REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Transkrypt

1 WÓJT GMINY RYTOŃ Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr Wójta Gminy Bytoń z dnia 29 stycznia 2016 r. REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Rozdział I Zakres stosowania Przepisy Regulaminu mają zastosowanie do udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane, które są finansowane ze środków publicznych lub przy ich współudziale, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164), zwaną dalej w treści Regulaminu PZP i wydanymi na jej podstawie przepisami wykonawczymi, ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) o wartości poniżej oraz powyżej kwot, o których mowa w przepisach Rozporządzenia wydanego na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Regulamin określa wewnętrzne zasady postępowania przy wydatkowaniu przez komórki organizacyjne Urzędu oraz jednostki samodzielne Gminy, środków publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych wartości euro, do których to zamówień nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. 3. Pracownicy komórek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy odpowiedzialni za udzielanie zamówień publicznych, obowiązani są do znajomości i stosowania odpowiednich przepisów powszechnie obowiązujących oraz niniejszego Regulaminu. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: Rozdział II Słownik 2 1) Zamawiającym - należy przez to rozumieć Gminę Bytoń; 2) kierowniku Zamawiającego - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Bytoń lub osoby, którym kierownik Zamawiającego powierzył wykonywanie zastrzeżonych dla siebie czynności na podstawie pisemnego upoważnienia lub pełnomocnictwa; 3) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164), zwaną dalej w treści Regulaminu PZP; 4) regulaminie - należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Bytoń oraz jednostkach organizacyjnych Gminy; 5) dostawach - należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu; 6) robotach budowlanych - należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 2c PZP lub obiektu budowlanego, a także realizację obiektu budowlanego, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego; - 7 strona

2 7) usługach - należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, a są usługami określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 2a lub art. 2b PZP, 8) środkach publicznych - należy przez to rozumieć środki publiczne w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; 9) szacunkowej wartości zamówienia - należy przez to rozumieć wartość, której podstawą ustalenia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością 10) wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego; 11) zamówieniach publicznych - należy przez to rozumieć umowy odpłatne, zawierane między Zamawiającym a Wykonawcą których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane; 12) komórkach organizacyjnych - należy przez to rozumieć: referaty, biura, samodzielne stanowiska pracy oraz jednostki organizacyjne Gminy; 13) jednostkach organizacyjnych Gminy należy przez to rozumieć następujące jednostki organizacyjne: a) Wiejskie Centrum Kultury i Bibliotekę Publiczną w Bytoniu, b) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, c) Gimnazjum w Witowie, d) Szkoła Podstawowa w Morzycach, 14) kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć kierownika referatu, biura, zespołu, kierownika / dyrektora jednostki samodzielnej Gminy, samodzielne stanowiska pracy. Rozdział III Ogólne zasady udzielania zamówień publicznych 3 1. Sposób udzielania zamówień publicznych uzależniony jest od wartości przedmiotu zamówienia i dzieli się na: 1) usługi, dostawy i roboty budowlane, których wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych wartości progowej określonej w art. 4 pkt 8 ustawy PZP; 2) dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość szacunkowa przekracza wyrażoną w złotych wartość progową określoną w art. 4 pkt 8 ustawy PZP; 2. Nie wolno, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. 3. Warunkiem uruchomienia postępowania o zamówienie publiczne jest posiadanie odpowiednich środków finansowych przeznaczonych na realizację przedmiotu zamówienia, a ujętych w budżecie Gminy. Wydatkowanie środków następuje na podstawie i do wysokości środków finansowych określonych w uchwale Rady Gminy Bytoń w sprawie budżetu Gminy na dany rok budżetowy oraz na podstawie planu zamówień publicznych. 4. Potwierdzeniem posiadania (zabezpieczenia) środków na realizację zamówienie jest podpisany przez Skarbnika Gminy lub głównego księgowego jednostki organizacyjnej wniosek w sprawie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 5. Zatwierdzony wniosek składany jest do Referatu Gospodarki Komunalnej i Rozwoju Gminy. Rozdział IV Udzielanie zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych wartości progowej określonej w art. 4 pkt 8 PZP Do zamówień o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych kwoty określonej w art. 4-2 strotm,

