Zasady prowadzenia i obiegu dokumentów finansowo-księgowych projektu Indywidualizacja procesu nauczania i wychowania klas I-III w Gminie Jabłoń"

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 Do Zarządzenia nr VI/42/l 1 Wójta Gminy Jabłoń z dnia r. Zasady prowadzenia i obiegu dokumentów finansowo-księgowych projektu Indywidualizacja procesu nauczania i wychowania klas I-III w Gminie Jabłoń" I) Zasady ogólne 1. Gmina Jabłoń do prowadzenia projektu obowiązana jest do stosowania zasad rachunkowości w sposób prawidłowy, zapewniając rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej, wyniku finansowego oraz rentowności jednostki. 2. Przyjęte zasady rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych na kontach, wyceny aktywów i pasywów, ustalanie wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych. 3. Księgi rachunkowe prowadzi się, a sprawozdania finansowe sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. 4. Księgi rachunkowe prowadzone są w siedzibie Urzędu Gminy. Rokiem obrotowym jest rok budżetowy, czyli kalendarzowy tj. od 1 stycznia do 31 grudnia, najkrótszy okres sprawozdawczy to miesiąc. II. Prowadzenie ksiąg rachunkowych 1. Księgi rachunkowe otwiera się na dzień rozpoczęcia działalności, na początek każdego następnego roku obrotowego oraz na dzień zmiany formy prawnej. 2. Księgi rachunkowe obejmują: > dziennik, > konta księgi głównej (ewidencji syntetycznej), > konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna), > wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarzowe) > zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej, > zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych. 3. Księgi rachunkowe, bez względu na ich postać powinny być: > trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą oraz zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej, r wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, a wydruki komputerowe także co do miesiąca i daty sporządzenia, > przechowywane starannie w ustalonej kolejności. 4. Wydruki komputerowe powinny składać się z automatycznie ponumerowanych stron z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym i oznaczone nazwą programu przetwarzania.

2 5. Dziennik służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych. Funkcję dziennika spełnia sporządzony co miesiąc wydruk o symbolu TFK-DZA dostępny z modułu Ewidencja - Księgi rachunkowe - okno Dziennik księgować analitycznych. 6. Konta księgi głównej: > służą do ujęcia zapisów w porządku syntetycznym przewidzianym w zakładowym planie kont, > na kontach księgi głównej wprowadza się salda początkowe aktywów i pasywów pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych, a następnie dokonuje się zapisów za kolejne miesiące, uprzednio zarejestrowane lub równocześnie w dzienniku. 7. Konta ksiąg pomocniczych, służące uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów kont księgi głównej prowadzi się w porządku systematycznym jako: > wyodrębnione księgi w ramach kont księgi głównej, > wyodrębniony system kont, uzgodniony z zapisami kont księgi głównej. 8. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla: > środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych, prowadzone ręcznie, > środków trwałych umarzanych jednorazowo w momencie przekazania och do użytkowania - księgi inwentarzowe (wyposażenie księgozbiory) prowadzone ręcznie, > rozrachunków z kontrahentami prowadzone przy użyciu komputera dostępny z,modułu Rozrachunki funkcja.,kartoteka Rozrachunków", > kosztów innych istotnych dla jednostki składników majątku, > wydatków - sporządzane przy użyciu programu Microsoft Office Excel. 9. Zestawienie sald ksiąg pomocniczych czyli ewidencji analitycznej winny być zgodne z saldami kont syntetycznych. Wykaz plików stanowiących księgi rachunkowe opisane w pkt. 2 niniejszego załącznika. 10. Konta ksiąg pomocniczych w odniesieniu do składników majątku obrotowego prowadzi się metodą ewidencji ilościowo wartościowej, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i straty w jednostkach naturalnych i pieniężnych. 11. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego miesiąca zestawienie obrotów i sald. 12. Zapisy w księgach rachunkowych: > zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, ręcznie, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją zapisu. Zapis powinien zawiera co najmniej: datę dokonania operacji, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów, kwotę zapisu, > dokonane w księgach rachunkowych zapisy systematycznie muszą być powiązane z zapisami chronologicznymi w sposób wynikający ze stosownej formy i techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych, > do ksiąg rachunkowych miesiąca należy wprowadzić, w postaci zapisu, każdą operację gospodarczą, która nastąpiła w tym miesiącu, > podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające

3 dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi" zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom, wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki. Dokumentami stwierdzającymi zakup towarów, materiałów i usług są wyłącznie rachunki lub faktury. Zakup rzeczowych składników majątkowych mogą być dokumentowane fakturami, rachunkami. Faktura, rachunek jest dokumentem księgowym jeżeli zawiera co najmniej: nazwę wystawienia i numer kolejny, nazwę i adres odbiorcy sposób zapłaty, numer o datę zamówienia, sumę brutto, pieczęć i podpisy wystawcy, pokwitowanie zapłaty gotówkowej, sumę należności, sposób zapłaty, upusty. > podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: zbiorcze - służące do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, korygujące poprzednie zapisy, zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych Kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych poprzez osoby dokonujące tych operacji. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy wg nowych kryteriów klasyfikacyjnych. 13. Dowody księgowe: > dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartości, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe, stwierdzenie zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz o ile nie wynika to z techniki dokonywania zapisów - sposobu dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem odpowiedzialnej za te wskazania, numer identyfikacyjny dowodu, > dowodami bankowymi są: faktura VAT, faktura korygująca VAT, nota korygująca, rachunek, lista płac, polecenie przelewu, wyciąg bankowy, polecenie wyjazdu służbowego i rozliczenie delegacji, inne dokumenty, > polecenie przelewu odbywa się drogą elektroniczną. y podstawowymi dokumentami stwierdzającymi wypłatę wynagrodzeń jest lista płac. Źródłem do sporządzenia list płac jest umowa o pracę lub umowa zlecenie. Listy płac sporządza komórka kadrowo- płacowa w jednym egzemplarzu. Listy płac powinny zawierać następujące dane: Okres za jaki obliczono wynagrodzenie, łączna suma do wypłaty, nazwisko i imię pracownika, sumę należną pracownikami brutto z rozbiciem na poszczególne składniki wynagrodzeń, suma netto, sumę potrąceń na poszczególne tytułu,sumę potrąceń z tytułu składek emerytalnych, rentowych chorobowych. Sumę potrąceń z tytułu podatku dochodowego o osób fizycznych w tym składak zdrowotna.

4 sumę zwiększeń zasiłków z zus. Innych potrąceń mogą być dokonywane za zgoda pracownika. Listy płac powinny być podpisane przez: osobę sporządzającą głównego księgowego, sekretarza gminy, kierownika jednostki, którym jest wójt gminy. Listy płac po podpisaniu zostają przekazane do księgowości w celu dokonania przelewu na konta osobiste. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczania składek i zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych raz ich udokumentowanie są związane w instrukcji i zarządzeniach ZUS-u. > polecenie księgowania sporządza się w celu dokonania zapisu księgowego nie potwierdzającego faktu dokonania operacji gospodarczej np. storno błędnego zapisu, lub winnych przypadkach wynikających ze stosowania techniki księgowań. 14. Dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji którą dokumentują kompletne zawierające co najmniej dane określone w pkt 1 oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. 15. Zastępczy dowód księgowy może być dopuszczony jako podstawa do zapisów księgowych tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach z braku możliwości uzyskania dokumentów źródłowych dowodów obcych. 16. Błędy w dowodach księgowych: > błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie, przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem chyba, że przepisy stanowią inaczej, > błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. 17. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu. 18. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu 19. Księgi rachunkowe: > powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco, > księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania dowody księgowe dotyczące operacji gospodarczych dokonanych w danym miesiącu, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych, > księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, > księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli: pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązującym jednostkę sprawozdań finansowych i innych, deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej jest sporządzane nie później niż do 15 dnia następnego miesiąca, a za ostatni miesiąc roku kalendarzowego - nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym. 20. Błędy w zapisach:

5 > dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty (poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca) lub przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi lub tylko ujemnymi, > w razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, dozwolone są tylko korekty dokonane poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów Kontrola dokumentów i zasady dokonywania wypłat i ewidencji księgowej 1. Wszystkie dowody księgowe stanowiące podstawę dokonywania wypłaty tj. rachunki, faktury przyjmowane są od kontrahentów przez Sekretariat Urzędu Gminy, który oznacza datę wpływu i kieruje je do właściwych pracowników. Każdy dokument przed jego ewidencją podlega sprawdzeniu (kontroli wstępnej) pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym. 2. W kontroli i sprawozdaniu dokumentów biorą udział poszczególne komórki jednostki organizacyjnej tzn. wydział merytoryczny realizujący projekt oraz służby finansowo księgowe. 3. Drogę dokumentów od chwili ich otrzymania bądź sporządzenia do momentu przekazania do księgowanie i jego dekretacji określa się jako obieg dokumentów". 4. Dokument sprawdzony pod względem merytorycznym powinien być potwierdzony datą dokonania kontroli oraz podpisem osoby upoważnionej do jego sprawdzania i akceptacji (koordynatora projektu). 5. Dodatkowo na odwrocie dokumentu powinien zostać umieszczony co najmniej opis uzasadniający celowość dokonania zakupu lub wykonania usługi i powinien zawierać następujące elementy: > informacje, że wydatek poniesiony w ramach projektu finansowanego w ramach priorytetu IX Działania Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego", > numer i datę zawarcia umowy, > nazwa projektu. > informację, że wydatek poniesiony zgodnie z Ustawą o Zamówieniach publicznych atr.4 ust.8., > numer i nazwę zadania bądź zadań (lub informację, że są to koszty pośrednie) wraz z kwotą wydatku kwalifikowanego, przynależną do danego zadania, > numer i datę wystawienia dokumentu oraz kwotę brutto/netto dokumentu. 6. Sprawdzone pod względem merytorycznym i opisane dowody księgowe podlegają sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym przez upoważnionego pracownika wydziału finansowego (księgowej projektu). 7. Sprawdzenie dowodu księgowego pod względem formalno- rachunkowym. To znaczy, że dowód został wystawiony w sposób prawidłowy, zawiera wszystkie wymagane elementy oraz dane liczbowe nie zawierają błędów rachunkowych, opracowany został czytelnie i przejrzyście, trwałym pismem i nie zawiera błędów w treści.

6 8. Dokument zatwierdzony do wypłaty powinien być zadekretowany według obowiązujące klasyfikacji budżetowej i podpisany przez kierownika jednostki, którym jest wójt oraz głównego księgowego. 9. Osoba odbierająca wyciągi bankowe, w dniu odbioru z banku przekazuje do księgowej projektu, która sprawdza pod względem kompletności i prawidłowego wprowadzenia sald. 10. Zadekretowane dokumenty podlegają ewidencji w księgach rachunkowych, w których zapis księgowy powinien być staranny, trwały i powinien zawierać co najmniej: > datę dokonania operacji gospodarczej. > określenie rodzaju i numeru dowodu księgowego, na podstawie którego dokonano zapisu, > treść zapisu, > dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów, > sumę zapisu wynikającą z dowodu księgowego. 11. Błędy zapis w urządzeniach księgowych może być poprawiony poprzez: skreślenie błędnej treści lub liczby w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną i wpisanie tekstu lub liczby prawdziwej, wniesienie zapisu korygującego. 12. Wszystkie dowody księgowe należy zadekretować, zanumerować kolejnym numerem urządzenia syntetycznego, zaksięgować i wpiąć do segregatora. Na okładkach segregatora należy umieścić logo Europejskiego Funduszu Społecznego, flagą Unii Europejskiej z odwołaniem do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego oraz informacją o współfinansowaniu, dane dotyczące okresu jakiego dotyczą dowody, kolejny numer segregatora symbol kwalifikacyjny akt. Każdy dowód i załącznik musi posiadać kolejny (\) numer. IV. Zasady gospodarowania majątkiem 1. Wyposażenie zakupione w ramach projektu muszą być objęte ewidencją analityczną - w postaci Księgi inwentarzowej 1 ', który prowadzi pracownik księgowa projektu. 2. Podstawą wpisywania nowo zakupionych lub otrzymanych składników wyposażenia jest faktura, rachunek zakupu lub protokół otrzymania. 3. Księgi inwentarzowe z uwagi na swój szczególny charakter muszą być przysznurowane, a końce sznurka zalakowane i zaopatrzone w klauzulę ilości stron w księdze z podpisami kierownika jednostki. 4. W przypadku przekazania lub wydania składników majątkowych na zewnątrz jednostki, na dowodzie przekazania (PT) wymagane są podpisy kierownika jednostki przekazującej i przyjmującej. 5. Środki trwałe i wyposażenie muszą być oznakowane numerem inwentarzowym z podaniem działu, konta, kolejnego numeru; okres użytkowania środków trwałych jest dłuższy niż jeden rok. V. Przechowywanie dokumentów finansowo-księgowych 1. Księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe zwane dalej "zbiorami" należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu

7 i > rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach magnetycznych oraz na zapewnieniu ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych. 2. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na miesiące, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. 3. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. 4. Dokumenty księgowe dotyczące projektu przechowywane są w komórce księgowości a następnie w archiwum zakładowym Urzędu Gminy. Podstawą przyjęcia do archiwum jest spis zdawczo-odbiorczy akt podpisany przez pracownika przekazującego i przyjmującego zawierający właściwą kategorię archiwalną akt z dopiskiem Indywidualizacja procesu nauczania i wychowania klas I-III w Gminie Jabłoń" nr umowy: 496/POKL / Dokumentację związaną z realizacją projektu przechowuje się do 31 grudnia 2020 roku w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 6. Udostępnienie osobom trzecim zbiorów dokumentów lub ich części: > do wglądu na terenie Urzędu Gminy - wymaga zgody wójta lub osoby przez niego upoważnionej, > poza siedzibą Urzędu Gminy - wymaga pisemnej zgody wójta oraz pozostawienie w Urzędzie Gminy potwierdzonego przez pobierającego i wydającego odpowiedniego dokumentu na okoliczność pobrania oraz spisu przyjętych dokumentów. Wszystkie udostępnione osobom trzecim dokumenty archiwalne muszą być wpisane do rejestru dokumentów wypożyczonych z archiwum Urzędu Gminy. VI. Stosowanie uproszczeń w ramach przyjętych zasad rachunkowości. 1. Pozostałe środki trwałe o wartości nie przekraczającej 100 zł są objęte tylko pozaksięgową ewidencja ilościową. 2. Zakupione materiały na bieżące potrzeby jednostki są odnoszone w ciężar kosztów w momencie zakupu. Na koniec roku pozostające materiały na stanie jednostki są inwentaryzowane równowartością zinwentaryzowanych materiałów dokonuje się korekty kosztów. 3. Na kontach rozrachunkowych księguje się tylko te faktury dotyczące należności i zobowiązań, które nie zostały zapłacone na koniec okresu sprawozdawczego VII. Umorzenie środków trwałych 1. Wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. VIII. Wykaz zbioru danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych 1. Księgi projektu Szansa na lepszy start" obejmują następujące moduły: > księgę główna - prowadzone są prowadzone z wykorzystaniem programu komputerowego pn. Księgowość Finansowa" firmy MIKROBIT z Lublina, > płace - prowadzone są z wykorzystaniem program komputerowego pn. Płace"

8 autorstwa pana Andrzeja Wocha. Zasady ochrony danych, a w szczególności metody zabezpieczenia dostępu do systemu przetwarzania danych, zostały określone w instrukcji użytkownika, stanowiącej załącznik do niniejszego zarządzenia. Zasady stosowania algorytmów i parametrów poszczególnych programów zostały opisane w dokumentacji użytkownika.