Dostawę datowników i części zamiennych do datowników pocztowych

Transkrypt

1 Lublin, dnia r. ZATWIERDZAM: Kierownik Wydziału Zakupów Ewa Gogolin (Dyrektor JP) ZATWIERDZAM: Dyrektor Operacyjny ds. Administracji Paweł Żejmo (Dyrektor JW) SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ) w postępowaniu o udzielenie zamówienia odrębnego, prowadzonego w trybie przetargu odrębnego nieograniczonego w oparciu o zasady przewidziane w niniejszej siwz na: Dostawę datowników i części zamiennych do datowników pocztowych 1. Informacje o Zamawiającym Zamawiający: POCZTA POLSKA S. A. z siedzibą przy ul. Stawki 2, Warszawa Postępowanie prowadzone jest przez jednostkę organizacyjną Zamawiającego Poczta Polska S.A., Pion Infrastruktury, Wydział Zakupów w Lublinie, ul. W. Moritza 2, Lublin. Adres do korespondencji: ul. Moritza 2, Lublin Adres Zamawiającego: przetargi@lublin.poczta-polska.pl Numer telefonu / faks: (81) , (81) Strona internetowa: Postępowanie o zamówienie odrębne, prowadzone jest w trybie przetargu odrębnego nieograniczonego. 2. Negocjacje z Wykonawcami 1) Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji z wybranymi Wykonawcami, którzy złożyli oferty, na każdym etapie przedmiotowego postępowania. 2) Negocjacjom podlegać mogą wszystkie warunki zamówienia. Na negocjacjach zostaną ustalone ostateczne warunki umowy. 3) W trakcie negocjacji, Wykonawcy zobowiązani zostaną do złożenia ofert ostatecznych. 3. Opis przedmiotu zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie i sukcesywna dostawa przez Wykonawcę do magazynu Zamawiającego, tj.: Poczta Polska Spółka Akcyjna, Pion Infrastruktury Obszar Operacyjny ds. Administracji Wschód, Wydział Zaopatrzenia w Warszawie ul. Towarowa 5, Warszawa, niżej wymienionego asortymentu: a) datowników pocztowych ręcznych w ilościach docelowych: szt. datowników zwykłych; 160 szt. datowników młotkowych; b) części zamiennych kalendarzy i iglic w ilościach docelowych 811 kompletów kalendarzy metalowych; 229 kompletów kalendarzy plastikowych; szt. iglic krótkich do datowników o średnicy 1,8 mm; szt. iglic krótkich do datowników o średnicy 2 mm; Dostarczane datowniki pocztowe ręczne zwykłe i młotkowe oraz części zamienne do datowników pocztowych ręcznych, powinny spełniać wymagania normy zakładowej ZN-PP Sprzęt pocztowy Datowniki pocztowe ręczne Wymagania ogólne, ZN-PP-26022/A1 Sprzęt pocztowy Datowniki pocztowe ręczne Wymagania ogólne (Zmiana A1) oraz odstępstwa od normy zakładowej ZN-PP z dnia 24 lutego 2014 roku (znak: BITI-DTP/501/3/1/14) załącznik nr 2 do umowy. 1

