Zarządzenie nr 51 / 2009

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 51 / 2009 z dnia 19 czerwca 2009 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie szczegółowych zasad (polityki) rachunkowości dotyczących ewidencji i rozliczania środków otrzymanych na realizację Projektu Partnerzy w nauce w ramach Umowy nr UDA- POKL /08/00. Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości(dz. U. z 2002 roku, Nr 76, poz. 694 z późn. zm. )oraz 14 ust. 3 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2006 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. Nr 246, poz. 1796), w związku z działem VII pkt 4 ppkt 11 Uczelnianego Planu Kont stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia nr 85 z dnia 19 grudnia 2002 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie Uczelnianego Planu Kont (z późn. zm.) ustala się, co następuje: I. WPROWADZENIE 1 Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych w Uniwersytecie Śląskim reguluje zarządzenie nr 85 z dnia 19 grudnia 2002 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie Uczelnianego Planu Kont (z późniejszymi zmianami). II. SZCZEGÓŁOWE ZASADY RACHUNKOWOŚCI PROJEKTU PARTNERZY W NAUCE 2 1. Zasada wyodrębnienia rachunków bankowych. Dla obsługi Projektu Partnerzy w nauce, zwanego w dalszej części zarządzenia Projektem wyodrębniono nieoprocentowany i bezprowizyjny rachunek bankowy prowadzony w ING Bank Śląski S.A. Katowice nr Zasada wyodrębnienia kont kosztów i przychodów Projektu. 1) W ramach prowadzonych przez Uniwersytet Śląski ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem programu FK - UX KOMA do dnia r. oraz zintegrowanego systemu SAP od dnia r. zostały wyodrębnione konta księgowe: - Koma kod kosztu rodzajowego do ewidencji kosztów, z uwagi na wielkość Projektu obejmującego 18 zadań dla celów sprawozdawczych prowadzona jest wyodrębniona ewidencja kosztów dla każdego zadania osobno, Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 - SAP- FS E A,ZFIN do ewidencji kosztów oraz konta rodzajowe kosztów grupy 4. Dla głównego elementu PSP: FS E A tworzona jest szczegółowa analityka dla poszczególnych zadań oraz kosztów bezpośrednich i pośrednich, - Koma do ewidencji przychodów, - SAP przychody na realizację Projektu FS E A, ZFIN , - Koma do ewidencji rozrachunków na analitycznych kontach poszczególnych kontrahentów, do ewidencji rozrachunków z pracownikami na analitycznych kontach poszczególnych pracowników, do ewidencji wypłaconych w ramach programu stypendiów, - SAP do ewidencji rozrachunków na analitycznych kontach dostawców materiałów i usług, do ewidencji rozrachunków z tytułu zakupów inwestycyjnych, do ewidencji rozliczeń z pracownikami na analitycznych kontach pracowników, do ewidencji wypłaconych stypendiów w ramach programu, - Koma do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych w ramach programu, - SAP do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych w ramach programu, - Koma do ewidencji wpływu środków finansowych dotyczących Projektu oraz rozliczenia wydatków, - SAP ,FS E A,ZFIN do ewidencji wpływu środków finansowych. 2) W przypadku braku środków na wydzielonym rachunku bankowym, w związku z opóźnieniem przelewu lub z innych istotnych powodów dopuszcza się finansowanie poniesionych wydatków Projektu z konta podstawowego Uniwersytetu Śląskiego lub z rachunku pomocniczego do rachunku Projektu zasilenie. Zwrot wydatkowanych kwot nastąpi natychmiast po otrzymaniu transzy. 3. Ustalenie zakresu wydatków kwalifikowanych Projektu. 1) W celu jednolitego i prawidłowego rozliczania Projektu uznaje się, że wszystkie wyszczególnione w harmonogramie wydatki są kosztami kwalifikowanymi. 2) Kwalifikowanie kosztów w Projekcie następuje metodą kasową. 2

