Pomoc do programu MERCO-ELCOMP,

Transkrypt

1 Pomoc do programu

2 Pomoc do programu All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without the written permission of the publisher. Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of the respective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks. While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume no responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in this document or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher and the author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been caused directly or indirectly by this document. Printed: marzec 2008 in (whereever you are located)

3 Contents I Spis treści Część I Instalacja systemu 2 Część II Konfiguracja systemu 4 1 Parametry... systemu 4 2 Definicje... 6 Część III Towary, receptury, produkty 10 1 Surowce Definiowanie grup i... kartotek surowców. 10 Surowce - opcje zaawansowane Receptury Nowa receptura Przeglądanie i modyfikacja... receptur 11 Receptury - opcje zaawansowane Produkty Definiowanie produktów... - karta menu 12 Część IV Magazyny 16 1 Struktura... magazynów 16 2 Rodzaje... operacji magazynowych 16 3 Przyjęcie... towarów na magazyn 16 4 Rozchody... magazynowe 17 Część V Rachunki kelnerskie 20 1 Przeglądanie... rachunków 20 2 Rozliczenia... kelnerskie 20 3 Zestawienia... sprzedaży 21 Index 0 0 I

4

5 Część I

6 2 Pomoc do programu 1 Instalacja systemu 1. Uruchom dostarczony program instalacyjny "4RestSetup.exe" 2. Zainstaluj system w wybranym folderze np. C:\4Rest 3. Po uruchomieniu programu (użytkownik ADMIN, hasło A ), wybierz System -> Parametry programu. Uzupełnij pola w zakładce Dane podstawowe. 4. Dostarczony plik z licencją (forrest.lnc) skopiuj na dysk (najlepiej do folderu gdzie zainstalowany jest system C:\4Rest\Data ). UWAGA! Licencja porównuje dane z pola Nazwa w Parametrach programu z danymi przesłanymi w celu wygenerowania licencji. Nazwy te muszą być identyczne. 5. W programie wybierz Pomoc -> Wgraj licencję i wskaż skopiowany wcześniej plik "forrest.lnc" 6. Zamknij program i uruchom ponownie licencja jest zainstalowana. 7. Pozostałe informacje dotyczące konfiguracji znajdziesz w rozdziale Konfiguracja systemu.

7 Część II

8 4 Pomoc do programu 2 Konfiguracja systemu 2.1 Parametry systemu System -> Parametry programu Dane podstawowe W zakładce tej wpisz dane firmy - własciciela systemu. Dane te będą drukowały się na wystawianych dokumentach sprzedaży w polu "Sprzedawca" Uwzględniaj godziny otwarcia - po zaznaczeniu tej opcji i wpisaniu godzin otwarcia lokalu, wszystkie raporty dot. sprzedaży kelnerskiej, rozliczenia zmiany, itp będą tworzone w podanym zakresie godzin z uwzględnieniem pracy lokalu po północy, np. od do dnia następnego. Dokumenty sprzedaży - określa w jaki sposób ma się zachować system podczs wystawiania dokumentów sprzedaży. Obsługa magazynów: Zapis operacji do faktury - czy operacja magazynowa ma być tworzona automatycznie ( automatycznie), system na zapytać o jej utworzenie (zapytaj), czy w ogóle nie ma tworzyć operacji magazynowej (nigdy) Drukuj automatycznie przy fakturze - zaznaczenie tej opcji spowoduje że każdorazowo system wydrukuje operację magazynową Ilość kopii przy wydruku - ile egzemplarzy operacji magazynowej ma wydrukować system automatycznie Typ operacji przy fakturze - jaka operacja magazynowa ma być tworzona przy zapisywaniu dokumentu sprzedaży Zapis rachunku jeżeli brak na magazynie - czy system ma pozwolić na zamknięcie rachunku kelnerskiego w przypadku braku na magazynie któregokolwiek surowca wynikającego z receptur użytych w produktach na rachunku. Jeżeli opcja ta zostanie pusta, system będzie ostrzegał kelnera o brakach na magazynie i nie pozwoli zamknąć rachunku, Zezwalaj na ujemne stany magazynowe - czy system ma dopuszczać stany ujemne, Wyłącz obsługę magazynową (tylko POS) - Pokaż informację o brakach przy starcie - Zaokrąglenia do... miejsc po przecinku - Pokaż koszt receptury w/g przyjęć - Proponuj zawartość z ostatniego przyjęcia - Okna: - określa wygląd okien programu Inne opcje: Nie pytaj o ilość na terminalu POS. Ustaw domyślnie 1 - system w trybie pracy kelnerskiej przy wybieraniu produktu na rachunek nie będzie pytał o ilość - zawsze wprowadzi "1" Ustaw ilość na 1 po zmianie grupy produktów - jeżeli kelner przy wyborze produktów wpisze ilość inną niż "1", system po zmiania grupy produktów przydzieli automatycznie ilość "1" dla nowo wybieranych produktów Ustaw ilość na 1 po wybraniu produktu - po wybraniu każdego produktu system ustawi ilość "1" dla następnego wybieranego produktu Nadaj automatycznie nazwę dla nowego rachunku - system nie będzie pytrał o nazwę nowego rachunku - wprowadzi nazwę autoamtycznie - opcja ta stosowana jest przy pracy restauracji bez obsługi kelnerów - samoobsługa

