1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE nr 4/PRK-W3/2016 W SPRAWIE ŚWIADCZENIA USŁUGI HOTELOWEJ WRAZ Z WYŻYWIENIEM UCZESTNIKÓW I UCZESTNICZEK WIZYTY STUDYJENEJ W POMORSKIM PARKU NAUKOWO- TECHNOLOGICZNYM W GDYNI W RAMACH PROJEKTU PN. PODNOSZENIE KOMPETENCJI STUDENTÓW WYDZIAŁU CHEMICZNEGO W ODPOWIEDZI NA POTRZEBY RYNKU PRACY Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego bez stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (tj. Dz. U. z 2015 r. poz z pozn.zm.), którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt. 8 tejże ustawy. 1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie noclegu wraz z wyżywieniem (Słownik Zamówień (CPV): Hotelarskie usługi noclegowe; Usługi dostarczania posiłków) dla uczestników projektu: Podnoszenie kompetencji studentów Wydziału Chemicznego w odpowiedzi na potrzeby rynku pracy, nr: POWR K088/15 w ramach III Osi priorytetowej: Szkolnictwo wyższe dla gospodarki i rozwoju, Działanie 3.1 Kompetencje w szkolnictwie wyższym, Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój , w roku akademickim 2016/2017 (planowany termin wizyty to listopad 2016 r.) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnia wyżywienia i noclegów dla łącznie 13 osób (uczestników i uczestniczek wizyty studyjnej oraz opiekuna naukowego PWr w Pomorskim Parku Naukowo- Technologicznym) w pięciu pokojach 2-osobowych (lub wymiennie na pokoje 1-osobowe) oraz trzech pokojach 1 - osobowych (lub do pojedynczego wykorzystania) w hotelu o standardzie 3 gwiazdek. Hotel powinien znajdować się na terenie Gdyni, w dogodnej lokalizacji, w odległości o promieniu max 10 km od Pomorskiego Parku Naukowo-Technologicznego (miejsca odbywania przez studentów i studentki warsztatów w ramach wizyty studyjnej). Wymagania odnośnie przedmiotu zamówienia: 1. Hotel powinien być usytuowany w Gdyni na obszarze o promieniu nieprzekraczającym 10 km od Pomorskiego Parku Naukowo-Technologicznego, tak aby przejazd środkami transportu miejskiego z hotelu do PPNT nie przekraczał 30 minut w jedną stronę. 2. Hotel musi posiadać zaszeregowanie do kategorii trzech gwiazdek w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169, ze zm.). 3. Wykonawca zapewni 3 noclegi wraz z pełnym wyżywieniem (śniadanie x3, obiad x3, kolacja x2) uczestnikom projektu w listopadzie br. w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego według przygotowanego harmonogramu, który zostanie przekazany najpóźniej w terminie 10 dni kalendarzowych przed datą przyjazdu. 4. Wykonawca zapewni wyżywienie ze specyficznymi potrzebami gości (dieta bezmięsna, z możliwością potraw z ryb oraz dieta light). Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany

2 jest przedstawić proponowane menu. Posiłki mogą być serwowane w formie bufetu szwedzkiego. 5. Wymagania dotyczące pokoi: pokoje 1 i 2- osobowe; pościel z ręcznikami w standardzie; pokoje z łazienką (pełny węzeł sanitarny) oraz dostępem do WIFI; pokoje dla niepalących; restauracja hotelowa (możliwość korzystania z posiłków bez wychodzenia z budynku). 6. Sposób dokonywania rezerwacji: Zamawiający dokona rezerwacji miejsc hotelowych pocztą elektroniczną (10 dni kalendarzowych przed terminem wizyty), na adres podany przez Wykonawcę, otrzymując od Wykonawcy pocztą elektroniczną, w ciągu jednej doby zwrotne potwierdzenie dokonania rezerwacji oraz numer, pod którym rezerwacja została przyjęta. 7. Zamawiający nie pokryje kosztów związanych z usługami dodatkowymi oferowanymi przez hotel, niewyspecyfikowanymi w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia. Wszelkie płatności za usługi dodatkowe winny być regulowane w kasie przed opuszczeniem hotelu przez osoby korzystające z noclegu. 8. Pracownicy hotelu, podczas kwaterowania, poinformują osoby skierowane przez Zamawiającego, iż korzystanie z usług dodatkowych jest możliwe dopiero po uiszczeniu gwarancji płatności, w przeciwnym razie dostęp do tych usług nie będzie możliwy (np. zamknięcie minibarku, blokada połączeń wychodzących w telefonie hotelowym). 9. Wykonawca odpowiedzialny jest za jakość, zgodność z warunkami jakościowymi określonymi dla przedmiotu zamówienia do czasu wygaśnięcia zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego. 10. W hotelu nie powinny być prowadzone długotrwałe prace modernizacyjne, które utrudniają pobyt gości w hotelu. 11. Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zamówienia. 12. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmian w zakresie rezerwacji ilości pokoi 1 i 2 osobowych, spowodowanych zmianami w strukturze płci gości hotelowych, przy jednoczesnym braku zmian w zakresie ogólnej ilości osób do zakwaterowania. 2. KRYTERIA WYBORU OFERTY: A. cena - 80% (weryfikowana na podstawie ceny podanej w formularzu oferty, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego) B. klauzule społeczne 20% (weryfikowane na podstawie oświadczenia stanowiącego załącznik nr 2 do formularza) Ocena oferty zostanie obliczona z wykorzystaniem następującego wzoru: Ocena = A + B, gdzie