3 3) W ramach Projektu możliwe jest kwalifikowanie wydatków na zasadzie crossfinancingu, przy czym zakupiony w ramach cross- financingu sprzęt to środki trwałe, których wartość początkowa jest wyższa od 10 % kwoty określonej w przepisach podatkowych, uprawniającej do dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego. Przyjęto zasadę, że zakupy w ramach cross- financingu o wartości poniżej 3.500,00 zł amortyzowane są jednorazowo i stanowią koszt Projektu. Natomiast zakupy powyżej 3.500,00 zł stanowią wydatek Projektu, jednakże amortyzacja miesięczna będzie kosztem jednostki organizacyjnej, do której dany zakup został przypisany zgodnie z protokołem odbioru. 4) W celach ewidencyjnych zakupionych środków trwałych powyżej 3.500,00 zł dla każdego Projektu tworzy się odrębne zlecenie o numerze 0801* ( w systemie SAP). 5) Aktywa trwałe nabyte w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet Śląski w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 6) W przypadku dokonywania operacji w walutach obcych wartość transakcji należy przeliczać zgodnie z polityką rachunkowości w Uniwersytecie Śląskim. 7) Na potrzeby rozliczeń wydatków w walutach obcych, we wnioskach o płatność przyjmuje się zasady określone w dokumentach projektowych POKL. 4. Zasada podziału kosztów pośrednich w Projekcie. 1) Koszty pośrednie w Projekcie rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków i zostały określone kwotowo dla dopuszczalnych kategorii kosztów pośrednich w budżecie Projektu i wynoszą ,00 zł za cały okres trwania Projektu. 2) Wydatkowanie kwot w ramach kosztów pośrednich musi być udokumentowane dowodami księgowymi rozliczanymi analogicznie jak wydatki bezpośrednie. 5. Zasada ewidencji przychodów osiągniętych w trakcie realizacji Projektu. W ramach Projektu mogą występować przychody pochodzące ze sprzedaży, wynajmu, usług, opłat wpisowych lub innych równoważnych opłat nie będących wkładem własnym w Projekcie. Przychody te pomniejszają kwotę kolejnych płatności w ramach Projektu w całości lub proporcjonalnie w zależności od tego, w jakim stopniu do ich osiągnięcia przyczynił się Projekt. 6. Zasada postępowania z VAT. W programach operacyjnych istnieje obowiązek złożenia Oświadczenia o kwalifikowalności VAT. Uniwersytet Śląski w tym oświadczeniu zadeklarował, że nie ma prawa do odliczenia podatku VAT z uwagi na fakt, iż zakupy w ramach których podatek VAT został poniesiony nie służą czynnościom opodatkowanym. Podatek VAT w tym Projekcie jest wydatkiem kwalifikowanym. 3

4 7. Obowiązki sprawozdawcze i informacyjne wobec instytucji nadzorującej Projekt są ustalone w umowie Projektu oraz w dokumentach programowych POKL. III. METODY I TERMINY INWENTARYZOWANIA SKŁADNIKÓW MAJATKOWYCH PROJEKTU 3 Na dzień bilansowy w drodze potwierdzenia sald inwentaryzuje się środki pieniężne na rachunku bankowym. Składniki majątku trwałego inwentaryzowane są w drodze spisu z natury w terminach obowiązujących w Uniwersytecie Śląskim. Sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach Projektu podlegają dodatkowym spisom w terminach określonych w szczegółowym budżecie Projektu. IV. OPIS DOKUMENTÓW 4 1. Dla projektu stosuje się numerację dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisu w księgach rachunkowych zgodnie z obowiązującym w Uniwersytecie Śląskim podziałem dowodów księgowych na poszczególne rodzaje ( zakup materiałów, zakup usług, zakup książek, zakup środków trwałych itp.).w systemie SAP numeracja dowodów księgowych dotyczących projektów jest wyodrębniona dla większości rodzajów dokumentów. 2. Otrzymane dokumenty księgowe opisywane i zatwierdzane są zgodnie z obowiązującymi w Uniwersytecie Śląskim przepisami oraz opisywane tak, aby widoczny był związek z Projektem, zgodnie z wytycznymi zawartymi w dokumentach programowych POKL. Dopuszcza się, aby opis i zatwierdzenie były załącznikiem do oryginalnego dokumentu. 3. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: - numer umowy o dofinansowanie Projektu, - informację, że Projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego, - nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie Projektu lub adnotacją, że dokument dotyczy kosztów pośrednich, - kwotę kwalifikowaną lub w przypadku, gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań - kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania. Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej, a w przypadku, gdy dokument objęty jest ustawą Prawo zamówień publicznych - powinno być odniesienie do ustawy. 4. Opis dokumentu księgowego stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. V. ARCHIWIZACJA 5 1. Dokumenty księgowe archiwizuje się w segregatorach oznaczonych numerem Projektu oraz datą określającą końcową datę archiwizowania. Dokumenty winny być 4

