SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 PO AK/14 1 załącznik nr 1do zaproszenia do złożenia oferty SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. Wymagania dotyczące sposobu realizacji zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa bankowa budżetu Powiatowego Urzędu Pracy w Mielcu obejmująca: 1) otwarcie rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych, w tym rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, 2) prowadzenie rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych, w tym rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w walucie PLN, 3) możliwość otwierania dodatkowych rachunków pomocniczych na warunkach zadeklarowanych w ofercie, 4) realizację poleceń przelewów bankowych, w tym przelewów masowych w systemie bankowości elektronicznej. Przelewy do innego banku złożone do godziny 13:30 powinny wyjść z banku w tym samym dniu roboczym. Przelewy złożone po godzinie 13:30 należy realizować w bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w następnym dniu roboczym. Przelewy między rachunkami w tym samym banku powinny odbywać się w tym samym dniu w czasie rzeczywistym, 5) realizację poleceń przelewów bankowych w formie papierowej. Przelewy do innego banku złożone do godziny 11:00 powinny wyjść z banku w tym samym dniu roboczym. Przelewy złożone po godzinie 11:00 należy realizować w bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w następnym dniu roboczym. 6) przyjmowanie wpłat gotówkowych zamawiający wymaga świadczenia tej usługi przy zastosowaniu opłaty stałej niezależnie od wysokości kwoty wpłaty, 7) dokonywanie wypłat gotówkowych - zamawiający wymaga świadczenia tej usługi przy zastosowaniu opłaty stałej niezależnie od wysokości kwoty wpłaty, 8) ustalanie sald rachunków bankowych na każdy dzień w systemie bankowości elektronicznej, 9) sporządzanie wyciągów bankowych na każdy dzień w systemie bankowości elektronicznej. Wyciąg bankowy drukowany z systemu bankowości elektronicznej winien spełniać wszystkie wymogi formalne stawiane dowodom księgowym, zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości (Dz. U nr 121 poz. 591 z późn. zm.), 10) wydawanie blankietów czekowych, 11) dostarczenie zamawiającemu potwierdzenia sald prowadzonych rachunków (bieżącego i pomocniczych) na koniec każdego roku kalendarzowego w formie papierowej do 15 stycznia roku następnego, 12) likwidację rachunków bankowych na wniosek Zamawiającego, 13) oprocentowanie środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, bez względu na wysokość środków na rachunkach. Kapitalizacja odsetek następować będzie na koniec każdego miesiąca. Wysokość oprocentowania ustalana będzie co miesiąc, na pierwszy dzień kalendarzowy każdego miesiąca, jako iloczyn średniej arytmetycznej wysokości stawki WIBID 1M z miesiąca poprzedzającego dzień ustalenia oprocentowania i stałego współczynnika określonego w złożonej przez Wykonawcę ofercie. Wysokość współczynnika

2 PO AK/14 2 należy przyjąć na poziomie nie niższym niż 0,77%. Wysokość oprocentowania środków winna być podana każdego dnia na wyciągu bankowym. W przypadku likwidacji stawki WIBID, zostanie ona zamieniona na stawkę, która ją zastąpi albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoja wielkością i charakterem do stawki WIBID. 14) zapewnienie obsługi Zamawiającego na terenie miasta Mielca, tj. posiadanie na terenie miasta Mielca oddziału lub filii w okresie obowiązywania umowy. 15) Zamknięcie wszystkich rachunków bankowych Zamawiającego po zakończeniu okresu trwania umowy, 16) Zapewnienie możliwości dokonywania operacji bankowych w formie elektronicznej za pośrednictwem serwisu bankowości elektronicznej. 