3 Ad. A Cena Ocena oferty zostanie obliczona z wykorzystaniem następującego wzoru: Liczba punktów = Najniższa cena brutto ze wszystkich złożonych ofert Cena brutto badanej oferty X 100 X 80% Cenę za przedmiot zamówienia Wykonawca przedstawia w formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. Cena oferty musi być podana w PLN cyfrowo i musi uwzględniać wszystkie koszty jakie Wykonawca ponosi w związku z prawidłową realizacją zamówienia, a w szczególności zawierać koszt noclegu oraz wyżywiania, wynagrodzenia obsługi hotelowej, a także koszty ogólne, w tym: wszelkie podatki, opłaty i elementy ryzyka związane z realizacją zamówienia. Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę całkowitą i nie może jej z mienić po złożeniu oferty. Ad. B Klauzule społeczne Punkty za ww. kryterium będą obliczane według wzoru: Liczba punktów = Liczba wykazanych osób w badanej ofercie Najwyższa liczba osób wykazanych w ofercie X 100 X 20% Punkty za kryterium Klauzule społeczne (tj. 20%), zostaną przyznane na podstawie oświadczenia według wzoru określonego w załączniku nr 2 do formularza ofertowego zawierającego informacje czy i w jaki sposób przy realizacji zamówienia będą stosowane klauzule społeczne, tzn. ile osób znajdujących się w szczególnej sytuacji na rynku pracy (tj. m.in. osoby z niepełnosprawnościami, osoby w wieku 50 lat i więcej, osoby o niskich kwalifikacjach, tj. z wykształceniem ponadgimnazjalnym i niższym, osoby długotrwale bezrobotne, matki samotnie wychowujące dzieci, osoby sprawujące opiekę lub powracające na rynek pracy po okresie sprawowania opieki) zostanie zaangażowanych przy realizacji zamówienia min. na cały czas jego trwania i czym się będą zajmowały przy realizacji zamówienia. Spełnienie klauzuli społecznej oznacza zaangażowanie na umowę o pracę min. 1 osoby spełniającej w/w warunki. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów. Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Liczby punktów otrzymane za kryterium cena oraz klauzule społeczne, po zsumowaniu stanowić będą końcową ocenę oferty. Łącznie w ramach wszystkich ww. kryteriów oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów. Oferta, która uzyska największą liczbę punktów zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę najkorzystniejszą Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną. Jeżeli wybrana oferta przekracza przyjęte w budżecie projektu stawki, Zamawiający może przeprowadzić negocjacje cen w tym zakresie.

4 3.WARUNKI UDZIAŁU: O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który: 1. Złoży ofertę na wzorze (załącznik 1) dołączonym do niniejszej treści zamówienia wraz z wypełnionymi załącznikami i kompletem wymaganych dokumentów. 2. Spełnia warunki udziału w postępowaniu: a) posiada uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; b) posiada wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia; c) dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; d) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 3. Nie jest powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) Uczestnictwu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej. b) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji. c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika. d) Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Wykonawca jest zobowiązany podpisać oświadczenie o braku ww. powiązań. Oświadczenie to zawarte jest załączniku nr 1 do Formularza Oferty. Wykonawcy, którzy nie wykażą spełnienia warunków udziału w postępowaniu, podlegać będą wykluczeniu z udziału w postępowaniu. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu przez Wykonawców na podstawie złożonych przez nich dokumentów i oświadczeń, zgodnie z formułą spełnia/ nie spełnia. Niespełnienie chociażby jednego warunku spowoduje wykluczenie Wykonawcy z postępowania. 4. ZAWARTOŚĆ OFERTY Wypełniony i podpisany Formularz Oferty (załącznik nr 1) Aktualny odpis z KRS lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub inny dokument potwierdzający status prawny Wykonawcy, nie starszy niż 3 miesiące liczone od terminu złożenia oferty. Proponowane menu w trakcie pobytu

5 5. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT Prosimy o nadsyłanie ofert w zamkniętej kopercie z dopiskiem Zapytanie ofertowe nr 4/PRK- W3/ projekt Podnoszenie kompetencji studentów Wydziału Chemicznego w odpowiedzi na potrzeby rynku pracy do dnia r. do godziny osobiście, pocztą lub kurierem na adres: ul. Łukasiewicza 2, Wrocław, Budynek A-2, pokój 424 A, lub w formie elektronicznej na adres monika.margol@pwr.edu.pl Oferty należy składać w języku polskim. Oferty niekompletne, złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Podana cena jest ceną końcową, uwzględniające wszelkie koszty (w tym podatki, opłaty) ponoszone przez Wykonawcę. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi Wykonawca. Oferta musi być opatrzona podpisem i pieczęcią Wykonawcy (Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy). Formularz Oferty nie może zostać zmieniony w sposób uniemożliwiający Zamawiającemu porównanie i ocenę Oferty. Liczy się data i godzina wpływu do siedziby Zamawiającego. W przypadku pytań i wątpliwości w zakresie przedmiotu zamówienia prosimy o kontakt z Moniką Margol, tel , monika.margol@pwr.edu.pl 6. WYBÓR OFERTY Po ocenie złożonych ofert Zamawiający stworzy listę rankingową Wykonawców na podstawie sumy punktów uzyskanych w dwóch ww. kryteriach oceny. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza wyłącznie w oparciu o przedstawione w zapytaniu ofertowym kryteria. Wynik postępowania zostanie przekazany niezwłocznie wszystkim Oferentom, którzy złożyli ofertę w wymaganym terminie. Informacja o wynikach postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia zostanie upubliczniona na stronie internetowej Zamawiającego ( oraz w bazie konkurencyjności: Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyli się od przyjęcia zamówienia, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert z zastrzeżeniem nieprzekroczenia wysokości środków zaplanowanych w budżecie projektu na realizację niniejszego zamówienia.