URZĄD MIEJSKI W SŁUPSKU

Transkrypt

1 Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości URZĄD MIEJSKI W SŁUPSKU INSTRUKCJA W SPRAWIE WYSTAWIANIA FAKTUR VAT I PROWADZENIA EWIDENCJI I REJESTRÓW SPRZEDAŻY TOWARÓW I USŁUG W DLA CELÓW ROZLICZANIA PODATKU OD TOWARÓW I USŁUG. Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 622/F/2013 z r. Strona 1 / 7

2 R O Z D Z I A Ł I Z A S A D Y E W I D E N C J I S P R Z E D A Ż Y T O W A R Ó W I U S Ł U G 1 Wydziały merytoryczne Urzędu Miejskiego w Słupsku w związku ze sprzedażą towarów i usług mają obowiązek (w zakresie swojego działania) do wystawienia: 1. paragonów fiskalnych lub faktur stwierdzających sprzedaż towarów i usług, 2. faktur korygujących, 3. duplikatów faktur i faktur korygujących według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz 1337 z późn. zm.) Faktury i faktury korygujące należy wystawić w trzech egzemplarzach, z których: 1) oryginał otrzymuje nabywca, 2) pierwszą kopię otrzymuje Wydział Finansowy, 3) druga kopia pozostaje w aktach Wydziału merytorycznego. 2. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury wyraz KOPIA Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży towarów i usług powinna zawierać co najmniej: 1) imiona i nazwiska lub nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, 2) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, 3) dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT, podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym, 4) nazwę towaru lub usługi, 5) jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług, 6) cenę towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto), 7) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto), 8) stawki podatku, Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości Strona 2

3 9) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu, 10) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów i usług z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych, 11) wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu, 12) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie, 13) podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury oraz imię i nazwisko tej osoby, 14) termin płatności należności określonej w fakturze. 2. W przypadku sprzedaży w kraju towarów lub usług objętych stawką niższą niż 22 %, dane określone w punkcie obejmują również symbol towaru lub usługi, określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, chyba że ustawa lub przepisy wykonawcze do ustawy nie powołują tego symbolu. W tym przypadku należy podać przepis, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie lub obniżoną stawkę podatku. 3. Fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, nie później jednak niż 7 dni, po otrzymaniu części lub całości należności od nabywcy. 4. Faktury wystawione na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych mogą nie zawierać danych dotyczących nabywcy, określonych w punkcie Dokonując sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych należy prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. 6. Na żądanie nabywcy Wydział merytoryczny dokonujący sprzedaży usługi, towaru jest obowiązany wystawić Fakturę VAT. W tym przypadku dokonuje korekty rejestru fiskalnego Faktury korygujące powinny zawierać wyraz KOREKTA lub wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA. 2. Faktury korygujące wystawia się w przypadkach określonych w 19 i 20 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 622/F/2013 z r. Strona 3 / 7

4 5 Faktura korygująca wystawiona z powodu: udzielonego rabatu, zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych, o których mowa w art. 19 ust. 1 ustawy, zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków rat, podlegających opodatkowaniu powinna zawierać co najmniej: 1) numer kolejny oraz datę jej wystawienia, 2) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca: a) określone w 3 punkcie 1.1. do 1.3 i 1.14, b) nazwę towaru lub usługi objętych rabatem, 3) kwotę i rodzaj udzielonego rabatu, 4) kwotę zmniejszenia podatku należnego. 6 Faktura korygująca wystawiona z powodu podwyższenia ceny powinna zawierać co najmniej: 1) numer kolejny oraz datę jej wystawienia, 2) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca: a) określone w punkcie 1.1. do 1.3 i 1.14, b) nazwę towaru lub usługi objętych podwyżką ceny, 3) kwotę podwyższenia ceny bez podatku, 4) kwotę podwyższenia podatku należnego, 5) podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury korygującej. 7 Faktura korygująca wystawiona w przypadku pomyłek zawiera dane określone w 6, kwoty podane w omyłkowej wysokości oraz kwoty w wysokości prawidłowej. 8 Wydziały merytoryczne Urzędu Miejskiego w Słupsku w związku ze sprzedażą towarów i usług mają obowiązek prowadzenia: 1) rejestrów sprzedaży, u których należy ujmować wystawione faktury VAT wg zasad określonych w art. 27 pkt 4 ustawy, zawierających: a) numer kolejny w rejestrze, b) numer kolejny faktury, c) datę dokonania sprzedaży, d) datę wystawienia faktury, Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości Strona 4