3 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych nie stosuje się. Zamówienia musza być jednak dokonywane zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, tj.: 1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; 2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; 3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 2. Zamówienia na usługi, dostawy bądź roboty budowlane oraz usługi lub dostawy powtarzające się okresowo, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 ustawy, prowadzone są przez komórki organizacyjne na podstawie procedur określonych w niniejszym rozdziale regulaminu. 3. Zamówienia przeprowadzane są jednoosobowo przez pracowników komórki organizacyjnej po potwierdzeniu posiadania środków (zabezpieczenia) na realizację zamówienia przez Skarbnika Gminy na wniosku w sprawie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wzór wniosku w sprawie podjęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej kwot określonych w art. 4 pkt. 8 ustawy PZP stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu. 4. Pracownik odpowiedzialny za realizację danego zamówienia (po zatwierdzeniu wniosku przez Skarbnika), a w przypadku komórek organizacyjnych Gminy Główną Księgową, jest zobowiązany do przekazania kopii wniosku do Referatu Gospodarki Komunalnej i Rozwoju Gminy. 5. Obowiązkiem składającego wniosek jest dopilnowanie odpowiednio wcześniejszego terminu zgłoszenia zamówienia tak, aby umożliwić przeprowadzenie procedur zgodnie z zasadami określonymi w art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych i zachować terminowość i ciągłość zamówień. 6. Obowiązkiem pracownika odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia jest staranne i przejrzyste przygotowanie i przeprowadzenie procedury. Pracownik komórki organizacyjnej prowadzący postępowanie zobowiązany jest do bezstronnego, obiektywnego oraz rzetelnego wyboru Wykonawcy. Wartość szacunkowa przedmiotu zamówienia ustalana jest: 1) dla jednorazowych usług i dostaw poprzez procedurę badania rynku, 2) dla usług lub dostaw powtarzających się okresowo łączna wartość zamówień tego samego rodzaju udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika wzrostu cen towarów i usług, 3) dla robót budowlanych poprzez kosztorys inwestorski. 9. Szacunkową wartość zamówienia ustala się w złotych i przelicza na euro według średniego kursu złotego w stosunku do euro określonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. 10. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować w postaci notatki służbowej i załączonych do niej dokumentów. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności: 1) zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców, 2) odpowiedzi cenowe wykonawców, 3) wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku), 4) kopie ofert lub umów z innych postępowaniach (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia. 11. Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. 12. Zasady postępowania przez Komórki i jednostki organizacyjne Gminy: 1) dla zamówień o wartości poniżej zł brutto nie jest konieczne przeprowadzanie procedury badania rynku. Wydatkowane środki należy udokumentować stosowną fakturą lub rachunkiem. Nie ma obowiązku zawierania umów z zachowaniem formy pisemnej z wykonawcami w przypadku dostaw. W przypadku zamówień, których przedmiotem są usługi oraz roboty budowlane, należy zawrzeć z wykonawcą stosowną umowę na piśmie, która winna regulować prawa i obowiązki oraz najważniejsze wymagania Zamawiającego. - 3 straw