9 Konfiguracja systemu 5 Łaczenie pozycji w/g VAT na fakturze - po wybraniu tej opcji system przy wystawianiu faktury automatycznie połączy produkty z rachunku kelnerskiego według stawek VAT, Nie drukuj bonów kelnerskich - po wybraniu tej opcji system nie będzie drukował bonów kelnerskich - opcja stosowana, gdy nie ma zainstalowanej drukarki kuchennej (bonowej) - powoduje przyspieszenie pracy systemu Pokaż sprzedaż w rozbiciu na stawki VAT w zestawieniu sprzedaży - Automatycznie zmień obsługujacego po wyborze rachunku - po wybraniu tej opcji system będzie przyporządkowywał obsługującego do wybranego przez niego rachunku kelnerskiego Wymagaj zamknięcia rchunków przed rozliczeniem kelnerskim - po wybraniu tej opcji system będzie wymagał zamknięcia wszystkich rachunków kelnerskich przed rozliczeniem kelnerów na koniec zmiany, Blokuj rachunek po "rachunku wstępnym" - system blokuje rachunek po wydrukowaniu rachunku kelnerskiego Wydruk produktów przy rozliczeniu kelnera - po wybraniu tej opcji system będzie drukował listę sprzedanych produktów przy wydruku rozliczenia kelnerskiego, Nazwa rachunku jako licznik, zmiana po... rachunkach - opcja stosowana np. dla pizzerii - system samodzielnie będzie numerował rachunki w wybranym zakresie, po czym nastąpi numerowanie od "0" Blokada rachunku po... min - blokowanie rachunku po upływie wpisanego czasu od ostatniej operacji na rachunku Forma płatności rachunków wewn. - jaka ma być stosowana forma płatności przy zamykaniu rachunku jako "rachunek wewnętrzny" Domyślna ilość porcji do receptury - jaka ma być domyślna ilość porcji przy definiowaniu nowych receptur Wylogowanie z terminala POS po... sek - po jakim czasie od ostatniej operacji system ma przejść do ekranu logowania w trybie POS Czas oczekiwania na kartę rabatową... milisekund - ile milisekund system ma oczekiwać na wprowadzenie danych z karty rabatowej Opis 1 (2) dodatkowego pola w klientach - opis dodatkowych pól w bazie klientów Baza danych: Baza danych - lokalizacja bazy danych Katalog kopii - lokalizacja kopii bezpieczeństwa bazy danych Wspólne dane - lokalizacja wspólnych danych dla programu (grafiki itp) Szyfruj kopię zapasową - określan czy kopia bezpieczeństwa ma być szyfrowana Drukarki bonowe: Magazyn - Drukarka bonów - powiązanie magazynu z drukarką kuchenną Automatyczny wydruk bonu przy wyjściu z rachunku - czy system ma automatycznie drukować bon zamówienia po wyjściu z rachunku, Wydruk bonu w formie graficznej - przy zaznaczeniu tej opcji system będzie drukował bony zamówieniowe w formie graficznej, Przyciski POS: Stanowisko POS: Współpraca z szufladą - zaznaczone przy współpracy z szufladą na pieniądze, Wyłącz przycisk "Raport dobowy z drukarki fiskalnej" - wyłacza przycisk "Raport dobowy" z ekranu kelnerskiego POS Automatyczna nazwa rachunku na tym stanowisku - czy system ma nadawać automatycznie nazwę dla nowego rachunku na wybranym stanowisku (komputerze) Drukuj bon dopiero po zamknięciu rachunku - po zaznaczeniu tej opcji system wydrukuje bon

