STANDARYZACJA PROCESÓW GOSPODARCZYCH PRZEZNACZENIE CZY LEPA ULICZKA?

Transkrypt

1 GRZEGORZ SOWA MICHAŁ KRUPSKI STANDARYZACJA PROCESÓW GOSPODARCZYCH PRZEZNACZENIE CZY LEPA ULICZKA? Artykuł opisuje zmiany w metodach i technologii konieczne do pokonania ogranicze klasycznych systemów modelowania procesów biznesowych i przepływów pracy. Narz dzia modelowania przepływów pracy nie nadaj si do opisu wszystkich procesów nawet gdyby wszyscy zgodzili si na jeden sposób modelowania. Systemy workflow postrzegaj rzeczywisto w sposób ograniczony przez typy procesów, które mog wspiera. W szczególno ci nawet prosty proces wymiany e- maili nie mo e by modelowany przy pomocy narz dzi WFMS. Now kategori oprogramowania s systemy BPMS. Baz dla reprezentacji mobilnych systemów komunikacji jest rachunek Pi. Oparte na rachunku Pi technologie (pierwsza dostarczona przez Inalio Inc.) pozwol nam zbudowa nowy rodzaj systemów informatycznych i zintegrowa w pewien sposób współczesne procesy biznesowe. The article describe the paradigm shift in technology that is needed to overcome limitations of classic business modeling and workflow systems. WFMS cannot be used to build all processes even if all agreed on one workflow model. Workflow systems view the world in a way that limits the types of processes they can support. Especially, even simple process of e- mail exchange cannot be modeled using workflow engine. The BPMS is a new category of software. A framework for the representation of mobile communicating systems is the Pi Calculus. The Pi Calculus technologies (first provides by Intalio Inc.) allow us to build new kind of IT systems and integrate in some way all level of today business processes. 1. wiat standardów W informatyce standaryzacja jest błogosławie stwem. Ci, którzy pami taj nie zgodne z sob konwencje notacyjne w ramach tego samego j zyka programowania, rozmaito konstrukcji komputerów i urz dze peryferyjnych, doceniaj narzucone lub ewolucyjnie ukształtowane standardy a nawet zalety quasi-monopolu Microsoftu. Czy jednak standardy zawsze oznaczaj post p? W tpi czy notacja typu C jest lepsza od konwencji Pascala. Menu arkusza Lotus 123 było o niebo lepsze od przyj tego w Excelu. Powszechnie stosowany standard klawiatury QWRTY jest jak wiadomo celowo

2 120 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr3, 2004 daleki od optimum i nie sposób ju go zmieni. Czy równie typowe operacje gospodarcze ulegn podobnej petryfikacji i czy dobrze na tym wyjdziemy? Pomijaj c ju maj ce dłu sz histori zabiegi standaryzacyjne w obszarze rachunkowo ci (w ko cu mieli troch okazji od czasu Pacioli eby uporz dkowa swoje podwórko...) przyjrzyjmy si próbom standaryzacji obszarów logistyki. Producenci najlepszych systemów zintegrowanych postanowili dostarczy swoim klientom nie tylko obszerny zestaw funkcji ale i przepisy jak z nich korzysta. Jednym z pierwszych był obecny lider w tym obszarze firma SAP. Obok samej aplikacji opracowywane s i sprzedawane opisy standardowych procesów biznesowych zarówno przez firm SAP jak i niezale nych dostawców (IDS Scheer Aris, Visio(Intellicorp) VBM). Ka dy, kto zetkn ł si z procesem wdro enia systemu zintegrowanego, docenia wag posiadania takich procedur. Z samego zrozumienia poszczególnych funkcji menu systemu niewiele wynika dla zastosowania go w praktyce przedsi biorstwa; trzeba wiedzie w jakich okoliczno ciach i w jakiej kolejno ci te funkcje nale y wywoła i temu słu standardowe procedury. Dostawcy tych opisów okre laj je jako: wzorcowe, najlepsze ( best practices ) itd. czyli nic lepszego nie mo na zrobi tylko je wła nie zastosowa. Lepiej nawet dostosowa organizacj firmy do oferowanych standardów ni je zmienia. Jest w tym sporo racji. Je eli kupujemy kosztown obrabiark, wszyscy rozumiej, e nale y dla nie przystosowa by mo e hal produkcyjn, wzmocni np. fundamenty itp. Skoro za inwestujemy cz sto ogromne rodki w system zintegrowany, mo e warto i do niego si przystosowa ; inaczej przy ka dej modernizacji b dziemy musieli sprawdza, czy