REGULAMIN ORGANIZACYJNY Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki

Transkrypt

1 REGULAMIN ORGANIZACYJNY Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Regulamin Organizacyjny Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki, zwany dalej Regulaminem, określa organizację wewnętrzną instytucji i zasady funkcjonowania, w szczególności odnosi się do: 1) struktury organizacyjnej Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki 2) zasad funkcjonowania Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki 3) ogólnych zasad i zakresu działania Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki 4) postanowień końcowych 2 Regionalny Ośrodek Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki, zwany dalej również ROK Zator, jest samorządową instytucją kultury, której organizatorem jest Gmina Zator. 3 Regionalny Ośrodek Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki działa w oparciu o statut nadany w drodze przyjęcia uchwały przez Radę Miejską w Zatorze. 4 Regionalny Ośrodek Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki prowadzi wielokierunkową działalność w zakresie upowszechniania kultury oraz w zakresie czytelnictwa zgodnie z zapisami zawartymi w statucie. 5 Podstawowe zasady organizacyjne 1. Regionalny Ośrodek Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki posiada osobowość prawną i jest wpisany do rejestru instytucji kultury prowadzonego dla Gminy Zator pod pozycją nr Regionalny Ośrodek Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki utrzymuje się głównie z dotacji Urzędu Miejskiego w Zatorze oraz innych źródeł określonych w statucie. 3. Regionalny Ośrodek Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki posiada numer statystyczny REGON. 4. Regionalny Ośrodek Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki jest czynnym płatnikiem podatku VAT. 1

2 Rozdział II OGÓLNE ZASADY FUNKJONOWANIA REGIONALNEGO OŚRODKA KULTURY DOLINY KARPIA W ZATORZE IM. JANA MATEJKI 6 Misja Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki jest nadrzędną ideą, która przyświeca wszystkim podejmowanym w niej przedsięwzięciom w wyraża się z zdaniu: "Jesteśmy po to, aby animować, rozwijać pasje i tworzyć nowy wymiar kultury". ROK Zator działa w oparciu o następujące zasady: 1. Praworządności, 2. Służebności wobec społeczności lokalnej i regionalnej, 3. Racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym, 4. Jednoosobowego kierownictwa, 5. Planowania pracy, 6. Kontroli wewnętrznej, 7. Podziału zadań pomiędzy Dyrektora ROK Zator i pracowników z poszczególnych działów organizacyjnych, 8. Wzajemnego współdziałania. 7 8 Wszystkie podejmowane przez pracowników ROK Zator przedsięwzięcia są zgodne z prawem i mają swoje umocowanie w przepisach prawa regulujących prowadzenie działalności, w tym w szczególności kulturalnej, rekreacyjnej, bibliotecznej, organizacji księgowości, działalności wydawniczej Działania podejmowane w instytucji nakierowane są na zaspokojenie zdefiniowanych oraz zakładanych potrzeb kulturalnych społeczeństwa lokalnego oraz regionalnego. 2. Działania podejmowane przez pracowników wykonywane są z najwyższą starannością, odpowiedzialnością i zaangażowaniem Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem. 2. Zakupy i inwestycje dokonywane są przy wyborze najkorzystniejszej oferty zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych oraz przepisami określonymi w obowiązującym w instytucji regulaminie udzielania zamówień publicznych poniżej wyrażonej w złotówkach kwoty nieprzekraczającej Euro Jednoosobowe kierownictwo przejawia się w jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych im zadań. 2. Regionalnym Ośrodkiem Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki kieruje Dyrektor który ponosi odpowiedzialność przed organizatorem za realizację swoich zadań. 2