10 6 Pomoc do programu zamówieniowy dopiero przy zamykaniu rachunku - stosowane przy samoobsłudze, Wyświetl okno reszty przy zamykaniu rachunku - po zaznaczeniu tej opcji system wyświetli okno z resztą do wydania przez kelnera - stosowane przy samoobsłudze, Zamknij program po wyjściu z trybu POS - czy system ma być automatycznie zamykany przy wyjściu z trybu POS, czy ma zapytać o przejście do części biurowej Dodaj znaczniki zestawu przy kompozycjach - przy używaniu kompozycji system na początku i na końcu zestawu wydrukuje tekst "początek zestawu" i "koniec zestawu" Server HTTP: - ustawienia przy współpracy z palmtopami Karty klubowe: - ustawienia dla opcji wykorzystujących karty klubowe 2.2 Definicje Surowce magazynowe - Zobacz rozdział Definiowanie grup i kartotek surowców. Receptury - Zobacz rozdział Receptury Sprawdż receptury - Wybierz tą opcję w celu powtórnego zaktualizowania receptur (np. po wprowadzeniu zmian w recepturach) Grupy produktów - Zobacz rozdział Produkty Punkty sprzedaży - System 4Rest może obsłużyć dowolną ilość punktów sprzedaży. Aby zdefiniować nowy punkt sprzedaży kliknij ikonę "Dodaj" i wprowadź: Nazwa - nazwa punktu sprzedaży Magazyn podstawowy - wybierz magazyn podstawowoy dla danego punktu sprzedaży Magazyn zapasowy - wybierz magazyn zapasowy dla punku sprzedaży. Jeżeli system dla sprzedawanego produktu nie znajdzie towarów na magazynie podstawowym, będzie próbował rozliczyć ten towar z magazynu zapasowego. Poziom cen - wybierz poziom cen obowiązujący dla danego punktu sprzedaży Seria dokumentów - wybierz serię numeracyjną dokumentów sprzedaży obowiązującą dla danego punktu sprzedaży Klienci/Dostawcy - Wybierając tą opcję masz dostęp do listy wszystkich klientów i dostawców. Aby z tego miejsca wprowadzić nowego klienta kliknij w ikonę "Nowy" i wprowadź jego dane. Jeżeli jest on również dostawcą i ma być widoczny na liści dostawców, podczas wprowadzania jego danych zaznacz opcję "Jest również dostawcą". Formy płatności - Podczas instalacji automatycznie definiowane są najczęściej używane formy płatności. Aby dodać nową formę płatności kliknij w ikonę "Dodaj" i wprowadź wymagane informacje ("Kod", "Opis" i ewentualnie przy płatnosciach odroczonych "Termin zapłaty"). W celu usunięcia zbędnej formy płatności wskaż ją myszą i kliknij "Usuń". Kierunki rozchodu wewnętrznego - W oknie tym określisz kierunki rozchodu wewnętrznego - np. reprezentacja, właściciel, pracownicze, wykorzystywane w celu zamknięcia rachunku kelnerskiego z utworzeniem rozchodu magazynowego a bez rejestracji sprzedaży. Dla każdego kierunku rozchodu wewnętrznego możesz zdefiniwać użytkowników, którzy będą mieli uprawnienia do zamykania rachunku na wybrany kierunek rozchodu. W tym celu kliknij prawym klawiszem myszy na wybranym kierunku rozchodu i wybierz opcję "Uprawnienia" - przydziel wybranych użytkowników. Typy kart rabatowych - W tym oknie możesz zdefiniować rodzaje używanych kart rabatowych i przydzielić im odpowiednie rabaty. Aby karta rabatowała stała się aktywna w oknie "Klienci" zdefiniuij nowego użytkownika i przydziel mu kartę rabatową określonego typu i wpisz numer tej karty. Poziomy cen - Każdy produkt może być sprzedawany w różnych cenach zależnych od wybranego poziomu cen. W oknie tym możesz definiować nowe poziomy cen. W tym celu wybierz "Dodaj" i podaj:

11 Konfiguracja systemu 7 "Nazwę" - nazwa poziomu cen "Godzinowy" - czy ma obowiązywać w wybranych godzinach "Poza" - jaki cennik ma obowiązywać poza wybranymi godzinami, "Obowiązuje w następujace dni" - w jakie dni tygodnia obowiązuje dany cennik Serie dokumentów - Standardowo podczas instalacji definiowana jest automatycznie seria "VAT". W tej serii tworzone będą wszystkie dokumenty sprzedaży, podzielone na typy "FVS" - Faktura VAT Sprzedaży, PAS - Paragon, KFVS - Korekta Faktury, KPAS - Korekta paragonu. Jeżeli jednak chcesz numerować niektóre dokumenty sprzedaży w innej serii, możesz ją zdefiniować wybierając "Dodaj". Podaj Kod serii, Opis i początkowe numery dokumentów od których ma się zacząć numeracja w danej serii. Jeżeli nowo zdefiniowana seria ma być serią domyślną dla całego systemu, wybierz "System "->"Parametry programu" -> "Dokumenty sprzedaży" i w polu "Domyślna seria dokumentów" wybierz właściwą serię. Jednostki miary - W zakładce tej możesz definiować używane w twojej firmie jednostki miary. Operacje magazynowe - Patrz rozdział "Rodzaje operacji magazynowych" Przeliczniki jednostek miary - System 4Rest przy przyjęciach surowców na magazyn wykorzystuje przeliczniki jednostek miar ( np. kg->g, l->ml). Można jednak zdefiniować własne przeliczniki (np. szt->g). wtym celu kliknij ikonę "Dodaj" i wpisz np. 1 szt = 250 g Stawki VAT - Podczas instalacji systemu automatycznie konfigurowane są obowiązujące stawki VAT. W oknie "Stawki VAT" możesz dodać, usunąć lub zmodyfikować już istniejącą stawkę VAT. Stawki odsetek - W przypadku wykorzystywania systemu 4Rest do celów rozliczeń z kontrahentami w oknie "Stawki odestek" możesz ustalić wysokość odsetek, które system będzie automatycznie naliczał dla przeterminowanych płatności