nasze zmiany pasuj do nowej wersji systemu. Jednym z problemów jest jednak to, e nie opracowano dobrych standardów dla wszystkich bran. Moduł Sprzeda y i Dystrybucji R/3 zupełnie nie pasował do zło onych systemów przedpłat w przemy le cementowym. Moduł Planowania Produkcji nie dawał si dostosowa do specyfiki przemysłu papierniczego. W aden sensowny sposób nie dawało si zastosowa funkcji systemu do nadzoru ruchu pojazdów komunikacji miejskiej lub billingu w telekomunikacji. Producenci oczywi ci próbuj temu zaradzi ; pojawiły si wi c w R/3 tzw. rozwi zania bran owe dla wszelkich mo liwych (teoretycznie) działów gospodarki. Trwa swego rodzaju wy cig: gospodarki, która tworzy nowe wzorce biznesu, i dostawców procedur biznesowych, którzy próbuj uj je w sztywne ramy, udoskonali i spetryfikowa w postaci procedur standardowych. Na razie jeszcze wszystkiego nie dogonili... Innym aspektem jest powszechna znajomo opublikowanych przecie standardów i zdominowanie rynku du ych firm przez kilku producentów (SAP, Oracle, JD Edwards, People Soft). Prowadzi to do tego, e konkuruj ce na tych samych rynkach firmy posługuj si tymi samymi systemami zintegrowanymi i tymi samymi optymalnymi procedurami (np. General Motors i Daimler- Chrysler obydwa koncerny u ywaj SAP). Gdzie tu zatem przewaga

3 Grzegorz Sowa, Michał Krupski Standaryzacja procesów gospodarczych przeznaczenie czy lepa uliczka? 121 konkurencyjna w obszarze zarz dzania? Czy by wszystkie firmy miały działa jednakowo? 2. Niedostatki ERP W firmach maj cych wdro one systemy zintegrowane, istnieje oczywi cie swego rodzaju drugi obieg informacji, poza systemem. Jedn z przyczyn jest cena licencji na ogół nie mo na mie nieograniczonej liczby u ytkowników systemu. Wa niejsza wydaje si jednak bariera o charakterze podstawowym: nie wszystkie procesy s obj te procedurami systemu a porozumiewa si jako trzeba. Istnieje zatem obieg informacji nie powi zany bezpo rednio z systemem scentralizowanym; poza tradycyjnymi mediami: notatki słu bowe, zarz dzenia, rozmowy, pracownicy maj przecie na ogół swoje komputery personalne, przetwarzaj na nich informacje i wymieniaj si nimi. Systemy oparte na ERP nie mog by wykorzystywane do przedstawiania innych poziomów procesów ni te, do przedstawiania których je stworzono. Przykładem jest obszar koordynacji i negocjacji. Tego rodzaju procesy rozszerzaj przepływy pracy w taki sposób, e wymagaj od członków zespołu zaanga owania w prac przed jej wykonaniem a od osób akceptuj cych negocjacji warunków zaanga owania. Takie p tle pracy wewn trz i pomi dzy firmami musz by musz by powtarzane zanim wła ciwe zadanie si rozpocznie. Istnieje co najmniej jedna firma (Action Technologies) dostarczaj ca oprogramowania wspieraj cego takie procesy; nie jest to oprogramowanie daj ce si zaliczy do klasy workflow. Podej cia adaptowane przez Action Technologies okazało si efektywne w wielu procesach, na przykład obsłudze klientów w zło onej produkcji jednostkowej (np. statki). Tu równie dynamiczne i zmienne aspekty iteracyjnych procesów nie mog by reprezentowanie za pomoc przepływów danych. Nale y pami ta i istniej tysi ce mo liwych procesów biznesowych nie maj cych odzwierciedlenia w istniej cych systemach przepływu danych. Ich zamodelowanie wymaga zbyt du ego zaanga owania otoczenia i mo e w konsekwencji okaza si niemo liwe. Mo na równie spotka aplikacje BPMS gdzie przepływy pracy nie s mo liwe do zastosowania w ogóle. Na przykład cz sto oprócz skrócenia cyklu procesu, jest konieczne zredukowanie czasu niezb dnego do stworzenia nowego procesu, b d dostosowania do potrzeb klienta ju istniej cego. To co na przykład jest potrzebne w opiece zdrowotnej to taka elastyczno systemu zarz dzania, aby proces leczenia pacjenta był dostosowany do indywidualnego przypadku i nie wymagał zwiedzania przez pacjenta całego systemu. System ten musi mie równie mo liwo modyfikacji brakuj cych cz ci procesu aby móc przerzuci pacjenta do nowego pod-procesu w przypadku ró nych odkry w trakcie diagnozy i leczenia.

