, w tym w szczególności kulturalnej, bibliotecznej, organizacji księgowości, działalności wydawniczej Działania podejmowane w instytucji nakierowane są na zaspokojenie zdefiniowanych oraz zakładanych potrzeb kulturalnych społeczeństwa lokalnego oraz regionalnego. 2. Działania podejmowane przez pracowników wykonywane są z najwyższą starannością Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem. 2. Zakupy i inwestycje dokonywane są przy wyborze najkorzystniejszej oferty zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych oraz przepisami określonymi w obowiązującym w instytucji regulaminie udzielania zamówień publicznych poniżej wyrażonej w złotówkach kwoty nieprzekraczającej Euro Jednoosobowe kierownictwo przejawia się w jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych im zadań. 2. Regionalnym Ośrodkiem Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki kieruje Dyrektor który ponosi odpowiedzialność przed organizatorem za realizację swoich zadań. 2

3 3. Zadania z zakresu realizacji obowiązków finansowych Dyrektor realizuje za pośrednictwem głównego księgowego, który ponosi odpowiedzialność zawodową i prawną za prawidłowe wykonanie swoich zadań 4. Pracownicy wykonują swoje obowiązki w sposób zapewniający optymalną realizację zadań i ponoszą za to odpowiedzialność przed Dyrektorem ROK Doliny Karpia działa zgodnie z wytycznymi zawartymi w rocznym planie pracy, którego uszczegółowienie stanowią miesięczne plany pracy, zawierające propozycje pracowników odnośnie rozwoju działalności i zatwierdzane są przez Dyrektora. 2. Roczny plan pracy składa się z planu merytorycznego oraz planu finansowego, w którym dopuszcza się wprowadzanie zmian zgodnie z obowiązującym trybem W Regionalnym Ośrodku Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników ROK Doliny Karpia i realizowana jest w instytucji poprzez zastosowanie standardów kontroli zarządczej, zgodnie z obowiązującymi przepisami. 2. Kontroli dokonuje Dyrektor placówki, a w określonym zakresie może upoważnić do tego Głównego Księgowego Zadania realizowane w ROK podzielone są zgodnie z merytorycznym zakresem pośród pracowników odpowiednich działów 2. Zadania realizowane przez pracowników są zgodne z ich predyspozycjami, umiejętnościami, możliwościami, wiedzą i wykształceniem 3. Przydział zadań przewidzianych do realizacji dokonywany jest przez Dyrektora i zgodny jest z opisem poszczególnych stanowisk Wszyscy pracownicy wspólnie pracują nad wizerunkiem Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki. 2. Pracownicy wspierają się wzajemnie, dzielą się wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem w celu efektywnego działania placówki. 16 Dyrektor reguluje zasady funkcjonowania w drodze wprowadzania Zarządzeń. Dyrektor Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w odrębnych dokumentach określa: - zasady pracy, - zasady wynagradzania i premiowania pracowników, - zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych Regionalny Ośrodek Kultury Doliny Karpia w Zatorze prowadzi gospodarkę finansową i rozlicza się z budżetem miasta na zasadach ustalonych dla instytucji kultury, w oparciu o plan finansowy obejmujący przychody i koszty z tytułu całokształtu działalności. 3