2. Wymogi dla systemu bankowości elektronicznej: 1) Wdrożenie najpóźniej do dnia r. systemu bankowości elektronicznej do obsługi rachunku bieżącego i pomocniczych dla 8 stanowisk/użytkowników, w tym zainstalowanie sytemu bankowości elektronicznej oraz przeszkolenie wskazanych pracowników, wydanie wszelkich elementów niezbędnych do uruchomienia i użytkowania bankowości elektronicznej. Obsługa techniczna i informatyczna Wykonawcy ma być w pełnej dyspozycji dla Zamawiającego. Wykonawca ponosi koszty związane z instalacją i wdrażaniem systemu bankowości elektronicznej u Zamawiającego, 2) Zamawiający wymaga, aby stanowiska do obsługi bankowości elektronicznej funkcjonowały prawidłowo w dniu r., 3) Wykonawca zapewni w okresie trwania umowy aktualizację oprogramowania, serwis oraz wsparcie techniczne. Wykonawca zapewni usuwanie awarii systemu bankowości elektronicznej w ciągu 24 godzin od chwili zgłoszenia. W przypadku, gdy zgłoszenie awarii dokonano po godzinie 12:00 w dniu poprzedzającym dzień ustawowo wolny od pracy, usunięcie awarii nastąpi pierwszego dnia roboczego po dniu ustawowo wolnym od pracy. W szczególnie uzasadnionych okolicznościach Zamawiający może wyrazić zgodę na wydłużenie czasu usunięcia awarii. 4) Wykonawca zapewni stały dostęp do systemu bankowości elektronicznej przez Internet poprzez przeglądarkę internetową. W ramach jednego logowania użytkownik ma mieć możliwość co najmniej: sprawdzenia salda, przeglądu i filtrowania operacji, wydruku wyciągów, realizacji przelewów. Obsługa systemu nie może wymagać instalacji dedykowanego dodatkowego oprogramowania poza przeglądarką internetową (np. sterowniki urządzeń itp.), 5) Praca w systemie bankowości elektronicznej musi być możliwa tylko po prawidłowym uwierzytelnieniu użytkownika. Uwierzytelnienie użytkownika w systemie powinno odbywać się przy użyciu rozwiązań sprzętowych lub sprzętowo-programowych przez podanie identyfikatora użytkownika (loginu) i bezpiecznego jednorazowego hasła (np. składającego się z ciągu znaków zdefiniowanych przez użytkownika, minimum 4 dowolnych znaków alfanumerycznych oraz ciągu minimum 6 cyfr wygenerowanych przez token i ważnych przez maksymalnie 60 sekund. Token powinien posiadać wskaźnik ważności wygenerowanego kodu/klucza). 6) Logowanie oraz cała sesja (do momentu wylogowania) powinny utworzyć bezpieczny kanał komunikacji zabezpieczony połączeniem szyfrowanym przy pomocy certyfikatu EV (Extended

3 PO AK/14 3 Validation), siła szyfrowania minimum 256 bit, wystawionego przez zaufane centrum certyfikacji dla adresu w domenie internetowej należącej do banku. 7) W przypadku nieaktywności zalogowanego użytkownika przez minimum 15 minut system powinien automatycznie zakończyć jego sesję. Ww. zakończenie sesji dotyczy również zamknięcia (bez wylogowania) oprogramowania (w tym przeglądarki internetowej) służącego do pracy w systemie. 8) Wykonawca dla potrzeb wdrożenia i użytkowania systemu bankowości elektronicznej dostarczy zamawiającemu wszystkie elementy zapewniające prawidłowe, w tym bezpieczne korzystanie z bankowości elektronicznej, minimum: a) wszystkie elementy sprzętowe, sprzętowo-programowe oraz programowe spełniające ww. kryteria, dla 8 stanowisk (dla każdego oddzielne), b) serwis oraz wsparcie techniczne, w tym aktualizację dostarczonych elementów, c) dokumentację / podręczniki w formie papierowej lub elektronicznej. 9) Dostęp do systemu bankowości elektronicznej powinien być możliwy z komputera o minimalnych, niżej wymienionych parametrach: a) procesor 1,6 GHz, b) pamięć RAM 512 MB, c) system operacyjny MS Windows 7 Pro PL. 10) System bankowości elektronicznej powinien umożliwiać, minimum: a) założenie kont dla wyznaczonych pracowników zgodnie z kartą podpisów, z podziałem funkcji / grup, w tym minimum: - grupa wprowadzających / edytujących dane na rachunkach, - grupa podpisujących, podział logiczny lub organizacyjny: podpisujący wstępnie np. Główny Księgowy lub osoba przez niego upoważniona, podpisujący ostatecznie np. Dyrektor Urzędu lub osoba przez niego upoważniona, b) podpis (akceptacja) zleceń musi być możliwy zgodnie z zasadą dwóch par oczu, tzn. za podpisane uważa się zlecenie podpisane przez użytkownika z grupy podpisujących wstępnie i użytkownika z grupy podpisujących ostatecznie, c) elektroniczny monitoring stanu rachunków bankowych Zamawiającego, d) uzyskiwanie w czasie rzeczywistym informacji o wszystkich operacjach i saldach na rachunkach podstawowych i rachunkach pomocniczych, e) uzyskiwanie informacji z archiwum bankowego, f) tworzenie zbiorów danych kontrahentów, numerów rachunków i innych danych ewidencyjnych, g) przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, kwoty, i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów, h) składanie poleceń przelewu w ramach dostępnych środków realizacja zleceń płatniczych w złotych, i) generowanie, drukowanie i zapisywanie w formacie.pdf wyciągów bankowych wraz z potwierdzeniami realizacji transakcji umożliwiającymi prawidłową kwalifikację i księgowanie operacji bankowych,