2 Odciski datowników powinny spełniać wymagania normy zakładowej ZN-PP Sprzęt pocztowy Datowniki pocztowe Wymagania dla odcisków, ZN-PP-21004/A1 Sprzęt pocztowy Datowniki pocztowe Wymagania dla odcisków (Zmiana A 1) załącznik nr 3 do umowy. Kalendarz plastikowy zamienny należy wykonać z poliamidu PA6 lub PA12. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w n/w dokumentach: - Formularz rzeczowo-cenowy - Norma Zakładowa ZN-PP Sprzęt pocztowy Datowniki pocztowe ręczne - Wymagania ogólne, ZN-PP-26022/A1 Sprzęt pocztowy Datowniki pocztowe ręczne Wymagania ogólne (Zmiana A1) oraz odstępstwo od normy zakładowej ZN-PP z dnia 24 lutego 2014 roku (znak: BITI-DTP/501/3/1/14)-zał. nr 2 do umowy - Norma zakładowa ZN-PP Sprzęt pocztowy Datowniki pocztowe Wymagania dla odcisków, ZN-PP-21004/A1 Sprzęt pocztowy Datowniki pocztowe Wymagania dla odcisków (Zmiana A 1)-zał. nr 3 do umowy Szczegółowy sposób realizacji zamówienia zawiera umowa- zał. nr 3 do SIWZ. Kody według Wspólnego Słownika Zamówień CPV: datowniki 4. Oferty częściowe, oferty wariantowe, podwykonawcy. 1) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych oraz ofert wariantowych, dopuszczających odmienny, niż określony przez Zamawiającego sposób wykonania zamówienia. 2) Zamawiający nie dopuszcza powierzenia wykonania zamówienia lub jego części Podwykonawcom. 5. Termin wykonania zamówienia. od daty zawarcia umowy do r. 6. Odpowiedzi na pytania Wykonawców oraz zgłaszanie uwag przez Wykonawców 1) Wykonawcy mają prawo zadawania pytań dotyczących SIWZ oraz warunków i przedmiotu zamówienia. Termin zadawania pytań upływa na 3 dni przed terminem składania ofert. Zamawiający może zdecydować, czy udzieli odpowiedzi na pytania, które wpłynęły po terminie. 2) Wykonawcom przysługuje przed złożeniem ofert, prawo zgłaszania zastrzeżeń do postanowień SIWZ, dyskryminujących jednego lub grupę Wykonawców. 7. Termin związania ofertą Termin związania ofertą wynosi nie mniej niż 60 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 8. Modyfikacja SIWZ Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji SIWZ na każdym etapie postępowania. 9. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie należy złożyć wraz z ofertą Na ofertę składają się następujące dokumenty i załączniki: 1) wypełniony i podpisany formularz ofertowy, którego wzór stanowi załączniki nr 1 do SIWZ oraz formularz rzeczowo-cenowy, którego wzór stanowi załączniki nr 1a do SIWZ; 2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 3) pełnomocnictwa osób reprezentujących Wykonawcę, między innymi podpisujących ofertę, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów; 4) wykaz wykonanych / wykonywanych dostaw datowników i części zamiennych do datowników w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli 2

3 okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, z podaniem ich rodzaju i wartości, daty i miejsca wykonania oraz z załączeniem dowodów dotyczących najważniejszych dostaw, określających, czy dostawy te zostały wykonane w sposób należyty (np. referencje). Wymagane jest wykonanie w ww. okresie dostaw, których suma jest nie mniejszej niż zł brutto, zawierających w swoim zakresie dostawy datowników i części zamiennych do datowników. Wzór stanowi załącznik nr 2 do SIWZ; 5) kopia dokumentu potwierdzającego wniesienie wadium (dot. wadium wniesionego w pieniądzu). W przypadku wnoszenia wadium w innej formie, niż pieniężna oryginały dokumentów wadialnych muszą być złożone u Zamawiającego w terminie składania ofert lub dołączone do oferty; 6) dokument lub dokumenty z których będzie wynikać uprawnienie do podpisania oferty, np. umowa spółki, itp.; Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawców na każdym etapie postępowania do uzupełnienia dokumentów i / lub złożenia wyjaśnień, dotyczących złożonej oferty. 10. Opis sposobu przygotowania oferty 1) Wykonawcy zobowiązani są do złożenia oferty, zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszej SIWZ oraz załącznikami do niej. 2) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 3) Ofertę należy złożyć zgodnie z treścią druku Formularz ofertowy i Formularz rzeczowo - cenowy. 4) Ofertę należy złożyć na piśmie pod rygorem jej nieważności. 5) Oferta musi być sporządzona czytelnie w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być składane przez Wykonawców wraz z ich tłumaczeniem na język polski i podpisane przez Wykonawcę. W przypadku rozbieżności w tłumaczeniu za wiążącą uznaje się wersję polskojęzyczną. 6) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (np. spółka cywilna lub konsorcjum) ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy, a dokumenty wyszczególnione w pkt 9 ppkt 2 SIWZ muszą być złożone przez każdy podmiot oddzielnie. W przypadku, gdy ofertę składają Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie korespondencja kierowana będzie do pełnomocnika. 7) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy, za wyjątkiem odmiennych uregulowań przewidzianych np. w umowie regulującej ich współpracę. 8) Dokumenty powinny być złożone w formie oryginału lub kserokopii, potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę - osobę uprawnioną do reprezentacji. Dokument wskazany w pkt 9 ppkt 2 może być złożony również w postaci samodzielnie pobranego przez Wykonawcę wydruku z właściwej strony internetowej. Pełnomocnictwo powinno być złożone w oryginale lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Notariusza lub osobę/osoby udzielające pełnomocnictwa. 9) Wszelkie poprawki lub zmiany w treści oferty muszą być dokonane w sposób nie budzący wątpliwości, poprzez przekreślenie treści podlegającej poprawie w sposób umożliwiający odczytanie poprawianej treści oraz parafowane przez osobę podpisującą ofertę. 10) Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty oraz złożeniem oświadczeń i dokumentów, wchodzących w skład oferty. 11) Treść oferty musi odpowiadać treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 12) Ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami należy umieścić w zamkniętej kopercie, zabezpieczonej w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści i zapewniającej jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert oraz opisać w poniższy sposób: firma i siedziba Wykonawcy nr tel. i faxu POCZTA POLSKA S.A. Pion Infrastruktury, Wydział Zakupów ul. Moritza Lublin pokój nr 201 Oferta na: Dostawę datowników i części zamiennych do datowników pocztowych 3