4 122 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr3, Zarz dzanie przepływem prac a BPMS Systemy klasy zarz dzanie przepływem prac staraj si obj wszystkie przepływy informacji w firmach: zarówno obj te procedurami standardowymi systemu zintegrowanego (które równie potrzebuj tego typu wspomagania moduły WF s elementem systemów zintegrowanych) jak i nie obj te (jeszcze?) systemem zintegrowanym. Istniej ju liczne platformy workflow, technologie te s od dawna dojrzałe. Czemu zatem nie s one powszechnie wykorzystywane w biznesie? Współcze nie istniej ce systemy przepływu danych nie zdolne do współpracy w le zdefiniowanych rodowiskach. Technologie modelowania przepływów danych s cz sto mało elastyczne, ze wzgl du na skr powanie istniej cymi schematami kontrolnymi. Istotnym powodem jest równie fakt, e istnieje wiele standardów modelowania przepływu danych poszczególne aplikacje bardzo ró ni si pomi dzy sob. Gdyby jednak nawet udało si stworzy jeden model przepływu danych, istnieje powa niejsza przeszkoda dla wykorzystania tej technologii do budowy systemów oprogramowania. Systemy przepływu danych widz wiat poprzez ograniczenia procesów, które maj za zadanie wspiera. Jest to podstawowe ograniczenie. Niestety, cz najbardziej powszechnych procesów, zachodz cych w gospodarce nie mo e by przedstawianych w postaci modeli, jak równie by rozwijane przy u yciu narz dzi przepływu danych. Im wa niejsze s procesy, tym bardziej zło one i skomplikowane s ich modele. Projekt systemu cz sto obejmuje znaczny procent ła cucha warto ci firm. By mo e zamiast implementowa proces przez sztywne definiowanie przepływów nale y spojrze na spraw jako na interaktywne działanie pomi dzy uczestnikami? Odpowiedzi na ograniczenia dotychczasowych narz dzi b d by mo e systemy zarz dzania procesami biznesowymi (Business Process Managment System BPMS). BPMS nie s to jedynie znane od 20 lat schematy przepływu prac w poł czeniu z usługami sieciowymi. Idea BMPS pojawiła si niedawno, jest to nowa kategoria oprogramowania. 4. ródło inspiracji Do stworzenia nowej teorii samoorganizuj cych si, dynamicznych procesów gospodarczych rachunku Pi doprowadziła obserwacja spontanicznych powi za adresatów poczty. Poczta elektroniczna jest procesem, od którego wszyscy zale ymy. W jaki sposób działa? Po otrzymaniu a, a dokładniej adresu nadawcy, mo emy wysła go do osób trzecich, które w ten sposób uzyskaj mo liwo dotarcia do pierwotnego nadawcy. Adresy symbolizuj uczestników w danym procesie przepływu danych. Nawet ten prosty proces nie mo e by przedstawiony w postaci modelu przepływu danych. Powodem jest nieprzewidywalno i mobilno zachowa. Cechy te s

5 Grzegorz Sowa, Michał Krupski Standaryzacja procesów gospodarczych przeznaczenie czy lepa uliczka? 123 wła ciwo ciami charakterystycznymi dla zdecydowanej wi kszo ci procesów biznesowych. Zjawisko zostało rozpoznane przez Robina Milnera, który wspólnie z Davidem Walkerem i Joachimem Parrow sformułował teori mobilno ci procesów (mobile behavior), zwan rachunkiem PI (PI Calculus). Termin mobilno oznacza drog, jak procesy przebywaj do momentu ich wykonania poprzez wymian informacji pomi dzy uczestnikami, powi zania mi dzy którymi rozwijaj si. Procesy składaj si z wielu elementarnych, równoległych, oddziałuj cych na siebie w tków komunikacji. Zachowanie procesu i jego rezultat jest wynikiem jedynie przepływów informacji pomi dzy elementarnymi w tkami. Milner zaobserwował, e procesy zachodz ce w wiecie mo na przedstawi w systemie komputerowym, dziel c je na elementy obliczalne, oraz