4 Rozdział III ORGANIZACJA REGIONALNEGO OŚRODKA KULTURY DOLINY KARPIA W ZATORZE IM. JANA MATEJKI 19 1.Wszystkich pracowników zatrudnia Dyrektor Regionalnego Ośrodka Kultury w Zatorze im. Jana Matejki. 2. Ilość pracowników zatrudnionych na poszczególnych działach i jednostkach Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki uzależniona jest od potrzeb organizacyjnych oraz posiadanych środków finansowych. 3. Obowiązki, zadania szczegółowe i uprawnienia pracowników na danych stanowiskach zawierają zakresy czynności lub/i opisy stanowisk. 4. Osoby zatrudnione w ROK Doliny Karpia na umowę inną, niż umowa o pracę obowiązuje zakres działania, o którym mowa w Rozdziale III oraz inne postanowienia zawarte w niniejszym Regulaminie 5. Każdy pracownik Ośrodka wykonuje swoje zadania zgodnie z obowiązującym programem działalności Ośrodka. 6. Harmonogram pracy pracowników Ośrodka zatwierdza Dyrektor. 7. Wszyscy pracownicy mają obowiązek współpracy przy realizacji zadań podejmowanych przez Ośrodek 20 W skład ROK Doliny Karpia wchodzą następujące komórki organizacyjne i stanowiska pracy: Dyrektor, Dział administracyjno - finansowy, Dział animacji kultury i organizacji imprez (w tym Domy Ludowe), Dział Gospodarczy, Redakcja Życia Zatora Publiczna Biblioteka im. Pawła z Zatora wraz z filiami oraz CIT (Centrum Informacji Turystycznej Doliny Karpia) 21 W ramach zaspokajania potrzeb kulturalnych środowiska lokalnego w Regionalnym Ośrodku Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki mogą działać zespoły muzyczne, taneczne, teatralne, i inne (np. orkiestra dęta), koła, kluby artystyczne i zainteresowań. Ponadto ROK Doliny Karpia może sprawować merytoryczną opiekę nad prowadzonymi na terenie gminy klubami świetlicowymi. Zajęcia w kołach zainteresowań, zespołach i innych formach działalności prowadzonych przez ROK Doliny Karpia odbywają się po zatwierdzeniu przez dyrektora. Dopuszcza się możliwość działania zawodowych grup teatralnych, zespołów muzycznych i innych form działalności na bazie obiektów ROK Doliny Karpia jedynie na podstawie zawartych w tym zakresie porozumień lub umów. 22 Dyrektor ROK Doliny Karpia zarządza instytucją zgodnie z zasadami zapisami w rozdziale III statutu, w tym głównie: - Reprezentacja instytucji, - Organizacja pracę jednostki, - Delegacja zadania podległym pracownikom, 4

5 - Kontrola wyników, - Wyznaczanie kierunki rozwoju, - Zatwierdzanie pism, sprawozdań, dokumentacji i planów do realizacji, W przypadku nieobecności dłuższej niż trzydniowa, zastępstwo za dyrektora może pełnić jedynie osoba, każdorazowo wskazana przez dyrektora ROK Doliny Karpia. 23 Do podstawowych zadań działu administracyjno finansowego należy: - Sporządzanie planu finansowego i sprawozdań z jego wykonania, bieżące dokonywanie korekt, - Opracowanie zakładowego planu kont oraz instrukcji obiegu dokumentów, a także procedur postępowania w sprawie gromadzenia przychodów oraz wydatkowania środków, - Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości, - Sporządzanie sprawozdawczości finansowej zgodnie z ustawą o rachunkowości, statystyce oraz innych sprawozdań wymaganych odrębnymi przepisami. - Kontrola prawidłowości, rzetelności i legalności wykorzystania środków finansowych. - Obsługa finansowo-kadrowa ROK Doliny Karpia - Prowadzenie dokumentacji pracowniczej - Wykonywanie czynności kancelaryjnych i korespondencyjnych w ROK Doliny Karpia; - Przygotowywanie planów, sprawozdań, zestawień i protokołów; - Prowadzenie sekretariatu. - Ścisła współpraca z pozostałymi działami ROK Doliny Karpia -Wykonywanie prac zleconych przez dyrektora - Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania obiektu. - Realizacja przepisów BHP i p.poż w obiekcie. - Nadzór nad przestrzeganiem wymogów sanitarnych i estetyki obiektu. - Sporządzanie umów cywilno-prawnych. - Naliczanie wynagrodzeń osobowych z tytułów umów o pracę, umów zlecenia, umów o dzieło oraz rozliczanie zasiłków z ubezpieczenia społecznego. - Prowadzenie rozliczeń z ZAiKS, STOArt - Prowadzenie gospodarki majątkiem trwałym oraz obrotowym zgodnie z obowiązującymi przepisami. - Prowadzenie spraw sponsoringu i pozyskiwanie środków na działalność - Przygotowywanie i rozliczanie wniosków o finanse zewnętrzne. - zatwierdzanie przez wskazanego pracownika działu pod względem merytorycznym dokumentów wiązanych z funkcjonowaniem instytucji oraz dotyczących osoby dyrektora, które ze względów formalnych, prawnych i innych nie mogą zostać przez niego zatwierdzone Do podstawowych zadań działu animacji kultury i organizacji imprez należy: - Organizacja koncertów profesjonalnych i amatorskich form artystycznych. - Przygotowanie i realizacja imprez artystycznych, rozrywkowych, rekreacyjnych - Organizowanie i wspieranie różnych form spędzania czasu wolnego - Prowadzenie różnych form działalności promocyjnej działalności instytucji - Prowadzenie działalności związanej z pamiątkarstwem regionalnym - Realizacja imprez zleconych. - Prowadzenie impresariatu artystycznego oraz świadczenie usług z zakresu kultury, promocji i poligrafii - Prowadzenie prac organizacyjnych przy realizacji różnych form upowszechniających kulturę. - Prowadzenie i rozbudowa działalności kulturalnej - Prowadzenie zajęć i opieka artystyczna i dydaktyczna nad uczestnikami zajęć i członkami zespołów działających w ROK Doliny Karpia. 24 5