4 13) W dowolnym momencie, przed upływem terminu do składania ofert, każdy Wykonawca może zmienić lub wycofać swoją ofertę. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być dokonane według takich samych wymagań, jak złożenie pierwotnej oferty. Dodatkowo na kopercie Wykonawca musi umieścić napis ZMIANA OFERTY względnie WYCOFANIE OFERTY. 14) Sposób wyliczenia ceny: a) Wykonawca wyliczy cenę oferty na podstawie dostarczonych przez Zamawiającego danych w niniejszej SIWZ oraz załącznikach do niej. Cena oferty wyliczona zostanie przez Wykonawcę zgodnie z zasadami określonymi w Formularzu ofertowym i Formularzu cenowym - zał. nr 1 i 1 a do SIWZ. b) Cena brutto podana w Formularzu ofertowym służy do dokonania porównania złożonych ofert. c) Cena ofertowa musi obejmować wszystkie obowiązki przyszłego Wykonawcy, niezbędne do zrealizowania przedmiotu zamówienia. d) Wykonawca podaje wszystkie ceny (wszystkie ceny w tym ceny jednostkowe) z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku, przy uwzględnieniu, że najmniejszą jednostką płatniczą w Polsce jest 1 grosz. 11. Wadium 1) Wykonawca obowiązany jest wnieść wadium przed upływem terminu składania ofert w wysokości: zł (jeden tysiąc złotych). 2) Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach: a) pieniądzu, b) gwarancjach bankowych, c) gwarancjach ubezpieczeniowych, 3) Wadium wnoszone w pieniądzu, Wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego Nr: Bank Pocztowy S.A , wpisując w polu tytułem: Pion Infrastruktury, Wydział Zakupów w Lublinie, nazwa postępowania Dostawa datowników i części zamiennych do datowników pocztowych, nr przetargu: PI 14/40/14, wadium. 4) Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający przechowuje na rachunku bankowym. 5) Wnoszona gwarancja ubezpieczeniowa lub bankowa musi mieć charakter samoistny, nieodwołalny, bezwarunkowy oraz płatny na pierwsze żądanie. 6) Zamawiający zwraca wadium wszystkim Wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. 7) Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, Zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę. 8) Gwarancja wnoszona w innej formie niż pieniężna musi obejmować cały okres związania ofertą i zawierać w swojej treści podstawy do jej realizacji, zgodnie z podstawami utraty wadium w przypadkach określonych w pkt 9). 9) Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana: a) odmówił podpisania umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia na warunkach określonych w złożonej ofercie lub protokole z negocjacji; b) odmówił podpisania umowy z przyczyn leżących po jego stronie; c) nie wniósł wymaganego przez Zamawiającego zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 10) Zamawiający zwraca wadium Wykonawcy niezwłocznie jeżeli: a) zawarto umowę o wykonie przedmiotu zamówienia; b) Zamawiający unieważnił postępowanie; c) oferta Wykonawcy została uznana za nieważną lub została odrzucona; d) Wykonawca wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert; e) upłynął termin, w którym oferta była wiążąca dla Wykonawcy. 4