3 3. Zadania z zakresu realizacji obowiązków finansowych Dyrektor realizuje za pośrednictwem głównego księgowego, który ponosi odpowiedzialność zawodową i prawną za prawidłowe wykonanie swoich zadań 4. Pracownicy wykonują swoje obowiązki w sposób zapewniający optymalną realizację zadań i ponoszą za to odpowiedzialność przed Dyrektorem ROK Zator działa zgodnie z wytycznymi zawartymi w rocznym planie pracy, którego uszczegółowienie stanowią miesięczne plany pracy, zawierające propozycje pracowników odnośnie rozwoju działalności i zatwierdzane są przez Dyrektora. 2. Roczny plan pracy składa się z planu merytorycznego oraz planu finansowego, w którym dopuszcza się wprowadzanie zmian zgodnie z obowiązującym trybem W ROK Zator działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników ROK Zator i realizowana jest w instytucji poprzez zastosowanie standardów kontroli zarządczej, zgodnie z obowiązującymi przepisami. 2. Kontroli dokonuje Dyrektor placówki, a w określonym zakresie może upoważnić do tego Głównego Księgowego Zadania realizowane w ROK Zator podzielone są zgodnie z merytorycznym zakresem pośród pracowników odpowiednich działów. 2. Zadania realizowane przez pracowników są zgodne z ich predyspozycjami, umiejętnościami, możliwościami, wiedzą i wykształceniem. 3. Przydział zadań przewidzianych do realizacji dokonywany jest przez Dyrektora i zgodny jest z opisem poszczególnych stanowisk Wszyscy pracownicy wspólnie pracują nad wizerunkiem Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki. 2. Pracownicy wspierają się wzajemnie, dzielą się wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem w celu efektywnego działania placówki. 16 Dyrektor reguluje zasady funkcjonowania w drodze wprowadzania Zarządzeń. Dyrektor Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w odrębnych dokumentach określa: - zasady pracy, - zasady wynagradzania i premiowania pracowników, - zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych Regionalny Ośrodek Kultury Doliny Karpia w Zatorze prowadzi gospodarkę finansową i rozlicza się z budżetem miasta na zasadach ustalonych dla instytucji kultury, w oparciu o plan finansowy obejmujący przychody i koszty z tytułu całokształtu działalności. 3

4 Rozdział III ORGANIZACJA REGIONALNEGO OŚRODKA KULTURY DOLINY KARPIA W ZATORZE IM. JANA MATEJKI 19 1.Wszystkich pracowników zatrudnia Dyrektor ROK Zator 2. Ilość pracowników zatrudnionych w poszczególnych działach i jednostkach ROK Zator uzależniona jest od potrzeb organizacyjnych oraz posiadanych środków finansowych. 3. Obowiązki, zadania szczegółowe i uprawnienia pracowników na danych stanowiskach zawierają zakresy czynności lub/i opisy stanowisk. 4. Każdy pracownik ROK Zator wykonuje swoje zadania zgodnie z obowiązującym programem działalności Ośrodka. 5. Harmonogram pracy pracowników ROK Zator zatwierdza Dyrektor. 6. Wszyscy pracownicy mają obowiązek współpracy przy realizacji zadań podejmowanych przez ROK Zator. 20 W skład ROK Zator wchodzą następujące komórki organizacyjne i stanowiska pracy: Dyrektor, Dział administracyjno - finansowy, Dział animacji kultury, organizacji imprezy i działalności wydawniczej Dział Gospodarczy, Publiczna Biblioteka im. Pawła z Zatora wraz z filiami oraz CIT (Centrum Informacji Turystycznej Doliny Karpia) 21 W ramach zaspokajania potrzeb kulturalnych środowiska lokalnego w ROK Zator mogą działać zespoły muzyczne, taneczne, teatralne, i inne (np. orkiestra dęta,...), koła zainteresowań (np. robotyka, akademia młodego naukowca,...), kluby artystyczne (np.cafe art, ceramika, plastyka,...),uniwersytet Trzeciego Wieku. Ponadto ROK Zator może sprawować merytoryczną opiekę nad prowadzonymi na terenie gminy klubami świetlicowymi. Zajęcia w kołach zainteresowań, zespołach i innych formach działalności prowadzonych przez ROK Zator odbywają się po zatwierdzeniu programów przez dyrektora. Dopuszcza się możliwość działania zawodowych grup teatralnych, zespołów muzycznych i innych form działalności na bazie obiektów ROK Zator jedynie na podstawie zawartych w tym zakresie porozumień lub umów. 22 Dyrektor ROK Zator zarządza instytucją zgodnie z zasadami zapisami w rozdziale III statutu, w tym głównie: - Reprezentacja instytucji. - Organizacja pracy jednostki. - Delegacja zadań podległym pracownikom. - Kontrola wyników. - Wyznaczanie kierunków rozwoju. - Zatwierdzanie pism, sprawozdań, dokumentacji i planów do realizacji. W przypadku nieobecności dłuższej niż trzydniowa, zastępstwo za dyrektora może pełnić jedynie osoba, każdorazowo wskazana przez dyrektora ROK Zator. 4