12

13 Część III

14 10 Pomoc do programu 3 Towary, receptury, produkty 3.1 Surowce Definiowanie grup i kartotek surowców. W celu zdefiniowania towarów (surowców) należy w pierwszej kolejności utworzyć grupy surowców, dzięki którym łatwiej będzie w późniejszej pracy odnaleźć odpowiednią pozycję. Program umożliwia zdefiniowanie dowolnej struktury grup i podgrup. Oknko towarów podzielone jest na dwie części, prawa część zawiera grupy towarów, w lewej częsci wyświetlone są towary należące do wskazanej grupy Aby utworzyć nową grupę kliknij w ikonę, wybierz czy dodajesz grupę główną czy podgrupę do wskazanej wcześniej i wpisz nazwę grupy. Aby dodać nowy towar kliknij ikone Dodaj w oknie towarów. Poszczególne pola oznaczają: Nazwa - Nazwa towaru Grupa - Grupa do której należy JM magazynowa - Jednostka miary JM recepturowa - Jednostka miary wykorzystwana w recepturach St. VAT - Stawka VAT obowiązująca przy zakupie towaru Stały magazyn - jeżeli towar bedzie występował najczęściej w jednym z magazynów, należy zaznaczyć tą opcję i wybrać odpowiedni magazyn. Zaznaczenie tej opcji ułatwia wprowadzanie dokumentów zakupowych (towar trafia zawsze na dany magazyn, niezależnie od magazynu przypisanego do dokumentu zakupowego) i rozchodowanie towaru. Stan minimalny - poziom przy którym system na ostrzegać o przekroczeniu stanu minimalnego danego towaru na magazynie Poziom ostrzegawczy - poziom przy którym system na ostrzegać o przekroczeniu poziomu ostrzegawczego Alkohol - zaznacz jeżeli dany towar jest alkoholem. Na podstawie tego pola tworzone są raporty dotyczące opłat koncesyjnych. Półprodukt w/g receptury - zaznacz tą opcję jeżeli dana pozycja jest półproduktem i wybierz recepturę która ma być przyporządkowana do danej pozycji Surowce - opcje zaawansowane Dodatkowe polecenia: - Obroty - otwiera okno przedstawiające historię obrotu danym surowcem - Receptury - pokazuje receptury w których wykorzystano wybrany surowiec i produkty w których jest on wykorzystany bezpośrednio (bez receptury), z podaniem ilości dla każdej receptury. Z pozycji tej można również przejść do edycji receptury lub produktu, klikając w ikonę - Produkty - pokazuje w jakich produktach jest wykorzystany dany surowiec bezpośrednio lub jako składnik receptury, - Ceny - pokazuje historię cen zakupu danego surowca (średnią cenę magazynową w danej chwili i trzy ostatnie ceny zakupu), - Excel - zapisuje zawartość okna jako plik w formacie MS Excel,