zdolne do przekazywania danych na wszystkich poziomach. Obliczanie i komunikacja traktowane s jako dwie odr bne, odległe od siebie dyscypliny. Niektóre urz dzenia obliczaj, inne komunikuj si. A czy mo liwe jest e te dwa poj cia mog symbolizowa to samo? Milner poszukiwał czynników ł cz cych elementy obliczalne i udzielaj ce informacji. Przewidywał, e zidentyfikowanie ich otworzy nowe mo liwo ci w formułowaniu teorii rachunku PI. W badaniach opierał si na swoich wcze niejszych opracowaniach dotycz cych CCS (calculus for communicating systems), oraz na innych ródłach, np. pracy A. Hoare`a dotycz cych CSP (comunicating sequential processes). W przeciwie stwie do teorii rachunku Lambda, opieraj cej si na pojedynczej wi zce oblicze, rachunek PI wprowadził ogóln teori interakcji zarówno wewn trz jak i pomi dzy wielokrotnymi wi zkami oblicze. Rachunek Pi zwiastuje now przyszło, w której obiekty zast puj procedury, buduj c w ten sposób now metodologi programowania zorientowanego procesowo (Process Oriented Programming). Wprowadza pewne ramy dla przedstawienia, symulacji, analizy i weryfikacji ruchomych systemów komunikacji. Milner wykazał, e wszystko, co pierwotnie rozumieli my jako obliczanie i komunikacj mo e by przedstawione w postaci jednego modelu i rozumiane jako jeden proces. Wró my do przykładu. Zaobserwowali my ju, i proces wymiany poczty elektronicznej nie mo e by zaimplementowany do motoru systemu przepływu danych ze wzgl du na brak ogranicze przy rozsyłaniu i. Wygl da jednak na to, i modelowanie tego procesu b dzie mo liwe przy zastosowaniu teorii rachunku PI. W procesie poczty elektronicznej mo na wyró ni trzy obiekty : nadawca, odbiorca i ksi ka adresowa. Jak działa ksi ka adresowa? Gdzie znajduje si wiadomo w trakcie procesu? Wiadomo ta jest procesem. Zamiast widzie list jako przemieszczaj cy si dokument nale y uzna, e przesyłanie wiadomo ci jest przepływem, innymi słowy procesem. Cały proces rozszerza si wi c nie ze wzgl du na przepływ wiadomo ci czy dokumentów pomi dzy odbiorcami lecz ze wzgl du na automatyzacj wymiany adresów . Terminologia BMPS jasno rozdziela przepływ danych, oraz przepływ kontroli, które to poj cia cz sto s mieszane w technologiach nie bazuj cych na rachunku PI. Zało enie, i

6 124 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr3, 2004 wszystko jest procesem definiuje modelowanie. Procesy wy szych poziomów składaj si z elementarnych PI-Calculusowych procesów. Jako przykład mo na poda punkt procesu przepływu danych, w którym wybierana jest jedna z mo liwych kilku dróg. Kwalifikator semantyczny XOR nie wymaga podj cia decyzji na podstawie konkretnych danych, lecz oferuje kilka mo liwo ci. W ogólnym opisie procesu nie jest powiedziane, która cie ka zostanie wybrana. Nb. jest to standardowe narz dzie w diagramach EPC (Aris - Scheer) 5. BPMS Aby sprawdzi poprawno koncepcji Milnera, programi ci rozpocz li prace nad eksperymentalnymi j zykami programowania bazuj cymi na zało eniach teorii rachunku PI, takimi jak PICT czy Join. J zyki te były inspiracj dla zbudowania narz dzia, które umo liwi stworzenie konkurencyjnego produktu BPMS. Narz dziem tym stał si Buisness Process Managment Language (BPML), wypuszczony na rynek przez Intalio. Jest to j zyk standaryzuj cy formy komunikacji pomi dzy systemami komputerowymi. Opisuje komunikacj systemu A z systemem B w sposób zrozumiały dla podł czonego do sieci komputera C. Ocenia si e ju wczesne systemy BMPS wprowadzane w u ycie skutecznie rywalizuj z dost pnymi dzi na rynku produktami ERP. Dzieje