4 PO AK/14 4 j) przeglądanie historii wykonanych operacji wraz z możliwością wydruku i zapisu w formacie.pdf, k) generowanie zestawień przelewów przygotowanych do realizacji wraz z możliwością wydruku. Zestawienie powinno zawierać minimum kwotę, rachunek nadawcy, odbiorcę i rachunek odbiorcy, l) realizacji poleceń przelewów oraz płatności masowych tzw. paczek przy współpracy z programem księgowym Zamawiającego w formacie np. ELIKSIR. System bankowości elektronicznej winien umożliwiać łączna realizację ww. płatności jednym podpisem (zgodnie z zasadą określoną w punkcie 10 lit. b), bez konieczności akceptacji każdego zlecenia odrębnym podpisem. 11) W przypadku awarii systemu bankowości elektronicznej lub wystąpieniu innej sytuacji, za którą winę ponosi Wykonawca, realizacja usług przewidzianych w formie elektronicznej następować będzie w formie papierowej przy zastosowaniu stawek przewidzianych dla czynności wykonywanych w formie elektronicznej. II. Informacje dla potrzeb realizacji przedmiotu umowy 1. Urząd posiada 1 rachunek bieżący i 7 rachunków pomocniczych, w tym rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, 2. Średnia wartość wpłat gotówkowych na rachunki bankowe wynosi 1 100,00 zł przy średnio 4 wpłatach w miesiącu, 3. Średnia wartość wypłat gotówkowych na rachunki bankowe wynosi 2 700,00 zł przy średnio 3 wpłatach w miesiącu, 4. Przeciętna dzienna wysokość środków (osadów) zgromadzonych na wszystkich rachunkach ,00 zł. 5. Średnia miesięczna liczba przelewów masowych tzw. paczek wynosi 9 sztuk, łączna liczba przelewów w ramach przelewów masowych wynosi 1000 sztuk miesięcznie. Ilości poszczególnych kategorii usług wskazane w tabeli w Rozdziale II Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia (SOPZ) są wielkościami orientacyjnymi, przyjętymi dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Wykonawcy, z którym Zamawiający podpisze umowę, nie przysługuje roszczenie o realizację usług w wielkościach podanych w tej tabeli. Rzeczywiste ilości i kategorie usług będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości podanych w tabeli SOPZ, na co Wykonawca wyraża zgodę. Usługi te będą realizowane i rozliczane na warunkach złożonej oferty. Zmniejszenie lub zwiększenie ilości usług nie stanowi zmiany umowy. II. Orientacyjna ilość usług bankowych w okresie trwania umowy. Lp. Wyszczególnienie usług/operacji Ilość przewidywanych usług/operacji w okresie trwania umowy A B C 1 Otwarcie rachunku bieżącego 1 rachunek 2 Otwarcie rachunku pomocniczego 17 rachunków 3 Prowadzenie rachunku bieżącego 1 rachunek x 36 miesięcy = 36 4 Prowadzenie rachunku pomocniczego 7 rachunków x 36 miesięcy = Przelew elektroniczny do innych banków (bez przedziałów i wariantów) 480 przelewów x 36 miesięcy =

5 PO AK/ Przelew elektroniczny wewnątrz banku 20 przelewów x 36 miesięcy = Przelew elektroniczny masowy tzw. paczka 9 przelewów masowych x 36 miesięcy = Przelew papierowy 10 przelewów x 3 lata = 30 9 Przyjmowanie wpłat gotówkowych (opłata stała niezależna od wysokości kwoty wpłaty) 10 Wypłata gotówki (opłata stała niezależna od wysokości kwoty wpłaty) 4 wpłaty x 36 miesięcy = wpłaty x 36 miesięcy = Wydawanie blankietów czekowych 35 czeków x 3 lata = Potwierdzenia sald prowadzonych rachunków na koniec każdego roku kalendarzowego w formie papierowej 8 rachunków x 3 lata = Likwidację rachunków bankowych 18 rachunków Bankowość elektroniczna (wdrożenie systemu bankowości 14 elektronicznej, instalacja, szkolenie, wydanie wszelkich niezbędnych elementów do uruchomienia i użytkowania systemu bankowości elektronicznej, aktualizacje oprogramowania, serwis oraz wsparcie techniczne (należy podać całkowitą wartość tych czynności na okres trwania umowy) 15 Abonament miesięczny za użytkowanie systemu bankowości elektronicznej 8 stanowisk/użytkowników 8 stanowisk/użytkowników x 36 miesięcy = 288 Podpisał: Stanisław Stachowicz Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Mielcu