15 Towary, receptury, produkty 11 Szybka receptura Z okna surowców można w szybki sposób utworzyć receptury z wybranym składnikiem jako jedynym lub głównym. W tym celu kliknij prawym klawiszem myszy na wybranym surowcu w oknie surowców, wybierz "Szybka receptura" i podaj ilość wybranego składnika w docelowej recepturze. Automatycznie zostanie utworzona receptura o nazwie składającej się z nazwy składnika, wybranej ilości i skrótu "rec.". Receptury takie stosuje się najczęściej w przypadku wykorzystywania jednego składnika, np. dla receptur na alkohol (porcje np. 40 ml). 3.2 Receptury Nowa receptura W celu utworzenia nowej receptury, w oknie receptur kliknij przycisk "Nowa" i podaj nazwę tworzonej receptury. W pozycji "Na ile porcji" wpisz ilość porcji dla której będzie definiowana receptura (Ilość porcji może być zmieniana podczas definiowania receptury, np. podczas definiowania receptury na kotlet schabowy, wybieramy Ilość porcji 1, dodajemy 150 g. schabu, zmieniamy ilość porcji na np. 15 i dodajemy np. 250 ml. oleju do smażenia. Niezależnie od sposobu definiowania receptury, 4Rest zapamiętuje zawsze ilości przeliczone do 1 porcji). W celu dodania surowca do receptury, wybierz go z listy surowców (przeciągniju myszką lub kliknij Enter na wybranej pozycji) i podaj ilość która ma być wykorzystana w recepturze dla podanej ilości porcji. Oprócz surowców receptura może zawierać również podrecepturę. W takim przypadku zamiast surowca, wybierz recepturę z listy receptur (zakładka "Receptury" obok "Surowców" w oknie "Receptury"). Jeżeli podczas definiowania receptury okazało się że nie zdefiniowano wcześniej potrzebnego surowca, kliknij na "Lista towarów". System wyświetli okno surowców gdzie możesz zdefiniować kartotekę nowego surowca. Utworzone receptury zapisują się automatycznie, w celu stworzenia kolejnej, kliknij przycisk "Nowa". Po zakończeniu definiowania receptur zamknij okno receptur i kliknij "Tak" w odpowiedzi na pytanie "czy zaktualizować teraz receptury?" Przeglądanie i modyfikacja receptur W oknie "Receptury" kliknij na strzałkę w pozycji "Receptura dla". Wskazując odpowiednią pozycję wyświetli się skład wybranej receptury. Jeżeli chcesz modyfikować recepturę, kliknij na wybranej pozycji. Możesz: - dodawać nowe pozycje do receptury, - usuwać już istniejące (kliknij prawym klawiszem myszy na wybranym skałdniku receptury i wybierz "Usuń") - modyfikować ilość składnika w recepturze (kliknij na ilości wybranego skałdnika i wpisz nową wartość) Receptury zapisują się automatycznie, nie zapomnij jednak przy zamykaniu okna zaktualizować receptury. Pozostałe opcje: - Uwagi - pozwala na dopisanie do recep[tury dowolnego opisu

16 12 Pomoc do programu - Drukuj - drukuje wybraną recepturę, - Excel - zapisuje wybraną recepturę jako plik w formacie MS Excel, - Produkt - umożliwia przypisanie receptury do istniejącego (zdefiniowanego wcześniej) produktu, - Receptury - umożliwia sprawdzenie w jakich recepturach lub produktach wykorzystana jest wskazana receptura, - Ceny - umożliwia sprawdzenie cen produktów z wybraną recepturą Receptury - opcje zaawansowane "Szybka receptura" Receptury takie stosuje się najczęściej w przypadku wykorzystywania jednego składnika, np. dla receptur na alkohol (porcje np. 40 ml). Z okna Surowce można w szybki sposób utworzyć receptury z wybranym składnikiem jako jedynym lub głównym. W tym celu wskaż (kliknij myszą) wybraną pozycję, kliknij "Szybka receptura" i podaj ilość wybranego składnika w docelowej recepturze. Automatycznie zostanie utworzona receptura o nazwie składającej się z nazwy składnika, wybranej ilości i skrótu "rec." Koszty receptur System umożliwia kontrolowanie kosztów receptury. Aby zobaczyć koszt recptury, wybierz daną recepturę i zaznacz opcję. System może wyświetlić koszt liczony według bieżącego kosztu magazynowego lub według ostatnich cen zakupu. Przyporządkowanie receptury do produktu Jeżeli masz już gotowe receptury możesz bardzo szybko przyporządkować je do wybranych produktów. W tym celu otwórz okno "Produkty", kliknij na wybraną grupę produktów, a następnie kliknij ikonę "Powiązania". Wyświetlone zostanie okienko z listą receptur. Teraz wystarczyże przeniesiesz myszą wybraną recepturę na wybrany produkt. System zapyta czy powiązać produkt z recepturą - kliknij Tak. 3.3 Produkty Definiowanie produktów - karta menu W oknie Produkty możesz zdefiniować produkty, które będą dostępne do sprzedaży dla kelnerów. W pierwszej kolejności musisz zdefiniować grupy produktów (najczęściej takie same jak występują w karcie menu), łącznie z pogrupami, jeżeli to konieczne. Następnie d w każdej grupie definiujesz poszczególne produkty - kliknij ikonę "Dodaj". Dla nowo definiowanego produktu możesz podać: DANE PODSTAWOWE: Nazwa - Nazwa produktu (ta nazwa pokaże się na ekranie kelnerskim i będzie wydrukowana na drukarkachkuchennych i paragonie fiskalnym) Grupa - Grupa do której należy JM - Jednostka miary St. VAT - Stawka VAT obowiązująca przy sprzedaży produktu PKWiU - symbol w/g klasyfikacji PKWiU dla produktów sprzedawanych w stawce VAT inej niż podstawowa Drukuj na bonie - na której drukarce kuchennej (bonowej) na wydrukować się dany produkt po wybraniu go przez kelnera Sposób rozchodu magazynowego - Określa w jaki sposób dany produkt ma być rozchodowany magazynowo: Brak (usługa) - produkt nie jest rozchodowany magazynowo,