si tak z tego powodu, i istniej ce systemy ERP nadal rozdzielnie traktuj wyró nione prze Milnera elementy obliczalne i udzielaj ce informacji. Stare systemy obci a ponadto spadek dekad ich ewolucji. Motor rachunku PI zapewnia natomiast mo liwo wyobra enia komunikacji pomi dzy uczestnikami bez stawiania formalnych wymaga przed struktur komunikatów. Wiele przedsi biorstw zrozumiało ju dawno, i poczt elektroniczn da si wykorzysta do zapewnienia bardziej efektywnej współpracy mi dzy swymi o rodkami, do zrozumienia zało e kooperacji w sprawach takich jak wizja produktu, marketing czy sprzeda. Aby te procesy nieco uporz dkowa przedsi biorstwa próbowały stosowa narz dzia modelowania systemy przepływu danych, lecz nie znalazły sposobu na ich optymalne wykorzystanie. Nieuporz dkowana poczta elektroniczna jest zbyt prymitywnym rozwi zaniem, podczas gdy systemy przepływu danych pozostawiaj zbyt du e obszary nieuporz dkowane. W koncepcji BPMS rozwi zaniem problemu jest modelowanie procesów wszystkich poziomów, traktowanych jako niezale ne podprocesy komunikuj ce si pomi dzy sob dynamicznie. Modelowanie procesu za pomoc BMPS to nie zawsze tworzenie schematu od podstaw. Cz sto składa si ono przede wszystkim z wyja niania i ponownego opisu istniej cych zało e, tak, aby mo na było go poł czy w nowym kontek cie z innymi procesami. Działanie to nosi nazw konsolidacji, lub zlewania si procesów. Jest to podstawowa mo liwo BPMS. Nie nale y tej funkcji rozumie jako integrowania aplikacji i ujednolicania formatów danych. Funkcja BMPS słu y do konsolidacji istniej cych procesów IT z architektur zorientowan na proces.

7 Grzegorz Sowa, Michał Krupski Standaryzacja procesów gospodarczych przeznaczenie czy lepa uliczka? Jak wiele systemów wsparcia jest potrzebnych firmie? Typowa wielka korporacja mo e posiada dosłownie setki systemów informatycznych. BPMS oparty na rachunku PI mo e tworzy skonsolidowane modele procesów. BPMS mo e ujednolici wszystkie istniej ce systemy IT do jednego poziomu. Procesy biznesowe to co wi cej ni tylko przepływ pracy. Rachunek PI umo liwi by mo e budow nowych systemów IT, które pozwol skupi si na wsparciu funkcji biznesowych. Zastosowanie nowych diagramów wydaje si łatwiejsze od UML. Ludzie biznesu mog otrzyma taki model szybko. Je eli do si im przyjazne w u yciu narz dzie BPMS - b d w stanie tworzy własne procesy lub w sposób efektywny przebudowywa ju istniej ce. Oczywi cie wiele było ju takich obietnic, ale próbowa trzeba... BPMS wyci gn ł korzy ci z faktu i IBM i Microsoft zestandaryzowali usługi Web i API. Pozwala to sprzedawcom BPMS na tłumaczenie technicznych szczegółów systemu IT na podstawowe bloki które mog by zrozumiałe jako procesy biznesowe. Rachunek Pi mo e by widziany jako prosty j zyk programowania w którym procesy mog by opisane i jednocze nie traktowane jako matematyczne obiekty, których formalna poprawno mo e by dowodzona. Niew tpliwa jest potrzeba obj cia narz dziami projektowymi wszystkich obszarów systemów informacyjnych tych ju dzi dobrze rozpoznanych, i tych które dynamicznie powstaj na naszych oczach. Nowe koncepcje i narz dzia daj nam pewne nadzieje na post p w najbli szych latach. Bibliografia 1. Baker J., Fingar P. Smith H., Value Chain Integration The Next Frontier, Internet World July A Delphi Group White Paper BPM2002. Market Milestone Report Milner R., Parrow J, Walker D., A calculus of mobile processes, Smith H., Fingar P., Workflow is just a Pi process, url: 7. Record of BMPI.org meeting #10 8. Scheer A. W., Business Process Modelling