5 23 Do podstawowych zadań Działu administracyjno finansowego należy: - Sporządzanie planu finansowego i sprawozdań z jego wykonania, bieżące dokonywanie korekt. - Opracowanie zakładowego planu kont oraz instrukcji obiegu dokumentów, a także procedur postępowania w sprawie gromadzenia przychodów oraz wydatkowania środków. - Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów zgodnie z przyjętą instrukcją. - Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości. - Sporządzanie sprawozdawczości finansowej zgodnie z ustawą o rachunkowości, statystyce oraz innych sprawozdań wymaganych odrębnymi przepisami. - Kontrola prawidłowości, rzetelności i legalności wykorzystania środków finansowych. - Obsługa finansowa i kadrowa ROK Zator. - Wykonywanie czynności kancelaryjnych i korespondencyjnych w ROK Zator. - Prowadzenie sekretariatu. - Prowadzenie Kasy ROK Zator. - Ścisła współpraca z pozostałymi działami ROK Zator. - Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania obiektów będących w administracji ROK Zator. - Prowadzenie dokumentacji związanej z usługami wynajmu, dzierżawy czy użyczenia pomieszczeń w obiektach będących w administracji ROK Zator. - Realizacja przepisów sanitarnych, BHP oraz przepisów wynikających z prawa budowlanego w obiektach będących w administracji ROK Zator. - Prowadzenie rozliczeń z tytułu praw autorskich. - Prowadzenie gospodarki majątkiem trwałym oraz obrotowym zgodnie z obowiązującymi przepisami. - Przygotowanie i realizacja imprez, wydarzeń artystycznych, rozrywkowych, rekreacyjnych naukowych pod względem administracyjno- organizacyjnym. - Prowadzenie dokumentacji działalności ROK Zator. - Prowadzenie spraw sponsoringu i pozyskiwanie środków na działalność. - Przygotowywanie i rozliczanie wniosków finansowanych zewnętrzne. - Wykonywanie prac zleconych przez dyrektora. Dział administracyjno-finansowy obsługuje wszystkie obiekty będące w administracji ROK Zator. 24 Do podstawowych zadań Działu animacji kultury, organizacji imprez i działalności wydawniczej należy : - Edukacja artystyczna dzieci, młodzieży, dorosłych i seniorów. - Organizacja koncertów, spektakli, pokazów profesjonalnych i amatorskich form artystycznych wraz obsługą techniczno-akustyczną. - Organizacja festiwali, konkursów, przeglądów, spotkań, turniejów z zakresu różnych dziedzin sztuki, nauki i rekreacji pod względem technicznym i merytorycznym. - Przygotowanie i realizacja imprez, wydarzeń artystycznych, rozrywkowych, rekreacyjnych naukowych pod względem technicznym i merytorycznym. - Prowadzenie zajęć z różnych dziedzin sztuki, nauki i rekreacji. - Prowadzenie zespołów artystycznych. - Prowadzenie dokumentacji działalności merytorycznej ROK Zator. - Organizowanie i wspieranie różnych form spędzania czasu wolnego ( tj. wycieczki, kolonie, ferie, wakacje). - Realizacja projektów z finansowaniem zewnętrznym. - Prowadzenie działalności związanej z pamiątkarstwem regionalnym. - Uczestnictwo w festiwalach, konkursach i przeglądach zewnętrznych. 5