4 2) dla zamówień powyżej zł brutto, a mniejszych od kwoty stanowiącej wyrażoną w złotych wartość euro netto przeprowadzić należy pisemne rozeznanie cenowe według poniżej określonych zasad:. a) należy wystąpić do Wykonawców z zapytaniem ofertowym wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 lub Załącznik nr 2a do niniejszego regulaminu,. b) do składania ofert za pośrednictwem poczty, faksu lub drogą elektroniczną ( ) zgodnie z uznaniem komórki udzielającej zamówienia (należy to precyzyjnie określić w zapytaniu), należy zaprosić taką liczbę wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewni konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, jednak nie mniej niż do 3 (trzech) wykonawców, c) wraz z zaproszeniem do składania ofert należy przekazać opis przedmiotu zamówienia oraz istotne postanowienia umowy lub wzór umowy. Aby uznać rozeznanie rynku za skuteczne należy uzyskać co najmniej jedną ofertę, d) w przypadku udzielenia zamówienia konieczne jest zawarcie umowy z zachowaniem formy pisemnej, 3) dla zamówień, których wartość jest większa od kwoty stanowiącej równowartość euro netto, a mniejszej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty euro netto, zapytanie ofertowe należy skierować do maksymalnie największego kręgu potencjalnych Wykonawców, tj. umieścić treść zapytania ofertowego na stronie internetowej Zamawiającego za pośrednictwem Referatu Gospodarki Komunalnej i Rozwoju Gminy. Oferty składane przez wykonawców w odpowiedzi na zapytanie powinny być składane w formie pisemnej, tj. w zamkniętej kopercie złożonej w wyznaczonym terminie w siedzibie Zamawiającego wg. zasad wskazanych w zapytaniu ofertowym. Aby uznać rozeznanie rynku za skuteczne należy uzyskać co najmniej jedną ofertę. W przypadku udzielenia zamówienia konieczne jest zawarcie umowy z zachowaniem formy pisemnej. 4) w przypadku konieczności wykonania zamówienia w trybie pilnym, nagłym/ awaryjnym, wymagającym jego niezwłocznej realizacji ze względu na interes publiczny lub ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, a także w przypadku zamówień dotyczących utworów/ usług artystycznych lub prawniczych dopuszcza się odstąpienie od obowiązku przeprowadzenia procedur poprzedzających zawarcie umowy wskazanych w pkt 1-3. W takim wypadku konieczne jest sporządzenie przez pracownika prowadzącego postępowanie notatki służbowej zawierającej uzasadnienie przyczyn odstąpienia oraz uzyskanie akceptacji Wójta Gminy Bytoń lub osoby przez niego upoważnionej. Załącznik nr 2 oraz Załącznik nr 2a do niniejszego regulaminu stosuje się odpowiednio. 13. Z Wykonawcami, którzy złożyli oferty w przypadkach, o których mowa w ust. 9, można przeprowadzić negocjacje ceny lub innych warunków zamówienia, celem uzyskania najkorzystniejszych warunków realizacji zamówienia. Z przeprowadzonych negocjacji należy sporządzić protokół, który podlega zatwierdzeniu przez Wójta Gminy lub osobę przez niego upoważnioną. 14. W każdym przypadku Zamawiający może przeprowadzić procedurę przetargu, stosując przepisy art Kodeksu Cywilnego i zamieszczając ogłoszenie o pisemnym przetargu na stronie internetowej Zamawiającego. Do postępowań prowadzonych w oparciu o przepisy Kodeksu cywilnego nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. 15. Z przeprowadzonych postępowań w przypadkach określonych w ust. 9 ppkt 2 i pkt 3, należy sporządzić protokół (zgodnie z Załącznikiem Nr 3 do niniejszego Regulaminu). 16. Zamówienie może zostać udzielone po zatwierdzeniu przez kierownika Zamawiającego lub osobę przez niego upoważnioną przedstawionej przez Komórkę organizacyjną dokumentacji z dokonanych czynności. 17. W przypadku nie wyrażenia zgody przez kierownika Zamawiającego na realizację zamówienia, następuje zaniechanie realizacji zamówienia, a wniosek o wszczęcie postępowania opisywany jest jako anulowany". 18. Dla wszystkich udzielanych zamówień, których wartości przewyższają kwotę zł. brutto należy zawrzeć pisemną umowę określającą warunki realizacji zamówienia. 19. Do zawieranych umów w sprawach o udzielenie zamówienia publicznego stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego. 20. Po zakończeniu postępowania, kompletna dokumentacja przechowywana jest w komórce organizacyjnej, która przeprowadziła postępowanie o udzielenie zamówienia przez okres co najmniej 4-41 st-tvn4,

5 lat, licząc od końca roku kalendarzowo w którym udzielono zamówienia, a kserokopia podpisanej umowy przekazywana jest do Referatu Gospodarki Komunalnej i Rozwoju Gminy. 21. W terminie do 15 stycznia każdego roku, komórki organizacyjne zobowiązane są do przekazywania zbiorczych danych zawierających zestawienie udzielonych w tym okresie przez daną komórkę zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy PZP (zgodnie z Załącznikiem Nr 6 do niniejszego Regulaminu). 