5 przechowywane do dnia 31 grudnia 2020 roku w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Dopuszcza się przedłużenie okresu archiwizacji na polecenie instytucji pośredniczącej. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych oraz zgodne z Umową. 2. Oryginał umowy Projektowej oraz dokumentacja Projektu przechowywana jest w Biurze Wszechnicy Śląskiej Uniwersyteckiego Towarzystwa Naukowego do dnia roku. 3. Oryginały dowodów księgowych dotyczących Projektu przechowywane są w Kwesturze w Sekcji Finansowo - Księgowej Funduszy Strukturalnych i Programów Międzynarodowych w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 4. Oryginały dokumentów płacowych dotyczące wynagradzania osób ze środków Projektu oraz dokumentacji dotyczącej zatrudnienia osób przy realizacji Projektu w ramach tzw. bezosobowego funduszu płac przechowywane są w Dziale Płac w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 5. Oryginały dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień publicznych przechowują właściwi realizatorzy oraz Dział Zamówień Publicznych w czasie realizacji Projektu oraz 4 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 6. Oryginały dokumentacji dotyczącej zatrudnienia osób przy realizacji Projektu w ramach tzw. osobowego funduszu płac przechowuje Dział Spraw Osobowych i Socjalnych w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 7. Po upływie okresów, o których mowa powyżej całość oryginalnej dokumentacji przekazuje się do Archiwum Uniwersytetu Śląskiego. Archiwum Uniwersytetu Śląskiego zobowiązane jest do wyznaczenia jednego miejsca na terenie Archiwum, w którym przechowuje się dokumentację całego Projektu, z wyłączeniem dokumentacji, o której mowa w ust. 6. VI. ZASADY FUNKCJONOWANIA KONT W RACHUNKOWOŚCI PROJEKTU 6 1. Wpływ środków finansowych na rachunek bankowy Projektu: Koma Wn Ma SAP Wn Ma ,FS E A,ZFIN

6 2. Zakupy materiałów i usług: Koma Wn rodzaj kosztu wg obowiązującego Planu Kont Ma numer kontrahenta wg obowiązującego PK SAP Wn 4*- konta rodzajowe kosztów,fs e a, ZFIN Ma numer kontrahenta. 3. Zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: a) sprzęt zakupiony w ramach cross- financingu o wartości od 350,00 zł do 3.500,00 zł: Koma Wn rodzaj kosztu wg obowiązującego Planu Kont Ma numer kontrahenta wg obowiązującego Planu Kont Wn przyjęcie do ewidencji środków trwałych Ma % umorzenie SAP Wn 080* - nakłady inwestycyjne wg rodzaju /ZFIN nr zlecenia Przyjęcie środka trwałego do ewidencji oraz rozliczenie umorzenia następuje w Dziale Księgowości Majątkowej. Ma rozrachunki z tytułu zakupów inwestycyjnych, b) środki trwałe o wartości powyżej 3.500,00 zł: Koma Wn Ma numer kontrahenta wg obowiązującego Planu Kont Wn przyjęcie do ewidencji środków trwałych SAP Wn 080* - nakłady inwestycyjne wg rodzaju /ZFIN ,nr zlecenia Przyjęcie środka trwałego do ewidencji oraz rozliczenie umorzenia następuje w Dziale Księgowości Majątkowej. Ma rozrachunki z tytułu zakupów inwestycyjnych. 6

7 4. Wynagrodzenia z tytułu umów o pracę, umów cywilnoprawnych: Koma Wn koszt - wartość brutto Ma rozrachunki - wartość brutto Wn rozrachunki - potrącenia z tytułu ZUS, PDOF Ma rozrachunki z tytułu ZUS, PDOF Wn koszty - ZUS pracodawcy Ma rozrachunki z tytułu ZUS pracodawcy SAP Wn 4*-konta rodzajowe kosztów,fs e a, ZFIN wartość brutto wynagrodzenia, ZUS pracodawcy Ma 231* wynagrodzenia brutto pracownika Ma 220* ZUS pracodawcy Wn 231* potrącenia ZUS, PDOF pracownika Ma 220* potrącenia ZUS, PDOF pracownika. 5. Zapłaty za zakupione materiały, usługi, cross- financing: Koma Wn numer kontrahenta wg Planu Kont Ma rachunek bankowy SAP Wn wg analityki poszczególnych kontrahentów Ma rachunek bankowy. 6. Wypłaty wynagrodzeń i bezosobowego funduszu płac: Koma Wn przelew należności w wartości netto Ma rachunek bankowy SAP Wn przelew wartości netto wynagrodzenia Ma rachunek bankowy. 7. Przelew składek ZUS i PDOF: Koma Wn składki ZUS, podatek dochodowy od osób fizycznych Ma rachunek bankowy SAP Wn 220* składki ZUS i PDOF 7

8 Ma rachunek bankowy. 8. Miesięczne rozliczenie kosztów programu: Koma Wn suma kosztów za rozliczany miesiąc Ma suma kosztów za rozliczany miesiąc SAP Wn ,FS E A,ZFIN Ma ,FS E A,ZFIN Zasady obiegu dokumentów finansowo - księgowych uregulowane są w zarządzeniu nr 30 z dnia 14 kwietnia 2003 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu dowodów finansowo - księgowych w Uniwersytecie Śląskim. Procedury kontroli finansowej uregulowane są w zarządzeniu nr 7 z dnia 27 lutego 2007 w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w Uniwersytecie Śląskim. 8 9 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. REKTOR Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś 8