5 e) nazwę oraz adres nabywcy, f) podstawę opodatkowania wg stawek VAT (kwota netto), g) VAT należny z wyszczególnieniem stawek podatku, h) sprzedaż zwolnioną z VAT, i) ogólną sumę danych określonych w pkt f-h (kwota brutto), j) kwotę podatku VAT, k) zestawienie wg klasyfikacji budżetowej. 2) rejestrów paragonów fiskalnych, 3) rejestrów faktur korygujących wg danych ustalonych dla rejestrów sprzedaży faktur VAT z podziałem na miesiące, których dotyczy korekta (za miesiąc uważa się ten, w którym wystawiono pierwotnie fakturę VAT), 4) rejestr faktur i faktur korygujących, a także zestawień i rejestrów paragonów fiskalnych wg klasyfikacji budżetowej W rejestrach sprzedaży o których mowa w 8 należy ujmować chronologicznie oraz wg kolejnej numeracji wszystkie wystawione w danym miesiącu faktury VAT lub faktury korygujące. Rejestry należy sporządzać na kasie fiskalnej, maszynowo lub przy użyciu komputera, za okresy miesięczne w dwóch egzemplarzach. 2. Ilość rejestrów w Wydziałach merytorycznych może być określona w stosunku do potrzeb organizacyjnych 3. Na koniec każdego miesiąca rejestry należy podsumować oraz sporządzić zestawienie wszystkich rejestrów prowadzonych w danym wydziale. 10 Zestawienie rejestrów powinno zawierać: a) numer rejestru, b) klasyfikację budżetową, c) tytuł dochodu (np.: dzierżawa miejsc reklamowych, dzierżawa gruntu, prywatne rozmowy telefoniczne, wynajem pomieszczeń UM itp.), d) podstawę opodatkowania (sprzedaż netto), e) podatek VAT należy z wyszczególnieniem stawek podatku, f) sprzedaż zwolnioną z podatku VAT, g) wartość sprzedaży brutto (netto plus VAT), h) podatek VAT od sprzedaży. Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 622/F/2013 z r. Strona 5 / 7

6 11 Kopie prowadzonych rejestrów w formie papierowej i elektronicznej wraz z kopiami faktur VAT i faktur korygujących oraz zestawienie rejestrów należy przekazać w nieprzekraczalnym terminie do dnia 5- tego każdego następnego miesiąca do Wydziału Finansowego. 12 Wydział Finansowy ma obowiązek sporządzania na podstawie informacji otrzymanych z Wydziałów merytorycznych Urzędu Miejskiego zbiorczego zestawienia rejestrów sprzedaży za okresy miesięczne a tym samym Deklaracji VAT oraz odprowadzania do Urzędu Skarbowego wykazanego w powyższej deklaracji podatku VAT. R O Z D Z I A Ł I I P O Z O S T A Ł E P O S T A N O W I E N I A 13 Jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury. 14 Faktura wystawiona ponownie musi zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury wystawia się w dwóch egzemplarzach, z których oryginał otrzymuje nabywca, a kopia pozostaje w aktach Wydziału merytorycznego. 15 Wydziały merytoryczne obowiązane są przechowywać oryginały i kopie faktur korygujących i not korygujących, a także duplikaty tych dokumentów w okresie 5 lat licząc od końca roku, w którym wystawiono fakturę, fakturę korygującą lub notę. 16 Wydział Finansowy ma obowiązek: 1) sporządzania miesięcznych deklaracji podatku od towarów i usług na podstawie zbiorczego zestawienia rejestrów sprzedaży, 2) przesyłania deklaracji VAT do Urzędu Skarbowego w obowiązujących terminach, 3) przekazywania należnego podatku VAT wg deklaracji do Urzędu Skarbowego w obowiązujących terminach. Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości Strona 6

7 17 Miasto Słupsk posługuje się dla celów rozliczenia VAT numerem identyfikacyjnym nadanym przez Urząd Skarbowy w Słupsku decyzją z dnia 18 kwietnia 1995 r. Faktury wystawione przez Wydziały merytoryczne w miejscu: sprzedawca wpisują: Miasto Słupsk. Informację na temat sprzedawcy można poszerzyć o nazwę Wydziału merytorycznego. 18 Niniejsza instrukcja została opracowana na podstawie niżej wymienionych aktów prawnych: 1) ustawa z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), 2) akty wykonawcze: a) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360) z up. PREZYDENTA MIASTA SŁUPSKA Andrzej Kaczmarczyk ZASTĘPCA PREZYDENTA Załącznik Nr 6 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 622/F/2013 z r. Strona 7 / 7