5 12. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy 1) Zamawiający będzie żądać od Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana, jako najkorzystniejsza, wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 3 % ceny ostatecznej ustalonej w trakcie negocjacji / ofercie ostatecznej, najpóźniej w dniu podpisania umowy. 2) Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy oraz roszczeń z tytułu gwarancji i rękojmi za wady. 3) Zabezpieczenia należytego wykonania umowy należy wnieść przed podpisaniem umowy, według wyboru Wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach: a) pieniądzu; b) gwarancjach bankowych, c) gwarancjach ubezpieczeniowych 4) Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego: Bank Pocztowy S.A wpisując w polu tytułem: Pion Infrastruktury, Wydział Zakupów w Lublinie, nazwa postępowania Dostawa datowników i części zamiennych do datowników pocztowych, nr przetargu: PI 14/40/14, zabezpieczenie należytego wykonania umowy. 5) Gwarancje należy wystawić na rzecz POCZTA POLSKA S.A., ul. Stawki 2, Warszawa. 6) W przypadku wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formie innej, niż pieniężna, oryginały dokumentów (o wartości całego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, tj. 3 % wartości ceny ofertowej brutto oraz o ważności obejmującej cały okres wykonania umowy oraz okres rękojmi za wady i gwarancji) muszą być zdeponowane u Zamawiającego, przed podpisaniem umowy. 7) Zabezpieczenie wykonania umowy będzie zwolnione: - 70% kwoty zabezpieczenia zostanie zwrócone Wykonawcy w ciągu 30 dni od dnia Wykonania przez Wykonawcę zamówienia i uznania go przez Zamawiającego za należycie wykonane (podpisania protokołu końcowego odbioru robót i usunięcia przez Wykonawcę usterek stwierdzonych przy odbiorze), - 30% kwoty zabezpieczenia zostanie zwrócone Wykonawcy nie później niż w 15 dniu po upływie okresu gwarancji i rękojmi za wady. 8) Zamawiający zwróci Wykonawcy zabezpieczenie wniesione w pieniądzu, wraz z odsetkami wynikającymi z umowy prowadzenia rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniężny na rachunek bankowy Wykonawcy. 8) Wnoszona gwarancja ubezpieczeniowa lub bankowa musi mieć charakter samoistny, nieodwołalny, bezwarunkowy oraz płatny na każde żądanie. 13. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami 1) Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje ogólne Zamawiający zamieszcza na stronie internetowej Informacje dotyczące danego Wykonawcy Zamawiający przekazuje faxem lub mailem. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i informacje Wykonawca przekazuje faxem lub mailem, a na żądanie Zamawiającego również w formie pisemnej. Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie negocjacji drogą elektroniczną. Każdy Wykonawca zobowiązany jest wskazać w Formularzu ofertowym adres elektroniczny, z którego będą prowadzone w imieniu Wykonawcy negocjacje oraz wskazać uprawnioną do nich osobę. Adres elektroniczny Zamawiającego wskazany jest w pkt 1 niniejszej SIWZ. 2) Osobami uprawnionymi do bezpośredniego porozumiewania się z Wykonawcami są: a) w sprawach przedmiotu zamówienia: Barbara Lichota tel.: , b) w sprawach dokumentacji przetargowej: Monika Słupczyńska - tel./fax:

6 14. Miejsce i termin składania ofert 1) Oferty należy składać w: Poczta Polska S.A. Pion Infrastruktury, Wydział Zakupów, ul. Moritza Lublin, w terminie do dnia r. do godz. 09:00. 2) Zamawiający dokona otwarcia ofert dokona bez udziału Wykonawców, gdyż przedmiotowe postępowanie prowadzone jest w oparciu o postanowienia ustawy z dnia r. kodeks cywilny (t.j.: Dz. U. z 1964 r., nr 16, poz. 93, z późn. zm.) oraz w oparciu o wewnętrzne przepisy Poczty Polskiej S.A. 15. Wybór Wykonawcy Po zakończeniu negocjacji Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy, któremu przekaże umowę do podpisu. Pozostałym Wykonawcom zostanie przekazana informacja o zakończeniu postępowania. 16. Jawność postępowania 1) Postępowanie prowadzone jest w sposób niejawny. 2) Wykonawcom oraz podmiotom trzecim, nie są udostępniane jakiekolwiek dokumenty wewnętrzne Poczty Polskiej S.A., związane z niniejszym postępowaniem. 3) Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia całości postępowania albo części postępowania w każdym czasie i bez podania przyczyny. 17. Formalności jakie należy dopełnić, przed zawarciem umowy 1) Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta zostanie przyjęta przez Zamawiającego. 2) Przed podpisaniem umowy Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć/wskazać: a) potwierdzenie wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zgodnie z zapisami pkt 12 niniejszej SIWZ; b) w przypadku uznania za najkorzystniejszą ofertę podmiotów występujących wspólnie Wykonawcy muszą dostarczyć umowę regulującą ich współpracę w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu lub notariusza. 18. Warunki umowy na wykonanie zamówienia. 1) Jedynym sposobem przyjęcia oferty i dokonania zakupu w niniejszym postępowaniu jest zawarcie umowy. Żadna informacja i deklaracja ze strony Poczty Polskiej S.A. przekazana na etapie przygotowania i prowadzenia postępowania nie stanowi obietnicy lub zobowiązania do zawarcia umowy. 2) Projekt umowy zawiera załącznik nr 3 do SIWZ. Załączniki: 1) Wzór formularza ofertowego 1a) Wzór formularza rzeczowo-cenowego 2) Wzór wykazu wykonanych/wykonywanych usług 3) Wzór umowy wraz z załącznikami 6