22. W przypadku zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej o wartości od 2.000,00 zł netto, do zł netto włącznie, należy przeprowadzić pisemne rozeznanie rynku. Notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych z wykonawcami nie będzie uznawana za udokumentowanie rozeznania rynku. Jeżeli w danym przypadku rozeznanie rynku nie jest możliwe, konieczne jest wykazanie okoliczności uzasadniających konieczność udzielenia danego zamówienia bez rozeznania rynku. a) W przypadku zamówień o wartości od 2.000,00 zł. netto do ,00 zł. netto należy przeprowadzić rozeznanie rynku kierując do wykonawców zapytanie ofertowe lub zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu na ogólnodostępnej stronie internetowej Zamawiającego. b) W przypadku zamówień o wartości od ,00 zł. netto do zł. netto włącznie istnieje obowiązek dokonania rozeznania rynku co najmniej poprzez upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej zamawiającego lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych w celu wybrania najkorzystniejszej oferty. c) Wzór zapytania ofertowego zawiera Załącznik nr 2 oraz Załącznik nr 2a do niniejszego regulaminu. Przeprowadzając zapytanie ofertowe do składania ofert należy zaprosić za pośrednictwem poczty, faksu lub drogi elektronicznej (e- mail), taką liczbę Wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewni konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, jednak nie mniej niż do 3 (trzech) Wykonawców. Wraz z zaproszeniem do składania ofert należy przekazać opis przedmiotu zamówienia oraz istotne postanowienia umowy lub wzór umowy. d) Wymóg przeprowadzenia rozeznania rynku będzie spełniony, gdy zamawiający będzie dysponował co najmniej dwoma ważnymi ofertami, jak również, w przypadku zamieszczenia ogłoszenia na ogólnodostępnej stronie internetowej co najmniej jedną ważną oferty. e) Jeśli w wyniku rozeznania rynku w sposób wskazany powyżej nie uzyskano odpowiedniej liczby ważnych (tj. zgodnych z odpowiednio zapytaniem ofertowym lub ogłoszeniem) ofert, dopuszcza się przeprowadzenie rozeznania rynku (przy zachowaniu wymogów skazanych odpowiednio do wartości zamówienia w pkt. a i b powyżej) dodatkowo poprzez uzyskanie wydruków ze stron internetowych przedstawiających oferty lub informacji handlowych (zawierające datę wydruku), jak również biorąc pod uwagę oferty lub informacje handlowe przesłane przez Wykonawców z własnej inicjatywy oraz ważne oferty złożone w uprzednio prowadzonym postępowaniu (o ile warunki tego postępowania nie uległy w sposób istotny zmianie). 23. W przypadku zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej od 2 000,00 zł. netto do ,00 zł netto łącznie Zamawiający zobowiązany jest udokumentować rozeznania rynku w szczególności następującymi dokumentami: skierowane do potencjalnych wykonawców zapytania ofertowe wraz z dowodami ich przesłania (potwierdzenia nadania faksu, wysłania ) (lub wydruk ogłoszenia o zamówieniu zamieszczony na stronie internetowej wydruk z datą) wraz z uzyskanymi w odpowiedzi na te zapytania ofertami oraz innymi wymaganymi dokumentami. 24. W przypadku zamówień współfinansowanych ze Środków Unii Europejskiej od kwoty 2.000,00 zł netto Zamawiający zobowiązany jest zawrzeć umowę z zachowaniem formy pisemnej. 25. W przypadku zamówień o wartości powyżej ,00 zł. netto, a nie przekraczających równowartości ,00 euro zamówienie winno być udzielone z zachowaniem zasady konkurencyjności, tj. a) przeprowadzenie postępowania na zasadach i w trybach określonych w PZP pod warunkiem spełnienia wymogów określonych wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków lub b) przeprowadzenie postępowania upubliczniając zapytanie ofertowe (data zamieszczenia zapytania ofertowego na stronie stanowi wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego). 26. Upublicznienie zapytania ofertowego, o którym mowa w pkt. 25 b) powyżej, polega (w przypadku postępowań wszczynanych po podpisaniu umowy o dofinansowanie) na jego umieszczeniu na stronie internetowej wskazanej w komunikacie ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego (gdy już będzie ta strona uruchomiona), a w przypadku postępowań wszczętych przed podpisaniem umowy o - 5 strona

6 dofinansowanie, na wysłaniu zapytania ofertowego do co najmniej 3 wykonawców (o ile na rynku istnieje trzech wykonawców danego zamówienia) oraz upublicznieniu tego zapytania co najmniej na stronie internetowej Zamawiającego. 