17 Towary, receptury, produkty 13 Bezpośrednio z towaru - w przypadku gdy sprzedajemy produkty bez pośrednictwa receptur (np. puszka Coca-coli, butelka piwa, itp) Z receptury - wybierz według jakiej receptury ma być rozchodowany dany produkt przy sprzedaży. Jeżeli nie masz jeszcze zdefiniowanej receptury, kliknij na ikonę. System wyświetli okno definiowania receptury z utworzoną pustą recepturą o nazwie takiej samej jak nazwa produtku. Ceny - podaj ceny brutto (sprzedaży) dla każdego punktu sprzedaży Punkty sprzedaży i magazyny - określ w jakim punkcie sprzaedaży wysteęuje dany produkt i z jakim magazynem ma być związany POZOSTAŁE OPCJE: Pozycja fakturowana - pole domyślnie jest zaznaczone. Jeżeli jednak nie chcesz żeby dana pozycja byla fakturowana a jednocześnie była rozliczana magazynowo, pozozstaw to pole puste. Taki przypadek ma miejsce np. przy sprzedaży kawy na wynos, kawa jest fakturowana, a kubek jednorazowy nie z jednoczesnym rozliczaniem magazynowym kubków. Kelner bonuje kawę i kubek, lecz na dokumentach sprzedaży pojawi się jedynie kawa. Zmień kolor na terminalu na - jeżeli chcesz zmienić kolor przycisku danego produktu na ekranie kelnerskim, zaznacz tą opcję i wybierz kolor Grafika - wybierz plik z grafiką która będzie wyświetlona na przycisku produktu na ekranie kelnerskim. Pamiętaj o wcześniejszym dostosowaniu rozmiaru grafiki do rozmiaru przycisku na POS-ie. Atrybuty - jeżeli dla danego produktu mają się wyświetlać atrybuty np. dla steku "krwisty", "średnio wysmażony" wpisz te atrybuty w tym polu Alkohol - zaznacz jeżeli dany produkt zawiera alkohol. Na podstawie tego pola tworzone są raporty dotyczące opłat koncesyjnych. Nie udzielaj rabatu - zaznacz to pole jeżeli dany produkt nie ma podlegać rabatowaniu.

18

19 Część IV

20 16 Pomoc do programu 4 Magazyny 4.1 Struktura magazynów Podczas instalacji systemu 4Rest automatycznie definiowane są dwa magazyny "BAR" i "KUCHNIA". Strukturę magazynów można dowolnie modyfikować wybierając z menu głównego "Magazyn" -> "Stan magazynowy i magazyny". Kliknij w ikonę "Dodaj" i wybierz "Dodaj główny" lub "Dodaj podmagazyn". Ilość magazynów oraz stopień wzajemnego "zagnieżdżenia" jest dowolny. W systemie 4Rest możesz wprowadzić np. magazyny związane z wyposażeniem lokalu (sztućce, naczynia, itp) Pamiętaj, że po dodaniu nowego magazynu musisz wprowadzić uprawnienia do nowych magazynów dla poszczególnych grup użytkowników (Menu "System" -> "Grupy użytkowników" -> "Edytuj") 4.2 Rodzaje operacji magazynowych Podczas instalacji systemu 4Rest automatycznie definiowane jest kilka najczęściej stosowanych typów operacji magazynowych: - PZ "Przyjęcie z zewnątrz", - WZ "Wydanie zewnętrzne", - RW "Rozchód wewnętrzny", - ZT "Zwrot towaru", - MM "Przesunięcie międzymagazynowe"). W przypadku konieczności zdefiniowania nowego typu operacji magazynowej, wybierz z menu głównego "Definicje" -> "Pozostałe" -> "Operacje magazynowe" -> "Dodaj". Więcej na temat definiowania rodzajów operacji magazynowych znajdziesz w rozdziale "Konfiguracja systemu". 4.3 Przyjęcie towarów na magazyn W celu przyjęcia towaru na magazyn (wprowadzenie faktury zakupowej) kliknij w ikonę "Magazyn" - > "Nowa" -> "Operacja magazynowa". Wybierz typ operacji "PZ" (przyjęcie z zewnątrz) i magazyn na który mają trafić wprowadzane towary (jeżeli podczas definiowania kartotek surowców wybrano opcję "Stały magazyn", dany towar trafi na magazyn wybrany podczas definiowania towaru, w każdym innym przypadku towar trafi na magazyn wybrany jako główny dla dokumentu PZ). Podczas wprowadzania dokumentu PZ możesz również wprowadzić dostawcę oraz pozostałe dane dotyczące faktury zakupowej (numer dokumentu/faktury, datę wystawienia, sposób płatnosci i datę płatności). W celu wybrania pozycji do przyjęcia wybierz ją z "listy towarów magazynowych" (z lewej strony okna) - klinij dwukrotnie na wybranej pozycji lub przenieś ją myszą do okna dokumentu PZ. Wprowadż "Ilość" i "Cenę netto" zakupu. W przypadku zakupu towarów w opakowaniach zawierających inną ilość niż jedna jednostka, w polu "Zawartość" wpisz zawartoś opakowania, np. przy zakupie 1 kegi piwa o zawartości 50 litrów, w polu "Zawartość" wpisz 50, przy zakupie majonezu w słoikach 0,34 kg, wpisz w polu "Zawartość" 0,34. Jeżeli kupujesz towary w opakowaniach zbiorczych, np. 2 zgrzewki (w cenie 56 zł za całą zgrzewkę) puszek kukurydzy konserwowej o zawartości 12 puszek po 0,25 kg w każdej,, wprowadź w polu "Ilość" 1, w polu "Cena" 56, a polu "Zawartość" formułę "12*0,25" (12 puszek, 0,25 każda). Podczas wprowadzania poszczególnych pozycji możesz dodatkowo sprawdzić: - Historię obrotu poszczególnych towarów. W tym celu wskaż daną pozycję i kliknij w ikonę "Historia obrotu", - Poprzednie ceny zakupu. W tym celu wskaż daną pozycję i kliknij w ikonę "Historia cen".