6 - Prowadzenie wszelkich spraw związanych z wynajmem obiektów lub ich pomieszczeń. - Odpowiedzialność za powierzony sprzęt będący wyposażeniem Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia we Zatorze im. Jana Matejki - Dokonywanie zakupów - Uczestnictwo w festiwalach, konkursach i innych imprezach zleconych. - Współpraca z instytucjami kultury i oświaty na terenie Doliny Karpia i sąsiednich powiatów. - Współpraca z jednostkami gminnymi tj., szkołami, OPS, UM - Ochrona i kultywowanie wartości gminy i regionu poprzez szeroką edukację artystyczną. - Edukacja artystyczna dzieci i młodzieży. - Prowadzenie strony internetowej ROK Doliny Karpia oraz akcji promocyjnych przedsięwzięć podejmowanych przez ROK Doliny Karpia - Prowadzenie dokumentacji fotograficznej wydarzeń gminnych - Realizacja zleceń w zakresie grafiki komputerowej. - Przygotowanie propozycji do rozwoju działalności instytucji. - Przygotowywanie sprawozdań z działalności merytorycznej. 25 Do podstawowych zadań działu działu Gospodarczego należy: - Zapewnienie porządku i czystości w obiektach będących w administracji Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki - Zapewnienie porządku i czystości przed obiektami ROK Doliny Karpia. - Czuwanie nad sprawnym funkcjonowaniem urządzeń technicznych. - Współpraca w zakresie organizacji przedsięwzięć podejmowanych w instytucji. 26 Do podstawowych zadań Redakcji Życia Zatora należy: - Opracowywanie i gromadzenie materiałów do składu gazety. - Prowadzenie działalności wydawniczej i reklamowej. - Współpraca z mediami lokalnymi, regionalnymi i ogólnokrajowymi. - Przygotowywanie tekstów opisujących wydarzenia podejmowane w instytucji 27 Do podstawowych zadań Publicznej Biblioteki w Zatorze im. Pawła z Zator należy: - Udostępnianie zbiorów bibliotecznych - Odpowiedzialność za mienie biblioteki - Opracowywanie materiałów bibliotecznych w zakresie ustalonym przez kierownika - Prowadzenie sprawozdawczości i statystyk bibliotecznych - Organizacja spotkań autorskich, wystaw, lekcji bibliotecznych i innych przedsięwzięć mających na celu popularyzację czytelnictwa - Prowadzenie działalności bibliograficznej, dokumentacyjnej, naukowo-badawczej i popularyzatorskiej, - Wprowadzenie i rozwijanie nowoczesnych technik informacyjnych, umożliwienie użytkownikom dostępu do Internetu oraz innych źródeł informacji elektronicznej, - Gromadzenie materiałów dotyczących regionu - Prowadzenie Punktu Informacji Turystycznej - Pozyskiwanie środków zewnętrznych na prowadzenie działalności - Działalność edukacyjna. - Tworzenie i udostępnianie własnych komputerowych baz danych: katalogowych, bibliograficznych i faktograficznych. 6

7 28 Zadania przewidziane dla Domów Ludowych realizowane przez pracowników działów animacji kultury i organizacji imprez, gospodarczego i administracyjno - finansowego. Do podstawowych zadań działu należy: - Organizacja imprez kulturalnych odpowiadających na szczególne potrzeby mieszkańców danej miejscowości - Zapewnianie wsparcia dla amatorskiego ruchu artystycznego Rozdział IV POSTANOWIENIA KOŃCOWE 29 Schemat organizacyjny ROK Doliny Karpia przedstawia załącznik nr Niniejszy regulamin obowiązuje wszystkich pracowników Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki. Każdy pracownik instytucji zobowiązany jest zapoznać się z niniejszym regulaminem. 31 Nieprzestrzeganie regulaminu stanowi naruszenie obowiązków służbowych i wiąże się z odpowiedzialnością porządkową lub dyscyplinarną. Interpretacja postanowień niniejszego regulaminu należy do dyrektora Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki. Wszystkie zmiany regulaminu wymagają formy pisemnej w drodze zarządzenia dyrektora