27. W przypadku zamówień, o których mowa w pkt. 25 powyżej, zamówienie nie może być udzielone podmiotowi powiązanemu kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą polegające w szczególności na uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Powyższe weryfikowane jest w toku postępowania poprzez złożenie oświadczenie o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez beneficjenta lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta i osoby wykonujące w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a także realizacją lub zmianami umowy zawartej z wykonawcą zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr W przypadku zamówień, o których mowa w pkt. 25 powyżej, zapytanie ofertowe zawiera co najmniej: a) opis przedmiotu zamówienia publicznego, który nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia publicznego i został określony zakres równoważności (z uwagi na konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa dopuszcza się możliwość ograniczenia zakresu opisu przedmiotu zamówienia, przy czym wymagane jest przesłanie uzupełnienia wyłączonego opisu przedmiotu zamówienia do potencjalnego wykonawcy, który zobowiązał się do zachowania poufności w odniesieniu do przedstawionych informacji), b) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, przy czym stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe, c) kryteria oceny oferty. d) informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty, e) opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty, f) termin składania ofert, przy czym termin na złożenie oferty wynosi nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego w przypadku dostaw i usług, a 14 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego w przypadku robót budowlanych. Termin 7 lub 14 dni kalendarzowych biegnie od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego i kończy się z upływem ostatniego dnia, g) informacje na temat zakresu wykluczenia, o którym mowa w pkt. 26, h) określenie warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy. 29. W przypadku zamówień, o których mowa w pkt. 25 powyżej, należy prowadzić protokół postępowania w formie pisemnej zawierający co najmniej: a) informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego, b) wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do zamawiającego, c) informację o spełnieniu warunku, o którym mowa w pkt. 8, przez wykonawców, d) informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, o ile takie warunki były stawiane, informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i sposobie przyznawania punktacji poszczególnym wykonawcom za spełnienie danego kryterium, e) wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru, f) datę sporządzenia protokołu i podpis zamawiającego, g) następujące załączniki: 1) potwierdzenie publikacji zapytania na stronie internetowej 2) złożone oferty, - 6 strona

7 3) oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez beneficjenta lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta i osoby wykonujące w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a także realizacją lub zmianami umowy zawartej z wykonawcą. 30. W przypadku zamówień, o których mowa w pkt. 25 powyżej, informację o wyniku postępowania umieszcza się na powszechnie dostępnej stronie internetowej Zamawiającego, przy czy w przypadku upublicznienia zapytania ofertowego na stronie internetowej ministra ds. rozwoju, informację o wyniku postępowania należy zamieścić na tej stronie, a do czasu jej uruchomienia, informację o wyniku postępowania wysyła się do każdego wykonawcy, który złożył ofertę oraz zamieszcza się na stronie internetowej Zamawiającego. Informacja o wyniku postępowania zawiera co najmniej informację o nazwie wybranego wykonawcy. Na wniosek wykonawcy, który złożył ofertę, istnieje obowiązek udostępnienia mu protokołu postępowania (z wyjątkiem złożonych ofert. W przypadku, gdy wybrany wykonawca odstąpi od podpisania umowy możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym wykonawcą który w postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał najwyższą liczbę punktów. 31. W przypadku zamówień, o których mowa w pkt. 25 powyżej w przypadku, gdy pomimo właściwego upublicznienia zapytania ofertowego: a) wpłynie tylko jedna nie podlegająca odrzuceniu oferta uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną b) nie wpłynie żadna oferta dopuszcza się zawarcie umowy z wykonawcą wybranym bez zachowania procedury, przy czym zawarcie umowy z podmiotem powiązanym, osobowo lub kapitałowo, jest dopuszczalne wyłącznie za zgodą właściwej instytucji będącej stroną umowy oraz jeżeli podmiot powiązany spełnia warunki, o których mowa w pkt. 28 ppkt b). 32. W przypadku zamówień, o których mowa w pkt. 25 nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy, w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że w zapytaniu ofertowym została przewidziana możliwość dokonania takiej zmiany oraz zostały określone warunki takiej zmiany. 