21 Magazyny Rozchody magazynowe Rozchód z magazynu może być wykonywany: - automatycznie w przypadku zamykania rachunku kelnerskiego (dokumentem WZ), - ręcznie przez użytkownika z opcji "Magazyn" -> "Nowa" -> "Operacja magazynowa" Przykładowo przy wprowadzaniu rozchodu wewnętrznego, wybierz "Magazyn" -> "Nowa" -> "Operacja magazynowa" -> "RW". Wybierz magazyn z którego ma nastąpić rozchód towaru w polu "Mag. źródłowy". W celu wprowadzenia do dokumentu rozchodowanych towarów, kliknij dwukrotnie myszą na wybranej pozycji (po lewej stronie okna) lub przeciągnij myszą wybraną pozycję do okna dokumentu. W polu "Ilość" wprowadź ilość rozchodowanego towaru.

22

23 Część V

24 20 Pomoc do programu 5 Rachunki kelnerskie 5.1 Przeglądanie rachunków System 4Rest pozwala na przeglądanie z biura rachunków kelnerskich zarówno tych, które sa otwarte w danym momencie jak i tych które zostały już zamknięte. Umożliwia to kontrolę tego co wykonują kelnerzy. Aby przeglądać rachunki należy wybrać z menu głównego opcję "Sprzedaż"->"Rachunki z terminali POS" lub kliknąć ikonę "Rachunki" na pasku narzędzi. Po otwarciu okna należy zdecydować, które rachunki chcemy oglądać: "Otwarte" czy "Zamknięte". Zamknięte rachunki mogą być oznaczone wytłuszczoną czcionką co oznacza, że dany rachunek nie ma powiązanej operacji magazynowej tzn. w momencie zamykania rachunku nie było wystarczających stanów magazynowych wynikających z receptur aby dokonć rozchodu. Jeżeli włączona jest opcja ujemnych stanów magazynowych takie rachunki będą rozliczone magazynowo, lecz w kolumnie UWAGI pojawi się informacja o tym czego brakowało w momencie zamykania rachunku przez kelnera. Rachunek może być również oznaczony kolorem czerwonym co oznacza, że rachunek został w całości anulowany. Jeżeli rachunek wykazuje braki magazynowe po dwukrotnym kliknięciu na tym rachunku pokaże się okno ze szczegółową informacją o tym czego brakowało na tym rachunku. Lista rachunków może być filtrowana tzn mogą być pokazane rachunki tylko z konkretnego punktu sprzedaży i w przypadku rachunków zamkniętych można ustalać zakres dat w których muszą się mieścić rachunki, aby zostały pokazane. Dodatkowym warunkiem może być pokazywanie tylko tych rachunków, które nie zakończyły się rozchodem magazynowym ("Tylko bez operacji magazynowej") lub tylko te, które nie zostały anulowane ("Pomiń anulowane"). Jeżeli istnieje grupa rachunków, które nie zostały rozliczone magazynowo to po naciśnięciu przycisku "Zestawienie braków" program pokaże jakich surowców brakuje na tych rachunkach do dokonania rozchodu. W przypadku gdy chcemy po uzupełnieniu stanu magazynowego dokonać rozchodu elementów danego rachunku należy po jego wskazaniu nacisnąć przycisk "WZ". Spowoduje to sprawdzenie czy dany rachunek można rozchodować i jeżeli tak zostanie wygenerowany odpowiedni dokument WZ. Przy każdym rachunku widać datę jego utworzenia, datę ostatniej operacji, czy jest zablokowany (po upływie zadanego czasu od osttniego bonowania program może blokować rachunek do czasu odblokowania przez osobę uprawnioną), jego opis, wartość, rabat, dokument sprzedaży, nr operacji magazynowej związanej z rachunkiem, sposób zapłaty, kierunek rozchodu wewnętrznego oraz czy rachunek jest już rozliczony. Po wskazaniu rachunku na dolnej liście z lewej strony pokazują się elementy rachunku, czy to co jest nabite. Jeżeli jakaś pozycja została wystornowana przez kelnera to jest przekreślona i nie wpływa na wartość rachunku. Po prawej stronie zaś jest lista wszystkich operacji związanych z rachunkiem tj daty i czas nabicia poszczególnych pozycji, udzielenie rabatu, łączenie rachunków, czas zamknięcia wraz z ewentualną informacją o tym, kto autoryzował daną operację. 5.2 Rozliczenia kelnerskie Każdy zamknięty rachunek kelnerski musi zostać rozliczony. Grupa rachunków rozliczanych w tym samym czasie zapisana jest w jednym rozliczeniu. Poszczególne rozliczenia dostępne są w oknie "Sprzedaż"->"Rozliczenia". Po wskazaniu rozliczenia widać jego datę, użytkownika rozliczającego, kwotę gotówki oraz sumę wszystkich form płatności wsytępujących na rachunkach rozliczanych w jednym momencie. W dolnej części okna pokazane są kwoty poszczególnych form płatności oraz rachunki które zostały zawarte w tym rozliczeniu. Pozwala to na dokonanie szczegółowej analizy tego z czego kelner się rozlicza.