6 - Prowadzenie impresariatu artystycznego oraz świadczenie usług z zakresu kultury, rekreacji, organizacji wydarzeń artystycznych i okolicznościowych, realizacji warsztatów artystycznych, usług plastycznych, promocji, reklamy, wydawnictwa i poligrafii. - Prowadzenie strony internetowej ROK Zator, FB oraz promocja całej działalności ROK Zator wraz z imprezami współorganizowanymi. - Prowadzenie Redakcji gazety Życie Zatora. - Przygotowywanie tekstów opisujących wydarzenia podejmowane w instytucji. - Prowadzenie działalności wydawniczej i reklamowej. - Współpraca z mediami lokalnymi, regionalnymi i ogólnokrajowymi. - Przygotowanie propozycji do rozwoju działalności instytucji. - Prowadzenie spraw związanych z usługami wynajmu, dzierżawy czy użyczenia pomieszczeń w obiektach będących w administracji ROK Zator. - Świadczenie usług z zakresu wynajmu sceny plenerowej, sprzętu nagłaśniającego, transportu, obsługi akustycznej, organizacji technicznej wydarzeń. - Prowadzenie spraw sponsoringu i pozyskiwanie środków na działalność merytoryczną. - Odpowiedzialność za powierzony sprzęt będący wyposażeniem Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki. - Dokonywanie we własnym zakresie możliwych napraw sprzętu, konserwacji i drobnych remontów. - Współpraca z instytucjami kultury i oświaty na terenie Doliny Karpia i sąsiednich powiatów. - Współpraca z jednostkami gminnymi tj., szkołami, OPS, UM. - Wspieranie amatorskiego ruchu artystycznego działającego na terenie Gminy Zator. - Wykonywanie prac zleconych przez dyrektora. Dział animacji kultury, organizacji imprez i działalności wydawniczej obsługuje merytorycznie wszystkie obiekty będące w administracji ROK Zator. 25 Do podstawowych zadań Działu gospodarczego należy: - Zapewnienie porządku i czystości w obiektach będących w administracji Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki. - Zapewnienie porządku i czystości przed obiektami będących w administracji ROK Zator - Czuwanie nad sprawnym funkcjonowaniem urządzeń technicznych. - Obsługa c-o obiektów będących w administracji ROK Zator. - Prowadzenie spraw związanych z usługami wynajmu, dzierżawy czy użyczenia pomieszczeń w obiektach będących w administracji ROK Zator. - Odpowiedzialność za powierzony sprzęt będący wyposażeniem ROK Zator ( również na stanie domów ludowych). - Dbanie o stan techniczny, dokonywanie drobnych napraw, remontów i konserwacji sprzętu oraz budynków będącymi w administracji ROK Zator. - Obsługa techniczna wszystkich wydarzeń ROK Zator. - Wykonywanie prac zleconych przez dyrektora. Dział gospodarczy obsługuje wszystkie obiekty będące w administracji ROK Zator. 27 Do podstawowych zadań Publicznej Biblioteki w Zatorze im. Pawła z Zatora należy: - Udostępnianie zbiorów bibliotecznych. - Odpowiedzialność za mienie biblioteki. - Opracowywanie materiałów bibliotecznych w zakresie ustalonym przez kierownika. - Prowadzenie sprawozdawczości i statystyk bibliotecznych. - Organizacja spotkań autorskich, wystaw, lekcji bibliotecznych i innych przedsięwzięć mających na celu popularyzację czytelnictwa. 6

7 - Prowadzenie działalności bibliograficznej, dokumentacyjnej, naukowo-badawczej i popularyzatorskiej. - Wprowadzenie i rozwijanie nowoczesnych technik informacyjnych, umożliwienie użytkownikom dostępu do Internetu oraz innych źródeł informacji elektronicznej. - Gromadzenie materiałów dotyczących regionu. - Prowadzenie Punktu Informacji Turystycznej. - Udział z CIT w imprezach plenerowych na terenie Doliny Karpia. - Pozyskiwanie środków zewnętrznych na prowadzenie działalności. - Realizacja projektów z finansowaniem zewnętrznym. - Działalność edukacyjna. - Tworzenie i udostępnianie własnych komputerowych baz danych: katalogowych bibliograficznych i faktograficznych. - Współdziałanie przy organizacji dużych wydarzeń plenerowych z działem animacji kultury, organizacji imprez i działalności wydawniczej - Wykonywanie prac zleconych przez dyrektora. Rozdział IV POSTANOWIENIA KOŃCOWE 28 Schemat organizacyjny ROK Zator przedstawia załącznik nr Niniejszy regulamin obowiązuje wszystkich pracowników ROK Zator. Każdy pracownik instytucji zobowiązany jest zapoznać się z niniejszym regulaminem. 30 Nieprzestrzeganie regulaminu stanowi naruszenie obowiązków służbowych i wiąże się z odpowiedzialnością porządkową lub dyscyplinarną. Interpretacja postanowień niniejszego regulaminu należy do dyrektora Regionalnego Ośrodka Kultury Doliny Karpia w Zatorze im. Jana Matejki. Wszystkie zmiany regulaminu wymagają formy pisemnej w drodze zarządzenia dyrektora

8 8