33. W przypadku zamówień, o których mowa w pkt. 25. istnieje możliwość udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności zamówień publicznych uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z przedmiotem zamówienia publicznego podstawowego oraz możliwość udzielenia takiego zamówienia publicznego została przewidziana w zapytaniu ofertowym oraz w umowie z wykonawcą pod warunkiem że wartość zamówienia podstawowego i uzupełniającego łącznie nie przekroczy kwoty euro. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności. 34. W przypadku zamówień, o których mowa w pkt. 25 istnieje możliwość udzielenia dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień publicznych dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających 50% wartości realizowanego zamówienia publicznego, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli: a) z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub b) wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności. Rozdział V Zamówienia publiczne o wartości szacunkowej przekraczającej wyrażoną w złotych wartość progową określoną w art. 4 pkt 8 ustawy PZP 5 1. Czynności związane z przygotowaniem postępowania na usługi, dostawy oraz roboty budowlane, których wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych wartość określoną w art. 4 pkt. 8 ustawy - 7 strono

8 PZP, realizowane są przez Referat Gospodarki Komunalnej i Rozwoju Urzędu Gminy, a w przypadku jednostek organizacyjnych Gminy przez te jednostki w ramach powierzonego im zakresu kompetencji (zgodnie z zakresem udzielonego pełnomocnictwa dla dyrektora I kierownika danej jednostki samodzielnej). 2. Kierownik komórki organizacyjnej występuje do kierownika Zamawiającego z wnioskiem o wyrażenie zgody na wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne. Wniosek musi zawierać co najmniej: 1) określenie przedmiotu zamówienia nazwa zadania; 2) wartość szacunkową netto zamówienia wyrażoną w PLN oraz Euro wg kursu wynikającego z aktualnie obowiązującego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych oraz kwota brutto w PLN wraz z podaniem daty jej ustalenia oraz imieniem i nazwiskiem osoby dokonującej ustalenia wartości szacunkowej przedmiotu zamówienia (jeżeli dla danego zamówienia zostaną przewidziane zamówienia uzupełniające wówczas szacunkową wartością zamówienia jest suma wartości zamówienia podstawowego oraz zamówień uzupełniających); 3) wskazanie osoby merytorycznie odpowiedzialnej za przedmiot zamówienia; 4) termin lub okres realizacji przedmiotu zamówienia; 5) spis dokumentów składanych przez komórkę organizacyjną a niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, a w szczególności: a) dokumenty potwierdzające przeprowadzenie rozeznania rynku, b) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia na roboty budowlane, c) dokumentację projektową w przypadku postępowania na roboty budowlane realizowanego w trybie wybuduj, d) program funkcjonalno użytkowy w przypadku postępowania na roboty budowlane realizowanego w trybie zaprojektuj i wybuduj, e) specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót w przypadku postępowania na roboty budowlane w trybie wybuduj, f) kosztorys inwestorski sporządzany na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalnoużytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane, g) lub planowane koszy prac projektowych oraz planowane koszty robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane, h) kalkulacje cenowe (w przypadku zamówień na dostawy lub usługi), jeśli przedmiotem zamówienia jest związane z rozbiciem na wiele pozycji składowych lub kosztowych, i) przedmiar robót budowlanych, j) informację o podziale zamówienia na części / dopuszczenie możliwości składania ofert częściowych, 6) informację ogólną o przedmiocie zamówienia oraz proponowane warunki udziału w postępowaniu, 7) wzór umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego zatwierdzony przez Radcę Prawnego (opatrzony parafką), 8) proponowane kryteria oceny ofert, jeśli wnioskodawca przewiduje inne oprócz ceny kryteria (wraz z ich szczegółowym opisem oraz sposobem przyznawania punktacji). 3. Wniosek musi być zatwierdzony pod względem finansowym przez Skarbnika Gminy. Wzór wniosku o wszczęcie postępowania o wartości większej niż określona w art. 4 pkt. 8 ustawy, stanowi Załącznik Nr 4 do niniejszego Regulaminu. 4. Wniosek zatwierdzony przez Kierownika Komórki Organizacyjnej i Skarbnika Gminy przekazywany jest do Referatu Gospodarki Komunalnej i Rozwoju Gminy wraz z załącznikami zgodnie z ust Referat Gospodarki Komunalnej i Rozwoju Gminy proponuje tryb udzielenia zamówienia i przedkłada wniosek do zatwierdzenia Kierownikowi Zamawiającego lub osobie przez niego upoważnionej. 6. Po zatwierdzeniu wniosku Referat Gospodarki Komunalnej i Rozwoju Gminy, nadaje numer rejestrowy oraz wszczyna postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. 7. Referat Gospodarki Komunalnej i Rozwoju Gminy występuje do kierownika Zamawiającego lub osoby przez niego upoważnionej o powołanie do stałego składu osobowego Komisji Przetargowej, pracownika - 8 strona