25 Rachunki kelnerskie 21 Dodatkowo na liście rachunków należących do tego rozliczenia można kliknąć prawym klawiszem myszki i wybrać "Pokaż", aby zobaczyć szczegóły wskazanego rachunku. 5.3 Zestawienia sprzedaży Oprócz dowolnych raportów dostępnych w oknie "Raporty", tworzonych dla każdego klienta indywidualnie program oferuje kilka zestawień potrzebnych w bieżącej pracy restauracji. Do dyspozycji jest przede wszystkim "Zestawienie sprzedaży w dniu/okresie". Jest to najciekawsza analiza gromadząca w jednym miejscu informacje o sprzedanych produktach oraz rozliczeniach finansowych. Po wybraniu opcji "Sprzedaż"->"Zestawienie sprzedaży w dniu/okresie" pokaże się okno w którym należy wybrać zakres czasowy, który ma być analizowany (Dzień lub Okres), ewentualnie punkt sprzedaży, który chcemy analizować (jeżeli program obsługuje kilka punktów sprzedaży). Jeżeli w parametrach programu określono godziny otwarcia restauracji zestawienie będzie je uwzględniało. Po naciśnięciu przycisku "Odśwież dane" program pokaże w zakładce "Sprzedane produkty" to, co było sprzedawane w zadanym okresie czasu (umożliwiając sortowanie i filtrowanie danych tak aby możliwa stała się analiza najlepiej i najgorzej sprzedających się produktów), a w zakładce "Rozliczenia" pokaże pełną informację o rozliczeniach kelnerskich: - zestawienie form płatności w/g użytkownika - zestawienie ogólne w/g form płatności - ogółem kwotę sprzedaży - ilość rachunków dla każdego użytkownika - ilość rachunków anulowanych dla każdego użytkownika - ilość rachunków z rabatami dla każdego użytkownika podzieloną na stawki rabatu - ilość rachunków z rabatami - wartość udzielonych rabatów w/g użytkownika - wartość pozycji stornowanych(usuniętych) z rachunków Analiza ta jest bardzo przydatna przy sprawdzaniu dłuższego okresu czasu, pozwala bowiem na kontrolę tego co powinno zostać wycofane z menu (za słabo się sprzedaje), kontrolę udzielanych rabatów, kontrolę usuwania pozycji z rachunku i inne. Innym interesującym zestawieniem dostępnym w programie jest "Godzinowy raport sprzedaży", który pokazuje w jakich godzinach w ciągu dnia w zadanym okresie czasu występuje największe i najmniejsze nasilenie ruchu co pozwala na zmniejszenie lub zwiększenie ilości kelnerów w różnych porach dnia, ewentualnie przygotowanie promocji i rabatów w godzinach gdy ruch jest mniejszy. Oprócz powyższych zestawień na bieżąco można kontrolować sprzedaż poszczególnych produktów w oknie "Produkty" w zakładce "Historia sprzedaży produktu". W oknie tym oprócz sprzedaży można również kontrolować i oglądać na wykresach koszty magazynowe sprzedaży produktów, program wylicza bowiem koszt magazynowy do każdej sprzedanej pozycji w momencie zamykania przez kelnera rachunku. Podobnie można wykonywać analizy magazynowe dla wybranych surowców w oknie "Surowce". Poza wbudowanymi zestawieniami i analizami program oferuje możliwość tworzenia dowolnych raportów. Raporty takie nie są częścią programu, ale są zewnętrznymi plikami instalowanymi w programie.