9 merytorycznie właściwego ze względu na przedmiot zamówienia. Komisja przetargowa, powołana na podstawie zarządzenia Wójta Gminy, przeprowadza postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy PZP. 9. Dokumenty wymienione w ust. 2 stanowią integralną część wniosku i winny być załaczone w formie papierowej oraz elektronicznej (za wyjątkiem kosztorysu inwestorskiego). Rozdział VI Organizacja i skład komisji przetargowej 6 1. Do przygotowania i przeprowadzenia postępowań, których wartość szacunkowa przekracza wyrażoną w złotych wartość określoną w art. 4 pkt. 8 ustawy PZP, w Urzędzie Gminy Bytoń powołana będzie - Zarządzeniem Wójta Gminy Bytoń stała Komisja Przetargowa. 2. W skład Stałej Komisji Przetargowej wchodzi: a) przewodniczący Komisji, b) sekretarz Komisji, c) członek Komisji. 3. Do składu osobowego stałej Komisji Przetargowej, każdorazowo powoływany jest odrębnym Zarządzeniem Wójta Gminy Bytoń, pracownik merytorycznie właściwy ze względu na przedmiot zamówienia. Pracownik merytorycznie właściwy ze względu na przedmiot zamówienia kończy pracę w komisji z chwilą zakończenia czynności związanych z przeprowadzeniem danego postępowania i podpisaniem umowy z wybranym wykonawcą lub unieważnieniem postępowania. 4. Członkowie komisji przetargowej zobowiązani są do złożenia oświadczenia o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Wykonawcą. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Rozdział VII Planowanie zamówień oraz sprawozdawczość 7 1. Podstawą do podjęcia działań związanych, z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy, usługi i roboty budowlane są plany zamówień publicznych, sporządzane przez poszczególne komórki organizacyjne na okres jednego roku budżetowego, w ciągu 14 dni po uchwaleniu budżetu Gminy na dany rok budżetowy uwzględniające dostawy i usługi powtarzające się okresowo, które powinny być przekazane do Referatu Gospodarki Komunalnej i Rozwoju Gminy najpóźniej do 30 marca danego roku. 2. Na podstawie planów, o których mowa w ust. 1 Referat Gospodarki Komunalnej i Rozwoju Gminy opracowuje Plan Zamówień Publicznych Urzędu. Sposób konstrukcji planu określony jest w Załączniku Nr 5 do niniejszego Regulaminu. 3. W przypadku konieczności udzielenia zamówienia publicznego, nie przewidzianego w planie zamówień publicznych wnioskodawca przedkłada wniosek Kierownikowi Zamawiającego wraz z uzasadnieniem, celem dokonania korekty planu zamówień. - 9 straf7a

10 4. Korekty planu zamówień na podstawie zatwierdzonego wniosku dokonuje Referat Gospodarki Komunalnej i Rozwoju Gminy. Dla zamówień, których czas realizacji przekracza okres objęty planowaniem, wymagane jest upoważnienie wynikające z uchwały Rady Gminy Bytoń. 5. Ustalając wartość szacunkową zamówienia należy mieć na uwadze w szczególności art ustawy PZP (Dział II Rozdział 2 Przygotowanie postępowania). 6. Referat Gospodarki Komunalnej i Rozwoju Gminy sporządza, zgodnie z art. 98 ustawy PZP, roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych na podstawie posiadanych przez siebie danych i informacji o udzielonych zamówieniach oraz na podstawie danych przekazanych przez komórki organizacyjne. 7. Referat Gospodarki Komunalnej i Rozwoju Gminy, przekazuje Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych roczne sprawozdanie z postępowań przeprowadzonych przez Gminę Bytoń, w danym roku w terminie do dnia 1 marca następnego roku. Rozdział VIII Umowy $ 1. Każda umowa przed jej zawarciem wymaga: 1) zaopiniowania przez radcę prawnego, 2) kontrasygnaty Skarbnika, 3) podpisu pracownika Referatu Gospodarki Komunalnej i Rozwoju Gminy dla zamówień udzielanych w wyniku rozstrzygnięcia postępowań, do których stosuje się przepisy ustawy PZP (w szczególności do zamówień o wartości powyżej ,00 euro), 4) podpisu osoby odpowiedzialnej merytorycznie oraz jej bezpośredniego przełożonego. Każda umowa zawiera w swej treści wzór w którym odpowiednio składane są podpisy przez osoby o których mowa w ppkt od 1 do Umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego podpisuje Wójt Gminy a pod jego nieobecność - osoba upoważniona na podstawie właściwego pełnomocnictwa. 3. Przedkładając do podpisu Wójtowi Gminy umowę w sprawie udzielenia zamówienia publicznego o wartości do ,00 euro, należy dołączyć również dokumenty, na podstawie których wyłoniony został wykonawca, z którym podpisywana jest dana umowa (tj. w szczególności: zapytanie ofertowe, protokół z przeprowadzonej procedury zawierający min. zestawienie ofert, jakie wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Zamawiającego, notatki służbowe, czy informacje o wyniku postępowania). 4. Umowy w sprawie zamówień publicznych zawierane są na czas oznaczony chyba, że ustawa stanowi inaczej. 5. Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy PZP, Zamawiający, w terminie 3 dni od wszczęcia postępowania, zawiadamia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o zamiarze zawarcia umowy na okres dłuższy niż 4 lata, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. 6. Umowy, o których mowa w ust. 1 sporządza osoba odpowiedzialna merytorycznie za realizację zamówienia. 7. Umowy, o których mowa w ust. 1 sporządzane są: 1) dla zamówień o wartości poniżej 30 tysięcy euro w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden egzemplarz dla Wykonawcy, drugi egzemplarz dla Głównego Księgowego, trzeci egzemplarz stanowi załącznik do dokumentacji postępowania. 2) dla zamówień o wartości równej i przekraczającej 30 tysięcy euro w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden egzemplarz dla Wykonawcy, drugi egzemplarz dla Głównego Księgowego, trzeci egzemplarz stanowi załącznik do protokołu postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, czwarty egzemplarz dla jednostki odpowiedzialnej za realizację umowy. 8. Umowy podlegają obowiązkowi rejestracji w Rejestrze umów prowadzonym przez każdy z referatów udzielających zamówienia publicznego stra/74,

11 9. Rejestr umów zawiera w szczególności: 1) numer umowy, 2) datę zawarcia umowy, 3) nazwę (imię i nazwisko lub firma) i dane adresowe strony umowy, 4) przedmiot umowy, 5) wskazanie podstawy prawnej w oparciu, o którą umowa została zawarta, 6) wskazanie osoby sprawującej nadzór nad prawidłową realizacją umowy. 10. Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, chyba że Zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub SIWZ, zapytaniu ofertowym, stosownym zaproszeniu oraz wzorze umowy lub istotnych postanowieniach umowy załączonych do wymienionych dokumentów, a także określił warunki dokonania takiej zmiany. 11. Wykonanie umowy odbywa się zgodnie z postanowieniami umowy. Nadzór nad jej realizacją sprawuje pracownik właściwej komórki organizacyjnej. Do jego obowiązków należy w szczególności czuwanie nad prawidłowością realizacji umowy, sumowanie jednostek przedmiotu umowy w ramach 1 m-ca, roku oraz czasu obowiązywania umowy, odbiór umowy w tym weryfikacja wykonanego przedmiotu umowy, a także pisemne informowanie kierownika Zamawiającego o wszelkich niezgodnościach w realizacji umowy, w tym w szczególności podstawach do naliczenia kary umownej. 12. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawcy należy się wyłącznie wynagrodzenie należne z tytułu wykonania części umowy, którego wysokość zostaje zweryfikowana przez osobę pełniącą nadzór nad realizacją umowy. 13. Zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie. Rozdział IX Postanowienia końcowe 9 1. Do wszelkich nie uregulowanych kwestii w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy powszechnie obowiązujące, a w szczególności: a) ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 121) b) ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz.2164), c) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.) W mgr Artur Ruciński Załaczniki do Regulaminu: Załącznik nr 1 - wzór wniosku w sprawie podjęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej kwot określonych w art. 4 pkt. 8 Ustawy Prawo zamówień publicznych, Załącznik nr 2 - wzór zapytania ofertowego, Załącznik nr 2a - wzór formularza cenowo-ofertowego, Załącznik nr 3 - wzór protokołu z przeprowadzonego postępowania o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwot określonych w art. 4 pkt. 8 Ustawy, Załącznik nr 4 - wzór wniosku w sprawie podjęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości powyżej kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 Ustawy Prawo zamówień publicznych, Załącznik nr 5 - wzór planu zamówień publicznych, Załącznik nr 6 - kwartalne zestawienie udzielonych w poszczególnych komórkach zamówień, Załącznik nr 7 - oświadczenie wykonawców dotyczące braku powiązań w wykonawcami stra~